Praktische tips voor informatiebeheer

Praktische tips voor informatiebeheer

Studiedag KIM (Forum Amateurkunsten, de Ambrassade en Socius)16 oktober 2014

[email protected]@gmail.com

@jkvanheeBe.linkedin.com/in/janvanhee

mailto:[email protected]

16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee2

Context

Strategie

Concreet16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee4

Inhoud


http://www.youtube.com/watch?v=YmwwrGV_aiE


“De beschikbare informatie verdubbeltom de 72 dagen.”

Guus Pijpers

Leren en talentontwikkeling?

Kenniscreatie en kennisuitwisseling?

Innovatie en voortrekkersrol?

Veerkracht en flexibiliteit?

Efficiënte werkprocessen?

Immateriële duurzaamheid?

De organisatie als expertisecentrum?

…


Voor organisaties?

Kennisintensieve organisatie :

• 30-60 % van de tijd spenderen we aan informatie zoeken(kenniswerkers)

• 60 % van de tijd zijn we bezig met het behandelen van documenten (kantoorwerkers)

• 80 % van de informatie is niet gestructureerd

• 20 % van de informatie is opgeslagen in een informatiesysteem

• 3 uur/dag mailen we

• 1 000 000 woorden/week lezen we (managers)(bron : Information Usage Behavior : theory and practice / Guus Pijpers. - Academic service, 2006.)

16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee

Uitgangspunten

• Stijgend belang informatie in het arbeidsproces

• Nieuwe technologische diensten

• De toenemende complexiteit en onzekerheid in de dienstenmarkt

• Adaptief vermogen is een cruciale factor voor het succes van de organisatie

(Donald A. Marchand en Forest W. Horton)


Stijgend belang van informatie en kennis in de organisatie : factoren

• e-mail overload

• geen bescherming van braindrain

• heel wat informatie is niet duurzaam opgeslagen

• geen duidelijk beeld wie voor welk soort informatie verantwoordelijk is

• onzekerheid over correctheid van de informatie

• redundantie in opslag van informatie (versiebeheer)

• groei van kenniseilanden

• parallelle systemen (black boxes)

• archiveren

• calamiteiten

• ...


Aandachtspunten

Strategisch en duurzaam

Redundant en open

Resilient en flexibel


Persoonlijke visie op informatiebeheer

Organisatie en beleid

Cognitie en competenties

Informatie en content

Systemen en technologie16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee14

Factoren informatiebeheer


Audit-model

“De meest voorkomende fout in het ontwerp van organisaties is dat men de besluitvorming volledig centraliseert. Helaas leidt dit in complexe situaties tot “information overload”.Mensen onder aan de hiërarchie met de benodigde kennis moeten uiteindelijk de beslissing overlaten aan managers aan de top die geen idee hebben van de werkelijke situatie.”

Henry Mintzberg


Organisatiestructuur en informatiemanagement

Informatie-overdaad

Informatie-moeheid

Informatie-competenties

Bounded rationality

Intellectuele en mentale beperkingen om alle opties te bekijken.

Hidden flows of strategy

Verwaandheid

Kuddegeest

...


Uitdaging : cognitie

“Informatie”-kennis :

Bronnenkennis

Kennis van de organisatie en de organisatieprocessen

Sectoriële kennis


Informatie-vaardigheden :(Gebaseerd op de 3 dimensies van Marchand, Kettinger en Rollins)

Aanvoelen, opsporen en vaststellen van informatie

Verwerking, toegang en analyse

Organisatie

Onderhoud

Verzamelen


Informatie-attitudes :(Gebaseerd op de 3 dimensies van Marchand, Kettinger en Rollins)

Proactiviteit

Delen

Transparantie

Beheer

Formaliteit

Integriteit


TIPS :

Stop op tijd met zoeken

Kennis zit bij mensen

Leg netwerken bloot

Kritische kwaliteitsreflex


Informatie-imperfectiesincomplete informatie

asymmetrische informatie

Cfr. : lemons and peaches (George A. Akerlof)

Bewust valse informatieHoaxen

Informatie-overload


Uitdaging : informatie-intrinsiek

Bronnen :

Strategische waarde

Operationele waarde

Intrinsieke kwaliteit


Strategische waarde :

Hoe belangrijk in relatie met het doel of de taak

(zie Buchanan 1996)

5 = Onmisbaar

4 = Biedt belangrijke meerwaarde

3 = Biedt voordelen, maar niet essentieel

2 = Biedt indirect voordeel

1 = Wordt niet gebruikt of biedt geen enkel voordeel


intrinsieke kwaliteit : accuraatheid, objectiviteit, bertrouwbaarheid en reputatie;

toegangskwaliteit : toegang en veiligheid ;

contextuele kwaliteit : relevantie, toegevoegde waarde, tijdigheid, volledigheid en hoeveelheid ;

representatie-kwaliteit : interpreteerbaarheid, begrijpbaarheid, consistentie en beknoptheid.


AIMQ - informatiekwaliteit

SamenwerkingssoftwareKennisbeheer(E)CMSDMSCRMERP…


Systemen

Wat :

• online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata en beschikken over versiebeheer. Andere functionaliteiten : fora, enquêtes, taken en agenda's. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.

Voorbeelden :


Samenwerkingssoftware

Lotus notes

Wat :

• Een wiki is een (web)toepassing, waarmee documenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt.

• Ideaal om samen documenten te maken, als leerplatform of voor kennisbeheer binnen een organisatie.

Voorbeelden :


Kennisbeheer : wiki-software

Wat :

• een repository waarin metadata van documenten en vaak ook de documenten zelf worden opgeslagen en makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de metadata (auteur, naam, omschrijving, datum, categorie, status, ...). Zo'n database bezit een uitgebreid workflow- en rechtenbeheer (lezen en schrijven).

Voorbeelden :


Documentmanagementsysteem (DMS)

Wat :

• meestal een web-applicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet en intranet kunnen publiceren

Voorbeelden :

• Open source verovert hier de markt :

• Info en demo : http://www.opensourcecms.com/


Content Management Systeem (CMS)

http://www.opensourcecms.com/

Wat :

• Klantrelatiebeheer

• optimaliseren van alle contacten met de klant

• Geavanceerd adressenbeheer

Voorbeelden :


Customer relationship management (CRM)

Wat :

• ondersteuning van (vrijwel) alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen : financiële administratie, hrm, projectmanagement, toegangsrechten of voorraadbeheer.


Enterprise resource planning (ERP)


Informatiesystemen : samenvattingGeschikt voor : swsw Wiki's DMS CMS CRM ERP

Delen agenda's, taken, documenten, ...

Samen aan documenten werken

Workflow en rechten beheersen

Geavanceerd adressenbeheer

Documenten archiveren en voorzien van meta-data

Web-content beheren

Boekhouding en budgetteren

HRM

Projectmanagement

1. “Technological utopianism” : het idee dat technologiealles zal/kan oplossen ;

2. De overtuigingskracht van de IT-verkopers ;

3. Het verwaarlozen van de menselijke kant van informatie ;

4. Managers hebben geen enkel benul van informatiemanagement ;

5. IT als statussymbool.


Obsessie voor IT en verwaarlozing van de informatie (gebaseerd op T.H. Davenport)

Lack of Clear Business Justification

Large IT Projects Fail because they are too ‘Large’

Lack of Skilled Emotional Maturity

Lack of Change Management

Lack of Proper Governance(bron: http://futureofcio.blogspot.be/)


Waarom IT-projecten mislukken

• Systemen :

• Confectie of op maat

• Kwetsbaarheid (de paradox van het perfecte systeem)

• Levenscyclus

• Tijdsversnelling

• ROI

• Overbudgetteren (te kleine ROI)

• Productiviteits-paradox (geen relatie tussen IT-investeringen en de performantie van de organisatie)

• Wet van verminderde meeropbrengst

• Niet aangepast aan de noden

• Gadget

• ...


Uitdagingen : technologie

Systemen :

Beschikbaarheid : aandacht voor de toegankelijkheid, bereikbaarheid en de uitwisselbaarheid

Performantie : gebruiksvriendelijkheid, maakt geenfouten, vermijdt onnodige handelingen, ...

Capaciteit : kan het verwachte debiet aan

Veiligheid : bescherming tegen oneigenlijk gebruik, calamiteiten, veroudering van de drager, ...


Open-ended (onbeperkt uitbreidbaar) Flexibiliteit in vervanging van onderdelen

Toekomstvast (“future proof”) Geen vendor-lockin

Transparant

Performant Optimale ondersteuning

Verbeteren van de beheersbaarheid

Innovatief ???


Informatie-infrastructuur: vereisten

Menselijke factoren :

• De betrokkenheid en invloed van de gebruiker

• De ondersteuning van het management

• De complexiteit en het risico van de implementatie

• De begeleiding van de implementatie


IT-projecten : kritische succesfactoren

Technische factoren :

Functionaliteit, vertrouwdheid, eenvoud, bedieningsgemak, inwerktijd, ...

Open standaard ?

Integreerbaar ?

Mogelijkheid tot kwaliteitscontrole op de content

Dekt het een reële behoefte, wat is de intrinsieke meerwaarde: gadgetgehalte vs. problemsolvend

Trendgevoelig of tijdloos


IT-projecten : kritische succesfactoren

Contextuelefactoren

Systeemsucces

Gebruikers-georiënteerde

factoren

Steun van het management

Kwaliteit van de werkgroepFaciliteiten

AttitudeVaardigheden

Intrinsieke kwaliteitErvaren

gebruiksvriendelijkheidGebruikerstevredenheid

Mate van gebruik

Gebaseerd op : Information Systems Success: Dimensions and Determinants / Rajiv

Sabherwal, Anand Jeyaraj en Charles Chowa. - Sint Louis : University of Missouri, 2004. - niet gepubliceerde workingpaper. - Terug te vinden op :

http://www.devsmith.umd.edu/dit/news/pdf/MetaSEM2004Presented2004.pdf

Factoren tot succesvolle implementatie

● synchroniseren

● veilige opslag

● met meerdere mensen samen werken


Laat sociale media voor jou werken

Mogelijkheden van Google

• de participatie en het groepsgevoel van de medewerkers verhogen

• Stimuleren van kennisdelen

• Communicatie tussen verschillende hiërarchische 'lagen'

• Structureren en binnen de perken houden van informatiestromen. Het is een ideaal virtueel prikbord.

• Ideale introductie voor nieuwe medewerkers om zowel de werkprocessen als cultuur van een organisatie te leren kennen.


Interne blog


Micro-bloggen intern : Yammer

FAQ’s

Kennistelefoonboek

Interne blog


Zorg voor quick-wins

• Wie heeft welke opleiding/bijscholing gevolgd ? (Bijv. Navragen of een bepaalde bijscholing interessant is om zelf te volgen)

• Wie onderhoudt de contacten met een bepaalde dienst/persoon ? (Bijv. Wie doet de aankopen bij een bepaald bedrijf)

• Wie kan er mij helpen bij het oplossen van een bepaald probleem ? (Bijv. Het vervangen van de toner in het kopieerapparaat)

• Wie kan ik aanspreken voor het beantwoorden van een informatievraag ? (Bijv. Een klant heeft een vraag die ik zelf niet kan beantwoorden)

• Wat zijn de interesseprofielen van de medewerkers ? (Bijv. Wie moet ik aanspreken om een projectgroep te vormen)

• Wie heeft welke “outside-the-box”-kennis ? (Bijv. Voor een feestje hebben we een pianist nodig)

• Wie spreekt welke taal ? (Bijv. een buitenlandse delegatie komt op bezoek, wie geeft de rondleiding)


Kennistelefoonboek of -gids


Voorbeeld kennisgids

http://www.kennispleingehandicaptensector.nl/

Studie van Softwatch (gemiddelden):

48 minuten/dag op Office

68% van de tijd gaat naar Outlook

17% Excel

29% heeft Word of Excel nooit gebruikt

Vaak enkel kijken http://www.smartbiz.be/smartbusiness/155397/reeel-gebruik-office-in-bedrijven-ligt-

laag/?utm_source=sm_sbs_weekly&utm_medium=newsletter&utm_term=20140507&utm_content=0_art_list&utm_campaign=weekly


Reëel gebruik Office in bedrijven ligt laag

http://www.smartbiz.be/smartbusiness/155397/reeel-gebruik-office-in-bedrijven-ligt-laag/?utm_source=sm_sbs_weekly&utm_medium=newsletter&utm_term=20140507&utm_content=0_art_list&utm_campaign=weekly

Gemiddelde kenniswerker: spendeert 2à3u/dag aan mail


Enkele cijfers

Project growth of email volume Emails

sent per day Source: The Radical Group

Inc., “Email Statistics Report 2009-2013″,

2009

• Plan wanneer je je mail checkt en beperk het in tijd.

• Clean-desk in je mailbox => onmiddellijk archiveren, omzetten in taken en agenda-items of verwijderen.

• Maak mappen aan naar analogie van je documentmappen

• Stop de werkdag met een quasi lege mailbox.

• 5 minutenregel

• Gebruik geen leesbevestiging en geen email-alert

• Maak slim gebruik van je smartphone

• Maak verzendlijsten of groepen

• Maak filters


Timemanagement

▪ Gebruik je mail niet als een DMS

▪ Criteria:

▪ Nuttig: informatie die niet sneller ergens anders gevonden kan worden

▪ Noodzakelijk: mail met contractuele of wettelijke waarde


Bewaren van mail

C-schijfGedeelde mapIntranetExtranetCloud en sociale media


Interne digitale informatie staat op …

Overal zelfde klassement Onderscheid tussen archief en documentatie Versiebeheer Strakke afspraken naamgeving Klassement weerspiegelt taken en activiteiten Snelkoppelingen ipv dubbel klasseren E-mail klasseren in centrale mappenstructuur Hyperlink in plaats van bijlagen bij e-mail Scan veelgebruikte papieren documenten in


Documentbeheer

• Slechts één maal opslaan (dubbels en onnodige versiesvermijden) (wel back-uppen !)

• Gestructureerd opslaan (terugvindbaarheid bevorderen)

• Centraal opslaan (informatie-eilanden vermijden)

• Opslaan in open formaten (bijv. PDF/A)

• Makkelijk doorstromen

• Eindverantwoordelijke op technisch en inhoudelijk vlak

• Recovery!


Performantie : enkeleaandachtspunten

Bewaren

16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties -Jan Van Hee

Geen spaties

Niet: Burgerlijke Stand

Wel: BurgerlijkeStand of Burgerlijke_Stand

Gebruik enkel de volgende karakters: 0-9, a-z, A-Z en het underscoreteken ( _ )

Gebruik de volgende karakters NIET: spatie \ /: *? “ < > |! % & ‘ –; = ( )

Gebruik voor mapnamen maximaal dertig karakters

Gebruik voor bestandsnamen maximaal zestig karakters

Ontwikkel een structuur die niet dieper gaat dan 8 niveaus


Tips (Stadsarchief Antwerpen)

*

Uitgangspunten


*

Security & toegangrechtenstructuur

geen toegang :

Bedrijfsgevoelig

Privacy

Wettelijke restricities

leesrechten

lezen & schrijven

admin


*

Rol informatiemanager :

1. kennis mappenstructuur & richtlijnen(aanspreekpunt)

2. aanmaak/wijziging van hoofdmappen1. hoofdmappen (3 niveaus) worden enkel door

informatiebeheerder aangemaakt

2. medewerkers kunnen submappen voornieuwe dossiers aanmaken

3. begeleiding ‘digitale schoonmaak’

4. intro aan nieuwe medewerkers binnen dienst

5. aanvraag toegangsrechten



Tot slot : waaromkennismanagement = 4 E's

Kennis- en informatie

management

Efficiëntie (meer effect met minder middelen)

Effectiviteit (beantwoorden aan de (nieuwe) rollen van de organisatie)

Economy (zuinigheid)

Enthousiasme

Praktische tips voor informatiebeheer

Leadership & Management

Transcript of Praktische tips voor informatiebeheer