De grote dag vd kleine gemeente: ICT-integratie
38
‘ICT-samenwerking tussen kleine gemeenten’
description
Odinfo vertelt over mogelijke samenwerkingsverbanden tussen gemeenten, groot of klein. Zij vermeldt daarbij 13 risico's die u tegen kunt komen. Wat moet u doen om deze te minimaliseren en welke voorbereidingen moet u treffen. Tot slog: waar moet u vooral aan denken en waar moet u zeker rekening mee houden?!
Transcript of De grote dag vd kleine gemeente: ICT-integratie
‘ICT-samenwerking tussen kleine gemeenten’
Aan bod komen:• de samenwerkingsvormen, • keuzecriteria, • de top dertien van risico’s die u tegen kunt
komen, • tips voor wat u juist wel zou moeten doen!
We doen dit aan de hand van: • uw inbreng• twee heldere cases
• herindeling Stichtse Vecht• samenwerking OVER-gemeenten.
Formulier (eigen gebruik)
Even voorstellen
• Rolf Meursing
Introductie Odinfo
• Leiden ICT-integraties.
• Maken informatiestrategie.
• Implementeren e-gemeente.
• Maken businesscases.
• Succesvolle Europese aanbestedingen.
• Verbeteren ICT-organisatie.
• Implementeren informatiesystemen, zoals midoffices.
• Realiseren kostenbesparingen.
Voor meer informatie: www.odinfo.nl.
Drie onderwerpen over integratie
ICT-samenwerkingsvormen
ICT-samenwerkingen1. Netwerkmodel2. Centrummodel3. Matrixmodel4. SSC
Vereniging Outsourcen naar commerciële partij
Samenvoegen organisaties• Herindeling• Ambtelijke fusie
1
Tijd
Potentiëlebaten
ICT-samenwerking
Verschillende partners
naar: Batelaan / van Essen, 2006
nee
nee
ja
ja
partners
even effectief?
dezelfde bedrijfs-functies?
“Overhevelen
Klant-Leverancier”
“Overhevelen
Partnerschip”
“Integreren
Klant-Leverancier”
“Integreren
Partnership”
2
3
Wat is de scope?
Welke transitie-objecten kennen we?
Cases
Herindeling Breukelen, Loenen, Maarsen tot Stichtse Vecht
● Van 9 / 17 / 40 naar 63.000 inwoners.● Integratie alle systemen.● Doorlooptijd 7 maanden en nazorg.● Sprake van eenzijdige invoeging.
Ambtelijke fusie Oostzaan en Wormerland tot OVER-gemeenten
● Van 11 / 16 naar 27.000 inwoners.● Groeimodel.● Integratie infrastructuur, afdeling en deels applicaties.● Voordurende verbetering.● Zet stevig in op het nieuwe werken.
Cases SSC
Mogelijke doelstellingen
• Continuïteit borgen, bedrijfszekerheid hoger.• Verhogen kwaliteit van de dienstverlening.• Flexibiliteit groter.• Kosten / baten positief.• Anders...
Er speelt meer bij herindelingen en ambtelijke fusies.
4
Doelstellingen cases
Stichtse Vecht• Een duurzame en krachtige gemeente.• Borging leefbaarheid, sociale cohesie, identiteit en korte lijnen
met politiek en bestuur.• Dienstverlening met betere, flexibele openingstijden,
klantgerichtheid, bereikbaarheid en professionaliteit.
OVER-gemeenten7. Gemeenten willen zelfstandige, sociale en sterke gemeenten
blijven.8. Een klantvriendelijke gemeente zijn, inwoners centraal met een
goed niveau van voorzieningen.9. Meer gemeenten kunnen zich aansluiten.10. Efficiencyvoordelen boeken.
Let op verschillen in…
besturing
ICT- middelen
mensen
processen gegevens
beheerinform
atiebeleid
besturing
ICT- middelen
mensen
processen gegevens
behee
rinform
atiebeleid
besturing
ICT- middelen
mensen
processen gegevens
behee
rinform
atiebeleid
besturing
ICT- middelen
mensen
processen gegevens
behee
rinform
atiebeleid
Aanbeveling:- maak een BC- SWOT-analyse
Mogelijke voorwaarden
1. Organisatie-impact beperkt houden.2. Realisatietijd moet kort zijn.3. Risico’s klein.4. Anders…
5
Doelstellingen vs vorm Argument Continuïteit,
bedrijfszekerheid Flexibiliteit informatie-
huishouding
Vergroten kwaliteit van
dienstverlening
Kosten verlagen
Vorm Netwerkmodel Verbetert licht door
beperkte samenwerking
Verbetert licht door mogelijkheid van samenwerken
Invloed zeer beperkt
Neutraal
Centrummodel Verbetert door grote I&A-afdeling
Vermindert door noodzaak van afstemming
Verbetert door meer
mogelijkheden ICT
Kosten nemen licht af
Matrixmodel Verbetert door grote I&A-afdeling
Vermindert door noodzaak van afstemming
Verbetert door meer
mogelijkheden ICT
Neutraal
Shared Service Center
Verbetert door grote I&A-afdeling
Vermindert door noodzaak van afstemming en standaardisatie
Verbetert door meer
mogelijkheden ICT
Kosten nemen licht af
Vereniging Verbetert licht door samenwerking
Verregaande standaardisatie
Verbetert door uitgekiend concept
Kosten nemen licht af
Outsourcen Verbetert door minder afhankelijk
van eigen personeel
Afhankelijkheid van partner en
contract
Verbetert door meer
mogelijkheden ICT
Kosten nemen meestal toe
6
Voorwaarden vs vorm
7 8
Argument Organisatie-impact Realisatietijd Risico van niet realiseren
Vorm Netwerkmodel Zeer beperkt, gericht op
verkenning verdere samenwerking
Een tot twee jaar Beperkt, vorm is redelijk vrijblijvend
Centrummodel Stevig, taken worden overgedragen
Twee tot drie jaar Groot, samenspel van meerdere gemeenten
Matrixmodel Stevig, taken worden overgedragen
Drie tot vier jaar Groot, samenspel van meerdere gemeenten
Shared Service Center
Stevig, taken worden overgedragen
Drie tot vijf jaar Groot, samenspel van meerdere gemeenten
Vereniging Beperkt, aanpassing aan standaard is een eis
Een tot twee jaar Beperkt, goede implementatie is vereist
Outsourcen Beperkt, alleen voor de afdeling ICT
Een tot twee jaar Zeer beperkt, eigen beslissing
Uw heeft hier een optie gekozen maar kijk naar uw omgeving en de behoefte van uw potentiële partners!
13
R
isic
o’s
1. Gebrek aan verbinding maar ook aan visie.2. Te weinig tijd.3. Plannen niet doordacht.4. Vasthouden aan plannen.5. Te weinig kennis over aanbestedingen.6. Werkprocessen niet beschreven.7. Onvoldoende budget.8. Gebrek aan ervaring van het projectteam.9. Geen scenario’s voorhanden.10. Gebrek aan draagvlak en communicatie.11. Datakwaliteit en conversies.12. Verbinding met opdrachtgever/verwachtingen.13. Het door willen voeren van verbeteringen.
9
Samenvatting
Plenaire conclusies
1 Verbinden
Visie
besturing
ICT- middelen
mensen
processen gegevens
behe
er
informatiebeleid
Richten
Inrichten
2 Tijd
Nazorg Invoering Inrichting OntwerpVoor-berei-ding
Fase/tijd
Project-plan
Compleet ontwerp
Go live- plan
Beheer- plan
3 Stevige plannen
Rekening houden met afhankelijkheden (gebouwen, functieplaatsing, budgetverstrekking, besluitvormingstraject)
CHAOS
ORDE
Digitaal in opzet, flexibel tijdens uitvoering
4 Vasthouden aan plannen
5 Te weinig kennis over aanbestedingen
6 Werkprocessen niet beschreven
Processen bekendTaken bekend
Functies bekendPlaatsing bekend
Applicatiesinrichten
Autorisaties doorvoeren
7 Geld
8 Deskundigheid
9 Scenario’s
10 Draagvlak en communicatie
11 Datakwaliteit en conversies
12 Verbinding met opdrachtgever
Vertrouwen
Verwachting
Interactie
13 Het door willen voeren van verbeteringen
