Visievorming op zorg-ICT Excitans Enterprise Services

Huizen, april 2011

Agenda 1. Inleiding 2. Planning 3. Vaststellen thema’s 4. Voorbereiden visievorming 5. Visievorming Bijlage: uitleg over Ervariumsessie

Veel zorginstellingen hebben behoefte aan een visie op nieuwe zorg-ICT

Veel zorginstellingen willen naar een organisatie breed EPD

•  In veel ziekenhuizen is er behoefte aan een ZIS/EPD, met functionaliteiten als planning & ordering en transmurale communicatie

•  Binnen instellingen in andere zorgsectoren is er ook een grote behoefte aan patiënten of cliënten dossiers

•  Voordat er een nieuw systeem voor een patiënten of cliënten dossier gekozen wordt, dient er organisatie breed een visie te worden ontwikkeld, een visie op zorg-ICT

Randvoorwaarden en uitgangspunten

•  Visie moet gebaseerd zijn op vraagstelling zorg-ICT van de hele organisatie; geen geïsoleerde vraagstelling vanuit de business en dito inventarisatie van eisen

•  Visie moet hand in hand gaan met een roadmap, zodat de ‘wat’ en ‘wanneer’ vraag op strategisch niveau, voor de hele organisatie duidelijk is

•  Brede betrokkenheid voor de visievorming binnen de gehele organisatie, inclusief (para-)medische staf en Raad van Bestuur

•  De visie is de opmaat naar een nader vast te stellen programma van eisen

Excitans heeft een unieke methode om visie op zorg-ICT te ontwikkelen

Visievorming bestaat uit drie fasen en heeft een doorlooptijd van zo’n 3 maanden

Act

ivite

iten

Bel

angr

ijkst

e R

esul

tate

n D

oor-

lo

optij

d*

»  1.1 Kick-off met werkgroep: vaststellen strategische thema’s

»  1.2 Uitwerken concept vragen en stellingen in de strategische thema’s

4 weken

»  Conceptvragen en stellingen

1. Inventarisatie

»  2.1 Eerste sessie themagroepen: concept vragen en stellingen

»  2.2 Tweede sessie themagroepen: valideren vragen en stellingen

»  2.3 Opstellen introductie per thema

»  2.4 Voorbereiding Ervariumsessie

4 weken

»  Definitieve uitwerking strategische thema’s

»  Definitieve vragen en stellingen

2. Voorbereiden visievorming

»  3.1 Ervariumsessie »  3.2 Uitwerking

visievorming, inclusief roadmap

»  3.3 Opzet voor programma implementatie ICT-oplossing en procesvoering

»  3.4 Presentatie eindrapportage aan werkgroep of stuurgroep

3 weken

»  Eindrapportage: visie op de vernieuwing van zorg-ICT, roadmap/opzet implementatie ICT-oplossing

3. Visievorming

*ervaring bij vergelijkbare organisaties: aangegeven doorlooptijd is minimum

Strategische thema’s helpen structuur aan te brengen in het visiestraject

1.1 Kick-off met de werkgroep §  Vaststellen plan van aanpak

§  Bepalen strategische thema’s en bemensing themagroepen (inclusief voorzitters)

§  Maken van afspraken

1.2 Inventarisatie en uitwerken concept vragen en stellingen §  Inventarisatie en uitwerken van strategische thema’s inclusief conceptdefinities, vragen en

stellingen. Deze kunnen worden aangevuld met relevante vragen en stellingen uit de database van Excitans

§  Als onderdeel van de voorbereiding kan er een enquête gehouden worden. De resultaten van deze enquête worden meegenomen in de Ervariumsessie. De enquête is webbased en kan door Excitans in de huisstijl van klant worden aangeboden

Stap 1: inventarisatie – aanpak

Per thema worden vragen en stellingen gedefinieerd

Zorgpaden §  Afwijken van zorgpaden is eenvoudig mogelijk, mits gedocumenteerd §  In een zorgpad worden artsen ondersteund door ‘procesalerts’ §  Het gebruik van zorgpaden vereist integratie van medische, verpleegkundige en andere dossiers Onderwijs en onderzoek §  Het ZIS dient onderzoek te kunnen faciliteren §  Gebruik van geanonimiseerde data voor onderwijsdoeleinden is een functionele randvoorwaarde Dossier en overdracht §  Het nieuwe EPD ondersteunt de workflow van een zorgpad rondom de patiënt over disciplines/specialismen heen §  De actuele medicatiegegevens moeten bij ontslag naar tenminste huisarts én apotheker kunnen worden

verzonden Planning en Ordering §  Het systeem voorkomt dubbele activiteiten in verschillende orders §  Voor een goede planning dient een agendahorizon per zorgverlener vastgesteld te worden van:

o  zes weken / drie maanden / zes maanden Transmurale communicatie §  Verwijzers kunnen in het nieuwe EPD digitaal verwijzen/aanvragen/ orders plaatsen voor optimale doorstroming §  De verwijzer moet te allen tijde inzicht hebben in de positie van de patiënt in het zorgproces ICT en Implementatie §  Het nieuwe EPD moet volledig webbased zijn §  (Delen van) het EPD worden pas geïmplementeerd als het zorgproces opnieuw is beschreven en geaccordeerd

door de betrokkenen

Stap 1: inventarisatie – voorbeeld van thema’s en stellingen voor een ziekenhuis

Met een enquête kan een ‘foto’ worden gemaakt van huidige knelpunten

Informatievoorziening §  Het komt regelmatig voor dat niet alle noodzakelijke informatie voorhanden is ten tijde van de

medische beoordeling §  Het is niet of slecht mogelijk alle relevante informatie rondom een patiënt (snel) met een druk op de

knop in een overzicht bij elkaar te krijgen Overdracht §  Interne verwijzingen kosten te veel tijd §  De huidige informatievoorziening ondersteunt in onvoldoende mate de overdracht van diensten Afspraken §  Bij wijzigingen in het zorgpad is het veel werk afspraken te verzetten en opnieuw op elkaar af te

stemmen §  Er zijn verschillende agenda- en planningssystemen in gebruik die niet op elkaar aansluiten Aanvragen en uitslagen §  Uitslagen van intern uitgevoerde diagnostiek zijn niet altijd digitaal beschikbaar §  Er is geen overzicht van de uitgezette orders en de beschikbare uitslagen Dossiers en informatie vastleggen §  Papieren medische dossiers zijn vaak zoek §  Er is veel administratieve last rondom het spreekuur

Stap 1: inventarisatie – voorbeeld van enquête vragen voor een ziekenhuis

Als voorbereiding op de Ervariumsessie worden stellingen gezamenlijk gevalideerd

Stap 2: voorbereiden visievorming – aanpak

2.1 Eerste sessie themagroepen (2 uur per themagroep) §  Introductie visievorming en uitleg Ervariumsessie

§  Bespreken en aanvullen concept vragen en stellingen per thema

§  Eventueel kan er (buiten de sessie) gebruik gemaakt worden van een webbased gebruikers-platform; gebruikers worden gevraagd hun ‘comments’ te geven op concept vragen en stellingen

2.2 Tweede sessie themagroepen (2,5 uur – gezamenlijk met breakout)

§  Plenair bespreken van de strategische thema’s

§  In breakout-sessies bespreken/aanvullen concept vragen en stellingen van andere themagroepen

§  Plenair vaststellen van de vragen en stellingen per thema 2.3 Opstellen introductie per thema

§  Ter voorbereiding op de Ervariumsessie stellen de themavoorzitters een aantal dia’s op, waarmee ze tijdens de Ervariumsessie hun thema kunnen inleiden

2.4 Voorbereiden Ervariumsessie

§  Organiseren van de logistiek en techniek van de Ervariumsessie §  Excitans kan eventueel een dry run organiseren voor een kleine groep deelnemers

Met een gebruikersplatform kan al in een vroeg stadium draagvlak gecreëerd worden

Stap 2: voorbereiden visievorming – participatie gebruikers in concept stellingen en vragen

Platform inrichten in overleg met de klant •  Doel en inrichting webbased platform vastleggen (bijvoorbeeld alleen participatieplatform, of

ook communicatiemiddel?)

Platform laden met concept wensen en eisen

•  Structuren en controleren van geplaatste wensen en eisen op platform

Interne communicatie kanalen openstellen •  Bijvoorbeeld intranet publicatie, interne presentaties verzorgen (leden van werkgroep), video’s

publiceren, flyeren (door medewerkers van de klant), etc. Platform bewaken en besturen •  Periodiek resultaten inventariseren en

analyseren

•  Eventueel discussies en communicatie kanalen bijsturen

Eventueel tussentijdse rapportage verzorgen •  Indien gewenst kan er een tussentijdse

rapportage aan (een deel van) de werkgroepen gegeven worden

Per stelling of vraag wordt gevraagd een comment te geven

In de Ervariumsessie wordt in korte tijd een toekomstvisie gevormd

Stap 3: visievorming – aanpak 3.1 Ervariumsessie •  Stemming en discussie vragen en stellingen per thema

•  Vaststellen van belangrijkste uitkomsten

•  Stemming, discussie en prioritering van de belangrijkste uitkomsten 3.2 Uitwerking visievorming

•  De Ervariumsessie wordt uitgewerkt in een concept visiedocument, inclusief roadmap van belangrijke piketpalen

•  Het concept document wordt gevalideerd in de werkgroep

3.3 Opzet voor programma implementatie ICT-oplossing en procesvoering

•  Het concept visiedocument wordt gebruikt om op hoofdlijnen een plateauplanning voor het implementatietraject te schetsen

•  Onderdeel van de plateauplanning is het te doorlopen proces om de plateaus gestructureerd te bereiken

3.4 Presentatie eindrapportage aan werkgroep of stuurgroep •  Excitans presenteert het rapport in overzichtelijke vorm aan de werkgroep of stuurgroep

In de Ervariumsessie is voldoende ruimte voor inhoudelijke discussie

Stap 3: visievorming – voorbeeldagenda Ervariumsessie

In de Ervariumsessie worden prikkelende vragen en stellingen gebruikt om uitspraken te doen over: •  de visie op processen, werkwijze en ICT-ondersteuning voor de komende twee jaar en tien jaar •  de vertaling van de visie in een voorkeur ICT-oplossing (EPD pakket)

•  een opzet van de implementatie van de voorkeur ICT-oplossing (EPD pakket)

Agenda Ervariumsessie »  Introductie »  Per thema

»  Inleiding op het thema »  Stemmen over vragen en stellingen »  Presentatie van de uitkomsten »  Discussie over de uitkomsten

»  Stemmen en clusteren van belangrijkste uitkomsten (bepalen prioriteit)

»  Discussie over de roadmap »  Afsluiting (de eerste resultaten worden direct

op papier aan de aanwezigen uitgereikt)

Werkvorm »  Een sessie van een halve dag/dag (nader te

bepalen, bij voorkeur een dag)

»  Thema’s worden ingeleid door nader te bepalen voorzitters van de themagroepen. Zij leiden tevens de discussie over hun thema

»  Stemmen over de vragen en stellingen – discussie over en valideren van de uitkomsten

Aanwezigen (ongeveer 40 personen) »  Leden werk- en stuurgroep »  (Para-)Medici, management & leden Raad van

Bestuur

De doelstelling van de Ervariumsessie »  In het Ervarium worden vragen en stellingen gebruikt om

met een door u geselecteerde groep medewerkers1 uitspraken te doen over de visie in termen van organisatie, processen, IT ondersteuning en implementatie/roadmap

»  Hierbij wordt gebruik gemaakt van laptopjes en group decision software

De aanpak in een Ervariumsessie »  Er wordt gestemd over stellingen »  Stellingen met een ‘eens’ score van bijvoorbeeld 80%

worden aangenomen »  Deze worden piketpalen genoemd en vormen de visie »  Piketpalen worden opnieuw in stemming gebracht, inzake

korte en lange termijn realisatie »  Hiermee wordt de roadmap of plateauplanning opgesteld De voordelen van de Ervariumsessie »  Efficiënt gebruik van tijd »  Gegevens direct beschikbaar voor verdere uitwerking »  Snel inzicht in complexe beslissingsprocessen »  Creëert betrokkenheid, draagvlak en acceptatie »  Maakt meningen zichtbaar en bespreekbaar

Bijlage: het Ervarium is efficiënt, doelgericht en resultaatgericht samenwerken

De Ervariumsessie wordt op een door u gewenste locatie

gehouden

1Bijvoorbeeld directie, management, specialisten en ondersteunend personeel

Peter Vlaanderen m: +31(0)6 – 244 35 833

e: peter.vlaanderen@excitans.nl