PROJECTVERENIGING

‘PLATFORM OMGEVING LEIE EN SCHELDE’ (POLS)

Voortgangsrapport 2018

Intergemeentelijke samenwerking rond afstemming cultuuraanbod en –communicatie

VERSLAG 2018

Historiek

In 2013 werd een tweede intergemeentelijke cultuurnota 2014-2019 ingediend door het intergemeentelijk samenwerkingsverband projectvereniging Platform Omgeving Leie Schelde (POLS). Deze nota werd goedgekeurd door het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk en leverde een jaarlijkse ondersteuning op, mits een inbreng vanuit de participerende gemeenten.

In 2014 werd ook opnieuw een aanvraag voor de verlenging van de bestaande cultureel-erfgoedconvenant ingediend en gehonoreerd door het Departement Kunsten en Erfgoed. Tot en met 2020 mag POLS een cultureel-erfgoedwerking uitbouwen, eveneens mits een inbreng vanuit de participerende gemeenten. Die bijdrage, die in totaal € 0,5/inwoner bedraagt, wordt bijgevolg procentueel opgesplitst voor de 2 werkingsgebieden, nl. 60%, d.i. € 0,3/inwoner, gaat naar de cultureel-erfgoedwerking en 40%, d.i. € 0,2/inwoner, gaat naar de werking rond cultuurcommunicatie en –afstemming van het aanbod.

Hierna volgt een overzicht van de activiteiten in 2018 op het vlak van de intergemeentelijke samenwerking rond het cultuuraanbod en de -communicatie in het werkgebied van POLS. De doelstellingen geformuleerd in de cultuurnota 2014-2019 gelden hierbij als leidraad. De gerealiseerde acties worden gekoppeld aan die doelstellingen, geformuleerd in 2013.

Op vlak van personeelsinzet werd berekend dat in 2018 30 % van de personeelsmiddelen van POLS kunnen worden toegeschreven worden aan deze uitgevoerde acties: onderzoek, redactie en samenstelling POLSSLAG (2 edities in 2018), organisatie expertise-uitwisseling cultuurambtenaren, ad hoc deelnames aan overlegmomenten van cultuurcommissies en –raden binnen de regio. Daarnaast is ook de personeelsinzet van de cultuurambtenaren van de 6 gemeenten niet te onderschatten, zij maken allen deel uit van het redactieteam van POLSSLAG en leveren inhoud en ideeën aan.

Doelstelling 1 : Uitstraling van de lokale culturele actoren en van de Leie- en Scheldestreek is toegenomen

Actie 1.1 Magazine POLSSLAG

In 2012 werd beslist om te starten met de uitgave van het magazine POLSSLAG dat tot en met 2014 driemaal per jaar werd uitgegeven. Omwille van besparingen op de budgetten besliste het bestuur het aantal uitgaves van 3 naar 2 te herleiden vanaf 2015. Met meer pagina’s trachten we het verlies van één editie te compenseren. Het blijft de betrachting om terug te gaan naar 3 edities per jaar, want er is vraag naar dit tijdschrift.

Het magazine wint steeds aan populariteit. De vrijkaarten gaan vlot de deur uit, de reacties op de oproepen die in het magazine bij de verschillende artikels worden geplaatst zijn heel talrijk en de verkoop van kaarten en het aantal inschrijvingen voor activiteiten gepubliceerd in de magazines neemt telkens toe wanneer een POLSSLAG-magazine in de bus is beland. Dat kunnen we sinds 2015 vaststellen en dit is in de daaropvolgende jaren zo gebleven.

In 2018 was het cultuur- en erfgoedmagazine POLSSLAG reeds aan een 7de jaargang toe en verscheen het tweemaal (in april en september). Het magazine werd per post over bijna 43..000 brievenbussen verdeeld en is het uitgangbord van de cultuurcommunicatie-werking van POLS. In de regionale UiT-kalender werden opnieuw een tachtigtal bovenlokale activiteiten gepromoot. Deze katern bevindt zich steeds in het midden van het magazine en is handig uitneembaar.

Daarnaast waren er inhoudelijke artikels over:

Thematisch: de Eerste Wereldoorlog in de streek. Dt artikel kwam er naar aanleiding van de voorstelling van de regiopublicatie van de erfgoedcel over de Eerste Wereldoorlog.Er was ook artikel over de dood van Egmont en Horn (Gavere en Deinze).De biënnale van de Schilderkunst werd in de verf gezet. Dit evenement verbond de gemeentes Deinze, Sint-Martens-Latem en Zulte;Er kwam eveneens een stuk over het Festival van Vlaanderen dat in iedere gemeente van het POLS-gebied doorging.Natuurlijk kon de promotie voor Erfgoeddag in onze streek niet ontbreken.

Afzonderlijke artikelen: 25 jaar Zeverrock, 200 jaar brouwerij Contreras in Gavere, 150 jaar De Pinte, 25 jaar Familiekunde Deinze, de Vriendenkring Eke, de Zultse Huiskamervertellingen, het kasteel Ooidonk, De Kluis in Sint-Martens-Latem, Erfgoed Deurle, onthulling heringericht Dorp van Nazareth, LEGO Coderdojo, 100 jaar dood Albijn Van den Abeele en de Deinse beiaard.

Actie 1.2 Digitaal platform www.polsregio.be

Sinds medio 2014 is het digitaal platform, de website www.polsregio.be, raadpleegbaar. Het platform bestaat uit 3 onderdelen, in het linker menu vindt men algemene informatie over de organisatie POLS, in het middenmenu kan men terecht voor informatie over de cultureel-erfgoedwerking van POLS, de Erfgoedcel Leie Schelde en in het rechtermenu kan men terecht voor alle informatie wat betreft cultuuraanbod en –communicatie.

Via Google Analytics zagen we dat de website www.polsregio.be regelmatig werd bezocht.

In mei 2018 ging de erfgoedbank Leie Schelde uit de ether. Het hostingsbedrijf verlengde het contract niet meer, want ze leggen zich niet langer toe op erfgoed. Sindsdien wordt er gewerkt aan een nieuwe erfgoedbank. Het tijdelijk verdwijnen van de erfgoedbank wordt als een gemis ervaren. Regelmatig wordt er gevraagd naar een terugkeer.

POLSSLAG digitaal

Sinds september 2014 wordt ook maandelijks een nieuwsbrief verstuurd, het aantal adressen waarnaar deze nieuwsbrieven worden verstuurd steeg gedurende het voorbije jaar naar bijna 1500. Elke nieuwsbrief kan ook nog achteraf worden geraadpleegd via het digitaal platform, net als op de website komen ook hier zowel de cultureel-erfgoedwerking als het cultuuraanbod aan bod.

POLSSLAG digitaal verzonden Subscribers % open % clicks

Gelukkig nieuwjaar Januari 01, 2018 10 uur 1,412 38.3% Opens 1.6% Clicks

POLSSLAG | Digitaal januari 2018 , januari 02, 2018 11:00 uur 521 37,2 % Opens4.6% Clicks

POLSSLAG | Digitaal februari 2018 februari 02, 2018 9:16 uur 50936,3% Opens 8,7% Clicks

POLSSLAG|Digitaal maart 2018 februari 27, 2018 11:00 uur 466 35,5% Opens 4,9% Clicks

POLSSLAG| Digitaal Nacht van de Geschiedenis maart 14, 2018 11:15 uur 52337,2% Opens 2.1% Clicks

POLSSLAG|Digitaal april 2018 maart 29, 2018 11:45 uur 463 38,1 % Opens 4,6 % Clicks

Uitnodiging 5 jaar erfgoedcel april 05, 2018 12 uur 591 42,4% Opens 7,1% Clicks

POLSSLAG| Erfgoeddag 2018 april 10, 2018 12 uur 492 35,4% Opens 1,7% Clicks

POLSSLAG|Digitaal mei 2018 april 26, 2018 12:45 467 35,4% Opens 1,6% Clicks

Polsslag erfgoedbank mei 2, 2018 11:14 uur 525 38,1% Opens 3,4% Clicks

Polsslag digitale vorming mei 15, 2018 18:30 uur 542 39;8 % Opens 8,4% Clicks

POLSSLAG|Digitaal juni 2018 mei 30, 2018 15:00 uur 460 33, 6 % Opens 5,1 % Clicks

Polsslag digitaal Open Kerkendagen juni 1, 2018 11:45 uur 476 35,1 % Opens 1,6 % Clicks

POLSSLAG|Digitaal juli 2018 juni 25, 2018 12:30 uur 405 31,8 % Opens 5,2 % Clicks

Polsslag digitaal Vlaanderen Feest juli 2, 2018 12:30 uur 476 35,5 % Opens 1,1 % Clicks

POLSSLAG|Digitaal augustus 2018 juli 25, 2018 12:15 uur 436 32,6 % Opens 4,9 % Clicks

Polsslag de bevrijding in Deinze augustus 10, 2018 10:06 uur 510 38,1 % Opens 4,6 % Clicks

Polsslag digitaal Gent festival augustus 14, 2018 18:15 uur 494 36,9 % Opens 3,1 Clicks

POLSSLAG|Digitaal september 2018 augustus 28, 2018 17:30 uur 424 31,9 % Opens 3,4 % Clicks

Polsslag Open Monumentendag augustus 31, 2018 10:13 uur 386 28,9 % Opens 3,1 % Clicks

Polsslag digitaal Eindelijk Vrede oktober 2, 2018 12:15 uur 479 35,9 % Opens 2,0 Clicks

POLSSLAG|Digitaal oktober 2018 oktober 4, 2018 12:30 uur 405 30,5 % Opens 4,0 Clicks

POLSSLAG|Digitaal december 2018 november 29, 2018 16:30 uur 449 33,7 % Opens 5,8 Clicks

Actie 1.3 Verdere ontwikkeling digitale kalender ‘UiT in de Regio’

Op het digitale platform en in de maandelijkse nieuwsbrief wordt telkens verwezen naar de UiT in de regio-pagina waarvan de widgets eerder (al in 2011) op alle gemeentelijke websites werden geïntegreerd. Voor de uitneembare UiTkalender in POLSSLAG wordt voor de selectie van te

publiceren activiteiten ook steevast geput uit het aanbod dat in de UiTdatabank werd ingevoerd. Organisatoren van vrije tijdsaanbod worden door de lokale cultuurambtenaren systematisch aangemoedigd in te voeren in de UiTdatabank opdat hun aanbod door diverse kanalen kan worden opgepikt, alsook door de regiowidgets van POLS en het POLSSLAG-magazine.

Vanaf 2015 tot in 2017 werd bovendien de piste van de UiTpas-uitrol voor de POLS-regio onderzocht. De gemeente Nazareth en Stad Deinze zijn nog steeds vragende partij voor een UiTpas-verhaal op maat. Een personeelswissel in Nazareth, de fusie van Deinze met Nevele en de naderende verkiezingen hebben dit echter afgeremd. Het idee is niet begraven. In de loop van 2019 wordt hieraan verder gewerkt en overleg gepleegd.

Actie 1.4 Mensen in beweging brengen via vrijkaarten

Ter gelegenheid van de uitgave van het magazine POLSSLAG wordt een (beperkt) aantal vrijkaarten aangeboden; de cultuurambtenaren van de 6 gemeenten van POLS/redactieleden leveren de tickets aan. Elke gemeente/organiserende instantie neemt de kost op zich gezien het toch in de eerste plaats om een promotie-actie gaat. In elke uitgave van POLSSLAG voor 6 activiteiten, 1 in elke gemeente, worden 2 vrijkaarten aangeboden. De voorwaarde om er kans op te maken is dat de deelnemers zich aanmelden voor een activiteit uit een andere gemeente dan hun woonplaats. Gemiddeld nemen zo’n 100 mensen deel aan deze wedstrijd, wat ook een mooie indicator is voor het interesseveld van onze lezers en het draagvlak van het magazine. Mensen zonder e-mail doen zelfs de moeite om hun aanvraag per post te doen.

Hieronder een overzicht van het aantal deelnemers aan de vrijkaarten-wedstrijd in 2018.

Vrijkaarten Deinze De Pinte Gavere Nazareth Sint-Martens-Latem Zulte

POLSSLAG 1 9 6 6 32 10 36

POLSSLAG 2 29 6 7 26 16 21

Doelstelling 2 : Uitwisseling van informatie en expertise gebeurt systematischer

Actie 2.1 Structureel overleg tussen cultuurmedewerkers en cultuurschepenen

De cultuurwerkgroep of Adviesgroep van POLS vergaderde ook in 2018 voorafgaand aan de bijeenkomst van de raad van bestuur en zorgde voor beleidsvoorbereiding en –uitvoering. De adviesgroep van POLS telt 6 leden en bestaat uit de 6 cultuurambtenaren van de gemeenten. In 2018 kwam dit adviesorgaan 3 maal samen.

Vaste items op de agenda zijn de redactie van het POLSSLAG-magazine, de stand van zaken betreffende de regioprojecten ‘Digitale Erfgoedhaltes’ en ‘herdenking Wereldoorlog I’, een update over de Erfgoedbank en de erfgoedhaltes in de regio, het ondersteuningsbeleid voor cultureel-erfgoedprojecten en periodieke publicaties, deelnames aan ‘dagen van’, ‘weken van’, cultuurbeleidsplanning en –afstemming, enzovoort.

Actie 2.2 Samenwerking tussen de cultuurraden

Vanaf 2015 werd opnieuw samengezeten met de cultuurraad-afgevaardigden van de 6 gemeenten. In 2018 is dit overleg eenmaal doorgegaan met als thema het stroomlijnen van het Gent Festival in

de provincie, waaraan alle gemeenten van POLS deelnemen. In totaal zijn er 7 concerten in de regio en via dit overleg is er afstemming aangaande de ensembles en de data. Dit was een voorzetting van 2017.

Een aparte bijeenkomst van de cultuurraden was er in 2018 niet, maar het is de bedoeling om deze samenkomst weer leven in te blazen.

Doelstelling 3 : Afstemming culturele programmering tussen verschillende gemeenten is versterkt

Actie 3.1 Intergemeentelijk stroomlijnen van de culturele programmering

Zoals reeds werd vermeld bij actie 2.1 is afstemming op vlak van cultuurprogrammatie onontbeerlijk, niet alleen wat betreft de promotie via de UiT in de regio-kanalen. Ook om de vele programmatoren die in de regio actief zijn, zowel professioneel als vanuit een vrijwilligersinitiatief, te activeren om overleg te plegen, enerzijds op lokaal niveau binnen hun eigen gemeente, maar anderzijds ook op intergemeentelijk niveau, daarom is overleg op het niveau van de cultuurambtenaren onontbeerlijk.

Het is verder van belang dat voor bepaalde, meer grootschalige en landelijke activiteiten zoals de concerten van het Festival van Vlaanderen of de Erfgoed- en Open Monumentendag die de gemeenten zelf organiseren, van een intergemeentelijke toets worden voorzien. Afspraken hieromtrent vinden steeds plaats binnen het overlegorgaan van de Adviesgroep en ad hoc met de cultuurraden. In dit verband kan het ook nuttig zijn om in bepaalde gevallen de toegangsprijzen op elkaar af te stemmen of te bekijken of een gezamenlijk abonnement opportuun is. Men wil ook zoveel mogelijk vermijden dat de verschillende gemeentes hetzelfde concert aanbieden.

De afstemming inzake Festival van Vlaanderen was succesvol. In iedere gemeente vond minstens één concert plaats. De optredens lokten ook het nodige publiek.

Zulte: Anima Eterna Brugge

De Pinte: Zefiro Torna

Deinze: Bel Ayre en Casco Phil

Gavere: Anima Eterna Brugge

Sint-Martens-Latem: Triofenix

Nazareth: Astor Klezmer Trio

Doelstelling 4: Samenwerking tussen en bekendheid van musea is versterkt

Actie 4.1 Overlegmomenten met de regionale en lokale musea

In 2015 werd door de Provincie Oost-Vlaanderen een denkoefening opgestart rond de profilering van de Oost-Vlaamse Leiestreek(musea) die werd begeleid door enkele coaches. Ook in 2017 kwamen we hiervoor samen met alle betrokken partijen. In 2018 waren er verschillende overlegmomenten met de musea in ons werkgbied. Er werd zowel met het Museum van Deinze en Leiestreek gesproken, evenals met het Museum Dhondt-Dhaenens en het Raveelmuseum. Deze vergaderingen kwamen er vooral in het kader van promotie van de museumactiviteiten in POLSSLAG. Met het Mudel werd er vergaderd omtrent Erfgoeddag.Door de wisselende personeelsbezetting waren er echter minder contacten met de musea dan de voorgaande jaren. In 2019 willen we dit weer ten volle opnemen.

Actie 4.2 Promotie museale activiteiten

Zoals in het overzicht van de inhoudelijke artikels in POLSSLAG duidelijk te zien is wordt heel wat aandacht besteed aan de museale activiteiten in de regio. Een aantal artikels zoomden hier nadrukkelijk op in:

- De Biënnale van de Schilderkunst die plaatsvond in Deinze (Mudel), Sint-Martens-Latem (MDD)en Zulte (Raveelmuseum) kwam uitgebreid aan bod

- Ook de museale activiteiten van de Latemse Kunstkring en de Heemkring Scheldevelde werden uitgebreid belicht. Ze organiseren een expo omtrent de Latemse kunstschilder Albijn Van den Abeele.

-Daarnaast kwamen andere activiteiten ook vaak aan bod in de UiTkalender middenin de magazines. Ook in de maandelijkse nieuwsbrieven is er telkens ruimte voorzien voor museale promotie en met sommige musea wordt ook inhoudelijk samengewerkt aan projecten.

Daarnenboven worden ook telkens de nationale evenementen zoals Erfgoeddag, Kunstendag voor Kinderen, Open Monumentendag en andere activiteiten waaraan de musea deelnemen extra in de verf gezet in de POLSSLAG-magazines.

Het project ‘Digitale erfgoedhaltes’ tenslotte, voorziet ook aan alle lokale en regionale musea uit de regio een QR-code die meer informatie zal verschaffen over het museum en de collecties in kwestie. Alle 125 POI’s (Points of Interest) zijn in één overzichtskaart gegoten waarmee diverse routes kunnen worden uitgestippeld. Zie ook hier http://www.polsregio.be/pols/regiokaart. Op 26 oktober 2018 werd de regiopublicatie omtrent het eindoffensief van W.O.I in onze streek voorgesteld. De publicatie omvat o.a. ook fietsroutes. Deze maken o.m. gebruik van de al bestaande POI’s.

FINANCIEEL

Overzicht inkomsten en uitgaven 2017

Inkomsten 2017 Cultuurcommunicatie

- € 17.619,4 inbreng 6 gemeenten (€0,5/inwoner = € 44.048,50, waarvan €0,2/inwoner voor cultuurcommunicatie is bestemd)

- € 26.522,59 ondersteuning Agentschap Sociaal-Cultureel Werk (incl. restbedragen van 2014 en 2015)

TOTAAL: € 44.141,99

Uitgaven 2017 Cultuurcommunicatie

- Uitgave POLSSLAGmagazine: € 27.717,48

- hosting en onderhoud website Polsregio.be: € 176,55

- 30% personeelsinzet (30% van € 143 941,82) : €43.182,5

TOTAAL: € 71.076,5

Begroting 2017 Cultuurcommunicatie POLS (zie gedetailleerde bijlage)

Inkomsten => TOTAAL: €35.692

Bijdragen gemeenten: €17.846 (40% van €44.615)

Subsidie Agentschap Sociaal-Cultureel Erfgoed: €17.846

Uitgaven => TOTAAL: €69.613,1

2 POLSSLAGmagazines: € 28.000

30% personeelsmiddelen (€135.377) : € 40.613,1

Hosting en onderhoud website www.polsregio.be: €1000