Hanzeheerd

Pagina 1 van 12

Eindevaluatie Getzih

Hanzeheerd en technologie: hoe technologie helpt het welzijn van onze cliënten te verhogen

Hanzeheerd

Pagina 2 van 12

Getzih: Gastvrije En Technologische Zorg In Hanzeheerd! Hanzeheerd startte het In voor zorg!-traject met als doel de visie op het gebruik van technologie in de organisatie vorm te geven. Deze visie gaven wij inhoud in de vorm van tweespeerpunten, te weten: Hanzeheerd zet technologie in wanneer dit het welzijn van de cliënten verbetert, en Hanzeheerd gebruikt technologie wanneer het, bij gelijkblijvend welzijn van haar cliënten de efficiëntie binnen de organisatie verhoogt. Wij zijn er trots op dat wij deze visie gedurende het traject als volgt inhoud hebben gegeven. Ook zijn wij als kleine organisatie concreet met een groot aantal initiatieven gestart. We hebben vijf pilotgroepen die aan het werk zijn. En starten er binnenkort nog twee. Deze pilots zijn er op gericht de technologie in onze processen in te passen. Naast deze zeven pilots gaan we nog twee ideeën starten. In alle gevallen betreft het pilots waar het belang van de cliënt voorop staat, maar waar de efficiëntie ook een belangrijke rol heeft speelt. Onderstaand een overzicht van alle pilots.

- Gestart:

o Medido o Digitaal aftekenen van medicijnlijsten o Digitale menukaart voor cliënten o Tablets voor medewerkers o Dwaaldetectie en GPS tracking

- Op het punt van starten: o Beeldbellen o Digitale assistente Anne o Kerktelevisie voor bewoners o Zora de zorgrobot

Bereikte resultaten en ervaringen van de pilots die al gestart zijn worden later in deze factsheet beschreven. Onze medewerkers hebben, middels een prijsvraag, zelf een naam mogen bedenken voor dit veranderingstraject. De keuze is gevallen op Getzih: Gastvrije En Technologische Zorg In Hanzeheerd! Deze naam draagt de betekenis in zich dat technologie er bij hoort maar ook dat het weer een verandering is waar medewerkers in de basis niet op zaten te wachten. Met startbijeenkomsten door de bestuurder, communicatie via ons intranet en kleine werkgroepjes hebben wij in korte tijd veel medewerkers weten te bereiken. Deze medewerkers zijn nieuwsgierig naar wat er allemaal mogelijk is op het gebied van technologie in de zorg, en hoe dit de cliënten kan helpen. Ze waren bereid om mee te denken in hoe we de veranderingen een plek kunnen geven in de bestaande processen. Ook zijn wij er erg trots op dat de medewerkers het gebruik van technologie in hun werkzaamheden hebben opgenomen, terwijl dit voor deelname aan het In voor zorg! traject niet of nauwelijks het geval was. Als laatste noemen wij graag de samenwerking met de Cliëntenraad. Samen hebben wij vier bijeenkomsten georganiseerd waarop we aan cliënten en mantelzorgers lieten zien waarmee we al bezig zijn en wat we op de korte termijn willen gaan doen m.b.t. tot technologie. De aanwezigen waren erg enthousiast, en vonden het interessant om te horen waar Hanzeheerd op dit moment mee bezig is, en wat er op het gebied van technologie in de zorg allemaal al mogelijk is. Dit resulteerde onder andere in extra aanmelding voor het gebruik van de Medido en de start van de pilot met de virtuele assistente binnenkort.

Hanzeheerd

Pagina 3 van 12

Hanzeheerd levert intra- en extramurale zorg vanuit twee woonlocaties, De Bongerd in Hattem en Brinkhoven in Heerde. De cultuur bij Hanzeheerd is gastvrij en vriendelijk. Er is aandacht voor werkelijk contact tussen mensen. Diensten die Hanzeheerd levert zijn: ‘wonen, zorg en welzijn’, waaronder verpleging, verzorging, dagbesteding, welzijnsactiviteiten, maaltijden en huisvesting. Doelgroepen van Hanzeheerd zijn cliënten met een somatische, een psychogeriatrische indicatie of een combinatie hiervan. In de praktijk vooral ouderen en cliënten met niet-aangeboren hersenletsel. De missie is het leveren van ‘Gastvrije zorg zoals het hoort’ vanuit christelijke waarden en met hoge kwaliteit, een veilig en prettig leefklimaat en respect voor persoonlijke waarden, beleving en achtergrond. Kernwaarden zijn: waardevol leven, wonen naar wens, deskundigheid en respect. Aantal cliënten en medewerkers

De Bongerd

Intramuraal 61

Extramuraal 60 (exclusief ca. 50 cliënten HV)

Brinkhoven

Intramuraal 73

Extramuraal 60 (exclusief ca. 22 cliënten HV)

Aantal medewerkers: In fte’s 144

De Bongerd 83

Brinkhoven 61

Doel Het doel van de deelname aan In voor zorg! was een verandering van de visie ten opzichte van het gebruik van technologie. Er werd nog amper gebruik gemaakt van technologie, maar Hanzeheerd besefte dat dit in de toekomst een steeds grotere, ondersteunende rol zou gaan spelen. Voor Hanzeheerd was het echter onduidelijk wat die rol precies moest zijn, en hoe deze vormgegeven moest worden. Al snel beseften wij dat wij geen aparte visie wilden opstellen voor de technologie. In plaats daarvan zijn de twee genoemde speerpunten uitgezet en is begonnen met het daadwerkelijk inbedden van technologie in de zorgprocessen. Ondersteuningsvraag Van In voor zorg! is ondersteuning gevraagd bij het formuleren van de visie met betrekking tot het gebruik van technologie en het daadwerkelijk inpassen van deze visie in de processen. De gewenste aanpak hierbij was “Denk groot, begin klein”: 1. zowel visie keuzes business case + plan van aanpak implementatie 2. als basaal opwerken met cliënten en medewerkers. Van de coach werd gevraagd de leiding en de werkvloer te ondersteunen bij het gezamenlijk komen tot kansrijke toepassing van technologie. En deze breed uit te rollen binnen de organisatie. Binnen de business case vragen de doelstellingen, mijlpalen, indicatoren en streefwaarden op de terreinen driehoek client-informeel-professional, organisatie, markt en samenleving aandacht. “In voor zorg!” heeft hiervoor handvatten aangereikt en ondersteund in toepassing.

Hanzeheerd

Pagina 4 van 12

Beoogd resultaat Indicator Meetinstrument Bereikt resultaat

Meer tijd voor zorg met minder middelen (personeel/ financiering)

De productiviteit van medewerkers die met technologie werken neemt toe

Uren-registratie, Vragenlijsten IVZO

M.b.t. digitaal aftekenen ervaren medewerkers dat ze meer tijd over houden voor andere taken, doordat het digitaal aftekenen van medicatielijsten het proces eenvoudiger, beter en sneller laat verlopen.

Stevige positie op de markt

# contracten/afspraken met gemeenten #contracten/ contracteerruimte bij zorgkantoren # nieuwe markten/toename diensten die passen binnen de Wmo en WLZ

Contracten Ingeregeld en in uitvoering zijnd aanbod zorgverlening gericht op coaching met daadwerkelijke cliënten en Ingeregeld en in uitvoering zijnd aanbod zorgverlening gericht o.b.v. monitoring en coaching op afstand is ingericht

Interesse vanuit gemeente om samenwerkingsverbanden aan te gaan met hen, maar ook met andere zorg- en welzijnsorganisaties

Verschuiving naar lichtere vormen van zorg

Er vindt een verschuiving plaats van professionele inzet naar inzet van mantelzorg en vrijwilligers

Zorgleefplan Vragenlijsten IVZO

Deze verschuiving is ingezet. Dit is niet alleen een gevolg van deelname aan het In voor zorg! traject, maar ook het In voor mantelzorg! Project, wat onlangs is afgelopen.

Mensen wonen langer thuis

Perceptie van cliënt (“kunt u langer thuis wonen?”)

Vragenlijst IVZO Dit is – nog – niet te meten. O.a. de inzet van de Medido en de pilot met Virtask moeten dit gaan realiseren.

Ervaren kwaliteit van zorg neemt toe

Cliëntervaringen

Ervaringen van familie/ mantelzorger

Vragenlijst IVZO Vragenlijst IVZO

De digitale menukaart, de Medido, het digitaal aftekenen van de medicatielijsten en de pilot met dwaaldetectie moeten dit gaan opleveren.

Eigen regie van de cliënt neemt toe

mate waarin cliënt/ mantelzorger zeggenschap heeft in bepalen zorg

Vragenlijst IVZO

Zie opmerking over Medido. Ook de digitale menukaart zal een bijdrage leveren. Dit komt bij ontwikkelingen die buiten het In voor zorg! traject zijn ingezet met het ecogram etc.

Meer informele zorg % cliënten dat zorg en/of ondersteuning ontvangt van familie/mantelzorger/ vrijwilliger

Zorgleefplan Vooral de pilot met Virtask zal hier een bijdrage aan leveren, samen met de trajecten op het gebied van het ecogram etc.

Meer eigen regelruimte van de professional

% toename eigen regie in het werk van professionals

Interviews

In huidige pilots nog niet aan de orde. Wel hebben medew. de lead bij projecten.

Technologie ter ondersteuning

Aantal cliënten dat technologie gebruikt ter ondersteuning

Zorgleefplan Momenteel gebruiken 3 cliënten technologie ter ondersteuning, naast de pilots die organisatie breed zijn ingezet zoals digital aftekenen en de menukaart.

Hanzeheerd

Pagina 5 van 12

Hieronder volgen de resultaten van de pilots tot op heden. Deze pilots worden opgezet door kleine werkgroepen (vier tot zes personen), waaraan enthousiaste medewerkers van verschillende disciplines deelnemen. Aan hen wordt gevraagd te helpen nadenken over hoe het project opgezet wordt, welke materialen gebruikt worden tijdens de pilot, en hoe dit een plaats krijgt in de huidige werkprocessen of welke veranderingen hiervoor moeten plaatsvinden. Zij moeten daarnaast zorgen voor de verspreiding van informatie over de projecten binnen de organisatie, en het op de hoogte houden van andere medewerkers over de voortgang van de projecten. Momenteel is de projectleider van Getzih nog aanjager van de meeste werkgroepen, maar in de nabije toekomst is het de bedoeling dat een (of meerdere) van de medewerkers uit deze werkgroepen kartrekkers worden van de betreffende projecten. De projectleider blijft de werkgroepen echter wel ondersteunen als ze hulp nodig hebben. Hieronder volgt een korte toelichting op de verschillende projecten. Medido De Medido is een automatische medicijndispencer, die ervoor zorgt dat de cliënt hulp krijgt bij de inname van de medicatie, zonder dat de zorgverlener hiervoor langs hoeft te komen. Met de inzet van de Medido willen we bereiken dat de cliënt langer zelfstandig kan blijven wonen en dus ook langer de eigen regie over zijn/haar leven houdt. Dit moet uiteindelijk leiden tot een verhoogd welzijn van de cliënt. Ook hopen we dat de inzet van de Medido leidt tot een hogere efficiëntie: zorgverleners hoeven niet meer alleen voor het aanreiken van de medicatie bij een cliënt langs (tenzij de cliënt dit ondanks de herinneringssignalen van de Medido alsnog vergeet), en zouden zo meer tijd moeten overhouden voor andere (zorg)taken bij deze of andere cliënten. Deze pilot is op locatie De Bongerd van start gegaan bij 3 extramurale cliënten. Het zal ongeveer twee maanden duren, waarna de processen worden geëvalueerd en uitrol naar overige cliënten die hiervoor in aanmerking komen zal plaatsvinden.

Digitaal aftekenen van medicijnlijsten Deze pilot is vooral gericht op het vergroten van de efficiëntie en kwaliteit binnen de organisatie: het aftekenen van medicatielijsten op papier wordt vervangen door het aftekenen via een programma op een tablet. Medicatie-uitgifte wordt zo overzichtelijker. Het wordt voor de medewerkers duidelijker welke cliënten al wel of geen medicatie hebben gehad. En het uitvoeren van de dubbele controle voor een aantal soorten medicatie wordt makkelijker en sneller. Hierdoor levert het gehele proces minder medicatiefouten op. Dit heeft een positieve invloed op de gezondheid van de cliënten. Ook gaat het bestellen van nieuwe medicatie bij de apotheek sneller: dit kan nu door één druk op de knop. Deze pilot loopt op beide locaties op één afdeling, en duurt nog ongeveer 1,5 maand. De pilot is door problemen met de leverancier verlengd. Als de problemen naar tevredenheid zijn opgelost zal uitgerold worden. Is dit niet het geval dan wordt naar alternatieve programma’s gekeken. De nulmeting van deze pilot heeft in november 2015 plaatsgevonden. De medewerkers gaven toen aan te verwachten dat het gebruik van het programma zou leiden tot betere ondersteuning en efficiënter werken en lagere werkdruk. Maar ook het missen van signalen en het hebben van minder grip op hun werkzaamheden. Daarnaast staan de medewerkers positief tegenover de digitalisering van een deel van hun werkprocessen. De eindmeting is, door de verlenging van de pilot, nog niet gedaan. Echter, als je de medewerkers spreekt, zijn zij zeer tevreden over het digitaal aftekenen. Ze geven aan dat het heel overzichtelijk is, de werkzaamheden eenvoudiger maakt en dat er minder medicatiefouten gemaakt worden. Dit laat onverlet dat de problemen die te maken hebben met veel foutmeldingen, beveiligingskwesties en doorontwikkeling van het systeem, opgelost moeten zijn voor tot verdere uitrol overgegaan wordt. Dwaaldetectie en GPS tracking en ondersteuning van cliënten

Hanzeheerd

Pagina 6 van 12

Bij deze pilot gaat het om onder andere het lokaliseren en ondersteunen van cliënten die zonder begeleiding op pad gaan, zowel binnen als buiten het huis, en dit niet altijd kunnen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om cliënten die een vroeg stadium van dementie hebben, en nog regelmatig naar buiten gaan. Bijvoorbeeld voor bezoek aan vrienden in de buurt of een wandeling. Hierbij maken we in de pilot gebruik van het systeem van Veilig Op Stap (VOS). De cliënt krijgt een tag (MOL) mee, waarmee de cliënt gelokaliseerd kan worden, en waarmee de verzorgende contact op kan nemen met de cliënt (en andersom). Indien een cliënt in paniek raakt, omdat hij/zij niet weet waar hij/zij is, kan de cliënt direct contact maken met de verzorgende of andersom. Als bijvoorbeeld de verzorgende merkt dat de cliënt erg lang weg is en zich ergens bevindt waar hij/zij de weg mogelijk niet meer weet, kan zij de cliënt gerust stellen en indien nodig op afstand terug naar huis leiden. Hierdoor houdt de cliënt de eigen regie en vrijheid, omdat ze nog zelf kunnen bepalen wanneer ze gaan wandelen, op visite gaan, etc. en hoe lang en hoe ver. Alleen in het geval dat de cliënt hulp nodig heeft, zal een medewerker helpen. Wij zullen deze technologie alleen inzetten als deze leidt tot vrijheidsverruiming van de cliënten, en als de cliënt en/of familie het wil of erom vraagt. Deze pilot is gestart op beide locaties, met in eerste instantie één cliënt per locatie. Bij een positieve inbedding in onze processen zal deze mogelijkheid voor alle cliënten waar deze een toegevoegde waarde voor kan hebben worden ingezet. Digitale menukaart voor cliënten De digitale menukaart is een manier om het huidige proces van bestellen van maaltijden te verbeteren. Nu wordt het opnemen van de bestellingen nog gedaan op papier. Dit willen we vervangen door een menukaart op een tablet, waarbij plaatjes worden getoond van de maaltijdcomponenten waar de cliënt voor die dag uit kan kiezen. Hierbij kan rekening gehouden worden met allergieën en dieeteisen. Voor veel cliënten is de warme maaltijd een van de belangrijkste momenten van de dag. Sommige cliënten hebben echter moeite met het herkennen van bepaalde etenswaren, zoals spaghetti of nasi, waardoor ze hier niet meer voor kiezen. Terwijl ze dit vroeger veel aten en dit lekker vonden. Door het laten zien van plaatjes, willen we ervoor zorgen dat het eten voor cliënten weer herkenbaar wordt, en uiteindelijk dat het welzijn van de cliënt verbetert. Deze pilot is vooral gericht op het verbeteren van het welzijn van cliënten, en niet zo zeer op het verbeteren van de efficiëntie. Uiteindelijk zal dit ook gevolgen hebben voor de efficiëntie, omdat het programma dat we gebruiken gekoppeld wordt aan de administratie waardoor het opnemen en verrekenen van de maaltijdkosten per cliënt eenvoudiger verloopt en een kostenbesparing kan opleveren. Dit project wordt uitgevoerd op beide locaties, bij alle cliënten. We zijn momenteel in overleg met de leverancier van de software wat niet altijd soepel verloopt. Dit heeft al wat vertraging opgeleverd, maar we hopen in mei te gaan starten met de eerste vulling van het systeem. Tablets voor medewerkers Hanzeheerd is bezig met de aanschaf van tablets voor haar medewerkers. Momenteel loopt er een pilot waarbij verschillende apparaten worden uitgeprobeerd, die er uiteindelijk toe moet leiden dat het apparaat wordt aangeschaft dat het beste past bij de wensen en werkzaamheden van de medewerkers. De reden dat we tablets aan onze medewerkers willen meegeven is met name om de zorgprocessen binnen de organisatie beter te laten verlopen. Zo zullen de medewerkers deze tablets moeten gebruiken voor onder andere het digitaal aftekenen van medicijnlijsten, toegang tot de protocollen en werkinstructies, toegang tot het ECD en beeldbellen. Hiermee willen we bereiken dat medewerkers bij de cliënt de nieuwe rapportages leest, en samen met de cliënt de rapportages opstellen bij de cliënt op de kamer, en op het moment dat het nodig is de relevante werkinstructies en protocollen bij de hand hebben. Uiteindelijk moet dit leiden tot minder gebruik van de computers en een tijdbesparing bij de overdracht. Zodra medewerkers de tablets hebben, is het de bedoeling dat niet meer van elke cliënt alle nieuwe rapportages gelezen hoeven te worden op de computer. Maar dat dit bij de cliënt op de kamer gebeurt en slechts de cliënten aan wie jij die dag zorg verleent. De pilot vindt nu plaats op locatie

Hanzeheerd

Pagina 7 van 12

Brinkhoven, op één afdeling. Daarna is het de bedoeling dat er voor alle medewerkers die op een bepaald moment aan het werk zijn tablets klaarliggen op de zusterpost. Dit moet begin mei gerealiseerd zijn. Beeldbellen De pilot beeldbellen is in eerste instantie gericht op het bieden van extra ondersteuning van extramurale cliënten (een extra contactmoment), naast de reguliere zorgmomenten die ze hebben. Zo hopen we dat de cliënten, maar ook de medewerkers, vertrouwd raken met het beeldbellen zodat in de toekomst het beeldbellen een deel van de zorgmomenten kan vervangen. Wat zal leiden tot betere efficiëntie. Deze pilot zal op locatie Brinkhoven plaatsvinden, bij 3 extramurale cliënten. De cliënten zijn al benaderd. Het wachten is op de keuze voor een bepaalde tablet. Kerktelevisie voor bewoners Hanzeheerd is een zorgorganisatie met christelijke grondslag. Ook veel van haar cliënten zijn lid van een kerkelijke gemeenschap binnen de gemeentes Hattem of Heerde. Deze cliënten vinden het vaak erg vervelend dat ze niet meer bij de kerkdiensten aanwezig kunnen zijn,. Dit is van invloed op hun geestelijke welbevinden. Om het welzijn van deze cliënten te verbeteren, willen wij hen een live-verbinding tijdens de kerkdienst aanbieden. Dit houdt in dat de cliënten op hun kamer via de televisie live de kerkdienst in hun eigen kerk kunnen volgen. Momenteel zijn er gesprekken gaande met verschillende kerken binnen de gemeentes Hattem en Heerde over de mogelijkheden. De kerktelevisie willen we door de hele organisatie uitrollen. Digitale assistente Anne Tijdens de cliëntenraadsbijeenkomsten hebben we een externe partij uitgenodigd om een presentatie te geven over een nieuwe vorm van technologie. Deze partij is Virtask, een klein bedrijfje dat een digitale assistente heeft ontwikkeld die mensen kan ondersteunen in routinematige taken in het dagelijks leven. Hierbij valt te denken aan beeldbellen met familie, het open en dicht doen van gordijnen, het licht aan en uit doen, het bijhouden van de agenda, het voorlezen van nieuwsberichten, etc.. Deze digitale assistente heet Anne, en ze staat altijd ‘aan’. Door tegen haar te praten, kan zij de verschillende taken uitvoeren. Naar aanleiding van deze bijeenkomsten is het idee ontstaan om binnen Hanzeheerd een pilot met Anne op te zetten. Het idee van deze pilot is om bij vier extramurale cliënten van locatie Brinkhoven Anne in te zetten. Hierbij willen we ze in eerste instantie slechts een beperkt aantal functies aanbieden, zodat de cliënten kunnen wennen aan de aanwezigheid van Anne. In een later stadium zou het aantal functionaliteiten uitgebreid kunnen worden. We hopen met deze pilot te starten in mei. De pilot zal drie maanden duren. Met een aantal projecten zijn we nog niet zo ver als we hadden gewild. Een vertragende factor hierbij zijn de leveranciers van de verschillende technologische toepassingen. Voor een relatief kleine organisatie blijken ze niet altijd even hard te lopen. Het vergde dan ook heel erg veel energie van de organisatie om de leveranciers zo ver te krijgen in gesprek te gaan, aanpassingen te plegen, offertes toe te sturen etc. Dit was niet zo’n groot probleem geweest wanneer er alternatieven waren geweest. Maar helaas bleken die in het merendeel van de situaties niet voorhanden. Om de effecten van deze pilots te meten, is nog maar een beperkt aantal metingen met de vragenlijsten van In voor zorg! gedaan. De reden hiervoor is dat we met het grootste deel van de pilots nog niet gestart zijn. Deze pilots starten allen na de eindevaluatie met In voor zorg!. Na deze eindevaluatie gaan wij echter nog wel door met deze metingen. We willen namelijk graag weten wat de verwachtingen over de verschillende pilots zijn bij cliënten, medewerkers en mantelzorgers. En wat uiteindelijk de effecten zijn. Er zijn dus nog maar weinig concrete resultaten uit metingen bekend. Dit betekent echter niet dat er nog geen resultaten zijn. Het belangrijkste resultaat dat wij tot nu toe geboekt hebben, is dat wij onze medewerkers enthousiast hebben gekregen en dat zij de noodzaak van de verandering inzien. Voor aanvang van deelname aan het In voor zorg!-traject was het gebruik van technologie binnen Hanzeheerd

Hanzeheerd

Pagina 8 van 12

nog helemaal niet vanzelfsprekend, en werd het gebruik als iets negatiefs ervaren door de medewerkers. Na een aantal maanden zagen de medewerkers het niet meer als negatief, maar zien ze de mogelijkheden ervan voor hun eigen werkzaamheden. En vooral de voordelen die het voor de cliënt heeft. Ze staan open voor het gebruik van technologie en ook om mee te denken over op welke manieren het toegepast kan worden. Het enige wat hierbij nog niet helemaal gaat zoals wij willen, is dat de medewerkers hierbij vooral vanuit zichzelf en hun werkzaamheden redeneren en niet vanuit de cliënt. We willen graag dat de mate en vormen van inzet van technologie worden bepaald aan de hand van de situatie van de cliënt. En dat dit al wordt meegenomen bij de intake van de cliënt. Dit is echter een verandering die ook wel even tijd zal kosten. Daarom wordt dit meegenomen in een ander traject waar Hanzeheerd mee bezig is, wat niet direct onder Getzih valt. In dit traject kijken wij naar de wijze waarop wij, samen met de cliënt, het familieleefplan c.q. zorgplan opstellen, wij bekijken het netwerk rondom de cliënt, de betrokkenheid van het netwerk en hoe de cliënt het beste geholpen is. De hulp is er daarbij steeds op gericht de individuele cliënt zo zelfstandig en zelfredzaam mogelijk te maken of houden. Technologie moet, op maat voor de cliënt, daar als vanzelfsprekend als mogelijkheid in meegenomen worden.

Randvoorwaarden Voor de verandering die binnen de organisatie plaatsvond was een aantal randvoorwaarden gesteld. De belangrijkste daarvan was dat er sprake moest zijn van een aanpak waarbij de cliënt centraal staat. Technologie wordt alleen ingezet op het moment dat dit bijdraagt aan een betere gezondheid en/of beter welzijn van de cliënt, en als de cliënt dit zelf ook wil. Daarnaast moest er sprake zijn van een bottom-up aanpak: de medewerkers moesten de ideeën aandragen, het moest niet uit de top van de organisatie komen. Om dit mogelijk te maken, moesten medewerkers goed geïnformeerd worden over en actief betrokken worden bij het opzetten van verschillende pilots. Om ervoor te zorgen dat de pilots een zo groot mogelijke kans van slagen zouden hebben, heeft Hanzeheerd ervoor gezorgd dat alleen gewerkt met technologieën die al bestaan en bewezen effectief zijn, en niet met systemen die nog ontwikkeld hoefden te worden. Wat heeft gewerkt en wat niet? Een onderdeel van de deelname aan In voor zorg! voor Hanzeheerd was om de cliënt centraal te stellen in het handelen van alle medewerker van Hanzeheerd. Dit gebeurt echter nog niet optimaal. Medewerkers redeneren nog steeds voornamelijk vanuit zichzelf en hun eigen werkzaamheden. Niet vanuit wat de cliënt wil en wat voor de cliënt het prettigst vindt. Dit is een langdurig traject om te veranderen. Het In voor zorg! traject zorgde er wel mede voor dat we steeds de vraag stellen wat de betekenis voor de cliënt is. Een succesvol onderdeel van het hele In voor zorg!-traject, was de inspirerende kick-off bijeenkomst voor alle medewerkers, door de bestuurder van Hanzeheerd. Dit leidde tot langdurig enthousiasme onder de medewerkers. In eerste instantie waren zij sceptisch over de inzet van nieuwe technologieën, maar na deze bijeenkomst sloeg bij een groot deel van deze medewerkers dit negatieve beeld om in enthousiasme om nieuwe dingen te introduceren en uit te proberen. Een andere positieve interventie was de samenwerking met de cliëntenraad bij het enthousiasmeren van cliënten en mantelzorgers. De Cliëntenraad is ook erg enthousiast als het gaat om de inzet van verschillende vormen van technologie ter verbetering van het welzijn van de cliënt. Daarom is besloten om gezamenlijk informatiebijeenkomsten te organiseren en zij denken mee in diverse pilots. Lessons learned

Hanzeheerd

Pagina 9 van 12

Een van de lessen die Hanzeheerd geleerd heeft door deelname aan In voor zorg!, is dat er ten behoeve van de voortgang van de verschillende projecten, er meer aandacht moet komen voor planning en organisatie van deze projecten. Hierdoor zal minder vertraging ontstaan in de voortgang en is het beter te signaleren. En kan er beter worden ingegrepen als de projecten niet naar behoren verlopen. Daarnaast moet Hanzeheerd zich strakker opstellen richting leveranciers. Zo wordt er bijvoorbeeld al snel genoegen genomen met de antwoorden van de leverancier, die Hanzeheerd krijgt op de vragen die ze stelt. Bijvoorbeeld over levering van producten of kosten die op een offerte worden aangegeven. Dit terwijl het negatief uitvalt voor Hanzeheerd. Op het moment dat Hanzeheerd zich hier stelliger over gaat opstellen tegenover de leveranciers, zal zij hier ook meer invloed op kunnen uitoefenen. Ook kan meer gebruik gemaakt worden van referenties. Ervaringen van collega organisaties leveren vaak zeer waardevolle informatie. Met de kennis die we hebben opgedaan tijdens het In voor zorg!-traject, zouden we een aantal zaken anders aanpakken. Bij een volgend project, moet er van het begin af aan nog meer de nadruk gelegd worden op dat medewerkers moeten denken vanuit de cliënt/mantelzorger, en niet vanuit zichzelf. Dat verwachtten we al wel van medewerkers, maar dit blijkt nog regelmatig lastig. Daarnaast zouden we medewerkers meer moeten stimuleren om zelf ideeën/oplossingen aan te laten dragen. Dit vinden ze nu nog lastig. Het vraagt echter ook van het management dat zij luisteren naar de ideeën van de medewerkers en hier ook serieus op in gaan. Medewerkers weten vaak niet wat er allemaal al mogelijk is op het gebied van technologie in de zorg. Daarom willen we, waar mogelijk, in volgende projecten meer fysieke voorbeelden laten zien van wat er beschikbaar is (demo’s van verschillende leveranciers). Zodat zij een beter beeld hebben van wat er allemaal mogelijk is. Dit ervoeren medewerkers nu nog vaak als belemmering, omdat zij zich lastig een beeld konden vormen van wat er beschikbaar en mogelijk is.

Veel pilots zijn nog niet echt van start gegaan. Daarom zijn er nog niet veel belevingen van cliënten en medewerkers bekend. Wel hebben enkele cliënten en mantelzorgers tijdens de cliëntenraadbijeenkomsten hun mening gegeven over hoe zij tegen de technologieprojecten binnen Hanzeheerd aankijken. Alleen van het digitaal aftekenen van medicijnlijsten en de Medido zijn al ervaringen en verwachtingen van medewerkers en cliënten bekend. Digitaal aftekenen van medicijnlijsten Toen de pilot net gestart was, vonden de medewerkers het digitaal aftekenen meer tijd en moeite kosten. Maar uiteindelijk vinden ze dat het makkelijker werkt dan het aftekenen op papier. Met name de dubbele controle van de gegeven medicatie is eenvoudiger geworden, maar ook het bestellen van nieuwe medicatie gaat nu veel sneller. Medewerkers geven aan dat ze het fijner vinden werken dan het aftekenen op papier. En dat het ze meer tijd oplevert voor andere zorgtaken, omdat het proces sneller verloopt. Daarnaast blijkt uit het aantal incidentmeldingen dat er significant minder fouten worden gemaakt met het delen van de medicatie, met name minder vergeten medicatie. Medido De pilot van de Medido gaat op zeer korte termijn van start. Een deel van de betrokken medewerkers heeft al scholing gehad, en er zijn al gesprekken geweest met een aantal cliënten. Onder de medewerkers bestaat enthousiasme over de Medido. Ze zagen tijdens de scholing veel toegevoegde waarde in de inzet van de Medido. Zo zien ze veel toepassingsmogelijkheden bij cliënten met verschillende soorten problematiek. Ook hebben zij het idee dat de cliënt meer zelfstandigheid krijgt, en dus minder

Hanzeheerd

Pagina 10 van 12

afhankelijk van zorgverlener wordt omdat er minder ‘onnodige’ zorgmomenten zijn. Ook hebben ze het idee dat ze zo meer tijd aan andere zorgtaken bij (deze of andere) cliënten kunnen besteden. Ook de cliënten met wie al gesprekken zijn geweest, zien het gebruik van de Medido wel zitten. Ze verwachten dit te ervaren als het terugkrijgen van een stukje onafhankelijkheid: ze zien vaak op tegen de zorgverlener die langskomt om slechts enkel de medicatie aan te reiken. Ook zien ze dit als een hulpmiddel dat hun leven weer een beetje makkelijker kan maken, bijvoorbeeld voor een cliënt met reuma die moeite heeft met het open maken van de zakjes en daar hulp bij krijgt. Digitale menukaart Er is een demo geweest van het programma waar wij gebruik van willen maken. Het spreekt de medewerkers die betrokken zijn in de werkgroep erg aan dat je de cliënten een aantrekkelijk menu kunt laten zien, aangepast aan de dieeteisen van de individuele cliënt. Voor veel cliënten zijn de maaltijden erg belangrijk voor hun gevoel van welzijn (lekker eten is in deze fase van het leven een van de belangrijkste factoren die bijdraagt aan het welzijn van een cliënt), en het spreekt de medewerkers aan dat je door middel van een ‘simpele’ oplossing als het laten zien van plaatjes (foto’s die door ons zelf gemaakt worden zodat het past bij de maaltijden die wij serveren), het welzijn van de cliënten kunt verbeteren. Ze kregen na het zien van de demo erg veel zin om aan de slag te gaan met het opstellen van de digitale menukaart. Bij dit project zijn voornamelijk medewerkers van facilitaire afdelingen betrokken, daar waar het bij de andere projecten vooral zorgmedewerkers zijn. Bij dit project vindt namelijk de grootste verandering plaats op facilitair gebied: het hele proces van opnemen van bestellingen, doorgeven van de bestelling naar de keuken en uiteindelijk ook de verrekening van kosten van de maaltijden zal hierdoor veranderen. De facilitaire medewerkers hebben hier veel meer kennis van en dit proces gaat hen ook direct aan. Daarom hebben zij hier een belangrijkere rol gekregen. Zo is bijvoorbeeld een van de koks kartrekker van dit project: hij heeft veel ervaring met vergelijkbare projecten in de horeca en deze kennis kunnen wij goed gebruiken binnen ons eigen project. Hij heeft een goed beeld van hoe zo’n menukaart moet werken, en waar je op moet letten bij het implementeren. GPS tracking en ondersteuning Familieleden van cliënten gaven tijdens de cliëntenraadbijeenkomsten aan dat ze door het gebruik van GPS tracking bij hun naasten, meer het gevoel hebben dat hun naasten veilig zijn. Terwijl het de cliënten het gevoel kan geven dat ze meer vrijheid hebben, omdat ze niet steeds in de gaten worden gehouden door de medewerkers. Beeldbellen Het spreekt cliënten en medewerkers aan dat je door middel van beeldbellen extra ondersteuning kan bieden aan cliënten, ondanks het feit dat je niet fysiek aanwezig bent bij diegene. Ze verwachten wel dat het in het begin even wennen is, omdat het toch een andere manier van communiceren vraagt. Tablets voor de medewerkers Momenteel werken de medewerkers met tablets die in bruikleen zijn van de organisatie waarvan wij de software voor het digitaal aftekenen van gebruiken. Om in de toekomst vervolg te geven aan deze pilot, wil Hanzeheerd zelf tablets aanschaffen. Daarom is er een test gestart waarin de medewerkers een aantal verschillende apparaten kunnen uitproberen, en waarin gevraagd wordt naar hun ervaringen met het werken met tablets. Daarin werd aangegeven dat ze de tablets zwaar vinden om de hele dag mee te nemen, en ze vinden bijvoorbeeld werken in het ECD op de tablet erg onhandig. De medewerkers beseffen wel dat het werken met de tablets de toekomst is, maar ze zien er erg tegenop om elke dag een tablet mee te nemen tijdens hun werkzaamheden en ermee te werken.

Hanzeheerd

Pagina 11 van 12

Het grootste deel van de veranderingen moest ontstaan vanuit kleine pilots en werd dus niet gelijk door de hele organisatie ingezet. Het gaat dan om slechts delen van de organisatie (slechts 1 van beide huizen, of afdelingen binnen het huis, zoals bij het digitaal aftekenen, of slechts enkele cliënten, zoals bij dwaaldetectie en de Medido). Alleen de digitale menukaart willen we direct door de hele organisatie testen. Bij elke pilot zijn werkgroepen betrokken die bestaan uit 4 tot 6 medewerkers, van verschillende disciplines. Door middel van deze werkgroepen communiceren we met de andere collega’s. Als een pilot met positief resultaat is afgerond gaan we de nieuwe technologie in de hele organisatie uitrollen. Het belangrijkste is dat we steeds proberen om vanuit de cliënt te kijken wat past bij de persoon en de situatie. Aangezien we een kleine organisatie zijn, betekent dit dat we dus ook niet over hele grote aantallen spreken maar wel dat we proberen om maatwerk te leveren. Bijvoorbeeld dwaaldetectie bij de ene cliënt en GPS tracking bij de andere. De verandering voor de medewerkers was wel erg groot. Zij moesten leren dat technologie een onderdeel van de zorg kan gaan uitmaken. En dat dit niet alleen en niet in eerste instantie bedoeld is om te besparen, maar dat voor Hanzeheerd ook het verhogen van welzijn van de cliënt een belangrijk doel is. Opschalen Als de pilots succesvol worden afgerond en er besloten wordt verder te gaan met de inzet van de technologie, rollen we de technologie verder uit door de organisatie. Hierbij kijken we per cliënt of het zinvol is om technologie in te zetten, en zo ja, welke vorm van technologie het meest oplevert voor de cliënt (dus daar waar mogelijk maatwerk voor iedere cliënt). Alleen de pilot van het digitaal medicijnlijst aftekenen en de digitale menukaart worden bij het succesvol afronden van de pilot direct door de hele organisatie uitgerold. Om ervoor te zorgen dat het ook voor nieuwe cliënten duidelijk wordt of het zinvol is om direct bij opname of in de toekomst technologie in te zetten, willen we ervoor zorgen dat hier al naar gekeken wordt bij de intake van de cliënt. Hoe wij dit willen doen wordt opgepakt bij het traject zoals dit bij de resultaten is beschreven.

Hanzeheerd heeft ervaren dat het erg belangrijk is om je medewerkers enthousiast te maken en actief te betrekken bij het veranderproces. Hierdoor wordt het draagvlak voor de verandering onder medewerkers vergroot, en heeft de verandering meer kans van slagen. Onderstaande link leidt naar de presentatie van Hanzeheerd tijdens de cliëntenraadbijeenkomsten. Het geeft een beknopt overzicht over de technologieprojecten die momenteel binnen Hanzeheerd bezig zijn. http://prezi.com/s8wzgrcz3hst/?utm_campaign=share&utm_medium=copy Naast de projecten die in het kader van In voor zorg! zijn gestart, worden binnen Hanzeheerd ook veel projecten opgezet die in meer of mindere mate gerelateerd zijn aan het In voor zorg!-project. Het hele traject waarbij wij onder andere bezig zijn met de intake, het opstellen van het familieleefplan en ecogram (weergave van het informele netwerk om de cliënt heen) is daar het voornaamste voorbeeld van. In dat hele traject zal technologie een logische plek krijgen. Voor meer informatie over het In voor zorg!-traject van Hanzeheerd kunt u contact opnemen met: Kirsten Luyke kluyke@hanzeheerd.nl

Hanzeheerd

Pagina 12 van 12

06-16646830

14 april 2016