FASE ImProductos Business Suite

Una visión comercial Megagroup. La empresa.

Arquitectura de soluciones mProductos mCaptura mDocumentos mArchivo mGestión mControl mIntegrador mSOA mCliente mPortal Centro de Procesamiento de Documentos.

mDigitalización CLOC Esquemas comerciales

- Licenciamiento Tradicional- Proveedores de Servicios mPaaS / CLOUD- Sin Licenciamiento

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Una visión comercial Megagroup. La empresa.

Arquitectura de soluciones mProductos mCaptura mDocumentos mArchivo mGestión mControl mIntegrador mSOA mCliente mPortal Centro de Procesamiento de Documentos.

mDigitalización CLOC Esquemas comerciales

- Licenciamiento Tradicional- Proveedores de Servicios mPaaS / CLUOD- Sin Licenciamiento

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"La empresa promedio gasta $ 20 en la mano de obra parapresentar un documento, $ 120 en mano de obra paraencontrar un documento mal archivado y $ 220 al reproducirun documento perdido. Mientras tanto, las empresas pierdena uno de cada 20 documentos, y pasan 25 horas cadadocumento perdido. "-PricewaterhouseCoopers

El uso de papel reduce la productividad de la oficina. De untotal de 8 horas perdidas por semana en el manejo de papel,en la búsqueda de documentos se pierde 1 hora, con ladificultad para compartir documentos se pierde 1 hora, en ladistribución y almacenamiento de los documentos se pierde 1hora, y el archivado y recuperación de se pierde media hora.El empleado promedio pasa 400 horas al año en busca dedocumentos en papel.Datapro / Gartner Group

Casi el 75% del tiempo dedicado a trabajar con la informaciónen papel se desperdicia en la búsqueda y presentación.Coopers & Lybrand

En promedio, el empleado de oficina mantiene 20.000 piezasde papel al año.Coopers & Lybrand

95% de la información corporativa existe sobre el papel. Seestima que en promedio los trabajadores imprimen 45 hojasde papel por día.IDC

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Solución para la Agilidad de su Empresa

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Solución para captura, clasificación, indexamiento,

exportación y calidad de documentos

Principales usos del papel

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FacilitarTransacciones

IniciarProcesos o Trámites

SoportarDecisiones

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Solución para la captura, clasificación, indexamiento, exportacióny calidad de los documentos, para su posterior consulta desdeuna solución de expedientes digitales.

Captura desde cualquier dispositivo (Escáneres, Multifuncionales,Correo, Fax, Tabletas, etc.).

Manejo de indicadores y reportes completos de todo elprocesamiento, incluyendo: acuerdos de servicios, rendimientodel personal involucrado, seguimientos, etc.

Exportación a diferentes soluciones de gestión documental,incluyendo mDocumentos y mArchivo.

Principales Funcionalidades

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Principales Funcionalidades

• Aplicación Windows para mejor desempeño en la estación.

• Facilidad para configurar procesos con integración y automatización de tareas.

• Visor con capacidad de eliminar y rotar páginas.

• Vistas en miniatura de los documentos.

• Facilidad de Captura de varios medios o canales.

• Facilidad para dividir documentos.

• Facilidades para Indexar expedientes y documentos.

• Configuración de pantallas de indexación por tipo de expediente y documento.

• Manejo de listas de valores, formulas, etc.

• Exportación a otras soluciones de mProductos BS.

• Exportación a EMC Documentum

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Ejemplo de Pantallas

Expedientes:

- Visor con capacidad de rotación, eliminación, zoom, etc.

- Vistas en miniatura de Documentos

Pantalla de Indexación de Expedientes

Atributos personalizados por Tipo de Expediente

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Ejemplo de Pantallas

Pantalla de Indexación de Documentos

Atributos personalizados por Tipo de Documentos

Expedientes:

- Visor con capacidad de rotación, eliminación, zoom, etc.

- Vistas en miniatura de Documentos

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Ejemplo de Pantallas

Bandeja de Tareas:

- Cola de trabajo

- Facilidad de búsquedas

- Estaciones de un proceso modelado en mGestión

Bandeja de Tareas para control de trabajo por Operador

Facilidad de exportación a Excel

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Trámites y Procesos

Captura

Captura de lo digitalizado de cualquier escáner

Captura de lo recibido por Correo o Fax

Captura de lo digitalizado por multifuncionales

Captura desde Internet

Captura por fotos desde tabletas y/o teléfonos

Captura desde directorios

Proceso Típico de Procesamiento de Documentos

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Trámites y Procesos

CapturaClasifica

e Indexa

Facilidades de clasificación e indexación con pantalla de imagen y atributos.

Manejo de bandejas de tareas.

Facilidad para automatización de llenado de campos.

Manejo de distintos perfiles de indexación.

Proceso Típico de Procesamiento de Documentos

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Trámites y Procesos

Captura ValidaClasifica

e Indexa

Facilidades de validación de campos por rutinas de cálculos.

Facilidades de validación por integración a otros sistemas (vía Servicios Web o lecturas a Base de datos).

Validaciones en tiempo real.

Proceso Típico de Procesamiento de Documentos

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Trámites y Procesos

Captura Valida ExportaClasifica

e Indexa

Facilidades de exportación de los documentosy sus atributos a diferentes solucionesincluyendo mDocumentos y mArchivo.

Facilidades de exportación de los atributos aotras plataformas, por ejemplo: Base de Datos,Excel, etc.

(Inicio de un Trámite)

Proceso Típico de Procesamiento de Documentos

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Trámites y Procesos

Captura Valida ExportaClasifica

e Indexa

Control de calidad de todo el proceso

Indicadores y reportes completos

Seguimiento

Cierres y conciliaciones

Control y Reportes

Proceso Típico de Procesamiento de Documentos

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Trámites y Procesos

Captura Valida ExportaClasifica

e Indexa

Solución completa para el procesamiento de documentos

Funciona de forma centralizada o distribuida

Control y Reportes

Proceso Típico de Procesamiento de Documentos

Recepción FÍSICA

Caso de Uso

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

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Preparación

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

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Caso de Uso

ESCANEO

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

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Caso de Uso

Calidad y Rearmado

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

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Caso de Uso

Recepción Digital e

Indexación

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

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Caso de Uso

Exportación

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

Calidad

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Caso de Uso

Exportación

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

Calidad

Recepción Digital e

Indexación

Calidad y Rearmado

ESCANEOPreparación

Recepcion FÍSICA

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Caso de Uso

Centro de

Procesamiento de

Papel

Centro de

Indexación y

Calidad

Digitalización Centralizada

Canal - Papel

Captura Canal web

Integración con e-mail

Captura de multifuncional

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Distintos Canales de Captura

Caso de Uso

CAPTURA

CENTRALIZADA• correo

• escaneo dedicado

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Solución acorde a distintos escenarios

CAPTURA

DISTRIBUIDA• oficinas regionales

• canal web

• multifuncional

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Solución acorde a distintos escenarios

Correspondencia

Facturas

Expedientes clientes

• Medios digitales

• Captura Central y Distribuida

• Diferentes Prioridades

• Captura Central

• Una sola Prioridad

• Alto volúmenes de documentos

• Captura Distribuida en Sucursales

• Medios Digitales

• Diferentes Prioridades

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Solución acorde a distintos escenarios

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Solución de manejo de cualquier tipo de expediente y documentos digitales

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Ser ágiles en el manejo de sus documentos y expedientes.

Disminuir costos y riesgos por traslados de documentos físicos.

Disminuir los tiempos en consultar un expediente.

Permitir que todas las personas que necesiten utilizar un expediente o documento puedan hacerlo al mismo tiempo y desde cualquier lugar.

Poder tomar mejores decisiones en función de manejar mejor la información.

Evitar duplicidad de documentos, tanto físicos como electrónicos.

Cumplir con lineamientos en el manejo de expedientes y documentos electrónicos.

Manejar expedientes de: Empleados, Proveedores, CxP, Proyectos, Contratos, Clientes, Pacientes, etc.

Necesidades de las Empresas e Instituciones

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¿Porqué manejar expedientes digitales?

Datos disponibles,

distribuidos, precisos,

integrados.

Auditorías

Integridad de los datos,

permisos de acceso.

Adherencia a las leyes regulatorias,

políticas de retención,

integridad de lo datos.

Reduce costos,

aumenta la ganancia

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• Manejo de Jerarquía Documental: Fondo, Sección, Subsección, Series Documentales, Subseries, Tipos de Documentos.

• Generación de Tabla de Retención Documental (TRD).

• Manejo de Expedientes y Documentos Digitales.

• Manejo de Subcarpetas dentro de los Expedientes.

• Manejo de Atributos adicionales para los Expedientes.

• Manejo de Atributos adicionales para los Documentos.

• Manejo de Tablas administrativas asociadas a los atributos.

• Definición del Ciclo de Vida de Expedientes y Documentos.

• Manejo de Versiones.

Principales Funcionalidades

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• Manejo de Vencimiento de los documentos.

• Manejo de múltiples repositorios.

• Ambiente de trabajo colaborativo.

• Manejo de comentarios sobre expedientes y sobre documentos.

• Manejo de suscripciones sobre los ambientes de trabajo y expedientes.

• Manejo de búsquedas de expedientes y documentos (por atributos básicos y atributos adicionales).

• Disponibilidad de vistas para las búsquedas.

• Disponibilidad de complementos con Microsoft Office.

• Integración con Outlook.

Principales Funcionalidades

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• Disponibilidad de visor de documentos y propiedades de forma simultánea.

• Disponibilidad de visor de documentos en pantalla completa.

• Facilidad de carga masiva.

• Facilidad de envío de enlace al documento por correo electrónico.

• Facilidad para un documento de pertenecer a múltiples expedientes.

• Definición de seguridad sobre documentos, expedientes y carpetas: usuarios, grupos, permisos, roles.

• Facilidad de relación entre expedientes.

• Reportes de auditoria.

• Disponibilidad de ayuda incorporada en línea.

Principales Funcionalidades

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Financiero

Seguros Energía

Gobierno

Clientes Operaciones Proveedores Empleados Administrativos

Clientes Siniestros Pólizas Cuentas x Pagar Empleados

Obras Catastro Empleados Reclamos Contribuyentes Administrativos

Equipos (Activos) Operaciones Contratos Seguridad - Normas Proveedores Empleados Pozos o Instalaciones

Principales tipos de Expedientes por Sector

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Industrial Salud

Pacientes Equipos Proveedores CxC (Seguros) Empleados Administrativos

Principales tipos de Expedientes por Sector

Equipos (Activos) Procesos Contratos Seguridad - Normas Proveedores Empleados Productos

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Ejemplos - Pantallas

Búsquedas personalizadas por tipo de Expedientes o Documentos

Resultados exportables a Excel, lo que convierte a la Búsqueda en un Reporte

Facilidades de Búsquedas:

- Expedientes

- Documentos

- Atributos básicos

- Atributos específicos

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Ejemplos - Pantallas

Ver Expedientes:

- Atributos básicos

- Atributos específicos

- Lista de documentos

- Comentarios

- Suscripciones

- Relacionar expedientes

Toda la información del Expediente – Datos personalizados por Tipo de Expediente

Manejo de seguridad según perfiles

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Ejemplos - Pantallas

Ver Documento:

- Atributos Básicos

- Atributos específicos

- Visor

- Lista de documentos

- Comentarios

- Versiones

Toda la información del Documento – Datos personalizados por Tipo de Documento

Manejo de seguridad según perfiles

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Ejemplos - Pantallas

Espacios de trabajo:

- Manejo de miembros

- Asignación de actividades

- Comentarios por actividad

- Comentarios globales

- Documentos por actividad

- Documentos globales

Facilidad de Trabajo Colaborativo

Ideal para manejar proyectos, grupos de trabajo, departamentos

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Casos de Éxito

Referencia del Cliente

89 años de existencia

Con el nombre de Banco Neerlando Venezolano,un grupo de empresarios venezolanos decidió el23 de Marzo de 1925, constituir en “La GranCasa de Camejo” en Caracas, con un capital de 3millones 200 mil bolívares y 16 empleados, loque hoy es: Mercantil Banco Universal.

Mercantil Banco Universal figura, por séptimoaño consecutivo, como el primer banco del paísen el ranking de las 100 empresas venezolanasde la revista venezolana “Gerente” con mayoríndice de preferencia del 2014 con base en unaconsulta realizada a ejecutivos venezolanos dediversos sectores económicos, alcanzando unapreferencia del 29%.

Necesidad

Manejar todos los expedientes de sus clientes comoun solo expediente único donde estén losdocumentos del cliente y de las distintas operacionese instrumentos que tengan con el Banco,permitiendo a su vez consultar el expediente de unaoperación en particular y cumpliendo todos loslineamientos de Sudeban.

Solución

Implantar mDocumentos en conjunto con EMCDocumentum para manejar el concepto de EUC(Expediente Único del Cliente) manejando:Recaudos, Expedientes de Operaciones, Vigencias,Completitud y Préstamos entre otras funciones. Deigual forma esta plataforma permitió al Banco reducirsus costos operacionales, aumentar su eficiencia eimplantar solicitudes de servicios vía Internet.

Financiero

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Casos de Éxito

Referencia del Cliente

La parroquia Lagunillas fue municipio urbano deldistrito Bolívar hasta el 4 de agosto de 1978cuando la Asamblea Legislativa del estado Zuliaaprueba una reforma a la Ley de DivisiónPolítico Territorial, mediante la cual se crea eldistrito Lagunillas. En 1988 se reformanuevamente la Ley de División PolíticoTerritorial, creando el municipio Lagunillas. Elmunicipio abarca una superficie de 975 km2, locual representa el 1,94% del territorio zuliano. Lapoblación, según el censo 2001, es de 169.400habitantes, para una densidad demográfica de130.0 hab/km2, la segunda mas elevada de laCosta Oriental del lago de Maracaibo.

Entre sus entes se encuentra el ServicioDesconcentrado Municipal de AdministraciónTributaria (Sedemat)

Necesidad

Manejar los expedientes del Catastro Municipal deforma digital para mejorar la recaudación deimpuesto derivados del manejo de los territoriosurbanos y rurales de Lagunillas, todos losexpedientes estaban en papel, presentandoproblemas de deterioro, eficiencia en el proceso ycomplejidad para la actualización de los mismos.

Solución

Implantar mDocumentos para manejar losexpedientes de catastro, con facilidad de consulta yactualización para mejorar el proceso de manejo delos mismos.

De igual forma, se contrató el servicio dedigitalización para transformar los expedientes físicosen expedientes digitales.

Gobierno

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Casos de Éxito

Referencia del Cliente

PANTHERS MACHINERY cuenta con más de 12años de experiencia en la prestación de serviciosa la industria del petróleo a nivel internacional.

Nacida en Venezuela y con una reconocidaexperiencia, la empresa decide iniciar su procesode expansión e inversión en Colombia; País conla más alta proyección de crecimiento en elsector del petróleo y con un importante auge enextracción de crudo pesado; en el año 2009 através de la firma PANTHERS MACHINERYCOLOMBIA S.A.S., radicada estratégicamente enla ciudad de Villavicencio (META).

Desde el arribo a Colombia inició actividades conPACIFIC RUBIALES ENERGY (la mayor empresaprivada en producción de petróleo en Colombia).

Necesidad

Manejar todos los expedientes de la empresa de unaforma eficiente, manejando versiones y la seguridadasociada, entre los expedientes a manejar seencontraban: Recursos Humanos, Proyectos,Administrativos, Proveedores y Clientes; el objetivoprincipal era mejorar la eficiencia operativa de laEmpresa

Solución

Implantar mDocumentos como herramientacorporativa para el manejo de Expedientes, de igualforma se realizó una consultoría completa paraestablecer las series documentales de la empresa.

En el 2015, se plantea la integración demDocumentos con SAP entre otras iniciativas.

Energía

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Solución para la Agilidad de su Empresa