De mondelinge presentatie

1. Het onderwerp en de invalshoek

Nadat je een onderwerp hebt gekozen, moet je bepalen, wat je ermee gaat doen. Wat wil jeprecies bereiken met je presentatie en welke invalshoek zal je publiek interesseren? Bij je invalshoek kun je de globale doelstelling en de specifieke stelling onderscheiden. Deglobale doelstelling geeft aan, wat je globaal wilt bereiken bij je publiek:

1. informeren?2. aanbieden van een uiteenzetting, waarin verschillende ideeën aan de orde komen,

zonder dat je een uitgesproken standpunt inneemt?3. overtuigen dat één zienswijze over het onderwerp de juiste is, m.a.w. betogen?4. aansporen tot handelen, dus het nastreven van een persuasief doel?5. vermaken?

Voor je presentatie moet je een betoog houden. Dit betekent, dat je een stelling moetverdedigen met behulp van argumenten. Daarmee blijven de andere doelstellingen niethelemaal buiten beeld. Die gebruik je voor het voornaamste doel: overtuigen.

Je gekozen onderwerp moet je inperken tot een centrale vraag of een specifieke stelling. Dathoort ook bij de invalshoek. De stelling of de vraag vormen het uitgangspunt voor deinhoudelijke vulling van je presentatie.

Voorbeeld:

Onderwerp: BabyluiersSpecifieke stelling: Het gebruik van katoenen kuiers moet worden

gestimuleerd.Centrale vraag: Moet het gebruik van katoenen luiers worden gestimuleerd?

Stem je invalshoek af op het publiek. Bedenk je vooraf, wie je publiek is.Wat weet het al van het onderwerp? Wat is het niveau? Weet iedereen ongeveer hetzelfde? Isje publiek heel divers, houd dan je verhaal algemeen, zodat iedereen het kan volgen.

Als je nadenkt over publiek, probeer dan ook de volgende vragen te beantwoorden:· Wat vindt het publiek? Hoe zou het denken over mijn onderwerp?· Wat vinden mijn luisteraars waarschijnlijk interessant? Veel toehoorders zullen zich

afvragen: “What’s in it for me?

1

De mondelinge presentatie

2. De inhoud en de structuur

Het tweede gedeelte van de voorbereiding heeft te maken met de inhoud van je presentatie enmet de ordening van je materiaal. De inhoud moet relevant zijn voor het doel dat je wiltbereiken. Gebruik alleen gegevens die ten dienste staan van het doel. Durf te schrappen, ookal zijn bepaalde feiten nog zo interessant. Bij een recept voor pannenkoeken ga je ook nietpraten over de herkomst van bepaalde granen of over de spelling van het woord“pannenkoek”.

Je informatie moet op een logische, begrijpelijke manier zijn geordend. Het publiek heeftgrote behoefte aan een duidelijke en herkenbare structuur:

· Wat is de inleiding?· Wat is de kern?· Hoe is de kern opgebouwd?· Wat is de afsluiting?· Welke plaats hebben de gebruikte hulpmiddelen?

Je luisteraars kunnen niet af en toe even “terugspoelen”, dus ze hebben grote behoefte aanhandvatten, zoals een samenvatting of signaalwoorden (“Het gaat dus om...” “ Er zijn drieargumenten, die hiertegen pleiten...”)

Het is effectief en efficiënt om gebruik te maken van de standaardindeling voor een betoog. Inzo’n indeling komen de volgende vragen a;s volgt aan bod:

Inleiding: Wat is het doel van deze presentatie?Wat is de centrale vraag of specifieke stelling?Wat is het belang voor de luisteraar?Hoe is de presentatie opgebouwd?

Kern Welke argumenten pleiten vóór de stelling of geven een bepaaldantwoord op de centrale vraag?Welke argumenten lijken de stelling te weerleggen of geven een andernatwoord op de vraag?Welke argumenten zijn het sterkst, welke argumenten zijn teweerleggen, hoe luidt het antwoord op de centrale vraag?

Afsluiting Wat is de uitkomst van jouw afweging van argumenten? Wat is jouwantwoord op de vraag?

Zorg voor evenwicht in de onderdelen: de inleiding niet te lang en de kern met een beperktaantal onderdelen. Bij de komende presentatie zijn drie onderdelen aan te raden. Bij meeronderdelen raakt de toehoorder al snel het spoor bijster. Kies voor een oneven aantalonderdelen. Dat heeft te maken met een psychologisch effect: Een oneven aantal geeft hetpubliek eerder het gevoel dat de opsomming “compleet” is dan bij een even aantal.

De opbouw moet evenwichtig zijn, dus maak de verschillende onderdelen van de kernongeveer even lang.

2

De mondelinge presentatie

3. Trek de aandacht: je inleiding

Bedenk, dat de vorm van je presentatie in belangrijke mate de kracht van de inhoudondersteunt. Een inhoudelijk sterk betoog overtuigt niet (erg), als de presentatiekrakkemikkig is. En een flitsende presentatie kan overtuigen, ook al is de inhoud niet zosterk. In dit verband is de inleiding van groot belang.

In de inleiding komen aan de orde;· de doelstelling · de centrale vraag of specifieke stelling· het belang voor het publiek· de opbouw van de presentatie

Het is niet voldoende, dat je die alleen maar noemt. Dat is niet pakkend genoeg. Voor deaandacht van je toehoorders zul je meer je best moeten doen.

Volgens Goethe is het begin van een toespraak erg belangrijk: “Als het albij het eerste knoopsgat fout gaat, komt het bij het verdere dichtknopen nietmeer goed.” In de eerste minuten van een toespraak vormen de luisteraarszich immers een beeld van de spreker (“Is dit een leuke en interessante, of saaie envervelende spreker?”) en van het onderwerp (“Boeit dit?”)

Er dienen in de inleiding drie functies vervuld te worden: het publiek moet aandachtig, begrijpend en welwillend worden in de inleiding, zodat degehele toespraak een zo gunstig mogelijke ontvangst zal krijgen.

De belangrijkste functie is het trekken en richten van de aandacht. Hier volgt een aantal technieken om de aandacht van de toehoorders te vangen:

Het belang van het onderwerp benadrukkenIets geestigs presenterenEen denkbeeldige persoon opvoerenEen historisch voorbeeld gevenEen actuele gebeurtenis noemenEen vergelijking of een metafoor gevenEen anekdote vertellenEen citaat gevenEen vraag stellenEen raadsel opgevenEen voorbeeld gevenBeeld- en/of geluidseffecten gebruikenEen spreekwoord noemen

3

Je kunt je voordracht ook beginnen met het informeren van het publiek (over hetonderwerp, het doel en verloop van de voordracht), zodat de luisteraars in staat zijn die tevolgen. Een beproefde techniek is het aankondigen van de hoofdpunten. Maar je kuntook kern van de zaak, het onderwerp of een definitie geven.

Tenslotte kun je de inleiding gebruiken om je publiek welwillend te stemmen. Zo kun jevooroordelen wegnemen, jezelf geloofwaardig voorstellen , of wijzen op eengemeenschappelijk belang.

4

De mondelinge presentatie

4. Het eigenlijke verhaal, de kern

4.1 InleidingNu je in je inleiding de aandacht van je publiek hebt gevangen, kun je beginnen met jeeigenlijke betoog, de kern. Inhoudelijk ligt het zwaartepunt van je presentatie in dit tweededeel. Je aandacht verschuift dan ook enigszins van je publiek naar de inhoud van je verhaal.Vanzelfsprekend probeer je met alle middelen je toehoorders “bij de les” te houden!

Hiervoor zijn globaal twee adviezen te geven:• geef telkens aan wanneer je naar een volgend punt gaat in je presentatie;• zorg ervoor dat je in de inhoud voldoende gebruik maakt van begrijpelijke

bewoordingen en dat je zonodig voorbeelden geeft en concretiseert.

4.2 StructurerenZoals al is opgemerkt in het vorige hoofdstuk, is het goed om al in de inleiding aan te gevenhoe je presentatie is opgebouwd. Dat geeft de toehoorder een leidraad bij het luisteren. toch ishet noemen van deze opbouw in de inleiding niet voldoende: het publiek heeft er behoefteaan, dat je in de kern deze opbouw opnieuw vermeldt. Voor een goed begrip van je verhaal ishet dus zaak dat je bij ieder overgang naar een ander onderwerp aangeeft wat je doet en wat jetot dusver hebt gedaan.

Voorbeeld 1. De structuur aanduidende zinsdelen zijn vet weergegeven

“ Daarnet heb ik aangegeven dat je het publiek kunt boeien door het aandachtig te maken, destof begrijpelijk te presenteren en deze aanvaardbaar te maken. Dat betekent dat we altweederde hebben besproken: we hebben immers gezien op welke manieren je de aandachtvan het publiek kunt trekken en hoe je ervoor zorgt dat de informatie begrepen wordt. Dangaan we nu over tot de aanvaarding door het publiek: hoe krijg je het voor elkaar dat hetpubliek jouw presentatie geloofwaardig vindt?”

Voorbeeld 2. Zoek zelf de woorden die structuur aangeven.

“ Je kunt dus op verschillende manieren werken: in dienstverband, freelance, of opprojectbasis via uitzendbureaus. Omdat deze verschillende manieren van werkenverschillende consequenties hebben voor de financiële zekerheid van de arbeidsrelatie, lijkthet me verstandig de voor- en nadelen eens even op een rijtje te zetten. ik bespreekachtereenvolgens de gevolgen voor het inkomen en de sociale zekerheid.”

Als je gebruik maakt van hulpmiddelen zoals een hand-out, een flip-over of een Powerpoint-presentatie, dan kun je tijdens je presentatie natuurlijk heel goed verwijzen naar de indeling,die je daar hebt aangegeven. je publiek heeft dan, naast jouw mondelinge structuurhulp, ooksteun van een “visuele kapstok”.

4.3 Voorbeelden noemen en concretiserenAl bij de keuze van de invalshoek stem je je presentatie af op je publiek. dat gebeurt ook bijhet kiezen van je formuleringen. Vermijd vaktermen als je spreekt voor leken. Geef verder

5

voldoende voorbeelden, die aansluiten bij de kennis van je publiek en maak abstracteinformatie concreet. Maak je beweringen “voorstelbaar”.

Voorbeeld 3

Jullie zullen ongetwijfeld wel willen aannemen dat het milieu schade lijdt als er olie wordtgeloosd in het oppervlaktewater, dus in zeeën, meren en rivieren. Maar hoe erg is het eigenlijkels een schipper het laatste restje olie in het water laat lopen? Als je weet, dat één liter olieervoor zorgt dat één miljoen liter water ongeschikt wordt als drinkwater, dan kun je dezevraag zelf wel beantwoorden...”

4.4.1 Aanvaardbaar makenJe moet ervoor zorgen dart je publiek jouw informatie en argumentatie geloofwaardig vindt.Voor iedere spreker is het goed te weten dat de acceptatie door het publiek berust op rationeleén emotionele gronden. allereerst is er de overtuigingskracht van de persoon van de spreker.Een opmerking van je huisarts over gezonde voeding zul je eerder accepteren dan watbijvoorbeeld je ouders erover zeggen (tenzij die ook arts zijn, natuurlijk...). Iemandsdeskundigheid maakt hem dus geloofwaardig, maar ook emotie speelt een rol bij het publiek:hoe ziet de spreker eruit, hoe is hij gekleed, wat is zijn lichaamstaal, hoe spréékt hij?Sympathie bij het publiek maakt de boodschap eerder aanvaardbaar. Een norse of arrogantehouding is in het nadeel van de spreker, maar bijvoorbeeld ook onzekerheid of aarzeling.

Speel verder in op wat het publiek (waarschijnlijk) belangrijk vindt. Ook in de kern zul je deinformatie zó moeten weergeven dat het publiek het belang ervan inziet.

4.4.2 ArgumentatieNiet in de laatste plaats wordt het publiek (gelukkig) ook overtuigd door rationeleargumenten: feiten en cijfers, logische redeneringen. Je argumentatie moet sluitend zijn. Jemag geen drogredenen gebruiken, “kromme” redeneringen, waar je onjuiste conclusies trekt. Je argumentatie moet voldoen aan drie eisen:• juistheid: zijn de argumenten waar of in ieder geval aannemelijk? Is de feitelijke

informatie juist? Volgt de conclusie “logisch” uit de argumenten?• volledigheid: zijn er voldoende argumenten die de conclusie rechtvaardigen?• relevantie: onderbouwen de gebruikte argumenten wel de stelling. Het is soms erg lastig

te bepalen of argumenten inderdaad ertoe doen. Relevantie is een subjectief criterium..Een voorbeeld: iemand solliciteert naar de functie van burgemeester. Hij blijkt eendrankverleden te hebben. Is dit feit een relevant argument om de kandidaat niet tebenoemen?

4.5 De bouw van de kernDe kern van een betogende presentatie bestaat uit een reeks argumenten, gevolgd door eenconclusie. Je gebruikt structuur aanduidende woorden om je toehoorders door je argumentatiete leiden. hoe ziet die structuur er dan uit? Een voor de hand liggende opbouw is de volgende(denk aan het beperkte, oneven aantal punten):

6

< argument n tegen

< argument 1 voor< argument 2 voor...< argument n voor

< afweging, conclusie, antwoord op eerder gestelde vraag

Het is overtuigender om met “jouw” argumenten te eindigen. Je toehoorders herinneren dezenamelijk het best als ze aan het slot worden gepresenteerd. Argumenten “van de ander” kun je natuurlijk ook weerleggen met tegenargumenten. zorg ervoor dat je toehoorders hier nietverdwalen. Geef aan wat argumenten “ “tegen” en “voor” zijn en waar je tegenargumentenweerlegt.

4.6 De inhoudBedenk tenslotte, dat je ook in een betoog informatieve en beschouwende elementen nodighebt. Argumenten berusten vaak op feiten. Daarmee krijgen delen van je betoog eeninformatieve strekking. Waar je verschillende standpunten of een ontwikkeling weergeeft,krijgt je betoog iets beschouwends.

5. (...)

7

De mondelinge presentatie

6. Hulpmiddelen

6.1 Inleiding

Naast het gebruik van aandachttrekkende elementen zoals een leuke anekdote, ijzersterkevoorbeelden of steekhoudende argumenten is er nog een andere manier om het publiek voor jete winnen: het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen. Deze hulpmiddelen dienenverschillende doelen.Zo kunnen audiovisuele middelen je presentatie begrijpelijker maken: dankzij visueleondersteuning kan je publiek het verhaal goed volgen. Bovendien kun je je presentatieaantrekkelijker maken: als je gebruikmaakt van bijvoorbeeld een computer of eenvideofilmpje, bied je je publiek visuele variatie. dat wordt meestal erg op prijsgesteld. Tenslotte kunnen audiovisuele hulpmiddelen ook bijdragen aan de overtuigingskracht van jepresentatie. Omdat een visuele weergave van wat je wilt zeggen een “zwart-op-witeffect”heeft, vergroot het de overtuigingskracht.Er zijn verschillende hulpmiddelen mogelijk. Gebruik ze alleen als ze functioneel zijn. Verderdienen ze uitsluitend als ondersteuning. Ze mogen dus niet je presentatie overheersen.

6.2 Soorten hulpmiddelen

6.2.1. Powerpoint

Vroeger werd een presentatie vaakondersteund met overheadsheets, die werdengeprojecteerd met een overheadprojector. Hetcomputerprogramma “Powerpoint” is hiervoorin de plaats gekomen. Het biedt ongekendemogelijkheden voor het vertonen van sheets.Deze kunnen op ontelbaar veel manierenworden opgemaakt. Ook de wisselingen van dia’s, ondersteuning van geluiden e.d. zijneindeloos te variëren. Op Internet vind je talloze “cursussen”, tips en trucs waarmee je beterePowerpoint-presentatie kunt verbeteren.

Hoe zien goede dia’s er uit?

Op een dia kun je verschillende visualisaties geven: tekst, illustraties, maar ook schema’s ofgrafieken. Voor elke visualisatie geldt: overdaad schaadt. De dia’s moeten jouw woordenondersteunen en nooit andersom. Wees daarom zeer zorgvuldig bij je keuze.Een paar adviezen:C geef elke dia een titel en een nummer. Dat is voor jou een houvast en je publiek kan met

de titel al een beetje zijn gedachten bepalen. Een vraag als titel is extra prikkelend.C gebruik kernbegrippen, geen zinnen. Dat is plezieriger en makkelijker te lezen.C Gebruike een schreefloze letter in groot formaat, zoals arial of univers. Beperk je tot één

lettertype. maak je letters voldoende groot, bijv. 28 pnts.

8

C Beperk je tot 5 regels met 5 woorden per dia. Daarmee houd je je dia’s overzichtelijk. Jepubliek kan de informatie in één oogopslag opnemen. Geef je toeschouwers ook ruim degelegenheid de informatie te verwerken. laat een dia minstens 1 minuut staan.

C Als je dia verschillende begrippen bevat die je één voor één behandelt, laat dan telkenshet nieuwe begrip “erbij komen” op je dia. Dan lopen de toehoorders niet al lezendevooruit op jouw presentatie.

C Met een tabel kun je informatie gedetailleerd en overzichtelijk weergeven. Het gevaarschuilt in de details. Met te veel kolommen en rijen ziet de toeschouwer door de bomenhet bos niet meer. Toon niet meer dan twaalf cellen ineens.

C Met een lijngrafiek kun je een trend, een ontwikkeling tonen. Visualiseer niet teveelgegevens tegelijk. Werk met verschillende kleuren bij verschillende lijnen.

C Verhoudingen tussen cijfers kun je goed weergeven met een staafdiagram of eencirkeldiagram (taartdiagram)

C Om een organisatiestructuur te verduidelijken, is een organogram heel geschikt. dat lijktop een conceptueel schema, waarmee je abstracte zaken, zoals een theorie kuntverduidelijken. Elementen, begrippen uit je theorie geef je als afzonderlijke objectenweer, die met lijnen, pijlen e.d. verbindt.

Controleer ruim van te voren, of je presentatie het doet op de pc die je zult gebruiken. Eeneigen laptop mag ook, mits het scherm groot genoeg is voor een groepje van ongeveer 5personen.

9

6.2.2. De hand-out

De hand-out is een verplicht onderdeel van je presentatie. Je kunt er tekeningen of grafiekenop weergeven die je verhaal ondersteunen. Je geeft je publiek ook iets tastbaars in handen, watze tussendoor kunnen bekijken en mee naar huis kunnen nemen. Hierin schuilt ook een nadeel van de hand-out. Je hebt geen controle meer over je publiek ophet moment dat je iets uitdeelt. Veel luisteraars zijn namelijk geneigd naar hun hand-out tekijken in plaats van naar jou. Daardoor verlies je het oogcontact. Deel je hand-out daarom pasuit, als je ermee gaat werken.Voor je hand-out geldt hetzelfde als voor je dia’s in Powerpoint: houd je informatie beperkt.de informatie moet in één oogopslag duidelijk zijn.Powerpoint kent de mogelijkheid hand-outs af te drukken. Je dia’s worden dan samengevoegdop een beperkt aantal pagina’s. Daarmee heb je een overzicht van de dia’s, maar niet per seeen functionele hand-out!

Functioneel? In ieder gevalonbegrijpelijk...

10

De mondelinge presentatie

7. Tips en trucs

Houding en manier van spreken

• Spreek duidelijk. Let op: sprekers die zenuwachtig zijn, gaan vaak sneller spreken, terwijl huntoonhoogte stijgt. Spreek dus rustig en controleer je stem.

• Kies eenvoudige woorden. Je spréékt, dus geen schrijftaal.• Wees niet al te zwaar op de hand, maar neem jezelf en je publiek serieus.• Maak geen grappen. Die zijn gewoonlijk dodelijk (voor jezelf...)• Spreek niet te losjes, dat maakt al gauw een ongeïnteresseerde indruk, een doodzonde.• Zorg voor een welwillende, vriendelijke en begripsvolle uitstraling. Doe niet té zelfverzekerd.

Dan kom je al gauw arrogant over.• Let op je uiterlijk: verzorgd, maar niet opvallend. Doe bijvoorbeeld geen T-shirt aan met een

opvallende opdruk.• Varieer je woordkeuze. Wees alert op stopwoordjes (“Zeg maar”, “Nou”, “Als het ware”, “Een

soort van”), manieren, gebaartjes. Als je toehoorders dat in de gaten krijgen, letten zij nergensanders meer op.

• Gebruik je handen om je woorden te benadrukken, maar doe dit met mate. Als je teveelwappert, leidt dit af en je publiek raakt geïrriteerd, of -om de verkeerde redenen- geamuseerd.Beweeg sowieso niet te veel.

• Vermijd herhalingen. onderschat niet de intelligentie van je toehoorders. Alleen om structuuraan te brengen of om in het slot samen te vatten, herhaal je.

• Maak in je spiekblaadje witregels en pauzeer daar eventjes. Let in het begin op de akoestiekvan de ruimte.

• Zorg voor een goede afsluiting zonder de woorden “Dit was mijn presentatie.”

Hulpmiddelen

• Controleer vooraf, of je Powerpoint het doet op de computer, of jefilmpje draait, of de benodigde internetverbinding er is, enz.

• Zorg voor voldoende handouts.• Kijk niet steeds naar je dia´s of naar de handout.• Reserveer ongeveer twee minuten per Powerpoint-dia. Laat een dia

niet langer dan 5 minuten staan, anders raakt het publiek erdoorverveeld.

Publieksgerichtheid

• Denk aan “structuur-aanduiders”, signaalwoorden die je publiek op derails houden.

• Let op je publiek, zorg dat het bij de les blijft.• Houd je aan je woord. Als je zegt: “Daar kom ik straks op terug” dan

moet je het ook doen. Na je opmerking “Ik sta kort stil bij...” maggeen oeverloze uitweiding volgen.

• Je hebt je presentatie natuurlijk voorbereid. Oefen vooraf, het liefstvoor een echt publiek van klasgenoten, vrienden of familieleden. Let

11

op hun reacties en vraag wat ze ervan vonden, niet zozeer inhoudelijk als wel als presentatie.Ga niet op het “moment suprême” improviseren.

• Kijk je publiek aan, maar fixeer je niet op één aanwezige. Dat is nogal intimiderend.• Informeer na afloop van je presentatie of er nog vragen zijn.• Zorg dat je ontspannen bent. Als je plezier beleeft aan je presentatie, heeft dit een positief

effect op de kwaliteit van je presentatie. Je publiek zal dan ook met plezier naar je luisteren!

12

De mondelinge presentatie

8. Het spreekschema

Wanneer je bedacht hebt hoe je je presentatie indeelt en welke informatie je gaat gebruiken, ishet van belang dat je de presentatie oefent voordat je”het woord vraagt”. Oefenen is het hetbelangrijkste advies dat je kunt krijgen. Alleen, hoe pak je dat aan?

Er bestaan verschillende ideeën over de juiste voorbereiding van een mondelinge presentatie.Sommigen waarschuwen voor het vooraf uitschrijven van de tekst. Als je deze vervolgens uithet hoofd leert, bestaat het risico van een saai, monotoon verhaal. Voordeel van hetuitschrijven is dat het je dwingt je gedachten goed te ordenen. Verder legt het goedevoorbeelden of pakkende formuleringen vast, zodat je die waarschijnlijk niet zult vergeten.

Let op, je mag niet een compleet uitgeschreven tekst erbij houden. Dan is het risico van eenstijve leesbeurt veel te groot. Niets is zo saai als het luisteren naar een voorgelezen verhaal.Ook een van buiten geleerd letterlijk verhaal is vaak slaapverwekkend. Schrijftaal is namelijkiets heel anders dan gesproken taal. In een lezing mag je best eens 'uh, …' zeggen. Het ishelemaal niet erg om te aarzelen of iets niet te weten. In de ogen van je publiek word je daarmeer mens van.

Gebruik een spreekschema, een “gestructureerde spiekbrief”.Daarmee heb je houvast en hoef je niet bang te zijn dat je op enigmoment niet meer weet hoe je verder moet. Anderzijds houd jevoldoende ruimte om te improviseren en om natuurlijkeformuleringen te kiezen. Noteer in het spreekschema niet alleen watje gaat zeggen, maar noteer ook de nodige aanwijzingen (pauzes,overgang naar nieuwe dia etc.) Beperk je, afgezien van enkelecruciale passages, tot trefwoorden en korte zinnetjes in telegramstijl. Neem de volgendecruciale passages wel in uitgeschreven vorm op:! (het begin van) de inleiding: met je inleiding trekt je de aandacht van de toehoorders en

maakt je duidelijk wat de structuur is. Het is moeilijk om dat improviserend te doen,dus schrijf het begin maar uit.

! overgangspassages: deze zijn essentieel voor je toehoorders om de grote lijn vast tekunnen houden. Het is belangrijk dat je daarvoor een goede formulering terbeschikking hebt.

! slot: dit blijft bij de toehoorders het best hangen. Als je niet van tevoren hebt bedachtwat je aan het eind van de presentatie wilt zeggen, is de kans op clichés groot (“datwas het”).

! sommige inhoudelijke details: dit kunnen citaten, formules en cijfermateriaal zijn.

Een spreekschema is een minimaal uitgeschreven versie van je lezing. Het bevat de volgendeelementen, met inachtneming van wat hierboven is gezegd:! de inleiding geheel of gedeeltelijk uitgeschreven om in het begin wat houvast

te hebben en niet te hoeven improviseren;! de kern in trefwoorden, teneinde voorlezen te voorkomen. De

trefwoorden dienen als geheugensteuntje. Als je zo'n trefwoord

ziet, weet je wel ongeveer wat je zeggen moet. Bij een betoogzorg je voor een geordende opsomming van argumenten pro encontra.

! details die moeilijk te onthouden zijn, zoals data, cijfers of jaartallen.! aanwijzingen Tot slot kun je nog aanwijzingen voor jezelf noteren, zoals: 'hier

rustig praten' of 'hier het publiek even aankijken' of 'hier eenvraag stellen', 'nu dia vijf laten zien' en dergelijke.

! het slot geheel of gedeeltelijk uitgeschreven, om er zeker van te zijn, datdit belangrijke deel goed verloopt.

Voor de verschillende aanwijzingen kun je verschillende symbolen gebruiken. Zo kun je voorhet gebruik van powerpoint een tekeningetje van een dia o.i.d. opnemen. Eenovergangspassage markeer je bijvoorbeeld met een grote “O”of een E . Maak jespreekschema niet langer dan één tot anderhalf A4'tje.

Je bent aan tijd gebonden, omdat je presentatie 10-12 minuten in beslag mag nemen. Daarom kunje op je spreekschema de tijd noteren. Mocht je tijdens de echte presentatie merken dat je erlanger over doet, dan kun je delen schrappen. Het is beslist aan te raden een proefpresentatiehouden voor vrienden of bekenden. Dat is een goede manier om feedback te krijgen en eeninschatting te maken van de tijd.

Voorbeeld van een spreekschema (inleiding is hiet niet uitgeschreven. Dat mag wel!)

Inleiding kennismaking en vraag stellen:“Wat is jullie favoriete opneingszin als je een brief schrijft?”

Openingsdia

Doel van presentatie nagaan of openingszinnen eigentijdser of persoonlijker kunnenworden geformuleerd

E Overgang Voordat we gaan bekijken op welke manier we die clichématigeopneingszin anders kunnen formuleren, is het eerst goed om nate gaan waarom we dat eigenlijk zouden doen. Laten we daaromeerst eens nagaan, waaróm we eigenlijk brieven schrijven!

Kern Doel van brieven! ...! ...! ...

Dia met doelen

E Overgang Om de relatie met de lezer te versterken, is het zaak dat de lezerzich gerespecteerd voelt en dat hij begrijpt, wat er geschrevenis. We noemen dat de overgang van institutionele naarklantgerichte communicatie.

Dia “van institutioneel naar klantgercht”

E Overgang Om klantgerichte brieven te schrijven, zullen we dus alleformuleringen die wijzen op institutionele communicatie moetenveranderen. Dat betekent:

Dia met begrijpelijke, eigentijdse en persoonlijke taal

Handout oefenen met begrijpelijke....taal

E Overgang Hiermee kom ik aan de afronding van mijn presentatie.

Slot Het is dus belangrijk dat je de lezer het gevoel geeft dat je hemcentraal stelt en niet jezelf of de organisatie waarvoor je werkt.Als je klantgerichte brieven schrijft, is dat voor je lezers eenteken dat je de relatie op prijs stelt. En dat is voor de klant weereen reden om de relatie voort te zetten. Dat is immers vanessentieel belang voor het bestaan van je organisatie.