Creatief Projecten Leiden Feweb

CreatiefProjecten Leiden

Pascal Vanden Bossche

[email protected] [email protected]

Wie zijn wij?


Agenda

• Inleiding

• Definities

• Wat betekent succes?

• Project fase

• Opstart

• Planning

• Uitvoering

• Evaluatie

• Afsluiting


« Een project is een tijdelijke onderneming die gericht is op het creeëren van een uniek product of dienst »

« A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product or service. »

Bron: PMBOK, 1996

Definitie van een project

Voorbeelden?


Definitie van project management« Project management is het toepassen van kennis,

vaardigheden, tools en technieken op project activiteiten om de noden en de verwachtingen van de

belanghebbenden te vervullen of te overstijgen. »

« Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities

in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations. »

Bron: PMBOK, 1996TijdKostenKwaliteit


ManagerFrustration

Deadline

enthusiasmdisillusionment

panic

senior management overkill

Begin Numbered Memos

Search for the Guilty

Punish the Innocent

Praise & Honour for the non-participants

Problemen in projecten?


Success and Failure in Projects

1. User Involvement 15,9%

2. Exec. Mgmt. Support 13,9%

3. Clear requirements 13,0%

4. Proper Planning 9,6%

5. Realistic Expectations 8,2%

6. Smaller Milestones 7,7%

7. Competent Staff 7,2%

8. Ownership 5,3%

9. Clear Vision & Object. 2,9%

10. Hard work/Focused 2,4%

1. Lack of User Input 12,8%

2. Incomplete Req’s 12,3%

3. Changing Req’s 11,8%

4. Lack of Exec. Support 7,5%

5. Techn. Incompetence 7,0%

6. Lack of Resources 6,4%

7. Unrealistic Expectations

5,9%

8. Unclear Objectives 5,3%

9. Unrealistic Timeframes4,3%

10. New Technology 4,3%

1. Incomplete Req’s 13,1%

2. Lack of User Involv. 12,4%

3. Lack of Resources 10,6%

4. Unrealistic Expectations

9,9%

5. Lack of Exec. Support 9,3%

6. Changing Req’s 8,7%

7. Lack of Planning 8,1%

8. Didn’t need any longer 7,5%

9. Lack of IT Mgmt. 6,2%

10. Technology Illiteracy 4,3%

Why Projects Succeed Why Projects

are Challenged

Why Projects Fail

16% 53% 31%

Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995


Chaos Report: Stand van zaken projecten

2009

2006

2004

2002

2000

1998

1996

1994

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

GeslaagdGewijzigdGefaald

[email protected] [email protected] p. 10

Succes of falen?

http://www.pmi.org/info/default.asp


2 kritische succesfactoren!!

Motivatie Visie

Beide moeten van bij de start aanwezig zijn


Oud timmermansgezegde:

Je kan beter 2 keer meten maar slechts 1 keer zagen


Project fasen

Opstart Planning Evaluatie Uitvoering

• Doelstelling

• Strategie


Probleemstelling

• Noodzakelijk maar dikwijls overgeslagen

• Definitie van probleem of opportuniteit

• 5 x Waarom?

• Nadruk op oorzaak, niet op oplossing

• Keuze van op te lossen deelproblemen

Probleemeigenaar!?


Creativiteit => Strategie

• Start van probleemstelling

• Technieken

• Brainstorming – divergeren, convergerencfr “Creativiteit. Hoe? Zo!” I. Byttebier

• Edward de Bono

The White HatThe White Hat calls for information known or needed. The Yellow HatThe Yellow hat symbolizes brightness and optimism. The Black HatThe Black hat is judgment—the devil’s advocate or why something may not work.

The Red HatThe Red Hat signifies feelings, hunches, and intuition. The Green HatThe Green hat focuses on creativity: the possibilities, alternatives, and new ideas. The Blue HatThe Blue Hat is used to manage the thinking process.


Alice and the Cheshire Cat…when she was a little startled by seeing the Cheshire Cat sitting on a bough of a tree a few yards off.

The Cat only grinned when it saw Alice. It looked good-natured, she thought: still it had very long claws and a great many teeth, so she felt that it ought to be treated with respect.

`Cheshire Puss,' she began, rather timidly, as she did not at all know whether it would like the name: however, it only grinned a little wider. `Come, it's pleased so far,' thought Alice, and she went on. `Would you tell me, please, which way I ought to go from here?' `That depends a good deal on where you want to get to,' said the Cat. Ì don't much care where--' said Alice. `Then it doesn't matter which way you go,' said the Cat. `--so long as I get somewhere,' Alice added as an explanation.

Òh, you're sure to do that,' said the Cat, ìf you only walk long enough.' Alice felt that this could not be denied, so she tried another question. `What sort of people live about here?'


Doelstelling(en)

• Wat willen we bereiken met dit project?

• Wanneer kan dit project aanzien worden als een succes?

• Wie beoordeelt het project op succes? Hoe definiëren zij het succes van dit project?

?


SMART

•S pecifiek

•M eetbaar

•A anvaard

•R ealistisch

•T ijd

De doelstelling, is een duidelijke omschrijving van het tastbare, zichtbare resultaat op het einde van het project, samengevat in 1 zin.


Motivatie Visie


Project fasen

• Doelstelling

• Strategie

• Wat

• Wie

• Wanneer

• Hoeveel



Hoe kan je een hele olifant koken?

In kleine stukjes….

maar welke stukjes?


• Tussentijdse resultaten (binnen / buiten project), geen activiteiten

• Controlepunten in tijd en inhoud

• Belangrijke beslissingen

• Beperkt aantal (10 tot 15)

• Gespreid over de loop van het project (6 weken)

• Binair (ja / neen)

• Leiden alle samen tot doelstelling

• Kritisch

Wanneer de projectmanager gekozen en

officieel bekend gemaakt is

Goed voorbeeld

Efficiënte mijlpalen


Mijlpalen plan

Project Doelstelling

Project Start

• Visueel

• Op 1 A4

• Sequentie

• Overzicht

• Bruikbaar voor opvolging

Communicatie en controle


Het post-it proces•Breng het team samen

•Start van de doelstelling, definieer de laatste mijlpaal

•Brainstorm over wat nodig is om het doel te bereiken, 1 idee per post-it

•Groepeer de post-its tot 10-15 clusters

•Omschrijf de mijlpalen

•Bepaal de sequentie (start van het doel)

•Evalueer het plan


Wie?•Stuurgroep

•Sponsor / probleemeigenaar

•Project manager

•Team

•Belanghebbenden

•Beslissers

•Uitvoerders

•…


Matrix

Menu bepaald

Inkopen gedaan

Diner bereid

Diner beëindigd

XL

L X

XLX X

XXAfwas gedaan

XL

Vade

r

Moede

r

Zoon

6 jaa

rDoc

hter

4 jaa

rW

inkeli

er

X

L

X

• X voert uit

• L is verantwoordelijk


Wanneer?

Menu bepaald

Inkopen gedaan

Diner bereid

Diner beëindigd

XL

L X

XLX X

XXAfwas gedaan

XLVad

er

Moede

r

Zoon

6 jaa

rDoc

hter

4 jaa

rW

inkeli

er

X

L

X5

23

1

2

1. Inspanning = mandagen

ID Task Name1 Menu bepaald

2 Inkopen gedaan

3 Diner bereid

4 Diner beëindigd

5 Afwas gedaan

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S03 Mar '03 10 Mar '03 17 Mar '03 24 Mar '03

2. Beschikbaarheid3. Wachttijd

4. Gantt-schema


Mijlpalen plan = volledig

Eind

datu

m


Hoeveel?• Budget

• Geld – Mensen• Intern – Extern• Operationeel – Investering

• Gebruik• Goedkeuring – Opvolging• Bedrag – Cash Flow

• Controle: Wie? Wanneer?• Sponsor – Project Manager – Lijn Manager• Buffer (contingency)• Tussentijds – Nacalculatie


“The plan is nothing, planning is everything”Dwight D. Eisenhower


Motivatie Visie


Project fasen

• Doelstelling

• Strategie

• Wat

• Wie

• Wanneer

• Hoe

• Opvolging

• Bijsturing



Hoe te motiveren?

Kick-off



Project fasen

• Doelstelling

• Strategie

• Wat

• Wie

• Wanneer

• Hoe

• Opvolging

• Bijsturing


Hoe, to-do lijst• Start van mijlpalen plan

• Plan activiteiten = detail

• Planning horizon 2 tot 6 weken

• Wijs activiteiten toe aan personen

Teamwerk, dit proces kan gebruikt worden om wederzijds

vertrouwen op te bouwen


Rolling wave planning

WEEK1 2 3 4 5 6 7 8 9

1

2

3

4

5

ACT.PLAN 1

ACT.PLAN 2

ACT.PLAN 3

Activiteiten tot

Mijlpaal no.


Opvolging

Niet OK

OK

?

Oorspronkelijk plan

Activiteiten

Menu bepaald

Inkopen gedaan

Diner bereid

Diner beëindigd

XL

L X

XLX X

XXAfwas gedaan

XL

Vade

r

Moede

r

Zoon

6 jaa

rDoc

hter

4 jaa

rW

inkeli

er

X

L

X

ID Task Name1 Menu bepaald

2 Inkopen gedaan

3 Diner bereid

4 Diner beëindigd

5 Afwas gedaan

M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S03 Mar '03 10 Mar '03 17 Mar '03 24 Mar '03


Rapportering•Verwijs steeds naar het oorspronkelijk plan

•Focus op de 3 elementen: tijd, kosten en kwaliteit

•Denk in 3 dimensies:

• Verleden• Heden• Toekomst

•Pas uw rapportering aan aan uw publiek, en hun verwachtingen

•KISS!


Bijsturing

Tijd

Kosten Kwaliteit


Prioriteiten stellen

Optimiseer Beperking Aanvaard

Tijd

Kosten

Kwaliteit

Slechts 1 X in elke lijn en elke kolom


Doelstelling?

Antwerpen

New-York


Einde•Afronding laatste activiteiten plan

•Oplevering resultaat

•Beslissing om project stop te zetten


Motivatie Visie


Project fasen

• Doelstelling

• Strategie

• Wat

• Wie

• Wanneer

• Hoe

• Opvolging

• Bijsturing

• Afsluiting

• Feest



Evaluatie•Is het doel bereikt?

•Zijn alle verwachtingen vervuld?

•Zijn er ideeën voor vervolgprojecten?

•Hoe goed/slecht hebben we samengewerkt?

•Wat moeten we anders doen volgende keer?

•Welke zijn onze sterke punten?


Motivatie Visie


Project fasen

• Doelstelling

• Strategie

• Wat

• Wie

• Wanneer

• Budget

• Hoe

• Opvolging

• Bijsturing

• Afsluiting

• Feest



Aanknopingspunten• Websites

• www.gantthead.com• www.pmi.org• www.pmblvd.com

• Vorming• Creatieve denktechnieken• Empowerment en coaching• Relationship styles• Team skills

• Boeken• Goal directed project management

Haug, Grude• The critical chain

Goldratt• A guide to the project management body of knowledge

Project Management Institute• De kleine prins

de Saint-Exupéry

http://www.gantthead.com/

http://www.pmi.org/

http://www.pmblvd.com/

Creatief Projecten Leiden Feweb

Business

Transcript of Creatief Projecten Leiden Feweb