Scrummen tijdens een vergadering - Het wat, waarom en hoe -

Vergader-Wijzer

Wat is scrum?Scrum is een flexibele manier om producten te ontwikkelen. Er wordt gewerkt in multidisciplinaire teams die in korte sprints, met een vaste lengte, werkende producten opleveren. Scrum is een term die afkomstig is uit de rugbysport. Bij scrum probeert een team samen een doel te bereiken en de wedstrijd te winnen. Samenwerking is heel belangrijk en men moet snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. In de softwareontwik-keling wordt scrum veel gebruikt bij producten waarvan de klant / gebruiker nog niet goed weet wat hij wil. Men leert al doende en is zo in beter in staat om de eisen en wensen te beschrijven en in bruikbare producten om te zetten.

Hoe zet je scrum in tijdens vergaderingen?Allereerst is de voorzitter de Product-Owner. Hij is verantwoordelijk voor de agenda en bewaakt de voortgang en besluit wanneer iets gereed is. De notulist fungeert als Scrum-Master. Hij houdt de product backlog (agenda en actielijst) en sprint backlog (planning) bij. Je vergadering wordt in bepaalde tijdblokken ingedeeld. Afhankelijk van het soort vergadering worden in deze blokken bepaalde onderwerpen afgehandeld of acties uitgevoerd. Zodra iets afgehandeld is wordt dit zichtbaar in de sprint backlogs door het vastleggen van besluiten of het registreren dat iets is afgerond. Nieuwe acties of onderwerpen kunnen aan de product backlog toegevoegd worden en in een sprint in deze of in een volgende vergadering ingedeeld worden voor realisatie of bespreking.

Waarom Scrum-vergaderen?Door je vergadering voor te bereiden en te houden als een product dat je via scrum wilt ontwikkelen wordt duidelijk inzichtelijk welke punten besproken zijn, welke acties gereed zijn. Welke nieuwe acties / onderwerpen gevormd worden, wanneer die acties / onderwerpen ingepland worden en wanneer de kwaliteit van acties of besluiten als voldoende ervaren worden. Op deze manier kun je in korte sprints snel onderwerpen afronden en acties opleveren, waardoor snel duidelijk wordt of men goed bezig is.

Voordelen van een scrum-vergaderen• Gewenste resultaat is duidelijk,• Er is snel duidelijkheid over de voortgang,• Transparante vastlegging,• Korte lijnen, • Snelle communicatie,• Voorkomt afdwalen van onderwerpen; • Stimuleert teamwerk.

www.aofondsrijk.nl/zorgendathetpast/toolbox/vergader-wijzer

Beter niet scrummen als…• De product-owner ofwel de voorzitter geen werkelijk mandaat heeft om te besluiten of iets goed genoeg

is; • Het team zich niet betrokken en toegewijd voelt.Daarnaast is het de vraag of scrummen past bij de cultuur van een formele vergadering bijvoorbeeld zoals tussen het bestuur en de ondernemingsraad. Hoewel het gewoon proberen een verrassend effect kan heb-ben doordat ieder punt binnen een bepaalde tijd afgehandeld moet zijn.

Welk soort vergaderingen zet je scrum in?Scrum kan ingezet worden bij verschillende soorten vergaderingen waarbij het belangrijk is dat bepaalde besluiten of acties binnen een bepaalde tijd genomen dan wel gerealiseerd worden. Scrum is bijzonder goed inzetbaar bij thematische bijeenkomsten waarin het team samen snel, duidelijk en efficiënt tot resultaat wil komen.

De voorbereidingEen goede vergadering is het halve werk. Daarom is het ook bij scrum vergaderen belangrijk dat je een en ander voorbereid. Onderneem daarom minimaal de volgende acties:• Verdeel de rollen: bepaal wie de product-owner, de scrum-master en de teamleden zijn. Kortom bepaal

wie waarom aanwezig is bij de vergadering.• Zorg voor een goede agenda en een bijgewerkte actielijst en plaats deze op het product-backlog en

stuur deze vooraf rond.• Afhankelijk van het soort vergadering wordt al een planning (sprintlog) opgesteld (bij een standaard ver-

gadering) of wordt tijd ingepland om deze nog te maken (bij thematische vergaderingen).• Creëer de juiste omgeving en zorg dat de juiste tools en middelen aanwezig zijn.• Richt het proces in en zorg dat iedereen de methodiek en zijn rol snapt.

Tijdens de vergadering Tijdens de vergadering is het belangrijk dat het product backlog en de sprint backlog zichtbaar zijn voor de deelnemers. Dit kan middels een digitale tool op een (beamer)scherm of door een op flipover of whiteboard gecreëerd product backlog en sprint backlog. Wijzigingen in deze logs worden direct inzichtelijk door na iedere sprint besluiten te noteren en acties als gereed te melden.

Scrum-vergaderregels• Deelnemers stellen zich open, positief en toegewijd op. Discussies gebeuren met respect en zijn con-

structief. • De rol van product-owner (voorzitter) en scrum-master (notulist) kunnen niet gecombineerd worden.• Iedere betrokkene houdt focus op het resultaat.• De deelnemers tonen lef door zaken anders te doen dan normaal.

Na de vergaderingNa de vergadering worden de logs vastgelegd. Per nog openstaande actie wordt een verantwoordelijke toe-gewezen en de sprintperiodes en deadlines worden gecommuniceerd. Dit kan door de logs te fotograferen en de foto’s te mailen of door een en ander op papier uit te werken.Als gebruik gemaakt wordt van een digitale tool kunnen sprints mogelijk geconverteerd worden naar Ex-cel actielijsten of kunnen medewerkers in de tool zelf de status van de acties uit de sprints bijwerken. Dat scheelt ook in volgende vergaderingen weer tijd.

ToolsEr zijn vele tools die ontwikkeld zijn voor scrum software ontwikkeling. Deze zijn in meer of mindere mate ook bruikbaar voor scrum-vergaderen. Wel belangrijk is dat je de vergaderingen dan goed voorbereid zodat deelnemers ingevoerd zijn en gekoppeld kunnen worden aan teams en of taken.

Een kleine greep uit de mogelijkheden is hieronder te vinden:• Scrumwise een bijzonder compleet programma met een intuitieve gebruikersinterface. De tool geeft

real-time inzage en is daarmee ook bruikbaar in telefoonconferenties of videoconferenties. Deelnemers kunnen na afloop van de vergadering zelf hun acties bijwerken. Resultaten kunnen mooi in schema’s en grafieken weergegeven worden. De kosten zijn $9,00 per gebruiker per maand.

• Sprintometer is een gratis scrumtool van het eerste uur die de resultaten ook kan exporteren naar Excel of odf. De gebruikersinterface is conform de Windows regels opgesteld en werkt daarom intuïtief.

• Scrumpy is een gratis scrumtool die van alle markten thuis is. Het werkt intuïtief en door de vele moge-lijkheden om te rapporteren is het goed mogelijk om voortgang te volgen en verwachtingen te managen.

Ben je nu al helemaal enthousiast. Dan kun je via deze website nog veel meer gratig scrumtools vinden: http://www.mypmhome.com/20-free-scrum-project-management-tools/

Wees creatiefJe kunt ook gewoon een whiteboard, flipover of raam gebruiken met een set post-its. Ook hiermee kun je prima een scrumbord in beeld brengen. Fotografeer je resultaten en klaar zijn de notulen. Op deze website zijn ook printouts te downloaden van een Scrumboard met Product backlog, een Sprint backlog, een Scrum task board en notes die je kunt printen op bijvoorbeeld A0 en steeds weer kunt hergebruiken.

Wat levert het op?Zingeving, een goed gevoel om snel en effectief een resultaat te visualiseren en te realiseren dat staat!Op de Scrum-manier kunnen vergaderingen tot wel 30% a 40% verkort worden. Daarnaast wordt er veel tijd gewonnen bij voorbereiding en tijdens de uitvoering van acties na afloop en het volgen van resultaten.