De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid

en non-profitsector

Optimalisatie bestel- en betaalprocedures

Apeldoorn, 15 november 2007DIFAS

Recente krantenartikelen

“Besparing half miljard in de zorg ligt voor ’t oprapen”

(Telegraaf 22 juni 2007)

“Papieren factuur peperduur” (Telegraaf 6 oktober 2007)

“Bedrijven willen zo snel mogelijk af van kostbare papieren factuur” (Financieel Dagblad 15 oktober 2007)

Inleiding

Overheid en non-profit– Inkoop centraal– Facilitaire/ routinematige inkoop– Control centraal

“Er zijn meerdere e-wegen naar Rome”

Uw besluitvormingsproces centraal

Ervaringen van meerdere “business cases”

Inhoudopgave

Inleiding

Werking P-card

Positionering P-card tov andere e-invoicing systemen

Van besluitvorming tot implementatie

Voor- en nadelen voor inkopende partij en leverancier

Samenvatting

Procurement Card

“Geautomatiseerd proces van bestellen – factureren – betalen - doorbelasten”

ContractBeheer

CatalogusBeheer

AutorisatieProductSelectie

Bestellen LeverenFactureren

enBetalen

TACTISCHE INKOOP OPERATIONELE INKOOP

P-CARD

ContractBeheer

CatalogusBeheer

AutorisatieProductSelectie

Bestellen LeverenFactureren

enBetalen

TACTISCHE INKOOP OPERATIONELE INKOOP

P-CARD

Proces elektronisch factureren: P-Card

Inkoop organisatie Leveranciers organisatie

Bank organisatie

Betaling (4)Betaling (6)

Autorisatie (2)Transactie

gegevens (5)

Levering (3)

Bestelling (1)

Management

informatie

Bestelling

Ontvangst

Financiële

informatie

BTW

aangifte

Paar kenmerken:Geaccrediteerd door Ministerie van Financien (BTW aangifte etc)

Automatische koppeling tussen: bestelling > factuur > betaling

Decentrale inkoop, centrale beheersing

Unieke herkenning, unieke instellingen

Flexibele kostencodering door variabele veldinstellingen

Diverse standaardrapporten naast maatwerkrapporten

Verminderd huidige risico’s

40 - 60% besparing op administratieve kosten

P-Card en andere E-Invoicing systemen

E-oplossingen voor verbeteren processen

Beleidsmatig

– ICT

– Document Management

– Inkoop

– Verkoop

– Financiën

Per inkoopsegment verschillende oplossingen, in de tijd

– Per organisatie

– Levensfase organisatie

– Elektronische dienstverlening

Per inkoopsegment meerdere systemen

naast elkaarKnelpunt Producten

2-4%

Beveilig levering

Routine Producten

6-10%Verminder besturingslast

Strategische Producten

5%

Intensieve Samenwerking

Hefboom Producten

8-12%

Verminder uitgaven door concurrentie

Uitgaven Onzekerheid VerbeterenBuffer

LeveringsrisicoKlein Groot

DirecteInkoopUitgaven

Klein

Groot

E-procurement-RfP/ Tendering-Veilingen-Vraagaggregatie-“Portal-buyingSlimme logistiek-SIC-VMI

E-procurement-RfP/ Tendering-Veilingen-Vraagaggregatie-“Portal-buying

Zoek alternatieven-herontwerp-Andere leveranciers(e-)Collaboration-CM/ CPFR-VMI

e-Collaboration-ontwerp-Werkvoorb/-Planning-SCM/ CPFR-Dedicated portal

(e-)SourcingPerformance meting

E-Invoicing/ Self-billingCollaborative forecasting

Knelpunt Producten

2-4%

Beveilig levering

Routine Producten

6-10%Verminder besturingslast

Strategische Producten

5%

Intensieve Samenwerking

Hefboom Producten

8-12%

Verminder uitgaven door concurrentie

Knelpunt Producten

2-4%

Beveilig levering

Routine Producten

6-10%Verminder besturingslast

Strategische Producten

5%

Intensieve Samenwerking

Hefboom Producten

8-12%

Verminder uitgaven door concurrentie

Uitgaven Onzekerheid VerbeterenBuffer

LeveringsrisicoKlein Groot

DirecteInkoopUitgaven

Klein

Groot

E-procurement-RfP/ Tendering-Veilingen-Vraagaggregatie-“Portal-buyingSlimme logistiek-SIC-VMI

E-procurement-RfP/ Tendering-Veilingen-Vraagaggregatie-“Portal-buying

Zoek alternatieven-herontwerp-Andere leveranciers(e-)Collaboration-CM/ CPFR-VMI

e-Collaboration-ontwerp-Werkvoorb/-Planning-SCM/ CPFR-Dedicated portal

(e-)SourcingPerformance meting

E-Invoicing/ Self-billingCollaborative forecasting

Overzicht systemen, B2B en B2C

Contracteren Bestellen Factuurverwerking

Betalen InternDoorbelasten

Handmatig

Maatwerkautomatisering

ERP

FlexibelWebbased

P-Card systemen

Facility Management Systemen

EDI-toepassingen

BankSystemen

Financiële systemen

CatalogusSystemen

Contracteren Bestellen Factuurverwerking

Betalen InternDoorbelasten

Handmatig

Maatwerkautomatisering

ERP

FlexibelWebbased

P-Card systemen

Facility Management Systemen

EDI-toepassingen

BankSystemen

Financiële systemen

CatalogusSystemen

Elektronische factuurverwerking

Terugdringen van de factuurkosten, vele e-wegen die naar Rome leiden– Handmatig– Scan– Diginota/ Ideal– 1 : 1 koppeling (EDI)– Direct debet– P-Card

Verschillen– BTW– Automatiseringgraad handelingen– Flexibiliteit– Extra (control) kenmerken die

de afhandeling versterken

Kosten factuurverwerking

Automatiseringsgraad factuurverwerking

EDI Direct debet P-Cardsystemen

Automatiseringsgraad factuurverwerking

Handmatig Scannen P-

Van besluitvorming tot implementatie

Plan van aanpak

van klein naar groot

NAZORGQUICKSCAN

PILOT INVOER NAZORGQUICKSCAN

PILOT INVOER

Waarom toepassen elektronische oplossingen

Professionaliseren inkoop

– Inkoop toespitsen op toegevoegde waarde (tactisch/ strategisch niveau)

– Centraal wat moet en decentraal wat kan

Binding met leverancier

40 – 60 % besparing administratieve kosten

Ook de non-core (niet via ERP) nu volledig gedigitaliseerd

Betalingen in ERP systematiek volledig te automatiseren

Business case

Besparingen– Capaciteit crediteurenadministratie– Benutten bestaande inkoopcontracten– Geen papieren facturen– Geen separate betalingsopdrachten– On-line management informatie

Kosten– Implementatie

• Veranderingen• Systeem toegang

– Transactiekosten– Verlies deel rentebaten door snellere betaling

Ideële doelstellingen realisatie

Doelstellingen: in kaart brengen– bijzonderheden inkoopproces– mogelijke besparingen– kwalitatieve voordelen toepassing P-card

Uitvoering– Interviews met Hoofd Financien, Hoofd Inkoop, Hoofd

Administratie– Crediteurenadministratie laatste boekjaar (Excel)– Jaarrekening

Rapportage– Relatie met document management beleid– Inzage in inkoopsituatie– Haalbaarheid P-Card en overige methoden elektronisch factureren– Overige aanbevelingen

Aanpak / Quick Scan

Aandachtspunten en ervaringen (1)

Vele stakeholders

Organisaties, volop in beweging

Complexe (inkoop)processen

Aanpak plaatsen binnen beleidsontwikkelingen

Status professionalisering inkoop

Projectmatig

Aandachtspunten en ervaringen (2)

Verandermanagement centraal

Controle op verwerking

Meerdere systemen naast elkaar in relatie tot beheerskosten

Inkopers overheid/ non-profit organiseren zich

Risicobeheersing

Effecten op de financieringstructuur

Voordelen voor de organisatie

Leveranciers reductie, Leveranciers management

Standaardisatie van producten en services

Reductie van de inkooporders en facturen

Automatische allocatie van de kosten naar de juiste kostenplaatsen

Meer volume naar de voorkeursleveranciers

Samengevat, Significante besparingen op interne transactie kosten.

Voordelen voor de leverancier

Vereenvoudigd debiteurenbeheer

Geen data invoer bij internet bestelmethodes

Betaling binnen 1 week

Klantenbinding, voorkeursleverancier

Als P-card leverancier toegankelijk voor andere klanten die gebruik maken van PCards

SAMENVATTING

Samenvatting

Vanuit inkoop en p-card systeem verschillende e-oplossingen op andere wijze gepositioneerd

Meerdere e-systemen naast elkaar mogelijk

Vooronderzoek naar optimale inrichting e-oplossingen wenselijk

Veranderingen staan centraal

Aandachtspunten en ervaringen bij besluitvorming

DIFAS BV

Verlengde Poolse weg 34 – 36

4818 CL Breda

076 - 5245058

Website:

www.difas.nl

Email:

Info@Difas.nl

Fred.Gansevoort@Difas.nl 06 - 53 60 60 33

Han.van.Leeuwen@Difas.nl 06 - 23 35 20 28

Contact

Dank u voor uw aandacht