DRAAIBOEK TAL

Tender Activering Langdurig

Werkzoekenden

Tiende publicatie

11/09/2020

Draaiboek TAL – versie 10

2

Voorwoord Een steeds veranderende arbeidsmarkt is een constante binnen het VDAB-verhaal. Momenteel worden we geconfronteerd met een knelpunteconomie. Veel bedrijven hebben het moeilijk om de juiste werknemers te vinden en kunnen hierdoor tal van vacatures niet invullen.

Daarom wil VDAB via samenwerking met partners meer langdurig werkzoekenden bereiken, inschatten en activeren. Tegelijk wenst VDAB dankzij deze samenwerking inspiratie te vinden voor de vernieuwing en verbetering van de dienstverlening aan deze klantengroep.

VDAB zal alle opdrachtnemers die actief zijn binnen de Tender Activering Langdurig werkzoekenden (TAL) zo goed mogelijk ondersteunen en begeleiden in de hun toegewezen opdracht.

Hiervoor is dit gedetailleerd draaiboek uitgewerkt. Het vormt je eerste hulp bij technische of inhoudelijke problemen. Aanpassingen melden we steeds via mail. De bepalingen opgenomen in het bestek en de door jouw organisatie ingediende offerte blijven gedurende de hele looptijd van deze tender van kracht.

Indien je nog vragen hebt waarop je het antwoord niet terugvindt in dit draaiboek of indien regionale afspraken bijgestuurd dienen te worden, dan kan je uiteraard altijd terecht bij je VDAB projectopvolger.

Brussel

Augustus 2018

Carine Doucet

Manager Samenwerking

Draaiboek TAL – versie 10

3

Inhoud DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT ................................................................................................................................. 7

1. Uitvoering van de opdracht en registraties............................................................................................................... 7

Doelgroep TAL ......................................................................................................................................................................... 7

Inwerking, samenwerking en kruisbestuiving ................................................................................................ 8

Formaliteiten voor de start ....................................................................................................................................... 8

1.3.1. Goedkeuring CV ........................................................................................................................................................... 8

1.3.2. Toegang tot Mijn Loopbaan (MLB) ................................................................................................................... 8

1.3.3. Laptops .............................................................................................................................................................................. 9

1.3.4. Opleiding ........................................................................................................................................................................ 10

Toewijzing van de werkzoekenden ..................................................................................................................... 10

1.4.1. Annulaties ....................................................................................................................................................................... 11

Het bereiken van de toegewezen werkzoekenden ..................................................................................... 11

1.5.1. Onbeschikbaarheid werkzoekende ................................................................................................................ 12

1.5.2. De werkzoekende wordt bereikt ..................................................................................................................... 12

1.5.3. De werkzoekende weigert mee te werken ................................................................................................ 13

1.5.4. De werkzoekende wordt niet bereikt .......................................................................................................... 13

Start inschattings- en activeringsproces ......................................................................................................... 13

Inhoud inschattings- en activeringsproces .................................................................................................... 14

1.7.1. Registratie van het inschattings- en activeringsproces in MLB .................................................. 15

1.7.2. Registreren van bewijs afwezigheid van de klant ............................................................................... 16

1.7.3. Speciale situaties ........................................................................................................................................................17

Knipperlicht “Evaluatie jongeren in BIT” ................................................................................................17

Knipperlichten “BIU kwetsbare werkzoekende” en BIU niet kwetsbare

werkzoekende” .............................................................................................................................................................................17

Single permit ...........................................................................................................................................................17

Kunstenaars ............................................................................................................................................................ 18

Aangepast beschikbaren ................................................................................................................................. 18

Vervoegde stopzettingen ................................................................................................................................ 18

1.7.4. Tools die helpen bij het inschatten ............................................................................................................... 19

Medisch onderzoek of advies via expertconsult .............................................................................. 19

Vera (versterkende actie aangeboden door GTB) ........................................................................... 19

MET (medisch ergonomisch team) ............................................................................................................ 19

Draaiboek TAL – versie 10

4

1.7.5. Passende vervolgacties ......................................................................................................................................... 20

Erkende opleiding bij VDAB ......................................................................................................................... 20

Begeleiding bij GOB ............................................................................................................................................ 21

IBO ................................................................................................................................................................................ 22

Bemiddelingsservice .......................................................................................................................................... 22

Wijk-werken ........................................................................................................................................................... 23

Advies dienst gespecialiseerde screening (DGS)/ Team

tewerkstellingsondersteunende maatregelen (TOM) .......................................................................................... 24

ESF oproep 457 (enkel voor aangepast beschikbaren) ................................................................ 25

1.7.6. Bemiddelen naar werk .......................................................................................................................................... 26

Heropnameplicht ........................................................................................................................................................... 26

Einde van het inschattings- en activeringsproces .................................................................................... 27

Gebruik van MLB ............................................................................................................................................................ 28

1.10.1. Verbintenissen i.v.m. registratie in MLB ............................................................................................... 28

1.10.2. Onderliggende bewijsstukken van de MLB registraties .............................................................. 28

2. Medewerking van de deelnemer ..................................................................................................................................... 28

Tijdens de fase van het bereiken van de werkzoekende ...................................................................... 29

2.1.1. De werkzoekende is niet te bereiken .......................................................................................................... 29

2.1.2. De werkzoekende weigert het eerste afsprakenblad te tekenen............................................... 29

Fase van inschatting en activering (1ste AB is getekend) .................................................................... 29

2.2.1. De werkzoekende blijft weg .............................................................................................................................. 29

2.2.2. De werkzoekende weigert een formeel afsprakenblad te tekenen ..................................... 29

2.2.3. De werkzoekende weigert een erkende beroepsopleiding ....................................................... 29

2.2.4. De werkzoekende weigert een IBO .......................................................................................................... 29

2.2.5. De werkzoekende weigert een passend werkaanbod ................................................................. 30

2.2.6. De werkzoekende weigert een vervolgservice (TIBB4, WIJ!, TWE, enz.) ............................. 30

2.2.7. De werkzoekende zet een vervolgservice stop zonder een geldige reden ........................... 30

2.2.8. Informeel bemiddelingsgesprek ................................................................................................................. 30

Speciale gevallen ............................................................................................................................................................. 31

2.3.1. Agressie en ontoelaatbaar gedrag ................................................................................................................. 31

2.3.2. Retourpost ............................................................................................................................................................... 31

2.3.3. Vrijstelling van beschikbaarheid tijdens opleiding, studie of stage (VOSS) .................... 31

2.3.4. Afstand van uitkering ...................................................................................................................................... 32

3. Privacy ............................................................................................................................................................................................ 32

Draaiboek TAL – versie 10

5

Wat verstaan we onder privacy? ........................................................................................................................ 32

3.1.1. Bescherming van de privacy ............................................................................................................................. 32

3.1.2. Verwerking van persoonsgegevens .............................................................................................................. 33

Verzamelen en noteren van persoonsgegevens ......................................................................................... 33

3.2.1. Noodzakelijk voor bemiddeling, begeleiding en / of opleiding .................................................. 33

3.2.2. Toestemming van de klant ........................................................................................................................... 34

3.2.3. Klant weet wat je noteert ............................................................................................................................. 34

3.2.4. Gezondheidsgegevens ...................................................................................................................................... 34

3.2.5. Gerechtelijke gegevens .................................................................................................................................... 34

Meedelen van gegevens aan derden .................................................................................................................. 35

3.3.1. Garantie op vertrouwelijkheid ........................................................................................................................ 35

3.3.2. Wijze van informatie meedelen ................................................................................................................. 36

Vorige werkgevers bevragen .................................................................................................................................. 36

4. Locaties en infrastructuur .................................................................................................................................................. 36

Locaties voorzien door VDAB ................................................................................................................................ 36

Locaties voorzien door de opdrachtnemer ................................................................................................... 37

5. Onderaanneming ....................................................................................................................................................................... 37

6. Klachtenprocedure voor de werkzoekende .............................................................................................................. 37

Principes .............................................................................................................................................................................. 37

Rapportering over ontvangen klachten .......................................................................................................... 38

7. Mobiliteitstegemoetkoming ............................................................................................................................................... 38

De Lijnkaart ...................................................................................................................................................................... 38

Treinticket aan verminderde kostprijs ............................................................................................................ 38

DEEL II OPVOLGING VAN DE OPDRACHT .............................................................................................................................. 38

1. publicitaire verplichtingen en archivering ............................................................................................................... 38

Publicitaire verplichtingen en archivering ......................................................................................................... 38

2. Elektronisch archief (E-room) .................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

3. Personeelsinzet .......................................................................................................................................................................... 39

4. Rapportering ............................................................................................................................................................................... 39

Monitoring ......................................................................................................................................................................... 39

Rapporten voor de dienstverleners ................................................................................................................... 40

Kwalitatieve monitoring ........................................................................................................................................... 40

4.3.1. Werkwijze ..................................................................................................................................................................... 40

4.3.2. Inhoud ....................................................................................................................................................................... 40

Draaiboek TAL – versie 10

6

4.3.3. Rapportering ............................................................................................................................................................... 40

Controle ter plaatse ..................................................................................................................................................... 40

4.4.1. Werkwijze ..................................................................................................................................................................... 40

4.4.2. Onderwerp van de controle.......................................................................................................................... 41

4.4.3. Gevolggeving................................................................................................................................................................ 41

Mogelijke sancties .......................................................................................................................................................... 41

5. Betalingen ...................................................................................................................................................................................... 41

6. Correctie resultaatsvergoeding ....................................................................................................................................... 42

BIJLAGEN ................................................................................................................................................................................................... 43

BIJLAGE 1 : PRIVACY-DOCUMENT (indien gegevens worden meegedeeld aan derden) ....................... 43

BIJLAGE 2: OVERZICHT MOGELIJKE TERUGVORDERINGEN .................................................................................... 44

Draaiboek TAL – versie 10

7

DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT

1. Uitvoering van de opdracht en registraties

Doelgroep TAL De doelgroep van deze opdracht bestaat prioritair uit uitkeringsgerechtigde werkzoekenden die:

• minstens 8 maanden werkzoekend zijn; • actief of aangepast beschikbaar zijn voor de arbeidsmarkt; • niet actief in bemiddeling zijn.

Het profiel van de werkzoekenden in deze opdracht is zeer divers (laaggeschoolden, hooggeschoolden, anderstaligen, analfabeten, werkzoekenden met belemmerende randvoorwaarden, werkzoekenden met ernstige niet-arbeidsmarktgerichte problemen,...). Daarom is het belangrijk dat de opdrachtnemer de methodieken steeds aanpast en werkt op maat van elke deelnemer.

1.1.1. Uitbreiding doelgroep categorie 10

Vanaf september 2020 wordt de doelgroep voor 6 maanden uitgebreid naar klanten met categorie 10. Zij hebben geen recht op een werkloosheidsuitkering en zijn dus niet verplicht om in te gaan op uitnodigingen en het aanbod van VDAB of de partner. Enkel diegenen die geen recht hebben op outplacement of SIF zullen worden toegeleid naar TAL.

Sommige klanten kunnen nog voltijds aan het werk zijn en hebben zich al vrijwillig ingeschreven. Zij kunnen niet instappen in het TAL 10-traject. In dit geval geeft de TAL-bemiddelaar de klant de boodschap dat de klant niet kan instappen in dit begeleidingstraject en dat zij contact kunnen opnemen met VDAB indien zij nood hebben aan ondersteuning.

Klanten die deeltijds of niet aan het werk zijn, kunnen wel instappen in het TAL 10-traject.

OPGELET! Voor deze doelgroep gelden afwijkende regels:

• Bij het krijgen van de lijst zet de TAL-bemiddelaar NIET de klant onmiddellijk op persoonlijke dienstverlening. Ze zetten het dossier WEL over op eigen naam, maar zonder de status dienstverlening aan te passen;

o persoonlijke dienstverlening: wanneer klant is bereikt en er is een ondertekend afsprakenblad of afgewerkte opdracht.

o geen persoonlijke dienstverlening nodig - klant kan niet verplicht worden tot uitvoering persoonlijk actieplan: wanneer klant is bereikt, maar deze kan/wil niet instappen. TAL-bemiddelaar noteert in toelichtingsveld de reden waarom klant niet start met TAL 10.

o indien de TAL-bemiddelaar de klant niet heeft bereikt, mag de status dienstverlening niet worden veranderd. De TAL-bemiddelaar noteert de ondernomen contactpogingen in het toelichtingsveld.

• Zij hebben geen recht op een werkloosheidsuitkering en zijn dus niet verplicht om in te gaan op uitnodigingen en het aanbod van VDAB of de partner. Zij mogen daarom enkel worden uitgenodigd met een ‘uitnodiging’ en niet met een ‘afspraak’ zoals de andere klanten binnen TAL;

• Klanten met categorie 10 mogen niet naar alle vervolgacties worden toegeleid. De enige mogelijke vervolgacties zijn: een erkende opleiding, IBO of werk. Dit geldt ook als zij tijdens het traject van

Draaiboek TAL – versie 10

8

categorie (bv. naar cat 00) veranderen. Ze mogen in tegenstelling tot de gewone TAL klanten, wel worden doorverwezen naar sollicitatieondersteuning. Hiervoor wordt geen resultaatsvergoeding voor uitbetaald.

Inwerking, samenwerking en kruisbestuiving Voor de uitvoering van deze opdracht is een nauwe samenwerking met VDAB noodzakelijk. De partnerbemiddelaars krijgen opleidingen die, onder andere, zullen gaan over werken met de VDAB-tools, de bestaande dienstverlening die nuttig kan zijn voor langdurig werkzoekenden en rapporteren in ICF. Deze opleidingen zijn verplicht voor iedere partnerbemiddelaar. Pas na het volgen van de opleiding kan de partnerbemiddelaar aan de slag met de langdurig werkzoekenden.

De partnerbemiddelaars krijgen voor de individuele klantencontacten een bureau in een VDAB-locatie en een VDAB-laptop ter beschikking om de goede samenwerking te bevorderen.

VDAB streeft er ook naar om, door middel van kruisbestuiving, inspiratie te vinden voor vernieuwing en verbetering van de bestaande dienstverlening. Onder kruisbestuiving wordt de uitwisseling van kennis, ervaringen en inzichten verstaan met betrekking tot het bereiken, inschatten en activeren van langdurig werkzoekenden. Partnerbemiddelaars nemen op uitnodiging van VDAB deel aan overleg, afstemming en onderzoek in functie van vernieuwing en verbetering van de dienstverlening aan langdurig werkzoekenden.

Voor de praktische aspecten van de inwerking en samenwerking voorziet VDAB per perceel minstens één aanspreekpunt en een dedicated expert aan voor het stimuleren en faciliteren van de kruisbestuiving. Deze namen worden meegedeeld tijdens de provinciale startmomenten.

Formaliteiten voor de start Vóór een partnerbemiddelaar aan de slag kan gaan met de langdurig werkzoekenden moeten een aantal praktische formaliteiten in orde gebracht worden. In onderstaande hoofdstukken staan de stappen beschreven die een partnerbemiddelaar dient te nemen vóór hij/zij als bemiddelaar ingezet kan worden i.k.v. TAL.

1.3.1. Goedkeuring CV

De partnerbemiddelaars die ingezet worden voor deze opdracht moeten aan enkele minimumvereisten voldoen (zie Personeelsinzet). Vóór de effectieve inzet moet aangetoond worden dat de partnerbemiddelaar voldoet aan deze minimumvereisten.

De opdrachtnemer verstuurt het curriculum vitae van de partnerbemiddelaar ter goedkeuring aan samenwerking@vdab.be, met duidelijke vermelding van het perceel en de opdracht.

1.3.2. Toegang tot Mijn Loopbaan (MLB)

Om toegang te krijgen tot MLB bezorgt de opdrachtnemer volgende documenten aan het VDAB Team Gebruikersbeheer:

• een ondertekende verwerkersovereenkomst; • een ingevulde en ondertekende gebruikersverklaring voor gedetacheerden voor iedere

partnerbemiddelaar die ingezet wordt voor deze opdracht. Deze documenten mogen zowel manueel worden gehandtekend als digitaal via e-id.

Draaiboek TAL – versie 10

9

De documenten dienen digitaal ondertekend te worden (via e-ID, Itsme, Docusign of Docbyte) en via

mail bezorgd aan het team Gebruikersbeheer. Dit door de documenten door te sturen naar

gebruikersbeheer@vdab.be.

Indien de documenten manueel werden gehandtekend, dienen ze steeds per post verstuurd te worden

naar:

VDAB - Team Gebruikersbeheer

Guido Gezellelaan 7

8800 Roeselare

Daarnaast moet een digitale kopie van de manueel gehandtekende documenten gemaild worden naar:

gebruikersbeheer@vdab.be.

OPGELET! Omdat het aanmaken van een persoonlijke login en VDAB e-mailadres en het voorzien van een laptop enige tijd in beslag neemt, dienen de documenten minstens 10 werkdagen voor de start van de opleiding ‘Mijn Loopbaan voor TAL-bemiddelaars’ in het bezit te zijn van het team Gebruikersbeheer. Een persoonlijke login en VDAB e-mailadres zal aangemaakt worden voor een partnerbemiddelaar zodra:

• het cv werd goedgekeurd én • de originele, ondertekende verwerkersovereenkomst en gebruikersverklaring voor

gedetacheerden werd ontvangen én verwerkt door het team gebruikersbeheer.

Pas wanneer een login werd aangemaakt voor een partnerbemiddelaar kan deze een VDAB-laptop afhalen. Zorg dus zeker dat dit tijdig in orde is!

1.3.3. Laptops

Voor deze opdracht kunnen de partnerbemiddelaars gebruik maken van een VDAB-laptop. Deze laptops kunnen steeds verkregen worden in een centraal ophaalpunt per provincie op een vooraf vastgelegd tijdstip. De projectleiders brengen het OSS-team (On Site Support) op de hoogte wanneer er een nieuwe partnerbemiddelaar opstart. De planningsdienst van het OSS-team neemt contact op met de partnerbemiddelaar om verder af te spreken over waar en wanneer de laptop zal worden overhandigd.

Laptops dienen steeds persoonlijk afgehaald te worden en kunnen pas afgehaald worden wanneer voor de partnerbemiddelaar in kwestie een login werd aangevraagd. Bij het afhalen ondertekent iedere partnerbemiddelaar een document voor ontvangst van de laptop en logt een eerste keer in. Een VDAB-medewerker overloopt de inlogprocedure, zorgt voor de correcte configuratie-instellingen en gaat na of de toegangen tot de applicaties correct toegekend zijn.

Laptops kunnen meegenomen worden op een andere locatie dan die van VDAB. Het is niet mogelijk om op deze laptops eigen software te installeren. Bepaalde websites voor het bewaren van gegevens (bv. Dropbox) zijn geblokkeerd op het VDAB netwerk.

Problemen met een laptop en/of applicatie kunnen gemeld worden bij de VDAB-helpdesk.

Wanneer een partnerbemiddelaar uit dienst treedt of niet meer zal ingezet worden voor TAL, verwittigt de partner zo snel mogelijk

Draaiboek TAL – versie 10

10

de projectleiders door een mail te sturen naar samenwerking@vdab.be. Het OSS-team wordt op de hoogte gebracht. De planningsdienst zal opnieuw contact opnemen om af te spreken waar en wanneer de laptop terug wordt afgeleverd aan VDAB.

1.3.4. Opleiding

De partnerbemiddelaars die ingezet worden i.h.k.v. deze opdracht dienen 3 verplichte opleidingen en 3 verplichte webmodules te volgen.

De 3 verplichte opleidingen zijn:

1. De opleiding “ML voor bemiddelaars TAL”: in deze opleiding leren de TAL-bemiddelaars werken met MLB en andere VDAB-tools en krijgen zij een overzicht van centrale dienstverleningsaanbod bij VDAB.

2. De opleiding “PmaB”: in deze opleidingen leren de TAL-bemiddelaars welke mogelijkheden er zijn in de dienstverlening aan personen met een arbeidsbeperking.

3. De opleiding “Rapporteren ICF”: in deze opleiding leren de bemiddelaars rapporteren in ICF i.h.k.v. een aanvraag tot screening door DGS/Team TOM.

De 3 verplichte webmodules zijn:

1. De webmodule “Privacy: Gegevensverwerking bij VDAB”: in deze module leren de TAL-bemiddelaars volgens de nieuwe ‘Algemene Verordening Gegevensverwerking’ of AVG gegevens te registreren in MLB.

2. De webmodule “Vormen van werkplekleren”: in deze module opleiding leren de TAL-bemiddelaars welke vormen van werkplekleren bestaan, wat de doelgroepen zijn en hoe ze werkplekleren kunnen inzetten.

3. De webmodule “Inschatten tijdens gesprekken: hoe doe je dat?” In deze module krijgen de TAL-bemiddelaars enkele methodieken uitgelegd over hoe ze werkzoekenden kunnen inschatten.

Wanneer je aan alle formaliteiten hebt voldaan en een VDAB-login en laptop hebt, zal je een e-mail krijgen van Spoor 21 met meer informatie over de opleidingen. De opleiding ‘ML voor bemiddelaars TAL kan je zelf inplannen’. Als je deze opleiding hebt voltooid, ben je klaar voor de andere verplichte opleidingen en webmodules.

OPGELET! Partnerbemiddelaars mogen pas ingezet worden voor de TAL en beginnen te registreren in MLB nadat zij de opleiding ‘ML voor bemiddelaars TAL gevolgd hebben en een gesprek hebben gehad met de lesgever’. De opleiding ‘ML voor bemiddelaars TAL’ kan enkel gevolgd worden indien de partnerbemiddelaar reeds in het bezit is van een VDAB-laptop en login.

Toewijzing van de werkzoekenden Voor ieder perceel maakt VDAB maandelijks een lijst van werkzoekenden die door de opdrachtnemer bereikt dienen te worden. In de dossiers van deze werkzoekenden wordt automatisch een BGLTAL-lijn ingevoerd met de opdrachtnemer als uitvoerder. Daardoor zal een paarse balk zichtbaar worden rechts in de banner van het klantendossier. Dit is voor VDAB-bemiddelaars een signaal om zelf geen bemiddelingsacties meer te ondernemen met deze werkzoekende. Jij als partner neemt immers deze taak op.

Draaiboek TAL – versie 10

11

VDAB bezorgt deze lijsten iedere maand per e-mail aan de aangeduide contactpersoon van de opdrachtnemer. Op basis van deze lijst gaat de opdrachtnemer aan de slag en verdeelt de dossiers onder de partnerbemiddelaars.

De opdrachtnemer kan de toegewezen werkzoekenden niet weigeren. Zodra VDAB de inschatting en activering van een werkzoekende toewijst aan de opdrachtnemer, is de toewijzing van bemiddeling definitief.

De partnerbemiddelaar neemt de bemiddeling over door in het klantendossier van de werkzoekende de ‘status dienstverlening’ (flap ‘Dienstverlening’ → ‘Werkpunten’) te veranderen naar ‘Persoonlijke dienstverlening’. Hierdoor komt het dossier van de werkzoekende op naam van de partnerbemiddelaar te staan. De partnerbemiddelaar kan hier reeds de BGLTAL-lijn overnemen door op de knop ‘eigen gegevens’ te klikken en te bevestigen. De status moet wel nog steeds op aangevraagd blijven staan.

Informatie over de toegewezen werkzoekenden is terug te vinden in het klantendossier. De beschikbare informatie varieert naargelang de dienstverlening die reeds werd aangeboden.

1.4.1. Annulaties

In enkele uitzonderlijke gevallen kan de TAL-bemiddelaar wel bij de projectopvolger om een annulatie van de toewijzing vragen:

• De Eurostat-datum van de toegewezen werkzoekende is niet correct waardoor werkzoekende eigenlijk niet behoort tot de doelgroep ‘langdurig werkzoekenden’;

• de toegewezen werkzoekende is gestart met werken vóór datum toewijzing én zal nog steeds aan het werk zijn wanneer de termijn om de werkzoekende te bereiken voorbij is (2 maand na toewijzing) én de tewerkstelling is zichtbaar in dimona;

• de werkzoekende is kunstenaar én heeft voldoende dagen artistieke arbeid aangetoond om niet beschikbaar te moeten zijn voor de arbeidsmarkt;

• de toegewezen werkzoekende volgt nog minstens een maand outplacement;

• de werkzoekende is in beroep tegen de mutualiteit, kan dit bewijzen en staat op niet inzetbaar;

• eventuele andere gevallen mogen worden gemeld aan de projectopvolger die het zal agenderen op het werkoverleg.

Het bereiken van de toegewezen werkzoekenden Vanaf de registratie van de toewijzing van de werkzoekende heeft de partnerbemiddelaar 2 maanden de tijd om de werkzoekende te bereiken. ‘Bereiken’ wil hier zeggen dat er binnen de 2 maanden een eerste afspraak heeft plaatsgevonden met de werkzoekende en dat een eerste afsprakenblad werd ondertekend door beide partijen. Voor meer informatie over het formaliseren van het bereiken van de werkzoekende, zie: 1.6. Start inschattings- en activeringsproces (eerste afspraak).

OPGELET! De partnerbemiddelaar krijgt exact 2 maanden de tijd om de werkzoekende te bereiken. Indien de werkzoekende niet bereikt wordt, zal de BGLTAL-lijn pas automatisch afsluiten na 2 maanden + 1

Output Operationeel: Verander bij elke toegewezen werkzoekende de ‘Status dienstverlening’ naar ‘Persoonlijke dienstverlening’.

Draaiboek TAL – versie 10

12

dag. De afsluitbatch zal dan geen rekening meer houden met registraties die op de dag van afsluit gebeuren. D.w.z. dat de BGLTAL-lijn niet meer op ‘bezig’ mag gezet worden op de dag van afsluit. Indien dit toch gebeurt, zal de BGLTAL automatisch geannuleerd worden, ondanks de status ‘bezig’. De partner heeft in dit geval ook geen recht op inspanningsvergoeding.

De partnerbemiddelaar stelt alles in het werk om de werkzoekende binnen deze termijn te bereiken. Indien initiële pogingen om de werkzoekende te bereiken niet succesvol zijn, is dit geen reden om de dienstverlening vóór de termijn van 2 maand te beëindigen. De partnerbemiddelaar blijft gedurende 2 maanden aanklampend werken.

De partnerbemiddelaar maakt enkel gebruik van de contactgegevens in MLB om de werkzoekende te bereiken en een eerste afspraak in te plannen. De partnerbemiddelaar gebruikt voor het bereiken van de werkzoekende eigen methodieken en procedures, vertrekkende van het principe ‘digital first’, met alternatieve strategieën voor die werkzoekenden die digitaal niet bereikt worden. Outreachend werken wordt ingezet om in contact te treden met moeilijk bereikbare werkzoekenden.

Relevante informatie over acties die ondernomen werden om de werkzoekende te bereiken (al dan niet met succes), worden weggeschreven in het klantendossier van de werkzoekende.

OPGELET! Telefonische contacten dienen geregistreerd te worden met het contact ‘Consulent belt burger’ in MLB. De types contacten ‘Afspraak via telefoon’ en ‘Afspraak via telefoon, aangetekend verstuurd’ zijn enkel voor gebruik door de servicelijn en mogen niet gebruikt worden door partnerbemiddelaars.

1.5.1. Onbeschikbaarheid werkzoekende

Indien de werkzoekende na de toewijzing aan de TAL op een passieve categorie (70,76, 77, 78, 79, 80, 82, 90, 93, 95, 96, 97, ...) komt te staan of aan een IBO begint (cat. 85), verifieert de partnerbemiddelaar of de deelnemer effectief aan het werk of onbeschikbaar is (controle categorie werkloosheid in MLB, bewijs van medische onbeschikbaarheid, …). De partnerbemiddelaar informeert de deelnemer over de acties die hij/zij moet ondernemen om zich na zijn tewerkstelling of onbeschikbaarheid opnieuw in te schrijven bij VDAB en zich ter beschikking te stellen van de arbeidsmarkt. Waar aangewezen houdt de partnerbemiddelaar contact met de deelnemer.

De partnerbemiddelaar maakt tijdens de periode van onbeschikbaarheid geen eerste afsprakenblad op met de werkzoekende. Indien de werkzoekende binnen de termijn van 2 maanden na toewijzing opnieuw beschikbaar wordt voor de arbeidsmarkt, neemt de partner contact op met de werkzoekende en maakt indien mogelijk een eerste afsprakenblad op met de werkzoekende.

OPGELET! Categorie 89 is een actieve categorie, toegewezen werkzoekenden met deze categorie dienen dan ook door de partner gecontacteerd te worden.

• Werkzoekenden die in de maand vóór het versturen van de lijsten met toewijzing TAL op categorie 89 stonden worden niet toegewezen.

• Werkzoekenden die af en toe via interim aan de slag waren, maar niet voldoende dagen om op categorie 89 te komen, worden wel toegewezen.

1.5.2. De werkzoekende wordt bereikt

Met de bereikte werkzoekende wordt binnen de termijn van twee maanden een eerste afsprakenblad opgemaakt en ondertekend. Voor meer informatie zie 1.6. Start inschattings- en activeringsproces.

Draaiboek TAL – versie 10

13

1.5.3. De werkzoekende weigert mee te werken

Indien de werkzoekende wordt bereikt, maar niet wil ingaan op afspraken of op het aanbod van dienstverlening (bv. weigering om een afsprakenblad te ondertekenen), meldt de partnerbemiddelaar dit zo snel mogelijk aan VDAB.

Wanneer de werkzoekende werd bereikt en ingaat op het aanbod, maar reeds in het begin weerstand toont of gedurende het traject niet meer ingaat op afspraken of opdrachten niet uitvoert, kan de partnerbemiddelaar gebruik maken van formele opvolging en een formeel afsprakenblad opmaken. Dit als een signaal naar de werkzoekende dat de begeleiding niet vrijblijvend is en dat er wordt verwacht dat de werkzoekende actief meewerkt. Wanneer de werkzoekende zich heeft herpakt, kan er terug worden overgeschakeld naar persoonlijke dienstverlening.

OPGELET! De partnerbemiddelaar mag geen gebruik maken van het ultiem afsprakenblad. Wanneer de werkzoekende zich ondanks het formeel afsprakenblad niet houdt aan de afspraken, meldt de partnerbemiddelaar dit zo snel mogelijk aan VDAB.

Zie 2. Medewerking van de deelnemer voor uitgebreide informatie over niet-medewerking in specifieke situaties en de minimale informatie die aan VDAB moet worden bezorgd.

1.5.4. De werkzoekende wordt niet bereikt

Indien de partnerbemiddelaar er niet in slaagt de werkzoekende te bereiken en de start van het TAL-traject te formaliseren binnen de voorziene termijn van 2 maand, dan eindigt de dienstverlening bij de opdrachtnemer en wordt het TAL-traject automatisch afgesloten.

In dit geval noteert de partnerbemiddelaar duidelijk, met vermelding van datum, in het klantendossier van de niet-bereikte werkzoekenden welke acties ondernomen werden om de werkzoekende te bereiken en wat het resultaat was van deze acties. Deze informatie wordt genoteerd in het veld ‘Toelichting’ (flap ‘Dienstverlening’ → ‘Werkpunten’).

Start inschattings- en activeringsproces De start van het inschattings-en activeringsproces wordt geformaliseerd tijdens de eerste afspraak.

Tijdens de eerste afspraak informeert de partnerbemiddelaar de werkzoekende over:

• zijn/haar rechten en plichten;

Output Operationeel: Indien VDAB beslist de dienstverlening bij de opdrachtnemer stop te zetten: breng de dedicated bemiddelaar van VDAB op de hoogte van de beslissing van VDAB om het traject stop te zetten.

Output Operationeel: Schrijf relevante informatie i.v.m. acties om de werkzoekende te bereiken weg in het klantendossier in MLB (inclusief datum en resultaat van de acties).

Draaiboek TAL – versie 10

14

• de doelstelling en het verloop van het inschattings- en activeringsproces.

Op basis van een gesprek met de werkzoekende en van de informatie in het klantendossier, maakt de partnerbemiddelaar een eerste inschatting van de werkpunten en drempels van de werkzoekende en van de acties die nodig zijn om de deelnemer te activeren. De partnerbemiddelaar duidt de besproken werkpunten en drempels aan in het klantendossier van de werkzoekende en legt de afgesproken acties vast in een eerste afsprakenblad. Dit kan een gewoon afsprakenblad zijn in persoonlijke dienstverlening of wanneer de partnerbemiddelaar inschat dat vanaf het begin een strengere opvolging nodig is, kan dit meteen een formeel afsprakenblad zijn.

Het afsprakenblad wordt tijdens een face-to-face contact opgemaakt en ondertekend op dezelfde dag door deelnemer en partnerbemiddelaar en bevat minimaal:

de concrete opdrachten (met deadline) voor de werkzoekende ter voorbereiding van het volgende contactmoment);

het eerstvolgende (individueel en/of collectief) contactmoment.

Uiterlijk de 15de van de maand volgend op de maand waarin het afsprakenblad werd opgemaakt, wordt het opgeladen op de E-room.

Na ondertekening van het eerste afsprakenblad formaliseert de partnerbemiddelaar de start van het inschattings- en activeringsproces door de status van de BGLTAL-lijn te veranderen naar ‘bezig’. Wanneer de partnerbemiddelaar de status verandert naar bezig, klikt deze bij ‘uitvoerder’ op de knop ‘eigen gegevens’ zodat ook de BGLTAL-lijn op de juiste partnerbemiddelaar komt te staan.

OPGELET! • Er is op het afsprakenblad in persoonlijke dienstverlening is geen veld voorzien om te

ondertekenen. De namen en de handtekeningen moeten manueel toegevoegd worden. Bij een formeel afsprakenblad is dit wel het geval.

• Het is belangrijk dat de BGLTAL-lijn op ‘bezig’ gezet wordt op dezelfde dag dat het eerste afsprakenblad ondertekend wordt.

• Indien de BGLTAL-lijn niet op ‘bezig’ komt te staan binnen de 2 maanden na toewijzing zal het TAL-traject automatisch afgesloten worden, vergeet dit dus zeker niet.

Het inschattings- en activeringsproces start en de maximum duurtijd van 6 maanden begint te lopen zodra de BGLTAL-lijn op ‘bezig’ gezet werd.

Inhoud inschattings- en activeringsproces De partnerbemiddelaar maakt in samenspraak met de deelnemer een gepersonaliseerde inschatting van zijn/haar mogelijkheden op de arbeidsmarkt en vertaalt dit in passende vervolgacties (zie punt 1.7.2. Passende vervolgacties). De inschatting heeft als doelstelling de

Output Formeel:

• Het ondertekende eerste afsprakenblad wordt opgeladen op de E-room uiterlijk op de 15de van de maand volgend op de maand waarin het afsprakenblad werd opgemaakt. Het document krijgt de naam AFSP-IKL-JJJJ.MM.DD (bv. AFSP-123456-2019.01.01).

• Registratie van de start van het inschattings- en activeringsproces door de status van de BGLTAL-lijn te veranderen naar ‘bezig’.

Draaiboek TAL – versie 10

15

interesses, talenten en competenties van de werkzoekende in kaart te brengen en deze te matchen met de mogelijkheden op de arbeidsmarkt. De deelnemer wordt gestimuleerd om zelf zijn/haar loopbaan in handen te nemen en de juiste beslissingen te nemen in een snel evoluerende arbeidsmarkt. De partnerbemiddelaar ondersteunt en activeert de deelnemer in het opstarten van deze vervolgacties.

De duurtijd van het inschattings- en activeringsproces wordt bepaald in functie van de individuele noden van de deelnemer met een maximale duurtijd van 6 maanden vanaf de registratie van de start (=’bezig’) en het ondertekenen van het eerste afsprakenblad.

Volgende principes worden hierbij gehanteerd:

• De aanpak is gepersonaliseerd: De partnerbemiddelaar speelt in op de mogelijkheden van de deelnemer. Hij vertrekt vanuit de persoonlijke situatie, het functioneren, de competenties en de interesses van de deelnemer, met oog voor de rechten en de plichten die van toepassing zijn in het werkloosheidsstelsel. De partnerbemiddelaar kiest voor een werk- en contactvorm die voor de deelnemer werkt en aanvaardbaar is.

• Activeren & responsabiliseren van de werkzoekenden: de partnerbemiddelaar hanteert methodieken die het zelfinzicht bij deelnemers verhogen en hen motiveren om actie te ondernemen en stappen naar werk te zetten. De partnerbemiddelaar formuleert concrete en haalbare opdrachten voor de deelnemers en volgt de uitvoering van die opdrachten nauw op.

Volgende presentatie geeft een overzicht van de beschikbare dienstverlening bij VDAB en een aantal aanwijzingen die kunnen helpen bij het inschatten: Powerpoint inschatten.

1.7.1. Registratie van het inschattings- en activeringsproces in MLB

De partnerbemiddelaar is verantwoordelijk voor het up-to-date brengen en houden van het klantendossier van de werkzoekenden in MLB. De partnerbemiddelaar registreert eveneens, voor de duurtijd van het inschattings- en activeringsproces, de acties die voor de werkzoekende noodzakelijk zijn in zijn/haar zoektocht naar werk.

Het klantendossier in MLB stelt VDAB in staat om het inschattings- en activeringsproces, inclusief deadlines en opvolging van acties, te reconstrueren en, voor zover de begeleiding niet in een tewerkstelling of in de start van een vervolgactie heeft geresulteerd, de warme overdracht te faciliteren. De partnerbemiddelaar zorgt er daarom voor dat het klantendossier de totaliteit van het inschattings- en activeringsproces en de vorderingen van de deelnemer accuraat weerspiegelt.

Volgende principes zijn hierbij van toepassing:

• De partnerbemiddelaar registreert in MLB conform de richtlijnen van VDAB.

• De partnerbemiddelaar houdt gedurende het gehele inschattings- en activeringsproces het klantendossier van de werkzoekende up-to-date. Minstens volgende elementen zijn verwerkt en up-to-date in het dossier:

o correcte persoonsgegevens o realistisch jobdoelwit o relevante competenties o regio en werkregime o opleidingen, studies en cursussen o talenkennis o afsprakenbladen

• De partnerbemiddelaar brengt samen met de werkzoekende structuur in de opbouw van de acties die moeten leiden

Draaiboek TAL – versie 10

16

tot duurzame tewerkstelling of start in een vervolgactie. De acties worden stapsgewijs en concreet vertaald in opdrachten met realistische deadlines.

o De acties, opdrachten en registraties opgenomen in het elektronisch klantendossier van VDAB zijn steeds actueel.

o De deadlines van opdrachten worden opgevolgd. De opgegeven deadlines zijn realistisch in verhouding met de opdracht.

• Door opvolging van gemaakte afspraken gebeurt tijdens ieder contact een nieuwe inschatting van de noden van de klant. Deze inschatting vormt de basis voor nieuwe afspraken en voor de bijsturing van oude afspraken. Bijna ieder contact resulteert dus in een nieuw afsprakenblad. Een afsprakenblad bevat minimaal:

o De eventuele drempels en werkpunten naar werk. o De concrete opdrachten met deadlines op korte termijn die nodig zijn. o Het volgende (individueel en/of collectief) contactmoment.

• De partnerbemiddelaar plant elk contact in MLB onder de vorm van ‘afspraken’. De contactmomenten die de partnerbemiddelaar voorziet, zijn voldoende frequent en houden rekening met de noden van de deelnemer. Nieuwe contacten worden tijdig ingepland. OPGELET! de partnerbemiddelaar mag in deze opdracht in geen geval gebruik maken van de optie ‘aangetekende afspraak’ in MLB. De partnerbemiddelaar mag wel een aangetekende brief versturen vanuit de eigen organisatie naar een werkzoekende indien dit nodig geacht wordt, maar dit wordt in MLB geregistreerd als een ‘afspraak’, nooit als een ‘aangetekende afspraak’. De partnerbemiddelaar kan wel overgaan tot formele opvolging wanneer deze inschat dat de werkzoekende strenger moet worden opgevolgd.

• Fundamentele wijzigingen of aanvullingen in de loop van de bemiddeling worden opgenomen in het klantendossier. Indien hierdoor de afspraken met de deelnemer wijzigen, wordt dit vertaald in afsprakenbladen.

1.7.2. Registreren van bewijs afwezigheid van de klant

Als je een afwezigheidsattest van een klant ontvangt, noteer je alle relevante informatie in het toelichtingsveld (wanneer had je contact met de klant over zijn afwezigheid, op welke manier vond dit contact plaats, welke info deelde de werkzoekende mee).

Vervolgens laad je het attest op onder Begeleiding > Traject > Documenten overzicht:

• Als het gaat om een origineel attest, voorzie dit dan van een datumstempel op de dag dat je het ontvangt. Laad een scan van het afgestempelde attest op in MLP. Laat de werkzoekende weten dat je het attest goed ontvangen hebt en geef het originele exemplaar terug of verwijder het.

Output Operationeel:

• Het klantendossier in MLB is steeds volledig en up-to-date. • Het verloop van een actieve inschatting en activering is zichtbaar door een dynamisch

gebruik van afsprakenbladen. • Elk contact wordt ingepland onder de vorm van ‘afspraken’. (Gebruik nooit

‘aangetekende afspraken’!)

Draaiboek TAL – versie 10

17

• Als het gaat om een gescand of gefotografeerd attest dat je digitaal ontvangt, laat je de werkzoekende via e-mail weten dat je zijn attest hebt ontvangen. Laad een het attest samen met de e-mail(s) op in MLP en zorg dat de datum van ontvangst duidelijk zichtbaar is (in de e-mail van de werkzoekende, in het antwoord dat je naar de klant stuurt, …).

OPGELET! Als je een scan maakt met je gsm, verwijder de scan van je gsm nadat je hem hebt opgeladen, omwille van privacy.

OPGELET! Wanneer een klant een bewijs van afwezigheid aflevert waarop privacygevoelige informatie staat (bvb. ziektebriefje met een medische diagnose, documenten over detentie, …), maak je de privacygevoelige informatie onleesbaar vooraleer je het attest oplaadt.

1.7.3. Speciale situaties

Knipperlicht “Evaluatie jongeren in BIT”

Voor jongeren die ingeschreven zijn in categorie 02 en in begeleiding zijn bij een partner, gaat sinds 30-07-2018 in “Klanten opvolgen” in MLB het knipperlicht "Evaluatie jongeren in BIT" aan. Enkel VDAB is bevoegd voor de BIT-evaluatie en om een BIT-evaluatie te registreren.

Indien je in het dossier van een klant het knipperlicht "Evaluatie jongeren in BIT" ziet, neem je contact op met de dedicated VDAB-bemiddelaar en je informeert de VDAB-bemiddelaar over het verloop van de begeleiding in de afgelopen evaluatieperiode.

Knipperlichten “BIU kwetsbare werkzoekende” en BIU niet kwetsbare

werkzoekende”

Een werkzoekende die tijdens de BIT 2 positieve evaluaties krijgt van VDAB en voldoet aan de

voorwaarden, heeft algemeen gezien gedurende 3 jaar recht op een beroepsinschakelingsuitkering

(BIU). Meer informatie over de BIU vind je op de VDAB-website.

Vanaf 1 oktober 2020 gaat het beschermingsstatuut van start voor zij die aan de

doelgroepvoorwaarden voldoen, dit zorgt ervoor dat:

• werkzoekenden met een beroepsinschakelingsuitkering (BIU) op het einde van hun BIU een beschermingsuitkering krijgen EN passief beschikbaar (enkel ingaan op aanbod VDAB/partners, moeten zelf geen actie ondernemen om werk te vinden) worden;

• werkzoekenden met een gewone werkloosheidsuitkering passief beschikbaar zijn.

De duur van het Beschermingsstatuut is 2 jaar en is (telkens met 2 jaar) hernieuwbaar door een

nieuwe evaluatie met de ICF-screeningstool. Er zit geen beperking op het aantal keer dat het

statuut verlengd kan worden.

3 maanden voor het einde van de BIU krijgt de TAL-bemiddelaar een rood knipperlicht zodat deze

tijdig de inschatting kan maken of de klant in aanmerking komt voor het beschermingsstatuut.

Hoe er moet worden omgegaan met dat knipperlicht, vind je terug op deze intranetpagina.

Single permit

Asielzoekers met een tijdelijk verblijfsstatuut en vermelding over de toelating tot arbeid kunnen toegewezen worden mits ze aan de doelgroepvoorwaarden voldoen. Het is de opdracht van de partnerbemiddelaar om bij elk contact het verblijfsstatuut en de toelating tot arbeid van de

Draaiboek TAL – versie 10

18

deelnemer te verifiëren. Wijzigingen noteer je in MLB onder de rubriek ‘verblijfsdocumenten en arbeidskaarten’. Met de inwerkingtreding van de ‘Single Permit’ vanaf 1 januari 2019 verandert en vereenvoudigt er heel wat op het vlak van verblijfsdocumenten en arbeidskaarten. Vanaf nu vermeldt het verblijfsdocument van een vreemdeling of deze persoon in België mag werken. Voorheen was er in bepaalde gevallen een aparte verblijfsvergunning. De vermelding is afhankelijk van het verblijfsstatuut van de vreemdeling of de fase van de procedure waarin hij zit. Er zijn 3 vermeldingen mogelijk aangaande toegang tot de arbeidsmarkt: onbeperkt, beperkt en neen. Voor reeds afgeleverde kaarten is een overgangsregeling voorzien die inhoudt dat ze geldig blijven tot de vervaldatum, nadien geldt de vervaldatum op de verblijfsvergunning.

Kunstenaars

De toegewezen werkzoekende kan aan de slag zijn als kunstenaar en zeggen dat hij in het bezit

van het kunstenaarsstatuut. Als dit effectief zichtbaar is in het dossier (berekening in het verleden,

opvolging van VDAB-bemiddelaar in MLB, …) dan vraagt de TAL-bemiddelaar een annulatie aan. De

klant zal verder worden begeleid door VDAB.

Aangepast beschikbaren

Sommige werkzoekenden kunnen een label ‘aangepast beschikbaar’ krijgen tijdens het TAL-traject:

• Nieuw ingestroomde werkzoekende 60+'ers tot en met 62+’ers (de leeftijd stijgt jaarlijks met een jaar: 2018 tot en met 62 jaar, 2019 tot en met 63 jaar, ...);

• personen met een SWT met ingang na 1 januari 2015;

• categorie 00.

Deze werkzoekenden hebben dezelfde rechten en plichten als normale werkzoekenden met uitzondering dat ze niet kunnen worden verplicht zelf actief naar werk te zoeken en zichzelf in te schrijven in interimkantoren. Dit betekent dat de TAL-bemiddelaar zelf geschikte vacatures voorlegt aan de werkzoekende en werkt via sollicitatieopdrachten als die van mening is dat een bepaalde vacature geschikt is.

Aangepast beschikbaren mogen worden toegeleid naar TIBB 4 (anderstaligen) en TWE mits een weloverwogen inschatting. Het is uiteraard belangrijk dat de aangepast beschikbare werkzoekenden die aan uw organisatie toegewezen worden steeds voldoen aan de doelgroepvoorwaarden van de vervolgactie. Ze mogen ook nog steeds worden toegeleid naar de ESF oproepen 382/405. Zie ook het volgende punt passende vervolgacties.

OPGELET!

Wie in 2018 de leeftijd van 63 jaar heeft bereikt of 43 jaar beroepservaring kan aantonen kan een vrijstelling van beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt aanvragen bij RVA (in 2019 64 jaar of 44 jaar beroepservaring,…).

Vervoegde stopzettingen

In enkele gevallen kan de partner-bemiddelaar vragen om het traject vervroegd te laten stopzetten:

• De werkzoekende verhuist naar een andere regio of naar het buitenland; • de werkzoekende zal starten met TWE OCMW;

Draaiboek TAL – versie 10

19

• de werkzoekende weigert mee te werken (zie punt 2: Medewerking van de deelnemer);

• andere reden kunnen steeds gemeld worden aan de projectopvolger die de vraag zal agenderen op het werkoverleg.

1.7.4. Tools die helpen bij het inschatten

Medisch onderzoek of advies via expertconsult

In uitzonderlijke gevallen is het waardevol om een medisch onderzoek of advies aan te vragen in functie van een verwijzing naar een vacature, het opstellen van een goed werkzoekendendossier of het bepalen van vervolgacties:

• medisch onderzoek: bijvoorbeeld om na te gaan voor welke jobs een klant nog in aanmerking komt, ondanks zijn medische beperkingen

• advies zonder medisch onderzoek: bijvoorbeeld om advies te krijgen over het persoonlijk functioneren op basis van medische formulieren (zonder medisch onderzoek) of voor het omzetten van een diagnose naar een stoorniscode in het kader van indicatie en BTOM.

Vera (versterkende actie aangeboden door GTB)

Vera is een korte actiegerichte groepsmodule om drempels in de loopbaan van de klant aan te pakken en hem/haar terug in zijn kracht te brengen. Een Vera is niet gericht op het verzamelen van individuele observatiegegevens. Een Vera kan een onderdeel zijn van het TAL-traject, maar geen eindpunt. Meer info over hoe een klant kan worden aangemeld lees je in de folder en op het intranet. Na de Vera beschikt de klant over een werkbundel met een actieplan. Deze zijn een leidraad voor de verdere inschatting en doorverwijzing.

Voor wie?

• Klanten met risico op langdurige werkloosheid ten gevolge van medische en/of sociaal-psychologische problemen;

• met nood aan intensieve dienstverlening ;

• met voldoende Nederlandse spreek-en schrijfvaardigheden.

MET (medisch ergonomisch team)

Het MET bestaat uit een multidisciplinair team en is deskundig in het in kaart brengen van het medische en fysieke functioneren van de klant met centraal de link naar het arbeidsmatig functioneren. De kernopdracht ligt in het ondersteunen van de TAL-bemiddelaar op 4 domeinen: ondersteunen van klant/TAL-bemiddelaar, activeren, oriënterende vragen en stofferen van indiceringsvragen. Het MET kan een onderdeel zijn van het TAL-traject, maar geen eindpunt. Meer informatie over hoe een klant kan worden aangemeld, lees je op het intranet.

Voor wie?

• Focus op arbeidsbeperking of gezondheidsproblemen: er zijn drempels naar werk omwille van medische en fysieke problemen in het functioneren.

• Aanmelden vanuit GTB, IDV, DABP/Team TOM

• Klanten staan op persoonlijke dienstverlening

Draaiboek TAL – versie 10

20

1.7.5. Passende vervolgacties

Op basis van de resultaten van de inschatting ondersteunt en activeert de partnerbemiddelaar de werkzoekende door het opstarten van de best passende vervolgactie.

De partnerbemiddelaar is verantwoordelijk voor de aanvraag van de vervolgactie en ondersteunt de deelnemer tijdens de opstart van de vervolgactie. Daarnaast is de partnerbemiddelaar verantwoordelijk voor alle noodzakelijke registraties en administratie m.b.t. de vervolgacties die de partner inzet, conform de richtlijnen en onderrichtingen van VDAB, ook als de partnerbemiddelaar de aanvraag en start niet zelf kan registreren. Waar aangewezen of gevraagd staat de partnerbemiddelaar in voor een warme overdracht naar de verantwoordelijke van de vervolgactie.

De partnerbemiddelaar is vrij in het aanreiken en aanbevelen van acties, maar enkel onderstaande vervolgacties resulteren in een resultaatsvergoeding en beëindiging van het inschattings- en activeringsproces.1

Voor meer informatie over de afsluitregels zie 1.9. Einde van het inschattings- en activeringsproces.

In de volgende hoofdstukken worden enkel de vervolgacties beschreven die kunnen resulteren in een resultaatsvergoeding (RV), met de informatie:

• hoe de vervolgactie geregistreerd moet worden; • wanneer de RV toegekend wordt.

Erkende opleiding bij VDAB

Indien de partnerbemiddelaar inschat dat de werkzoekende nood heeft aan een competentieversterkende opleiding, kan hij de werkzoekende doorverwijzen naar een door VDAB erkende opleiding. In Vind een Opleiding (= opleidingengids) herken je deze opleidingen aan dit

icoontje . Net als bij opleidingen die VDAB zelf organiseert, staat het icoon rechts naast de naam van de opleiding.

Uitzonderingen:

• Werkzoekenden mogen niet doorverwezen worden naar algemene oriënterende opleidingen, het is aan de opdrachtnemer om deze acties zelf op te nemen.

• Volgende erkende opleidingen mogen ingezet worden, maar genereren geen RV, noch afsluiting van het inschattings- en activeringsproces (=de partnerbemiddelaar blijft verantwoordelijk voor de opvolging van de deelnemer):

o Webleren; o Kortdurende, beroepsgerichte oriënterende opleidingen; o Een niet erkende opleiding (zie speciale gevallen).

1 Het doorverwijzen naar een vervolgactie louter om te voldoen aan de formele voorwaarden of het systematisch doorverwijzen naar erkende acties of services van de opdrachtnemer zelf, zonder inhoudelijke meerwaarde voor de werkzoekende, wordt beschouwd als een gebrekkige uitvoering van de dienstverlening. Afhankelijk van de ernst kan dit leiden tot financiële of contractuele gevolgen.

Registratie vervolgactie 1. Vraag de opleiding aan via de opleidingengids: selecteer de opleiding en klik op de knop

“Vraag aan als consulent” aan de rechterkant van de pagina.

Draaiboek TAL – versie 10

21

Begeleiding bij GOB (niet voor klanten gestart met TAL 10)

Werkzoekenden (incl. RIZIV) met beperkingen, op vlak van gezondheid en functioneren, die een invloed hebben op hun functioneren op de arbeidsmarkt en die nood hebben aan competentieversterkende acties op de werkvloer kunnen doorverwezen worden voor begeleiding bij GOB.

Verwijs enkel door na een grondige afweging (uit het gesprek) of de klant met de (multi-) problematiek in staat is om via werkplekleren zijn/haar competenties voldoende te versterken zodat duurzame tewerkstelling mogelijk is. Breng de burger er ook van op de hoogte dat dit een langdurig traject kan zijn waar stages en/of IBO onderdeel van zijn.

OPGELET!

Er moet een gesprek mogelijk zijn rond de (multi-)problematiek in het Nederlands (eventueel aangevuld met Frans of Engels).

Intensieve oriëntering is niet de opdracht van de GOB’s. Er moet een idee zijn in welke richting de werkzoekende werk zoekt, verdere vraaguitklaring en verdieping is wel de opdracht van de GOB’s.

2. Vul de nodige informatie aan en verzend de aanvraag. 3. Zorg waar nodig voor een warme overdracht naar de opleidingsverstrekker. Neem

telefonisch of per mail contact op met de opleidingsverstrekker om een vlotte opstart te verzekeren.

4. Wanneer de aanvraag voor de opleiding goedgekeurd is, zal de opleidingsverstrekker een opleidingslijn registreren in het MLB-dossier van de werkzoekende.

5. De opleidingsverstrekker registreert de start van de opleiding door de opleidingslijn op ‘bezig’ te zetten.

6. Zodra de opleidingslijn op ‘bezig’ staat, wordt het TAL-traject afgesloten en het bemiddelaarschap overgedragen naar VDAB.

RV toegekend indien: • de aanvraag van de opleiding in MLB geregistreerd wordt vóór het einde van het

inschattings- en activeringsproces én

• de start van de opleiding geregistreerd wordt ten laatste 6 maand na het einde van het inschattings- en activeringsproces.

Registratie vervolgactie 1. Volg stappen 1 t.e.m. 10 op deze intranetpagina. 2. Bij de start van de begeleiding registreert GOB een lijn ‘Begeleiding in het kader van GOB’ in

het MLB-dossier van de klant en zet deze op ‘bezig’. Tussen doorverwijzing en aanmaak opleidingslijn kunnen gemiddeld 3 weken zitten.

3. Zodra de lijn ‘Begeleiding in het kader van GOB’ op ‘bezig’ staat, vraag je een vervroegde stopzetting aan bij de projectopvolger.

RV toegekend indien: 4. de service 'GOB gespecialiseerd werkplekleren' in MLB geregistreerd wordt vóór het

einde van het inschattings- en activeringsproces én

5. de start van de begeleiding door GOB geregistreerd wordt ten laatste 6 maand na het einde van het inschattings- en activeringsproces.

Draaiboek TAL – versie 10

22

IBO

De partnerbemiddelaar kan de werkzoekende doorverwijzen naar een IBO. Langdurig werkzoekenden kunnen dankzij de inzet van een IBO als activerings- en opleidingsinstrument meer kansen krijgen op de arbeidsmarkt. Ook bijzondere vormen van IBO zijn toegelaten en kunnen een passende vervolgactie zijn. Meer informatie over de IBO vind je op onze partnerwebsite of op het intranet.

Indien de deelnemer voldoet aan de instapvoorwaarden voor andere vormen van werkplekleren mogen deze ingezet worden, maar deze genereren geen RV, noch het einde van het inschattings- en activeringsproces (=de partnerbemiddelaar blijft verantwoordelijk voor de opvolging van de deelnemer).

Bemiddelingsservice (niet voor klanten gestart met TAL 10)

Indien de partnerbemiddelaar inschat dat de werkzoekende nood heeft aan een intensieve en gepersonaliseerde aanpak, kan hij deze doorverwijzen naar een bemiddelingsservice.

Volgende bemiddelingsservices gelden als een passende vervolgactie i.k.v. deze opdracht2:

• TIBB4, TIBB4 anderstaligen, SCRABA, BGLANDKOR, IBF en HOA

• WIJ3 • TWE-wz

• SAB III • Activeringstrajecten (AT): vanaf 01/03/2020 kan er ook toegeleid worden naar AT. Opgelet:

toeleiden naar AT kan enkel indien er reeds een advies activeringsbegeleiding (a.d.h.v. een ‘advies psycholoog-lijn activeringsbegeleiding’ in ‘Stappen naar werk’ in MLB) werd geregistreerd in het klantendossier vóór toewijzing TAL én indien dit het meest recent geregistreerde advies is.

Vóór je toeleidt dien je a.d.h.v. een gesprek in te schatten of het advies activeringsbegeleiding nog steeds van toepassing is. De doelgroepcriteria vind je op de intranetpagina AT onder de titel ‘doelgroep’. Indien je inschat dat dit advies nog geldig is, maak je de service activeringstraject

2 Deze lijst kan verder aangevuld worden in de loop van de opdracht.

Registratie vervolgactie 1. Ondersteun de werkgever waar nodig bij de aanvraag van de IBO. 2. Maak afspraken met een sectorale VDAB-collega over de opstart van de IBO en zorg waar

nodig voor een warme overdracht. 3. De IBO-consulent registreert de IBO in MLB. 4. Zodra de IBO gestart is, wordt het TAL-traject afgesloten en het bemiddelaarschap

overgedragen naar VDAB. De IBO wordt beschouwd als gestart wanneer de IBO in de IBO-tool de status ‘goedgekeurd’ heeft én het IBO-contract is ondertekend én de startdatum van de IBO ligt in het verleden.

RV toegekend indien:

• de aanvraag van de IBO door de werkgever geregistreerd wordt vóór het einde van het inschattings- en activeringsproces én

• de start van de IBO geregistreerd wordt maximaal 2 maand na het einde van het inschattings- en activeringsproces.

Draaiboek TAL – versie 10

23

aan via de werkwijze beschreven op de intranetpagina AT onder de titel ‘toeleidingsafspraak naar een activeringstraject’.

Werkzoekenden kunnen niet doorverwezen worden naar algemene oriënterende acties. Het is aan de opdrachtnemer om deze acties zelf op te nemen.

Wijk-werken (niet voor klanten gestart met TAL 10)

Wijk-werken is een activerend werkgelegenheidsinstrument dat werkzoekenden met een grote afstand tot de arbeidsmarkt de kans biedt om tijdelijk (maximaal 1 jaar) werkervaring op te doen in een laagdrempelige werkomgeving dicht bij huis.

Indien de werkzoekende duidelijk nood heeft aan wijk-werken (zie omschrijving doelgroep en dienstverlening op intranet), dan initieert de partnerbemiddelaar deze maatregel net zoals een VDAB-bemiddelaar dit zou doen.

Indien de partnerbemiddelaar twijfelt of wijk-werken voor zijn klant de beste optie is, toetst hij/zij bij een VDAB-bemiddelaar IDV of een VDAB-bemiddelaar wijk-werken wat de concrete mogelijkheden zijn inzake wijk-werken (activiteiten in relatie tot mobiliteit, competenties en draagkracht wz).

Indien uit deze toets blijkt dat het wijk-werken op korte termijn geen concreet perspectief biedt op activering, worden eerst andere opties verkend en/of dienstverlening geïnitieerd.

Meer informatie over wijk-werken vind je op de het VDAB-intranet.

Registratie vervolgactie 1. Hoe je een bemiddelingsservice bij een tenderpartner initieert staat beschreven in deze

handleiding 2. Wanneer je aangegeven hebt dat de werkzoekende het afsprakenblad ondertekend heeft,

ziet de tenderpartner in zijn dashboard “klanten opvolgen” dat er voor deze burger een service bij hem is aangevraagd. Je kan de tenderpartner waar aangewezen contacteren om de warme overdracht te faciliteren.

3. Zodra de tenderpartner de werkzoekende aanvaardt in de bemiddelingsservice, wordt het inschattings- en activeringsproces afgesloten en wordt het bemiddelaarschap overgedragen naar de tenderpartner.

RV toegekend indien:

• de service wordt geïnitieerd vóór het einde van het inschattings- en activeringsproces én

• de tenderpartner aanvaardt de werkzoekende in de bemiddelingsservice maximaal 2 maand na het einde inschattings- en activeringsproces..

Registratie vervolgactie 1. Hoe je de service wijk-werken initieert vind je op deze intranetpagina:

https://intranet.vdab.be/wijk-werken-service-initi%C3%ABren 2. De werkzoekende/service wordt doorgestuurd naar het wijk-werkplatform 3. De wijk-werkbemiddelaar krijgt een signaal in het wijk-werkplatform dat er nieuwe

toeleiding is en nodigt de werkzoekende uit voor een gesprek. Indien de wijk-werkbemiddelaar tijdens dit gesprek oordeelt dat de werkzoekende niet geschikt is voor wijk-werken kan de service wijk-werken nog geannuleerd worden.

Draaiboek TAL – versie 10

24

Advies dienst gespecialiseerde screening (DGS)/ Team

tewerkstellingsondersteunende maatregelen (TOM) (niet voor klanten

gestart met TAL 10)

De partnerbemiddelaar kan inschatten dat de werkzoekende een (arbeids)beperking heeft en/of ernstige problemen waardoor de werkzoekende niet zonder ondersteuning in het reguliere circuit kan werken. Bijgevolg is een bemiddeling naar het NEC niet mogelijk. In dat geval kan de partnerbemiddelaar een gespecialiseerd onderzoek aanvragen bij DGS/Team TOM via rapportering in het ICF.

Het is belangrijk dat enkel die werkzoekenden doorverwezen worden die voldoende ernstige problemen hebben. We moeten namelijk vermijden dat mensen onterecht op een wachtlijst voor gespecialiseerd onderzoek terecht komen als ze daar niet thuis horen.

De partnerbemiddelaar kan een gespecialiseerd onderzoek aanvragen bij DGS/Team TOM indien:

• deze inschat dat de werkzoekende fysieke, mentale en/of sociaal-psychologische problemen heeft die zodanig ernstig zijn dat bemiddeling naar betaald werk onmogelijk is;

• er aanwijzingen zijn dat de werkzoekende nood heeft aan: o Bijzondere TewerkstellingsOndersteunende Maatregelen (BTOM); o tewerkstelling in sociale economie; o een voortraject naar werk (intensief activeringstraject vóór bemiddeling naar

werk).

Werkzoekenden die ouder zijn dan 55, kunnen worden toegeleid naar voortrajecten arbeidszorg en activeringsbegeleiding. Sommigen hebben nog een advies ‘zorgtraject’. DGS wil deze klanten opnieuw screenen. De TAL-bemiddelaar kan vanaf nu ook een screening aanvragen in functie van een voortraject als de werkzoekende 55+ is met een niet-uitvoerbaar advies zorgtraject. DGS zal het advies na de screening aanpassen naar een meer passend advies.

3 Meer gedetailleerde instructies zullen gegeven worden tijdens de opleiding “Rapporteren ICF”.

4. Als alles in orde is en de werkzoekende de wijk-werkovereenkomst ondertekent, verandert de status van de service wijk-werken naar ‘bezig’ en wordt het inschattings- en activeringsproces afgesloten.

5. Zorg waar mogelijk voor een warme overdracht naar een VDAB bemiddelaar. RV toegekend indien:

• de service wijk-werken geïnitieerd wordt vóór het einde van het inschattings- en activeringsproces én

• als de service wijk-werken maximaal 2 maand na het einde van het inschattings- en activeringsproces op status ‘bezig’ wordt gezet door de wijk-werkbemiddelaar.

Registratie vervolgactie3 1. Hoe je een gespecialiseerd onderzoek aanvraagt bij DGS/ Team TOM staat beschreven

in de handleiding ‘Diensten gespecialiseerde screening en team tewerkstellingsondersteunende maatregelen’ op de partnerpagina.

Draaiboek TAL – versie 10

25

ESF oproep 457 (enkel voor aangepast beschikbaren)

Aangepast beschikbaren kunnen toegeleid worden ESF-oproep 457 ‘Outreach en activering’, de projectfiche vind je terug op de partnerwebsite.

De projecten binnen 'Outreach & activering - ESF 457' zetten in op acties voor de brede groep inactieve arbeidsreserves & kansengroepen die ondervertegenwoordigd zijn op de arbeidsmarkt en voor wie het bestaande aanbod in samenspraak met VDAB als ontoereikend is, alsook voor personen die verplicht ingeschrevenen zijn bij het OCMW (CAT05). Meer informatie vind je op het intranet.

OPGELET! TAL-bemiddelaars dienen steeds het ICF in te vullen!

2. Maak altijd een ‘advies psycholoog lijn’ aan op ‘aanvraag’, dit is belangrijk i.f.v. de RV. 3. Het provinciaal DGS-loket zal de aanvraag toewijzen aan een indiceringsconsulent of

psycholoog-onderzoeker. Deze bekijkt of de aanvraag voldoende gestoffeerd is en of de onderzoeksvraag voldoende duidelijk is. Zo niet wordt aan de partnerbemiddelaar gevraagd om het dossier verder uit te klaren.

4. Na screening formuleert DGS/Team TOM een advies, registreert het resultaat op de ‘advies psycholoog lijn’ en koppelt dit terug aan de klant en de bemiddelaar.

5. Indien het advies van DGS/Team TOM bevestigt dat bemiddeling naar het NEC niet mogelijk is wordt het inschattings- en activeringsproces afgesloten en het bemiddelaarschap overgedragen naar VDAB.

RV toegekend indien:

• de ‘advies psycholoog lijn’ op ‘aanvraag’ in MLB geregistreerd wordt vóór het einde van het inschattings- en activeringstraject én

• DGS/Team TOM bevestigt dat bemiddeling naar het NEC niet mogelijk én

• het resultaat van het onderzoek geregistreerd wordt binnen de 6 maand na einde van het inschattings- en activeringsproces.

Registratie vervolgactie 1. Neem contact op met de partner waarnaar je wil doorsturen om het dossier te

besprekenen vervolgens een concrete datum en uur af te spreken. Een overzicht van de partners staat in de projectfiche.)

2. Maak een doorverwijslijn aan (hoe je dit doet staat in de handleiding ‘doorverwijzing aanmaken’).

3. Schrijf in het veld ‘Informatie voor de doorverwijzingskaart’ de datum en het uur van de afspraak bij de partner.

4. Klik op ‘Bewaar’. De doorverwijzing wordt bewaard met de toestand ‘Gepland’. 5. Om de doorverwijzing effectief te laten doorgaan, is het nodig dat de

doorverwijzingskaart afgedrukt wordt en dat deze ondertekend wordt door de klant. Kies in de klaplijst voor de bewerking ‘Doorverwijzingskaart afdrukken’ en klik op de knop ‘Selecteer’.

6. Druk 2x de doorverwijskaart af en laat ze 2x ondertekenen door de klant. 1 houd je zelf bij en voeg je toe aan het klantendossier. 1 geef je mee met de klant.

7. Na ondertekening van de doorverwijzingskaart kies je de bewerking ‘Doorverwijzing ondertekend – initiëren’. Klik op selecteer en een volgend detailscherm wordt geopend.

8. Vul de datum in waarop de doorverwijzingskaart ondertekend werd. Indien nodig, kan

Draaiboek TAL – versie 10

26

1.7.6. Bemiddelen naar werk

Indien de partnerbemiddelaar inschat dat de klant op korte termijn bemiddelbaar is naar werk zonder doorverwijzing naar vervolgacties, dan blijft de partnerbemiddelaar tot de uitstroom naar werk of de afsluiting van de dienstverlening verantwoordelijk voor de bemiddeling naar werk door middel van feedback en coaching van de deelnemer.

Nazorg bij tewerkstelling

Bij tewerkstelling zorgt de partnerbemiddelaar voor een actieve opvolging van de deelnemer. De partnerbemiddelaar bespreekt de eerste ervaringen op het werk, detecteert de eventuele hindernissen en valkuilen en maakt potentiële knelpunten bespreekbaar met de deelnemer en waar nodig en aangewezen ook met de werkgever.

De nazorg moet terug te vinden zijn in het klantendossier. We raden aan om ook deze contacten in te plannen via het klantendossier en het afsprakenblad naar de burger te mailen. Belangrijke informatie kan toegevoegd worden in het toelichtingsveld.

Heropnameplicht Een deelnemer kan tijdens het inschattings- en activeringsproces werk vinden of tijdelijk onbeschikbaar zijn (bijvoorbeeld omwille van ziekte). In dat geval verifieert de partnerbemiddelaar of de deelnemer effectief aan het werk of onbeschikbaar is (controle categorie werkloosheid in het werkzoekendendossier in MLB, bewijs van medische onbeschikbaarheid, …). De partnerbemiddelaar informeert de deelnemer over de acties die hij/zij moet ondernemen om zich

je de gegevens van de bestemmeling wijzigen. Als je vervolgens op de knop ‘Ga verder’ klikt, worden de ingevoerde gegevens opgeslagen.

RV toegekend indien:

• Werkzoekende is aangepast beschikbaar én

• de BGLTAL-lijn staat op UV én

• de DERESF-lijn staat op BZ binnen de 2 maanden na einde inschattings- en activeringsproces.

RV toegekend indien: De resultaatsvergoeding wordt uitbetaald als:

• t.e.m. 31/12/2019: de werkzoekende op de einddatum van het inschattings- en activeringsproces aan het werk is.

• vanaf 01/01/2020: de werkzoekende minstens 1 dag gewerkt heeft in de 5 laatste dagen van het inschattings- en activeringsproces.

Indien het gaat om een tewerkstelling waarvoor geen automatische koppeling voorzien is, kan de opdrachtnemer een manuele correctie aanvragen bij de projectopvolger. De opdrachtnemer vraagt de correcties aan en levert de bewijsstukken ten laatste aan het eind van de maand na de verzending van de schuldbevestigingsstaat waarop de afsluiting van de bemiddeling aan de opdrachtnemer wordt gerapporteerd. Correcties die later aangevraagd worden, zullen niet vergoed worden.

Draaiboek TAL – versie 10

27

na zijn tewerkstelling of onbeschikbaarheid opnieuw in te schrijven bij VDAB en zich ter beschikking te stellen van de arbeidsmarkt. Waar aangewezen houdt de partnerbemiddelaar contact met de deelnemer.

Indien de deelnemer zich terug inschrijft vóór de afsluiting van het inschattings- en activeringsproces legt de partnerbemiddelaar zo spoedig mogelijk een nieuw klantencontact vast om de inschatting en activering zo snel mogelijk weer op te starten. Een nieuw afsprakenblad wordt ten laatste 30 dagen na het einde van de onbeschikbaarheid opgemaakt in MLB, tenzij het inschattings- en activeringsproces intussen beëindigd werd (bv. door maximale duurtijd of opstart vervolgactie).

Einde van het inschattings- en activeringsproces Het TAL-traject wordt automatisch beëindigd:

• 6 maanden na de registratie van de status ‘bezig’ op de BGLTAL-lijn (=maximale duurtijd);

• na 3 maanden doorlopend passieve categorie;

• na de registratie van de doorverwijzing én de start van een werkzoekende in een vervolgactie;

• na de registratie van een uitgevoerd advies van DGS/Team TOM dat aangeeft dat tewerkstelling in het NEC niet mogelijk is.

De partnerbemiddelaar informeert de werkzoekenden die 6 maanden na de start van het inschattings- en activeringsproces nog niet gestart zijn in een vervolgactie of niet aan het werk zijn, expliciet over de overdracht van bemiddeling naar VDAB.

De partnerbemiddelaar zorgt ervoor dat VDAB een passend vervolgtraject kan aanbieden, rekening houdend met de leerpunten uit de reeds ondernomen acties tijdens het inschattings- en activeringsproces. Dit betekent dat de partnerbemiddelaar (indien mogelijk samen met de werkzoekende):

• De drempels in kaart brengt die de bemiddeling naar werk bemoeilijken of verhinderen en deze aanvult in de flap drempels.

• Op basis van deze analyse een conclusie formuleert m.b.t. de geleverde inspanning om de werkzoekende te bereiken, in te schatten en te activeren.

• Een advies formuleert voor de toekomstige inspanningen om deze klant te bereiken, in te schatten en te activeren.

• Waar aangewezen of gevraagd, zorgt voor een warme overdracht naar een VDAB-bemiddelaar.

Output Operationeel: Registreer binnen de 30 dagen na de periode van onbeschikbaarheid een nieuw afsprakenblad in MLB.

Output Operationeel:

• Er is voor alle deelnemers een actueel MLB-dossier. • Voor de deelnemers die na 6 maanden nog niet gestart zijn met een vervolgactie of

niet aan het werk zijn, wordt de flap drempels ingevuld.

Draaiboek TAL – versie 10

28

Gebruik van MLB

1.10.1. Verbintenissen i.v.m. registratie in MLB De opdrachtnemer voegt de gegevens in verband met het inschattings- en activeringsproces toe aan het klantendossier in MLB. De registraties gebeuren volgens de richtlijnen van VDAB.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens en is er bovendien verantwoordelijk voor dat ook de onderaannemers correct in MLB registreren.

Om toegang te krijgen tot MLB verbinden de opdrachtnemer en de onderaannemers zich ertoe het MLB-contract met VDAB te ondertekenen en strikt na te leven. De procedure en de nodige documenten zijn terug te vinden onder 1.3.2. Toegang tot Mijn Loopbaan (MLB).

1.10.2. Onderliggende bewijsstukken van de MLB registraties De in MLB ingevoerde gegevens moeten steeds aantoonbaar zijn (zowel voor opdrachtnemer als voor diens onder- en co-aannemers) door onderliggende registraties. Concreet betekent dit dat voor de acties moet aangetoond worden dat de deelnemers de acties effectief hebben bijgewoond en dat de partnerbemiddelaars effectief aan de in MLB geregistreerde deelnemers begeleiding hebben verstrekt.

2. Medewerking van de deelnemer In dit onderdeel gaan we in op de verschillende vormen van niet meewerken van de werkzoekende en de partnerbemiddelaar hiermee om dient te gaan.

Het niet-uitvoeren van een opdracht kan diverse redenen hebben en betekent niet noodzakelijk en niet onmiddellijk dat de werkzoekende van slechte wil is. Het is in dat geval wel noodzakelijk om de acties in functie van het activeren van de deelnemer te intensifiëren. Bij volgehouden gebrek aan inzet van de werkzoekende is de partnerbemiddelaar verplicht hiervan melding te maken bij VDAB.

Samengevat zijn er steeds een viertal stappen – enige uitzondering is het niet bereiken van de werkzoekende in de opstartfase (2.1.) waar de afsluiting automatisch verloopt. De 4 stappen zijn:

1. De partnerbemiddelaar stuurt de dedicated bemiddelaar een gemotiveerde vraag om TAL stop te zetten. Hij documenteert deze vraag met een overzicht van de ondernomen acties.

2. De dedicated bemiddelaar bekijkt of de vraag terecht is op basis van de ondernomen acties.

3. Wanneer de dedicated bemiddelaar beslist dat de vraag terecht is, stuurt deze een e-mail naar de projectopvolger met de TAL-bemiddelaar in CC. In deze e-mail staat zijn goedkeuring tot stopzetting, de informatie verkregen van de TAL-bemiddelaar en aan wie binnen VDAB het dossier mag worden overgenomen. De projectopvolger vraagt een stopzetting aan.

4. Wanneer de dedicated bemiddelaar beslist dat de vraag tot stopzetting niet terecht is, stuurt deze een e-mail naar de TAL-bemiddelaar met de projectopvolger in CC. In deze e-mail motiveert de dedicated bemiddelaar waarom een stopzetting niet de gepaste actie is. De TAL-bemiddelaar zet dan de begeleiding verder.

We bekijken nu per fase welke situaties zich mogelijk kunnen voordoen en welke inspanningen we minimaal verwachten om terug te vinden in de vraag tot stopzetting.

Draaiboek TAL – versie 10

29

Tijdens de fase van het bereiken van de werkzoekende

2.1.1. De werkzoekende is niet te bereiken Indien de partnerbemiddelaar de werkzoekende niet bereikt binnen de 2 maand wordt het TAL-traject automatisch afgesloten. De inspanningen om de klant te bereiken schrijft de partnerbemiddelaar weg in het toelichtingsveld (data, soorten acties, resultaten).

Zie ook 1.5.3. De werkzoekende wordt niet bereikt. In deze situatie hoeft de partnerbemiddelaar de dedicated bemiddelaar niet te contacteren.

2.1.2. De werkzoekende weigert het eerste afsprakenblad te tekenen De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• het afsprakenblad dat is voorgelegd;

• de reden die de werkzoekende geeft om het eerste afsprakenblad niet te tekenen;

• andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding, zoals de bewijzen van aangetekende afspraken en retour post (indien aanwezig).

Fase van inschatting en activering (1ste AB is getekend)

2.2.1. De werkzoekende blijft weg

De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• de inspanningen die de TAL-bemiddelaar heeft gedaan (data, contactvormen, resultaat);

• eventueel de bewijzen van aangetekende zendingen en teruggekomen aangetekende zendingen;

• het laatste afsprakenblad van de werkzoekende;

• andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding (indien aanwezig).

2.2.2. De werkzoekende weigert een formeel afsprakenblad te tekenen

De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• het formeel afsprakenblad dat is voorgelegd;

• de reden die de werkzoekende geeft om het formeel afsprakenblad niet te tekenen; • andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding, zoals de bewijzen van

aangetekende afspraken en retour post (indien aanwezig).

2.2.3. De werkzoekende weigert een erkende beroepsopleiding

De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• informatie over het selectieproces dat aan de opleiding voorafgegaan is;

• de reden die de werkzoekende geeft om de beroepsopleiding te weigeren; • andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding, zoals de bewijzen van

aangetekende afspraken en retour post (indien aanwezig). In deze situatie maakt de VDAB-bemiddelaar die verbonden is aan de erkende opleiding de transmissie op.

2.2.4. De werkzoekende weigert een IBO

De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• informatie over de stappen die gezet zijn in functie van de opstart van de IBO;

Draaiboek TAL – versie 10

30

• de reden die de werkzoekende geeft om de IBO te weigeren;

• andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding, zoals de bewijzen van aangetekende afspraken en retour post (indien aanwezig).

In deze situatie maakt de IBO-bemiddelaar van VDAB de transmissie op.

2.2.5. De werkzoekende weigert een passend werkaanbod

De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• de sollicitatieopdracht(en); • de reden die de werkzoekende geeft om niet te solliciteren of om de job te weigeren; • de negatieve feedback van de werkgever;

• andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding, zoals de bewijzen van aangetekende afspraken en retour post (indien aanwezig).

2.2.6. De werkzoekende weigert een vervolgservice (TIBB4, WIJ!, TWE, enz.)

De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• de motivering om die bepaalde vervolgservice te kiezen; • het voorgelegde toeleidingsafsprakenblad of de voorgelegde doorverwijskaart; • de reden die de werkzoekende geeft om de service te weigeren; • andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding, zoals de bewijzen van

aangetekende afspraken en retour post (indien aanwezig).

2.2.7. De werkzoekende zet een vervolgservice stop zonder een geldige reden

Het TAL-project is dan reeds afgesloten. Toch kan het gebeuren dat de partnerbemiddelaar een bemiddelingsaanvraag krijgt van de tenderpartner waarnaar de TAL-bemiddelaar de werkzoekende heeft toegeleid. Wanneer dit gebeurt, verwittigt de partnerbemiddelaar de dedicated bemiddelaar en projectopvolger van VDAB.

De gemotiveerde vraag bevat minimaal:

• de motivering om die bepaalde vervolgservice te kiezen; • het voorgelegde toeleidingsafsprakenblad of de voorgelegde doorverwijskaart; • de bemiddelingsaanvraag met de nodige bijlagen van de partner;

• andere relevante info met betrekking tot de TAL-begeleiding, zoals de bewijzen van aangetekende afspraken en retour post (indien aanwezig).

2.2.8. Informeel bemiddelingsgesprek

De partnerbemiddelaar brengt zelf binnen de opdracht het verhaal rond rechten en plichten, maar bij bemiddelingen die dreigen fout te lopen op het vlak van medewerking en waar getwijfeld wordt aan een bemiddelingsaanvraag, kan de partner uitzonderlijk aan de dedicated bemiddelaar vragen om het luik rechten en plichten extra onder de aandacht te brengen bij de werkzoekende.

Dit is een informele procedure waarbij de bemiddelaar van VDAB bij voorkeur de klant informeert wanneer deze aanwezig is op een VDAB locatie bij de TAL-partner. Lukt dit niet, dan zal de werkzoekende telefonisch worden gecontacteerd. Niet via afspraak om dubbele procedures te vermijden en om zo weinig mogelijk bemiddelingstijd te verliezen. Dit type gesprek mag niet worden gebruikt wanneer de klant weg zou blijven in de bemiddeling.

Deze procedure kan nooit de standaardprocedure worden.

Draaiboek TAL – versie 10

31

Speciale gevallen

2.3.1. Agressie en ontoelaatbaar gedrag Indien een klant tijdens de bemiddeling agressief wordt of ontoelaatbaar gedrag vertoont, kan in volgende gevallen een gemotiveerde vraag tot stopzetting worden doorgegeven aan de projectopvolger:

• de partnerbemiddelaar heeft de werkzoekende op het feit gewezen dat door zijn/haar houding het geven van opdrachten onmogelijk is of het maken van afspraken onmogelijk is en

• de partnerbemiddelaar heeft de werkzoekende op het feit gewezen dat dit gedrag zal worden doorgeven aan VDAB.

De partnerbemiddelaar vermeldt in de gemotiveerde aanvraag dat de werkzoekende weigert het formeel afsprakenblad te tekenen. Daarnaast maakt de partnerbemiddelaar het formeel afsprakenblad met daarin het werkpunt ‘geen afspraken mogelijk door de houding van de klant’ op en kiest een opdracht die het meest van toepassing is tijdens de situatie. Dit formeel afsprakenblad wordt voorgelegd om te tekenen.

Wanneer de partnerbemiddelaar het formeel afsprakenblad niet heeft kunnen voorleggen door de houding van de klant, beschrijft deze de reden daarvan in de gemotiveerde aanvraag tot stopzetting (bv: ik heb afsprakenblad niet kunnen voorleggen omdat persoon X boos is weggelopen). Indien er een collega is die getuige was van de situatie, geef je deze mee in de gemotiveerde aanvraag om het dossier te versterken.

Belangrijke opmerking hierbij is dat deze procedure niet mag gebruikt worden als de werkzoekende enkel een motivatieprobleem vertoont of een zekere weerstand tegen bemiddeling naar werk. Een motivatieprobleem op zich kan m.a.w. geen rechtstreekse aanleiding zijn voor een aanvraag tot stopzetting en het werken aan motivatie maakt standaard deel uit van de bemiddeling.

Zie ook 'De werkzoekende weigert het formeel afsprakenblad te tekenen'.

2.3.2. Retourpost De partnerbemiddelaar heeft de mogelijkheid om binnen de twee maanden met een aangetekende brief te werken. Als deze brief terugkomt met de boodschap “ontvangt de briefwisseling niet (meer) op het aangeduide adres” of “onbekend op dit adres” , én de partnerbemiddelaar heeft alle andere mogelijke inspanningen om de werkzoekende te bereiken uitgevoerd zoals omschreven in de offerte van de opdrachtnemer, brengt de partnerbemiddelaar de dedicated bemiddelaar op de hoogte die de procedure om de werkzoekende te bereiken kan opstarten.

2.3.3. Vrijstelling van beschikbaarheid tijdens opleiding, studie of stage (VOSS) Wanneer een werkzoekende een niet erkende opleiding wil volgen en toch zijn uitkering behouden,

moet hij hiervoor een vrijstelling krijgen. De centrale pool vrijstellingen van VDAB beslist of de

werkzoekende een vrijstelling zal krijgen op basis van de aanvraag en de informatie in het dossier.

De partnerbemiddelaar schrijft zijn advies weg in het toelichtingsveld. Zie deze intranetpagina

voor meer informatie.

• Niet-erkende opleiding van maximum 3 maand: de TAL-bemiddelaar blijft bemiddelaar van het dossier. Backoffice vrijstellingen registreert de vrijstelling. De TAL-bemiddelaar neemt de klant in formele opvolging en neemt het volgen van een opleiding, studie of stage met vrijstelling op in het formeel afsprakenblad. De TAL-bemiddelaar volgt de werkzoekende

Draaiboek TAL – versie 10

32

ook op tijdens de vrijstelling.

• Niet-erkende opleiding van langer dan 3 maand: TAL wordt stopgezet en het bemiddelaarschap wordt overgedragen naar een bemiddelaar vrijstellingen. Wanneer de werkzoekende start met de opleiding en een vrijstelling heeft gekregen, verwittigt de partnerbemiddelaar de dedicated bemiddelaar van VDAB en de projectopvolger met de vraag om het dossier over te dragen naar een bemiddelaar vrijstellingen.

OPGELET! Het volgen van een niet erkende opleiding leidt niet tot een resultaatsvergoeding.

2.3.4. Afstand van uitkering Uitkeringsgerechtigde werkzoekenden hebben de mogelijkheid om voor minstens een jaar afstand te doen van hun werkloosheidsuitkeringen als ze naar aanleiding van een gesprek met een bemiddelaar aangeven geen werk meer te zoeken. Het initiatief om afstand te doen van hun werkloosheidsuitkering ligt bij de klant zelf. Hiertoe doen zij een aanvraag bij hun uitbetalingsinstelling aan de hand van het formulier C58/3.5 verklaring'.

Als de werkzoekende binnen het TAL-traject aangeeft afstand van uitkeringen te willen doen, verwittigt de partnerbemiddelaar meteen de dedicated bemiddelaar van VDAB die de procedure afstand van uitkeringen uitvoert. Indien de werkzoekende in de procedure toch zou kiezen om uitkeringen te behouden, is er een heropnameplicht. Het TAL-traject wordt pas afgesloten na schriftelijke bevestiging van afstand van uitkering van RVA.

3. Privacy Als je persoonsgegevens verwerkt, moet je voldoen aan de voorwaarden zoals opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018 (AVG)4. Concreet geldt dit voor de verwerking van persoonsgegevens in elektronische systemen zoals Mijn Loopbaan, maar ook voor verwerking van persoonsgegevens in de vorm van elektronische bestanden (bijvoorbeeld Word of Excel) en voor papieren dossiers.

Wat verstaan we onder privacy? Als we het hebben over privacy spreken we over twee dingen:

• de bescherming van de privacy; • de verwerking van persoonsgegevens.

3.1.1. Bescherming van de privacy Bescherming van de privacy gaat over het recht op eerbiediging en bescherming van het privéleven. Alle mensenrechtenverdragen waarborgen dit recht. Om het privéleven van klanten te beschermen, begint alles met respect voor de klant en eerbied voor zijn persoonlijke levenssfeer.

4 De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Draaiboek TAL – versie 10

33

3.1.2. Verwerking van persoonsgegevens Verwerking van persoonsgegevens omvat:

• het verzamelen van de gegevens; • het noteren van die gegevens, zowel in een elektronisch dossier van de klant (bv. MLB)

als in het papieren klantendossier; • het doorgeven van die gegevens aan anderen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon kan herkend worden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het individueel klantnummer, e-mailadres, naam, adresgegevens, …

Er is ook een speciale categorie van persoonsgegevens, die noemen we gevoelige gegevens. We onderscheiden drie vormen van gevoelige gegevens:

• afkomst, opvattingen, godsdienst of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap, seksuele beleving;

• gezondheidsgegevens;

• gerechtelijke gegevens.

De Privacywet regelt de registratie en het gebruik van die gevoelige persoonsgegevens heel strikt. Zo is het in beginsel verboden deze gegevens te bevragen, te verzamelen of te registreren. Gevoelige gegevens mogen, met uitzondering van gerechtelijke gegevens, wel verwerkt worden wanneer de klant hiervoor schriftelijke toestemming geeft. Bij zijn inschrijving als werkzoekende geeft de klant aan VDAB zijn toestemming om zijn gegevens te verwerken. Wanneer een klant akkoord is met doorverwijzing naar één van onze partners geldt de toestemming ook voor de partner.

Om de klant te beschermen bepaalt de wetgever dat persoonsgegevens slechts mogen verwerkt worden wanneer aan de drie volgende voorwaarden is voldaan:

1. Je hebt die gegevens nodig om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding of opleiding aan te bieden EN

2. de klant heeft zijn toestemming gegeven dat je gegevens noteert

EN 3. de klant weet wat je noteert (maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat je

noteert).

Verzamelen en noteren van persoonsgegevens

3.2.1. Noodzakelijk voor bemiddeling, begeleiding en/of opleiding Het is evident dat je de klant enkel bevraagt over de onderwerpen die je nodig hebt voor het uitvoeren van je opdracht.

VDAB kan geen lijst geven van wat je wel en niet mag vragen, omdat zo’n lijst nooit volledig kan zijn. Wat je nodig hebt is afhankelijk van de klant zelf en van de beroepen waarin hij wil werken of opleiding wil krijgen.

Stel jezelf steeds de volgende drie vragen:

1. Waarom zou ik dit noteren? 2. Wat is het doel van de informatie? 3. Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening?

Draaiboek TAL – versie 10

34

Leg de klant duidelijk uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Gebruik geen vage termen (“om je beter te helpen”) maar wees concreet.

3.2.2. Toestemming van de klant De klant geeft aan de partner i.f.v. de begeleiding en bemiddeling zijn akkoord voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in Mijn Loopbaan d.m.v. het afsprakenblad dat hij ondertekent.

3.2.3. Klant weet wat je noteert Een belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen noteren is dat de klant weet wat je noteert. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij moet akkoord zijn met wat je noteert. Probeer gezamenlijk tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord, schrijf dan je eigen visie op en noteer ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat.

OPGELET! De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. Het is toegelaten dit te noteren in het dossier op voorwaarde dat er expliciet bij wordt vermeld dat de werkzoekende niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt. De klant heeft steeds het recht zijn dossier in te kijken. Hij heeft ook recht op een afschrift als hij er om vraagt. Het belangrijkste is dat je de klant goed informeert over wat je noteert. Zorg ervoor dat je de burger gerust stelt en maak hem duidelijk dat hij altijd mag meekijken in zijn dossier. Let er wel dan op dat je persoonsgegevens van anderen, die eventueel in het dossier genoteerd staan, moet verbergen.

Noteer steeds in neutrale bewoordingen, geef geen waardeoordeel. Je mag enkel observaties noteren die je in je werk zelf hebt waargenomen of gegevens die uit het gesprek met de klant naar voor komen. Je noteert dus niet wat je weet “van horen zeggen”.

OPGELET! De persoonlijke nota’s van de psychologen en de dokters zijn wettelijk beschermd en vallen onder het beroepsgeheim. De klant heeft niet het recht die in te kijken.

3.2.4. Gezondheidsgegevens Gezondheidsgegevens mogen, met toestemming van de klant en mits het volgen van de vuistregels, verwerkt worden volgens de Privacywet. Het Handvest van de Werkzoekende beperkt deze mogelijkheid door te bepalen dat deze informatie enkel mag ingewonnen worden in de mate dat dit noodzakelijk is om te bepalen of een klant in staat is een bepaalde functie uit te oefenen of te voldoen aan de eisen van gezondheid en veiligheid. Dit heeft als gevolg dat er geen ziektebeelden of diagnoses, of informatie die direct of indirect terug te brengen is tot een diagnose, mogen verwerkt worden. Concreet betekent dit dat je i.f.v. het doel, nl. arbeidsbemiddeling, de vertaalslag maakt naar de impact op het de jobaspiratie. Dit kan voor iedere klant verschillend zijn.

Voorbeelden:

• Rugproblemen: “betrokkene kan belastend werk aan maar een volledige dag constant gewichten heffen is een probleem”.

• ASS (autisme spectrumstoornis): “betrokkene heeft nood aan een werkomgeving met weinig prikkels, dus geen openlandschapsbureau, en afgebakende communicatiekanalen. Hij heeft oog voor detail, is loyaal en werkt zeer nauwkeurig”.

3.2.5. Gerechtelijke gegevens

Gerechtelijke gegevens mag je nooit noteren (ook niet als de klant zelf aangeeft dat deze informatie in zijn dossier mag komen). Dit houdt onder andere in: geschillen voor de rechtbank, misdrijven

Draaiboek TAL – versie 10

35

waarvan de persoon wordt verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld, straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (=bewijs van goed gedrag en zeden), internering,...

De correcte benaming voor wat we het bewijs van goed gedrag en zeden noemen is uittreksel uit het centraal strafregister. Je mag aan de klant geen uittreksel uit het centraal strafregister vragen en je mag hierover geen informatie verwerken. Indien een jobaspiratie een uittreksel uit het centraal strafregister vereist dan kan je de klant hierover informeren. Het nodig hebben van het bewijs kan besproken worden met de werkzoekende om de toelatingskansen tot de job in te schatten. Het opvragen van het bewijs zelf dient te gebeuren door de werkgever.

Je mag ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar gerechtelijke informatie.

Voorbeelden:

• Naast het adres van de burger tussen haakjes (gevangenis) schrijven. • “Klant heeft tijdelijk geen rijbewijs”

Meedelen van gegevens aan derden

3.3.1. Garantie op vertrouwelijkheid

Alle informatie die de klant meedeelt moet op vertrouwelijke wijze behandeld worden. Je mag persoonsgegevens nooit meedelen aan derden.

OPGELET! Je mag wel persoonsgegevens meedelen aan anderen als:

• dit is opgelegd door een wettelijke bepaling; OF

• als de burger hiervoor zijn (schriftelijke) toestemming heeft gegeven.

Dit betekent dat je uitzonderlijk wel persoonsgegevens mag meedelen aan:

• je collega’s, maar enkel in functie van de dienstverlening; • de instellingen en partners waarmee de VDAB een overeenkomst heeft. Deze partners

mogen de gegevens enkel gebruiken voor hun opdracht met betrekking tot de arbeidsbemiddeling, begeleiding en/of opleiding, tenzij de burger hiertegen bezwaar heeft aangetekend;

• personen of instellingen die over een wettelijke basis beschikken, voorbeelden: o de RVA; o arbeidsauditeurs; o voorlopige bewindvoerders; o het kinderbijslagfonds; o de officiële inspectiediensten, bijvoorbeeld de sociale inspectie werk en sociale

economie; o de dienst voor alimentatievorderingen (DAVO); o personen die over een bevel van de rechtbank beschikken, voorbeelden:

▪ een officier van gerechtelijke politie met een gemotiveerd bevelschrift van een onderzoeksrechter;

▪ een schuldbemiddelaar; ▪ opmerking: enkel op vertoon van het bevelschrift (mag ook per mail of fax)

en enkel gegevens van de burger die vernoemd worden.

Draaiboek TAL – versie 10

36

o personen met een schriftelijk mandaat van de klant, met de vermelding om welke gegevens het exact gaat.

OPGELET! OCMW's hebben toegang tot de MLP dossiers van de werkzoekenden binnen hun zorggebied, die bij hen in begeleiding zijn. Op die manier hebben zij toegang tot alle informatie die zij nodig hebben om deze begeleiding uit te voeren. Indien er bijkomende informatie nodig zou zijn, moet de klant hiervoor zijn toestemming geven. Zorg ervoor dat je zeker bent over de identiteit van de vrager. Personen die over een wettelijke machtiging beschikken moeten die voorleggen. Dat hoeft niet noodzakelijk ter plaatse maar mag ook per mail, brief of fax.

Indien tijdens de begeleiding gegevens van een deelnemer aan bv. werkgevers worden meegedeeld kan dit enkel in functie van de doelstelling van de samenwerking, namelijk in functie van de tewerkstelling van betrokkene. De deelnemer dient hiervoor uitdrukkelijk zijn toestemming te geven en dient op de hoogte te zijn welke gegevens precies zullen worden meegedeeld. Een voorbeeld van een document dat hiervoor kan gehanteerd worden is te vinden in bijlage 1 van het draaiboek.

De deelnemer moet ook de mogelijkheid hebben om het doorgeven van zijn gegevens te beperken en aan te geven welke werkgever/organisatie deze gegevens niet mogen ontvangen.

Met de deelnemer dient maandelijks besproken te worden welke werkgevers of organisaties zijn gegevens in functie van de bemiddeling hebben ontvangen.

3.3.2. Wijze van informatie meedelen In principe mag er geen informatie worden meegedeeld via de telefoon. Dit moet ofwel schriftelijk ofwel mondeling ter plaatse worden gedaan.

Vorige werkgevers bevragen Het kan zinvol zijn om contact op te nemen met de vorige werkgever van de werkzoekende (bijvoorbeeld voor het invullen van een ICF). Hiervoor is wel specifiek de toestemming nodig van de klant. Dit wordt genoteerd op het document ‘vraag naar onderzoek’ (contactgegevens werkgever) dat de klant ondertekent. De klant kan in dit document ook aangeven als hij/zij geen toestemming geeft om een vorige werkgever (of andere organisatie) te contacteren. Dit moet dan ook worden gerespecteerd.

4. Locaties en infrastructuur

Locaties voorzien door VDAB De individuele klantencontacten vinden plaats op locaties die door VDAB ter beschikking worden gesteld. Op deze locaties voorziet VDAB als uitrusting een pc met internetaansluiting en een bureau per bemiddelaar.

Indien de opdrachtnemer nood heeft aan andere types van infrastructuur of lokalen i.f.v. eigen methodieken of voor andere activiteiten (bv. een lokaal voor groepstraining, een computerlokaal,...) voorziet hij zelf een locatie.

Indien VDAB hiervoor gepaste lokalen ter beschikking heeft, kan de opdrachtnemer hiervan gebruik maken tegen een

Draaiboek TAL – versie 10

37

vergoeding. De opdrachtnemer moet steeds expliciete goedkeuring krijgen van VDAB voor het gebruik van deze locaties. Voor indicatieve prijzen voor de verhuur van VDAB infrastructuur en voor contactpersonen kan je terecht op het intranet.

OPGELET! VDAB kan niet verzekeren dat op alle plaatsen van dienstverlening andere types van infrastructuur gehuurd kunnen worden. De huur van locaties is afhankelijk van de beschikbaarheid en kan per regio verschillen.

Locaties voorzien door de opdrachtnemer Indien de opdrachtnemer in de loop van de opdracht wenst gebruik te maken van een eigen locatie, dient hij eerst goedkeuring te krijgen van VDAB. De opdrachtnemer bezorgt uiterlijk 15 kalenderdagen voor de ingebruikname volgende informatie aan de projectopvolger:

• het adres; • een beschrijving van de beschikbare ruimte en infrastructuur;

• een verklaring dat de ruimtes en infrastructuur voldoen aan de wettelijke voorschriften en normen.

De locaties van de opdrachtnemer moeten voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in het bestek punt 1.8.2.2. Locaties voorzien door de opdrachtnemer.

5. Onderaanneming Wanneer een opdrachtnemer in de loop van de opdracht, (een) nieuwe onderaannemer(s) toevoegt, zal hij dit voorafgaand ter goedkeuring voorleggen aan VDAB. De opdrachtnemer legt daartoe een “onderaannemingsovereenkomst in kader van de uitvoering” voor, vergezeld van een motivering voor deze toevoeging en een verduidelijking van de taakverdeling. Deze documenten worden voor goedkeuring gemaild naar samenwerking@vdab.be met duidelijke vermelding van de opdracht.

6. Klachtenprocedure voor de werkzoekende

Principes

• De deelnemer is vrij om te kiezen of hij van de interne klachtenprocedure gebruik maakt dan wel of hij een externe procedure verkiest.

• Bij de start van de begeleiding licht de opdrachtnemer de deelnemer in over de bestaande klachtenprocedures. Daarbij maakt hij melding van:

• de interne klachtenprocedure van de opdrachtnemer; • de klachtenprocedure bij VDAB (zie punt 3.9 en bijlage 1 van de VDAB-contractvoorwaarden

bij uitbestedingen van diensten aan personen); • de procedure bij klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag. • De opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de klachtenprocedures aan de deelnemer

werden toegelicht. • Klachtenbehandeling bij VDAB gebeurt door de dienst Samenwerking. De verzoeker krijgt

binnen de 7 werkdagen een ontvangstmelding. De klachtenbehandelaar hoort de betrokken partijen en doet binnen de 20 werkdagen een voorstel tot oplossing en brengt de verzoeker hiervan op de

Draaiboek TAL – versie 10

38

hoogte. VDAB richt een formeel schrijven aan de verzoeker waarin de acties en het voorstel opgenomen zijn.

Rapportering over ontvangen klachten Om een zicht te houden op het verloop van de opdracht bij de opdrachtnemers wordt aan de opdrachtnemers gevraagd om een aantal gegevens rond interne klachten bij te houden. VDAB vraagt deze gegevens periodiek op.

Volgende gegevens worden door de opdrachtnemer bijgehouden:

• Datum ontvangst klacht

• Individueel klantennummer uit MLB (IKL) • Naam begeleider

• Gegrondheid • Korte omschrijving • Oplossingsstatus

In het kader van het klachtenbeheer kan de VDAB de wijze en frequentie van rapportering aanpassen.

7. Mobiliteitstegemoetkoming

VDAB voorziet in een aantal tegemoetkomingen voor vervoersonkosten ten voordele van werkzoekenden met mobiliteitsproblemen. Zo is er de Lijnkaart die geldig is voor maximaal 10 ritten met De Lijn (afhankelijk van de afstand) en zijn er de treintickets aan verminderde prijs.

De Lijnkaart Werkzoekenden met financiële problemen kunnen in aanmerking komen voor een Lijnkaart. Meer informatie omtrent de lijnkaarten vind je op https://intranet.vdab.be/mobiliteit-lijnkaart.

Treinticket aan verminderde kostprijs Meer informatie omtrent treintickets vind je op https://www.vdab.be/mobiliteit.

DEEL II OPVOLGING VAN DE OPDRACHT

1. publicitaire verplichtingen en archivering

Publicitaire verplichtingen en archivering De opdrachtnemer dient in alle externe communicatie (publiciteit, brieven, e-mails, website, cursusmateriaal, eventuele certificaten, … ) te vermelden dat de opdracht georganiseerd wordt met middelen van Vlaanderen, VDAB en Europa.

Hiertoe volstaat het de logo’s van VDAB en de ESF-colofon op te nemen. De ESF-colofon geeft het Vlaamse ESF-logo weer en bevat bovendien het Europees en het Vlaams embleem en de nodige vermeldingen. De nodige uitleg, bestanden en banners zijn terug te vinden op https://www.vdab.be/cvs/publicitaire_verplichtingen. Alle documenten met betrekking tot deze

Draaiboek TAL – versie 10

39

opdracht (ook buiten deze in de E-room) moeten bewaard worden en toegankelijk en overzichtelijk gearchiveerd worden tot 31 december 2029.

2. Digitaal Archief Samenwerking (DAS) VDAB zal dit project indienen bij ESF. Vanuit het ESF-agentschap en in het kader van onze opdracht als intermediaire instantie, zal de opdrachtnemer een aantal documenten moeten opladen in het Digitaal Archief Samenwerking van VDAB.

Medewerkers die reeds toegang hebben tot Mijn Loopbaan en toegevoegd zijn aan perceel, zullen toegang hebben tot de juiste map op DAS.

Volgende document dient maandelijks opgeladen te worden in DAS met als deadline elke 15e van de maand volgend op de maand waarin het document werd aangemaakt:

Het eerste afsprakenblad, ondertekend door zowel de werkzoekende als de partnerbemiddelaar, opgeslagen onder volgende benaming: AFSP-IKL-JJJJ.MM.DD, bv. AFSP-123453- 2019.01.01

3. Personeelsinzet De medewerkers die instaan voor de uitvoering van de opdracht moeten voldoen aan volgende minimumvereisten:

• minstens een diploma dat toegang geeft tot een functie op B-niveau in de Vlaamse administratie (https://overheid.vlaanderen.be/definitie-niveau);

• of een ervaringsbewijs van arbeidsconsulent; • of minstens 2 jaar voltijds relevante ervaring met begeleiden van werkzoekenden.

De opdrachtnemer dient vóór de effectieve inzet van een medewerker aan te tonen dat de medewerker voldoet aan deze minimumvereisten. Bewijsstukken (bv. cv) dienen verstuurd te worden naar samenwerking@vdab.be met duidelijke vermelding van de opdracht. Prestaties geleverd door een medewerker die niet voldoet, zijn niet vergoedbaar.

OPGELET! Sinds 22.08.2017 is het niet langer toegestaan IBO of C-IBO in te zetten binnen opdrachten in samenwerking met VDAB.

De inzet van een nieuwe medewerker kan enkel gebeuren mits voorafgaand akkoord van VDAB.

4. Rapportering

Monitoring De monitoring van het project geschiedt op basis van de MLB gegevens, maar ook op basis van gegevens die door de dienstverlener zelf bijgehouden dienen te worden. De MLB invoer geeft aan VDAB enerzijds voldoende informatie betreffende de werkzoekende zelf en anderzijds een zicht op het verloop van de het inschattings- en activeringstraject, de uit te voeren en uitgevoerde acties.

Er is m.b.t. deze gegevens geen eigen noch ander registratiesysteem vereist of nodig. De MLB registratie laat VDAB toe eenduidig te rapporteren over het aantal werkzoekenden dat gevat wordt door deze uitbesteding en over de bereikte resultaten.

Draaiboek TAL – versie 10

40

Via MLB kan ook de bemiddelaar van de opdrachtnemer het volledige verloop opvolgen. VDAB stelt op regelmatige (maandelijkse) basis deze MLB gegevens ter beschikking van de opdrachtnemer.

Rapporten voor de dienstverleners De opdrachtnemer (penhouder) krijgt maandelijks een tabel die de toestand weergeeft van de toegewezen dossiers binnen het gegunde perceel. Deze tabel bevat ook de resultaatsmeting.

Als bijlage wordt steeds een toelichting meegestuurd die meer uitleg geeft bij de verschillende tabellen.

Kwalitatieve monitoring

4.3.1. Werkwijze

De projectopvolger zal op geregelde tijdstippen de dienstverleners bezoeken om samen met hen een aantal items te bespreken die van belang zijn bij de uitvoering van de opdracht. De kwalitatieve monitoring is complementair aan de gegevens verkregen op basis van de MLP registratie. Ze heeft tot doel de dienstverlener te coachen m.b.t. de uitvoering van het project o.b.v. het bestek en de offerte. Deze bezoeken worden steeds op voorhand en tijdig aangekondigd met een opgave van de items die zullen besproken worden.

4.3.2. Inhoud

De kwalitatieve monitoring bevat twee grote clusters: 1. Gesprek

Het is de bedoeling om naast de verantwoordelijke ook de bemiddelaars/coaches bij het gesprek te betrekken. De partners krijgen de mogelijkheid zelf dossiers aan te brengen die ze interessant vinden om te bespreken met de projectopvolger (en eventueel inhoudelijk expert). Op deze manier kan een coachend gesprek plaatsvinden.

2. Steekproef Er worden in samenspraak met de partner een 10-tal dossiers volledig doorgenomen zowel op administratieve verplichtingen als op de inhoudelijke uitvoering van het project conform bestek en offerte.

4.3.3. Rapportering

De bevindingen van de monitoring worden teruggekoppeld naar de dienstverlener en verder besproken.

Controle ter plaatse

4.4.1. Werkwijze

Jaarlijks wordt een controle ter plaatse georganiseerd door de centrale experten kwaliteit van VDAB Samenwerking. De penhouders die onderwerp zijn van de controle worden minimaal 2 weken voor het bezoek op de hoogte gebracht van de controle, per aangetekende brief en per mail. De brief geeft een opsomming van alle documenten, dossiers en registraties die op de aangewezen datum opgeladen moeten zijn in het digitaal archief van VDAB. Daarnaast zal ook de gevolggeving verbonden aan de controle opgenomen worden in de brief.

Er wordt gevraagd aan de penhouder om een lokaal ter beschikking te stellen. Elk controlebezoek gebeurt door minimum twee

Draaiboek TAL – versie 10

41

experten. Dit waarborgt de neutraliteit. De experten zijn door de VDAB gemandateerd om op voorhand en ter plaatse bij de opdrachtnemer de controles uit te voeren volgens het voorwerp van de controle.

4.4.2. Onderwerp van de controle Op basis van de bepalingen in de bestek nummers 2018/50048 en 2018/50053 worden minstens volgende onderwerpen nagegaan (zie terugvorderingsfiche voor meer informatie):

• Publicitaire verplichtingen • Aanwezigheid van:

o Klachtenbehandelingdossier o Schuldbevestigingsstaten (SBS) o Registratiesysteem van het ingezette personeel

• Klantenadministratie: o Individueel dossier o registraties in MLB o Ondertekende afsprakenbladen

4.4.3. Gevolggeving Voor elke controle wordt een rapport van de vaststellingen opgemaakt. De vaststellingen worden gemotiveerd. Per onderwerp wordt kwantitatief en kwalitatief beschreven wat vastgesteld werd.

Mogelijke sancties Inbreuken worden bestraft door inhouding van (een deel van) de financiering bij middel van terugvorderingen. Dit gebeurt zowel op de administratieve, de inspannings- en de resultaatsvergoeding. Een overzicht van deze terugvorderingen is terug te vinden in bijlage 2 bij dit draaiboek.

5. Betalingen5 De facturatie en de betaalopdracht van het bestek 2018/50048 wordt als volgt in de praktijk gebracht:

Maandelijks bezorgt de opdrachtgever een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat samen met de monitoringtabellen onder de vorm van een verzamelstaat aan de opdrachtnemer. Deze staat bevat een gedetailleerd overzicht van registraties en resultaatmetingen, met vermelding van alle verschuldigde bedragen voor de maand waarop de schuldbevestiging van toepassing is.

Deze verzamelstaat is een excelbestand samengesteld uit volgende werkbladen:

• de schuldbevestigingsstaat_JJJJMM (afgekort SBS) • detail_SBS_ JJJJMM

• detail_SBS_cumul_monitoring

Binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de schuldbevestiging verwacht VDAB de factuur. De opdrachtgever gaat, na vergelijking van de factuur met de overeenkomstige

5 Bestek 1.11. De facturatie en de betaalopdracht

Draaiboek TAL – versie 10

42

schuldbevestigingsstaat, binnen de 30 kalenderdagen na ontvangstdatum factuur over tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de opdrachtnemer.

De factuur bevat o.a. :

1. een uniek factuurnummer; 2. naam, adres en het ondernemingsnummer van de opdrachtnemer; 3. het IBAN-rekeningnummer en BIC waarop moet gestort worden; 4. het inkoopordernummer; 5. overzicht van de geleverde diensten (periode, locatie, onderdeel, bedrag) uitgesplitst per

perceel.

De opdrachtnemer moet de BTW-regelgeving strikt naleven. Hij wordt geacht vooraf de rechtmatigheid van toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen te verifiëren. Correcties op onrechtmatig toegepaste vrijstellingen of tariefverlagingen zijn ten laste van de opdrachtnemer en kunnen niet leiden tot een bijkomende kost voor de VDAB. Er mag alleen gefactureerd worden conform de afgesproken aantallen en eenheidsprijzen.

De Vlaamse overheid aanvaardt enkel elektronische facturen bij nieuwe overheidsopdrachten. Concreet betekent dit dat voor deze opdrachten een bijakte wordt opgemaakt. De facturen van deze opdrachten moeten in XML-formaat aangeleverd worden aan VDAB via het Mercuriusplatform.

Meer informatie: https://overheid.vlaanderen.be/beleid-e-invoicing.

Met vragen kan je terecht bij linda.maes@vdab.be.

6. Correctie resultaatsvergoeding In het geval van onduidelijkheid over de resultaatsmeting of indien deze wordt betwist, kan de opdrachtnemer contact opnemen met de projectopvolger om een correctie aan te vragen.

Correcties kunnen aangevraagd worden in volgende gevallen:

1. Er kan steeds gecorrigeerd worden als bij de meting de DIMONA-aangifte in het dossier van de burger nog niet geregistreerd staat omwille van een fout in het systeem of tewerkstelling in het buitenland.

2. Er zullen steeds uitzonderlijke cases mogelijk blijven die de projectopvolgers kunnen voorleggen tijdens de interne overlegmomenten.

Correcties kunnen worden aangevraagd ten laatste aan het einde van de maand volgend op de maand waarin de SBS per mail werd verstuurd. De bewijslast blijft zoals voorheen ten laste van de dienstverlener. De bewijzen moeten aangeleverd worden aan de projectopvolger ten laatste een maand na de aanvraag van de correctie.

Om ervoor te zorgen dat de aanvragen tot correctie van de resultaatsvergoeding voor alle opdrachtnemers en over de verschillende provincies heen op dezelfde wijze gebeurt, wordt een handleiding opgemaakt die door alle projectopvolgers gebruikt zal worden.

Draaiboek TAL – versie 10

43

BIJLAGEN

BIJLAGE 1 : PRIVACY-DOCUMENT (indien gegevens worden meegedeeld aan derden)

<Naam>

geeft <naam organisatie> de uitdrukkelijke toestemming om zijn/haar persoonsgegevens door te geven aan werkgevers.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018* reglementeert het verwerken van persoonlijke gegevens.

Om de kans op tewerkstelling te vergroten kan <naam organisatie> de persoonsgegevens doorgeven aan werkgevers. Met de ondertekening van dit document wordt hiertoe toestemming gegeven. Tijdens de begeleiding heeft u het recht om deze goedkeuring in te trekken. Dit kan per e-mail aan <mailadres> of per brief naar <adres>. U kan eveneens laten weten aan welke werkgevers uw persoonsgegevens niet mogen worden doorgegeven.

Maandelijks wordt door uw begeleider overlopen aan welke werkgevers uw persoonsgegevens werden doorgegeven.

U kunt meer vernemen over uw recht van toegang, verbetering en verwijdering op de website van de Gegevens-beschermingsautoriteit. www.privacy.fgov.be

Mijn gegevens mogen niet doorgegeven worden aan volgende werkgevers: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Handtekening laten voorafgaan door “Gelezen en goedgekeurd’

Handtekening

…………………………………………………………………….

*De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

44

Draaiboek TAL – versie 6

BIJLAGE 2: OVERZICHT MOGELIJKE TERUGVORDERINGEN

Voorwaarden Onregelmatigheid Type sanctie Bewijsstuk/betalingsvoorwaarde/minimale registratievereiste

1ste afsprakenblad met minimaal:

- de concrete opdrachten voor de werkzoekende ter voorbereiding van het volgende contactmomen

- het eerstvolgende (individueel en/of collectief) contactmoment - handtekening deelnemer en partnerbemiddelaar

- Afwezigheid 1e afsprakenblad - Afwezigheid handtekening(en) - Niet opgeladen in het elektronisch

archief - Niet opgemaakt en ondertekend op

een VDAB locatie tijdens een ftf gesprek (vanaf 06/12/2018)

- Terugvordering van

100% AV + IV + RV

- 1ste afsprakenblad +

handtekeningen

Het chronologisch verloop van het traject is duidelijk zichtbaar in het klantendossier in MLB en bevat minstens:

- Verslaggeving van een actieve inschatting en activering in MLB door dynamisch gebruik van afsprakenbladen, opdrachten (met deadlines), drempels en werkpunten

- Afsprakenblad bij fundamentele wijzigingen* - Afsprakenblad bij heropname*

- Onvolledige of ontoereikende

verslaggeving in MLB

- Terugvordering van

10% van AV + IV + RV

- Klantendossier in MLB

Publicitaire verplichtingen

https://www.vdab.be/cvs/publicitaire_verplichtingen

- Logo ontbreekt op

communicatiemiddelen (folder, website, persberichten, …) en

- Logo ontbreekt op documenten en - Ontbreken van duidelijk zichtbare ESF-

affiche

- Terugvordering van

1% van de uitbetaalde IV voor de gecontroleerde periode

- Website, documenten en posters

ter plaatse