ECD-Draaiboek_versie 3.0 Het ECD-Draaiboek is vooral bedoeld voor de medewerkers van...

ECD-Draaiboek_versie 3.0

Het ECD-Draaiboek is vooral bedoeld voor de medewerkers van zorginstellingen

die actief betrokken zijn bij de beslissingen en werkzaamheden rondom de

invoering van het ECD. Dit Draaiboek bevat concrete voorbeelden en

hulpmiddelen en de laatste versie ervan is beschikbaar op www.actiz.nl.

Let op: Elke zorginstelling heeft zijn eigen karakter en stelt zijn eigen prioriteiten, en dat vertaalt zich uiteraard in de manier van

werken. De hulpmiddelen die in het Draaiboek beschikbaar zijn, vormen dan ook geen kant-en-klare blauwdruk voor de invoering

van een ECD in uw organisatie. Gebruik ze, denk erover na, discussier erover, en stem ze vervolgens af op de wensen en eisen

van uw eigen organisatie. Zo krijgt u een ECD dat bij úw organisatie past.

ECD-DRAAIBOEKECD-DRAAIBOEK

2ECD-Draaiboek_versie 3.0

Inhoudsopgave ECD-Draaiboek

Inleiding

• Wat is het ECD-Draaiboek en welke onderwerpen word

en erin behandeld?

• Hoe gebruikt u het ECD-Draaiboek?

• Typologie en kleur van de vier pilotinstellingen

Eerste verkenning

• Het ECD in de zorgketen

• Het ECD raakt een veelheid aan onderwerpen

• Wat ís het ECD

• Brug tussen kwaliteit en kwantiteit

• Het ECD binnen de informatievoorziening

Route

• Routekaart: De weg naar het ECD in 7 stappen

Organisatie elementen

• Organisatie & Besturing: een beschrijving

• Producten & Processen: een beschrijving

• Systemen & Infrastructuur: een beschrijving

• Mensen & Cultuur: een beschrijving

Fasering

• Fase 1: Initiatie

• Fase 2: Analyse

• Fase 3: Ontwerp

• Fase 4: Bouw

• Fase 5: Test & Acceptatie

• Fase 6: Implementatie

• Fase 7: Evaluatie & Nazorg


Wat is het ECD-Draaiboek en welke onderwerpen worden erin behandeld?

Wat is het ECD-Draaiboek?

• Het Draaiboek is gemaakt door adviesbureau Advisaris in opdracht van brancheorganisatie ActiZ en in samenwerking met de vier landelijke ECD-pilots en de kennispartners, onder financiering van het Ministerie van VWS.

• Het is een uitgebreid naslagwerk dat u wordt aangeboden om als organisatie aan de slag te gaan met het selecteren en invoeren van een ECD-toepassing.

• Tevens biedt het een grote hoeveelheid hulpmiddelen in de vorm van onder andere sjablonen, checklists en instructies, die u helpen om het project versneld, zorgvuldig en in samenhang te doorlopen.

• Het bevat een routekaart die vooral bedoeld is om samenhang en overzicht te geven van de te doorlopen fasen op weg naar het ECD. Alle fasen en thema’s die aan de orde komen worden toegelicht en zijn geordend naar de organisatie elementen Organisatie & Besturing, Producten & Processen, Systemen & Infrastructuur, Mensen & Cultuur. Elke element kent zijn eigen symbool, dat terug zal komen bij diverse onderwerpen van de fasen.

Welke onderwerpen worden per fase behandeld?

• Thema’s en hulpmiddelen

• ‘Couleur locale’ van de pilotinstellingen (n.v.t. bij fase 5 & 7)

• Beleidskeuzes

• Te betrekken functionarissen

• Te boeken resultaten

• Verandermanagement

INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART


Hoe gebruikt u het ECD-Draaiboek?

• De routekaart “De weg naar het ECD in 7 stappen” geeft een overzicht van het draaiboek met de diverse

thema’s en biedt een goede uitgangspositie om vanuit te starten.

• Een fase hoeft niet volledig afgerond te zijn om aan een volgende te kunnen beginnen; het is aan u om te

bepalen in hoeverre stappen parallel kunnen lopen. Tevens kunt u vanuit een bepaalde fase teruggrijpen

naar een eerdere fase (iteratief proces).

• De geboden hulpmiddelen bieden structuur, maar elke organisatie dient hieraan zelf invulling te geven.

• De ‘Couleur locale’ in elke fase is afkomstig van de vier pilotinstellingen. Aan elke pilot is een kleur

gekoppeld, terug te vinden in de beschrijving van de typologie van de vier pilotinstellingen. Op basis

hiervan kunt u uw organisatie vergelijken en zo de couleur locale van deze pilotinstelling bij de diverse

fasen volgen en eventueel overnemen.

• Mogelijk bent u al gestart met een ECD-project. Het kan handig zijn om de al genomen stappen in de

gepresenteerde routekaart te plaatsen en te beoordelen of ze in samenhang genomen zijn. Gebruik

datgene wat u reeds heeft als input, maar doorloop in principe de beschreven fasen.

• Navigeer via de hyperlinks, zoals linksboven: via INHOUDSOPGAVE naar de inhoudsopgave van het

draaiboek, via ROUTEKAART naar de routekaart. Bij de fasen navigeert u via de nummering op de route

(linksboven) naar de diverse fasen.



Typologie & Kleur pilot Pilot 1 Pilot 2 Pilot 3 Pilot 4Aantal locaties 9 3 10 8Aantal medewerkers 1300 350 2400 1200Aantal cliënten 1300 385 4100 800

Zorgvormen

- Verzorgingshuiszorg - Aanvullende verpleeghuiszorg- Verpleeghuiszorg - Extramurale zorg

- Verzorgingshuiszorg- Aanvullende verpleeghuiszorg- Extramurale zorg

- Verzorgingshuiszorg- Aanvullende verpleeghuiszorg- Verpleeghuiszorg- Extramurale zorg

- Verzorgingshuiszorg- Aanvullende verpleeghuiszorg- Verpleeghuiszorg- Extramurale zorg

Leverancierselectie

Leverancierselectie middels onder andere requests for proposal bij diverse leveranciers

Geen tijdens pilot; leverancier ECD gekozen vóór start van de pilot

Toetsing huisleverancier op basis van PvE

Toetsing huisleverancier op basis van PvE

Pilot opzetPilotafdelingen op 5 locaties, eerst uitrol op pilotafdelingen

Pilots op alle locaties, uitrol in de hele organisatie

Blauwdruk van de hele organisatie op basis van 2 pilotlocaties, eerst uitrol bij pilotlocaties

Blauwdruk van de hele organisatie op basis van 1 pilotlocatie, uitrol in de hele organisatie

Motivatie voor start ECD pilot

Modernisering van de bedrijfsvoering: automatisering, management informatie, meer efficiency, kwaliteitswinst, beter inspelen op de wensen van de cliënten, optimale inzet van personeel

Het ECD biedt een integrale oplossing voor alle veranderingen in de zorgsector, o.a. de hogere eisen aan de informatievoorziening. Tevens toetsing en aanpassing van aangeschafte toepassing.

Het ondersteunen van het vraaggericht werken, transparantie van de geleverde diensten aan de cliënt en de complexer wordende financiering. Eenheid brengen in de werkwijze op de locaties.

In kaart brengen van organisatie en verander-ingen die erop afkomen en bekijken hoe de bedrijfsvoering moet worden aangepast. Het gebruik van een ECD draagt uiteindelijk bij aan het leveren van de zorg die de cliënt graag wil hebben.

Typologie en kleur van de vier pilotinstellingen



Het ECD in de zorgketen

ZiekenhuisEPD

Huisarts HIS

V & V AWBZ sector

ECD

Apotheker ALS

LandelijkSchakel

Punt

JeugdzorgEKD



Elektronisch Cliënten Dossier

Elektronisch Cliënten Dossier

Agenda van de cliënt


Capaciteits-planning

Capaciteits-planning ZorgleefplanZorgleefplan

NormVerantwoorde

Zorg

NormVerantwoorde

Zorg

Zorg-overeenkomst

Zorg-overeenkomst

Overdracht &VerantwoordingOverdracht &

Verantwoording

Voorbehoudenhandelingen

Voorbehoudenhandelingen

Zorgzwaarte financiering

Zorgzwaarte financiering

DocumentManagement

DocumentManagement

Basisgegevenscliënt

Basisgegevenscliënt

Het ECD raakt een veelheid aan onderwerpen

AZRAZRMANAGEMENT INFORMATIE

PRESTATIE INDICATOREN



Wat is het ECD? Klik op de figuur voor toelichting!

Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en volgen van cliënt- en zorggegevens

Ondersteunend bij de uitvoering van het primaire proces en methodisch werken (plan-do-check-act)

Een hulpmiddel dat door staf-medewerkers wordt gebruikt

Een gedigitaliseerd zorgdossier

Ondersteunend bij invoering van het Zorgleefplan (ZLP)

Ondersteunend bij het rapporteren naar cliënt, zorgkantoor (zorgzwaarte-bekostiging), inspectie (IGZ/norm verantwoorde zorg) en accountant (kaderwet AO/IC) Een gekoppeld

systeem in de organisatie

Ondersteunend bij het tijdig signaleren van overschrijdingen in de afgesproken zorglevering

Ondersteunend bij het signaleren of met de cliënt afgesproken handelingen aansluiten bij zorgdoelen

Maakt eenvoudige en eenduidige vastlegging van afspraken met cliënten mogelijk (= basis voor leveringsbetrouwbaarheid)

Een hulpmiddel dat door zorgmedewerkers wordt gebruikt

Maakt eenmalige invoer van data mogelijk, inzichtelijk voor alle medewerkers

Software op een Cd-rom of een webapplicatie

Ondersteunend bij het verkrijgen van inzicht in kostprijzen, deskundigheids-inzet en trends zorgomvang en -aard



Het ECD kan een organisatie helpen bij het bouwen van de brug tussen kwaliteit en kwantiteit

Software op een Cd-rom of een webapplicatie

Een gedigitaliseerd zorgdossier

Een gekoppeld systeem in de organisatie

Een hulpmiddel dat door staf-medewerkers wordt gebruikt

Een hulpmiddel dat door zorgmedewerkers wordt gebruikt

Ondersteunend bij invoering van het Zorgleefplan (ZLP)

Ondersteunend bij de uitvoering van het primaire proces en methodisch werken (plan-do-check-act)

Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en volgen van cliënt- en zorggegevens

Ondersteunend bij het signaleren of met de cliënt afgesproken handelingen aansluiten bij zorgdoelen

Ondersteunend bij het rapporteren naar cliënt, zorgkantoor (zorgzwaarte-bekostiging), inspectie (IGZ/norm verantwoorde zorg) en accountant (kaderwet AO/IC)

Ondersteunend bij het tijdig signaleren van overschrijdingen in de afgesproken zorglevering

Ondersteunend bij verkrijgen van inzicht in kostprijzen, deskundigheids-inzet en trends zorgomvang en -aard

Maakt eenvoudige en eenduidige vastlegging van afspraken met cliënten mogelijk (= basis voor leveringsbetrouwbaarheid)

Maakt eenmalige invoer van data mogelijk, inzichtelijk voor alle medewerkers



Het ECD binnen de informatievoorziening


ExternCliëntadministratie

Zorgplanregistratie

Capaciteitsplanning

Tijdregistratie

Productieregistratie

RoosterplanningVoedings

administratie

Personeels- en salaris-

administratie

Financiële administratie

Gebouwbeheer en investeringsregistrati

e

Voorraad beheer

Scope ECD


1

23 4

5

67

Routekaart: De weg naar het ECD in 7 stappen

Implemen-tatie

Test & AcceptatieOntwerpAnalyseInitiatie

•Coördinatie•Acceptatie

Monitoren leverancier

•Leverancier selectie

•Referentie bezoek

•Productie-acceptatie

Vraag gerichtheid

•Prioriteit bewaking

•Projectopzet & -organisatie

•Beleids-keuzes

Toetsing proces mutaties

Proces-mutaties

•Gewenste processen

•Zorgdossier•Agenda van de cliënt

•Arrangement

•Proces inventarisatie

•Zorgzwaartemeting

•ZIP Care

Technische test

•Systeem inrichting

•Data conversie

•PvE•Benodigde infrastructuur

•Beheer inrichting

•Proef-opstelling

Inventarisatie ICT

•Training•Acceptatie test

•Computer affiniteit

•Gebruikers- groep

Nulmeting (tijdregistratie)

Interne communicatie (continu in elke fase)

Organisatie &Besturing

Producten & Processen

Systemen &Infrastructuur

Mensen &Cultuur

Implementatieplan

Doorvoeren proces mutaties

HW/SW implementatie

•Training eind gebruikers

•Communi-catiekalender

•Evaluatie project

•Vervolg trajecten

Maatregelen nazorg

Bouw Evaluatie & Nazorg



Organisatie & Besturing: een beschrijving

De elementen Organisatie & Besturing, Producten & Processen, Systemen & Infrastructuur, en Mensen &

Cultuur bepalen samen de prestaties van een organisatie. Hoe beter de elementen onderling zijn afgestemd,

hoe beter de algehele prestatie van de organisatie. Dit geldt tevens in de verschillende fasen van het ECD-

project, daarom zijn de thema’s per fase verdeeld over de elementen.

De organisatie en besturing van een onderneming komt voort uit de visie en missie

van de bestuurders. Vanuit die visie en missie worden doelstellingen geformuleerd

en wordt een strategie bedacht die ervoor zorgt dat deze doelstellingen worden bereikt, en

een beleid vastgesteld. Doelstellingen kunnen betrekking hebben op winst, omzet, marktaandeel,

innovatie, partnerships, etc. Het beleid en de doelstellingen worden verder vertaald naar de diverse afdelingen

in de organisatie en komen in de vorm van concrete acties terug in de jaarplannen.

Organisatie en besturing zijn het centrale zenuwstelsel van de organisatie.


NB: het gebruikte symbool bij de organisatie elementen wordt bij elke fase gebruikt om bij de onderwerpen Thema’s en Te boeken resultaten aan te geven onder welk element het thema of resultaat valt.


Producten & Processen: een beschrijving





Het element Producten en Processen vormt feitelijk het bestaansrecht van de organisatie.

De producten zorgen uiteindelijk voor de inkomsten en dus voor het voortbestaan van de

organisatie. De producten worden geproduceerd met behulp van de primaire processen.

Secundaire processen ondersteunen alle overige facetten binnen de organisatie (personeel, administratie, ICT,

etc.), die nodig zijn om de producten te vermarkten.

De processen vormen als het ware de bloedvaten van de organisatie.




Systemen & Infrastructuur: een beschrijving





Het element Systemen en Infrastructuur kan worden beschouwd als het perifere

zenuwstelsel van een organisatie. Het is essentieel dat de systemen en de infrastructuur

reageren op prikkels van binnen en buiten. Er dient te worden ingespeeld op de wensen

en eisen van de interne klantorganisatie, en de ontwikkelingen van de markt. Daarnaast moeten de systemen

en infrastructuur stabiliteit en continuïteit bieden, zodat er zo min mogelijk uitval en verstoring is in de

organisatie.




Mensen & Cultuur: een beschrijving





Mensen en Cultuur vormen feitelijk de psyche van een onderneming.

Hieraan liggen normen, waarden en opvattingen ten grondslag, welke tot uiting

komen in concreet gedrag van medewerkers, sfeer op de werkvloer, interne en

externe communicatiestijl, mate van autonomie, innovatiedrift, mate van samenwerking,

ruimte voor persoonlijke ontplooiing en stijl van leidinggeven.

Tevens vormen de mensen het hart, de handen en de voeten van de organisatie: zonder hen zou zij niet

kunnen zijn wat zij nu is en worden wat zij wil worden.




1. Initiatie fase: onderwerpen

Beschrijving

Thema’s & Hulpmiddelen

Couleur locale

Beleidskeuzes

Functionarissen

Resultaten

Verandermanagement

12 3 4

56 7

INHOUDSOPGAVE ROUTEKAART THEMA’S FASE 1


1. Initiatie fase: een beschrijving

In de initiatie fase worden alle voorbereidingen getroffen voor een succesvolle start van het project. Het

formuleren en overbrengen van de noodzaak voor de veranderingen die het project beoogt (de zogenaamde

case for change) is hierbij van essentieel belang.

In deze fase wordt het projectplan opgesteld en het projectteam samengesteld met benoeming van mensen,

rollen, taken en verantwoordelijkheden. In het projectplan geeft u aan wat u met het ECD-project wilt bereiken.

Tevens wordt een gedetailleerde planning gemaakt, waarin de inzet van mensen ook is gespecificeerd (en dus

duidelijk maakt hoeveel FTE moet worden vrijgemaakt).

Het projectplan wordt ter goedkeuring aangeboden aan de opdrachtgever(/directie).

Er worden afspraken gemaakt in de organisatie om de betreffende medewerkers vrij te kunnen maken. Daarna

worden het projectteam en de werkgroepen geïnstalleerd.

De fase wordt afgesloten met een presentatie op alle locaties over het project, de doelstellingen, het

ambitieniveau en de planning, een zogenaamde kickoff.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


1. Initiatie fase

Couleur locale: Projectopzet & -organisatie

• Opzet: Pilotafdelingen op vijf locaties, eerst uitrol op pilotafdelingen. Organisatie: Multidisciplinair

projectteam (incl. Cliëntenraad en OR) met diverse werkgroepen, beslissingbevoegdheid bij MT.

• Opzet: Pilots op alle locaties, uitrol in de hele organisatie. Organisatie: Projectteam zonder werkgroepen

(medewerkers ingeschakeld op afroep) en met samenwerking met andere interne projectgroepen,

beslissingsbevoegdheid bij projectteam.

• Opzet: Blauwdruk van de hele organisatie op basis van twee pilotlocaties, eerst uitrol bij pilotlocaties.

Organisatie: Stuurgroep (twee locatiedirecteuren en een lid van de raad van bestuur) met daaronder een

coördinatieteam (projectleider, stafmedewerker, manager zorg, ICT manager en adviseur). Onder het

coördinatieteam een ontwikkelgroep en een verkennergroep voor borging van input van betrokken locaties

(ZoCo’s, Behandelaar, EVV’ers).

Thema’s1. Prioriteit bewaking2. Projectopzet & -organisatie

3. Beleidskeuzes

4. Interne communicatie

Hulpmiddelen1. Prioriteitenlijst2. Sjabloon Projectplan

Kickoff instructie3. Checklist Beleidskeuzes per fase

Checklist ZLP/ECD4. Sjabloon Communicatieplan

Sjabloon Communicatiekalender


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


1. Initiatie fase

Couleur locale: Projectopzet & -organisatie (vervolg)

• Opzet: Blauwdruk van de hele organisatie op basis van één pilotlocatie, uitrol in de hele organisatie. Organisatie: Stuurgroep pilotlocatie aangevuld met twee locatiedirecteuren (niet pilotinstellingen) vanuit stichting (draagvlak stichtingbrede keuzes) met daaronder een projectteam met vaste kernleden en wisselende leden per onderwerp.

Beleidskeuzes• Werken we uitsluitend digitaal, of blijven we werken met prints uit de ECD-toepassing (eventueel tijdelijk)?• Wordt integratie van een behandelplan en zorgplan nagestreefd?• Wie is verantwoordelijk voor de inrichting en indeling van het zorgdossier?• Waar ligt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van het zorgdossier?• Wil de organisatie (tijd)registratie introduceren en zo ja in welke vorm?• Wie is verantwoordelijk voor het leveren van de zorg conform de indicatie (leveringsbetrouwbaarheid) en

hoe organiseren we dit?• In hoeverre en waar wil je vraaggerichtheid een plek geven? • Sluit je huidige zorgvisie aan bij de gewenste veranderingen en gemaakte keuzes?

Te betrekken functionarissen• Bestuurder• Beleidsmedewerker• Kwaliteitsmedewerker• Hoofd ICT/Systeembeheerder• Medewerker cliëntadministratie

•Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep•Locatiemanager/zorgmanager•Teamleider/EVV’er•Medewerker communicatie


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


1. Initiatie fase

Te boeken resultaten• Prioriteiten zijn vastgesteld• Projectplan is goedgekeurd• Communicatieplan (incl. kalender) is goedgekeurd• Projectteam is geïnstalleerd• Beleidskeuzes zijn gemaakt voor deze fase• Kickoff is uitgevoerd

Verandermanagement• Boodschappen naar medewerkers:

– “Het ECD is veel méér dan een gedigitaliseerd zorgdossier”– “Het ECD is ook een nieuwe werkwijze en raakt iedere medewerker”– “Het ECD maakt jouw werk gemakkelijker”

• Do’s:– Veelvuldig communiceren met een eenduidige boodschap (via diverse kanalen)– Elk initiatief van medewerkers stimuleren en koesteren– Zorg dat de volgende functionarissen in de stuurgroep zitten: locatiemanager, manager behandeling,

ICT/informatiemanager, applicatiebeheerder, verantwoordelijke cliëntadministratie, beleidsmedewerker verantwoordelijk voor dossieropzet

• Don’ts:– Zeer ambitieuze projectplanning door bijv. irreële inzet van mensen en middelen– Weinig aandacht voor de gevolgen en de invloed van het ECD op de medewerkers


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


Prioriteit bewaking

Met prioriteit bewaking wordt bedoeld, het bewaken van de motieven om te starten met het ECD-project, en

hun prioriteit tijdens het project.

De organisatie die start met een ECD-project doet dit met bepaalde redenen. De motieven die men heeft

kunnen zeer divers zijn en verschillen qua prioriteit. Het is van groot belang voor de interne communicatie en

sturing van het project om te bepalen wat voor uw organisatie de belangrijkste motieven zijn om te starten met

een ECD-project.

Na afronding van elke fase kunt u teruggrijpen op deze motieven om zodoende te bepalen of u nog op de

goede weg zit. Zo zorgt u ervoor dat tijdig kan worden bijgestuurd als (onbedoeld) van de ingeslagen weg wordt

afgeweken.

Hulpmiddelen hierbij zijn:

• Prioriteitenlijst

Dit is een lijst in Excel, waarin per motief om te starten met een ECD-project kan worden aangegeven of dit

motief een rol speelt en welke prioriteit het heeft.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


Projectopzet & -organisatie

Alvorens kan worden gestart met het ECD-project, zal nagedacht moeten worden over en vastgelegd hoe het

project wordt opgezet en georganiseerd. Worden bijvoorbeeld bepaalde locaties of afdelingen gekozen om als

pilot te fungeren? En welke mensen zijn geschikt voor het projectteam?

Een goede voorbereiding vraagt om het opstellen van een projectplan en het in gang zetten van het project

door een kickoff. De uitspraak “Een goede voorbereiding is het halve werk”, is hier absoluut van toepassing. U

dient rekening te houden met een doorlooptijd van 2 á 3 jaar en een fulltime projectleider.


• Sjabloon Projectplan

De hoofdstukken en paragrafen behandelen alle onderdelen om de projectopzet & -organisatie te dekken. Bij

elk onderdeel staat een uitgebreide voorbeeldtekst en/of beschrijving wat er wordt beoogd vast te leggen.

• Kickoff Instructie

Een project start normaliter met een zogenaamde kickoff, waarvoor alle betrokkenen worden uitgenodigd en

waar een officieel startsein wordt gegeven voor het project. In deze instructie staat hoe je de organisatie ervan

aanpakt en wat inhoudelijk behandeld dient te worden.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


Beleidskeuzes

De beleidskeuzes hangen samen met de externe ontwikkelingen (zoals zorgzwaartebekostiging, eisen van het

zorgkantoor en verantwoording naar de cliënt) en de implementatie van een ECD-toepassing.

Zowel aan het begin van het project dient de organisatie een aantal beleidszaken aan de kaak te stellen, als

ook bij elke volgende fase spelen er beleidskeuzes met betrekking tot de thema’s in die fase.

De beleidskeuzes beïnvloeden de processen en de werkwijze van de organisatie, en bepalen dus mede de

gewenste situatie.


• Checklist Beleidskeuzes per fase

Een Excel-document met een overzicht van alle beleidskeuzes geordend per fase.

• Checklist ZLP/ECD

Een Word-document met vragen per organisatie-element die de organisatie zich kan stellen om haar

uitgangspositie te bepalen en inzicht te verkrijgen in nog te regelen of besluiten zaken. Het kan gebruikt worden

als beginmeting van het ECD-project, zodat aan het eind van het traject kan worden bepaald welke

verbeteringen zijn behaald.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


Interne communicatie

Frequente en consistente communicatie naar betrokkenen binnen de organisatie is essentieel voor het succes

van ieder project. Bij het ECD-project is dit in het bijzonder een uitdaging aangezien alle medewerkers te

maken krijgen met het ECD en het voor velen, naast het leren omgaan met een (nieuw) systeem, ook betekent

dat zij een andere manier van werken moeten aanleren. Zie voor inhoudelijke beschrijving de ECD-Journaals.

Om ervoor te zorgen dat de communicatie inderdaad frequent en consistent is, is het aan te raden om een

communicatieplan op te stellen met een kalender voor de planning van de uitvoering van

communicatieactiviteiten tijdens het gehele project. Dit zal de uiteindelijke implementatie ten goede komen.


• Sjabloon Communicatieplan

Het sjabloon is ingedeeld in hoofdstukken en paragrafen die alle onderdelen behandelen om goede

communicatie te kunnen plannen. Elk onderdeel bevat een beschrijving van wat er wordt beoogd vast te

leggen.

• Sjabloon Communicatiekalender

In deze kalender kan de planning worden gemaakt van de over te brengen boodschappen en de frequentie

(zoals vastgelegd in het communicatieplan). Zodoende heeft men duidelijk inzicht in de geplande activiteiten en

kan hierop worden gestuurd.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 1


2. Analyse fase: onderwerpen

Beschrijving


Couleur locale

Beleidskeuzes

Functionarissen

Resultaten

Verandermanagement

12 3 4

56 7



2. Analyse fase: een beschrijving

De analyse fase begint het verzamelen en beoordelen van diverse documenten. Het gaat hier om documenten

rondom de primaire processen en welke gebruikt worden ín de primaire processen, documentatie over de

huidige infrastructuur en systemen, en de formulieren in het zorgdossier van de cliënt.

Ook stelt de organisatie vast binnen welk kader zij vraaggericht wil gaan werken.

Er vinden intakegesprekken plaats met alle betrokken locaties van de organisatie om het project nader te

bespreken en afspraken te maken rondom aanlevering van informatie en uitvoering van activiteiten.

Er wordt een nulmeting en zorgzwaartemeting gedaan op elke locatie of op één of meer pilotlocaties, waarvan

de uitkomsten vervolgens worden geanalyseerd en (waarschijnlijk) leiden tot het bepalen van maatregelen.

Tevens kan in deze fase het huidige zorgdossier beoordeeld worden op kwaliteit en consistentie met behulp

van ZIP Care.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


2. Analyse fase

Couleur locale: Nulmeting• De nulmeting vond in deze organisatie plaats op de pilotafdelingen van diverse locaties. De afdelingen

onderscheiden zich qua zorgen dienstverlening waardoor een breed inzicht ontstond in de onderlinge verschillen en overeenkomsten.

• Elke afdeling op elke locatie van deze organisatie heeft meegedaan aan de nulmeting. Dit gebeurde onder begeleiding van projectteamleden en de locatiemanagers.

• Vier afdelingen van het verpleeghuis en het gehele team van de andere locatie hebben deelgenomen aan de nulmeting. Er is zowel intramuraal als extramuraal geregistreerd, waarbij de extramurale registratie ook tegen de gefactureerde zorg is aangehouden.

• Alle intramurale afdelingen van de instelling deden volledig mee: verzorging, verpleging (somatiek & PG) en revalidatie. De extramurale registratie vindt continue plaats middels een registratiesysteem.

Thema’s1. Vraaggerichtheid2. Procesinventarisatie

3. Zorgzwaartemeting 4. ZIP Care5. Inventarisatie ICT6. Nulmeting (tijdregistratie)

Hulpmiddelen1. Lijst verkenning Vraaggerichtheid2. Checklist Primaire processen ECD-procesmodel3. ZZP inventarisatie4. ZIP Care pakket 5. Checklist ICT-inventarisatie

Basisoverzicht architecturen6. Stappenplan Uitvoeren nulmeting

Informatiesessie presentatie (nulmeting)


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


2. Analyse fase

Beleidskeuzes• Wanneer leidt over- of onderlevering tot het aanvragen van een herindicatie?• Hoe gaat de organisatie om met de normproductiviteit voor verzorgenden (75,1% norm VWS) en voor

andere disciplines?• Hoeveel tijd (in %) reserveer je voor ongeplande zorg in de zorgafspraken en waarop baseer je dit?• Wat is de reikwijdte van een afgewogen deskundigheidsmix: taakscheiding versus aantal

contactmomenten en logistiek?• Welke eisen stel je aan de beschikbaarheid, de prestatie en de beveiliging van de ECD-toepassing?

Te betrekken functionarissen• Teamleider/EVV´er• Alle directe medewerkers (t.b.v. nulmeting)• HEAD• Locatiemanager/zorgmanager• Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep

Te boeken resultaten• Alle documenten en formulieren van de primaire processen zijn geïnventariseerd• Huidige primaire processen zijn vergeleken met het ECD-procesmodel• Er is inzicht in gegevensuitwisseling tussen de administratie, zorg, behandeling

en eventuele derden• Huidige ICT is geïnventariseerd

• P&O-functionaris• Kwaliteitsmedewerker• Medewerker cliëntadministratie• Hoofd ICT/Systeembeheerder


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


2. Analyse fase

Te boeken resultaten (vervolg)• Zorgzwaartemeting is uitgevoerd en resultaten zijn geanalyseerd• Nulmeting is uitgevoerd en resultaten zijn geanalyseerd• Uitkomsten zorgzwaartemeting zijn vergeleken met nulmeting,

benodigde maatregelen zijn uitgezet


– “Het te ondernemen traject start met het weten waar je nu staat (nulmeting)”– “De nulmeting geeft inzichten die voor iedereen van belang zijn en de cliënt ten goede komen”– “Jouw inzet is nodig voor het slagen van het ECD-project!”

• Do’s:– Medewerkers belonen voor hun inzet en resultaten met hen delen– Medewerkers uit de uitvoering betrekken bij het leveren van inhoudelijke kennis voor het beschrijven

van de processen• Don'ts:

– Klachten van medewerkers over de te leveren inspanning tijdens de nulmeting negeren– Té gedetailleerd willen beschrijven van processen– Onderschatten van het nut van het beschrijven van de huidige processen


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


Vraaggerichtheid

Vraaggerichtheid veronderstelt een helder inzicht in de mogelijkheden ten aanzien van de te leveren zorg (bij

zowel de cliënt als de instelling) en een zekere flexibiliteit om op de vraag in te gaan. Vraagsturing impliceert

tevens dat er op cliëntniveau inzicht is in de gewenste en geleverde zorg, met de bijbehorende kosten.

Huidige knelpunten ten aanzien van vraaggerichtheid zijn het gebrek aan inzicht op cliëntniveau

(leveringsbetrouwbaarheid) en een beperkt zicht op de impact van een wijzigende vraag op bijvoorbeeld de

planning van de benodigde formatie. Gezien de opkomst van zorgzwaartefinanciering (ZZP’s), de nieuwe

basisverzekering (aanvullende private zorg) en de Wmo-ontwikkelingen is binnen het ECD een opdeling

gemaakt van zorg naar financieringsbron.

In het kader van het juridisch recht op indicatie, dat ingaat per 1 januari 2008, is het van belang dat

zorgorganisaties het kader vaststellen waarbinnen de zorgen dienstverlening wordt geleverd aan de cliënten;

aan welke vraag ga je wel en aan welke ga je niet voldoen, en hoe? Dit kan worden gedaan door indicaties te

vertalen naar eigen zorgarrangementen en een basisarrangement vast te stellen.


• Lijst verkenning Vraaggerichtheid

Een Word-document waarin diverse te beantwoorden vragen worden opgesomd m.b.t. vraaggerichtheid.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


Procesinventarisatie

Inzicht in hoe de primaire processen verlopen is in de eerste plaats van belang voor de algemene

bedrijfsvoering van een organisatie. Dit is echter ook van groot belang voor een succesvolle invoering van een

ECD-toepassing.

Tevens moet worden bepaald wat veranderd moet worden in de processen ten behoeve van de invoering van

het ECD. Om een overzicht te krijgen van het verloop van de huidige primaire processen worden alle

documenten hieromtrent verzameld, dat wil zeggen: protocollen, processchema’s, werkinstructies, formulieren,

enzovoort.


• Checklist Primaire processen

Een Word-document waarin kan worden afgevinkt van welke processen de benodigde informatie is verzameld.

• ECD-procesmodel

Middels dit model wordt een visualisatie gegeven van de werkwijze binnen zorginstellingen, rekening houdend

met de relevante wettelijke, functionele en technische kaders, waarbij specifieke aandacht is gegeven aan

nieuwe ontwikkelingen zoals het Zorgleefplan, de Norm Verantwoorde Zorg en Zorgzwaarte financiering.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


Zorgzwaartemeting

Een zorgzwaartemeting is een onderzoek gericht op het verkrijgen van inzicht in de huidige zorgzwaartes

(uitgedrukt in ZZP scores) van de cliënten.

Het is bedoeld ter toetsing met de uitkomsten van de nulmeting en als startpunt voor het vanaf nu bijhouden

van de zorgzwaarte van cliënten met behulp van de agenda van de cliënt. Eén van de grote voordelen hiervan

is dat de indicatie en dus de bekostiging aansluit bij de behoefte van de cliënt en de geleverde dienstverlening.

Hulpmiddel hierbij is:

• ZZP inventarisatie

Een Excel-document waarin op overzichtelijke wijze de ZZP per cliënt kan worden ingevuld en bijgehouden per

locatie en/of afdeling.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


ZIP Care

ZIP Care staat voor “Zelfevaluatie Instrument voor zorgPlannen in de care-sector”. Het instrument beoordeelt het zorgplan op consistentie: een goed plan correspondeert inhoudelijk met de visie van de organisatie, de wensen van de cliënt en de indicatiestelling van de cliënt. Daarnaast beoordeelt ZIP Care een zorgplan op de volgende punten: - het vraagstuk van de cliënt - het perspectief of het toekomstbeeld- het profiel of beschrijving van de cliënt- de doelen van de cliënt - de uitvoering van de ondersteuning en behalen van de doelen- de evaluatie van de geleverde diensten aan de cliënt Het instrument stelt de professional zèlf in staat te beoordelen of een zorgplan van voldoende kwaliteit is. Diegene die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen en opstellen van zorgplannen kunnen de ZIP Care gebruiken. ZIP Care sluit direct aan op het praktijkwerk. Er is geen aparte training vereist om het instrument te gebruiken.


• ZIP Care pakket

Het pakket bestaat uit een ZIP Care-evaluatie instrument en een handleiding.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


Inventarisatie ICT

De inventarisatie van ICT behelst het verzamelen van informatie over de huidige hardware en software van de

organisatie. Daarbij worden tevens enige specificaties van de ICT geïnventariseerd.

Het doel van deze inventarisatie is het bekijken van de huidige status van de ICT ten behoeve van de eisen en

wensen van het ECD, de benodigde koppelingen met het ECD en de eventuele bepaling van benodigde nieuwe

hardware en software. Denk hierbij ook aan basale zaken zoals servercapaciteit, koeling en bekabeling.


• Checklist ICT-inventarisatie

Een Excel-bestand waarin hardware en software items worden opgesomd en diverse specificaties staan

benoemd ter invulling.

• Basisoverzicht architecturen

Een Powerpoint-bestand met een overzicht van een cliënt-server en een serverbased architectuur en de

bijbehorende vragen die een organisatie dient te stellen in samenhang met de keuze voor een ECD-applicatie.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


Nulmeting

Een meting is de enige manier om er achter te komen welke zorg uw cliënten op dit moment werkelijk

ontvangen. Een nulmeting is een onderzoek gericht op het verkrijgen van kwantitatief inzicht in de huidige

zorglevering door een week lang, 24 uur per dag, alle directe medewerkers te laten registreren hoeveel van

welke zorg zij leveren aan welke cliënten. Daarnaast registreren zij hoe hun eigen tijd wordt verdeeld over

direct, indirect en niet cliëntgebonden werkzaamheden.

Aanvankelijk zullen uw medewerkers vreemd aankijken tegen deze ‘zakelijke’ benadering van hun werk. Maar

naast de cijfermatige inzichten die u verkrijgt met deze meting, stimuleert de nulmeting vooral bewustwording

bij de medewerkers. Zij worden zicht steeds meer bewust van de veranderingen in hun werkveld en het belang

ervan voor de cliënt. Uiteindelijk kunt u uw arrangementen en bijbehorende formatie beter afstemmen op uw

cliënten, zodat steeds beter aan de zorgvraag wordt voldaan binnen de geldende bekostigingskaders.


• Stappenplan Uitvoeren nulmeting

Een Excel-document waarin stapsgewijs de nulmeting wordt toegelicht. Tevens zijn de registratieformulieren

toegevoegd.

• Informatiesessie presentatie (nulmeting)

Een presentatie met een uitgebreide uitleg over de nulmeting en voorbeeldresultaten.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 2


3. Ontwerp fase: onderwerpen

Beschrijving


Couleur locale

Beleidskeuzes

Functionarissen

Resultaten

Verandermanagement

12 3 4

56 7



3. Ontwerp fase: een beschrijving

De ontwerp fase start met het specifiek maken van het ECD-procesmodel. De gewenste procesgang en het

verschil met de huidige procesgang wordt bepaald. Ook wordt de autorisatiestructuur ontworpen voor het ECD,

wie heeft welke rechten binnen de toepassing.

In aansluiting op het procesmodel wordt het Programma van Eisen (PvE) specifiek gemaakt voor de

organisatie. Het is van belang om dit met alle leden van het projectteam door te spreken en ook aan te geven

welke eisen prioriteit hebben. Tevens wordt de agenda van de cliënt ontworpen, getest en definitief

vastgesteld. Ten aanzien van de keuze van het ordeningsprincipe van het zorgdossier wordt de visie bevestigd.

Zowel het specifieke PvE als de procesgang worden besproken met de locatieteams om eventuele specifieke

eisen of wensen toe te voegen. Een gebruikersgroep wordt samengesteld met vertegenwoordigers uit de

primaire processen.

De organisatie is nu klaar om een oriënterend gesprek aan te gaan met de ICT (huis)leverancier en/of om, na

een eerste leverancierselectie, een zogenaamde Request For Information (RFI) op basis van het PvE te

versturen naar de ICT leveranciers op de longlist.

De benodigde infrastructuur wordt geschetst, er wordt vast nagedacht over de beheerinrichting, de stappen

voor invoering van benodigde proceswijzigingen worden bepaald, de voortgang en de op komst zijnde

veranderingen worden gecommuniceerd in de organisatie en referentiebezoeken worden georganiseerd.

Op basis van de ontvangen RFI’s, de referentiebezoeken, eventuele proefopstellingen, de aangeboden offertes

en de overige selectiecriteria, wordt uiteindelijk een keuze gemaakt voor een systeem en dus een leverancier.

Met deze leverancier wordt een contract afgesloten.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


3. Ontwerp fase

Thema’s1. Leverancierselectie

2. Referentiebezoek 3. Productieacceptatie4. Gewenste processen 5. Zorgdossier6. Agenda van de cliënt

7. Arrangement8. Programma van Eisen (PvE)9. Benodigde infrastructuur10. Beheerinrichting11. Proefopstelling12. Computer affiniteit medewerkers13. Gebruikersgroep

Hulpmiddelen1. Stappenlijst Leverancierselectie

Checklist Criteria leverancierselectie Aandachtspunten Contract & Onderhandeling Voorbeeld contract

2. Checklist Referentiebezoek 3. Checklist Productieacceptatie voorwaarden4. ECD-procesmodel5. Werken met het model ZLP6. Sjabloon Agenda van de cliënt (intramuraal)

Sjabloon Agenda van de cliënt (extramuraal)7. Geen8. Landelijk Programma van Eisen ECD9. Geen10. ITIL-schema11. Vragenlijst proefopstelling12. Checklist Minimale computervaardigheden13. Geen

Couleur locale: Leverancierselectie• Aangezien de huisleverancier onvoldoende kon voldoen aan de eisen van de organisatie, heeft het

projectteam een shortlist van leveranciers gemaakt. Uiteindelijk is op basis van o.a. proefopstellingen, die toegankelijk waren voor alle medewerkers, een keuze gemaakt.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


3. Ontwerp fase

Couleur locale: Leverancierselectie (vervolg)• Samen met de leverancier wordt het systeem zo gemaakt dat het aansluit bij de eisen en wensen van de

organisatie (voor zover mogelijk) en gekoppeld kan worden met bestaande systemen waarmee informatie moet worden uitgewisseld.

• Keuze voor huisleverancier is gemaakt o.b.v. goede ervaringen en de visie dat koppelingsproblemen geminimaliseerd worden door het ECD uit een suite te nemen. Alleen als onvoldoende voortgang en medewerking van de leverancier wordt ervaren wordt een selectietraject opgestart.

• Op basis van het bij de huisleverancier bekende Programma van Eisen is door de pilotinstelling een selectie gemaakt van belangrijkste prioriteiten. Op basis hiervan zijn tijdafspraken gemaakt voor deelopleveringen van het pakket. Dit resulteert uiteindelijk in een geïntegreerde toepassing.

Couleur locale: ECD-procesmodel vergelijking• Het ECD-procesmodel is per onderdeel besproken en vergeleken met huidige procesgang o.a. op basis

van alle in de processen gebruikte formulieren. De verschillen op diverse locaties zijn bepaald. Er is een blauwdruk gemaakt van organisatiebrede gewijzigde primaire processen.

• Er is een verschillenanalyse uitgevoerd tussen huidige situatie en ECD-procesmodel. Wijzigen zijn waar nodig gedaan. Primaire processen waren op elke locatie al hetzelfde. Gewenste wijzigingen zijn voorgelegd aan locatiemanagers, besloten in het projectteam en ter informatie gegeven aan het MT.

• Uitgangspunt is dat de resultaten uit de pilots voor heel de organisatie gaan gelden. Uitgangspunt ten aanzien van de procesgang en het Programma van Eisen is dat de organisatie zich in beginsel aansluit bij het collectieve model. Er is slechts gekeken naar aanvullingen of afwijkingen;

• De bestaande processen binnen het ECD-procesmodel zijn bezien en beschreven. Op basis van deze beschrijvingen zijn gewenste aanpassingen uitgebreid besproken in een ontwikkelteam. De weerslag van de gewenste veranderingen is voorgelegd aan de stuurgroep ter bespreking en vaststelling. De vastgestelde veranderingen zijn vervolgens nog besproken met de leverancier in aanvulling op de prioriteiten bij de deelopleveringen. Bij de leverancier heeft dit geleid tot het meer centraal stellen van de agenda van de cliënt. Verschillen tussen afdelingen worden waar mogelijk afgebouwd.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


3. Ontwerp fase

Beleidskeuzes• Wordt als ordeningsprincipe voor het zorgdossier gekozen voor het Zorgleefplan, SAMPC of een ander

principe?• Ligt de professionele verantwoordelijkheid van zorgdossier bij verpleeghuisarts of teammanager?• Op welk niveau moeten leveringsafspraken worden geaccordeerd door de cliënt? • Worden de verpleegkundige protocollen in het ECD opgenomen (direct opvraagbaar), zo ja hoe (bijv. door

een koppeling naar een documentmanagement systeem)?• Wordt zorgzwaartemeting opgenomen (kwalitatieve evaluatie) naast kwantitatieve evaluatie op basis van

agenda van de cliënt?• Kiest de organisatie voor het hanteren van een indicator voor leveringsbetrouwbaarheid op cliëntniveau?

Zo ja, met welk ‘veiligheidspercentage’ (m.a.w. wat is het percentage ongeplande zorg)?• Wie wordt verantwoordelijk voor het bewaken van de actualiteit van de indicatie en de

leveringsbetrouwbaarheid van het afgesproken cliëntarrangement?• Hoe en op welk moment bespreken we als organisatie de cliëntagenda met de cliënt?• Hoe ga je het beheer van de toepassing inrichten?

Te betrekken functionarissen• Locatiemanager/zorgmanager

• Teamleider/EVV´er• Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep

• Kwaliteitsmedewerker• Hoofd ICT/Systeembeheerder• Medewerker cliëntadministratie


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


3. Ontwerp fase

Te boeken resultaten• Keuze voor een ordeningsprincipe is gemaakt• Benodigde ICT is vastgesteld• De gebruikersgroep is samengesteld• Programma van Eisen is goedgekeurd• Gewenste processen en verschillen met huidige zijn vastgelegd• Agenda van de cliënt is specifiek gemaakt voor de organisatie en getest • Leverancier (en pakket) is geselecteerd • Contract met leverancier is overeengekomen• Het technisch programma van eisen is vastgesteld• Voorwaarden voor productieacceptatie zijn bepaald• Inrichting beheer is bepaald• Benodigde computertraining voor medewerkers is geïnventariseerd


– “Het ECD moet helpen om de knelpunten die we hebben geconstateerd in de nulmeting, op te lossen.”

– “De gebruikersvriendelijkheid van de ECD-toepassing is een belangrijk selectiecriterium.”

– “De invoering van het ECD betekent veranderingen in jouw werkwijze, want er zal meer sturing komen in werkzaamheden.”

– “Een zorgvuldig selectieproces is nodig voor een goede keuze, dit duurt echter wel 3-4 maanden.”


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


3. Ontwerp fase

Verandermanagement (vervolg)

• Do’s:

– Open en veel communiceren over de gevolgen van de invoering van het ECD voor de werkwijze van de medewerkers

– Veranker de Normen Verantwoorde Zorg in de werkprocessen

– Twee of meer proefopstellingen plaatsen voor medewerkers om diverse toepassingen te beoordelen

• Don’ts:

– Keuze voor leverancier/toepassing alleen op basis van oppervlakkige criteria of buikgevoel maken

– Onderschatten van ‘t veranderkundige aspect bij het vastleggen van de gewenste processen; het gecreëerde draagvlak hier bevordert een succesvolle invoering


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Leverancierselectie

De leverancierselectie is een belangrijk onderdeel van het ECD-project. Met het voor de organisatie

gespecificeerde Programma van Eisen kan de organisatie als het ware ‘de boer op’. Hierbij is het

gespecificeerde ECD-procesmodel ook heel waardevol. Het is zaak om te leren van de ervaringen van

collega-organisaties en te horen uit de praktijk in hoeverre de gekozen toepassing bevalt (zie

Referentiebezoek).


• Stappenlijst Leverancierselectie

Een Word-bestand met de stappen om te komen tot een afgewogen selectie.

• Checklist Criteria leverancierselectie

Een Excel-document met de criteria die van belang (kunnen) zijn bij de leverancierselectie.

• Aandachtspunten Contract & Onderhandeling

Een Word-bestand met aandachtspunten voor zaken die in het contract kunnen worden opgenomen en die van

belang zijn tijdens de onderhandeling.

• Voorbeeld contract

Een Word-document waarin alle items aan bod komen die in een contract zouden moeten staan.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Referentiebezoek

Een referentiebezoek is een bezoek aan een organisatie die reeds een ECD-toepassing heeft ingevoerd of in

ieder geval al verder is in het proces van selectie en/of invoering ervan dan uw organisatie. Het doel is

uiteraard om te leren van de ervaringen van een collega-organisatie en te horen uit de praktijk in hoeverre de

gekozen toepassing bevalt.


• Checklist Referentiebezoek

Een Excel-document met een lijst van zaken die je doet tijdens een referentiebezoek en wat je er aan hebt.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Productieacceptatie

Tijdens de bouw/inrichting van (een deel van) het systeem, houdt de organisatie het verloop en de voortgang

van de leverancier in de gaten. Net als voor de bouw/inrichting is het van belang dat heldere afspraken zijn

gemaakt over de voorwaarden waaronder het (deel)systeem wordt geaccepteerd. Dit worden wel

productieacceptatie voorwaarden genoemd.

Het doel is vooral om eenduidigheid te scheppen over de voorwaarden waaraan de toepassing moet voldoen,

zodat discussies achteraf worden voorkomen en beide partijen weten waar ze aan toe zijn.


• Checklist Productieacceptatie voorwaarden

Een Word-bestand met een checklist van voorwaarden die kunnen worden gesteld aan de

productieacceptatie.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Gewenste processen

Het invoeren van een ECD-toepassing is veel meer dan het in gebruik nemen van een nieuw systeem. Het

vraagt een andere manier van werken en deze moet worden geborgd in de gewenste processen. In de analyse

fase is een inventarisatie gemaakt van de huidige processen. Hier wordt, met behulp van het ECD-

procesmodel, gekeken welke processen gewenst zijn en wat het verschil is tussen de huidige en gewenste

situatie. Het model is geen blauwdruk die één op één moet worden overgenomen, maar een kader dat richting

geeft en ondersteunt bij het ontwikkelen van een werkwijze die bij uw organisatie past.

Ook de gewenste processen worden uitgewerkt in schema’s (inclusief input, output en rolverdeling) in

samenwerking met een team van uitvoerende medewerkers van die processen. Op basis van de

verschillenanalyse wordt besloten welke acties ondernomen moeten worden om de procesmutaties in goede

banen te leiden (bijvoorbeeld ontwikkelen nieuwe werkinstructies, specifieke inhoudelijke training (ZLP),

aanpassen functiebeschrijvingen).


• ECD-procesmodel

Middels dit model wordt een visualisatie gegeven van de werkwijze binnen zorginstellingen, rekening houdend

met de relevante wettelijke, functionele en technische kaders, waarbij specifieke aandacht is gegeven aan

nieuwe ontwikkelingen zoals het Zorgleefplan, de Norm Verantwoorde Zorg en Zorgzwaarte financiering.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Zorgdossier

Bij de gesprekken met de ECD-pilotinstellingen zijn twee belangrijke ordeningsprincipes in de ouderenzorg voor

het beschrijven van de lichamelijke en psychische gesteldheid van cliënten naar voren gekomen: het SAMPC-

model en het Model Zorgleefplan (ZLP). SAMPC staat voor Somatische status, ADL-activiteiten, en

Maatschappelijk, Psychisch en Communicatief functioneren. Het ZLP vormt de praktische uitwerking van het

uitgangspunt van de Norm Verantwoorde Zorg, dat verantwoorde zorg begint bij het in kaart brengen van de

wensen en behoeften van de cliënt.

Als de organisatie één van beiden kiest, dient dat ordeningsprincipe te worden geïntegreerd in de toepassing.

Dit komt het gebruiksgemak en de overzichtelijkheid van het systeem ten goede.


• Werken met het model Zorgleefplan

Dit is een PDF-document opgesteld door brancheverenging ActiZ, waarin een handreiking wordt gegeven voor

het werken met het model ZLP.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3



In de agenda van de cliënt worden de afspraken met de cliënt omtrent de zorgen dienstverlening vastgelegd.

Dat wil zeggen: welke handeling op welk dagdeel wordt geleverd door welk deskundigheidsniveau, en hoeveel

tijd de handeling beslaat. De agenda van de cliënt is geen ADL-lijst of persoonlijke agenda met bijvoorbeeld

kappersafspraken.

Het doel van het gebruik van de agenda van de cliënt is sturing en verantwoording. Door vast te leggen wat je

levert en hoeveel, wordt tevens inzichtelijk of dit aansluit bij de huidige bekostigingsindicatie en de huidige

deskundigheidsmix. Ook kan zo eenvoudig verantwoording worden afgelegd aan de cliënt.


• Sjabloon Agenda van de cliënt (intramuraal)

Een Excel-bestand waarin basisgegevens van de cliënt worden opgenomen en wekelijkse handelingen worden

geregistreerd. Aangegeven wordt op welk dagdeel de handeling wordt geleverd, op welke dagen en hoeveel

tijd deze in beslag neemt. De totaaltelling hiervan kan in tijd worden vergeleken met de ZZP-score van de

cliënt.

• Sjabloon Agenda van de cliënt (extramuraal)

Een vergelijkbaar Excel-bestand als voor intramuraal. De totaaltelling hiervan kan in tijd worden vergeleken met

de indicatie van de cliënt.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Arrangement

In de analyse fase is vraaggerichtheid al besproken. Hierbij kwam aan de orde dat het aan te raden is om een

basisarrangement te maken voor elke cliënt. Met een arrangement wordt hier bedoeld, een lijst van

dienstverlening uitgedrukt in tijd die de cliënt mag verwachten van de organisatie. Zo is de organisatie duidelijk

naar haar cliënten en werknemers, en neemt zij een positie in in de markt. Naast het basisarrangement kan de

organisatie arrangementen opstellen die worden vertaald vanuit iemands indicatie met standaard diensten en

mogelijke extra diensten.

Zodoende kan bij aanmelding van een cliënt een basisarrangement worden aangeboden aangevuld met een

arrangement dat past bij zijn indicatie en specifiek gemaakt met de door de cliënt gewenste extra diensten.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Programma van Eisen (PvE)

Het landelijke Programma van Eisen (PvE) voor de ECD-toepassing, ontwikkeld in de landelijke pilot, wordt als

basis gebruikt voor het opstellen van het specifieke PvE voor de organisatie. Het PvE is géén kant-en-klare

blauwdruk voor de ECD-toepassing. Het is dus ook geen aankoopadvies voor een bepaald pakket. Het PvE

bevat de minimale functionele eisen die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan huidige en toekomstige

weten regelgeving. Kort gezegd: het laat zien welke gegevens u in een ECD moet kunnen invoeren, en welke

informatie u eruit moet kunnen halen.

Het ECD-procesmodel biedt ondersteuning bij het aanvullen van het PvE. De organisatie kan in het document

aangeven aan welke eisen, wanneer moet zijn voldaan en het gebruiken als communicatiemiddel naar de

leveranciers.


• Landelijk PvE ECD

Een Word-bestand waarin alle eisen aan de ECD-toepassing staan gecategoriseerd en worden toegelicht.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Benodigde infrastructuur

De ICT-inventarisatie uitgevoerd in de analyse fase wordt vergeleken met de ICT-benodigdheden voor de

invoering van de gekozen ECD-toepassing. Bij voorkeur gebeurt dit in samenwerking met de leverancier. Zowel

de huidige als de toekomstige infrastructuur zijn schematisch in kaart gebracht. De aan te schaffen apparatuur

wordt bepaald zodat tijdig kan worden gestart met het inkoopproces ervan.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Beheerinrichting

In de ontwerp fase dient ook al nagedacht te worden over hoe het beheer van de nieuwe toepassing wordt

ingeregeld. Wat betreft beheer worden over het algemeen drie soorten onderscheiden: functioneel (het in stand

houden van de functionaliteit van een informatiesysteem, optimale aansluiting op het bedrijfsproces), applicatie

(de in stand houding van de programmatuur en de gegevensverzamelingen) en technisch beheer (het

beschikbaar stellen en in stand houden van de infrastructuur waarop toepassing draait).

De organisatie dient te bepalen wat zij wel of niet zelf kan en wil beheren, en hierover afspraken maken met de

leverancier.


• ITIL-schema

Een Powerpoint-bestand met een ITIL-schema. ITIL staat voor Information Technology Infrastructure Library en

is ontwikkeld als referentiekader voor het inrichten van ICT-organisaties.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Proefopstelling

Een proefopstelling kunt u inzetten om een systeem beter te leren kennen door er zelf mee te werken, alvorens

het aan te schaffen.

Zo’n proefopstelling kunt u aanvragen bij de leveranciers die op uw shortlist staan. Een centrale plek in uw

organisatie wordt ingericht met de benodigde apparatuur om het systeem uit te kunnen proberen en te bekijken

in hoeverre het systeem werkelijk doet wat u dacht dat het zou doen.

Trek hier zo’n twee weken voor uit, dan kan de gebruikersgroep de tijd nemen om het systeem grondig te

beoordelen op de eisen en wensen zoals vastgesteld in het Programma van Eisen van uw organisatie. Licht

ook de overige medewerkers in over de mogelijkheid om het systeem uit te proberen en laat de leverancier

zorgen voor begeleiding en een gebruikershandleiding.


• Vragenlijst proefopstelling

Een vragenlijst opgesteld in Word bedoeld om in te laten vullen door de medewerkers die deelnemen aan de

proefopstelling ter beoordeling van de applicaties.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Computer affiniteit

Medewerkers in de zorg werken over het algemeen weinig met computers. Tenzij zij thuis werken met een

computer, is hun affiniteit ermee hoogstwaarschijnlijk niet erg groot. Voor een succesvolle invoering van een

ECD-toepassing is het van belang dat medewerkers een minimale set met vaardigheden beheersen. Een

inventarisatie hiervan is belangrijk om goed te kunnen aansluiten met een gerichte opleiding.


• Checklist Minimale computervaardigheden

Een checklist in Excel met minimale vaardigheden die medewerkers dienen te bezitten om te goed kunnen

werken met een ICT-toepassing.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


Gebruikersgroep

Met een gebruikersgroep wordt hier bedoeld, een groep representatieve medewerkers uit vooral het primaire

proces, die fungeert als klankbord tijdens de ontwikkel-, bouwen testfase van de ECD-toepassing. Tevens kan

de gebruikersgroep in stand worden gehouden na invoering van de toepassing ten behoeve van het functionele

beheer.

Het doel hiervan is te zorgen voor continue toetsing met de praktijk, zodat de toepassing als het ware

interactief wordt gemaakt door de samenwerking tussen gebruikers en leverancier.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 3


4. Bouw fase: onderwerpen

Beschrijving


Couleur locale

Beleidskeuzes

Functionarissen

Resultaten

Verandermanagement

12 3 4

56 7



4. Bouw fase: een beschrijving

Is de organisatie bij de bouw fase aangekomen, dan is een systeem gekozen en kan in overleg met de

leverancier worden bepaald welke her/ver/aanbouw activiteiten wanneer moeten worden uitgevoerd. Hierbij is

het van belang om afspraken vast te leggen over het monitoren van de bouw (o.a. escalatieprocedures en

informatieverplichting) en de productieacceptatie voorwaarden.

Tijdens deze fase dient tevens gesproken te worden over dataconversie vanuit andere systemen en/of

handmatige invoer van data voor de inrichting van het nieuwe systeem. Daarnaast is het aan te raden om een

gebruikersgroep samen te stellen, die de kwaliteit van de opgeleverde (deel)systemen beoordeelt en het

projectteam hierover adviseert. Deze gebruikersgroep levert ook de inhoudelijke data voor de inrichting van het

systeem, zowel voor de test- als de productieomgeving. De brondata moet worden getoetst op juistheid,

volledigheid en actualiteit, en vervolgens worden geschoond. De gebruikersgroep werkt tijdens de bouw dus

intensief samen met de leverancier, maar kan ook daarna een rol blijven spelen in het functionele beheer.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


4. Bouw fase

Couleur locale: Bouwen geheel of deel en testen deel• Het systeem wordt in zijn geheel opgeleverd zoals overeengekomen tussen leverancier en zorgaanbieder,

en tevens als zodanig getest.• Er is gekozen om de toepassing gefaseerd in te richten. Als eerste werd het cliëntregistratie gedeelte van

het systeem (af)gebouwd, getest en geïmplementeerd. Vervolgens het zorggedeelte en daarna capaciteitsplanning.

• De bouw geschiedt on site, d.w.z. zoveel mogelijk in de ontwikkelomgeving bij de organisatie. De ontwikkelexperts van de leverancier werken zo nauw samen met de inhoudelijk en technisch specialisten van de organisatie; er is continue afstemming.

• De bouw gebeurt in samenspraak tussen leverancier en zorgaanbieder per onderdeel van de applicatie. Beoordeling vindt plaats per onderdeel, acceptatie over het geheel.

Beleidskeuzes• Kiest de organisatie voor het her/ver/aanbouwen, testen en invoeren van de toepassing als geheel, of voor

een gefaseerde aanpak?• Wordt er een acceptatietest uitgevoerd na elke (deel)oplevering van de toepassing?• Wordt de benodigde data voor de nieuwe toepassing (deels) handmatig overgezet of dienen de opties voor

dataconversie vanuit bepaalde bronsystemen te worden nagegaan?

Thema’s1. Monitoren leverancier2. Procesmutaties3. Systeeminrichting4. Dataconversie

Hulpmiddelen1. Lijst Aandachtspunten bij monitoren2. Geen3. Tips voor Inrichting4. Geen


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


4. Bouw fase

Te betrekken functionarissen

• Locatiemanager/zorgmanager

• Teamleider/EVV´er

• Hoofd ICT/Systeembeheerder

Te boeken resultaten (intern en leverancier)

• De productie- en ontwikkelomgeving zijn ingericht

• De voorbereidingen voor de inrichting van de testen productieomgeving zijn gereed, d.w.z. de benodigde brondata is getoetst en geschoond

• De rapportages van de technische testen zijn opgeleverd en besproken

• Er is een voor de acceptatietest gereed (deel)systeem

• Het systeem is ingericht met de benodigde brondata

• Beheerhandleiding en –trainingsmateriaal is beschikbaar

• Gebruikershandleiding en –trainingsmateriaal is beschikbaar

• De aanpak voor het testen en invoeren van de procesmutaties is vastgelegd

• De leverancier is naar tevredenheid gemonitord o.b.v. vooraf afgesproken wijze

• Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger

behandelgroep• Kwaliteitsmedewerker• Medewerker cliëntadministratie


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


4. Bouw fase

Verandermanagement

• Boodschappen naar medewerkers:

– “De toepassing wordt momenteel specifiek gemaakt en ingericht, maar blijf vooral je suggesties indienen.”

• Do’s:

– Overleg regelmatig met de leverancier o.b.v. een voortgangsrapportage

– Maak verslagen van alle besprekingen om misverstanden te voorkomen

• Don’ts:

– Onderschat de tijd en moeite die gepaard gaat met dataconversie en inrichting niet

– Verwacht niet dat je na de aanschaf en/of her/ver/aanbouw klaar bent; ook het testen en invoeren kost veel tijd en energie


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


Monitoren leverancier

Om de her/ver/aanbouw en inrichting van de toepassing in goede banen te leiden, kunt u zich als organisatie

niet afhankelijk opstellen van de leverancier. Een vinger aan de pols houden bij het verloop en de voortgang is

van groot belang voor een succesvolle invoering, dat wil zeggen volgens de door uw organisatie opgeleverde

specificaties en binnen afgesproken tijd en budget. Het wordt aangeraden om de gebruikersgroep intensief te

betrekken.


• Lijst Aandachtspunten bij monitoren

Een Word-bestand met een lijst met aandachtspunten voor het monitoren van een leverancier tijdens de bouw

van een (deel)systeem.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


Procesmutaties

Door de verschillen te bepalen tussen de huidige primaire processen, vastgesteld in de analyse fase, en de

gewenste primaire processen, vastgesteld in de ontwerpfase, ontstaat een overzicht van de benodigde

proceswijzigingen die moeten worden doorgevoerd.

Ter voorbereiding op de invoering van deze procesmutaties is het van belang om te bepalen wat benodigd is

voor een succesvolle invoering. Hierbij valt te denken aan het opstellen en/of wijzigen van werkinstructies, het

ontwikkelen van nieuwe hulpmiddelen (bijv. formulieren), het toetsen van de nieuwe processen (incl.

werkinstructies en hulpmiddelen) op een pilotafdeling, het informeren van medewerkers over de wijzigingen, en

het beschikbaar stellen van de gewijzigde processen en werkinstructies via intranet.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


Systeeminrichting

Voordat de ECD-toepassing in gebruik kan worden genomen, moet zij uiteraard gevuld zijn met allerhande

gegevens van de organisatie. Het gaat hier om cliënt-, zorgen medewerkergegevens. Mogelijk kan data

worden overgezet vanuit huidige bronsystemen (dataconversie), maar vaak moeten sowieso ook gegevens

handmatig worden ingevoerd. Houd er in ieder geval rekening mee dat de inrichting vaak meer tijd kost dan van

tevoren wordt ingeschat.


• Tips voor Inrichting

Een Word-bestand waarin tips staan voor bijvoorbeeld het efficiënt inrichten van een systeem en het ordelijk

aanpakken van de inrichting.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


Dataconversie

Onder dataconversie wordt hier verstaan, het overzetten van gegevens uit het ene systeem naar het andere

systeem. Ook als u nu geen ECD gebruikt, wordt bepaalde data over cliënten al vastgelegd in een

(administratie)systeem, en soms tevens gegevens over zorgverlening en productie. Deze data dient tijdens de

bouw fase te worden overgezet naar de ECD-toepassing, zodat het testen en implementeren kan plaatsvinden.

De leverancier speelt een belangrijke rol in het bepalen van de voorbereiding, tijd en inzet die nodig de

conversie goed te laten verlopen.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 4


5. Test & Acceptatie fase: onderwerpen

Beschrijving


Beleidskeuzes

Functionarissen

Resultaten

Verandermanagement

12 3 4

56 7



5. Test & Acceptatie fase: een beschrijving

Testen omvat alle activiteiten die worden uitgevoerd om te bepalen of het systeemontwerp ook werkelijk is

gerealiseerd. Het goed testen van (deel)systemen kost vaak meer tijd en geld dan organisaties zich vooraf

realiseren. Duidelijk mag zijn dat alle problemen, fouten en kwalitatief slechte functionaliteiten die worden

ontdekt tijdens het testen, straks niet nog grotere problemen veroorzaken in de organisatie wanneer het

systeem operationeel is. Kortom, de investering in het testen verdient zichzelf terug.

Ten behoeve van een gestructureerde testfase wordt een testplan opgesteld door de leverancier t.b.v. de

technische testen en een acceptatietestplan door de organisatie t.b.v. de acceptatietest. Daarnaast dienen

testscripts te worden gemaakt voor de acceptatietest, die gebruikt kunnen worden voor het stapsgewijs en

gericht testen van de functionaliteiten van de toepassing, en voor de rapportage van de bevindingen.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


5. Test & Acceptatie fase

Beleidskeuzes

• Wordt er een acceptatietest na elke (deel)oplevering uitgevoerd en/of op de totale oplevering?

• Bij welke testresultaten wordt de toepassing geaccepteerd?

• Wie gaat de testen uitvoeren?

• Op welk moment vindt de testperiode plaats en hoe lang duurt deze?

Te betrekken functionarissen

• Locatiemanager/zorgmanager

• Teamleider/EVV´er

• Hoofd ICT/Systeembeheerder

Thema’s1. Coördinatie2. Acceptatie3. Toetsing procesmutaties4. Technische test5. Training6. Acceptatietest

Hulpmiddelen1. Sjabloon Acceptatietestplan2. Sjabloon Testscript3. Geen4. Geen5. Geen6. Matrix landelijk PvE

Casus ECD

• Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep

• Kwaliteitsmedewerker

• Medewerker cliëntadministratie


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


5. Test & Acceptatie fase

Te boeken resultaten (intern en leverancier)• De testomgeving is ingericht• De gebruikersgroep is getraind• De opgeleverde (deel)systemen zijn functioneel getest• Alle testverslagen zijn besproken met de leverancier• Eventuele problemen/knelpunten zijn opgelost• De toepassing is geaccepteerd door de gebruikersgroep• De directie heeft groen licht gegeven voor de start van de implementatie


– “Wees kritisch, maar kijk met een open blik naar de nieuwe mogelijkheden van de toepassing”• Do’s:

– Neem in je planning ruim voldoende (doorloop)tijd voor de testen acceptatieperiode– Neem de tijd om de uitkomsten uit een acceptatietest door te spreken met de leverancier

• Don'ts:– Accepteer geen onbewezen oplossingen voor geconstateerde problemen/knelpunten


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


Coördinatie

De test en acceptatie coördinatie is een deelproject op zich. Om te zorgen voor een goed verloop van de

testperiode en een gedegen acceptatie, stelt de organisatie een acceptatietestplan op. In dit plan wordt

uiteengezet wat het testen inhoudt, wat er getest wordt, wie de testen uitvoert, hoe het testen is georganiseerd,

hoe het testen en accepteren wordt aangepakt en wat de planning is. De gebruikersgroep heeft een leidende

rol bij het testen.


• Sjabloon Acceptatietestplan

Een Word-bestand waarin alle onderwerpen staan die aan bod dienen te komen in het plan.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


Acceptatie

Om te komen tot een gefundeerde acceptatie is het van belang dat alle testresultaten in verslagen zijn vervat,

deze zijn besproken met de leverancier en eventuele fouten of ontbrekende functionaliteiten opnieuw zijn

getest.

Na een goed verloop van de acceptatietesten, dat wil zeggen dat het systeem geen fouten bevat en voldoet

aan de vooraf afgesproken eisen, kan het systeem officieel worden geaccepteerd.

De gebruikersgroep levert een advies voor acceptatie aan aan de directie, waarna zij kan besluiten tot officiële

acceptatie.


• Sjabloon Testscript

Een Word-bestand waarin een voorzet wordt gedaan van scripts voor diverse te testen onderwerpen die de

tester dient te volgen bij het testen van het ECD.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


Toetsing procesmutaties

Om te achterhalen of de gewenste procesmutaties in de praktijk werken en ook de gewenste voordelen

opleveren, is het verstandig om ze eerst te toetsen in een kleine setting in de organisatie. De gewenste

processen worden bijvoorbeeld eerst getoetst op één afdeling. Deze afdeling krijgt een training en instructie om

vervolgens een bepaalde periode te gaan werken volgens de gewenste processen. Bedenk van tevoren de

eventuele gevolgen hiervan voor afdelingsoverstijgende processen in de organisatie.

Na de toetsingsperiode wordt de werking van de processen met de afdelingsmedewerkers geëvalueerd en

worden eventuele knelpunten en aanpassingen besproken. Bij veel knelpunten en aanpassingen zal opnieuw

een toetsing moeten plaatsvinden, alvorens de gewenste processen kunnen worden ingevoerd in de hele

organisatie.

De resultaten van de toetsing worden besproken door de directie, welke de invoering ervan in de hele

organisatie dient goed te keuren.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


Technische test

De leverancier zal technische testen uitvoeren om het systeem te controleren op eventuele tekortkomingen.

Het systeem wordt dan vooral getest op risico’s van uitval (bij bijvoorbeeld piekbelasting) of underperformance

(niet snel genoeg werken), het goed functioneren op de bestaande omgeving en de koppelingen met andere

systemen, en het optreden van mogelijke conflicten met andere applicaties, de database of het netwerk. De

uitkomsten hiervan zullen leiden tot noodzakelijke aanpassingen en nieuwe technische testen, net zo lang tot

het geheel optimaal werkt.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


Training

De training van de gebruikersgroep is bedoeld voor een doelmatige en doeltreffende acceptatietest. De

gebruikersgroep dient te toetsen (zoals beschreven onder Acceptatietest) of de toepassing voldoet aan de

functionele en de kwalitatieve eisen, zoals die zijn gesteld door de organisatie.

De training wordt (normaliter) verzorgd door de leverancier, waarbij ook een gebruikershandleiding wordt

aangeleverd. In principe is de gebruikersgroep al (redelijk) op de hoogte van de mogelijkheden van de

toepassing aangezien zij meedraaien in het project, en zullen dus minder intensieve training nodig hebben dan

de eindgebruikers. Dezelfde gebruikersgroep kan straks fungeren als trainer voor de eindgebruikers.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


Acceptatietest

De gebruikersgroep voert de acceptatietest uit, waarbij wordt getest of het ontwikkelde systeem aan de functionele en kwalitatieve eisen voldoet (PvE) en de dagelijkse praktijk centraal staat (kunnen de primaire processen worden uitgevoerd?). De test wordt uitgevoerd in een (zoveel mogelijk gelijkende) productieomgeving met concrete gegevens en heeft tot doel om de kwaliteit van de opgeleverde producten - zowel afzonderlijk als geheel in samenhang - te beoordelen.De resultaten uit de acceptatietest worden besproken met de leverancier en eventuele problemen dienen door de leverancier te worden opgelost alvorens een advies voor acceptatie kan worden gegeven door de gebruikersgroep aan de directie.Bij goedkeuring van het advies voor acceptatie door de directie kan de toepassing in gebruik wordengenomen.


• Matrix landelijk Programma van Eisen

Een Excel-bestand met een verkorte lijst van alle eisen in het landelijk PvE, waarachter kan worden aangegeven wat de leverancier heeft opgegeven over wat nu al in de toepassing zit of op bepaalde termijn erin zal zitten, hetgeen in de lijst kan worden bevestigd of ontkracht.

• Casus ECD

Een Word-bestand met een beschrijving van een fictieve situatie waarmee de primaire processen kunnen worden doorlopen in de toepassing om de functionaliteiten te testen. NB: de casus is gebaseerd op het landelijk PvE en bevat dus niet eventuele voor uw organisatie specifieke eisen.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 5


6. Implementatie fase: onderwerpen

Beschrijving


Couleur locale

Beleidskeuzes

Functionarissen

Resultaten

Verandermanagement

12 3 4

56 7



6. Implementatie fase: een beschrijving

De implementatie fase begint uiteraard met het opstellen van een implementatieplan. In dit plan staat

beschreven hoe de invoering van de nieuwe toepassing plaatsvindt en de proceswijzigingen worden

doorgevoerd. De zorgorganisatie richt zich bij voorkeur vooral op de organisatorische kant van de

implementatie en de leverancier op de technische kant. Uiteraard is afstemming en samenwerking van belang

voor het slagen van de implementatie.

Trainingen dienen te worden gepland en gegeven en er moet een helpdesk worden ingericht om vragen van

gebruikers te kunnen beantwoorden.

Deze fase duurt relatief lang en vraagt om veel inspanning van de hele organisatie. Veel en frequente

communicatie is nu extra belangrijk, daarom wordt aangeraden om een aparte communicatiekalender te maken

voor deze fase.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


6. Implementatie fase

Couleur locale: Implementatie proceswijzigingen en ECD-toepassing• Eerst invoering op 1 pilotafdeling, dan opschalen naar pilotafdelingen andere locaties, daarna de rest van

de organisatie.• Invoering meteen in de hele organisatie, maar wel per module van de ECD-toepassing.• Eerst implementatie op de twee pilotlocaties, daarna uitrol naar de rest van de organisatie.• Eerst uitrol op één pilotlocatie, daarna in de hele organisatie.

Beleidskeuzes• Kiest de organisatie voor een gefaseerde implementatie en zo ja hoe ziet die fasering eruit?• Waar ligt de grens tussen implementatieverantwoordelijkheid voor leverancier en organisatie?• Welke mijlpalen bepalen of je de ECD-invoering opschaalt naar de rest van de organisatie?

Te betrekken functionarissen• Alle directe medewerkers• Locatiemanager/zorgmanager• Teamleider/EVV´er• Hoofd ICT/Systeembeheerder

Thema’s1. Implementatieplan

2. Doorvoeren procesmutaties3. HW/SW implementatie4. Training eindgebruikers5. Communicatiekalender

Hulpmiddelen1. Sjabloon Implementatieplan

Implementatie fasering2. Overzicht Veranderingen voor de zorg3. Geen4. Geen5. Sjabloon communicatiekalender

• Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep• Kwaliteitsmedewerker• Medewerker cliëntadministratie• Medewerker communicatie


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


6. Implementatie fase

Te boeken resultaten• Het implementatieplan is opgesteld en goedgekeurd• Het trainingsplan is opgesteld en goedgekeurd• Er is een helpdesk ingericht• Alle benodigde software en hardware is geïnstalleerd• De medewerkers zijn getraind• De proceswijzigingen zijn ingevoerd in de gehele organisatie• De toepassing is ingevoerd en wordt gebruikt in de gehele organisatie


– “Het gebruik van het ECD is niet iets is dat ‘naast het werk’ gedaan moet worden, maar is er juist een integraal onderdeel van.”

– “Het ECD zal voor iedereen even wennen zijn, daarom is er een helpdesk waar je terecht kunt met al je vragen.”

• Do’s:– De tijd nemen om een doordacht en realistisch implementatieplan te maken (bijtijds mee starten)– Maak de trainingen zoveel mogelijk praktijkgericht (combinatie toepassing en processen)– Faseer je implementatie door per module eerst uit te rollen op een pilotafdeling of pilotlocatie, om pas

na geslaagde invoering daar per module op te schalen naar de rest van de organisatie• Don'ts:

– Het systeem invoeren als de medewerkers nog niet zijn getraind en de helpdesk nog niet ingericht– De uitrol van het systeem opschalen naar andere locaties als het de pilotlocatie nog niet juist en

volledig draait


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


Implementatieplan

Het implementatieplan is een plan van aanpak dat wordt opgesteld om ervoor te zorgen dat de gehele

implementatie goed verloopt. In het plan wordt opgenomen wanneer en op welke wijze de invoering van het

systeem en de nieuwe werkwijze plaatsvindt, wie waarvoor verantwoordelijk is, eventuele risico’s en de

maatregelen die hiertegen worden genomen, mijlpalen tijdens de implementatie en de communicatieaanpak.


• Sjabloon Implementatieplan

Een Word-document met een inhoudsopgave van de onderwerpen die in een implementatieplan aan de orde

dienen te komen.

• Implementatie fasering

Een Powerpoint-slide met een schets van de fasering van de implementatie volgorde in de organisatie en een

schets van de volgorde van implementatie van de diverse modules.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


Doorvoeren procesmutaties

In de test en acceptatie fase zijn de procesmutaties getest en mogelijk bijgesteld op basis van de uitkomsten

van de test. In deze fase worden de procesmutaties doorgevoerd in de hele organisatie. Dit betekent dat de

medewerkers op de hoogte moeten zijn van de wijzigingen in de processen, inclusief eventuele nieuwe of

aangepaste hulpmiddelen. Dit dient meegenomen te zijn/worden in de communicatie naar de medewerkers en

in de trainingen van de eindgebruikers.

Daarnaast moeten de medewerkers de mogelijkheid hebben om de nieuwe procesbeschrijvingen in te zien,

inclusief stroomschema’s en hulpmiddelen, bij voorkeur in digitale vorm via bijvoorbeeld een intranet.

De medewerkers dienen tevens op de hoogte te zijn van de datum waarop de nieuwe processen worden

ingevoerd en van hen wordt verwacht dat zij de nieuwe hulpmiddelen gebruiken. Er is een contactpersoon met

telefoonnummer bekend bij de medewerkers, bij wie ze terecht kunnen voor vragen (vergeet daarbij de avond-

en nachtdiensten niet).

Om risico’s in de dienstverlening te voorkomen is het de overweging waard om extra mensen in de zetten in de

eerste week van invoering en cliënten en/of hun vertegenwoordigers in te lichten over de invoering van de

nieuwe toepassing.


• Overzicht Veranderingen voor de zorg

Een Powerpoint-bestand met een overzicht van mogelijke veranderingen in het primaire proces van de zorg.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


HW/SW implementatie

Uit de analyse fase is naar voren gekomen welke hardware (HW) en software (SW) componenten benodigd zijn

om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de gestelde eisen en beschikbaar is voor de gebruikers. Dit

kan de implementatie betreffen van zowel extra servers of werkplekken als nieuwe software.

De organisatie dient samen met de leverancier van de ECD-toepassing en de leverancier van de HW/SW

componenten afspraken te maken over de implementatie (planning, ondersteuning, testen, benodigde tijdelijke

maatregelen).


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


Training eindgebruikers

De training van de eindgebruikers ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende implementatie, heeft zowel

betrekking op de functionaliteiten van het systeem als de proceswijzigingen.

Een snelle manier om te trainen is de train-the-trainer methode. Hierbij wordt een aantal medewerkers (vaak de

gebruikersgroep en/of applicatiebeheerders) door externen uitgebreid getraind in de toepassing en de

proceswijzigingen, maar ook in het geven van training. Deze interne trainers kunnen vervolgens alle trainingen

verzorgen aan hun collega’s.

Trainingen kunnen het beste worden opgezet per functionarisgroep; niet elke functionaris hoeft alles te weten

van de toepassing. Reik bij de trainingen gebruikershandleidingen en quick reference cards aan als

hulpmiddelen.

NB: Houdt er rekening mee dat de eindgebruikers tevens training nodig kunnen hebben in algemeen

computergebruik, en ordening volgens ZLP en Norm Verantwoorde Zorg.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


Communicatiekalender

De implementatiefase is gericht op en heeft impact op de hele organisatie en vergt daarom extra aandacht ten

aanzien van communicatie. Voor deze fase dient een aparte communicatiekalender te worden gemaakt, dus

naast die van het ECD-project. Deze kalender zorgt ervoor dat op geplande en gestructureerde wijze wordt

gecommuniceerd naar alle medewerkers over de toepassing, de impact, de trainingen, de ondersteuning en de

invoering.


• Sjabloon Communicatiekalender

In deze kalender kan de planning worden gemaakt van de boodschappen en frequentie die is vastgelegd in het

communicatieplan. Zodoende heeft men een duidelijk inzicht in de geplande activiteiten en kan er goed worden

gestuurd.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 6


7. Evaluatie & Nazorg fase: onderwerpen

Beschrijving


Beleidskeuzes

Functionarissen

Resultaten

Verandermanagement

12 3 4

56 7



7. Evaluatie & Nazorg fase: een beschrijving

Als de ECD-toepassing door de hele organisatie in gebruik is genomen en alle proceswijzigingen zijn doorgevoerd,

kan het projectteam de laatste fase ingaan. De evaluatie en nazorg fase is bedoeld als leermoment en om de ‘losse

eindjes’ van het project af te hechten.

Zowel aan de betrokkenen van het project als het projectteam zelf wordt een vragenlijst voorgelegd ter evaluatie

van het verloop en het resultaat van het project. De leerpunten die hieruit naar voren komen, worden gebruikt om

de uitvoering van toekomstige projecten te verbeteren. Op problemen of knelpunten die worden genoemd, wordt

door het projectteam actie ondernomen om deze op te lossen en zo het project definitief af te sluiten.

De uitkomsten van de evaluatie, de gedefinieerde acties en de officiële afsluiting van het project worden breed

gecommuniceerd in de organisatie.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 7


7. Evaluatie & Nazorg fase

Beleidskeuzes• Wie worden betrokken bij de evaluatie van het project?• Hoe vindt de borging van de geleerde lessen plaats?• Wie is verantwoordelijk voor de borging van de geleerde lessen in de organisatie?

Te betrekken functionarissen• Projectleden• Stuurgroep• Bestuurder• Beleidsmedewerker• Kwaliteitsmedewerker• Directe medewerkers• Locatiemanager/zorgmanager• Teamleider/EVV’er• Hoofd ICT/Systeembeheerder

Thema’s1. Evaluatie project2. Maatregelen nazorg3. Vervolgtrajecten

Hulpmiddelen1.Checklist Onderwerpen projectevaluatie2.Geen3.Geen


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 7


7. Evaluatie & Nazorg fase

Te boeken resultaten• Betrokkenen bij de evaluatie zijn bepaald• De evaluatie vragenlijst is opgesteld• Evaluatieverslag van het project is besproken• Geleerde lessen t.b.v. volgende projecten zijn geborgd• Maatregelen voor benodigde nazorg zijn getroffen• Vervolgtrajecten zijn gedefinieerd• Het project is officieel beëindigd


– “Evaluatie van projecten vindt de organisatie belangrijk omdat er altijd ruimte voor verbetering is”– “Jouw mening wordt gehoord”

• Do’s:– Terugkoppelen evaluatie resultaten aan de hele organisatie– Officieel en feestelijk afsluiten van het project; vier je successen

• Don'ts:– Geleerde lessen niet borgen in de organisatie


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 7


Evaluatie project

Uit elk project vallen weer lessen te trekken voor een volgend project. Ook kent elk project zo z’n “losse

eindjes”. Om ervoor te zorgen dat de opgedane kennis en ervaring worden geborgd in volgende projecten en

alle openstaande zaken goed worden afgerond, is het van belang om een evaluatie te doen.

Hiervoor kan een vragenlijst worden gebruikt die wordt ingevuld door de diverse betrokkenen bij het project,

welke vervolgens wordt geanalyseerd en leidt tot het nemen van bepaalde maatregelen.

Het verdient aanbeveling om de resultaten van de evaluatie te delen in de hele organisatie, zodat ook niet

direct betrokkenen er hun voordeel mee kunnen doen.


• Checklist Onderwerpen projectevaluatie

In deze checklist staan de onderwerpen op een rij die aan de orde dienen te komen bij de projectevaluatie. Aan

de hand hiervan kan een vragenlijst worden opgesteld.


12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 7


Maatregelen nazorg

Uit de evaluatie en via andere wegen zal het projectteam vernemen dat bepaalde zaken niet of onvoldoende

zijn ingeregeld. Er is bijvoorbeeld bij bepaalde medewerkers behoefte aan meer of andere training, bepaalde

procesbeschrijvingen of werkinstructies zijn niet helder genoeg of de helpdesk ondersteuning is traag. Om het

project succesvol af te kunnen sluiten, is het van belang om maatregelen te nemen tegen deze “losse eindjes”.

Stel hiervoor een actielijst op met actiehouders en deadlines, en communiceer deze in de organisatie.

INHOUDSOPGAVEINHOUDSOPGAVE ROUTEKAARTROUTEKAART

12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 7THEMA’S FASE 7


Vervolgtrajecten

Vanuit de evaluatie en het project zelf, kunnen tevens nieuwe behoeften en ideeën ontstaan die leiden tot de

definitie van vervolgtrajecten.

Stel je bent als organisatie bezig met het ontwikkelen van nieuwe zorgvormen, bijvoorbeeld kleinschalig wonen.

De eisen en wensen die je vanuit het oogpunt van deze zorgvorm stelt aan een ECD-toepassing zijn op

bepaalde vlakken anders dan voor andere zorgvormen.

Een ander voorbeeld is dat de organisatie wil gaan werken met apparatuur voor tijdregistratie, maar dit nog niet

heeft willen meenemen in bij de initiële invoering van het ECD.

Bovenstaande, en andere, trajecten kunnen voortkomen uit en een vervolg zijn op het ECD-project.

INHOUDSOPGAVEINHOUDSOPGAVE ROUTEKAARTROUTEKAART

12 3 4

56 7

THEMA’S FASE 7THEMA’S FASE 7

ECD-Draaiboek_versie 3.0 Het ECD-Draaiboek is vooral bedoeld voor de medewerkers van...

Documents

Transcript of ECD-Draaiboek_versie 3.0 Het ECD-Draaiboek is vooral bedoeld voor de medewerkers van...