De personeelspeiling in het departement Financiën en Begroting

Een volwaardig instrument voor organisatieontwikkeling?

1. Departement FB in een notendop

2. Deelname aan PP 3. Aanpak 2008-2010

4. Waar resultaten wel/niet ingezet?

5. Beste kans op succes / valkuilen

6. PP als opvolgingsinstrument?

Opbouw toelichting

1. Het departement FB in een notendop

Secretariaat-generaal

2 pers.leden

Afd. Financieel Management

27 pers.leden

Afd. Beleidsondersteuning en Begroting

28 pers.leden

Afd. Informatica

17 pers.leden

Afd. MOD

30 pers.leden

Stafdienst6

pers.leden

Organisatie-

ontwikkeling

Human Resources

110 personeelsleden Phoenixgebouw, twee verdiepingen Open office - thuiswerk Heterogene samenstelling

Inhoudelijke financiële expertise (BOB & FIM) Informaticatechnische expertise (INF) Organisatieondersteunende expertise (STAF &

deel MOD) Algemene administratieve functies

4 afdelingshoofden – 10 lager middenkader

1. Het departement FB in een notendop

2. Deelname personeelspeiling

Laatste drie keer relatief stabiele (hoge) responsgraad

Mogelijke verklaringen: Actieve bekendmaking op infosessie

personeelsleden Persoonlijke oproep tot deelname van secretaris-

generaal Herinneringen tot laatste dag

3. Personeelspeiling 2008 vs 2010

Aanpak 2008 Vooraf plan van aanpak in DC Bespreking resultaten in DC 6 workshops met externe

begeleiding 1 voor DC: welke grote

vaststellingen op departementaal niveau?

4 per afdeling: quid resultaten op afdelingsniveau + mogelijke acties

1 afrondend met DC: wat interessant voor (een) andere afdeling(en) + wat kan eventueel op een departementaal niveau aangepakt worden

Formele validering actieplannen

Hoe communiceren & verder opvolgen

Aanpak 2010 Bespreking resultaten in DC Bijkomende statistische

analyses Geen departementbrede

aanpak Vrijblijvend aanbod vanuit HR:

workshop per afdeling 1 afdeling zelf gedaan 2 afdelingen ingegaan op aanbod 2 afdelingen niks met resultaten

gedaan Focus workshops: wat kunnen

we zelf doen om resultaten te verbeteren / dingen te veranderen?

Geen departementbrede communicatie na workshops

3. Personeelspeiling 2008 vs 2010

Voor- en nadelen aanpak 2008 Voordelen

Vooraf besproken/doordacht Niet vrijblijvend Betrokkenheid alle medewerkers

in workshops Acties gekaderd in grotere

geheel departement Communicatie over workshops

over afdelingen heen (medewerkers doorliepen zelfde proces)

Formele validering acties/afspraken

Organisatiebrede communicatie (vooraf en achteraf)

Nadelen tijdsintensief

Voor- en nadelen aanpak 2010 Voordelen

? Nadelen

“twee snelheden” , verdeeldheid binnen departement

Geen gedragenheid door mgt

Vrijblijvend weinig concrete acties

“Sérieux” van PP als opvolgingsinstrument verdwijnt

4. Waar resultaten ingezet? Informatie en communicatie

Gestructureerde overleg- en informatiemomenten (cellen/afdelingen/departementaal)

Duiding van (voor)genomen beslissingen en het waarom van regels en afspraken

Meer bottom up inbreng van medewerkers Beter fileserverbeheer Kritische evaluatie abonnementen tijdschriften

en publicaties Permanentiedossier voor elke afdeling

4. Waar resultaten ingezet?

Organisatiestructuur Projectmanagement▪ Gestandaardiseerde projectfiches▪ Toepassing Prince II-methodologie voor (grote)

projecten Structurering van de vraagzijde

(applicatie- en relatiebeheerders, siteverantwoordelijken, afsprakenkader)

4. Waar resultaten ingezet?

Facilitymanagement Betere omkadering thuiswerk Herinrichting werkplekken Afspraken over beheer kitchenette

Financieel management Afstemming Orafin en boekhoudpakketten

twee VOI’s Afsprakennota samenwerking BOB-kabinet

4. Waar resultaten ingezet? Human Resources Management

Hertekening evaluatielijnen en span of control Retentiebeleid▪ Actiever loopbaanbeleid (loopbaanpaden,

bevorderingen)▪ Interne bekendmaking vacatures vooraleer extern te

gaan▪ ‘Risicoloos’ weggaan minimaliseren

Duidelijkere functiebeschrijvingen + expliciete link naar organisatiedoelstellingen

Netwerk Leidinggevenden

4. Waar resultaten niet ingezet?

Doelstellingen- en procesmanagement Kwaliteitsbeleid Organisatiecultuur Verandermanagement

Valkuilen

Overanalyse In de diepte Organisatorisch

“Het is iets van HR”

“We kunnen er toch niets aan veranderen”

Succes

Gedragenheid Eigenaarschap Formele afspraken Open communicatie Gedeeld instrument

HR & OO Continue verwijzing

naar PP bij (voor)genomen beslissingen

5. Beste kansen op succes / valkuilen

6. De PP als opvolgingsinstrument bij het departement FB?

Niet echt, eerder ad hoc / occasioneel

Wel in managementovereenkomst opgenomen als meetinstrument voor twee doelstellingen: Samen met het management methoden en processen ontwikkelen

voor ondersteuning bij het voeren van prestatiemanagement teneinde het klimaat te creëren voor inspirerend leiderschap▪ Score op de in de personeelspeiling gestelde vragen m.b.t. “uw leiding”

(streefnorm = minstens behoud score PP 2010) De nodige randvoorwaarden scheppen en ondersteuning bieden

voor het scheppen van een open, divers en aangenaam werkklimaat dat het evenwicht houdt tussen prestaties en welzijn teneinde de waarden van de organisatie permanent uit te dragen en de medewerkers maximaal te engageren. ▪ Globale score personeelspeiling (streefnorm = minimaal behoud score PP

2010)

Bedankt voor uw aandacht