1

Een eigen onderneming startenWaar moet je aan denken?

Manier 2: Bespaar tijd met slimmer delegeren

De afgelopen jaren heb ik met honderden ondernemers gewerkt, soms heel intensief. En steeds weer zie je dan dezelfde frustratie: je huurt mensen in om werk van jou over te nemen en problemen op te lossen. Maar het tegenovergestelde gebeurt: je krijgt er meer en vaak heftiger sores bij. Daardoor kom je steeds minder toe aan het werk wat je écht leuk vindt. En waar je de meeste waarde toevoegt. Dat kan toch niet de bedoeling zijn?

Slim delegeren kan natuurlijk een flinke productiviteitswinst geven door de tijd, ervaring en vaardigheden van je teamleden toe te voegen aan je eigen werk. Taken worden goedkoper uitgevoerd en je krijgt zelf meer rust en overzicht. Er zijn dus genoeg voordelen om slimmer delegeren serieus te gaan nemen.

Eén van de dingen die steeds weer mis gaan bij ondernemers is dat ze een slecht geformuleerde opdracht over de muur gooien naar één van hun medewerkers en dan vergeten wat ze precies hebben gevraagd. Een week later schiet het hen opeens weer te binnen en vragen ze een update, om er dan achter te komen dat die medewerker de opdracht heel anders heeft begrepen.

Dat werk is dus niet, of slecht, gedaan. Dat kost geld, soms heel veel geld. En het is een verspilling van tijd en energie. Wat slecht is voor de motivatie van de medewerker en voor het humeur van de ondernemer!

2

‘Een eigen onderneming starten – waar moet je aan denken’ is een uitgave van KPN B.V.Tekst en redactie: Entopic – Guido van den AnkerBeeldredactie en opmaak: Entopic Uitgave: juni 2015

KPN B.V.Maanplein 552516 CK Den Haag www.kpn.com/ondernemen

© 2015 KPNUitgegeven in eigen beheer Alle rechten voorbehouden Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteurs. De auteurs zijn verantwoordelijk voor de inhoud van deze uitgave en doen er alles aan deze actueel en juist te houden. We kunnen echter niet de volledige juistheid garanderen en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Aansprakelijkheidsclaims tegen de auteurs die betrekking hebben op schade van materiële of immateriële aard, veroorzaakt door het gebruik of het niet gebruiken van de aangeboden informatie respectievelijk door het gebruik van onjuiste en onvolledige informatie zijn principieel uitgesloten, in zoverre geen bewijsbaar opzet of grove nalatigheid van de auteur aanwezig is. Alle inhoud is vrijblijvend. De auteurs behouden zich uitdrukkelijk het recht voor delen van de pagina’s zonder aparte aankondiging te wijzigen, aan te vullen, te verwijderen of de publicatie tijdelijk of permanent stop te zetten.

3

Een eigen onderneming startenWaar moet je aan denken?

Bij de start van een eigen onderneming - al dan niet aan huis - komt heel wat kijken. Ook op het gebied van ICT & Telecom diensten. KPN helpt jou als beginnende ondernemer op dat gebied graag op weg. In dit e-book - dat een ideale aanvulling is op de Online Starterstraining en het platform voor slimmer ondernemen in de cloud van KPN - vind je alle belangrijke informatie voor starters handig bij elkaar en lees je praktisch toepasbare tips. Je krijgt antwoorden op de volgende vragen:

• Welke ict diensten heb je nodig?• Hoe zorg je dat je overal veilig online bent?• Wat doe je als je internetverbinding uitvalt?• Hoe vind je de balans tussen privé en zakelijk?• Waar vind je meer startersinformatie?

Handige checklist Aan het eind van dit e-book vind je een handige checklist. Met dat ‘boodschappenlijstje’ krijg je snel inzicht in alle zaken waaraan je moet denken als je start met een eigen onderneming. Handig!

Zaak aan huis, waar moet ik aan denken? Whitepaper

Een zaak of kantoor runnen vanuit je eigen huis is natuurlijk geen nieuw fenomeen, maar het komt tegenwoordig steeds vaker voor. Denk bijvoorbeeld aan het uitbaten van een adviesbureau of een webwinkel vanuit huis. Het heeft veel voordelen, want je onderneming is compact, de kosten beheersbaar en je hebt bijvoorbeeld geen reistijd. Als je daar net mee start komt daar toch nog wel wat bij kijken.

Maar ook ondernemers die dat al langer doen weten dat vooral zakelijk en privé heel erg door elkaar lopen. En dat brengt ook weer allerlei uitdagingen met zich mee rond bereikbaarheid, apparatuur en manier van werken. Dit whitepaper gaat hierop in en geeft antwoord op de volgende vragen:

• Hoe blijf je bereikbaar voor je klanten?

• Hoe vind je de balans tussen privé en zakelijk?

• Hoe kom je voor de buitenwereld ‘professioneel’ over?

• Welke services, hardware en (online) software heb je nodig?

• Wat doe je als je internetverbinding uitvalt?

Tip: Van een ondernemer zelf horen wat er allemaal op je pad komt als je gaat starten met een eigen on-derneming? Lees dan ook eens de blogs van Coen van Delft, mede-oprichter van de Online Starterstrai-ning

4

1. Welke ict diensten heb je nodig?

Om snel aan de slag te kunnen met je eigen onderneming zijn er een vijftal gebieden (met bijbehorende diensten) die handig zijn om goed te regelen voor je bedrijfsvoering:

• Toegang tot internet• Voorzieningen voor zakelijke e-mail• Voorzieningen voor zakelijke telefonie• Tools en apps om samen te werken in de cloud• Voorzieningen om te ondernemen in de cloud

Toegang tot internet

Er zijn veel mogelijkheden om toegang tot internet te krijgen. Wat de beste keuze is, is afhankelijk waar je je internetaansluiting voornamelijk voor gaat gebruiken: alleen e-mailen en surfen of ga je ook gebruikmaken van bijvoorbeeld een eigen file-server, webserver of mailserver? Welke keuze je ook maakt: houd in elk geval rekening met de volgende zaken:

Snelheid van de verbindingDe hoogste snelheden bereik je met glasvezel (tot wel 500Mb/s) maar een kabelaansluiting of een ADSL-aansluiting is vaak ook prima. Een vaste verbinding via glasvezel, ADSL of kabel is ook de beste keuze als de veiligheid van je internetverbinding een belangrijk issue is.

De betrouwbaarheid van de verbindingAls je met je bedrijf tijdelijk geen internet hebt, kan dat een behoorlijke schadepost opleveren. Wat je kunt doen als je internet uitvalt lees je verderop in dit e-book.

Vast IP-adresMaak je gebruik van een bedrijfsnetwerk met meerdere werkstations of een eigen server, dan heb je een vast IP adres nodig. De meeste zakelijke internetaansluitingen bieden dit.

Opties voor draadloos internetWaar en wanneer werken wanneer je het wilt. Met een abonnement voor draadloos internet is dat geen probleem. Een mobiele Wi-Fi router, Dongel of SIM-only mobiel internet abonnement behoort dan tot de mogelijkheden. Een alles-in-één pakket kan natuurlijk ook.

Tip: Op zoek naar een platform voor (startende) ondernemers waar je meer kunt lezen over ondernemen met behulp van slimme technologie? Neem dan eens een kijkje op KPN&Co, het zakelijke blog van KPN.

4. Welke services, hardware en (online) software heb je nodig?

Een kantoor aan huis betekent dat je een aantal noodzakelijke investeringen moet doen op het gebied van services, apparaten en computerprogramma’s. We zetten de belangrijkste voor je op een rijtje:

Services

Telefonie | Met ISDN kun je met meer mensen tegelijk bellen. Ook intern bellen en doorverbinden is mogelijk. Met een ISDN aansluiting beschik je daarnaast over twee telefoonlijnen en vier telefoonnummers. Elk nummer heeft een eigen voicemail, zodat je dus zowel een zakelijke als privébegroeting kunt inspreken.

Internet | Kies voor een zakelijk abonnement met vaste verbinding via glasvezel, ADSL of kabel als snelheid en extra veiligheid een belangrijk issue is. Of ga voor draadloos als je vooral mobiel en flexibel wil zijn. Een mobiele WiFi router, Dongel of SIM-only mobiel internet abonnement behoren dan tot de mogelijkheden. Een alles-in-één pakket kan natuurlijk ook.

TV en radio | Wel eens aan tv en radio voor jezelf en je klanten of bezoekers gedacht op je werkplek of kantoor aan huis? KPN heeft daar voor zakelijk gebruik een oplossing voor. Daarmee kun je via een eigen kanaal zelfs eigen (bedrijfs)informatie weergeven. Verder heb je de beschikking over meer dan 200 analoge of digitale radio- en televisiezenders en verschillende themakanalen.

Hardware

Telefonie | Naast goede voorzieningen op het gebied van telefonie (zie eerder in deze whitepaper) is wellicht een vast toestel met eventueel een headset een goede optie. Een mobiel apparaat kan natuurlijk ook. Denk bijvoorbeeld aan zakelijke toestellen als de Nokia Lumia 930, de Samsung Galaxy Alpha of de iPhone 6, waar je in deze review op KPN&Co (het zakelijke blog van KPN) meer over kunt lezen.

Computer | Vind je gebruiksvriendelijkheid en en design belangrijk, kijk dan eens bij Apple, voor een Mac Pro, MacBook Pro of een iPad. Is flexibiliteit en de compatibiliteit met Microsoft Office en het Windows platform een vereiste, ga dan voor een computer van bekende merken als Dell, HP of Acer. De Surface tablet van Microsoft is een prima oplossing voor Windows-gebruikers.

Printen, scannen, kopiëren | Hiervoor schaf je tegenwoordig natuurlijk een alles-in-één apparaat aan van bekende specialisten op dit gebied zoals Canon, Brother, Epson of HP.

Tip: Werk je vanuit huis?

Met ISDN kun je eenvoudig

de telefoonkosten voor

je zaak scheiden van je

privégesprekken. Handig

voor de belastingaangifte.

Tip: Kies je voor draadloos, dan kun je klanten

of bezoekers eenvoudig en beveiligd toegang

geven tot (een onderdeel van) je draadloos

netwerk of hen laten inloggen door gebruik te

maken van een hotspot (daarover verderop

in deze whitepaper meer).

Tip: Weinig budget en

werk je vooral in de cloud?

Denk dan eens aan een de

betaalbare Chromebook van

Google.

Tip: Scannen kun je ook heel goed

(mobiel) doen op je tablet of smart-

phone, via apps als Scanner Pro of

Scanbot voor iOS of Android.

5

Wi-Fi hotspotMet een hotspot kun je klanten of bezoekers eenvoudig (beveiligd) toegang geven tot (een deel van) je draadloos netwerk. Het is daarnaast een ideale oplossing om ook onderweg gebruik te kunnen maken van internet. Je leest er verderop in dit e-book meer over bij ‘Wat doe je als je internetverbinding uitvalt?’.

Online pinnen en betalenWil je je klanten ook de mogelijkheid bieden om met PIN af te rekenen dan kun je het beste gebruikmaken van een (mobiel) PIN apparaat dat geschikt is om over je internetaansluiting pin-transacties af te wikkelen. CCV, Alvira en Altos zijn bekende leveranciers. Je leest meer over Zakelijk Pinnen op de website van KPN.

Voorzieningen voor zakelijke e-mail

Het hebben van zakelijke e-mail met een professionele uitstraling en een eigen domeinnaam is een must, bijvoorbeeld ‘info@mijnbedrijf.nl’.

Met een zakelijk e-mail- en hostingpakket* van je hosting provider, bijvoorbeeld via Zakelijk Exchange Online van KPN, heb je overal toegang tot je zakelijke e-mail, agenda en contacten.

*Meer over hosting en het regelen van een eigen domein lees je verderop in dit e-book onder ‘Voorzieningen om te ondernemen in de cloud’.

Voorzieningen voor zakelijke telefonie

Vaste aansluitingIn het begin kun je af met een losse mobiele aansluiting. Maar zodra je met meer mensen gaat werken dan biedt een vaste aansluiting al snel een aantal voordelen:

Nette presentatieJe maakt een professionele indruk en anderen kunnen aan het netnummer zien waar je bedrijf gevestigd is.

Betere bereikbaarheidBijvoorbeeld met doorschakelen naar een mobiele telefoon, gelijktijdig overgaan van de telefoon op meerdere werkplekken en het wisselen tussen twee gesprekken met wisselgesprek.

Handige kantoorfunctiesDenk aan intern doorverbinden en telefonisch vergaderen met een spin in plaats van met je mobiel.

Conference callingSnel en eenvoudig met meerdere personen tegelijk op verschillende locaties een gesprek voeren. Dat scheelt een hoop fileleed en kosten. Je leest er hier meer over.

Tip: Je zakelijke e-mail mobiel beheren en syn-chroniseren? Je leest er alles over in dit artikel op KPN&Co.

6

DoorschakeldienstenOok als je niet achter je pc op je kantoor zit, ben je met doorschakelen toch bereikbaar voor je klanten. Bij KPN kun je direct doorschakelen door gebruik te maken van *21* of *61*. De procedure werkt vrijwel hetzelfde. Op www.doorschakelentelefoon.nl vind je een handig doorschakeloverzicht van andere providers.

VerhuisserviceNaast doorschakelen kun je ook nog gebruikmaken van een doorschakeldienst of verwijsdienst. Deze zijn vooral ideaal bij verhuizingen als je een nieuw telefoonnummer krijgt én toch goed bereikbaar wilt blijven, waarbij laatstgenoemde fungeert als een telefonisch verhuisbericht.

Mobiele aansluitingEen zakelijk mobiel abonnement bevat een aantal kenmerken speciaal voor bedrijven. Denk bijvoorbeeld aan het delen van je bundel met collega’s, een toestel vervangservice, zakelijke voicemail of extra sim voor in je tablet of laptop.

3. Hoe kom je voor de buitenwereld ‘professioneel’ over?

Hoe ontvang je klanten of leveranciers als je werkruimte thuis niet representatief is en een eigen kantoorruimte aan huis geen optie is?

Huur flexibel kantoorruimteTegenwoordig kun je op steeds meer plaatsen in Nederland tijdelijk en flexibel externe kantoor- of vergaderruimte huren. Bijvoorbeeld voor een aantal uren of een dag in de week, zonder langlopende contracten. Kijk bijvoorbeeld eens op www.touchdowncenter.nl of www.igluu.nl

Huur leegstaande kantoorruimteIn Nederland staat heel veel kantoorruimte leeg. Sommige verhuurbedrijven, makelaars en bemiddelaars springen daar op in door deze leegstaande ruimtes tijdelijk) te verhuren aan bedrijven, kleine zelfstandigen en ZZP’ers. Op www.flexoffice.nl en www.officetime.nl lees je er meer over.

Schakel een makelaar inOp www.kantoorruimtevinden.nl zijn meer dan 550 makelaars aangesloten. Als er geen passend aanbod is kunt je een gratis zoekopdracht plaatsen. Relevante aanbieders nemen dan contact met je op.

Tip: De ideale werkplek is overal! Download dit gratis e-book over flexwerken van KPN. Het bevat vele tips en trucs om overal je werk te kunnen doen.

Tip: Werk je in je nieuwe onderneming vanuit huis? Met ISDN kun je eenvou-dig de telefoonkosten voor je zaak scheiden van je privégesprekken. Een apart zakelijk telefoonabonne-ment is ook handig voor de belastingen omdat je niet langer zelf je zakelijk telefoonverbruik hoeft te scheiden van je privéver-bruik bij het doen van aangifte.

7

Voordelig buitenlandpakketIn het buitenland schakelt je mobiele toestel voor telefoon- en dataverkeer automatisch over op een lokaal buitenlands netwerk. Dit heet roaming. Verblijf je veel over de grens, kies dan kan een abonnement of pakket met voordelige buitenlandopties. Je verbruikskosten zijn dan lager dan gebruikelijk. Je leest hier welke mogelijkheden KPN op dit gebied biedt.

Zakelijk en privé bellen scheidenDit kan met een toestel met dual simkaart, de DuoCard van KPN, een externe telefoonservice of het gebruiken van een 0900 Servicenummer

Tools en apps om samen te werken in de cloud

Het wordt steeds makkelijker om met collega’s van je eigen bedrijf online samen te werken. Bedrijven maken daarvoor gebruik van toepassingen in de cloud. Deze zijn flexibel in gebruik en je hoeft niet te investeren in dure hardware en de installatie daarvan. De meest gebruikte toepassingen zijn:

• Communicatie• Bestanden delen en samenwerken• Opslag en back-up• Beheren van klantgegevens• Het converteren van bestanden• Boekhouden en factureren

CommunicatieOm op de hoogte te blijven van wat er speelt op de zaak kun je bijvoorbeeld diensten als Yammer (intranet) of Trello (projectmanagement) gebruiken. Ook met ‘standaard’ apps als Messenger (Facebook) of WhatsApp kom je al een heel eind. Videovergaderen kan met Google Hangouts of Skype.

Bestanden delen en samenwerken Ook de Office kantoorsoftware bevindt zich tegenwoordig in de cloud. Zo kun je met Zakelijk Office 365 makkelijk en veilig virtueel samenwerken met je collega’s. OneDrive voor bedrijven is natuurlijk ook een optie.

Moet je regelmatig omvangrijke bestanden versturen naar collega’s of teamleden? Dat gaat meestal moeizaam of niet via e-mail. Je kunt ze natuurlijk delen via de cloud, maar het makkelijkst werkt de speciaal voor dit doel ontworpen gratis service van WeTransfer.

Opslag en back-upDit doe je tegenwoordig ook makkelijk en veilig in de cloud. Kies voor de automatische Back-up Online oplossing van KPN of maak gebruik van de bekendste stand-alone diensten van Apple (iCloud), Microsoft (OneDrive) Google (Google Drive) Dropbox of Box.

Tip: maak in WhatsApp een groep aan voor je pro-jectteam of collega’s waar je nauw mee samenwerkt. Zo kun je snel iedereen bereiken.

Tip: Op zoek naar nóg meer tools om in de cloud samen te werken? Je vindt ze in deel 1 en deel 2 van een overzicht op KPN&Co.

Tip: Er zijn nog veel meer specialisten die in Neder-land clouddiensten aanbieden. Op Cloudinzicht.nl kun je ze vergelijken. Gebruik je meerdere cloud-services naast elkaar en wil je deze eenvoudig ma-nagen? Met de gratis Documents 5 app kan dat.

8

Beheren van klantgegevensIn contact komen met klanten is één ding, maar hoe zorg je dat als die contacten eenmaal gemaakt zijn je daar zo optimaal mogelijk gebruik van kunt maken? Een Customer Relationship Management (CRM) systeem biedt uitkomst.

Met een CRM systeem kun je ondermeer eenvoudig klantgegevens bijhouden, gespreksverslagen met klanten noteren, informatie delen met collega’s, nieuwsbrieven versturen en taken op het gebied van facturatie en rapportage uitvoeren. Meer over Customer Relationship Management lees je in dit bericht met tips ‘voor een stevige klantrelatie’.

Converteren van bestandenSnel een PDF maken van een Word document? Een PDF omzetten naar tekst? Op het web vind je meerdere diensten die dit (gratis) voor je doen, dus daar heb je geen dure software meer voor nodig.

Boekhouden en facturerenDe meest uitgebreide opties voor boekhouden en fac-tureren heb je met software van specialisten. Dat vergt meestal wel een flinke investering.

Tegenwoordig kun je bij veel aanbieders ook gebruikmaken van online diensten op dit gebied. Zo kun je voor je boekhouding bijvoorbeeld Exact Online gebruiken. Voor online facturatie kun je terecht bij MoneyBird, maar er zijn nog meer opties op dat gebied. Deze oplossingen zijn flexibel en drukken de kosten.

(Online) software

Opslag en back-up | Dit doe je tegenwoordig makkelijk en veilig in de cloud. Kies voor een totaaloplossing van KPN (of andere provider) of maak gebruik van de bekendste stand-alone diensten van Apple, Microsoft, Google, Dropbox of Box.

Grote bestanden versturen | Moet je regelmatig omvangrijke bestanden versturen? Dat gaat meestal moeizaam of niet via e-mail. Je kunt ze natuurlijk delen via de cloud, maar het makkelijkst werkt de speciaal voor dit doel ontworpen gratis service van WeTransfer.

Bestanden converteren | Snel een PDF maken van een Word document? Een PDF omzetten naar tekst? Op het web vind je meerdere diensten die dit (gratis) voor je doen, dus daar heb je geen dure software meer voor nodig.

Boekouden | De meest uitgebreide opties heb je qua boekhouden met boekhoudpakketten van specialisten. Dat vergt meestal wel een flinke investering. Tegenwoordig kun je bij veel aanbieders ook gebruik maken van online boekhouden, zoals bijvoorbeeld bij Exact Online, wat flexibel is en de kosten drukt.

Factureren | Ook hier geldt dat je met specialistische software de meeste mogelijkheden hebt. En dat daar vaak een aardig prijskaartje aan hangt. Van de online service van MoneyBird kun je gratis gebruik maken. En er zijn nog meer opties op dat gebied.

Tip: Er zijn nog veel meer specialisten die

in Nederland cloudservices aanbieden.

Op Cloudinzicht.nl kun je ze vergelijken.

Gebruik je meerdere cloudservices naast

elkaar en wil je deze eenvoudig managen?

Met de gratis Documents 5 app kan dat.

Tip: Eenvoudig boekhoudpak-

ketten vergelijken? Op Boek-

houdsoftware-vergelijken.nl

kan dat eenvoudig en snel.

Tip: Eenvoudig boekhoudpakketten verge-lijken? Op Boekhoudsoftware-vergelijken.nl kan dat eenvoudig en snel.

9

Voorzieningen om te ondernemen in de cloud

Online speelt een steeds belangrijkere rol. Vooral op het gebied van e-commerce. Je website is immers je digitale visitekaartje. Bovendien oriënteren (potentiële) klanten zich meer en meer online. Dus is het essentieel dat je bedrijf en website door hen in Google goed gevonden worden.

Kies je domeinnaamDe stap naar een bedrijfswebsite begint bij een domeinnaam. Controleer of je de naam van je bedrijf kunt gebruiken als .nl web-adres, of ga voor één van de tientallen andere varianten die voor zakelijke gebruikers als topleveldomein interessant kunnen zijn.

Bouw je eigen websiteEr zijn talloze bedrijven die je kunnen helpen bij het maken van je website. Belangrijk daarbij is dat de site ook goed te bekijken is op een tablet en smartphone en dat hij zich dus automatisch aanpast aan het device van de bezoeker. Wil je de site ook gaan gebruiken om online te gaan verkopen dan is het van belang dat er standaard een webshop in het pakket zit.

Kies het juiste webpakketVeel webhostingbedrijven bieden gratis software voor het bouwen van een website. Veelgebruikte pakketten zijn Wordpress en Joomla. WordPress is gebruiksvriendelijke software waarmee je makkelijk een goed uitziende zakelijke website, webshop of blog kunt maken. Joomla heeft een Content Management Systeem met een gebruiksvriendelijke interface dat je zelf kunt beheren en updaten.

Tip: Registreer niet alleen de domeinnaam van je bedrijf, maar ook je bedrijfsnaam (via de Kamer van Koophandel) en eventueel je merk- of handelsnaam voor extra zekerheid. Je leest er hier meer over.

10

Kies de juiste webhostingVoor het online plaatsen van je website kun je terecht bij een webhosting provider. Voor zakelijke websites geldt hier dat de goedkoopste oplossing meestal niet de beste is. De betrouwbaar-heid, hoeveelheid beschikbare ruimte en dataverkeer zijn namelijk meestal belangrijke factoren, bijvoorbeeld voor een webshop. Een kleine investering om te zorgen dat deze zaken in orde zijn scheelt jezelf en je klanten een hoop frustratie. Laat je dus goed informeren op dit gebied.

Zorg dat je gevonden wordt via SEOHet is zeer belangrijk voor je onderneming dat je op het internet goed gevonden wordt door (potentiële) klanten en geïnteresseerden. Want: hoe beter je gevonden wordt, hoe meer bezoekers er op je website komen en hoe groter de kans dat je nieuwe klanten binnenhaalt of omzet genereert.

Je kunt zelf invloed uitoefenen op die vindbaarheid door je website en je webteksten te (laten) optimaliseren voor zoekmachines (lees: Google). Wat dat inhoudt en hoe dat het beste werkt lees je in dit overzicht met tips voor Search Engine Optimization (SEO).

Tip: Hosting providers kun je onder andere vergelijken op www.hostingneder-land.nl.

Tip: Snel aan de slag met SEO? Met de slimme RankingCoach software van KPN maak je in enkele eenvoudige stappen snel verbeteringen en beschik je over meetbare resulta-ten.

2. Hoe vind je de balans tussen privé en zakelijk?

Je hebt een aantal mogelijkheden. Van het maken van een weekplanning en het inschakelen van gemaksdiensten tot goed communiceren met je partner.

Maak een weekplanZowel zakelijk als privé. Noteer daarin je prioriteiten en eventueel to do lijstjes. Gebruik daarvoor een papieren weekplanner of agenda, of doe dit digitaal via de agenda in Microsoft Office (Outlook) of Google Calendar. Of gebruik een app als Calendars 5 of Fantastical 2 voor je smart-phone of tablet.

Hou tijd vrij voor ontspanningBelangrijk onderdeel van het vorige punt. Plan dus ook je vrijetijd, ontspanning en andere privé-activiteiten. Zo heb je tijd om plannen te maken en na te denken buiten je werk om.

Communiceer, ook thuis!Maak afspraken thuis. En zet deze op papier. Wie doet wat en wanneer? Het schept voor iedereen duidelijkheid.

Durf nee te zeggenNee zeggen hoeft lang niet altijd negatief te zijn. Consequent en beargumenteerd nee zeggen tegen alles wat niet overeenkomt met wat je wilt bereiken komt juist doelgericht en eerlijk over. Bovendien: als je ja zegt tegen iets waarvoor je eigenlijk geen tijd hebt, is het risico groot dat je het afraffelt of zelfs helemaal niet voor elkaar krijgt. En daar is niemand gebaat bij.

Get Things DoneKorte samenvatting van dit tijdsbesparende prioriteringsprincipe: verdeel je werk over stapeltjes ‘kan’, ‘zou moeten’ en ‘moet’. Daarna loop je door het stapeltje ‘moet’ heen om te zien of iets naar de andere stapels kan. Hierna hoef je alleen de ‘moet’-stapel nog maar mee naar huis te nemen.

Trek de stekker eruitBij wijze van spreken dan. Leer jezelf in ieder geval aan dat je ‘s avonds geen e-mail en voicemail-berichten checkt. Dat geeft een hoop rust. Morgen weer een dag!

Geef werk uit handen aan gemaksdienstenTe druk voor de kapper? Geen tijd voor de was? Diverse gemaksdiensten voor op kantoor of thuis vind je onder andere bij specialisten op dit gebied zoals Charlie.

Tip: Gebruik bestaande faciliteiten

en voorzieningen. Bijvoorbeeld

voor wie jonge kinderen heeft is er

de Opvoeddesk. Die geeft work-

shops waarbij je tips krijgt om deze

dubbele belasting beter aan te

pakken.

11

2. Hoe zorg je dat je overal veilig online bent?

Samenwerking, opslag en back-up in de cloud en gebruikmaken van hotspots: stuk voor stuk zaken die je als starter een uitkomst bieden. Maar dan wel graag veilig! Want hoe meer we online en in de cloud werken, hoe vaker cybercriminaliteit een issue wordt. Houd daarom in elk geval de onderstaande zaken in je achterhoofd:

Controleer de veiligheid van je verbindingHet is soms lastig om te achterhalen of een openbaar Wi-Fi-netwerk veilig is. Controleer in elk geval altijd de naam van het openbare netwerk waarmee je verbinding wilt maken. Verifieer dit desnoods bij de locatie die de verbinding aanbiedt.

Maak gebruik van een uitgebreid internet veiligheidspakketEn dan zowel voor je desktop, pc als smartphone. Je beschikt dan over een virusscanner, firewall en spamfilter en hebt bescherming tegen malware en virussen. Daarnaast kun je er op afstand gegevens blokkeren en/of wissen om misbruik in geval van verlies of diefstal van je persoonlijke gegevens te voorkomen.

Ga veilig en slim om met je smartphoneJe smartphone (of ander mobiele apparaat) is misschien wel het meest gevoelig voor fraude en verlies van data. Ga daar dus extra veilig mee om. Beveilig je apparaat altijd met een pincode en maak regelmatig back-ups van je zakelijke bestanden.

Kies voor secure data-opslagSla je gegevens veilig op in de cloud bij een Nederlandse aanbieder die valt onder Nederlandse- en Europese wetgeving. Zo kan niemand met je data aan de haal gaan. Kies voor een cloud aanbieder die je data ver-sleuteld opslaat.

Zorg voor back-ups van je dataOok dat kan tegenwoordig makkelijk in de cloud (zie eerder in dit e-book). Back-ups maken is vaak een klus die snel vergeten wordt. Zorg daarom dat je een oplossing kiest waarmee dit automatisch en regelmatig gedaan wordt.

Tip: Op KPN&Co vind je meerdere blogberich-ten met tips over veilig en slim gebruik van je mobiele apparaten. Zowel voor wat je zelf kunt doen als voor IT managers binnen je organisa-tie of bedrijf.

E-book ‘Veiliger ondernemen’Een praktische gids van KPN om stapsgewijs de veiligheid van je praktijk of onderneming te verbeteren. Je kunt deze hier gratis downloaden.

12

3. Wat doe je als je internetverbinding uitvalt?

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat je internetverbinding op je bedrijfslocatie uitvalt. Gelukkig kun je dan terugvallen op enkele mobiele internetservices zodat je gewoon kunt doorwerken.

Persoonlijke hotspotAls het internet op de zaak uitvalt is er een oplossing in de vorm van de (persoonlijke) hotspot. Daarmee kun je de 3G of 4G verbinding van je telefoon gebruiken als mobiel toegangspunt voor draadloos internet. Je leest hier hoe dat werkt.

Publieke hotspotBeschik je (nog) niet over een eigen hotspot, dan kun je gebruikmaken van een openbare hotspot in de buurt die door je internetprovider wordt aangeboden. Meer informatie hierover lees je hier.

Mobiele Wi-Fi RouterEen alternatief is gebruik te maken van een mobiele Wi-Fi-router. Dit is een klein apparaat waarmee je een mobiele internetverbinding kunt maken en die je via Wi-Fi koppelt aan je laptop of tablet. Je kunt tot 10 apparaten verbinden jou en je collega’s.

Tip: benieuwd hoe hotspots in de praktijk werken? Bekijk in deze video hoe fotograaf Hans Verleur met 4G van KPN via een hot-spot een tijdelijke werkplek creëert voor zichzelf en zijn collega’s.

E-book ‘De ideale werkplek is overal - een praktische gids’Werken onderweg of op locatie? Het gratis e-book over flexwerken van KPN bevat vele tips en trucs om overal je werk te kunnen doen.

13

4. Hoe vind je de balans tussen privé en zakelijk?

Je hebt een aantal mogelijkheden. Van het maken van een weekplanning en het inschakelen van gemaksdiensten tot goed communiceren met je partner.

Maak een weekplanZowel zakelijk als privé. Noteer daarin je prioriteiten en eventueel to do lijstjes. Gebruik daarvoor een papieren weekplanner of agenda, of doe dit digitaal via de agenda in Microsoft Office (Outlook) of Google Calendar. Of gebruik een app als Calendars 5 of Fantastical 2 voor je smartphone of tablet.

Hou tijd vrij voor ontspanningBelangrijk onderdeel van het vorige punt. Plan dus ook je vrijetijd, ontspanning en andere privé-activiteiten. Zo heb je tijd om plannen te maken en na te denken buiten je werk om.

Communiceer, ook thuis!Maak afspraken thuis. En zet deze op papier. Wie doet wat en wanneer? Het schept voor iedereen duidelijkheid.

Durf nee te zeggenNee zeggen hoeft lang niet altijd negatief te zijn. Consequent en beargumenteerd nee zeggen tegen alles wat niet overeenkomt met wat je wilt bereiken komt juist doelgericht en eerlijk over. Bovendien: als je ja zegt tegen iets waarvoor je eigenlijk geen tijd hebt, is het risico groot dat je het afraffelt of zelfs helemaal niet voor elkaar krijgt. En daar is niemand gebaat bij.

Get Things DoneKorte samenvatting van dit tijdsbesparende prioriteringsprincipe: verdeel je werk over stapeltjes ‘kan’, ‘zou moeten’ en ‘moet’. Daarna loop je door het stapeltje ‘moet’ heen om te zien of iets naar de andere stapels kan. Hierna hoef je alleen de ‘moet’-stapel nog maar mee naar huis te nemen.

Trek de stekker eruitBij wijze van spreken dan. Leer jezelf in ieder geval aan dat je ‘s avonds geen e-mail en voicemailberichten checkt. Dat geeft een hoop rust. Morgen weer een dag!

Geef werk uit handen aan gemaksdienstenTe druk voor de kapper? Geen tijd voor de was? Diverse gemaksdiensten voor op kantoor of thuis vind je onder andere bij specialisten op dit gebied zoals Charlie.

1. Hoe blijf je bereikbaar voor je klanten?

Het doorschakelen van je telefoon naar je mobiel is de meest voor de hand liggende oplossing. Maar je kunt ook een externe telefonische klantenservice of helpdesk inschakelen als tijdelijke zaakwaarnemer.

Doorschakelen bij KPN met *21* of *61*Ook als je niet achter je pc op je kantoor aan huis zit, ben je met doorschakelen toch bereikbaar voor zakelijke bellers. Klanten van KPN schakelen hun zakelijke nummer meteen door via Direct doorschakelen door gebruik te maken van *21*.

KPN biedt daarnaast nog een tweede mogelijkheid om je zakelijke nummer door te schakelen naar je mobiele telefoon. In plaats van *21* gebruik je dan *61*. De procedure werkt vrijwel hetzelfde.

Zit je bij een andere provider? Op www.doorschakelentelefoon.nl vind je een handig doorschakeloverzicht.

Als je (bedrijf) verhuistNaast doorschakelen kun je ook nog gebruikmaken van een doorschakeldienst of verwijsdienst. Deze zijn vooral ideaal bij verhuizingen als je een nieuw telefoonnummer krijgt én toch goed bereikbaar wilt blijven, waarbij laatstgenoemde fungeert als een telefonisch verhuisbericht.

Overige optiesWil je zakelijk en privé belverkeer nóg verder scheiden, denk dan eens aan een toestel met dual simkaart, de DuoCard van KPN, een externe telefoonservice of het gebruiken van een 0900 Servicenummer.

Tip: Een apart zakelijk telefoonabonnement is ook handig voor de belastingen omdat je niet langer zelf je zakelijk telefoonverbruik hoeft te scheiden van je privéverbruik bij het doen van aangifte.

Tip: Als je het doorschakel-nummer in je telefoon ops-laat onder je bedrijfsnaam (of een variant daarvan), dan zie je in je scherm meteen dat het om een zakelijke klant gaat en kun je je telefoon dus ‘zakelijk’ opnemen.

Tip: Gebruik bestaande faciliteiten en voor-zieningen. Bijvoorbeeld voor wie jonge kin-deren heeft is er de Opvoeddesk. Die geeft workshops waarbij je tips krijgt om deze dubbele belasting beter aan te pakken.

14

5. Meer startersinformatie

We zetten de belangrijkste webadressen uit dit e-book met meer (algemene) informatie over starten met je eigen bedrijf nog even voor je op een rijtje:

• Online Starterstraining• Platform Slimmer ondernemen in de cloud• Uit de praktijk: blogs van Coen van Delft• E-book ‘Veiliger ondernemen’• E-book ‘De ideale werkplek is overal - een praktische gids’• KPN&Co: zakelijk blog van KPN voor samen slimmer ondernemen

KPN wenst je heel veel succes met de start van je onderneming!

15

Checklist voor slimmer ondernemen met ICT en Telecom

Optimale bereikbaarheid

Toegang tot internet aanvragen

Zakelijke e-mail, contacten en agenda installeren

Zakelijk Mobiel abonnement aanvragen

Een extra SIM aanschaffen voor je laptop of tablet

Een buitenlandbundel ‘aanzetten’ als je wilt doorwerken op vakantie

Vaste telefoonaansluiting aanvragen

Zakelijke voicemail instellen en in laten spreken

Een conference card aanvragen voor telefonische vergaderingen

Tools & apps uit de cloud

Opslag & back-up van je bestanden

Samenwerken met collega’s en bestanden delen

Online CRM voor je klantgegevens, e-mailings en gespreksverslagen

Boekhouden en factureren

Je digitale visitekaartje

Domeinnaam kiezen en aanvragen

Webhosting partner kiezen

Websitepakket geschikt voor pc, tablet en mobiel

SEO : gevonden worden via google

Voor veilig werken:

Internetveiligheidspakket op je pc, tablet en mobiel installeren

‘Browser protection’ op je smartphone installeren

Automatische back-up instellen voor je pc