Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij...

9
Rijswijk Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal parkeerbeheer.

Transcript of Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij...

Page 1: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

RijswijkEen snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal parkeerbeheer.

Page 2: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

Rijswijk ligt tussen Den Haag en Delft. De ruim 53.000 inwoners

tellende Zuid-Hollandse gemeente beschikt over ongeveer

10.000 gereguleerde parkeerplaatsen. Eerder digitaliseerde

de gemeente al de verstrekking van parkeerbewijzen en

vergunningen. September 2018 gaf de gemeenteraad de

eerste aanzet om ook het parkeerbeheer te digitaliseren.

Om dat project in goede banen te leiden werd Maurice

Timmermans (TPIM) aangesteld als interim project manager.

Ivar Radder (teammanager Inspectie en Handhaving) nam als

opdrachtgever plaats in het vijfkoppige projectteam. In deze

case delen zij hun ervaringen en belangrijkste learnings bij de

invoering van digitaal parkeerbeheer.

Op 15 januari 2019 reed in Rijswijk de eerste digitale scanauto rond. In de navolgende

maanden steeg het aantal gecontroleerde voertuigen naar gemiddeld

vijftienhonderd per uur. Als direct gevolg steeg ook de betalingsbereidheid met

liefst 20 procentpunten. Hoewel de officiële evaluatie bij het samenstellen van deze

publicatie (juni 2019) nog moet plaatsvinden, blijkt uit alle signalen bovendien dat

veel bewoners enthousiast zijn over de impact op de parkeerdruk. Nog geen negen

maanden na de start van het project spreken betrokkenen daarom al van een snelle,

soepele en succesvolle invoering van digitaal parkeerbeheer. En de benodigde

kosten zijn al ruimschoots terugverdiend.

Page 3: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

“Toen de gemeente mij eind september 2018 benaderde was er nog geen concreet

plan van aanpak”, herinnert Maurice Timmermans (TPIM). Eerder deed de interim

project manager bij verschillende andere gemeentes ervaring op met de invoering

van digitaal parkeerbeheer. “Het idee was om eerst een pilot project te draaien om

de mogelijkheden te verkennen”, vervolgt hij. “Dat is voor veel gemeentes de

logische aanvliegroute. Belangrijk nadeel is echter dat je na zo’n pilot project vaak

helemaal opnieuw moet beginnen bij de definitieve invoering. Dat kost dus veel

extra tijd en geld.”

Voorkomen Europese aanbesteding

Bijkomend bezwaar is de mogelijke verplichting het project Europees aan te

besteden. Ten aanzien van diensten voor de decentrale overheid lag de

drempelwaarde in 2018 op 221.000 euro. Timmermans:

Na een eerste verkenning van de markt bleek het goed mogelijk onder die drempel

te blijven. In het verlengde daarvan besloten we met het project team om het pilot

project een iets andere insteek te geven, en uit te gaan van een ‘aanloopperiode’. Dat

maakte het mogelijk om meteen door te pakken als de geteste oplossing de juiste

resultaten opleverde.

Page 4: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

Degelijke business case

Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als

teammanager Inspectie en Handhaving van Rijswijk kijkt hij met name mee naar het

financiële plaatje van het project. “Uiteraard zien de bestuurders graag een goede

business case”, vertelt hij. “Dat was in dit geval niet heel complex. Je weet al

hoeveel parkeerplekken en vergunningen je hebt, hoeveel geld er binnen komt en

welke impact de invoering van digitaal parkeerbeheer bij andere gemeentes heeft

gehad. We waren daardoor redelijk zeker dat het project zichzelf snel zou

terugverdienen.”

Noodzaak goed communicatieplan

Het invoeren van digitaal parkeerbeheer kan gevoelig liggen in een gemeente, weet

Radder. “Wij wilden de indruk vermijden dat we een ‘boetemachine’ gingen lanceren”,

vertelt hij. “Daarom hebben we direct een kernboodschap geformuleerd. Daarin stellen

we dat digitaal parkeerbeheer de controle efficiënter, uniformer en eerlijker maakt:

iedereen betaalt voor parkeren in de gereguleerde gebieden.

Die boodschap viel in goede aarde: verreweg de meeste bewoners zagen duidelijk in

dat de invoering in hun eigen belang was. Door direct ook een serie

persmomenten en deelmomenten via bijvoorbeeld social media te benoemen,

werd deze boodschap ook breed opgepakt.”

Page 5: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

Totaalpakket of onderdelen zelf samenstellen?

Om invoering van digitaal parkeerbeheer met een aanloopperiode mogelijk te

maken, gaat Timmermans op zoek naar leveranciers die daar flexibel op kunnen

inspringen. “Verschillende gepolste leveranciers bieden alleen een totaaloplossing

aan”, aldus de project manager. “Dat betekent dat ze het benodigde scansysteem,

het voertuig waar de scanner op moet staan en de software die de scans verwerkt

en aan een database koppelt alleen als pakket willen aanleveren.”

Daardoor loop je echter het risico om boven de bestedingsdrempel uit te komen.

Timmermans: “Dan ben je dus alsnog maanden bezig met allerlei Europese

procedures voor je überhaupt kunt beginnen.” Bovendien heeft de gemeente in dat

geval ook maar beperkte invloed op de samenstelling van het totaalpakket.

“Daardoor ontstaat de vraag of de geleverde totaaloplossing wel bestaat uit de best

mogelijke onderdelen die in de markt beschikbaar zijn”, constateert Radder. “En het

op basis van voortschrijdend inzicht selecteren van een beter alternatief voor een

minder goed presterende oplossing wordt in dat geval natuurlijk ook veel lastiger.

Je bent dan immers contractueel aan het totaalpakket gebonden.”

Om die situatie te voorkomen, wil het project team alle benodigde onderdelen zelf

selecteren en aankopen. “Dat betekende dat we tijdens de oriënterende fase zelf

meer kennis moesten verzamelen”, constateert Timmermans. “En vanwege de

gewenste aanloopperiode moesten we ook op zoek naar leveranciers met de

flexibiliteit om kortlopende huurcontracten af te sluiten. Ook die extra inspanning

is de moeite meer dan waard als het systeem eenmaal draait. Je hebt dan als

gemeente beter zicht op de mogelijkheden, en kunt veel flexibeler reageren op

nieuwe ontwikkelingen. Bijvoorbeeld als er betere software of scantechnologie

beschikbaar komt.”

Selecteer een ervaren partner die de technologische én organisatorische uitdagingen begrijpt

Na een selectieproces van enkele weken kiest het project team uiteindelijk

Parkius als leverancier van de benodigde software. Verschillende factoren spelen

bij die keuze een rol. Allereerst was er dus de wens een kort lopend contract voor

het pilot project af te willen sluiten. Radder:

Page 6: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

Maar uiteraard kijk je bij dit selectieproces ook goed naar het track record van de

beoogde leveranciers. Er is een flink aantal nieuwkomers op deze markt. Het invoeren

van een nieuw systeem voor digitaal parkeerbeheer heeft echter flinke impact op een

middelgrote gemeente als Rijswijk. Wij wilden daarom voorkomen dat we met allerlei

kinderziektes zouden worden geconfronteerd.

Het projectteam ging daarom op zoek naar een partij met beproefde technologie.

“Partijen zonder degelijke eerdere cases bij andere Nederlandse gemeentes vielen

dus af”, vult Timmermans aan. “Je zoekt een partij die begrijpt met welke

uitdagingen je precies te maken krijgt. Zowel op technologisch als organisatorisch

gebied. Een partij die snel en effectief kan reageren als er toch iets niet goed gaat.

Partijen die die ervaring in huis hebben, kunnen daar uitgebreid over vertellen. Vraag

daarom altijd door. Bovendien zijn wij ook nog een paar keer gaan kijken bij andere

gemeenten waar het systeem inmiddels draaide. Dan zie je hoe het systeem werkt,

en kun je collega’s bevragen naar hun ervaringen. Dat was echt een heel waardevolle

ervaring.”

Vraag om garanties voor een snelle en soepele implementatie.

In de ervaring van Timmermans zijn er een aantal zaken die bijdragen aan de snelle

en soepele implementatie van digitaal parkeerbeheer. “Allereerst kijk je dus naar

Page 7: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

het track record van de aanbieder”, vertelt hij. “Daarbij viel bij Parkius op dat de

medewerkers waar wij mee aan tafel kwamen direct heel goed in staat waren om uit

te vragen wat voor set up we precies nodig hadden. Daarna ontvingen we direct ook

een heel uitgebreid advies over hoe je de software in de praktijk kan inzetten om het

beste resultaat te behalen. Kijk hierbij ook goed naar de beschikbare mogelijkheden

om de geleverde software te koppelen aan bestaande systemen bij jezelf en de

andere leveranciers.”

De volledig cloud based SaaS-oplossing van Parkius biedt daartoe uitgebreide en

bewezen mogelijkheden. “Maar uiteraard is het vrijwel onvermijdelijk dat je zeker in

de eerste weken herhaaldelijk tegen bugs en andere issues aanloopt”, aldus

Timmermans. “Daarbij bleek dat de projectleider snel kon schakelen met zowel het

management als de systeembeheerder en de nieuwe parkeermedewerkers. Dankzij

zijn aanwijzingen konden we meestal zeer snel de oorzaak achterhalen. Dat maakte

mijn taak als project managerook een stuk makkelijker. Idealiter wil je daarom van

te voren al met de beoogde projectleider praten over zijn aanpak en ervaring.”

Kijk goed naar de scope van de aangeboden oplossing.

De software voor digitaal parkeerbeheer biedt tegenwoordig steeds meer extra

datagedreven toepassingsmogelijkheden. Bijvoorbeeld een rapportagetool die

managers ondersteunt bij het nemen van belangrijke beslissingen, of handige

roostersoftware voor het indelen van de controlemedewerkers. “Zeker op de

Page 8: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

langere termijn kunnen die extra tools veel meerwaarde genereren en kosten

besparen”, aldus Timmersmans. “Zo maken wij bij de oplossing voor Rijswijk al

gebruik van een ‘desk force’. Die analyseert alle scans van mogelijke

overtredingen, en stuurt alleen de scans door naar de controlemedewerkers op

straat met de grootste kans op het opleggen van een daadwerkelijke sanctie. Dat

scheelt dus veel tijd en geld. Dat zou op de langere termijn ook voor andere smart

city-oplossingen kunnen gelden. Je maakt er misschien niet direct gebruik van,

maar het is wel fijn te weten dat je op elk gewenst moment kunt opschalen.”

“Verschillende smart city-oplossingen, zoals het tegelijk controleren op zwerfvuil

of kapotte verkeersborden, zouden in de toekomst interessant kunnen worden”,

vult Radder aan. “Dat is echter nog toekomstmuziek. Voor het komende jaar zijn we

vooral geïnteresseerd in de mogelijkheid om geheel geautomatiseerde rapportages

over de parkeerdruk te genereren. Daar kun je de inzet van je controlemedewerkers

mee volgen, maar de data is ook heel interessant voor andere collega’s binnen de

gemeente. De dienst Ruimtelijke Ordening kan die data bijvoorbeeld gebruiken bij

de inrichting van nieuwe wijken of andere gebieden. De collega’s van Parkeren

kunnen meten in hoeverre ingezet beleid ook effect heeft, tot op wijk en straat

niveau. Ook op die manier draagt de invoering van digitaal parkeerbeheer in de

gemeente Rijswijk dus bij aan een effectiever parkeerbeleid.”

Page 9: Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als teammanager

Sloterdijk Teleport TowersKingsfordweg 1511043 GR AmsterdamThe Netherlands

tel: +31 20 49 19 300 [email protected]

Voor meer informatie over digitaal parkeerbeheer neem contact met ons op via [email protected] of +31 20 49 19 300.