Evaluatie van de werkvolume Evaluatie van de werkvolume van een eerstelijns sociale van een eerstelijns sociale

dienst van een OCMWdienst van een OCMWBotton Jean-Claude Botton Jean-Claude

MW Diensthoofd OCMW CineyDirecteur van de VZW A L’Ovradge,

EFTSchatbewaarder van de VZW Féwasc

De evolutie in de sector sinds 20 jaarMeerderjarigheid op

18 jaarSociale coördinatieSocioprofessionele

herinschakelingLOIWet van 2002 SchuldbemiddelingEnergiebegeleidingSociale inschakeling

LOIIDESSEnz.

Ciney, geen dorp, geen grote stadIn 20 jaar, + 2500

inwoners15500 inw. in 2012

Algemene sociale dienst

HerinschakelingSociale coördinatieVZW A L’Ovradge

(EFT)Schuldbemiddeling

Dienst familiehulpDienst huishoudhulpMaaltijdbedelingIDESSSociale

energiebegeleidingHulp in het dagelijks

levenProject "Pré-caution"90 appartementen

P.A.

Evolutie van het aantal maatschappelijk werkers en adminstratief medewerkers

1988

3 voltijdse maatschappelijk werkers

3 administratief medewerkers voor 2,5 VTE

1 voltijds reizend medewerker

2013

15 maatschappelijk werkers voor ongeveer 13 VTE

7 administratief medewerkers voor 6,3 VTE

1 voltijds reizend medewerker

Effecten van deze ontwikkelingTalrijke interne

evenwichtenMoeilijk te bereiken

cohesieVerdeling van het

werk in voortdurende evolutie

Aanpassing van de bureaus

Informaticamateriaal

Aangepaste software-

Vanaf het begin van de jaren 2000

Verlies van professionele aanknopingspunten

Teveel interne vergaderingen

Neiging om het arbeidsvolume te vergelijken met uiteenlopende criteria

Er bestond nog geen functie van diensthoofd op korte of middellange termijn

Begin van het verslechteren van de relaties tussen sommige leden van de sociale dienst van individuele gevallen, terwijl het team toen bestond uit 4-5 personen

Dat had rechtstreeks of onrechtstreeks een weerslag op de andere diensten

Begin 2006

Naar aanleiding van een verslechtering van het interne klimaat, dat onhoudbaar was geworden, werd een vergadering samengeroepen van de maatschappelijk werkers en de administratief medewerkers

Resultaat: invoering van interne vergaderingen van een halve dag om de twee weken om te antwoorden op de problemen en zich beter te organiseren.

De reactie van de OCMW-

secretaris, Personeels

-chef

ARBEIDSVOLUME Het aantal dossiers is

een ontoereikend criterium: eenparigheid

Arbeidstijd hangt af van de complexiteit van het dossier

Vaststelling: iedereen voert gelijkaardige handelingen uit

Nadenken samen met de

eerstelijns sociale dienst

ARBEIDSVOLUME

Voorstel om een systeem in te voeren door een extern MW bij de eerstelijnsdienstIdentificatie en keuze van gelijkaardige criteriaAkkoord over een middellange termijn om ze uit te voerenMaandelijkse statistieken

Akkoord van de

eerstelijns sociale dienst

Tabel maandelijkse statistieken 2006CANVAS – INFORMATIE VOOR DE BEREKENING VAN HET ARBEIDSVOLUME VAN DE MW

Inlichtingen vergaard van 01/04/2006 tot 31/03/2007

Naam van de MW: …………………………………….

Criteria Verklaring Detail Totale aantal Beheersrekening per MW Maandelijkse som van het aantal

rekeningen (bijv.: 12+14+...)

Dossiers voorgelegd aan de Raad door MW

Som van het aantal voorgelegde dossiers

Bijstandsdossiers per MW Som van het aantal voorgelegde dossiers 2 x per jaar (juni en december)

Dossiers LL of equivalent LL Maandelijkse som van de dossiers LL (bijv.: 30+28+31 ...)

Niet LL dossiers Idem

Personen ontvangen aan de permanentie

Maandelijkse som van het aantal personen ontvangen tijdens de permanentie

Criteria Verklaring Detail Totale aantalHuisbezoeken Maandelijkse som van het aantal

huisbezoeken

Post Maandelijkse som van het aantal opgestelde en verstuurde post

Verslag Rechtbank Maandelijkse som van het aantal verslagen

Integratie-overeenkomst Maandelijkse som van het aantal opgestelde overeenkomsten voor de nieuwe dossiers

Rondvraag Identificatie van de verantwoordelijkheid en raming van de tijd die dit zal kosten gedurende een jaar voor de totale case

Rondvraag

Verklaring van het planMaandelijkse

statistieken die gedurende 6 maanden moeten worden uitgevoerd

Op het einde van de periode, verwerking van de arbeidstijd in eenheden van arbeidsvolume: toevoeging van de tijd in minuten x 2 (een jaar) en teruggaan tot twee decimalen.

Gemeenschappelijke definitie van een actief dossier

Boeken van het totale aantal actieve dossiers

Definitie van het gemiddelde arbeidsvolume van een dossier (regel van drie)

Onderscheid met een dossier dat een GPMI bevat

Opstart van het systeem

Bij het begin van elke maand worden de statistieken en het totale aantal nieuwe dossiers, gearchiveerde dossiers en dossiers die werden heropgestart per MW ingediend.

Om de 4 maanden wordt het systeem volledig bijgewerkt door de gegevens over te nemen van de laatste vergadering bijstand.

De respectieve maatschappelijk werkers (- en + 25 jaar) wiens arbeidsvolume

lager was dan de andere werden

aangeduid om de nieuwe toestand over te nemen

vanaf de volgende maand.

Definitie van het begrip archiveringNa zes maanden

zonder aanvraag (controle)

Na een maand, bij verhuis

Na drie maanden bij overlijden, behalve bij een moeilijke toestand

Na drie maanden wanneer de persoon een arbeidsovereenkomst heeft gesloten

Drie maanden na afloop van een overeenkomst art. 60 of 61, wanneer de situatie duidelijk is.

Starttabel van het arbeidsvolumeMW

IN MINUTENBerheersrekeni

ng

X 20

Dos CAS

X 15

DosSEC

X 45

DosLL

X 60

DosNiet LL

X 60

AantalPers

Perm.X 15

Bezoeken

Huis

X 45

Post

X 5

Verslag

Rechtb.

X 90

Contr.Int.

X 240

Div. Div.

MW 1 (Voltijds)103125

2595180

3905850

482160

69441640

47028200

78711805

562520

9744870

2180

00

Subs.cult.720

0

MW 2 (Voltijds)130020

52810560

4927380

813645

37722620

104862880

109716455

351575

6093045

2180

00

Vergadering arr.

960

Art. 27

720

MW 3 (Voltijds) -2594930

881760

3725580

7315

98653760

1287680

4967440

281260

6243120

00

5613430

Nieuwe

Doss.585

MW 4 (halftijds) - 25 46005

24480

2133195

753375

34220520

633780

2854275

18810

5192595

00

276480

Nieuwe

Doss.405

Circus90

MW 5 (Voltijds)79800

2645280

5287920

542430

24014400

52831680

95414310

301350

4502250

2180

00

0

MW 6 (Voltijds)78280

1122240

3535295

22990

1488880

72443440

4967441

421890

12586290

190

00

Nieuwe

Doss.1725

Voorbeeld van tabel maandelijkse statistieken NAAM EN VOORNAAM MW:MW 1 + 25 JAARMAART 2011 VORIG ARBEIDSVOLUME: 957,5 HUIDIG ARBEIDSVOLUME: 1024

Dagen Post Huisbezoeken

Permanentie of

afspraken

Budgetbeheer

Integratie-

overeenkomst

en

Dos LL of

equivalent LL

Dos niet LL

Dos bijstand

(juni/sept. )

Versl. Recht

b.

Dos CAS

Andere (aantal uren, vb.: 1.30 uur = 1,5)

Identificatie andere

1

2

3

…

31

TOTAAL:

228 0 77 25 1 16 55 0 0 0 1,5

Aantal heropgestarte dossiers: 3 (NAMEN: dhr. A, dhr. B, ...)Aantal gearchiveerde dossiers: 3 (NAMEN: dhr. A, dhr. B, ...)Aantal nieuwe dossiers: 5 (NAMEN: dhr. X, dhr. Y,…)

Berekening van de gemiddelde tijd voor een dossierBeheersrekening: (totaleaantal beheersrekeningen x 20 min. / totaal aantal dossiers LL en niet LL)Dossiers voorgelegd aan de HRW: (totale aantal voorgelegde dossiers x 15 min. / totale aantal dossiers LL en niet LL)Dossiers bijstand: (totale aantal dossiers voorgelegd door iedereen x 45 min. / totale aantal dossiers LL en niet LL) Dossiers LL: (totale aantal dossiers LL / totale aantal dossiers LL en niet LL) x 60 Dossiers niet LL: (totale aantal dossiers niet LL / totale aantal dossiers LL en niet LL) x 60 Totale aantal personen in permanentie: (totale aantal pers. ontvangen in perm./ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 15 Huisbezoeken: (totale aantal bezoeken/ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 45 Brieven: (totale aantal brieven/ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 5 Verslagen rechtbanken: (totale aantal verslagen / totale aantal dossiers voorgelegd aan HRW) x 90 Integratie-overeenkomsten: (totale aantal nieuwe overeenkomsten op een jaar/ totale aantal dossiers LL) x 240 Divers: te bekijken volgens MW

Totale aantal dossiers LL en niet LL per MW + algemeen totaal:

MW 2 MW 1 MW 5 MW 6 MW 3 (-25)

MW 4 (-25)

LL 377 694 240 148 986 342

Niet LL 1048 470 528 724 128 63

TOTAAL 1425 1164 768 872 1114 405

ALGEMEEN TOTAAL DOSSIERS LL EN NIET LL:

GEMIDDELDE TIJD VOOR EEN DOSSIER:

1) Totaal rekening beheer voor iedereen: 1275 x 20 = 25500 / 5748 = 4,42) Dossiers HRW: 2348 x 15 = 35220 / 5748 = 6,133) Totaal dossiers bijstand: 287 x 45 = 12915 / 5748 = 2,254) Dossiers LL: 2787 / 5748 = 0,4849 x 60 = 29,095) Dossiers niet LL = 2961 / 5748 = 0,5151 x 60 = 30,916) Permanenties: 4115 / 5748 = 0,7159 x 15 = 10,747) Bezoeken: 209 / 5748 = 0,0363 x 45 = 1,638) Post: 4434 / 5748 = 0,7714 x 5 = 3,869) Verslag Rechtbank: 7 / 5748 = 0,0012 x 90 = 0,1110) Integratiecontracten: 83 / 1328 = 0,0625 x 240 = 15

BESLUIT:

Dossier + 25 jaar: 4+6,13+2,25+29,09+30,91+10,74+1,63+3,86+0,11 = 88,72 minuten

Dossier – 25 jaar:88,72 min. + 15 min. = 103,72 min.

Voorstel: dossier – 25 jaar = 103,72 min. x 12 = 1244,74 min. dossier + 25 jaar = 88,72 min. x 12 = 1064,64 min.

Voorbeeld van maandelijks bijgewerkte tabel

update van het arbeidsvolume van de MW op 4 april (09/10 - 03/11) 2011

MW start nieuw Gearchi-veerd

Herop-gestart Verschil Nieuwe

toestand

Recht-zetting 04/11

MW 1 957,5 5 (+1) 3 3+ 5 x 10,5 = + 52,5

(52,5 x 5/4 ) + 957,5 = 1023

1024 1115,5

MW 2 1007 0 1 5 + 4 x 10,5 = + 42 1049 1124

MW 3 (- 25 jaar)

741,5 3 (+0,5) 6 4+ 1 x 12,5 = +12,5

( 12,5 x5/4) + 741,5 = 757

757,5 759,5

MW 4(- 25 jaar)

467 5 (+1) 1 0+ 4 x 12,5 = + 50

( 50 x 5/3,5) + 467 = 538

539,5 607

MW 5 976,5 1 5 5 + 1 x 10,5 = + 10,5 987 877

MW 6 863,5 6 (+1) 3 0 + 3 x 10,5 = + 31,5 896 829,5

NB: Omgezette waarde voor MW 1: 1115,5 en voor MW 3: 759,5 voor MW 4: 607MW 4 neemt de nieuwe dossiers - 25 jaar en MW 6 neemt de nieuwe dossiers + 25 jaar en bij problemen, MW 5

Voorbeeld van algemene update MW: 6 Oude toestand: 896 Nieuwe toestand begin april 2011: 829,5

Maand Post Bezoe-ken

Perma-nenties

Reke-ningenbeheer

Integratie

contracten

LL of equiva-lent LL

Niet LL Dossiers HRW bijstand

Versl.Recht

b.

Rond-vraag Totaal

01/2011 49 8 47 8 0 19 60 32 0 0 1,5

02/2011 103 0 69 8 0 18 60 32 0 1 7,5

03/2011 101 3 58 9 0 21 61 22 0 0 2

09/2010 57 2 79 8 0 19 47 27 0 0 2,45

10/2010 47 0 38 8 0 19 48 24 0 0 2,5

11/2010 100 3 54 8 0 18 62 19 0 0 6

12/2010 95 0 78 8 1 18 63 46 17 0 0

TOTAAL 552 16 423 57 1 132 401 202 17 1 21,95 0

TOTAAL x min. aantal

2760(X 5)

720(x 45)

6345(x 15)

1140(x 20)

240(x 240)

7920(x 60)

24060(x 60)

3030(x 15)

765(x 45)

90(x 90)

1317(x 60) 48387

48387/7 maanden = 6912,43 x 12 maanden = 82949 (jaarlijkse waarde)

Effecten van het systeemNieuwe motivatie door een collectieve herstructureringHet vertrouwen van de groep terugwinnen en in zijn vermogen om samen te werkenNadenken over de samenwerking met de andere diensten

Informatie-aanvragen van externe structuren

Aanvragen tot opleidingen

Nadenken over de steun

Gezond en regelmatig beheer van de dossiers

Evolutie van het systeemAanvraag tot

aanpassing in verband met de arbeidstijd (4/5

Analyse van de cijfers "in time" want bij updat om de 4 maanden, niet in real timeEen opleiding gevolgdDeelgenomen aan een vergaderingDe tijd genomen om een stagiaire te helpen……

Systeem momenteel nog steeds in

gebruik

Hier nog aan toevoegen dat dit systeem gebaseerd is op het vertrouwen dat aan de medewerkers moet gegeven worden.

(controles mogelijk van de statistieke door het diensthoofd)

Momenteel heeft nog geen controle plaatsgevonden (geen 1ste lijns diensthoofd)

Naar aanleiding van de laatste

wijziging heeft de ganse groep beslist om de statistieken te blijven opstellen

en om de archiveringen,

reactiveringen en nieuwe aanvragen

aan te duiden.

Factoren die het project Factoren die het project vereenvoudigen en vereenvoudigen en

afremmenafremmenVaststelling van bepaalde interne en externe

evoluties in de omgeving tijdens de ontwikkeling van het systeem van het arbeidsvolume

Gebrekkige hiërarchische Gebrekkige hiërarchische structureringstructurering

Herinnering aan de inhoud van de omzendbrief

van Minister Taminiaux (23/5/1996)

bijlage

Gebrekkige hiërarchische structureringVerwarring tussen de functie van verantwoordelijke en van hoofd sociale dienstAantal diensthoofden en nut van de functie van specifieke bureauchef A1Van het belang om een diensthoofd te hebben en van de eventuele moeilijkheid om er een (of meer) te tellenVan de reden om een specifieke bureauchef A1 te hebben

Het financieel belang om een hoofd sociale dienst en/of een bureauchef A1 te hebbenImpact op het werk van de OCMW-secretarissenImpact op het werk van de OCMW-ontvangersImpact op het werk van de Voorzit(s)terBesluiten

Diverse factorenHuisbezoeken

beoordeeld als ontspanningsmomenten door een andere dienst

Om de zes jaar, zelfs meer, moet het werk van MW opnieuw worden uitgelegd. Deontologie, ethiek,…, want risico's dat het uit de hand loopt (rechtbank, controle, onderzoeken, ...)

Belangrijke rol van de Secretaris die een sterke, correcte, rechtvaardige, coherente rol moet uitoefenen en die geschikt is voor de goede ontwikkeling van de persoonlijkheden op elk moment

Regels voor de start van een prikklok en secundaire effecten (bijv.: mobiliteit)

Ingewikkeldheid beroep (artikel OCMW + reactie studenten)

Effecten van de factoren die het project vereenvoudigen en afremmen Gebrek aan en verlies van aanknopingspunten

zonder diensthoofd Gebrek aan zelfvertrouwen en vastberadenheidDemotivatie om het OCMW te "verlaten"Verstarde sociale dienst door een onevenwicht

tussen een veelheid aan managementbeslissingen (alle niveaus: Federaal, WG, gemeentelijk, intern, …) nood aan een minimum aan vrijheid op het vlak van kritische geest en het nemen van initiatieven om dit beroep uit te oefenen.

Moeilijk om het beroep van MW van een OCMW te aanvaarden in vergelijking met andere sociale sectoren, omdat het complexer is

BESLUITENHet systeem voor de

berekening van het arbeidsvolume functioneert en zal blijven functioneren.

Het is evolutief, constructief en vereist het akkoord en het vertrouwen van iedereen om zijn geloofwaardigheid te behouden.

Dit systeem is des te meer nodig wanneer de hiërarchische structuur gebrekkig is en de rollen of functies te weinig gedetailleerd zijn.

Ongetwijfeld werkpistes om de toestand te verbeteren ... !!!