Viva 3 Online – Handleiding

CORILUS BV - PELMOLEN 20 - 3994 XZ HOUTEN - T 0031 (0)30 634 72 50 - F: 0031 (0)30 606 78 71 - info@corilus.nl - www.corilus.nl

Etiketten en labelprinters

1

Inhoud Inhoud .......................................................................................................................................................1

1 Labelprinters .....................................................................................................................................2

2 Etiketten layouts ...............................................................................................................................2

2.1 Lay-outs oude stijl .................................................................................................................... 2

2.2 Lay-out nieuwe stijl .................................................................................................................. 3

3 Etiketten printen ................................................................................................................................4

3.1 Medicijnetiketten oude stijl ....................................................................................................... 4

3.2 Medicijnetiketten nieuwe stijl (T3/T2) ...................................................................................... 5

3.2.1 Instellen etikettype ........................................................................................................... 5

3.2.2 Etiketten voor niet medicijnen .......................................................................................... 6

3.2.3 Uitschrijven etiket ............................................................................................................. 7

3.2.4 Viva 3 Online etiketten tool .............................................................................................. 9

3.3 Logboeketiketten ................................................................................................................... 10

3.3.1 Etiket instellingen ........................................................................................................... 11

3.4 Client-, dier, en productetiketten ............................................................................................ 11

2

1 Labelprinters Viva 3 Online kan aangesloten worden op diverse labelprinters. De EPSON-labelprinter die door Viva

1 ondersteund werd kan aan Viva 3 Online worden gekoppeld, waarbij de lay-outs van Viva 1 dan

opgehaald en afgedrukt kunnen worden. Twee uitvoeringen van deze EPSON printer zijn de TML-60

en de TML-90. Hiernaast bestaat er de mogelijkheid om zogenaamde “grafische”-labelprinters te

koppelen. Het voordeel van deze laatste groep printers is dat er met de lay-out vaak meer

mogelijkheden zijn. Voorbeelden van “grafische”-printers die door Viva 3 Online ondersteund worden

zijn DYMO 450 en Zebra.

Het is mogelijk om beide soorten printers aan Viva 3 Online te koppelen, zodat beide opties gebruikt

kunnen worden.

2 Etiketten layouts

2.1 Lay-outs oude stijl In Viva 3 Online kunt u etiketten printen voor diverse doeleinden. Medicijn- en logboeketiketten zijn de

meest gebruikte, maar ook etiketten met cliënt en dierinformatie kunnen worden uitgeprint. Met de

nieuwe etikettenmodule kunt op een snellere manier mooiere labels printen met de grafische

labelprinters. Met de EPSON TML printers kunt u wél de nieuwe functionaliteit gebruiken, echter blijft

de tekst in de oude stijl, (ASCII = typemachine stijl) en niet grafisch.

Als u de EPSON-labelprinter

gebruikt, dan haalt Viva 3

Online de lay-out instellingen op

uit de door u in Viva 1

gedefinieerde templates. U

selecteert eerst welke printer u

wilt gebruiken

Als u een etiket print en meerdere lay-outs hebt gedefinieerd, dan kunt u in het printscherm hier dus

de gewenste lay-out selecteren door achter labeltype het menu te openen.

3

2.2 Lay-out nieuwe stijl De grafische printers ondersteunen enkel de door ons geïnstalleerde lay-outs. Dus NIET de door u in

Viva 1 aangemaakte lay outs!! Zodra we bij u een grafische printer hebben gekoppeld, wordt deze

beschikbaar in het rijtje printers. Er staat achter de printer “(new)” , zodat u kunt zien dat dit de

grafische printer is.

Met het ontwerpen van de lay-out voor de nieuwe etiketten module hebben we rekening gehouden

met de grootte van het etiket. Het is niet wenselijk het label veel groter te maken, aangezien het op

veel flesjes en doosjes moet passen. Dit levert uiteraard beperkingen op voor de lay-out. Op dit

moment is er één standaard lay-out per etiketsoort/template. Deze lay-out is zodanig ontworpen dat

de tekst in elk geval past op een etiket van 54 x 32 mm, vergelijkbaar met het standaardformaat die bij

de Epson printers gebruikt wordt. Later is het uiteraard mogelijk deze lay-out aan te passen voor

bijvoorbeeld grotere labels of specifieke praktijkwensen. Echter, we raden aan dit eerst met ons te

overleggen om te bekijken of bepaalde zaken als bijvoorbeeld een praktijklogo wel haalbaar zijn.

In Viva 3 Online zitten er voor de nieuwe stijl etiketten standaard layouts. Als u wilt afwijken van deze

layout, bijvoorbeeld andere of minder informatie op het etiket, dan kunt u dit aangeven en kunnen wij

de lay out voor u aanpassen naar uw wensen. Wij plannen hiervoor ca 14 dgn. In, houdt hier rekening

mee! Dit kan echter alleen bij de nieuwe label printers, dus NIET voor de EPSON TML 60/90!!

4

3 Etiketten printen U kunt dus op 2 manieren etiketten uitprinten. Te weten de oude stijl, dit is de lay-out en tekst die

vanuit Viva 1 wordt opgehaald en kan worden afgedrukt bij het uitschrijven van de medicatie.

Hiernaast is er de mogelijkheid om via een vaste template (medicijn)etiketten uit te printen. Dit gaat via

een vooraf ingestelde layout bij de logboeken en voor andere medicijnen is dit de T3/T2 methode.

Zolang een product nog niet gekoppeld is aan de nieuwe module (zie verder), blijft u het gebruiken

volgens de huidige manier, dus met de oude lay out.

3.1 Medicijnetiketten oude stijl Allereerst dient u bij de producten aan te geven dat er een etiket uitgeprint moet worden als het

product wordt uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar de productenmodule - producten, zoekt u het

betreffende product en klikt u op het tabblad “Document”. Hier ziet u de JA/NEE-button bij “Etiket”

waarmee u aangeeft of dit product wel of geen etiket geeft bij gebruik.

Als u deze op “JA” heeft gezet kunt kiezen of u de oude stijl (links) of de nieuwe T3/T2-stijl (rechts)

gaat gebruiken. Indien u kiest voor de oude stijl, selecteert u bij het keuzemenu “standaard

medicijnetiket” de gewenste lay-out. Hierna klikt u op “opslaan”

Etiket-lay out oude stijl

5

Als u nu het product toevoegt aan het medisch dossier en er is een etiket gekoppeld, dan ziet u de

optie “opslaan en afdrukken”. Klikt u hierop, dan komt u in het etiketscherm waar de printer en de lay-

out al staan ingevuld. In het tekst vak staat de tekst zoals bij de lay-out is ingesteld. U kunt hier nog

tekst in wijzigen of aan toevoegen. U kunt hier ook het aantal etiketten wijzigen en u kunt onderaan

aangeven of u deze totale tekst wilt toevoegen aan het medisch dossier.

Uitgifte scherm:

3.2 Medicijnetiketten nieuwe stijl (T3/T2) Allereerst dient u bij de producten aan te geven dat er een etiket uitgeprint moet worden als het

product wordt uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar de productenmodule - producten, zoekt u het

betreffende product en klikt u op het tabblad “Document”. Hier ziet u de JA/NEE-button bij “Etiket”

waarmee u aangeeft of dit product wel of geen etiket geeft bij gebruik.

3.2.1 Instellen etikettype Het nieuwe etikettype geeft vooraf een standaard template van tekst voor de dosering, zodat u bij

uitgifte enkel twee of drie variabelen hoeft in te vullen om het etiket uit te kunnen printen. Indien u

gebruik wenst te maken van de nieuwe T3/T2 lay-out, dan selecteert u hier welk type u voor het

betreffende product wilt gebruiken. Er zijn naast “geen etiket” drie types etiketten.

Let op: Indien de keuze op “geen etiket” staat, zal Viva 3 Online Online automatisch de oude stijl lay-

out gebruiken!

T3 Deze template kent drie vaste variabelen die productspecifiek zijn en drie onbekende

variabelen die per moment/patiënt kunnen variëren. De vaste waarden dient u hier in te stellen. Deze

waarden zijn de eenheden van de frequentie, het volume (eenheid) en de behandelingsduur. Dus

indien een product meerdere malen per dag gegeven dient te worden, selecteert u hier “per dag”. Bij

eenheid kiest u of het product als tablet, ml, capsules, etc. uitgegeven wordt en bij behandelingsduur

de meest gebruikte lengte van een gemiddelde behandeling (dagen, weken, maanden). Uiteraard kunt

u bij één week beter kiezen voor 7 dagen en bij 1 maand beter kiezen voor 4 weken. Zo blijven de

keuzes beperkt.

6

T2 Bij T2 gaat het op een vergelijkbare manier als bij T3, echter hebben we hier twee vaste

variabelen die per product in te stellen zijn. Te weten enkel de frequentie en de behandelingsduur. Het

T2-etiket is bedoeld voor medicatie waarbij het doseringsvolume niet vast staat of niet van belang is.

Denk hierbij aan bv. oor-of oogzalven (uitgezonderd medicatie die een eigenaar per KG

lichaamsgewicht dient te geven, bv. Metacam vloeibaar!)

Bij zowel T3 als bij T2 is er de mogelijkheid om een standaard opmerking in te geven die automatisch

op het etiket verschijnt als dit product wordt uitgeschreven. Denk hierbij aan de opmerking: “met eten

ingeven”, of “kuur afmaken”.

Vrij Als u kiest voor vrije tekst dan kunt u bij uitgifte een geheel eigen in te vullen tekst op het

etiket plaatsen. Uiteraard is hier de opmerkingen regel niet van toepassing, omdat deze in de vrije

tekst verwerkt kan worden. Let wel op dat de ruimte niet oneindig is.

3.2.2 Etiketten voor niet medicijnen Er is ook de mogelijkheid om bij producten waar

“medicijn” op NEE staat een vrije tekst label te

printen. Dit kunt u gebruiken voor bijvoorbeeld

voeretiketten, etiketten voor laboratorium

onderzoeken of voor röntgenfoto’s. Om dit in te

stellen gaat u naar het gewenste product via de

productentegel. Bijvoorbeeld een röntgenfoto.

Hierbij staat medicijn op NEE.(1) U klikt op het

tabblad document (2).

U stelt etiket in op JA (3) en rechts kun u nu bij

Viva 3 Etiketten de optie “Vrij” instellen (4) . Als u

dit gedaan heeft zal er bij het gebruiken van dit

product een vrije tekstveld getoond worden waar

u, al dan niet met voor gedefinieerde teksten,

een tekst kunt ophalen om op een label af te

drukken

7

3.2.3 Uitschrijven etiket Als u een medicijn uitschrijft dat gekoppeld is aan de nieuwe T3/T2 labels, dan krijgt u na de keuze

van het product meteen het productscherm, corresponderend met de gekozen template. Zodra de

verplichte velden zijn ingevuld kunt u het etiket afdrukken met “opslaan en afdrukken”. Via “acties”(1)

komt u in extra opties, waaronder de FIDIN link die u naar het repertorium brengt. Ook kunt u bij “prin

instellingen” de gewenste printer en lay out kiezen. Deze instellingen worden onthouden per

gebruiker-per vestiging.

kiezen printer en lay out

T3:

Bij de doseringsregel ziet u de door u ingestelde T3-template, met hier de vaste variabelen

weergegeven. De tekstvakjes in deze regel zijn de “onbekende variabelen” en dient u hier (verplicht!)

in te vullen. Dit kan met de muis, maar ook met de TAB-toets. Onder de doseringsregel vindt u de

opmerkingenregel, al dan niet ingevuld als dit bij de template gebeurd is. Zodra alle verplichte velden

zijn ingevuld kunt u klikken op “opslaan en afdrukken” en zal het etiket worden afgedrukt. Ook

<ENTER> zal dit bewerkstelligen.

Bij gebruik van het T3/T2 template is er de mogelijkheid om af te wijken van dit template en te kiezen

voor de “vrije tekst”-optie. Zodra u dit vakje aanvinkt zal de doseringsregel vervangen worden door het

vrije tekstvak. Let op, een eventueel ingevulde opmerkingen regel wordt meegenomen! Ook kunt u

besluiten om helemaal geen etiket af te drukken op dat moment, dan vinkt u het betreffende

checkboxje aan en zal de doseringsregel/vrij tekstvak niet beschikbaar zijn.

Lay-out T3 medicijnetiket nieuwe stijl

8

T2:

Bij T2 etiketten zijn er twee variabelen die op het moment van uitschrijven ingevuld dienen te worden,

te weten aantal keer per dag en aantal dagen. Hiernaast kunt u middels de drop down menu’s kiezen

welke gebruiksoptie u wenst te printen. De eerste drop-down geeft de keuzen voor “linker”, “rechter”,

“beide” of niets. Dit is vooral van belang bij het gebruik van oor-, en oogzalven. Het tweede menu

gebruikt u om aan te geven waar het medicijn gebruikt wordt. Hier is tevens de optie om “voor x kg” te

kiezen. In dit geval wordt het op dat moment ingevulde gewicht van het huisdier opgehaald en hier

ingevuld. Het eerste drop-down menu dient in dit geval dus op de blanco optie te staan.

Vrij:

U kunt hier het gehele tekstvak gebruiken om een gehele willekeurige tekst op het etiket te plaatsen.

Uiteraard bent u wel beperkt tot de hoogte van het etiket, er zit nu een limiet van 3 regels op dit

tekstvak. Via de voor gedefinieerde tekst optie kunt u een standaard tekst opmaken en later in 1 keer

ophalen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld afbouwschema’s van bv. cortisonen.

In alle gevallen wordt de doseringsregel/vrije tekstvak en de opmerkingenregel op het medisch dossier

geplaatst.

9

3.2.4 Viva 3 Online etiketten tool Als u wilt starten met de nieuwe lay-out

module is er de mogelijkheid om al uw

producten éénmalig te doorlopen en hierbij

het gewenste etiket in te stellen. Hiervoor

gebruikt u de functie “Viva 3 Online Etiketten

instellen”. (via de tegel producten)

Als u hier op klikt worden één voor één alle

producten opgehaald die voldoen aan de

volgende voorwaarden:

- Etiket staat op JA

- Er is een etiket lay-out ingesteld volgens de oude methode

- Hierbij worden enkel medicijnen opgehaald waarbij is aangegeven dat er etiketten voor

gezelschapsdieren zijn gedefinieerd, dus niet alle logboeketiketten.

De voorwaarden zorgen ervoor dat in elk geval alle producten opgehaald worden waar een etiket voor

gebruikt wordt. Per product kunt u nu ingeven of u voortaan “GEEN”, “T3”, “T2”, of “VRIJ” etiketten wilt

gebruiken, waarbij “GEEN” dus de oude layout blijft ophalen. Nadat u de template hebt ingesteld, klikt

u op “opslaan en volgende” om het volgende product in te stellen.

10

3.3 Logboeketiketten Als een product aan een logboek is gekoppeld, dient er een logboek etiket uitgeprint te worden. U kunt

in de nieuwe module op 2 manieren logboeketiketten printen. Na het sluiten van een V&O kunt u alle

logboeken in 1 keer afdrukken, maar u kunt ook per toegevoegd product een etiket afdrukken.

De oude, door uzelf ingestelde lay outs zijn

alleen maar beschikbaar voor de eerste optie,

dus alle logboeken op het eind. Na het voltooien

van een visite of order krijgt u het pop-up

schermpje waar u deze optie kunt aanvinken. De

aangevinkte keuze zal per gebruiker onthouden

worden voor de volgende keer. Uiteraard kunt u

hem elke keer aan- of uitvinken naar gelang uw

behoefte per klant.

Zodra u op “voltooien” hebt geklikt krijgt u automatisch het label-printer scherm waar u de gewenste

printer en lay out kunt kiezen. Hier heeft u dus nog keuze uit de oude, zelf aangemaakte lay outs als u

kiest voor de EPSON printers. Kiest u voor de grafische printer, dan kunt u alleen de standaard locatie

lay out kiezen. Ook deze opties worden per gebruiker per vestiging onthouden voor een volgende

keer.

Indien u gebruik maakt van grafische printers dan kunt u enkel kiezen voor nieuwe stijl en krijgt u het

standaard logboek etiket volgens nieuwe lay-out. Die ziet er als volgt uit:

Lay out logboek etiket nieuwe stijl

U kunt bij het uitschrijven van logboekproducten ook per product een etiket printen door na selectie

van het product en het invullen van de verplichte velden op “opslaan en afdrukken” te klikken. Na

klikken op opslaan, wordt het etiket niet meteen geprint. U kunt onder “acties-printerinstellingen” de

printer en lay-out wijzigen.

Let op: Deze optie is enkel te gebruiken bij grafische printers en nieuwe stijl etiketten!!

11

3.3.1 Etiket instellingen Bij de productenmodule, tabblad document staan nog twee belangrijke instellingen omtrent de uit te

printen etiketten.

Logboeketiketten

Bij logboeketiketten is er de mogelijkheid om een

standaard aantal etiketten, afwijkend van één etiket te

laten afdrukken indien dit product gekozen wordt. Dit

is bedoeld voor logboekproducten waarbij er

bijvoorbeeld standaard tien etiketten bij één doos van

tien flesjes/injectoren etc. geprint dienen te worden. U

vult dan “10” in bij het veld “aantal logboek etiketten”.

Als u hier niets invult, wordt er standaard 1 etiket uitgeprint.

Tevens is er de optie om het aantal etiketten automatisch te vermenigvuldigen met het aantal

uitgeschreven producten. Dus bij uitgifte van tien tubes zalf, worden er meteen tien etiketten van dit

product uitgeschreven. Deze instellingen kunnen per product aangegeven worden.

Let op: als u bij aantal logboeketiketten 10 invult en vermenigvuldig met aantal op JA en u

voegt 10x het product toe, dan worden er dus 10 x 10 = 100 etiketten geprint!!

T2/T3 Medicijnetiketten

De optie om het aantal etiketten te vermenigvuldigen met het aantal

uitgegeven producten is ook beschikbaar voor de medicijnen die

volgens de T2/T3 methode staan ingesteld. Dit kan bijvoorbeeld

wenselijk zijn bij flesjes of tubes zalf die per stuk uitgegeven worden en

waarbij er op elk flesje 1 etiket geplakt zal moeten worden. U zet

hiervoor de instelling “vermenigvuldigen met aantal medicijn etiket” op JA.

3.4 Client-, dier, en productetiketten Indien u een etiket wilt uitprinten met hierop de cliënt-, de

dier of de productgegevens klikt u in het medisch dossier

op het printericoontje. U komt in een keuzescherm waar u

kunt aangeven welk etiket u wenst af te drukken.

Het cliënt- en het dieretiket geeft een etiket met alle informatie.

U kunt hier wederom kiezen welke printer u wilt gebruiken. De

Epson TML zijn gekoppeld aan de door u in Viva 1 ingestelde

lay outs. Als u kiest voor de grafische printers (wederom te

herkennen aan “(new)” ) zijn twee cliënt lay-outs beschikbaar,

te weten een adres etiket met enkel naam en adres gegevens

en een totaal NAW overzicht waar ook telefoonnummer, e-

mail en geboortedatum op geprint staan. Bij het dier etiket

staan zowel de eigenaar- als de diergegevens op het etiket

vermeld.

Om een productetiket later nogmaals uit te printen kunt u in het medisch dossier na het gewenste

product geselecteerd te hebben via het printer-icoon en “product etiket” het etiket uitprinten. Vanuit het

medisch dossier is het ook mogelijk om via “dubbel klik” het product scherm opnieuw te openen en na

aanpassing nogmaals te printen. Let op: Dit laatste kan echter alleen als het product nog niet betaald

is!