Digitaal informatiebeheer in Rotterdam
18
Stadsarchief Rotterdam Digitaal informatie-beheer in Rotterdam Aanpak & instrumenten Mies Langelaar & Bart Ballaux
Transcript of Digitaal informatiebeheer in Rotterdam
StadsarchiefRotterdam
Digitaal informatie-beheer in
Rotterdam
Aanpak & instrumenten
Mies Langelaar & Bart Ballaux
Even vooraf…
Bron: http://raadbijwoord.files.wordpress.com/2012/09/homer-1st-day2.jpg
Overzicht
Inleiding: Hoe werkt Rotterdam?
Architectuur & risico-analyse
Architectuur: positie van e-depot
Informatiebeheer: op basis van risico’s
Instrument voor overdracht
Overdrachtsprotocol
Hoe werkt Rotterdam?
Diensten en deelgemeenten,
met grote mate van autonomie
is aan het veranderen…
Veelkoppige ICT
is aan het veranderen…
DIV met diverse agenda, wensen en capaciteit
is aan het veranderen…
Accent op registratie van stukken
is doel van informatiebeheer om dit te veranderen…
Te weinig animo en aandacht voor informatie
Is aan het veranderen…Bron kaart: http://www.cos.rotterdam.nl/smartsite2102447.dws
Over-dracht
Beheer
Besch.-stelling
Archiefvormer Archiefbeheerder
DMS / RMA / processpecifieke applicaties E-depot concern
Prod.dossier
Af-sluiting
Ver-nietiging
Bewaring
Architectuur: positie e-depot
Architectuur: positie e-depot
Informatiebeheer: op basis van risico’s
Risico-analyse op vlak van informatiebeheer
Bron: http://www.bedrijfshistorierotterdam.nl/verffabrieken/pigment/object_60227
Authenticiteit & integriteit
Vindbaarheid
Raadpleegbaarheid
Interpreteerbaarheid
Risico-analyse informatiebeheer
Authenticiteit en integriteit1. Niet zeker2. Beschermd3. Hoog4. Absoluut
Vindbaarheid1. Mogelijk niet vindbaar2. Vrijwel zeker vindbaar3. Absoluut vindbaar
Raadpleegbaarheid1. Voor korte termijn (< 1 jaar)2. Voor middellange termijn (1 - 7 jaar)3. Voor lange termijn (> 7 jaar)
Interpreteerbaarheid1. Voor direct betrokkenen2. Voor bredere kring binnen de organisatie3. Voor belanghebbenden buiten de organisatie en door de tijd heen4. Voor raadplegers op grote afstand en tijd
Bron: http://2.bp.blogspot.com/-mbBytIBYsu8/Tk2zDRRNKmI/AAAAAAAABiA/VJcSI3C44Qw/s1600/feedback.jpg
Opzet risico-analyse informatiebeheer
1. Vragen risicomodel invullen per overheidsproces
4. Passend informatiebeheerregime
3. Risicoklasse I-IV
2. Vereist kwaliteitsniveau per norm
Risicotool informatiebeheer
Risicotool informatiebeheer
Risicotool informatiebeheer
Risicotool informatiebeheer
Risicoklasse bekend -> proces inrichten in beheeromgeving
Klasse I : “We don’t care”
Klasse II : samenwerkingsomgeving - gemeenschappelijke
schijf
Klasse III : DMS
Klasse IV : DMS + e-depot
Bron: http://thepurplepinkie.blogspot.nl/2011/05/i-dont-care.html
Risicotool informatiebeheer
Overdrachtsprotocol
Overdrachtsprotocol
Proces van overdracht, met:
Procesbeschrijving
Verantwoordelijkheden en rollen
Stappen
Bron: http://users.skynet.be/march/van%20huys%20the%20blog.htm
Overdracht
ja
ja
nee
nee
ja
nee
ja
nee
verzoekoverdracht
1 week
3 weken
marginale toets mdw. Relatiebeheer
controle E-conservator
kennisgevingopname
mdw. Relatiebeheer
vernietigen SIPArchiefvormer
overdrachtafgerond
overeenkomst
aanleveren SIPArchiefvormer
kwalitatieve toets mdw. Relatiebeheer
akkoord?
akkoord?
akkoord?
aanpassenArchiefvormer
aanpassen Archiefvormer
aanpassen Archiefvormer
rapporterenmdw. Relatiebeheer
rapporteren mdw. Relatiebeheer
rapporteren mdw. Relatiebeheer
aanpassen? melden geenoverdracht
mdw. Relatiebeheer
Praktisch: wat vóór overdracht?
Weten wat aanwezig is -> vastleggen informatiebeheerplan
Weten wat risico’s zijn -> risico-analyse
Bewustwording dat beheer van informatie bij medewerker zelf
ligt -> fundamentele verandering
Vragen?
[email protected] & [email protected]
Meer info: http://www.stadsarchief.rotterdam.nl/informatiebeheerBron: http://www.signsfunny.com/tag/funny-picture-some-questions/
