Decentralisaties

Servicepunt71/HRM ondersteunt bij veranderende eisen aanambtenaren

Door: Martine van Dijk A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman

Net zoals bij alle gemeenten, raken de decentralisaties

ook Servicepunt71 als shared service center voor de

gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeenten Leiden,

Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De service-

eenheid HRM zet zich in binnen de vier gemeenten en

adviseert hen waar dat nodig is. Onder andere over de

gevolgen voor personeel en organisatie bij invoering van

de decentralisaties. Maar om goed advies te geven moet je

wel weten waar het om draait en samenwerken met andere

collega’s. Servicepunt71 doet dit door bewustwording,

verdieping en verbreding van kennis op het gebied van

decentralisaties.

Servicepunt71 is een organisatie die vanaf 1 januari 2012 de

bedrijfsvoeringsonderdelen Inkoop, Financiën, HRM, ICT,

Facilitaire Zaken en Juridische Zaken van bovengenoemde

gemeenten onder zijn hoede heeft. Kathleen Wong, senior

HRM-adviseur en Iole Elderhorst, opleidingsadviseur,

houden zich dagelijks bezig met HRM-zaken voor de

aangesloten gemeenten. Samen met hun collega Debbie

Helaha, senior beleidsadviseur, hebben zij de hoofden bij

elkaar gestoken en nagedacht over het verbeteren van de

dienstverlening op het gebied van veranderende organisaties.

Dit heeft geleid tot een proces, waarbij samenwerking het

sleutelwoord is. Samenwerking binnen de eigen organisatie

en vooral samenwerking met de managers van de

gemeenten. Door bewust te worden van wat de veranderende

overheid onder andere vanwege de decentralisaties voor

invloed heeft op de gemeentelijke organisatie, de mensen die

in deze organisaties werken en zich hierin te verdiepen, kan

er beter geanticipeerd worden op de vraag van gemeenten.

Collega’s vinden elkaar sneller.

Bewustwording, verdieping en verbreding

Het idee ontstond doordat Iole Elderhorst betrokken werd

bij het scholingsprogramma van een van de gemeenten.

Zij stelt daarbij altijd de vragen waar je naartoe wilt,

waarom je dat wil en wat je wil bereiken. “In het geval van

de decentralisaties vroeg ik mij af of scholing nu de enige

oplossing is om medewerkers klaar te maken voor deze

verandering. Om gemeenten goed te kunnen adviseren, is

het belangrijk dat we weten wat er speelt en wat er op ze

af gaat komen. Daarnaast moeten we ons dan ook afvragen

wat dat voor ons als HRM-afdeling betekent en welke rol we

hierin kunnen spelen”, zegt Iole. Volgens beiden gaat het

hier niet om de zoveelste reorganisatie, zoals weleens wordt

gesuggereerd. Kathleen Wong: “Bij de huidige veranderingen

zoals de decentralisaties is er geen eenduidig antwoord of

juiste oplossing. Ook wij hebben dat antwoord of die perfecte

oplossing dus niet. Dat betekent dat er ook geen concreet

eindpunt is waar naartoe gewerkt kan worden.” Bij HRM van

Servicepunt71 is er voor de aanpak binnen de organisatie

gekozen voor een drieluik: bewustwording, verbreding en

verdieping van onze eigen HRM-mensen om die manager

beter te kunnen ondersteunen. “Er is van tevoren geen

vaste route uitgestippeld. Na elke HRM-themabijeenkomst

gaan we op zoek naar welk vervolg daar het beste bij past.

Van A naar Beter. Om bewustwording te creëren hebben

we, naast informatie over wat de verandering nu precies

is en wat de invoering van de decentralisaties betekent,

een leidinggevende uitgenodigd om de vraag vanuit zijn

perspectief helder te krijgen.” Aan de vervolgstappen

wordt momenteel hard gewerkt, de fase van verdiepen

is nu aangebroken. “Een collega die zich bezighoudt met

organisatieadvies is casussen aan het voorbereiden die we

Kathleen Wong

Kathleen Wong:

“Bij de huidige decentralisaties is er

geen eenduidig antwoord waar we

naar op zoek zijn.”

met onze afdeling gaan behandelen. Je kunt het zien als een

soort intervisie in het groot. Met dertig collega’s behandelen

we de casussen in verschillende werkvormen, waardoor

iedereen er wat aan heeft. Er ontstaat op deze manier een

geheel nieuwe werkwijze: kennis delen en daardoor wijzer

worden van elkaar en als organisatie sterker worden. Geloof

in je eigen kracht.”

Geen vast eindpunt

Na de tweede sessie, bekijken Debbie, Iole en Kathleen hoe

de derde sessie eruit komt te zien. Dit heeft te maken met

het feit dat er geen vast eindpunt in zicht is als het gaat om

bijvoorbeeld de decentralisaties. Kathleen Wong: “We gaan

kijken hoe het er op dat moment voorstaat. Er zijn steeds

weer nieuwe veranderingen gaande die de route kunnen

wijzigen.” Iole Elderhorst sluit hier volledig bij aan: “Ik heb in

de afgelopen tien jaar dat ik voor gemeenten werk nog nooit

zo’n grote verandering gezien. Het is een organisch proces,

waarbij men zich blijft ontwikkelen. Dat is ook niet erg,

het is juist interessant. We moeten alert blijven en kritisch

blijven kijken naar al deze ontwikkelingen en onszelf blijven

afvragen wat ons onderscheidt van ieder ander willekeurig

adviesbureau.” Het onderscheid is voor Servicepunt71

duidelijk: ”We hebben enorm veel deskundigheid in huis,

specifiek op het gebied van gemeenten. Door deze kennis

te bundelen staan we samen sterker en kunnen we

anticiperen op de vraag van gemeenten. We hebben een

helikopterview en kunnen verbanden leggen. Tijdens de

themabijeenkomsten willen we ons hierop focussen. Hoe

achterhalen we nog beter de vraag van de leidinggevende?”

Niet alleen voor Servicepunt71 is er geen concreet

eindpunt, gemeenten lopen hier net zo goed tegenaan. Iole:

“Leidinggevenden zijn bezig met het bouwen van een brug,

waarvan nog niet duidelijk is waar deze naartoe gaat. Zij

lopen er overheen, terwijl zij hem nog aan het bouwen zijn.

Daar willen wij bij helpen, kijken waar we al wel in kunnen

adviseren, kunnen voorsorteren.”

Het geheim van samenwerken

Door te inventariseren en kennis te delen, wordt

samenwerking gestimuleerd. “Iole is een kei in

opleidingsadvies, ik op het gebied van HRM, een ander

weer in WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning)”, zegt

Kathleen. “Door op de hoogte te zijn van elkaars expertise,

kun je elkaar om hulp vragen en inzetten waar nodig. Je

weet wie je moet benaderen, zoekt elkaar op en stimuleert

elkaar. Dat vind ik heel belangrijk.” Dit is terug te zien op de

afdeling, waar steeds meer mini-brainstorms en overleggen

ontstaan: “Het moet een second nature gaan worden.

Collega’s zoeken elkaar op en geven aan dat ze het heel fijn

vinden om steeds meer samen te werken. Een organisatie

heeft meer invloed bij nauwe samenwerking en kan

adequater reageren op ontwikkelingen en vragen vanuit het

werkveld. Er wordt uitgegaan van de eigen kracht in plaats

van te wachten op de opdrachten die het management geeft.

Je kunt het ook wel vergelijken met overheidsparticipatie:

Burgers nemen steeds meer initiatieven, het komt op een

andere plek te liggen. Als het een goed initiatief is, wordt het

gesteund, zo merkten we bij ons initiatief.”

Lole Elderhorst

Iole Elderhorst:

“Leidinggevenden zijn bezig met het

bouwen van een brug, waarvan nog

niet duidelijk is waar deze naartoe

gaat. Zij lopen er overheen, terwijl zij

hem nog aan het bouwen zijn.”

Resultaat

Een resultaat is lastig te benoemen, omdat het een continue

lopend proces is. Toch kan er op twee verschillende vlakken

verandering geconstateerd worden, bij de eigen organisatie

en bij gemeenten.

“Collega’s geven duidelijk aan dat ze al veel meer inzicht

hebben in de andere eisen aan medewerkers bij de

gemeenten als gevolg van onder andere de decentralisaties

en wat het betekent. Doordat iedereen ermee bezig is,

houdt men elkaar op de hoogte en wordt je gestimuleerd

en geïnspireerd”, zegt Iole. Bij gemeenten komt het

proces ook op gang, zij zullen ten slotte eind 2014 voor de

decentralisaties iets aantoonbaars moeten kunnen laten

zien. “Steeds meer zijn gemeenten aan het nadenken over

ontwikkeling en opleiding, welke stappen ze al kunnen

nemen. Wij krijgen hier positieve reacties op.” Voor de

eigen organisatie hebben Kathleen en Iole ook een mooi

toekomstbeeld voor ogen: ”Het creëren van een eigen

transitie die zorgt voor een continue stroom van sterker

worden in je vak en elkaar opzoeken. Want samen sta je

sterker.” <