damesvoetbaleindhoven.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe hoofddoelstelling die we gekregen...
57
PROJECTPLAN PSV / FC EINDHOVEN Organisatie rondom thuiswedstrijden 1
Transcript of damesvoetbaleindhoven.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe hoofddoelstelling die we gekregen...
PROJECTPLAN
PSV / FC EINDHOVENOrganisatie rondom thuiswedstrijden
1
PSV / FC EINDHOVENOrganisatie rondom thuiswedstrijden
Data van de uitvoeringen: 12-10-201202-11-201230-11-201221-12-2012
Opdrachtgever: Nick VeenbrinkProjectbegeleider: John Marinus
Projectleden + studentnummer:Rob Verlinden: 2151083Tom Zanders: 2142130
Contactgegevens:Nick [email protected]
2
Inhoudsopgave
Inleiding
1.Voorbereidingsfase
1.1 Ontwikkelen van een gedetailleerd plan of ontwerp Blz. 5 t/m 11
1.2 Ontwikkelen van plannen voor het marketing-/communicatietraject Blz. 12 t/m 17
1.3 Herbezinnen op de zakelijke Randvoorwaarden Blz. 18 t/m 19
1.4 Risicoanalyse Blz. 20 t/m 22
2. Evaluaties 2.1 Persoonlijke evaluatie Tom Zanders Blz. 23 t/m 28
2.2 Persoonlijke evaluatie Rob Verlinden Blz. 29 t/m 35
3. Bijlagen3.1 Balkenschema Blz. 37
3.2 Begroting Blz. 38
3.3 Risicoanalyse Blz. 39 t/m 46
3
Inleiding
Voor de minor die we als projectgroep volgen, lopen we stage bij het sportleerbedrijf. Dit bedrijf is een onderdeel van de gemeente Eindhoven. Wij organiseren sport/beweeg evenementen in het stadsgedeelte Genneper Parken.
Een van de opdrachten die we gekregen hebben is de volledige organisatie rondom de thuiswedstrijden van het vrouwenelftal van PSV / FC Eindhoven. Dit houdt in dat we grofweg vijf takken van de organisatie op ons nemen; Hospitality, Ticketing, Licht/geluid, Side Events en PR.
De hoofddoelstelling die we gekregen hebben van de teammanager, Nick Veenbrink, is het onder de aandacht brengen van vrouwenvoetbal, waardoor de belangstelling voor de thuiswedstrijden van PSV / FC Eindhoven groeit. Dit houdt in dat er een zichtbare groei is van supportersaantallen en het vergroten van de media-aandacht rondom het vrouwenvoetbal in Eindhoven.
Om de opdracht tot een succes te laten verlopen hebben we regelmatig contact met Sandra Awondatu, hoofd PR en Nick Veenbrink. In principe hebben we als projectgroep de vrijheid om onze eigen ideeën los te laten op het geheel. Echter, wel met goedkeuring van Sandra en Nick.
Onze samenwerkingspartners bestaan voornamelijk uit scholen en verenigingen. Dit heeft vooral te maken met de georganiseerde Side Events en de PR.
In het projectvoorstel hebben we aangegeven wat onze plannen zijn voor onze evenementen. Dit voorstel is inmiddels goedgekeurd waardoor er nu een concept van de uitwerking van de plannen voor u ligt. U leest o.a. een gedetailleerd ontwerp, een marketingplan, een herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden en een risicoanalyse. Vervolgens zijn onze persoonlijke evaluaties van ons te vinden.
4
1. Voorbereidingsfase
1.1 Ontwikkelen van een gedetailleerd plan of ontwerp
Hieronder is te zien hoe de structuur en de verbondenheid binnen de vijf onderdelen van onze organisatie ligt. Pr is het middelpunt waarmee elke commissie afhankelijk van is. Verder is te zien dat hospitality nauw verbonden is met ticketing en het side event. In de communicatie tijdens het evenement is de commissie licht en geluid van groot belang, onder andere in het totaalplaatje van het side event.
PR
Hospitality
Side Event
Licht/Geluid
Ticketing
5
PRDe Pr is een belangrijk startpunt voor de publiciteit van het vrouwenvoetbal en specifiek voor PSV / Fc Eindhoven. Het promoten voor het bezoeken van de wedstrijden is hierbij een speerpunt. Zonder gedegen Pr zal het bezoekers aantal zeker niet toenemen, vandaar dat het PR gedeelte van levensbelang is voor het slagen van het evenement. De periode waarin de Pr het meest actief is en haar bijdrage levert ligt voornamelijk voor de wedstrijddag (het evenement), Twee weken voor elke wedstrijd start deze commissie met haar taken. Ook is er nauw contact met hospitality in verband met het ontvangen van de gasten. Hospitality moet weten wie er komen en met hoe veel personen. De PR begint twee weken van te voren met het aanschrijven van verschillende partners, verenigingen en scholen. Op de wedstrijddag zelf heeft de Pr als voornaamste taak het verspreiden van folders en ander promotiemateriaal.
Wanneer Wat Wie WaarTwee weken voor de wedstrijd
Aanschrijven verenigingen/basisscholenContact onderhouden
Hoofd Pr Kantoor
Twee weken voor de wedstrijd
Aanschrijven sponsorenContact onderhouden
Hoofd Pr Kantoor
Wedstrijddag Vrijdag 16.00
Folders uitdelen/verspreiden promotie materiaal
ROC’ers Jan Louwers stadion
WedstrijddagVrijdag 15.00
Onderhouden contact met hospitality
Hoofd Pr Kantoor Jan Louwers stadion
Side event
Het side event geeft een extra dimensie aan het evenement en zal altijd een sportief en/of entertainend karakter hebben, waarmee het weer in verbinding staat met het damesvoetbal en het promoten hiervan. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten. Enerzijds worden de bezoekers op deze manier vermaakt tijdens de rust en anderzijds voegt dit betrokkenheid toe van scholen en verenigingen rondom Eindhoven met PSV / Fc Eindhoven, omdat zij betrokken zullen gaan worden in het side event.Het doel is om een betrokken en sportieve sfeer te creëren in het Jan Louwers stadion tijdens de thuiswedstrijden.Tijdens de wedstrijddag wordt er gezorgd dat alle materialen tijdig op de juist plek liggen/staan. De mensen die nodig zijn om het side event te laten slagen krijgen tijdig instructie van de verantwoordelijke van het side event.
Wanneer Wat Wie WaarMaandag Informeren
begeleiders side event wat er gaat gebeuren.
Hoofdverantwoordelijke side event
Via mail ofmondelinge instructie
Maandag Taakverdeling side event communiceren
Hoofdverantwoordelijke side event
Via mail ofmondeling instructie
Vrijdag15.00 uur
Groepsbijeenkomst begeleiders en betrokkene side event.Afstemmen
Allen Persruimte Jan Louwers stadion
Vrijdag Klaarzetten Begeleiders side event Veld Jan Louwers
6
16.00 uur materialentestopstelling en testen geluid en opruimen materialen.
stadion.
19.30 Aanvang wedstrijd PSV / FC Eindhoven Jan Louwers stadion
Vrijdag20.10
Klaar staan bij de catacombe
Begeleiders Jan Louwers stadion
20.15 Einde eerste helft start side event
Begeleiders + hoofdverantwoordelijke
Jan Louwers stadion
20.25 Einde side event Allen Jan Louwers stadion
Ticketing
Ticketing zorgt voor de kaartverkoop voor en tijdens de wedstrijd. Deze commissie zorgt op de wedstrijddag voor het openen van het stadion, het openen de ticketloketten en de bezetting van deze loketten. Tijdens de voorbereiding zorgt ticketing ervoor dat er een persbericht de deur uitgedaan wordt, die op de site gepubliceerd staat. Hierin staat duidelijk vermeld hoeveel de entreekosten zullen zijn en hoelaat het stadion opengaat. Het is immers van groot belang dat toeschouwers goed geïnformeerd zijn. Het moet niet zo zijn dat ze voor een verrassing komen te staan als ze bij het stadion aankomen.
Tijdens de voorbereiding wordt er ook voor gezorgd dat de loketten bezet zijn en de medewerkers worden via een mail geïnformeerd over eventuele acties en kortingen waarmee de toeschouwers voor een gereduceerd tarief naar binnen kunnen. Op de wedstrijddag zelf krijgen ze deze informatie nogmaals.
Op de wedstrijddag zelf zorgt het commissiehoofd ervoor dat de kassa’s voor de wedstrijd geteld zijn en dat deze nogmaals wordt nagekeken door de medewerkers die achter de kassa’s zitten. De kassa’s zijn minimaal 30 minuten en maximaal 45 minuten na aanvang van de wedstrijd open. Daarna wordt het stadion gesloten en worden de sleutels van het stadion aan de steward gegeven, zodat zij het stadion weer kunnen openen aan het einde van de wedstrijd, of eventueel in geval van nood.
Wanneer Wat Wie WaarMaandag Informeren medewerkers
kassa.Hoofd Ticketing Via mail
Maandag Schrijven en versturen persbericht
Hoofd Ticketing Via mail naar website verantwoordelijke
Vrijdag16:00 uur
Tellen van de kassa Hoofd Ticketing Kantoor Jan Louwers Stadion
17:00 uur Briefing kassamedewerkers Hoofd Ticketing Persruimte Jan Louwers Stadion
17:30 Controle kassa door kassamedewerkers
Kassamedewerkers Persruimte Jan Louwers Stadion
17:50 uur Openen van het stadion Hoofd Ticketing Jan Louwers Stadion
18:00 uur Openen van de kassa’s Kassamedewerkers Ingang Jan Louwers Stadion
19:30 Aanvang wedstrijd PSV/FC Eindhoven Jan Louwers Stadion
20:00 – 20:15 Sluiten kassa’s en stadion Hoofd Ticketing Ingang Jan
7
uur Louwers Stadion20:00 – 20:15 Sleutels stadion aan
stewards gevenHoofd Ticketing Ingang Jan
Louwers Stadion20:15 Tellen van de kassa’s Kassamedewerkers Kantoor Jan
Louwers Stadion
Licht/geluid
Het licht en geluid zorgt er voor dat op de dag van het evenement de verlichting in het stadion op het juiste tijdstip en op de juiste plekken aan gaat. Denk hierbij ook aan het beheer van de stadionverlichting. De stadionspeaker heeft als taken dat hij zorgt voor muziek voor, tijdens de rust en na de wedstrijd. Omroepen van doelpunten, tussenstanden, spelerswissels en het welkomstwoord. De stadionspeaker is de verbinding tussen het publiek en de organisatie, denk bijvoorbeeld aan huishoudelijke mededelingen.
De speaker wordt op de dag zelf geïnstrueerd en op de hoogte gesteld van de laatste ontwikkelingen. Hoofdverantwoordelijke van deze commissie bespreekt vooraf wat er gezegd moet worden. Verder bepaalt de stadionspeaker zelf welke muziek er wordt gedraaid en hoe hij daar verder invulling aan geeft.
Aan het einde van de wedstrijd wordt er een bedankwoord gegeven via de stadionspeaker. Ook geeft hij alle eindstanden door van de tegenstanders en datum/tijdstip voor de volgende thuiswedstrijd.
Wanneer Wat Wie Waar18:00 uur Muziek opzetten Daniel Geluidshok18:00 uur Lichtmasten
aanzettenDaniel / Paul Geluidshok
18:00 uur Tunes voorbereiden (welke liedjes wanneer etc.)
Daniel / Paul Geluidshok
18:15 uur Testen veldmicrofoon
Daniel / Paul Geluidshok
17:30 – 18:30 Begeleider scheidsrechter inlichten over opkomsttune
Paul
19:20 Welkomswoord + opstellingen beide teams. Uitteam altijd eerst.
Daniel Geluidshok
Aankondigen voor de wedstrijd
Speelsters spelen met rouwbanden
Daniel
19:27 Teken aangeven bij spelerstunnel voor opkomsttune
Paul Spelerstunnel
19:27 Opkomsttune opzetten
Daniel Geluidshok
Bij elke goal van PSV/FC Eindhoven
Goaltune opzetten bij goal PSV/FC Eindhoven
Daniel Geluidshok
19:30Bij elke goal
Scorebord aanzetten +
Daniel Geluidshok
8
bijhoudenBij elke goal van beide teams
Omroepen goals Daniel Geluidshok
Bij elke wissel van beide teams
Omroepen wissels Daniel Geluidshok
In de rust Side Event Daniel Geluidshok
Tijdens de rust Omroepen tussenstanden Vrouweneredivisie + tussenstanden FC Eindhoven 1
Daniel Geluidshok
Tijdens de rust Winnaar wint clinic op eigen basisschool van PSV/ FC Eindhoven dames
Daniel Geluidshok
Tijdens de rust Muziek afspelen tijdens de rust
Daniel Geluidshok
Na de wedstrijd Omroepen eindstanden Vrouweneredivisie + FC Eindhoven 1
Daniel Geluidshok
Na de wedstrijd Omroepen volgende thuiswedstrijd PSV/FC Eindhoven
Daniel Geluidshok
Na de wedstrijd Muziek afspelen na de wedstrijd
Daniel Geluidshok
Als de pers weg is +/- 30 minuten na de wedstrijd
Uitzetten veldverlichting
Daniel Geluidshok
Hospitality
Deze commissie zorgt voor de ontvangst van alle gasten op de wedstrijddag zelf. Hospitality zorgt voor de uitstraling van de club. Als de ontvangst goed en verloopt voor de gasten, zullen ze het fijn vinden om in het Jan Lauwers Stadion te zijn. De tegenstander zal het fijn vinden om naar Eindhoven te komen, sponsoren zien dat ze hun geld in een goede organisatie steken en genodigde gasten zullen misschien nog terugkomen voor een andere wedstrijd.
De gasten die de commissie hospitality moeten ontvangen zijn o.a. de tegenstander, arbitrale trio, line-up kinderen, genodigde gasten die op de gastenlijst staan, de scholen die meedoen met het side event en de pers.
De afstemming met de commissie PR is hier van groot belang. De commissie PR zorgt voor de aanschrijving van de gasten, verenigingen en scholen. Hospitality moet weten wanneer welke gasten komen, zodat er iemand klaarstaat om de gasten op te vangen. Voor de genodigde gasten staat er bij de thuiswedstrijden altijd een man (Frans) om te checken of de gasten op de gastenlijst staan en om ze richting de business lounge te verwijzen, waar ze wat kunnen drinken.
Wanneer Wat Wie WaarVrijdag15:00 uur
Onderhouden contact met PR
Hoofd Hospitality & hoofd PR.
Kantoor Jan Louwers Stadion
v.a. 18:00 uur Ontvangen tegenstander
Nick Veenbrink Hoofdingang Jan Louwers Stadion
9
Ontvangen arbitrale trio
Nick Veenbrink of KNVB Official
Hoofdingang Jan Louwers Stadion
Ontvangen genodigde gasten
Frans Hoofdingang Jupiler Lounge Jan Louwers Stadion
Ontvangen line-up kinderen
Hospitality Hoofdingang Jan Louwers Stadion
Ontvangen scholen voor side event
Hospitality Hoofdingang Jan Louwers Stadion
Ontvangen pers Hospitality Hoofdingang Jan Louwers Stadion
Sfeerschets
Het is algemeen bekend dat vrouwenvoetbal in Nederland nog lang niet zo populair is dan het mannenvoetbal. Een gevolg hiervan is dat de wedstrijden bij lange na niet zo goed bezocht worden als bij het mannenvoetbal. Waar bij de mannen duizenden mensen op de wedstrijden af komen, mogen de organisatoren van de wedstrijden van de vrouwen blij zijn als er meer dan 400 mensen op een wedstrijd afkomen. Vooral als er in een stad een nieuw professioneel vrouwenteam geïntroduceerd wordt. In die gevallen moet de populariteit van de thuiswedstrijden nog op gang komen.
Om de toeschouwersaantallen op te schroeven is het van groot belang dat de sfeer in het stadion gezelligheid uitstraalt, het leuk is om naar de wedstrijd te komen kijken en bovendien om ook een volgende keer terug te komen. Als we dat op de supporters kunnen overbrengen, zullen de toeschouwersaantallen stijgen.
De activiteiten die we organiseren rondom de wedstrijden dragen zeer zeker bij aan de sfeer in het stadion. Door scholen te laten deelnemen aan een side event tijdens de rust proberen we o.a. de populariteit van het vrouwenvoetbal in de regio vergroten en daarmee indirect de betrokkenheid aanspreken. Kinderen van verschillende basisscholen uit de regio zullen tijdens de verschillende thuiswedstrijden in de rust een activiteit uitvoeren. Deze scholen nodigen we uit, waarbij alle kinderen uit de gehele klas ook uitgenodigd zijn, naast de kinderen die meedoen met de activiteit. Kinderen zijn over het algemeen altijd heel vrolijk en zij zullen tijdens de activiteit hun klasgenootjes aanmoedigen. Dit draagt bij aan een gezellige sfeer in het stadion, met altijd een leuk muziekje op de achtergrond (tijdens de rust).
Tijdens de wedstrijd zorgen we ervoor dat alle kinderen van de scholen bij elkaar zitten, zodat ze elkaar kunnen ‘aansteken’ wat betreft vrolijkheid. Kinderen hebben eerder de neiging om de dames tijdens de wedstrijd aan te moedigen dan een neutrale supporter. Door dit te realiseren willen we ervoor zorgen dat het leuk en gezellig wordt tijdens de wedstrijd, waardoor de toeschouwers ook een volgende keer terug willen komen.
Maar wat nog belangrijker is dan gezelligheid, is om een veilige sfeer te creëren. Dat is het belangrijkste op een wedstrijddag. De toeschouwers moeten zich veilig voelen in het stadion. Ze moeten vertrouwen hebben in de organisatie dat er goed voor hen gezorgd wordt. Dat ze bij een eventueel probleem weten bij wie ze terecht kunnen en dat ze er dan zeker van zijn dat het probleem ook daadwerkelijk wordt opgelost.
Ten eerste is de aanstelling van stewards zeer belangrijk. Zij hebben ervaring bij het begeleiden van supporters bij wedstrijden en zullen dus goed kunnen anticiperen op eventuele calamiteiten. Zij hebben allemaal eenzelfde jas aan, zodat ze goed herkenbaar zijn voor de supporters. Daarnaast moeten de verantwoordelijken van de organisatie ook herkenbaar zijn bij supporters. Dit zal gebeuren d.m.v. naamkaartjes inclusief foto die ze om hebben hangen. Dit is handig voor supporters bij eventuele vragen over de wedstrijd of andere zaken rondom de wedstrijd.
10
Als toeschouwers het idee hebben dat de wedstrijd goed, professioneel en vooral veilig georganiseerd is, zullen ze zich meer op hun gemak voelen tijdens de wedstrijd. Dit zal ook een positieve bijdrage hebben aan de gezellige sfeer in het stadion. Mensen zijn eerder positief ingesteld wanneer ze zich veilig en vertrouwd voelen, dit zal het imago van PSV/ Fc Eindhoven en uiteindelijk het vrouwenvoetbal in het algemeen ten goede komen.
ProductiemethodeHet side event zal nooit zo uitgebreid worden, dat het van belang is dat er voorafgaand aan de wedstrijd iets opgebouwd moet gaan worden. Vanwege het tijdsbestek en het betreden van het veld is dit niet mogelijk. Reservespeelsters en het veld mogen onder geen enkele voorwaarde hinder ondervinden van het georganiseerde side event. Daar komt nog bij dat het tijdsbestek waarin het event kan plaatsvinden zeer gering is.
11
1.2 Ontwikkelen van plannen voor het marketing-/ communicatietraject
Marketingplan
Ons product is leuke, sfeervolle en veilige thuiswedstrijden van de club PSV/FC-Eindhoven in het FC-Eindhoven stadion, voor verschillende doelgroepen. Onze hoofddoelgroep is gezinnen. Gezinnen bestaan uit tenminste één ouder/verzorger en daarnaast minimaal één kind. De vraag is dan wat deze doelgroep leuk vindt/ interesseert om te doen in hun vrije tijd en hoe wij deze doelgroep aan kunnen trekken. Om hier achter te komen, delen wij elke thuiswedstrijd enquêtes uit met de vraag of de toeschouwers deze in willen vullen. Door analyse van de uitkomsten van deze enquêtes, zijn wij te weten gekomen wat gezinnen belangrijk vinden. Gezinnen zijn meestal op zoek naar een vrijetijdsbezigheid die zowel leuk is voor de kinderen als voor de ouders/verzorgers. Daarnaast vinden zij een veilige omgeving belangrijk en ook sfeer vinden zij belangrijk. Wij spelen in op deze belangen door de wedstrijden in een zo’n veilig mogelijke omgeving plaats te laten vinden. De wedstrijden vinden plaats in het FC-Eindhoven stadion. Overal is security aanwezig, om de toeschouwers en de wedstrijd in de gate te houden. Dit geeft de toeschouwers een veilig gevoel. De sfeer rondom de wedstrijd denken wij te optimaliseren door alle toeschouwers op dezelfde tribune plaats te laten nemen. Meestal zijn er niet genoeg mensen op het hele stadion op te vullen. Wij denken dat het dan gezelliger is voor de toeschouwers om allemaal bij elkaar te zitten, dan dat alle mensen over het hele stadion verdeelt zitten en er allemaal lege stoelen om je heen staan. Tenslotte denken wij dat de voetbalwedstrijden zowel leuk zijn voor de kinderen om te kijken als voor de ouders/verzorgers. Voetbal is een populaire sport, die door jong en oud uitgevoerd en gekeken wordt. Daarnaast maken wij de wedstrijden nog iets leuker voor de kinderen, door in de rust, een kleine competitie te organiseren tussen basisscholen. Hierbij komen er acht leerlingen van twee verschillende basisscholen voetballen op het veld van FC-Eindhoven. Dit is natuurlijk nog een leuke extraatje voor zowel de kinderen als de ouders.
Naast gezinnen hebben wij nog een aantal subdoelgroepen die wij aan willen trekken met de wedstrijden. Als eerste voetbalclubs. Hiervoor schrijven wij voor elke thuiswedstrijd verschillende voetbalclubs aan, rondom Eindhoven maar ook verder weg. Wij sturen uitnodigingen naar deze voetbalclubs in de hoop dat zij het een leuk idee vinden om te komen kijken met een aantal teams. Voor voetbalclubs is het natuurlijk al iets gemakkelijker om te bedenken wat zij leuk vinden. Alle kinderen en jongeren die lid zijn bij een voetbalclub en daar in een voetbalteam zitten, vinden voetbal natuurlijk bij voorbaat al heel leuk. Een groot deel van de mensen die voetbal leuk vinden om te doen, vinden voetbal ook leuk om te kijken. Om deze voetbalclubs te enthousiasmeren voor de wedstrijden van dameselftal PSV/FC-Eindhoven, zullen wij dus niet heel moeite te hoeven te doen. Wij kunnen (en gaan) ervanuit gaan dat al deze genodigden al genoeg interesse hebben in de voetbalsport. Wel hebben wij nog een extraatje voor de wat jongere leden van de voetbalclubs. Twee teams zullen namelijk mee mogen lopen in de line-up. Elke thuiswedstrijd zijn er tweeëntwintig line-up kinderen nodig, die dan aan de hand van de speelsters mee het veld op mogen lopen. Voor kinderen die al veel interesse hebben in voetbal is dit natuurlijk super vet. Zij kunnen dan tegen hun vriendjes vertellen dat ze met een echte professionele speelster het veld op mochten lopen in het echte FC-Eindhoven stadion. Daarnaast geven wij deze voetbalclubs/teams die komen kijken een flinke groepskorting, waardoor het nog aantrekkelijker wordt voor hen om te komen kijken.
Tenslotte is een belangrijke subdoelgroep de leerlingen op basisscholen. Ten eerste vinden heel veel leerlingen voetbal leuk om te doen en om naar te kijken. Voetbal is nou eenmaal een van de populairste sporten in Nederland om te beoefenen, en daarnaast is het Nederlands elftal natuurlijk erg bekend. Voetbal wordt veel uitgezonden op de televisie en daarnaast is er altijd wel iets te vinden in het nieuws over voetbal. Interesse in voetbal is dus volop aanwezig in Nederland. Een deel van deze geïnteresseerde bevindt zich op de basisscholen. De basisscholen die door ons worden uitgenodigd zullen
12
dus in ieder geval genoeg leerlingen hebben die het leuk vinden om te komen kijken naar een echte eredivisie wedstrijd. Om het nog leuker te maken voor leerlingen van basisscholen om naar de wedstrijd te komen, zullen er elke thuiswedstrijd twee basisscholen worden uitgenodigd om niet alleen naar de wedstrijd te komen kijken, maar om dan ook in de rust een competitie te mogen spelen tegen een andere basisschool in het echte stadion van FC-Eindhoven. Dit is natuurlijk super gaaf voor deze leerlingen.Daarnaast proberen wij deze doelgroep ook aan te trekken door er een maatschappelijk verantwoord aspect in, in te brengen. Elke wedstrijd zullen er een aantal side-events worden georganiseerd waarbij informatie wordt gegeven over gezonde voeding en over een gezonde levensstijl (aan zowel de kinderen als de leerkrachten als de eventuele ouders die meekomen). Dit maakt het natuurlijk ook weer aantrekkelijker voor de basisscholen om te komen kijken. Ook mogen deze basisscholen gratis naar binnen. Naast de hoofddoelgroep en de subdoelgroepen zijn er ook een aantal nevendoelgroepen die zullen willen komen kijken naar de wedstrijden. Ten eerste moet je hierbij denken aan de ouders, familieleden en vrienden van de speelsters. Zij zullen waarschijnlijk meer dan een wedstrijd aanwezig willen zijn. Deze doelgroep zullen wij niet hoeven proberen aan te trekken, omdat zij als vanzelfsprekend wel zullen komen kijken. Wel krijgen deze familieleden en vrienden de mogelijkheid om de wedstrijd vanuit de business lounge, de Jupiler lounge, te kijken.
Het dameseredivisievoetbal is een heel nieuw concept dat sinds dit jaar pas op de markt is gekomen. Het is dus allemaal nog heel nieuw. PSV/FC-Eindhoven is ook een hele nieuwe voetbalclub. Zij hebben niet veel geld te besteden, en omdat het allemaal nog heel nieuw en redelijk onbekend is in Nederland valt er ook niet meteen heel veel te verdienen aan dit nieuwe concept. Onze opdrachtgever, Nick, heeft ons dan ook meegegeven dat alle opbrengsten die worden gemaakt met de ticketverkoop een extraatje zijn voor het bedrijf. Deze opbrengsten zijn dus niet meegenomen in de begroting. De prijzen voor de tickets zijn dan ook niet erg duur, wat weer voordelig is voor de gasten die komen kijken. Hieronder staat een tabel met de prijzen.
PrijzenVolwassenen € 3,50Kinderen tot en met 17 jaar € 2,-Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven € 2,-Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven tot en met 17 jaar € 1,-Groepen boven de vijftien personen € 1,-
Voor een aantal genodigden zijn de prijzen gedifferentieerd. De uitgenodigde voetbalclubs krijgen de normale groepskorting en betalen € 1,- per persoon. De kinderen van de line-up mogen gratis naar binnen. Ook de leerlingen van de basisscholen hebben gratis toegang tot de wedstrijd.
Alle thuiswedstrijden vinden plaats in het Jan Louwers Stadion, het stadion van FC- Eindhoven. Wij hebben zelf niet kunnen kiezen voor deze vestigingsplaats, deze stond al vast en is bepaald door anderen. Wel is een voordeel dat het stadion goed bereikbaar is met zowel het openbaar vervoer als met eigen vervoersmiddelen. Daarnaast is het niet meer dan logisch dat de wedstrijden plaatsvinden in een stadion van een van de twee clubs die gecombineerd zijn tot een nieuwe club PSV/FC Eindhoven. In het stadion zijn verschillende zitplekken. De gezinnen, de basisscholen en de voetbalclubs zitten op deze tribune. De familie en de vrienden van de speelsters mogen in de Jupiler Lounge zitten. Daarnaast moeten er voor een aantal genodigden kleedkamers geregeld worden. Zo moeten de line-up kinderen zich ergens om kunnen kleden. De line-up kinderen krijgen hun eigen kleedkamer waarin zij zich klaar kunnen maken. Als de line-up is afgelopen en de kinderen weer zijn omgekleed, mogen zij op de tribune gaan zitten en krijgen zij geen toegang meer tot de kleedkamer.
13
De thuiswedstrijden van de vrouwen eredivisie PSV/FC Eindhoven worden op allerlei manieren onder de aandacht gebracht. Ten eerste is een heel belangrijk medium voor de communicatie tussen ons en onze doelgroepen de social media. PSV/FC Eindhoven heeft facebook en twitter.
Facebook: https://www.facebook.com/PsvFcEindhoven
Twitter: https://twitter.com/PSVFCEindhoven
Vooral de jeugd is actief op facebook en twitter. Zij zullen dan ook degene zijn die op deze manier het meest in aanraking komen met informatie over PSV/FC Eindhoven. Volwassenen zijn daarentegen ook steeds meer actief op deze social media. Voor alle volwassenen die hier echter geen account op hebben, is er nog de site van PSV/FC Eindhoven.
Site: http://www.psvfceindhoven.nl/
Uit onze enquête (waarin ook vragen stonden over hoe de toeschouwers te weten zijn gekomen van de wedstrijd), blijkt dat veel volwassenen te horen kregen van de wedstrijden via de site. Daarnaast komt er elke week pers naar de wedstrijden. Zij interviewen speelsters, coaches en trainers en zij maken filmpjes en foto’s van de wedstrijd. Deze beelden en berichten komen op het internet terecht en worden zo ook weer bekeken door potentiële toeschouwers.
Tenslotte schrijven wij elke week voetbalverenigingen en basisscholen aan. Deze doelgroepen sturen wij een mail met daarin een officiële uitnodiging (met daarop de website, het facebookadres en de twitternaam). De kans is groot dat deze voetbalclubs en basisscholen nieuwsgierig zullen worden en naar informatie over PSV/FC-Eindhoven gaan zoeken.
Er is veel personeel aanwezig rondom de thuiswedstrijden van PSV/FC-Eindhoven. Hieronder staat een schema met het personeel en hun verantwoordelijkheden.
Contactgegevens medewerkersOrg Organisatie Nick Veenbrink 0683977484Org Organisatie Evenemententeam Rudi Nijssen 0611953451Eve Evenemententeam Ondersteuning Emmy Wilde 0618314962Eve Evenemententeam overige ledenHos Hospitality Maud van Eck 0657888548MarCom Marketing, Communicatie & PR Nick Veenbrink 0683977484Tick TicketingAcc Accommodatie Frans VosTea Teammanagement Esther Verhoef 0653728966Log Logistiek & Veiligheid Nick Veenbrink 0683977484Hor Horeca Harold van der Aa 0652616563Gel Geluid Paul Haex 0622668323Prom Promotie Anne Reijntjes 0648722001SE Side Event Rob Verlinden 0634892200
14
Van alle leden van het team wordt geacht een professionele houding aan te nemen. Dit houdt onder andere in dat iedereen er elke thuiswedstrijd goed verzorgd uitziet (nette kleren). Daarbij draagt ook ieder lid van het team iets waardoor duidelijk te zien is dat hij bij het team van PSV/FC Eindhoven hoort (trainsters en coaches dragen een trainingspak van PSV/FC Eindhoven, wij als minorstudenten dragen allemaal een keycord met daarop het logo van PSV/FC-Eindhoven en zo heeft iedereen wel iets). Deze kleding is mede verantwoordelijk voor de uitstraling die wij als team hebben. Wij wensen een professionele en warme uitstraling te hebben. Naast de kleding draagt ook onze gastvrijheid hier aan bij. Te allen tijde hebben de leden van het team een open houding tegenover de gasten. Ook zullen zij altijd proberen de gasten zo vriendelijk mogelijk te woord te staan en te helpen. Hierover zijn ook afspraken gemaakt binnen het team.
Fondsenwervingplan Dit punt is voor ons erg lastig, omdat PSV/FC Eindhoven een op zichzelf staande stichting is. Wij hebben geen bijdrage in dit aspect van de organisatie. Nick neemt deze taken op zich, omdat hij echt het gezicht is van de organisatie. Hij wil dan ook niet dat wij als minorstudenten deze taak op ons gaan nemen. Dit komt, omdat er belangrijke bedrijven moeten worden aangeschreven waar geen fouten in gemaakt mogen worden, omdat deze bedrijven ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren voor PSV/FC- Eindhoven in de toekomst.
Communicatieplan
De doelgroepen die wij willen bereiken zijn, zoals eerder al aangegeven, het gezin, voetbalverenigingen en basisscholen. Bij de basisscholen richten wij ons specifiek op een maatschappelijk verantwoord aspect, waarbij wij informatie gaan verstrekken over een gezonde leefstijl en over gezonde voeding voor basisschoolkinderen.
Communicatiedoelstelling voor een breed en gevarieerd plubliek: Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij een breed en gevarieerd plubliek bereiken door gebruik te maken van promotie via social media maar ook via oude media zoals kranten. Aan het einde van deze periode willen wij meer, breder en gevarieerder publiek zien. Dit gaan wij bereiken door deze doelgroep te laten weten wanneer en waar de wedstrijden precies plaatsvinden. Daarnaast willen wij deze doelgroep in laten zien dat de het ‘naar de wedstrijd gaan kijken’ en leuke vrijetijdsbesteding is voor een hele brede doelgroep. Communicatiedoelstelling voor het gezin: Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij gezinnen bereiken door middel van gebruik te maken van promotie via social media maar ook oude media zoals kranten. Aan het einde van deze periode willen wij het aantal gezinnen dat komt kijken zien stijgen naar 30 gezinnen per wedstrijd. Dit gaan wij bereiken door deze doelgroep te laten weten wanneer en waar de wedstrijden precies plaatsvinden. Daarnaast willen wij deze doelgroep in laten zien dat de het ‘naar de wedstrijd gaan kijken’ en leuke vrijetijdsbesteding is voor zowel dochter als moeder en voor zowel vader als zoon.
Communicatiedoelstelling voor voetbalclubs: Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij voetbalclubs bereiken door deze te mailen met daarin een officiële uitnodiging voor de wedstrijd. In deze uitnodiging staat ook de facebookpagina, de twitternaam en de website waardoor de uitgenodigde meteen extra informatie kunnen opzoeken over PSV/FC Eindhoven. Wij willen deze doelgroep in laten zien dat het leuk is voor de clubleden om te komen kijken. Dit gaan we doen door elf leden van de voetbalvereniging mee te laten lopen in de line-up. Daarnaast gaan we het bestuur in laten zien dat deze thuiswedstrijd een ideale mogelijkheid is om te netwerken in de jupiler lounge. Aan het einde van deze periode willen wij het belang van de voetbalclubs verhogen en hiermee willen we 4 voetbalclubs per wedstrijd kunnen uitnodigen.
Communicatiedoelstelling voor basisschoolkinderen met de nadruk op het maatschappelijk verantwoorde aspect (gezonde levensstijl): Gedurende de periode 28 september tot eind januari zullen wij maatschappelijke verantwoord bezig zijn door
15
kinderen op basisscholen inzicht te geven in gezonde voeding en in een gezonde leefstijl. Dit gaan we doen door ze uit te nodigen via de mail en ze langs te laten komen om deel te nemen aan de extra side events die worden georganiseerd. Hierbij zal informatie worden gegeven over gezonde voeding en over een gezonde leefstijl. Aan het einde van deze periode willen wij het aantal kinderen met overgewicht niet terug dringen, maar willen wij ze bewust maken van gezonde voeding en van een gezonde leefstijl.
We hebben briefpapier gekregen van Nick. Op dit briefpapier dienen wij elke brief te maken die wij willen versturen. Hieronder staat deze brief, hierop is duidelijk de stijl te zien die wij aanhouden.
De toon die wij gebruiken in onze communicatie is altijd
formeel. Wij laten de door ons gemaakte brieven altijd eerst controleren door Nick, zodat we er zeker van zijn dat de brieven altijd correct zijn.
Voor de frequentie waarmee wij brieven versturen en de timing waarop we de brieven versturen kun je vinden in het balkenschema in de bijlage van het projectvoorstel. Wij schrijven alle scholen en verenigingen drie weken voor de datum van de thuiswedstrijd aan. Mochten wij geen reactie krijgen op onze uitnodiging, dan sturen wij twee weken van te voren een reminder. Wanneer mensen zich hebben aangemeld, krijgen zij drie dagen voor de wedstrijd een bevestiging van hun reservering.
Wij hebben altijd een standaard afsluiting van de brief, met daarin de afzender. Zie onderstaande tekst.
Namens de gehele organisatie, graag tot ziens.
Stichting Vrouwenvoetbal PSV / FC Eindhoven
Postbus 6915600 AR EINDHOVEN
Charles Roelslaan 15644 HX Eindhoven
http://www.psvfceindhoven.nlhttp://www.facebook.com/PSVFCEindhovenhttp://www.twitter.com/PSVFCEindhoven
16
KvK-nummer: 55534643BTW-nummer: 851754892B01
De genodigden kunnen feedback geven door ons terug te mailen.
De line-up kinderen hoeven geen toegang te betalen, maar mogen gratis naar binnen. Ook krijgen zij wat te drinken na afloop. De ouders van deze kinderen mogen ook gratis naar binnen. De ballenmeisjes krijgen voor en tijdens de wedstrijd ook wat te drinken. De ouders van deze kinderen mogen ook gratis naar binnen.De kinderen van de basisscholen mogen gratis naar binnen. Ook krijgen zij gratis informatie over een gezonde levensstijl en ook zij krijgen iets te drinken.
17
1.3 Herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG)
KwaliteitsbeheersingOm de kwaliteit zo goed mogelijk te bewaken, stellen we voorafgaande het project bepaalde normen vast. De normen zijn tevens onze doelen en subdoelen, omdat deze betrekking hebben op het aantal toeschouwers per wedstrijd. Ook willen we de kwaliteit behouden door ervoor te zorgen dat alle projectactiviteiten volgens de doelstellingen uitgevoerd worden. Het is dus van groot belang dat er voorafgaand aan de wedstrijd veel aandacht uit gaat naar het werven van toeschouwers en dat op de dag zelf het side-event verloopt zoals we gepland hadden.
OrganisatiebeheersingOns organigram maakt duidelijk dat wij als projectgroep niet eindverantwoordelijk zijn voor ons project. Wel zijn we ieder verantwoordelijk voor bepaalde belangrijke takken binnen de organisatie. We ondersteunen elkaar met onze taken, om zo tot een zo goed mogelijk eindproduct te komen. Overleg is dus erg belangrijk om de samenwerking optimaal te houden en onduidelijkheden te voorkomen. Buiten overleg binnen ons projectgroep, is overleg met de eindverantwoordelijke, Nick Veenbrink, ook van groot belang. Hij moet te allen tijde op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen ons project, zo komt hij ook nooit voor verassingen te staan op de dag van de wedstrijd.
FaciliteitenbeheersingWe maken met ons project gebruik van het stadion van FC Eindhoven, namelijk het Jan Louwers stadion. We hebben daar alle faciliteiten die we nodig hebben voor ons project, incidenteel zouden we voor ons Side-Event aan meer materiaal moeten komen. We hebben verder niets te maken met vergunningen en eisen die voor ons project van belang zijn. Wel zorgen we deels voor voldoende menskracht op de dag van de wedstrijd. We moeten voor ballenmeisjes en line-up kinderen zorgen en zelf zijn we merendeel ook aanwezig om de organisatie zo goed mogelijk te laten verlopen. We hoeven niet voor voldoende beveiliging te zorgen, dit is de taak van Nick Veenbrink zelf.
TijdbeheersingHet balkenschema (te vinden als bijlage) geeft weer hoe we onze tijd gebruiken om alles voor te bereiden voor de wedstrijd. We hebben elke week een “to-do” lijst waarin de taken staan die we de desbetreffende week moeten afronden. Soms neemt een taak meer dan één week in beslag en helpen we elkaar met onze taken om zo niet in tijdsnood te komen. Met deze “to-do” lijsten bewaken we de voortgang van ons project en is voor iedereen duidelijk wat voor hem of haar te doen staat.
InformatiebeheersingEmmy, voorzitster van ons projectgroep, staat het meest in contact met Nick. De taken die Nick aan Emmy geeft, komen direct op de “to-do” lijst te staan. Vaak weten we dus al wat er tussen hen besproken is en kunnen we eventueel al bepaalde taken afhandelen voordat we elkaar treffen op iedere woensdag, donderdag en vrijdag. De “to-do” lijsten staan op dropbox, dit is ook het programma waar iedereen zijn documenten op plaatst. We kunnen dus op ieder moment van de dag zien wanneer iets wordt aangepast en kunnen elkaars documenten ook aanpassen. Alle documenten zijn dus altijd beschikbaar en hoeven we nooit ergens naar opzoek.
GeldbeheersingAls projectgroep hebben we nooit zomaar het recht om geld te spenderen of vrij te maken. Dit gaat altijd via Nick en hij is afhankelijk van derden. Indien er toch geld nodig is om iets te organiseren, gaat dit altijd in overleg met Nick. Voor een overzicht van de kosten verwijzen we naar de bijlagen (bijlage 2).
18
Toelichting begroting
Omdat we als projectgroep geen directe toegang en betrokkenheid hebben voor wat betreft de financiën, is er in overleg met John Marinus gekozen voor een fictieve begroting. Natuurlijk kunnen we in overleg met Nick Veenbrink wel vragen om budget, maar dit heeft goedkeuring van hogere hand nodig. PSV / Fc Eindhoven regelt alle financiële zaken intern. Omdat we gekozen hebben voor een fictieve begroting komen de cijfers niet overeen met de werkelijkheid. We hebben geen weet van de daadwerkelijk gemaakte kosten en onkosten, daarom hebben we zelf een ruwe inschatting gemaakt van de cijfers in de begroting.
Zoals eerder genoemd in het projectplan zijn alle opbrengsten die we bijvoorbeeld uit de de kaartverkoop (ticketing) halen, een extraatje voor het bedrijf. Hier hebben op financieel gebied het meest mee te maken. Dit zijn kwantitatieve opbrengsten. Per thuiswedstrijd komen er een x aantal betalende bezoekers op de wedstrijd af. Sommige groepen (scholen en vereniging) hebben van te voren al gereserveerd en kunnen tegen groepskorting het stadion in. Hier de entreeprijzen op een rijtje.
PrijzenVolwassenen € 3,50Kinderen tot en met 17 jaar € 2,-Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven € 2,-Seizoen Club Cardhouders PSV en FC Eindhoven tot en met 17 jaar € 1,-Groepen boven de vijftien personen € 1,-
De afspraken die we hebben gemaakt zijn op vrijwillige basis. Daarmee bedoelen we vooral de stadionspeaker die voor het licht en geluid zorgt tijdens de thuiswedstrijden van PSV / Fc Eindhoven. De jongen die hiervoor is benaderd, doet dit op vrijwillig en kosteloze basis. Dit is een voorbeeld van een externe partij.
19
1.3 Risicoanalyse
Ons project heeft 25% kans op niet slagen (223/883 * 100% = 25%). Als het risico 50% kans heeft, wordt er afgeraden om niet aan het project te beginnen. Hier zitten we ruim onder, waardoor ons project door kan gaan. Dit is allemaal te lezen in de risicoanalyse die bijgevoegd is al bijlage (bijlage 3).
In het projectvoorstel waren verschillende risico’s te lezen waardoor het project niet door zou kunnen gaan. Een aantal van deze zaken zijn inmiddels opgelost, maar er zijn er zeker nog een aantal waardoor er tijdens het project zelf nog problemen kunnen ontstaan.
Het financiële aspect is inmiddels geen risico meer voor het project. De prioriteiten die gesteld waren voor de uitgaves zijn verwerkt in de begroting. Deze begroting (zie bijlage) is inmiddels gesloten en geaccepteerd door PSV / FC Eindhoven. Daarnaast is er ook geen juridisch risico meer, aangezien de aanvraag voor de vergunning voor het gebruik van het Jan Louwers Stadion goedgekeurd is. Hierdoor kunnen de wedstrijden van de dames officieel doorgaan. Voor de overige risico’s die in het projectvoorstel zijn opgesteld, zijn maatregelen ontwikkeld om deze te voorkomen.
Organisatorisch risico:Omdat er elke thuiswedstrijd een side event wordt georganiseerd, zitten hier organisatorische risico’s aan vast. Voor elk side event worden scholen benaderd om hier aan mee te doen. Vanuit de organisatie wordt er dus vanuit gegaan dat de scholen ook daadwerkelijk op komen dagen om deel te nemen aan het side event. Het kan echter wel zo zijn dat een school om een of andere reden toch niet op komt dagen naar de wedstrijd, waardoor je zou denken dat het side event tijdens de wedstrijd niet door zou kunnen gaan. Om dit te voorkomen zorgen we ervoor dat we meerdere dagen voor de wedstrijd nog contact leggen met de scholen, om er zeker van te zijn dat ze komen. We willen dit niet over laten komen alsof we ze controleren, waardoor de scholen argwaan krijgen. We sturen ze een e-mail met informatie over het side event en met de vraag of ze een berichtje willen sturen als ze de informatie gelezen hebben. Ze kunnen dan ook nog vragen stellen over het side event. Mocht het toch voorkomen dat een school onverhoopt niet komt opdagen, dan ligt er altijd een noodplan klaar. De kinderen die meedoen met het side event zijn net zo oud als de meisjes die meelopen met de line up. Dus als er nood aan de man is, kunnen deze line up kinderen meedoen met het side event. Als dit niet kan, dan ligt er een plan klaar waardoor het side event met 1 school gehouden wordt en niet met 2 of meer.
Een tweede risico is het arbitrale trio. Het kan altijd zo zijn dan een scheidsrechter ineens niet meer kan komen (denk aan een blessure of aan ziekte). Als het voor de wedstrijd al duidelijk is dat een scheidsrechter de wedstrijd niet kan leiden, wordt er contact opgenomen met de KNVB. Zij regelen de scheidsrechters en de eventuele vervangers als de wedstrijd nog niet gestart is. Tijdens de wedstrijd ligt dit anders, aangezien er dan niet meteen een vervangende scheidsrechter geregeld kan worden. Bij het damesvoetbal is er geen vierde official, die vanzelfsprekend dus ook niet kan invallen voor de scheids- of grensrechter. Wat we kunnen doen is de hulp van het publiek inschakelen. Er wordt omgeroepen of iemand bevoegd is om de wedstrijd uit te fluiten. Hij of zij moet dan wel kunnen aantonen dat ze een KNVB licentie hebben om op dit niveau te mogen fluiten (1e klasse niveau amateurs is het minimale). Mocht er niemand in het publiek zitten die de wedstrijd mag en kan uitfluiten, dan zijn we helaas genoodzaakt om de wedstrijd te staken. De KNVB plant vervolgens wanneer het restant van de wedstrijd wordt uit gevoetbald.
Het minst grote risico binnen de organisatie zijn de tribunes. We bepalen aan de hand van de verwachte hoeveelheid, hoeveel tribunes er toegankelijk zijn voor publiek. De tribunes die we niet willen gebruiken worden afgezet met hekken, waardoor het publiek daar niet kan komen. Mochten er meer mensen dan verwacht op de wedstrijd afkomen,
20
kan er ter plekke besloten worden om een van de andere tribunes te openen. Tijdens de wedstrijd kan het ook zo zijn dat publiek zich naar tribunes begeeft die gesloten zijn. Mocht dit gebeuren, dan worden de stewards geïnstrueerd om deze gasten vriendelijk te verzoeken om op een andere tribune plaats te nemen. Technisch risico: Technische risico’s liggen bij licht en geluid. Tijdens de wedstrijden zorg Daniel voor het licht en geluid. Mochten de lichten het niet doen dan is het risico dat de wedstrijd zelfs niet kan doorgaan omdat het dan te donker is. De lichten moeten om 18:00 al aan worden gezet dus mochten ze het niet doen dan komen we daar om 18:00 al achter en kunnen we nog een monteur bellen. De lichten moeten een bepaalde tijd opwarmen. Het tweede risico is de geluidsinstallatie. Wanneer deze niet werkt kan er niks worden omgeroepen. Dit is een enorme sfeer maken met muziek. Ook de spelers worden omgeroepen wanneer ze scoren en wisselen. Het is geen ramp wanneer deze kapot gaat want de wedstrijd kan gewoon doorgaan. Maar de sfeer zal een stuk minder zijn. Een uur voor aanvang wordt de muziekinstallatie nog getest, mocht hij het niet doen dan kunnen we nog een monteur bellen. Wanneer het veld wordt door de scheidsrechter wordt afgekeurd hebben we ook een technisch risico. We kunnen er voor zorgen dat dit niet gebeurd door voor aanvang keuring veld laten prepareren door veldbeheer. Wanneer het te hard sneeuwt, regent of je mistig is kunnen we hier niks aan doen en zal de wedstrijd misschien worden afgelast.
VeiligheidsrisicoEen veiligheidsrisico kan zijn dat een speelster een blessure of letsel tijdens of voor een wedstrijd oploopt. Dit kan altijd voorkomen en we zorgen er dus altijd voor dat er 4 EHBO’ers aanwezig zijn. Zij zijn gedurende de hele wedstrijd aanwezig en beschikken over verschillende diploma’s, materialen en brancards. We kunnen natuurlijk nooit blessures voorkomen maar we kunnen het wel meteen behandelen. Wanneer iemand zo ernstig gewond is zullen de EHBO’ers altijd beschikbaar zijn om na het ziekenhuis te rijden of een ambulance te bellen. Deze EHBO post is natuurlijk ook altijd voor de toeschouwers beschikbaar. Wanneer mensen vallen, of er geweld plaats vinden en iemand moet behandeld worden kunnen ze altijd bij de EHBO terecht. We proberen geweld en vandalisme altijd te voorkomen en dit doen we door altijd te zorgen dat er genoeg stewards aanwezig zijn voor, tijdens en na de wedstrijd. Deze mensen zijn er voor opgeleid en weten wat ze moeten doen wanneer er zulke situaties ontstaan. Er is een calamiteiten plan zodat iedereen ook weet wanneer er iets gebeurd wat ze moeten doen. Het tweede veiligheidsrisico is de stadioncapaciteit is te laag. Om de veiligheid van de mensen te garanderen zorgen de stewards dat de hekken worden gesloten zodat er niemand mee in kan. Dan zorgen ze dat het kassa personeel wordt geïnstrueerd om niemand meer binnen te laten. Wanneer mensen de wedstrijd verstoren moeten de stewards weten hoe ze moeten handelen. Hiervoor worden ze geïnstrueerd en hebben ze opleidingen gevolgd.
Personeelsrisico:Een risico bij het personeel is dat het personeel zijn/haar taken niet kent. Dit proberen wij elke wedstrijd te voorkomen door ruim voor aanvang van de wedstrijd een briefing te plannen. Er vinden hierbij twee vergaderingen plaats. Deze eerste vergadering vindt ruim twee weken voor aanvang van de wedstrijd plaats, en hierin wordt bepaald wat de voorbereidende taken zijn per persoon. Deze vergadering verloopt onder leiding van Nick. De tweede vergadering vindt ongeveer anderhalve week voorafgaand aan de wedstrijd plaats, en hierin wordt besproken wat de taken zijn op de wedstrijddag zelf per persoon. Deze vergadering verloopt meestal onder leiding van Emmy. In deze vergaderingen is ruimte voor het uiten van een eigen mening en voor overleg. We zorgen er altijd voor dat iedereen tevreden is met de taken die hij/zij toegewezen krijgt. Daarnaast is er nog een risico op de wedstrijddag zelf dat er personeel op het laatste moment afzegt door bijvoorbeeld ziekte. Dit proberen wij altijd te voorkomen door ruim voor aanvang van de wedstrijd, anderhalve week van te voren (dus tegelijk met de tweede vergadering), een rooster te maken met daarin wie wat doet op de wedstrijddag zelf. In dit rooster worden ook altijd back-up personen opgenomen die gebeld kunnen
21
worden op de wedstrijddag als iemand anders zich plotseling op het laatste moment afmeld.
22
Verantwoording Projectplan
PSV / FC EINDHOVENOrganisatie rondom thuiswedstrijden
Naam: Tom ZandersStudentnummer: 2142130E-mail: [email protected]: 20-11-2012
23
Inhoudsopgave
1. Inleiding Blz. 38
2. Theoretische verantwoording van het product Blz. 39
3. Verantwoording bijdrage aan het product Blz. 40
4. Verantwoording bijdrage aan het proces Blz. 41
24
1. InleidingDit is het verantwoordingsdeel van het projectplan voor PSV/FC Eindhoven. Vanuit PSV/FC Eindhoven is namens de teammanager Nick Veenbrink de vraag bij Sportformule Eindhoven gekomen, of Sportformule een bijdrage kon leveren bij de organisatie rondom de thuiswedstrijden van het dameselftal van PSV/FC Eindhoven, uitkomend in de BeNe League. Vanuit Sportformule Eindhoven hebben wij die opdracht gekregen, zodoende wij nu deel uitmaken van de organisatie rondom alle thuiswedstrijden. De commissies waar wij binnen de organisatie verantwoordelijk voor zijn, zijn: ticketing, hospitality, licht & geluid, pr en side events. De data van de wedstrijden die we moeten organiseren zijn: 12-10-2012, 25-10-2012, 02-11-2012, 30-11-2012 en 21-12-2012. Na elk evenement wordt er geëvalueerd wat er eventueel beter kan, zodat we ons ook daadwerkelijk kunnen verbeteren. Het projectplan is geschreven voor de teammanager Nick Veenbrink en de verantwoordelijke bij Sportformule, John Heijster. In dit verantwoordingsdeel staat wat mijn bijdrage was bij het projectplan en wat mijn bijdrage is binnen de organisatie.
25
2. Theoretische verantwoording van het productVoorafgaande aan het opstellen van het projectplan, hebben we met ons minorgroepje gewerkt aan het projectvoorstel. Hierin werd beschreven waarom we dit project wilden organiseren en waarom ons project dus aangenomen moest worden. Dit project is ingeleverd en inmiddels ook goedgekeurd, waardoor we verder konden gaan met het maken van het projectplan.
Om het projectplan goed te kunnen uitwerken, hebben we veel gebruik gemaakt van het boek ‘Projectmanagement’ van Verhaar. We hebben de stappen gevolgd die het boek beschrijft om een projectplan goed te kunnen opstellen. Door middel van het raadplegen van colleges, internet, maar ook de kennis van alle leden van onze minorgroep, hebben we het projectplan goed kunnen opstellen.
De eerste acht stappen die in het boek beschreven staan, zijn terug te vinden in het projectvoorstel, datgene wat bij ons dus al is goedgekeurd. Hier hebben we goed naar teruggekeken, want nu is het de bedoeling dat we onze plannen die we beloofd hebben, ook daadwerkelijk een vorm laten aannemen. Voor dit projectplan hebben we stap negen tot en met twaalf gevolgd. Iedereen binnen de minorgroep heeft een deel gemaakt en dit hebben we samen gevoegd. We hebben tijdens het maken van de stappen veelvuldig overleg gehad, om het tot een goed geheel te laten vormen. Na het completeren van het projectplan hebben we het projectplan nog eens gezamenlijk doorgenomen en hebben we ingestemd met het resultaat dat er nu ligt.
Bij stap 9 hebben we een gedetailleerd plan of ontwerp gemaakt. Dit betekent dat het basisconcept dat er al lag (projectvoorstel), verder is uitgewerkt. De structuur van de organisatie is goed te lezen. Wat zijn de verbanden tussen de commissies binnen de organisatie en van welke andere commissie zijn ze afhankelijk van. Wat moeten de commissies regelen ter voorbereiding op een wedstrijd en wat moet er nog gedaan worden op de wedstrijddag zelf. Deze zaken zijn te lezen in stap 9. Ten slotte wordt er nog beschreven wat de sfeer tijdens de evenementen moet zijn. Zonder deze sfeer beschouw ik het evenement als niet geslaagd. Stap 10 bevat de ontwikkeling voor het markering- of communicatieplan. Hier zijn de vijf P’s uitgewerkt (product, prijs, plaats, promotie en persooneel). We hebbeng een fondsenwervingsplan, aangezien wij zelf niet actief zijn bij de sponsoring binnen PSV/FC Eindhoven. Stap 10 is afgesloten met het maken van een communicatieplan: hoe communiceren wij met externe partijen om het project te kunnen laten slagen. Vervolgens zijn in stap 11 de beheersaspecten kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en geld (koftig) verder uitgewerkt. Toen dit allemaal was uitgewerkt, hebben we het projectplan gezamenlijk bekeken en er een geheel van gemaakt.
Aan de hand van dit projectplan, is duidelijk te lezen dat de organisatie steeds meer vorm begint te krijgen. Aangezien we al een aantal wedstrijden hebben georganiseerd, weten we inmiddels wat het inhoudt en weten we al wat er verbeterd kan worden. Niet alleen qua uitvoering, maar ook de structuur binnen de organisatie.
26
3. Verantwoording bijdrage aan het product
Elke maandag komen we met onze minorgroep bij elkaar om aan het beroepsproduct te werken. We verdelen de taken goed, zodat iedereen eenzelfde inbreng heeft in het totaalproduct. We hebben werkcolleges van Roel Nabuurs en John Marinus die we volgens, zodat we weten wat er verwacht wordt wat betreft het beroepsproduct. Naast het verdelen van de taken, is de onderlinge communicatie binnen onze groep goed. Als ik met een vraag zit in het deel dat ik aan het maken ben, kan ik terecht bij de rest van de groep. Andersom geldt dat precies hetzelfde.
Bij het projectplan heb ik een bijdrage geleverd aan stap 9: Ontwikkelen van een gedetailleerd plan of ontwerp. Bij stap 9a heb ik samen met Rob Verlinden en Paul Haex besproken wat voor structuur we in onze organisatie hebben en hebben Rob en Paul deze structuur uiteindelijk uitgetekend. Bij stap 9b ben ik verantwoordelijk geweest voor het gedetailleerde plan voor ticketing en hospitality. Hier is duidelijk te lezen wat deze commissies inhouden en wat deze twee commissie moeten doen binnen de organisatie. Dan gaat het om de voorbereiding voor een wedstrijd, maar ook wat de verantwoordelijken binnen de commissie moeten doen op de wedstrijddag zelf. Ook heb ik de sfeerschets bij stap 9c verder uitgewerkt. Hierin heb ik vernoemd wat het doel is qua sfeer (gezelligheid, terugkomen naar het stadion), maar ook hoe we dit willen bereiken. Op welke manier willen wij er als organisatie voor zorgen dat het stadion voller komt te zitten, maar dat het wel gezellig en veilig blijft voor de toeschouwers.
Nadat Rob al een aantal stappen die afgerond waren achter elkaar had gezet, heb ik deze allemaal in de juiste lay-out geplaatst (stap 12). Dit was niet alleen onder elkaar zetten van de stappen die gemaakt waren, maar ook het toevoegen van alle verantwoordingsdocumenten van de rest van onze minorgroep en het toevoegen van de juiste bijlagen. Alles staat in de juiste lay-out en in de inhoudsopgave is terug te lezen waar welk deel van het projectplan zich bevindt.
27
4. Verantwoording bijdrage aan het proces
Elke woensdag (hele dag), donderdagmiddag en vrijdagmiddag zitten we met onze minorgroep bij de Ijsbaan te werken aan de evenementen die we organiseren. Naast onze eigen minorgroep zijn dan ook andere studenten van het evenemententeam Genneper Parken aanwezig en onze voorzitster Emmy. Emmy verdeelt de taken van alle evenementen die we organiseren en zij controleert er ook voor dat alles gedaan wordt. Op deze dagen zijn we vooral met de voorbereiding van alle evenementen die we organiseren bezig, niet zozeer met het maken van het beroepsproduct. Het maken van het beroepsproduct doen we elke maandag.
Toen we net begonnen met de minor wist ik dat ik een beetje een chaoot ben en dingen die ik moet onthouden of moet regelen wel eens wil vergeten. Deze minor ben ik daar erg sterk in gegroeid. Het was fijn dat de taken allemaal verdeeld werden en ik wist wat ik moest doen. Ik wil zo nu en dan nog wel eens iets vergeten (bijvoorbeeld wanneer de deelproducten ingeleverd worden), maar daar wordt ik gelukkig ook weer aan herinnerd door mijn medestudenten. Daarom is het voor mezelf ook erg belangrijk dat ik deze minor ben gaan doen. Ik merk dat het me tot nu toe alleen maar sterker maakt. Wat betreft beroepsproducten ben ik ook iemand die wil dat alle goed geregeld. Ik wil graag het eindconcept zien om het zelf nog te controleren en eventueel aan te passen. Daarom heb ik mezelf voor het projectplan ook aangeboden om alles in een geheel te zetten en het te versturen.
Gedurende de minor hebben we al meerdere wedstrijden georganiseerd en ik merk dat de taken die ik uitvoer ook goed uitvoer. Ik ben verantwoordelijk voor de commissie ticketing en alles wat daar onder valt. Ik moet ervoor zorgen dat de kassa’s bemand zijn op de wedstrijddagen en dat de medewerkers die achter de kassa’s zitten weten waar ze aan toe zijn. Ik stel 5 dagen voor de wedstrijd een mail op en ik informeer de medewerkers of er acties zijn (kortingskaartjes), waardoor toeschouwers tegen een gereduceerd tarief naar binnen kunnen. Ik laat ze ook weten achter welke kassa ze zitten (groepskassa, normale kassa) en hoe duur de entreeprijzen zijn. Op de wedstrijddag ben ik er verantwoordelijk voor dat de kassa’s voor aanvang van het openen van het stadion geteld zijn. Dit doe ik persoonlijk en ik onderteken het formulier in de kassa. Vervolgens ga ik de medewerkers nogmaals informeren over eventuele acties en bezetting van de kassa’s (dit maal mondeling). Ik overhandig de getelde kassa’s aan de medewerkers en adviseer ze om deze nogmaals te tellen, zodat ook echt alles klopt. Rond 18:00 uur open ik het stadion en kan de kaartverkoop beginnen. Ik ben zelf tot het sluiten van de kassa in de buurt, zodat mensen altijd met vragen naar me toe kunnen komen. Zo heb ik al een aantal keren gehad dat groepen niet weten waar ze naar toe moeten. Dit kwam omdat het genodigde gasten waren die bij een andere ingang naar binnen moeten. Ik heb daarom de gastenlijst altijd bij de hand en wijs die gasten vervolgens de weg naar de juiste ingang. Als de wedstrijd inmiddels is begonnen, laat ik de medewerkers de kassa’s minimaal 30 minuten en maximaal 45 minuten na aanvang van de wedstrijd sluiten. Zij gaan vervolgens met de kassa naar het kantoor en de kassa’s worden opnieuw geteld. Ik sluit het stadion en overhandig de sleutel aan de stewards, zodat zij in geval van calamiteiten of aan het eind van de wedstrijd, het stadion kunnen openen. Daarna zit mijn taak erop en bekijk en bespreek ik met mijn medestudenten of er nog taken zijn die ik kan uitvoeren. Is dat niet het geval dan kan ik lekker genieten van de tweede helft, anders ben ik altijd bereid om de rest nog ergens mee te helpen.
Na elke wedstrijddag bespreken we op woensdag met onze minorgroep wat er goed ging en wat er beter kan. Dit wordt ook besproken met de teammanager van PSV/FC Eindhoven. Alle aspecten van de wedstrijddag worden nagelopen om te kijken of het al goed ging of wat er nog beter kan. Dit doen we zodat elke wedstrijd weer beter georganiseerd is.
28
Verantwoording Projectplan
PSV / FC EINDHOVENOrganisatie rondom thuiswedstrijden
Naam: Rob VerlindenStudentnummer: 2151083E-mail: [email protected]: 20-11-2012
29
Inhoudsopgave
1. Inleiding Blz. 44
2. Theoretische verantwoording van het product Blz. 45
3. Verantwoording bijdrage aan het product Blz. 47
4. Verantwoording bijdrage aan het proces Blz. 48
30
1. Inleiding
Dit is mijn verantwoording van het project PSV / FC Eindhoven. We organiseren dit project met vijf studenten van de minor sport en bewegingsstimulering, Events Eindhoven. We houden ons bezig met de organisatie van de thuiswedstrijden van het vrouwenelftal PSV / FC Eindhoven. De stage voor deze minor bestaat uit het organiseren van evenementen en projecten de gemeente Eindhoven en specifiek het stadsgedeelte Genneper Parken. Via John Heijster krijgen we opdrachten binnen voor het organiseren van verschillende sport/beweeg activiteiten, waar het project PSV / FC Eindhoven valt.Het project (een thuiswedstrijd) vind steeds op een vrijdagavond plaats. Meerdere malen in onze stageperiode. In het verantwoordingsdocument wordt een koppeling gemaakt naar de theorie vanuit de praktijk. Ook staat er beschreven hoe het groepsproces is verlopen en wat mijn individuele bijdrage is geweest aan het proces en het uiteindelijke product.
31
2. Theoretische verantwoording van het productBij de start van deze minor werd het duidelijk dat je als student ingezet werd bij het organiseren van verschillende evenement/projecten in de gemeente Eindhoven. Deze evenementen en projecten hebben allemaal iets met bewegen of sport te maken. Het project waar wij als projectgroep dit product over maken, is de organisatie rondom de thuiswedstrijden van het vrouwenelftal van PSV / FC Eindhoven, die sinds dit jaar een start hebben gemaakt als club in de hoogste nationale afdeling van het vrouwenvoetbal. Na kennis te hebben gemaakt met de mensen, waarmee we als projectgroep het meest te maken mee zouden krijgen; Nick Veenbrink (teammanager) en Sandra Awondatu (hoofd pr) vertelde Nick ons wat hij voor ogen had met betrekking tot de organisatie bij elke thuiswedstrijd. Hij gaf aan dat hij vijf onderdelen wilde verdelen over alle projectleden, waar we dan ieder verantwoordelijk voor zouden worden. De vijf onderdelen zijn; Pr, hospitality, side events, ticketing en catering. De onderdelen hebben we als projectgroep in overleg goed verdeeld. Het laatste onderdeel werd al snel vervangen door licht/geluid, omdat de catering bij elke thuiswedstrijd al werd verzorgd door een extern bedrijf in de vorm van een frietkar. Het onderdeel licht/geluid houdt in het kort in dat de verlichting in het stadion en op het veld verzorgd wordt. Ook moest een stadionspeaker geregeld worden voor elke thuiswedstrijd. Verder op in de tekst worden de andere vier onderdelen beschreven. Het algehele doel wat Nick beschreef is om meer naamsbekendheid te creëren voor de club PSV / FC Eindhoven. Een indirect gevolg van naamsbekendheid is dat er meer toeschouwers getrokken worden. Toeschouwers betekent entreeprijzen, indirect dus inkomsten voor de club. Echter zijn de inkomsten zeker geen primair doel! Naamsbekendheid en de thuishaven (het Jan Louwers stadion) vullen met toeschouwers was het doel.Om het stadion te vullen richten we ons vooral op basisscholen en verenigingen uit de regio Eindhoven. Hier komt dus promotie van pr bij kijken. Er werden basisscholen aangeschreven, voetbalclubs uit de regio uitgenodigd om tegen reductie een wedstrijd te komen bezoeken. Om er voor te zorgen dat we de verenigingen en scholen meer zouden betrekken bij de wedstrijden werden er in de rust van de wedstrijd activiteiten gehouden waar de kinderen aan mee konden doen. Dit komt tevens ten goede aan de sfeer in het stadion, omdat de kinderen aangemoedigd zullen worden door familie, vrienden en bekenden. Ze konden er zelf prijzen mee winnen, denk bijvoorbeeld aan een clinic verzorgd door een aantal speelsters van PSV / FC Eindhoven. Om alle genodigden, scholen, verenigingen en businnessclub leden warm te ontvangen werd hospitality een belangrijk onderdeel van het geheel. Dit is toch de eerste indruk, het visite kaartje van de organistatie. Hiermee geef je ook een signaal aan de genodigden dat ze altijd welkom zijn om terug te komen. Dit is een belangrijk speerpunt van de organisatie.
Om het plan van aanpak te maken hebben we eerste de criteria doorgenomen en dit vertaald naar ons project. Zo konden we een beeld vormen en de praktijk aan de theorie koppelen. We hebben de criteria er naast gehouden tijdens het maken van het projectplan, om zo niks over het hoofd te zien. We vinden het als projectgroep af en toe lastig om de opdrachten te linken aan de fase waarin ons project zich bevindt. Omdat ons project al meerdere malen heeft plaats gevonden, hebben we het van begin tot eind al meerdere malen meegemaakt. Dus dit geeft ons de mogelijkheid om te blijven verbeteren. We evalueren na elke wedstrijd en zien zo steeds aandachtspunten maar ook de dingen die juist heel goed verlopen. Bij iedere wedstrijd zie je steeds weer nieuwe dingen gebeuren en moet je als organisatie op bepaalde zaken inspelen. Dit hebben we nu al een aantal keren ervaren en ik merk daarin dat we beter op elkaar ingespeeld raken. Iedereen weet wat hij of zij moet doen voor zijn eigen onderdeel, maar we functioneren nu beter als een eenheid die elkaar waar nodig aanvult.
In dit projectplan staat het gedetailleerde plan, waarin een structuurschema, sfeerschets en de productie methode beschreven worden. Hierdoor krijg je een overzicht hoe de
32
structuur binnen organisatie gestalte heeft en wat er per onderdeel precies wordt gedaan. De sfeer die we wensen te creëren staat beschreven. Ook kun je het marketingplan, fondsenwervingsplan en het communicatieplan lezen. Hiermee krijg je een duidelijk beeld hoe we de organisatie neer hebben gezet en welke keuzes we daarin maken.
33
3. Verantwoording bijdrage aan het productMijn bijdrage aan dit product ligt bij stap 9 uit het boek verhaar. Dit houdt in dat ik verantwoordelijk ben geweest voor het onder andere opstellen van het structuurschema. Hierin valt de samenhang tussen de vijf verschillende onderdelen te lezen en wordt per onderdeel een overzicht weergegeven. Hier is goed te zien dat bijna elk onderdeel wel afhankelijk is van de PR en sommige onderdelen nog van elkaar. Dat onderstreept nog maar eens hoe nauw je als organisatie verbonden bent voor het grote geheel. Elke schakel, hoe klein de bijdrage ook lijkt levert een relevante bijdrage.Verder het ik het gedetailleerde plan grotendeels gemaakt hier lees je de inhoud per onderdeel. Paul heeft hierbij geholpen voor het onderdeel, waarvoor hij zelf verantwoordelijk is. Dat onderdeel is licht en geluid. Op mijn beurt heb ik hem weer geholpen met het verbeteren van de begroting.In het geheel heb ik mijn bijdrage geleverd, door mijn eigen onderdeel in orde te maken. Waar nodig heb ik als extra steun gediend, als andere dit vroegen, of als ik zelf dacht dat dit nodig was.
34
4. Verantwoording bijdrage aan het procesOp de maandagen hebben we bij elkaar gezeten om te werken aan dit product. Ondanks dat we allemaal ook nog bezig zijn met andere projecten, reguliere school verplichtingen hebben we de maandag als dag aangehouden waarop we samen aan dit product wilden werken. We kunnen ons dan concentreren op dit product en hoeven ons dan niet bezig te houden met andere zaken.
Over de samenwerking ben ik erg tevreden, ik vind dat we als een team goed functioneren omdat iedereen het gezamenlijke belang voor ogen heeft. We weten wat elkaars kwaliteiten zijn en benutten deze naar mijn idee effectief.Mijn rol in het proces ligt vooral bij het uitwerken van de onderdelen en het helpen van anderen. Ik ben niet direct iemand die meteen de taken verdeelt maar ik probeer me ondergeschikt te maken aan het ‘teambelang’. Mocht ik zelf een idee heb hoe het anders kan, dan zal ik dit zeker laten horen. Ik zit niet te wachten op ellelange discussie op opties bespreken. Wat dat betreft vind ik dat iedereen verantwoordelijk is voor zijn/haar deel en als diegene er niet uit mocht komen zal ik altijd bereid zijn om hulp te bieden. Voor wat betreft mijn rol tijdens de thuiswedstrijden heb ik me in het begin bezig gehouden met het licht/geluid samen met Paul. Het is voorgekomen dat het side event op het laatste moment door verschillende reden buiten mij en ons projectgroepje geen doorgang kon vinden. Dit was natuurlijk voor mij persoonlijk een domper, maar hierdoor had ik ook mijn handen vrij om waar nodig te ondersteunen. Dit heb ik dan ook gedaan als een soort duizendpoot. Hier en daar te hulp schieten. Het was in ieder geval zeer afwisselend en niet saai.
Toen het side event toch door kon gaan heb ik de rol als coördinator van de georganiseerde activiteit tijdens de rust op me genomen. Hierbij heb ik begeleiders voor het evenement gezocht en de deelnemers ontvangen en geïnstrueerd in samenwerking met Maud van het onderdeel hospitality. Ik diende als aanspreekpunt voor alle betrokkene van het side event. De roc’ers, de begeleiders van scholen, de kinderen, de stewards, de teammanager van PSV / FC Eindhoven zelf en natuurlijk de verantwoordelijke van andere onderdelen. Ik heb gezorgd dat alle materialen aanwezig waren op de wedstrijd dag, gezorgd dat de begeleiders hun taken wisten en het contact begeleiders onderhouden. Ik heb gemerkt dat het best chaotisch is als je als aanspreekpunt voor iedereen dient. Iedereen verwacht iets en vraagt contant iets van je. Meestal meerde dingen tegelijkertijd. Door rustig te blijven en door te communiceren met de betrokkene is het uiteindelijk tot een succes gekomen.
35
3. Bijlagen
Inhoudsopgave
3.1 Bijlage 1: Balkenschema Blz. 55
3.2 Bijlage 2: Begroting Blz. 56
3.2 Bijlage 3: Risicoanalyse Blz. 57 t/m 64
36
3.1 Bijlage 1: Balkenschema
37
3.2 Bijlage 2: Begroting
38
3.2 Bijlage 3: Risicoanalyse
Risico Waarde Factor Zwaarte Risico Hoogste mogelijke risico
Aanpak/oplossing/waarom/plan?
A. De aanpak.
1. In welke mate heeft de Voldoende 0 1. Veel contact leggen met Nick
39
moederorganisatie ervaring met de projectmatige aanpak.
2. In hoeverre zijn de projectteamleden vertrouwd met de projectmatige aanpak?
3. Is bewust gekozen voor de projectmatige aanpak, met een duidelijke opdracht aan een projectleider/-team?
Redelijke mateOnvoldoende
ZeerRedelijkNauwelijks
JaNee
14
025
0
X5
X6
X4
20
30
0
20
30
0
Veenbrink. Ervaring opdoen tijdens elke wedstrijd.
2. Ervaring per wedstrijd. Eventuele problemen na elke wedstrijd evalueren en meteen toepassen op andere wedstrijd.
3. Na elke wedstrijd wordt er geëvalueerd met de teammanager. Het contact is goed en als projectgroep treffen we elkaar bijna elke dag. Hierdoor is er veel contact en kunnen we elkaar helpen waar nodig.
B. Inhoudelijke risico.
1. Heeft het basisconcept van het project voldoende samenhang met de inhoudelijke doelstelling(en) en doelgroep(en)?
2. Zijn de inhoudelijke uitgangspunten van het project voldoende bekend bij alle betrokkenen bij het project?
3. Is duidelijk hoe het
JaRedelijke mateNee
JaDe meeste welOnvoldoende
Ja
038
015
0
X6
X5
X6
0
0
0
48
25
36
1. Het concept dat we mee hebben gekregen is het populairder maken van het vrouwenvoetbal om het stadion voller te krijgen. Daarnaast wil PSV / FCE ook een maatschappelijke functie bijdragen bij overgewicht.
2. Nick Veenbrink heeft een presentatie gegeven over datgene wat er van ons verwacht wordt.
3. Alles wat geregeld moet worden is
40
projectresultaat er uit gaat zien?
4. Is er voldoende afbakening met andere projecten?
5. Is het gebied waarop het project betrekking heeft voldoende bekend aan de betrokkenen?
EnigszinsHelemaal niet
JaRedelijkonvoldoende
JaRedelijkNiet nauwkeurig
36
015
025
X4
X5
0
10
20
25
per week duidelijk. Het enige wat geregeld moet worden zijn de externe partijen die meedoen.
4. Dit project staat los van alle andere projecten die in de buurt worden georganiseerd. Hierdoor is er genoeg afbakening.
5. om meer bekendheid te krijgen voor het vrouwenvoetbal, schrijven we scholen en verenigingen aan. Ook is flyeren een goede manier om meer bekendheid te krijgen.
C. De procesmatige risico’s.
1. Is duidelijk wie de opdrachtgever is, c.q. wie het beleid en de randvoorwaarden vaststelt?
2. In hoeverre is het project uniek?
3. Als er andere of deelprojecten zijn, is de voortgang dan afhankelijk van de afstemming
JaNee
Geheel nietEnigszinsZeer uniek
NeeEnigszinsSterk
05
025
025
X5
X5
X3
0
10
6
25
25
30
1. Nick Veenbrink namens PSV / FC Eindhoven. John Heijster namens Sportformule.
2. Vrouwenvoetbal bestaat al enige tijd in Nederland. Maar in de buurt was er nog geen professioneel vrouwenvoetbal, alleen amateurs.
3. Er is elke week communicatie over alles wat er tijdens elke wedstrijd georganiseerd wordt. Van uitnodigen van scholen en side events, tot het
41
hiertussen? maken van de gastenlijst en bestellen van tickets.
D1. Het beheersen van tijd.1. Wat is de geschatte
doorlooptijd van het project?
2. Kent het project een deadline?
3. Is er voldoende tijd om, met de beschikbare mensen en middelen, het project binnen de gestelde termijn te realiseren?
D2. Financieel risico
1. Is er duidelijkheid over de kosten en opbrengsten van het project?
2. In hoeverre is de dekking van het projectbudget geregeld?
0-1 maand1-3 maanden3-6 maanden
NeeJa, flexibelJa, definitief
Ruim voldoendeVoldoendeOnvoldoende
JaRedelijkNee
n.v.t.
013
024
016
036
036
X4
X4
X5
X5
X6
12
16
5
15
0
12
16
30
30
36
1. We werken met een balkenschema, deze houden we aan en de voorzitster houdt deze in de gaten.
2. De deadline staat vast, de wedstrijden zijn door de knvb ingevuld en hier kunnen wij niks aan veranderen.
3. tussen iedere wedstrijd zit een tijdsbestek van ongeveer drie weken. In deze tijd regelen wij alles wat nodig is voor de wedstrijd. Contact met verenigingen en scholen moeten we vroeg mee beginnen zodat deze op tijd ingelicht worden over de tijden etc.
1. Met de kosten hebben wij niets te maken. De opbrengsten verschillen per wedstrijd, na de wedstrijd worden de kassa’s geteld en de opbrengst verrekend.
42
D3. De beheersing van overige aspecten.
1. Kan worden voldaan aan de overige zakelijke randvoorwaarden, zoals facilitaire en kwaliteitseisen e.d.?
2. Wordt verwacht dat de noodzakelijke vergunningen, toestemmingen e.d. zullen worden verkregen?
Vrijwel zekerWaarschijnlijkOnzeker
Vrijwel zekerWaarschijnlijkOnzeker
016
016
X6
X6
0
0
36
36
1+2. Deze randvoorwaarden en zaken worden geheel door de teammanager zelf geregeld.
E. De afstemming van project op omgeving.
1. Wat zal de houding van de toekomstige gebruikers van het projectresultaat zijn?
2. De vraag/behoefte aan het product ingeschat?
PositiefGeïnteresseerdGereserveerd
PositiefOnzeker
015
06
X5
X6
0
36
25
36
1. Ieder projectlid zet zich voor 100% in, daardoor zijn we er vrijwel zeker van dat ons resultaat positief zal zijn.
2. Dit blijft onzeker omdat het vrouwenvoetbal nog niet erg populair is. Tegen bekendere tegenstanders zullen er wellicht
43
3. Wat is de houding van de rest van de omgeving t.o.v. dit project?
4. Is er voldoende tijd gepland voor afstemming met de omgeving en besluitvorming?
PositiefGeïnteresseerdGereserveerd
VoldoendeRedelijkOnvoldoende
014
013
X5
X4
0
0
20
12
meer mensen komen toekijken. Vrouwenvoetbal is wel in opkomst, hier moeten we rekening mee houden.
3. Alles ligt in een sportieve sfeer en we hebben een nauwe samenwerking met de omgeving.
4. In drie weken tijd moeten wij een goede afstemming vinden met de omgeving en de besluitvorming, hierin verwachtte wij weinig problemen.
F. De interne projectorganisatie
1. Welke medewerkers werken aan het project mee?
Voorn. InterneInterne + externeVooral extern
013
X4 4 12 1. We werken niet alleen met interne partners maar ook extern. Zo zijn de stewards en personeel voor de business lounge extern. Afspraken moeten op tijd gemaakt worden, zodat de samenwerking duidelijk is en er problemen voorkomen kunnen worden.
2. Per discipline hebben we
44
2. Aantal disciplines dat is betrokken bij het project?
3. Is er sprake van een co-productie?
ÉénTweeDrie of meer
NeeJa
013
05
X4
X5
12
0
12
25
afspraken die uitgevoerd worden. Dit doen we altijd in nauwe samenwerking met elkaar om miscommunicatie te voorkomen
3. De klant staat vrijwel buiten de organisatie.
4. Aantal projectmedewerkers dat op piektijden meer dan 80% betrokken is?
5. Verhouding inhoudelijke deskundigen op het gebied van projectmanagement.
1-55-15meer dan 15
GoedRedelijkSlecht
024
024
X5
X5
20
0
20
20
4. Gevaar is dat er op vele gebieden tegelijk, belangrijk werk verricht wordt. Hierbij is het belangrijk dat wij als projectgroep het overzicht behouden en zorgen dat we kunnen inspringen bij problemen.
5. De teammanager is ervaren op het gebied van organiseren. Wij als projectgroep hebben goede contacten met hem en verwachtten geen strubbelingen. Ook binnen onze projectgroep is een nauwe samenwerking.
45
G. De samenwerking binnen het project
1. In hoeverre zijn de projectteamleden enthousiast over het project?
2. Is de kans groot dat de samenstelling van de projectgroep aanzienlijk wijzigt tijdens het project?
3. Hoe deskundig zijn de deskundigen op het gebied van dit project?
H. De projectleiding
1. Is duidelijke wie de leiding heeft over de ontwikkeling en realisatie van het project
WeinigRedelijkZeer
Kleine kansGem. kansGrote kans
ZeerRedelijkBeperkt
JaNee
620
025
015
08
X5
X5
X5
X5
0
0
1
0
30
30
25
40
1. er is veel affiniteit met het project. We hebben het gezamenlijke doel het project te laten slagen en gaan hier allemaal volledig voor.
2. De kans bestaat vrijwel niet, tot minimaal de kerstvakantie blijft de projectgroep hetzelfde.
3. Als projectgroep zijn we vrijwel niet deskundig op het gebied van organiseren, maar met ondersteuning van de teammanager en de voorzitster doen we veel ervaring op. Dit niet alleen tijdens de wedstrijden maar ook voor en na de wedstrijddag.
1. Nick Veenbrink is eindverantwoordelijke.
46
2. Hoe deskundig is de projectleiding m.b.t. projectbeheersing en gefaseerde besluitvorming?
3. In welke mate beschikt de projectleiding over sociale vaardigheden en enthousiasmerend vermogen?
4. Hoe betrokken zijn de verantwoordelijke lijnmanagers bij het project
ZeerRedelijkBeperkt
VeelRedelijk veelWeinig
SterkRedelijkBeperkt
026
016
026
X5
X6
X5
10
6
10
30
36
30
2. Nick is afgestudeerd, maar ook dit is zijn eerste grote project. We proberen veel contact te hebben met hem over de zaken die we regelen.
3. We werken goed en sociaal met elkaar samen en spreken elkaar erop aan als er iets niet door de beugel kan.
4. Wij leggen contact met Nick om voor te leggen als we iets willen uitvoeren, hij is immers eindverantwoordelijke.
47
48
