Waarom Ricoh?

Niet voor niets is Ricoh wereldwijd marktleider op het gebied

van duurzame IT- en documentmanagement-oplossingen.

Wij bewijzen dat bedrijven van elke omvang effi ciënter,

duurzamer en productiever kunnen werken. Daarnaast kunt

u kosten besparen en beter beheersen.

Door intensief samenwerken, creatief denken, adviseren en

trainen komen we tot oplossingen. Daarmee vereenvoudigt u

al uw documentintensieve processen en kunt u informatie beter

beheren. Ook verbetert de beveiliging van uw documenten.

Zo vertalen we uw wensen in slimme ideeën en concrete

oplossingen. imagine. change.

3 Opslag

De digitale factuur is al vanaf de dag van binnenkomst naar de

centrale ReadSoft Online opslag geleid en, zowel gedurende het

hele proces als ook achteraf, als één digitaal bestand beveiligd

toegankelijk. De status van afhandeling is evenals alle factuur-

informatie 100% inzichtelijk. Overal en altijd, online. Omdat wij

fl exibiliteit en productiviteit van uw medewerkers belangrijk

vinden. De snelle online toegankelijkheid is een uitkomst als u,

op welke werkplek dan ook, aan het budgetteren bent, nieuwe

offertes wilt opvragen of uw gegevens aan derden wilt overleggen.

Tijd- en kostenvoordelen in deze fase:

• Snelle online toegang vanaf elke werkplek;

• Afname opslag- en papierkosten;

• Snellere betaling: kans op leverancierskortingen;

• Factuurstatus 100% inzichtelijk;

• Financiële informatie snel uitwisselbaar.

Cloud/SaaS-voordelen

Naast de procesvoordelen van digitale factuurverwerking biedt

ReadSoft Online Factuurverwerking specifi eke cloudgebaseerde

voordelen. Dit zijn:

• Geen investering in hardware, software en server;

• Geen zorgen over onderhoud en beheer;

• Geen IT-randvoorwaarden;

• Snelle implementatie;

• Snelle online toegang vanaf elke werkplek.

www.ricoh.nl

Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specifi caties en uiterlijke vormgeving

kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.

Copyright © 2013 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze brochure, de inhoud en/of layout ervan mag niet

worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder

de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.

Digitaal facturen verwerken zonder investering in IT-middelen

ReadSoft Online Factuurverwerking

Ricoh Nederland B.V.Magistratenlaan 2, 5223 MD ‘s-Hertogenbosch

Postbus 93150, 5203 MB ‘s-Hertogenbosch

Tel.: +31 (0)73 - 645 3636

E-mail: info@ricoh.nl

RIRSINVOICE4NLN

RIC0039-00 Productfolder Readsoft A4 002.indd 1-2 11-06-13 12:15

Volledige ontzorging van aanschaf, beheer

en onderhoud

ReadSoft Online Factuurverwerking is een cloudgebaseerde

oplossing. Het voordeel hiervan is dat wij u volledig ontzorgen

op het gebied van aanschaf, beheer en onderhoud, zoals de

uitvoering van automatische back-ups en updates. Zonder dat

u hoeft te investeren in IT-middelen hebben uw medewerkers

op elke werkplek en op elk gewenst moment een snelle en

beveiligde online toegang tot alle inkomende facturen. Het enige

dat u nodig heeft, is een internetverbinding en een eenvoudige

multifunctionele printer of scanner om uw papieren facturen te

scannen. De implementatie is eenvoudig en kent een snelle

terugverdientijd.

Oplossing verdient zich snel terug, ook al bij jaarlijks

1.000 facturen

In tegenstelling tot de gangbare factuurverwerkingsoplossingen

verdient ReadSoft Online Factuurverwerking van Ricoh zich

ook bij kleine aantallen te verwerken facturen snel terug.

Dat betekent dat digitale factuurverwerking hiermee ook

interessant wordt voor decentrale afdelingen, vestigingen en

de bedrijven die jaarlijks 1.000 tot 10.000 facturen verwerken.

Actueel inzicht in uw fi nanciële ruimte

Met ReadSoft Online beschikt u op elk moment over een helder

actueel en betrouwbaar inzicht in uw fi nanciële ruimte, waardoor

u in staat bent nauwkeurig te budgetteren. Ook heeft u een

streepje voor bij uw leveranciers. Want u betaalt altijd op tijd.

Dit leidt in veel gevallen tot interessante leverancierskortingen.

Hoe werk het?

1 Scanning en herkenning

Elke factuur die op papier binnenkomt, wordt direct gescand en

door ReadSoft automatisch herkend op basis van vastgelegde

factuurdata als bijvoorbeeld klantnaam of banknummer.

Scanning kan plaatsvinden op de centrale crediteuren-

administratie, maar ook op eventuele vestigingen. Het is de start

van het centrale verwerkingsproces, dat verder online verloopt.

Want direct na scanning is de factuur beschikbaar in de beveiligde

ReadSoft Online website voor verifi catie. De digitaal binnen-

gekomen factuur vervolgt vanaf het moment van aankomst op

de beveiligde website hetzelfde traject als de papieren factuur.

Tijd- en kostenvoordelen in deze fase:

• Minimalisering van handmatige arbeid;

• Eenduidige vastlegging van factuurgegevens;

• Snellere start van de verwerking;

• Interne post overbodig.

2 Elektronische verifi catie, goedkeuring

en betaalbaarstelling

In de verifi catiefase wordt elke factuur gecontroleerd op datum,

bedrag en leveranciergegevens. Zijn alle gegevens gecheckt en

akkoord, dan gaat de factuur de goedkeuringsworkfl ow in.

Na binnenkomst van de laatste benodigde goedkeuring, wordt

de factuur met alle relevante factuurdata beschikbaar gesteld

voor uw ERP-/fi nanciële systeem. Daar wordt de betalings-

blokkade opgeheven en de factuur betaalbaar gesteld.

Tijd- en kostenvoordelen in deze fase:

• Elektronische controle van factuurgegevens;

• Snellere goedkeuring;

• Factuur automatisch naar fi nancieel systeem;

• Nooit meer te laat betalen.

Ideaal voor bedrijven met jaarlijks 1.000-10.000 te verwerken inkoopfacturen

Altijd en overal toegang voor elke betrokken medewerker

Handmatig facturen verwerken kost veel tijd en is erg foutgevoelig. Met digitale factuur-

verwerking kan dit veel effi ciënter, sneller en maar liefst 30% goedkoper. Met ReadSoft Online

van Ricoh benut u alle voordelen van digitale factuurverwerking, zonder dat u zelf hoeft te

investeren in apparatuur, software, onderhoud en beheer. Het factuurverwerkingsproces verloopt

namelijk online. U sluit een abonnement af, dat gebaseerd is op het jaarlijks te verwerken aantal

facturen. Het aantal medewerkers dat gebruik kan maken van de oplossing is ongelimiteerd!

RIC0039-00 Productfolder Readsoft A4 002.indd 3-4 11-06-13 12:15