EPA’s als handvat voor aios en opleidingsteams

Pilot EPA gericht opleiden

Interne Geneeskunde

Maart - September 2016

Handreiking

2

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................................ 3

2. Entrustable Professional Activities (EPA’s) ..................................................................................................... 3

2.1 Wat zijn EPA’s? ....................................................................................................................................... 3

2.2 EPA’s en Competenties ........................................................................................................................... 3

2.3 Waarom en waarvoor zijn EPA’s nodig? ................................................................................................. 4

3. Competentiegericht opleiden met behulp van EPA’s ...................................................................................... 4

3.1 Structuur waarbinnen EPA’s voor Interne Geneeskunde zijn gedefinieerd ............................................ 4

3.2 Mogelijke EPA’s voor Interne Geneeskunde ........................................................................................... 4

3.3 EPA-beschrijving ..................................................................................................................................... 5

3.4 KPB formulieren ....................................................................................................................................... 5

3.5 Intake, voortgangs- en eindgesprekken .................................................................................................. 5

3.6 Samen verantwoord bekwaam verklaren ................................................................................................ 5

4. Pilot EPA gericht opleiden ............................................................................................................................... 6

4.1 Uitvoeren Pilot ......................................................................................................................................... 6

4.2 Evaluatie pilot .......................................................................................................................................... 7

4.3 Begeleiding pilot ...................................................................................................................................... 8

3

1. Inleiding

Na afronding van het opleidingsplan ‘Intellect’ INTErne: Levenslang Leren En Continue Toekomstgericht (versie 1.1), heeft de Nederlandse Internisten Vereniging (NIV) de commissie EPA’s ingesteld met als opdracht: het beschrijven van EPA’s voor ‘Íntellect’. Aanleiding voor deze opdracht is het in de praktijk kunnen ondersteunen van een competentiegerichte opleiding Interne Geneeskunde op maat oftewel het bieden van handvaten om op de werkplek leerdoelen en competenties, zoals te vinden in het opleidingsplan, te verwerven, te beoordelen en te toetsen. Iedereen is anders. Elke aios heeft zijn eigen ervaring, leerdoelen en leertempo. Door de opleiding hierop af te stemmen, leiden we competentiegericht op en kunnen we met behoud van kwaliteit tegemoet komen aan de doelmatigheidsafspraken uit het Opleidingsakkoord. Om deze individualisering van de opleidingsduur te kunnen faciliteren moet het opleidingsplan goede aanknopingspunten bieden voor het: leveren van maatwerk, vooraf vrijstellen, tussentijds bekwaam verklaren en versnellen. Een inhoudelijke structurering van de opleiding op basis van afzonderlijk te toetsen en beoordelen ‘eenheden’ oftewel Entrustable Professional Activities (EPA’s) lijkt alles in zich te hebben om hieraan te kunnen bijdragen. Vanaf maart 2015 heeft de commissie EPA’s gewerkt aan het ontwikkelen van EPA’s voor Interne Geneeskunde. De EPA’s zijn nu in een dusdanig stadium dat ermee geëxperimenteerd kan worden. Omdat het werken met EPA’s nieuw is, de EPA’s in een beperkte groep van internisten en aios zijn ontwikkeld en nu niet geheel kan worden ingeschat of en hoe bepaalde uitwerkingen in de praktijk werken, is besloten om een pilot uit te voeren in 15 ziekenhuizen. De commissie wil de ontwikkelde EPA’s dan ook graag aan u, als deelnemend ziekenhuis, voorleggen en staat open voor alle feedback. Deze handreiking is als volgt opgebouwd:

• Hoofdstuk 2 beschrijft wat EPA’s zijn, wat de samenhang is tussen EPA’s en competenties en waarom en waarvoor EPA’s nodig zijn.

• Hoofdstuk 3 beschrijft de structuur waarbinnen EPA’s voor Interne Geneeskunde zijn geïdentificeerd, welke EPA’s zijn gedefinieerd en hoe de EPA’s verder zijn uitgewerkt. Ook wordt in dit hoofdstuk aangegeven op welke wijze stapsgewijs naar een bekwaamheidsverklaring kan worden toegewerkt.

• Hoofdstuk 4 beschrijft de pilot EPA gericht opleiden. Welke EPA’s wanneer worden gebruikt, hoe de pilot wordt uitgevoerd en op welke wijze de pilot EPA gericht opleiden zal worden geëvalueerd.

2. Entrustable Professional Activities (EPA’s)

2.1 Wat zijn EPA’s?

EPA’s zijn gestructureerde beschrijvingen van afgebakende beroepsactiviteiten (kernactiviteiten). Collega internist Prof. Dr. Olle ten Cate (UMCU) geeft de volgende definitie van een EPA: De EPA’s operationaliseren het competentieprofiel naar herkenbare activiteiten op de werkplek. In een EPA komen kennis, kunde, gedrag en vaardigheden geïntegreerd aan bod in de context van de werkplek. Mits goed gedefinieerd, goed observeerbaar, meetbaar en beoordeelbaar krijgen de aios integrale feedback op de activiteit in plaats van op individuele competenties.

2.2 EPA’s en Competenties

Er zijn dus twee kernbegrippen: competenties en EPA’s. De competenties zeggen iets over de kwaliteiten van de aios/internist en de activiteiten zeggen iets over het werk van de aios/internist. Om competenties op te kunnen bouwen heb je veel activiteiten nodig en om activiteiten goed te kunnen uitvoeren heb je competenties nodig. EPA’s beschrijven activiteiten die kunnen worden toevertrouwd aan een aios op basis van het feit dat de competenties die nodig zijn om deze activiteit uit te voeren in voldoende mate aanwezig zijn. EPA’s integreren competenties aan activiteiten op de werkvloer en bepalen/zeggen daarmee iets over de beroepsbekwaamheid van de aios/internist.

”EPA’s (Entrustable Professional Activities) zijn professionele taken of verantwoordelijkheden die stafleden toevertrouwen aan een aios om met beperkte tot geen supervisie uit te voeren zodra de aios de benodigde competenties heeft verkregen.”

4

2.3 Waarom en waarvoor zijn EPA’s nodig?

Er zijn drie belangrijke redenen: • Door EPA’s kan een aios beter worden gevolgd, getoetst en beoordeeld op de werkplek • Door EPA’s is er de mogelijkheid om expliciet steeds complexere taken aan een aios toe te

vertrouwen, waarbij directe supervisie niet meer nodig is • Door bekwaamheidsniveau’s te introduceren voor bepaalde activiteiten is het mogelijk om te

flexibiliseren qua opleidingsduur en te individualiseren.

3. Competentiegericht opleiden met behulp van EPA’s

3.1 Structuur waarbinnen EPA’s voor Interne Geneeskunde zijn gedefinieerd

De commissie EPA’s heeft in de afgelopen periode nagedacht over wat de meest relevante activiteiten op de werkplek zijn die het werk van de internist karakteriseren en die de aios dus moet leren. De opleiding Interne Geneeskunde bevat een logische opbouw van kennis en vaardigheden in moeilijkheidsgraad en daarmee een logische opbouw van beroepsactiviteiten (EPA’s). De commissie ziet de praktijk oftewel de opbouw in stages/stage-onderdelen als structuur waarbinnen EPA’s kunnen worden herkend en gedefinieerd.

3.2 Mogelijke EPA’s voor Interne Geneeskunde

Het vak Interne Geneeskunde is niet volledig in EPA’s te vatten. De set van EPA’s geven de minimumvereisten voor alle aios oftewel met de EPA’s maak je een selectie van welke beroepsactiviteiten minimaal getoetst moeten worden. Om te komen tot een representatieve set EPA’s moeten keuzes gemaakt worden in wat belangrijk is. De commissie ziet 10 EPA’s binnen de verplichte stages (zie figuur 1). Er kunnen zowel stage specifieke als stage onafhankelijke EPA’s zijn. Figuur 1 EPA’s Interne Geneeskunde binnen de verplichte onderdelen / stages tijdens de opleiding tot internist

Stages /

stage-onderdelen

Mogelijke EPA’s

1e jaar Zaal EPA Visite lopen (medisch handelen op zaal)

EPA Leiding geven aan een interdisciplinair behandelteam EPA Overdracht en continuïteit van zorg voor de patiënt EPA Patiënt- en familiegesprekken voeren

Dienst EPA Uitvoeren weekend-, avond- en nachtdienst (stage onafhankelijk)

Vaardigheden EPA Vaardigheden (stage onafhankelijk)

Consulten EPA Intercollegiale consultvoering

Poliklinisch werken

EPA Poliklinische werken

IC EPA Opvang en initiële behandeling van een patiënt op de IC

EPA Het leveren van post-initiële zorg aan de IC patiënt

Structuur waarbinnen EPA’s zijn gedefinieerd:

• 1e jaar Zaal • Dienst (o.a. onderdeel eerste jaar) • Poliklinisch werken • Intensive Care • Consulten • Keuze stages • Differentiaties

5

3.3 EPA-beschrijving

De EPA’s zijn verder uitgewerkt aan de hand van een vast sjabloon. In een EPA wordt naast de titel en een beschrijving van specificaties en beperkingen, beschreven welke kennis, vaardigheden, houding en gedrag noodzakelijk zijn om aan de betreffende EPA te kunnen voldoen en welke competentiegebieden hierbij het meest betrokken zijn. Daarbij wordt aangegeven welke toetsinstrumenten beschikbaar zijn om de voortgang te evalueren en wat de minimale eisen zijn waar een aios aan moet voldoen om deze EPA uit te mogen voeren. In de EPA is een minimale en een optimale set aan toetsinstrumenten benoemd. Het verwachte bekwaamheidsniveau in de EPA-beschrijving zegt iets over wanneer zelfstandige uitvoering te verwachten is, waarbij de hoeveelheid toezicht wordt uitgedrukt in vijf supervisie niveau’s (zie figuur 2). De commissie EPA’s heeft getracht bekwaamheidsniveau’s te benoemen voor alle EPA’s per stage. Wij horen graag uw feedback. Figuur 2 Bekwaamheidsniveau’s op basis van de mate van supervisie

Niveau Toelichting

1 de aios observeert (voert niet zelf uit) Geen toestemming tot handelen: aanwezig zijn en observeren

2 de aios voert een activiteit uit onder directe, proactieve supervisie

Op initiatief van de opleider/supervisor worden afspraken gemaakt over de wijze en frequentie van supervisie.

Supervisor is aanwezig in ziekenhuis (al of niet in dezelfde ruimte).

3 de aios voert een activiteit uit onder indirecte, reactieve supervisie

Op initiatief van aios vindt supervisie plaats o.b.v. generieke afspraken.

Supervisor is snel beschikbaar d.w.z. snel aanwezig in ziekenhuis.

4 de aios voert een activiteit geheel zelfstandig uit

Zonder direct beschikbare supervisie (indirect), maar met post-hoc verslag of supervisie op afstand.

5 de aios geeft zelf supervisie aan collega aios

Collega Ten Cate heeft vertrouwenscriteria gedefinieerd op basis van de vraag ‘Op welke factoren verklaren opleiders een aios bekwaam?’. De mijlpalen van de competentie Reflectie uit Intellect komen grotendeels overeen met de vertrouwenscriteria die door collega ten Cate zijn benoemd. De mijlpalen in ‘Intellect’ zijn meer concrete gedragingen, een verfijning van de criteria van ten Cate. Wanneer een aios beoordeeld moet worden (bijvoorbeeld binnen een opleidingsgroep), wordt soms gezocht naar de juiste woorden om het ‘onderbuik’ gevoel handen en voeten te geven. De mijlpalen van de competentie Reflectie zijn daarom als bijkomende overwegingen onderaan elke EPA gezet.

3.4 KPB formulieren

Nieuw op de KPB formulieren is dat het bekwaamheidsniveau kan worden aangegeven voor de beoordeelde activiteit. Uiteraard betreft het hier een formatieve beoordeling. Het is bedoeld om voor de aios aan te geven hoe hij/zij functioneert en welke groei zichtbaar mag worden om een volgend bekwaamheidsniveau te bereiken.

3.5 Intake, voortgangs- en eindgesprekken

De intake, voortgangs- en eindgesprekken met de stagehouder en de voortgangsgesprekken met de opleider zijn uitgewerkt aan de hand van een vast sjabloon. Evaluatie wordt van te voren ingevuld door zowel aios als stagehouder/opleider, waarbij bekwaamheidsniveau’s worden genoteerd.

3.6 Samen verantwoord bekwaam verklaren

Bij het beoordelen van een EPA wordt vastgesteld op welk supervisieniveau de aios de verschillende (proces-)stappen kan uitvoeren oftewel op welk supervisieniveau de EPA aan de aios kan worden toevertrouwd. Met andere woorden de verschillende formatieve beoordelingen leiden samen met de bijkomende overwegingen t.a.v. de mijlpalen van de competentie Reflectie tot een summatieve beoordeling van bekwaamheid op de EPA. Op deze wijze kan stapsgewijs naar certificering oftewel een bekwaamheidsverklaring worden toegewerkt. De aios zal uiteindelijk voor alle EPA’s worden gecertificeerd op een bekwaamheidsniveau van minimaal 4 of 5. De finale beslissing over de toekenning van een bekwaamheidsverklaring voor een EPA ligt bij de opleidingsgroep.

6

4. Pilot EPA gericht opleiden

4.1 Uitvoeren Pilot

In de pilot wordt het proces EPA gericht opleiden en bekwaam verklaren getoetst. De pilot wordt uitgevoerd vanaf 1 maart t/m 30 september 2016. Er zijn 16 deelnemende ziekenhuizen waarvan 6 UMC’s en 10 perifere ziekenhuizen. Voor het uitvoeren van de pilot zijn de volgende punten van belang:

1. Welke aios komen in aanmerking om mee te doen aan de pilot? Aios kunnen meedoen aan de pilot wanneer zij starten in de pilotperiode met één van de verplichte stages (1e jaar, consulten, polikliniek, IC) en minimaal 3 maanden in de periode maart tot/met september werkzaam zijn in die betreffende stage en/of een dienstblok doen.

2. Voor elke verplichte stage een bijbehorende set EPA’s Voorafgaand aan de pilot wordt tijdens de voorlichtingsbijeenkomst aan de bij de pilot betrokken opleiders, supervisoren en aios een bijbehorende set EPA’s uitgereikt met de vraag om deze in de praktijk te testen. Deze sets zullen ook digitaal aan u worden opgestuurd en zijn beschikbaar op de NIV website. Voor elke stage is een map gemaakt waarin u de volgende items kunt vinden: - de bijbehorende EPA-beschrijving(en) - de bij de EPA’s behorende KPB’s / OSATS - een formulier Intake-, Voortgangs- en Eindgesprek stagehouder - een formulier Voortgangsgesprek opleider - de handreiking Pilot EPA gericht opleiden Interne Geneeskunde - Presentatie voorlichtingsbijeenkomst

De stage specifieke EPA’s kunnen getest worden tijdens het doen van de betreffende stages. De stage onafhankelijke EPA Dienst kan getest worden door aios uit zowel het eerste als het tweede, derde of vierde jaar. De EPA Vaardigheden is ook stage onafhankelijk maar wordt in de pilot getest tijdens de zaal- en IC-stage. Om de voortgang van deze laatst genoemde EPA te evalueren is een OSATS (Observed Structured Assessment of Technical Skills) formulier ontwikkeld. Het formulier bestaat uit twee OSATS, de OSATS Basisvaardigheid op de voorkant en de OSATS Specifieke procedure op de achterkant van het formulier. Op deze wijze kan een aios kiezen of alleen de OSATS Basisvaardigheid ter beoordeling wordt aangeboden of ook de OSATS Specifieke procedure.

3. Twee EPA-sjablonen De EPA’s zijn wisselend uitgewerkt in twee verschillende EPA-sjablonen. De commissie heeft hier bewust voor gekozen omdat de commissie graag terug willen krijgen wat u het meeste aanspreekt en waar u in de praktijk het beste mee kan werken. Het verschil zit in de beschrijving van de vereiste Kennis, Vaardigheden, houding en Gedrag. Eén sjabloon is competentiegericht oftewel de leerdoelen/milestones zijn per competentiegebied weergegeven (bijvoorbeeld de EPA Poliklinisch werken), het andere sjabloon is themagericht oftewel leerdoelen/milestones zijn per thema weergegeven (per milestone worden vervolgens de competenties weergegeven), bijvoorbeeld de EPA Dienst. Wij horen graag waar uw voorkeur naar uit gaat.

4. Twee KPB-sjablonen Ook de KPB’s zijn wisselend uitgewerkt in twee verschillende KPB-sjablonen. Er is een generiek KPB-sjabloon, bijvoorbeeld de KPB Dienst. Dit sjabloon is te gebruiken voor het doen van verschillende KPB’s. Daarnaast is er een specifiek KPB-sjabloon. Dit sjabloon is gebruikt wanneer voor een specifiek onderdeel van de EPA een bijbehorende KPB is uitgewerkt (bijvoorbeeld de KPB Consultvoering en statusbespreking van de EPA Intercollegiale consultvoering). Ook hier, horen wij graag waar uw voorkeur naar uit gaat.

5. De pilot vindt plaats op ‘papier’ De EPA’s en de bijbehorende toetsinstrumenten en gespreksformulieren worden tijdens de pilot apart van het E-portfolio verzameld en gebruikt. De ingevulde formulieren kunnen vervolgens per stage als bijlage in het E-portfolio worden ge-upload. In het E-portfolio kan dispensatie worden aangevraagd voor de KPB’s of anders is er de mogelijkheid om aan te vinken dat de opleider akkoord is waarbij de aios vervolgens in zijn/haar aantekening kan verwijzen naar de pdf-formulieren t.b.v. pilot EPA.

7

Bij het gebruiken van de EPA’s kunnen de volgende stappen worden doorlopen: 1. Bepaal binnen uw opleidingsprogramma welke aios in aanmerking komen om in de pilotperiode (maart

t/m september 2016) mee te kunnen doen aan de pilot. 2. In de pilotperiode wordt met alle deelnemende aios een introductiegesprek, een tussengesprek

(voortgangsgesprek) en een eindgesprek gevoerd door de stagehouder/supervisor van de betreffende stage. Voor deze gesprekken zijn gespreksformulieren ontwikkeld: de formulieren Intake, Voortgangs- en Eindgesprek stagehouder. Indien er in de pilotperiode een voortgangsgesprek plaats vindt met de opleider dan worden aios en opleider gevraagd het formulier Voortgangsgesprek opleider te gebruiken. Aan zowel de opleider/stagehouder als de aios het verzoek om de betreffende formulieren in te vullen. Van belang is om daarbij ook het bekwaamheidsniveau waarop de aios zich op dat moment bevindt in te vullen en een toelichting te schrijven hoe aan deze beoordeling is gekomen, welke informatiebronnen zijn gebruikt en wat de argumenten zijn om voor dit bekwaamheidsniveau te kiezen. Slechts een beperkt aantal aios zal tijdens de pilotperiode het formulier Voortgangsgesprek opleider gebruiken. Aan u als opleider en aios de vraag om hier toch vanuit de praktijk naar te willen kijken. We horen graag uw bevindingen.

3. Tijdens het introductiegesprek spreekt de stagehouder/-supervisor met de betrokken aios af welke EPA(’s) tijdens de stage worden afgerond. De stagehouder/-supervisor spreekt af aan welke criteria moet worden voldaan om de betreffende EPA’s af te ronden (o.a. welke KPB’s) en legt dit vast in het formulier Intakegesprek stagehouder. Als leidraad gelden hierbij de criteria zoals aangegeven in de beschrijving van de EPA(‘s).

4. De aios verzamelt vervolgens de afgesproken informatie. Het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld KPB’s, OSATS, 360 graden feedback, etc. Hoe eerder een aios om feedback vraagt in de vorm van bijvoorbeeld een KPB, hoe sneller zijn/haar groeicurve wordt.

5. Op het moment dat de aios heeft voldaan aan de afgesproken criteria meldt de aios dat bij de stagehouder/-supervisor; dit kan dus al op een eerder moment zijn dan afgesproken. De aios zorgt voor een totaal overzicht van ingevulde KPB’s, etc. en levert deze aan bij de stagehouder/-supervisor in pdf of op papier. Een EPA kan op verzoek van de aios of stagehouder/-supervisor worden beoordeeld.

6. De stagehouder/-supervisor beoordeelt de aangeleverde informatie en stelt in overleg met de aios vast, of voldaan is aan de criteria. Dit besluit wordt vastgelegd in het formulier Voortgangsgesprek stagehouder.

7. Indien voldaan is aan de criteria wordt de aios geacht vanaf dat moment voor de betreffende EPA’s te kunnen werken op het vastgestelde supervisie niveau.

8. De aios is zelf verantwoordelijk om supervisoren inzicht te geven in zijn/haar voortgang en draagt daarom in de praktijk uit op welk supervisie niveau hij/zij zich bevindt voor de verschillende EPA’s. Supervisoren kunnen vervolgens in de praktijk ook daadwerkelijk de aios die activiteiten toevertrouwen op het supervisieniveau waarvoor de aios bekwaam is verklaard of gecertificeerd door het behalen van de EPA.

9. Indien de stagehouder/-supervisor vindt dat nog niet voldoende is voldaan aan de criteria, wordt vastgelegd in het formulier Voortgangsgesprek stagehouder aan welke eventuele aanvullende criteria moet worden voldaan, opdat duidelijk is in welke competenties verdere groei gewenst is.

4.2 Evaluatie pilot

De hoofdvraag in deze pilot is: ‘Gaan de EPA’s ons helpen als instrument, om de ontwikkeling van de aios te kunnen volgen en bekwaam te verklaren?’. De pilot zal periodiek worden geëvalueerd door het houden van gesprekken:

• tussenevaluatiegesprek met de ambassadeurs (mei/juni 2016) • eindevaluatiegesprek met de ambassadeurs (september 2016) • diepte interviews op uitnodiging • focusgroepen

Tijdens een evaluatiegesprek kunnen de volgende vragen worden gesteld:

• Zijn de EPA’s een goed instrument om de voortgang van de aios vast te stellen? • Zijn de EPA’s een goed instrument om een aios (met de opleidersgroep) bekwaam te verklaren op

bepaalde onderdelen? • Is het mogelijk om door middel van de EPA’s een aios eerder of later dan gepland bekwaam te

verklaren? Zou u ons daarnaast uw KPB’s en gespreksformulieren (geanonimiseerd) kunnen opsturen opdat wij deze kunnen analyseren? De formulieren Intake-, Voortgangs- en Eindgesprek stagehouder en

8

Voortgangsgesprek opleider incl. de bijbehorende KPB’s, kunnen tijdens de pilot per E-mail (anker@niv.knmg.nl) worden aangeleverd bij de NIV. Vanaf september 2016 worden alle gegevens geanalyseerd en vindt rapportage plaats. De pilotziekenhuizen zullen eind 2016 op de hoogte worden gesteld van de resultaten. Na de pilot zullen de ontwikkelde producten worden bijgesteld en zal een Plan van Aanpak worden opgesteld voor het vervolgtraject.

4.3 Begeleiding pilot

Tijdens de voorlichtingsbijeenkomst worden alle bij de pilot betrokken opleiders, stagehouders, supervisoren en aios geïnformeerd over de pilot. Alle informatie zal ook digitaal naar de opleider en het opleidingssecretariaat worden verstuurd met het verzoek om deze informatie door te sturen naar de betrokken aios, supervisoren en stagehouders. Informatie over deze pilot, de EPA-sets en een lijst met FAQ zullen beschikbaar worden gesteld op de NIV website. Voor uw ziekenhuis zijn twee commissieleden als ambassadeur en contactpersoon aangesteld waar u uw vragen en opmerkingen met betrekking tot het gebruik van EPA’s en de pilot aan kunt richten (per E-mail via anker@niv.knmg.nl). Halverwege de pilot is een evaluatiegesprek van de ambassadeurs met de contactpersoon van uw ziekenhuis, om de voortgang en eventuele problemen te bespreken. Tot slot namens de commissie EPA’s hartelijk dank voor uw deelname aan deze pilot! Mevrouw Prof.dr. J. de Graaf Radboudumc Nijmegen en voorzitter commissie EPA’s De heer Prof.dr. R.O.B. Gans UMC Groningen De heer Prof.dr. Y.M. Smulders Vumc Amsterdam Mevrouw Prof.dr. S.E. Geerlings AMC Amsterdam De heer dr. T. Koster Groene Hart Ziekenhuis Gouda De heer dr. W.G. Meijer Westfriesgasthuis Hoorn De heer dr. Y.F.C. Smets OLVG Amsterdam Mevr. C. de Bree JNIV Mevr. S. Wever JNIV Mevrouw drs. M. Bolk Onderwijskundige, deelprojectleider RIO Mevrouw N. in ’t Anker Projectleider NIV