De bedrijfsvoering van een

SWV passend onderwijs

in zes hoofdprocessen

Lunteren 27 mei 2015

Rick de Wit – Infinite Financieel

Doel en aanleiding workshop

• Najaar 2014: zorgen over bedrijfsvoering

SWV-en passend onderwijs (onbekend,

onderschat, onbemind)

• Ondersteuningsmaatregelen OCW en

Raden:

- platen hoofdprocessen

- checklist bedrijfsvoering SWV-en

- uitgewerkte AO/IB

• In deze workshop worden de maatregelen

toegelicht en wisselen we ervaringen uit

Uw stand van zaken

• Hoe staat het met de bedrijfsvoering in uw

verband (onbekend, onderschat,

onbemind, ……?)

• Knelpunten?

• Rollen?

De financiële functie van een

organisatie• Onder de financiële functie verstaan we zowel het integrale, financiële beleid als het

financieel beheer van een organisatie. Het gaat enerzijds om de opzet, namelijk het

geformuleerde beleid en de structuur van de financiële poot binnen de organisatie.

En anderzijds om de uitvoering, namelijk het verloop van de processen en de

personele bezetting in lijn en staf.

• Financiële administratie

Financiële beheerstaken

Financiele beleid

Controlling

• Hoe, wie, waar?

Zes hoofdprocessen

1. Beheren Ondersteuningsplan

2. Uitvoeren begrotingscyclus

3. Middelen besteden

4. Realiseren van voorzieningen (dekkend netwerk)

5. Het organiseren van (onderwijs)ondersteuning (incl.

afgeven TLV) en afstemming met jeugdhulp

5A: Arrangeren (maatwerk of bestaand arrangement)

5B: Afgeven TLV

6. Verantwoorden

Zes hoofdprocessen

Vast stramien

• Omschrijving

• Kaders/besturing

• Triggers

• Input

• Processchema• Output

• Ondersteunende middelen

Hoofdproces 1: Beheren Ondersteuningsplan

Output:

• Bijgesteld ondersteuningsplan of

addendum met daarin:

‒ Bijstelling van de beoogde

kwalitatieve en kwantitatieve

resultaten van het onderwijs

aan leerlingen die extra

ondersteuning behoeven en

de daarmee samenhangende

bekostiging

‒ Bijstelling missie en visie

‒ Bijstelling van procedures/

werkwijze waaronder

procedure toekennen extra

ondersteuning (TLV)

‒ Bijstelling van de begroting

(verdeling en besteding van

middelen) op basis van

kengetallen

‒ bijstelling beleid.

• Bijgesteld actieplan

• Communicatie over bijstellingen

in ondersteuningsplan

• Communicatie over bijstellingen

in actieplan

Triggers:• Bestuurlijke afspraken over

inhoudelijke bijstelling van het

ondersteuningsplan

• Afspraken met de OPR en/of

gemeenten over bijstelling van

het ondersteuningsplan

• Verstrijken van 4 jaar na de

laatste aanpassing van het

ondersteuningsplan

Kaders / besturing:• Wet- en regelgeving passend onderwijs

• Toezichtkader SWV van Inspectie

• Afspraken met andere partijen

OmschrijvingDit proces omvat het periodiek monitoren van de realisatie van

de afspraken die vastgelegd zijn in het ondersteuningsplan,

het uitwerken van voorstellen voor bijstelling van het

ondersteuningsplan, het afstemmen over, het nemen van

besluiten en het vaststellen van het bijgestelde

ondersteuningsplan. Tevens omvat het proces het nemen van

alle noodzakelijke initiatieven om een bijgesteld

ondersteuningsplan in de praktijk te laten effectueren.

Ondersteunende middelen:• Model ondersteuningsplan, actieplan, monitor

• Diverse informatiebronnen, waaronder kijkglazen en

etalagebestanden DUO

• Instrumentaria, waaronder dashboard, financiële monitor

7

Input:

• Vorige versie van (vastgesteld)

ondersteuningsplan

• Trends en ontwikkelingen m.b.t.

passend onderwijs (politiek,

juridisch, economisch, sociaal,

technologisch etc.)

• Financieel jaarverslag,

jaarrekening, meerjarenbegroting

• Managementinformatie:

voortgang realisatie

doelstellingen, realisatie

begroting, realisatie actieplan en

afspraken, rapportages a.d.h.v.

prestatie-indicatoren.

• Praktijkonderzoeken, evaluaties,

tevredenheidsonderzoeken,

effectmetingen, monitors,

prognoses leerlingenaantallen,

etc.

• Verslagen/beoordelingen van

Inspectie

Hoofdproces 2: Uitvoeren Begrotingscyclus

Triggers:• Vastgestelde momenten in de

planning & control-cyclus

(er lopen diverse cycli gelijktijdig:

komend jaar, lopend jaar,

afgelopen jaar).

Kaders / besturing:• Afspraken over de planning & control-cyclus

• OCW: Richtlijn Jaarverslag Onderwijs en de EFJ-voorschriften.

OmschrijvingHet opstellen, goedkeuren en uitvoeren van de

meerjarenbegroting die elk jaar wordt opgesteld in het kader

van de planning & control-cyclus. De bouwstenen voor de

meerjarenbegroting worden gevormd door het beleid dat is

vastgelegd in het ondersteuningsplan , inclusief alle afspraken

met financiële impact. Aan de hand van het actieplan wordt

uitvoering gegeven aan het beleid en daarmee aan de

realisatie van de meerjarenbegroting.

Ondersteunende

middelen:• Instrumenten voor het maken van de

meerjarenbegroting SWV

(beschikbaar gesteld door de PO- en

de VO-Raad.)

• Diverse informatiebronnen,

waaronder kijkglazen en

etalagebestanden DUO

• Financieel deskundigen: controller,

administratiekantoor

8

Input:

• Laatste versie van de

meerjarenbegroting

• Ondersteuningsplan en actieplan

• Ontwikkelingen van prijzen,

interest, tarieven

• Beschikkingen voor de personele

en materiële bekostiging vanuit

DUO

• Leerlingtellingen en prognoses

scholen PO, SBO, SO, VSO, VO,

LWOO, PRO op teldatum en voor

SBO, SO, VSO, LWOO en PRO

ook op de peildata.

• Financiële

managementinformatie over o.a.

verzilverde TLV‘s, instroom- en

uitstroomgegevens.

Output:

• Bijgestelde meerjarenbegroting

‒ Begroting ingedeeld cf.

ondersteuningsplan en

afspraken over

middelenverdeling

‒ Doelen en resultaten

gekoppeld aan middelen,

indicatoren en normen

‒ Liquiditeitsbegroting

‒ Onderscheid begroting naar:

basisondersteuning,

arrangementen, SBO, LWOO,

PRO en (V)SO

‒ Onderscheid begroting naar

materiële en personele

ondersteuning

‒ Inzicht in apparaatskosten

SWV incl.

deskundigencommissie e.d.

‒ Inzicht in personele begroting

met aandacht voor

herbestedingsverplichting

Hoofdproces 3: Middelen besteden

Triggers:• Herziening van afspraken en

kaders in ondersteuningsplan

• Plandatums voor groeibekostiging

• Betalingsritme van (doorlopende)

financiële verplichtingen

• Signaal vanuit

debiteurenbewaking

• Ontvangst van o.a. :

– vastgesteld arrangement

– factuur

– factureringsverzoek

– Rijksbijdrage

Kaders / besturing:• Ondersteuningsplan

• Meerjarenbegroting, verantwoordelijken voor

budgetten

• Overige afspraken en kaders voor financieel

management

OmschrijvingHet beheren van de financiële middelen, het toekennen en

uitgeven van financiële middelen, het innen van financiële

middelen en het houden van overzicht en inzicht over de

financiële positie en lopende verplichtingen. De basis voor de

besteding van middelen wordt gevormd door de afspraken die

zijn gemaakt in het samenwerkingsverband over de verdeling.

Daarnaast omvat dit proces het innen van de Rijksbijdrage en

andere bijdragen die voortkomen uit gemaakte afspraken.

Ondersteunende middelen:• Financiële administratie

• Administratiekantoor, controller

• Diverse informatiebronnen,

waaronder dashboard, kijkglazen

9

Input:

• Afspraken uit ondersteuningsplan

die leiden tot financiële

verplichtingen

• Groeitellingen voor de

groeibekostiging

• Vastgestelde arrangementen die

leiden tot financiële verplichtingen

• Arbeidsovereenkomsten

• Ontvangen facturen

• Ontvangen beschikkingen

• Opdrachten voor facturering

Output:

• Ondersteuningsbudget

toegekend aan PO/VO scholen

t.b.v. basisondersteuning

• Ondersteuningsbudget

toegekend voor de uitvoering van

arrangementen

• Ondersteuningsbudget

toegekend aan (V)SO scholen

• Overzicht van te verrekenen

groei op (V)SO

• Overzicht van te verrekenen

TLV's i.v.m. verhuizingen en

grensverkeer SBO

• Toewijzing van financiële

voorzieningen voor de uitvoering

van arrangementen

• Beschikkingen voor toewijzing

(bijv. per individuele case, groei)

• Betalingen

• Inningen

• Mutaties in de financiële

administratie

• Financiële

voortgangsrapportages• Instrumenten voor groeibekostiging

uit de PO-toolbox / steunpunt

passend onderwijs VO en Kijkglazen

3 t/m 5

Hoofdproces 4: Realiseren van voorzieningen (dekkend netwerk)

Triggers:• Bijstelling van het

ondersteuningsplan

• Geconstateerde afwijking tussen

beoogde en feitelijke dekking van

voorzieningen in het

samenwerkingsverband

• Wijzigingen in voorzieningen

• Wijzigingen in de samenstelling

van het samenwerkingsverband

• Nieuwe financiële maatregelen

Kaders / besturing:• Afspraken over tussenvoorzieningen van het samenwerkingsverband

• Afspraken over de wijze van organisatie en financiering van arrangementen

• Afspraken over de basisondersteuning

• Financiële begrotingskaders

OmschrijvingDe uitvoering van de wettelijke taak om een dekkend netwerk

van voorzieningen te creëren, waardoor alle leerlingen een

passende plek in het onderwijs geboden kan worden.

Reguliere scholen dienen activiteiten uit te voeren om

basisondersteuning te leveren conform afspraak met het

samenwerkingsverband. Scholen dienen activiteiten uit te

voeren om arrangementen op te stellen, af te sluiten en te

beheren. Samenwerkingsverbanden dienen zorg te dragen

voor de totstandkoming en instandhouding van

tussenvoorzieningen.

Ondersteunende middelen:• Referentiemodellen voor tussenvoorzieningen

• Referentiemodellen voor arrangementen

• Referentiemodellen voor contracten

• Referentiemodellen voor monitoring

• Administraties voor instandhouding

tussenvoorzieningen

• Contractadministraties

10

Output:

• Aanbod van tussenvoorzieningen

• Aanbod van arrangementen

• Aanbod van basisondersteuning

• Zakelijke afspraken met

leveranciers van ondersteuning

• Periodieke evaluaties van het

netwerk van voorzieningen

• Voorstellen voor bijstellingen

Input:

• Bestaande en geplande

tussenvoorzieningen

• Huidige arrangementen

• Deskundige capaciteit voor

tussenvoorzieningen

• Huidige en potentiële

leveranciers van ondersteuning

• Aanbevelingen uit evaluaties van

netwerk van voorzieningen

• Besluiten tot bijstelling van het

dekkend netwerk

• Financiële middelen

Hoofdproces 5: Het organiseren van (onderwijs)ondersteuning (incl. afgeven TLV) en afstemming

met jeugdhulp.

Deel 5a: Arrangeren (maatwerk of bestaand arrangement) Triggers:• Verzoek van ouders

• Verzoek van een leerling met

ondersteunings- (en/of hulp-

)vraag

• Verzoek van leraar /leraren met

handelingsverlegenheid

• Verzoek om samenwerking vanuit

Jeugdhulp

Kaders / besturing:• afspraken HGW

• ondersteuningsplan, afspraken basisondersteuning

• samenwerkingsafspraken met jeugdhulp in de school

OmschrijvingHet proces van signaleren, communiceren, onderzoeken,

organiseren en vormgeven van arrangementen voor

ondersteuning en voorzieningen. Per leerling kan gekozen

worden uit een bestaand aanbod van standaard-

arrangementen, of er kan een individueel

maatwerkarrangement worden opgesteld. De keuze hangt af

van de ondersteuningsvraag van de leerling en het aanbod

van reeds beschikbare voorzieningen.

Ondersteunende middelen:• Referentiemodel ontwikkelingsperspectief

• School-ondersteuningsprofielen

• Beoordelingsinstrumenten

• BRON

• Juridische kaders

ontwikkelingsperspectief

• Vastgestelde reglementen,

procedures en toetsingskaders voor

arrangeren

• Applicatie(s) voor registratie

arrangementen, leerlingvolgsysteem

• Voortgangsmonitor per leerling

• Deskundigheid

11

Output:

• Vastgestelde behoefte aan

ondersteuning voor de leerling

• Vastgesteld arrangement

• Geregistreerd OPP en

arrangement

• Geleverde ondersteuning

• Toegewezen middelen

• Prestaties van de leerling

• Monitorresultaten

• Doorverwijzing (bij ontoereikend

arrangement)

• Second opinion (bij verzoek tot

heroverweging)

Input:

• Capaciteiten van de leerling

• Gegevens van de leerling

• Handelingsverlegenheid van

leraren

• Ondersteunings- (en/of hulp-)

vragen

• Specifieke vraag vanuit jeugdhulp

• Aanbod van (standaard)

arrangementen

• Financiële middelen

Hoofdproces 5: Het organiseren van (onderwijs)ondersteuning (incl. afgeven TLV) en afstemming

met jeugdhulp.

Deel 5b: Afgeven toelaatbaarheidsverklaring (TLV)Triggers:

• Aanvraag leerling voor onderzoek

toelaatbaarheid

• Eerste aanmelding van leerling

• Verzoek van ouders

• Initiatief van deskundigen

• Verzoek tot verlenging geldigheid

TLV

• Grensverkeer (SBO)

• Verhuizing

Kaders / besturing:• Wet- & regelgeving toelaatbaarheid WEC

• Afspraken uit ondersteuningsplan, o.a.

criteria voor afgifte van TLV

• Prijsbeleid OCW

Ondersteunende middelen:• Factsheets TLV

• Handreiking grensverkeer

• Handreiking geschillen

OmschrijvingHet proces van het nemen van beslissingen over de

toelaatbaarheid van leerlingen tot het speciaal onderwijs

(zoals bedoeld in de WEC resp. WPO art 40 ) binnen de

gestelde termijnen, het afhandelen van bezwaar, het afgeven

toelaatbaarheidsverklaringen, registratie van TLV’s, en het

monitoren van het (over)plaatsen van leerlingen naar het

speciaal onderwijs en terug naar het reguliere onderwijs.

• Toelatings- en wachtlijstbeleid (V)SO

• Afspraken m.b.t. leerlingen (V)SO in

overgangsregeling

• Eisen voor registratie TLV’s in BRON

• Kijkglazen DUO

• Instrumenten uit de toolbox PO-raad en

steunpunt passend onderwijs VO

• Filmpjes bij de Kijkglazen en

instrumenten

• Toelaatbaarheids-administratie SWV

12

Output:

• Toelaatbaarheidsonderzoek

• Besluit over toelaatbaarheid en

bekostigingscategorie

• Besluit op bezwaar

• Afgegeven TLV door SWV

• Geregistreerde inschrijving op

SBO / (V)SO in BRON

• Geregistreerde TLV in BRON

• Signalen aflopen geldigheid TLV

Input:

• Capaciteiten van de leerling

• Gegevens van de leerling

• Resultaten/aanbevelingen uit

arrangeren proces

• Aanvragende partij

• Eventueel aflopend TLV

• Beschikbare plaatsen op (V)SO

• Meldingen van verhuizingen en/of

grensverkeer

Hoofdproces 6: Verantwoorden

Triggers:

• Wettelijke verplichting jaarverslag

/ jaarrekening vanuit P&C cyclus

• Plandatums voor rapportages

vanuit P&C cyclus

• Ad hoc vragen over

verantwoording

• Interne verantwoording door

partners in

samenwerkingsverband

Kaders / besturing:• Toezichtkader SWV van Inspectie

• Min OCW: richtlijn Jaarverslag Onderwijs

OmschrijvingHet afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid, de

bereikte resultaten en de uitvoering van de begroting en de

beleidsdoelen.

Nb. Schoolbesturen verantwoorden zelf de besteding van de

door het samenwerkingsverband verstrekte

ondersteuningsmiddelen in hun jaarverslag

Ondersteunende middelen:• Informatiesystemen van SWV

• Dashboard SWV, Kijkglazen DUO

• Overige informatiebronnen

• Ondersteuningsplan

• Statuten SWV

1) Verzamelen

en verwerken

van informatie

2) Genereren

financiële

rapportages

3) Genereren

management

rapportages

4) Opstellen

jaarverslag en

jaarrekening

4a) Opstellen

interne

verantwoording

5) Behandelen

jaarverslag en

jaarrekening

6) Aanpassen

jaarverslag

7) Vaststellen

jaarverslag en

jaarrekening

8) Toevoegen

Jaarverslag

toezichthouder

Akkoord?

j

a

n

e

e

• Administratiekantoor

• Controller

• Accountant

13

Output:

• Vastgesteld jaarverslag en

jaarrekening

• Managementrapportages

• Rapportages voor interne

verantwoording

Input:

• Verantwoordingsinformatie van

scholen

• Informatie over de realisatie van

het jaarplan/actieplan SWV

• Informatie over de realisatie van

de (meerjaren)begroting

• Informatie over het beheer van

het netwerk van voorzieningen

• Informatie uit instrumenten voor

arrangeren en afgifte TLV’s

• Informatie uit monitors,

evaluaties, audits

• Informatie over de mate van

realisatie van beleidsdoelen

• Informatie over trends en

ontwikkelingen in de omgeving

(onderwijskundig, politiek,

juridisch, economisch,

technologisch, etc)

Checklist bedrijfsvoering SWV

• http://www.steunpuntpassendonderwijs-vo.nl/wp-content/uploads/2014/11/Checklist-

bedrijfsvoering-SWV-passend-onderwijs-PO-en-VO-versie-1-0-definitief-24-november-2014.pdf

AO/IBhttp://infinitebv.nl/dossier-passend-onderwijs.html

Tenslotte

• Vragen?

• Verzoeken aan het Steunpunt passend

onderwijs VO-raad?

• 16 juni 2015: netwerk financials SWV VOhttp://www.steunpuntpassendonderwijs-vo.nl/thema/financien/