Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij...
Transcript of Een snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal ... · Degelijke business case Daarbij...
RijswijkEen snelle, soepele en succesvolle invoering van digitaal parkeerbeheer.
Rijswijk ligt tussen Den Haag en Delft. De ruim 53.000 inwoners
tellende Zuid-Hollandse gemeente beschikt over ongeveer
10.000 gereguleerde parkeerplaatsen. Eerder digitaliseerde
de gemeente al de verstrekking van parkeerbewijzen en
vergunningen. September 2018 gaf de gemeenteraad de
eerste aanzet om ook het parkeerbeheer te digitaliseren.
Om dat project in goede banen te leiden werd Maurice
Timmermans (TPIM) aangesteld als interim project manager.
Ivar Radder (teammanager Inspectie en Handhaving) nam als
opdrachtgever plaats in het vijfkoppige projectteam. In deze
case delen zij hun ervaringen en belangrijkste learnings bij de
invoering van digitaal parkeerbeheer.
Op 15 januari 2019 reed in Rijswijk de eerste digitale scanauto rond. In de navolgende
maanden steeg het aantal gecontroleerde voertuigen naar gemiddeld
vijftienhonderd per uur. Als direct gevolg steeg ook de betalingsbereidheid met
liefst 20 procentpunten. Hoewel de officiële evaluatie bij het samenstellen van deze
publicatie (juni 2019) nog moet plaatsvinden, blijkt uit alle signalen bovendien dat
veel bewoners enthousiast zijn over de impact op de parkeerdruk. Nog geen negen
maanden na de start van het project spreken betrokkenen daarom al van een snelle,
soepele en succesvolle invoering van digitaal parkeerbeheer. En de benodigde
kosten zijn al ruimschoots terugverdiend.
“Toen de gemeente mij eind september 2018 benaderde was er nog geen concreet
plan van aanpak”, herinnert Maurice Timmermans (TPIM). Eerder deed de interim
project manager bij verschillende andere gemeentes ervaring op met de invoering
van digitaal parkeerbeheer. “Het idee was om eerst een pilot project te draaien om
de mogelijkheden te verkennen”, vervolgt hij. “Dat is voor veel gemeentes de
logische aanvliegroute. Belangrijk nadeel is echter dat je na zo’n pilot project vaak
helemaal opnieuw moet beginnen bij de definitieve invoering. Dat kost dus veel
extra tijd en geld.”
Voorkomen Europese aanbesteding
Bijkomend bezwaar is de mogelijke verplichting het project Europees aan te
besteden. Ten aanzien van diensten voor de decentrale overheid lag de
drempelwaarde in 2018 op 221.000 euro. Timmermans:
Na een eerste verkenning van de markt bleek het goed mogelijk onder die drempel
te blijven. In het verlengde daarvan besloten we met het project team om het pilot
project een iets andere insteek te geven, en uit te gaan van een ‘aanloopperiode’. Dat
maakte het mogelijk om meteen door te pakken als de geteste oplossing de juiste
resultaten opleverde.
Degelijke business case
Daarbij moesten twee zaken direct goed worden geregeld, vertelt Ivar Radder. Als
teammanager Inspectie en Handhaving van Rijswijk kijkt hij met name mee naar het
financiële plaatje van het project. “Uiteraard zien de bestuurders graag een goede
business case”, vertelt hij. “Dat was in dit geval niet heel complex. Je weet al
hoeveel parkeerplekken en vergunningen je hebt, hoeveel geld er binnen komt en
welke impact de invoering van digitaal parkeerbeheer bij andere gemeentes heeft
gehad. We waren daardoor redelijk zeker dat het project zichzelf snel zou
terugverdienen.”
Noodzaak goed communicatieplan
Het invoeren van digitaal parkeerbeheer kan gevoelig liggen in een gemeente, weet
Radder. “Wij wilden de indruk vermijden dat we een ‘boetemachine’ gingen lanceren”,
vertelt hij. “Daarom hebben we direct een kernboodschap geformuleerd. Daarin stellen
we dat digitaal parkeerbeheer de controle efficiënter, uniformer en eerlijker maakt:
iedereen betaalt voor parkeren in de gereguleerde gebieden.
Die boodschap viel in goede aarde: verreweg de meeste bewoners zagen duidelijk in
dat de invoering in hun eigen belang was. Door direct ook een serie
persmomenten en deelmomenten via bijvoorbeeld social media te benoemen,
werd deze boodschap ook breed opgepakt.”
Totaalpakket of onderdelen zelf samenstellen?
Om invoering van digitaal parkeerbeheer met een aanloopperiode mogelijk te
maken, gaat Timmermans op zoek naar leveranciers die daar flexibel op kunnen
inspringen. “Verschillende gepolste leveranciers bieden alleen een totaaloplossing
aan”, aldus de project manager. “Dat betekent dat ze het benodigde scansysteem,
het voertuig waar de scanner op moet staan en de software die de scans verwerkt
en aan een database koppelt alleen als pakket willen aanleveren.”
Daardoor loop je echter het risico om boven de bestedingsdrempel uit te komen.
Timmermans: “Dan ben je dus alsnog maanden bezig met allerlei Europese
procedures voor je überhaupt kunt beginnen.” Bovendien heeft de gemeente in dat
geval ook maar beperkte invloed op de samenstelling van het totaalpakket.
“Daardoor ontstaat de vraag of de geleverde totaaloplossing wel bestaat uit de best
mogelijke onderdelen die in de markt beschikbaar zijn”, constateert Radder. “En het
op basis van voortschrijdend inzicht selecteren van een beter alternatief voor een
minder goed presterende oplossing wordt in dat geval natuurlijk ook veel lastiger.
Je bent dan immers contractueel aan het totaalpakket gebonden.”
Om die situatie te voorkomen, wil het project team alle benodigde onderdelen zelf
selecteren en aankopen. “Dat betekende dat we tijdens de oriënterende fase zelf
meer kennis moesten verzamelen”, constateert Timmermans. “En vanwege de
gewenste aanloopperiode moesten we ook op zoek naar leveranciers met de
flexibiliteit om kortlopende huurcontracten af te sluiten. Ook die extra inspanning
is de moeite meer dan waard als het systeem eenmaal draait. Je hebt dan als
gemeente beter zicht op de mogelijkheden, en kunt veel flexibeler reageren op
nieuwe ontwikkelingen. Bijvoorbeeld als er betere software of scantechnologie
beschikbaar komt.”
Selecteer een ervaren partner die de technologische én organisatorische uitdagingen begrijpt
Na een selectieproces van enkele weken kiest het project team uiteindelijk
Parkius als leverancier van de benodigde software. Verschillende factoren spelen
bij die keuze een rol. Allereerst was er dus de wens een kort lopend contract voor
het pilot project af te willen sluiten. Radder:
Maar uiteraard kijk je bij dit selectieproces ook goed naar het track record van de
beoogde leveranciers. Er is een flink aantal nieuwkomers op deze markt. Het invoeren
van een nieuw systeem voor digitaal parkeerbeheer heeft echter flinke impact op een
middelgrote gemeente als Rijswijk. Wij wilden daarom voorkomen dat we met allerlei
kinderziektes zouden worden geconfronteerd.
Het projectteam ging daarom op zoek naar een partij met beproefde technologie.
“Partijen zonder degelijke eerdere cases bij andere Nederlandse gemeentes vielen
dus af”, vult Timmermans aan. “Je zoekt een partij die begrijpt met welke
uitdagingen je precies te maken krijgt. Zowel op technologisch als organisatorisch
gebied. Een partij die snel en effectief kan reageren als er toch iets niet goed gaat.
Partijen die die ervaring in huis hebben, kunnen daar uitgebreid over vertellen. Vraag
daarom altijd door. Bovendien zijn wij ook nog een paar keer gaan kijken bij andere
gemeenten waar het systeem inmiddels draaide. Dan zie je hoe het systeem werkt,
en kun je collega’s bevragen naar hun ervaringen. Dat was echt een heel waardevolle
ervaring.”
Vraag om garanties voor een snelle en soepele implementatie.
In de ervaring van Timmermans zijn er een aantal zaken die bijdragen aan de snelle
en soepele implementatie van digitaal parkeerbeheer. “Allereerst kijk je dus naar
het track record van de aanbieder”, vertelt hij. “Daarbij viel bij Parkius op dat de
medewerkers waar wij mee aan tafel kwamen direct heel goed in staat waren om uit
te vragen wat voor set up we precies nodig hadden. Daarna ontvingen we direct ook
een heel uitgebreid advies over hoe je de software in de praktijk kan inzetten om het
beste resultaat te behalen. Kijk hierbij ook goed naar de beschikbare mogelijkheden
om de geleverde software te koppelen aan bestaande systemen bij jezelf en de
andere leveranciers.”
De volledig cloud based SaaS-oplossing van Parkius biedt daartoe uitgebreide en
bewezen mogelijkheden. “Maar uiteraard is het vrijwel onvermijdelijk dat je zeker in
de eerste weken herhaaldelijk tegen bugs en andere issues aanloopt”, aldus
Timmermans. “Daarbij bleek dat de projectleider snel kon schakelen met zowel het
management als de systeembeheerder en de nieuwe parkeermedewerkers. Dankzij
zijn aanwijzingen konden we meestal zeer snel de oorzaak achterhalen. Dat maakte
mijn taak als project managerook een stuk makkelijker. Idealiter wil je daarom van
te voren al met de beoogde projectleider praten over zijn aanpak en ervaring.”
Kijk goed naar de scope van de aangeboden oplossing.
De software voor digitaal parkeerbeheer biedt tegenwoordig steeds meer extra
datagedreven toepassingsmogelijkheden. Bijvoorbeeld een rapportagetool die
managers ondersteunt bij het nemen van belangrijke beslissingen, of handige
roostersoftware voor het indelen van de controlemedewerkers. “Zeker op de
langere termijn kunnen die extra tools veel meerwaarde genereren en kosten
besparen”, aldus Timmersmans. “Zo maken wij bij de oplossing voor Rijswijk al
gebruik van een ‘desk force’. Die analyseert alle scans van mogelijke
overtredingen, en stuurt alleen de scans door naar de controlemedewerkers op
straat met de grootste kans op het opleggen van een daadwerkelijke sanctie. Dat
scheelt dus veel tijd en geld. Dat zou op de langere termijn ook voor andere smart
city-oplossingen kunnen gelden. Je maakt er misschien niet direct gebruik van,
maar het is wel fijn te weten dat je op elk gewenst moment kunt opschalen.”
“Verschillende smart city-oplossingen, zoals het tegelijk controleren op zwerfvuil
of kapotte verkeersborden, zouden in de toekomst interessant kunnen worden”,
vult Radder aan. “Dat is echter nog toekomstmuziek. Voor het komende jaar zijn we
vooral geïnteresseerd in de mogelijkheid om geheel geautomatiseerde rapportages
over de parkeerdruk te genereren. Daar kun je de inzet van je controlemedewerkers
mee volgen, maar de data is ook heel interessant voor andere collega’s binnen de
gemeente. De dienst Ruimtelijke Ordening kan die data bijvoorbeeld gebruiken bij
de inrichting van nieuwe wijken of andere gebieden. De collega’s van Parkeren
kunnen meten in hoeverre ingezet beleid ook effect heeft, tot op wijk en straat
niveau. Ook op die manier draagt de invoering van digitaal parkeerbeheer in de
gemeente Rijswijk dus bij aan een effectiever parkeerbeleid.”
Sloterdijk Teleport TowersKingsfordweg 1511043 GR AmsterdamThe Netherlands
tel: +31 20 49 19 300 [email protected]
Voor meer informatie over digitaal parkeerbeheer neem contact met ons op via [email protected] of +31 20 49 19 300.