De vaste kostenvergoeding en het onderzoek naar de kosten G.A. van Ankum

SalarisMagazine april 2015 | 13

Salaris

Hoe zat het ook alweer met het kos-

tenonderzoek voorafgaand aan de in-

voering van de werkkostenregeling?

Vóór de invoering van de werkkostenregeling

was een voorwaarde voor het verstrekken

van een onbelaste vaste kostenvergoeding dat

een specifi catie naar aard en veronderstelde

omvang van de kosten ten grondslag lag aan

de kostenvergoeding. De specifi catie was niet

meer dan een overzicht van de kostensoorten

en het bedrag per kostensoort van de kosten

die door de vergoeding bestreden moesten

worden.

Voor een vaste vergoeding per maand van

€150 zou een specifi catie er als volgt uit

kunnen zien:

Vakliteratuur €20

Lunches onderweg €80

Wassen auto van de zaak €20

Internet thuis €30

Guido van Ankum, EY Human Capital Rotterdam, en

Elles Jacobs en Liesbeth Meester, beiden specialist loonheffi ngen bij

de Belastingdienst in Eindhoven

Elles Jacobs en Liesbeth Meester schrijven dit artikel op

persoonlijke titel.

Veel werkgevers kennen aan hun werknemers een vaste kostenvergoeding toe om de kosten van regelmatig terug-kerende kosten die veroorzaakt worden door de dienstbe-trekking te bestrijden. Voor beide partijen levert dit veel

gemak op: werknemers hoeven niet elke maand deze kos-ten te declareren, de werkgever hoeft niet iedere maand

een berg declaraties administratief te verwerken. Maar de vergoeding moet natuurlijk wel op werkelijke kosten geba-seerd zijn, anders is sprake van belast loon. Een onder-zoek naar de werkelijke kosten kan helderheid scheppen

over de hoogte van de kosten en kan gebruikt worden voor de bepaling van de hoogte van de vergoeding. In het kader van onze serie artikelen over de vaste kostenver-goedingen gaan we in dit artikel dieper in op het kosten-onderzoek en de vaste kostenvergoeding. Is een onder-zoek verplicht en is er iets gewijzigd na de invoering van de werkkostenregeling? In dit artikel zullen we deze lasti-

ge problematiek van verschillende kanten belichten.

De vaste kostenvergoe-ding en het onderzoek naar de kosten

De periode van het onderzoek wordt door de inspecteur be-paald en kan liggen tussen 3 maanden of 6 maanden

ESM004_p.13-15 De vaste kostenvergoeding en het onderzoek naar de kosten.indd 13 3/23/2015 7:38:44 AM

14 | SalarisMagazine april 2015

Salaris

Indien geen specifi catie ten grondslag lag aan

de vaste kostenvergoeding was deze op basis

van jurisprudentie geheel aan te merken als

loon.

De specifi catie moest natuurlijk gebaseerd

zijn op de werkelijke gemaakte kosten voor

deze kostensoorten, zeker omdat de inspec-

teur onder de oude regeling de mogelijk had

om eenmaal per vijf jaar de werkgever te ver-

zoeken de vaste vergoeding te onderbouwen

met een steekproefsgewijs onderzoek naar de

werkelijke kosten. Als uit dit onderzoek bleek

dat de werkelijke kosten niet aansloten bij de

gespecifi ceerde kosten was in principe (ge-

deeltelijk) sprake van loon.

En hoe zit het met het kostenonder-

zoek onder de werkkostenregeling?

Als u onder de werkkostenregeling een on-

belaste vaste kostenvergoeding wil verstrek- ken, dan moet deze gebaseerd zijn op een

onderzoek naar de werkelijke kosten. Alleen

een specifi catie van de vergoeding is dus niet

meer voldoende. Hoe dit onderzoek er precies

uit moet zien is niet gedefi nieerd, iedere vorm

van onderzoek is dus mogelijk. In de praktijk

bestaat reeds discussie of een volledig kosten-

onderzoek nog wel op zijn plaats is en of het

kostenonderzoek zoals we dit kenden voor

de invoering van de werkkostenregeling de

meest overtuigende vorm van onderzoek is of

nog wel nodig is.

Slechts als u voor de invoering van de werk-

kostenregeling al een vaste kostenvergoeding

aan uw werknemer verstrekte, hoeft u geen

nieuw kostenonderzoek uit te voeren. Voor-

waarde is dan wel dat de omstandigheden

waarop u de vergoeding hebt gebaseerd niet

zijn veranderd. In ieder ander geval is een on-

derzoek verplicht.

Waaruit bestaat een kostenonder-

zoek?

Onder de oude regeling kon de inspecteur

verzoeken om een steekproefsgewijs kos-

tenonderzoek. In de praktijk was slechts

in geval van zeer grote werkgevers sprake

van een wiskundige of statistische steek-

proef. In de meeste gevallen was sprake

van een kostenonderzoek waarbij de in-

specteur een aantal werknemers aanwijst

om deel te nemen aan het kostenonder-

zoek. Dezelfde wijze van onderzoeken

zal onder de werkkostenregeling naar

verwachting ook toegepast worden. Daar-

om zullen we hieronder ingaan op deze

onderzoekswijze.

Een kostenonderzoek houdt in dat de in-

specteur samen met de werkgever afspraken

maakt over het aantal deelnemers per groep

werknemers met hetzelfde kostenpatroon,

en dus dezelfde te verwachten hoogte van

kostenvergoeding, die gedurende een vaste

periode van te voren bepaalde kosten gaan

bijhouden.

Voor welke periode dient te worden

deelgenomen aan een onderzoek?

De periode van het onderzoek wordt door

de inspecteur bepaald en kan liggen tussen

Als u onder de werkkostenre-geling een on-belaste vaste kostenvergoe-ding wil ver-

strekken, dan moet deze ge-baseerd zijn op een onderzoek naar de werke-

lijke kosten

Werkgever A

Verkopers 20 vaste kostenvergoeding per maand €100

Directeur 2 vaste kostenvergoeding per maandag €175

De inspecteur zal aan de hand van de werknemerslijst a-select een aantal ver-

kopers aanwijzen om deel te nemen aan het kostenonderzoek. Het onderzoek

moet een goed beeld geven van het kostenpatroon, dus tussen de 7 en 10 werk-

nemers zullen aangewezen worden om deel te nemen aan het onderzoek. Ver-

der is het raadzaam om enkele reserves aan te wijzen omdat deelnemers kun-

nen uitvallen door ziekte, ontslag etc. Omdat slechts sprake is van 2 directeuren

zullen alle twee dienen deel te nemen.

Voorbeeld

ESM004_p.13-15 De vaste kostenvergoeding en het onderzoek naar de kosten.indd 14 3/23/2015 7:38:46 AM

SalarisMagazine april 2015 | 15

3 maanden of 6 maanden, waarbij rekening

wordt gehouden met ‘rustige’ maanden zo-

als de vakantiemaand, en ‘dure’ maanden

zoals december. Als de vaste kostenvergoe-

ding naar verwachting is samengesteld met

regelmatig terugkerende lage kosten, dan

volstaat een onderzoek van 3 maanden. Zal

echter sprake zijn van minder regelmatige

hogere kosten dan is de Belastingdienst van

mening dat een onderzoek van 6 maanden

meer op zijn plaats is. Uit jurisprudentie

blijkt dat een onderzoek van 2-3 maanden

voldoende is om een betrouwbaar beeld van

het kostenpatroon te verkrijgen. Waarbij

opgemerkt dat 2 maanden wellicht wel heel

kort is.

Wat is verder nog van belang voor

het kostenonderzoek?

Bij een kostenonderzoek is het geen ver-

plichting de resultaten met de Belasting-

dienst te delen, uiteraard tenzij deze had

gevraagd om een onderzoek. Maar het is wel

raadzaam, om zekerheid te hebben over de

omvang van de vergoedingen en de onbelast-

baarheid ervan.

Bij de bepaling van het kostenonderzoek

moeten goede afspraken worden gemaakt

over de wijze waarop de gegevens van het

onderzoek aan de Belastingdienst aangeleverd

gaan worden. De werkgever moet de gege-

vens aanleveren per deelnemende werknemer

per kostencategorie en chronologisch gerang-

schikt. Bovendien moeten de gegevens zijn

voorzien van de bijbehorende bonnen.

Om de voortgang van het kostenonderzoek

te bewaken kunnen de werknemers het beste

de gegevens per maand aanleveren bij de

werkgever of zijn adviseur. Als de gegevens

overzichtelijk per werknemer worden aan-

geleverd, kan eenvoudig worden getoetst  of

de aangeleverde kosten een zakelijk karakter

hebben. Werknemers moeten hun agenda’s

bewaren om afspraken en dergelijke eventueel

te kunnen laten controleren. Bij dit alles kan

de adviseur een belangrijke rol spelen. De ad-

viseur kan de betrokken werknemers instrue-

ren dat zij de benodigde gegevens zo duidelijk

mogelijk aanleveren.

Verder is nog van belang om van te voren af

te stemmen welke kosten ter onderbouwing

(kunnen) dienen, hoe de resultaten van het

onderzoek zullen worden geïnterpreteerd, en

hoe afspraken met de Belastingdienst kunnen

worden gemaakt over het vervolg van het

onderzoek. We komen op deze onderwerpen

terug in onze volgende artikelen.

Dient een vergoeding per groep van

werknemers onderbouwd te worden?

Vaak verstrekt een werkgever aan een groep

van werknemers met dezelfde functie de-

zelfde kostenvergoeding om dezelfde kosten

te bestrijden. Werkgever A in bovenstaand

voorbeeld verstrekt een vaste kostenvergoe-

ding aan een tweetal groepen: aan verkopers

en aan directie. De werkgever gaat ervan uit

dat beide groepen vanuit het oogpunt van de

gemaakte kosten in dezelfde omstandigheden

verkeren, in andere woorden: er is sprake

van homogene groepen. Daarom kan het kos-

tenonderzoek plaatsvinden bij een beperkte

groep.

Binnen een homogene groep kan de gehele

groep dezelfde onbelaste kostenvergoeding

krijgen, ook als een individuele werknemer

binnen deze groep de vergoeding voor niet

geheel dezelfde kosten besteed. Uit het kos-

tenonderzoek kan blijken dat enkele deelne-

mers aan het onderzoek de hoogte van de

kosten geheel niet kunnen onderbouwen, of

dat zij andere kostenpatronen hebben. Deze

werknemers behoren dus niet tot de homoge-

ne groep.

Voor werkgevers is een homogene groep vaak

een groep werknemers met dezelfde functie

en salaris, voor de Belastingdienst moet spra-

ke zijn van werknemers die vanuit kostenoog-

punt vergelijkbaar zijn. Niet alleen moeten ze

dezelfde kostensoorten maken, maar ook de

hoogte van de kosten binnen deze kostencate-

gorieën moet vergelijkbaar zijn.

Conclusie

De vaste kostenvergoeding zal blijven bestaan

onder de werkkostenregeling. Voor de WKR

moest de vergoeding naar aard en omvang

onderbouwd zijn en kon de Belastingdienst

de verplichting opleggen de vergoeding mid-

dels een steekproef naar de werkelijke kosten

te onderbouwen. Onder de huidige wetgeving

is niet langer de steekproef de (enige) aange-

wezen onderzoeksmethode, maar in de plaats

daarvan is het kostenonderzoek vormvrij. Dat

er een onderzoek ten grondslag moet liggen

aan een nieuwe vaste kostenvergoeding

is nu wettelijk vastgelegd.

Nadat een kostenonderzoek

heeft plaatsgevonden bij

Werkgever A blijkt dat 2 van

de 7 vertegenwoordigers geen

kosten maken voor autowas-

sen. Het zijn een tweetal juni-

or vertegenwoordigers met

een tijdelijk contract. Zij heb-

ben nog geen leaseauto ter

beschikking, maar declareren

kilometerkosten. Zij behoren

niet tot de homogene groep

vertegenwoordigers omdat

hun kostenpatroon afwijkt.

Wellicht vormen zij hun eigen

homogene groep.

Voorbeeld

ESM004_p.13-15 De vaste kostenvergoeding en het onderzoek naar de kosten.indd 15 3/23/2015 7:38:46 AM

De vaste kostenvergoeding en het onderzoek naar de kosten / G.A. van Ankum. - ESM 2015/04/05

Guido van Ankum Is verbonden aan Ernst & Young Belastingadviseurs LLP Tel: 088-4073770 E-mail: guido.van.ankum@nl.ey.com Verschenen in: Elsevier Salarismagazine 28 (2015) nr. 4 (april), p. 13-15 een uitgave van Reed Business te Doetinchem

Ernst & Young LLP Accountancy | Belastingen | Transacties | Advies Over Ernst & Young Ernst & Young is wereldwijd toonaangevend op het gebied van accountancy, belastingen, transacties en advies. Onze 135.000 mensen delen wereldwijd dezelfde waarden en staan voor kwaliteit. Wij maken het verschil door onze mensen, onze cliënten en de samenleving te helpen hun mogelijkheden optimaal te benutten. Voor meer informatie: www.ey.nl Disclaimer Dit bericht is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Voor mogelijke onjuistheid en/of onvolledigheid van de hierin verstrekte informatie aanvaardt Ernst & Young geen aansprakelijkheid, evenmin kunnen aan de inhoud van dit bericht rechten worden ontleend. © Ernst & Young 2015