Course Outline for Business Ethics - GDUFS

Jaarverslag 2014 V1.0 1

Aafje in

verbinding

Jaardocument 2014

Stichting Aafje thuiszorg huizen zorghotels


Verslag Raad van Bestuur

Voor Aafje stond 2014 in het teken van verandering: zowel van binnen als van buiten en op alle niveaus en onderdelen.

Raad van Bestuur

Eind 2013 hebben we afscheid genomen van de voorzitter Raad van Bestuur, de heer Van Schelven. Mevrouw Lindeman, na het vertrek van de heer Van Schelven optredend als bestuurder, besloot een volgende stap in haar carrière te maken en vertrok in november 2014 naar het Medisch Spectrum Twente, als lid Raad van Bestuur. Het vertrek van beide bestuurders betekende een nieuwe invulling van de Raad van Bestuur. Per 1 juli 2014 is Guy Buck gestart als voorzitter en met ingang van 1 december 2014 Peter Ploegsma als lid Raad van Bestuur. De missie en visie van Aafje is ook door de nieuwe Raad van Bestuur omarmd. Dat kan ook niet anders, want deze missie en visie zijn nog steeds volledig van deze tijd. Het gaat tenslotte om de klant, die staat centraal. En in de veranderende wereld van de zorgsector, waar we te maken hebben met stelselwijzigingen en bezuinigingen, blijft één ding altijd onveranderd: op Onze Mentaliteit wordt niet bezuinigd. Met alle wijzigingen die in 2014 op ons afkwamen is besloten om de koers van Aafje aan te passen, maar wel vanuit dezelfde missie en visie.

Op reis naar…. De klant

In 2014 hebben we de organisatie van Aafje veranderd om te zorgen dat we klaar zijn voor zelforganiserende teams, om zo meer kwaliteit te bieden aan onze klanten en bewoners. Een koers die we ook inzetten vanwege alle stelselwijzigingen die er met ingang van 2014 zijn gekomen, met bezuinigingen die daarbij horen. Op die manier zorgen we ervoor dat Aafje heeft ‘gestuurd voor de bocht’ en daarmee financieel gezond is. Het traject heeft een grote impact gehad op de medewerkers, en soms tot onrust en onzekerheid geleid. Maar wat wij gezien hebben is dat de medewerkers van Aafje zich volop blijven inzetten voor onze klanten. De focus blijft op de klant gericht: hoe bieden wij die kwaliteit aan de klant en hoe zorgen we dat we hierbij kwaliteit leveren. Met de inzet van al die medewerkers die Aafje een warm hart toedragen!


Op reis naar…. De nieuwe organisatie

Het organisatieplaatje is meestal ingericht van boven naar beneden (top down), maar Aafje draait het bewust om:

De basis van de organisatie van Aafje zijn zelforganiserende teams waarbij verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie liggen, waarbij regelruimte optimaal in de teams wordt vorm gegeven om de klant goed, efficiënt en effectief te ondersteunen bij goede zorg, een zinvolle dag en prettig wonen. Deze teams werken binnen een regio. Met ingang van 1 januari 2015 zijn extramuraal medewerkers in deze zelforganiserende teams gestart en later dit jaar starten we ook intramuraal met deze opzet. Het kost tijd om deze teams goed neer te zetten en die tijd nemen we dan ook. De verwachting is dat we hier de komende twee jaar mee bezig zijn zodat we het proces goed kunnen laten verlopen, zowel voor klanten als medewerkers. Een zelforganiserende team organiseert zelf de zorg, behandeling, welzijnsactiviteiten of diensten voor een aantal klanten. Dat betekent dat de managers de taak hebben om de medewerkers te ondersteunen en te helpen: dienend leiderschap. Dat helpen gebeurt door te inspireren, kaders te stellen vanuit het waarom en los te laten aan de zelforganiserende teams in het hoe.

Bij het organiseren van operationele teamtaken en het ontwikkelen naar zelforganiserende teams hebben de teams hulp nodig. Daarom zijn er coaches aangesteld. De coach ondersteunt meerdere teams bij coachvragen die vooral liggen op het gebied van teamleren.


De wijziging van de organisatie alsmede de economische omstandigheden binnen de sector, maakten dat Aafje in 2014 een aanvraag voor een ontslagvergunning bij het UWV heeft aangevraagd voor ruim 30 medewerkers. Daarnaast zijn ongeveer 70 medewerkers op basis van een vaststellingsovereenkomst vertrokken bij Aafje. Zo’n traject brengt veel onrust met zich mee: Aafje heeft zich daarom ook ingespannen om de medewerkers en klanten zo goed mogelijk te informeren over de wijzigingen, in goede afstemming met de Ondernemingsraad en de Centrale Cliënten Raad. Wat wij gezien hebben is dat de medewerkers van Aafje zich volop blijven inzetten voor onze klanten, en daarvoor willen wij hen ook hier enorm bedanken.

Op reis naar…. Bijzondere momenten

Aafje is 2014 goed gestart met de officiële opening van locatie Slinge. Een nieuwbouwpand waar zowel somatiek- als PG-klanten wonen. Het scheiden van zorg en diensten is al jaren succesvol in de beide zorghotels van Aafje. Een goed moment om in 2014 te starten met een pilot scheiden zorg en diensten in een verpleeghuis. In goede samenwerking met bewoners, familie, medewerkers en de lokale cliëntenraad is dit concept in 9 maanden uitgerold in De Twee Bruggen. De pilot is inmiddels afgerond en dit project is nu het voorbeeld voor de manier waarop Aafje het scheiden van zorg en diensten binnen alle locaties wil starten. Zo zorgt de afbouw van de ZZP’s 1 tot en met 3 ervoor dat de doorstroom naar de verzorgingshuizen afneemt. Dat betekende onder andere voor Aafje dat we in 2014 hebben aangekondigd dat we de locatie Wilgenplas sluiten. Natuurlijk een schok voor onze bewoners, maar met een ijzersterk projectteam is het gelukt om op een heldere en aandachtvolle wijze onze bewoners daar te verhuizen naar andere locaties. Maar we kijken ook goed naar de wens van de klant: eten en drinken is enorm belangrijk voor onze bewoners en met de introductie van een nieuw Four seasons menu hebben we een mooie stap gezet om de kwaliteit hiervan te verbeteren. Ook het project Eten & Drinken dat in 2015 is gestart draagt hier aan bij.

Op reis naar…. De toekomst

Ook voor de toekomst blijft de missie en visie van Aafje gelijk: ondersteuning bieden zodat de klant het leven kan leiden dat hij wil. Daar ligt dan ook de focus op voor 2015 en verder: hoe bieden wij die ondersteuning en hoe zorgen we dat we hierbij kwaliteit leveren. We hebben hier wel te maken met externe factoren waar we als Aafje op moeten anticiperen en in mee gaan.


Kwaliteit Het blijkt uit verschillende onderzoeken waaronder de CQ index, dat Aafje kan groeien om het kwaliteitsniveau dat de klanten, management en externe stakeholders verwachten, in alle teams te leveren en op alle plekken waar Aafje actief is. Met de wijzigingen in de organisatie is nu het dan ook het goede en juiste moment om direct en integraal te starten met een nieuwe manier van kijken naar kwaliteit. Er is een keuze gemaakt om binnen de nieuwe kaders (zelforganiserende teams, service) vanuit de resultaten en outcome te gaan werken. Hierbij staat de klant en klantbeleving centraal. Een flinke klus maar één die nodig is om te zorgen dat we als Aafje kunnen blijven leveren waar we voor staan. En hét moment om dit samen met de start van de zelforganiserende teams te doen.

ICT

Per 2016 wordt Helios, hét belangrijkste en centrale systeem van Aafje, niet meer ondersteund door de leverancier. Aafje heeft nu ONS, het pakket van Nedap, en Ysis van Gerimedica geselecteerd als vervanging van dit systeem. ONS biedt als pakket veel voordelen ten opzichte van de huidige systemen. Zo is het gebruiksvriendelijk voor de medewerkers, maar ook makkelijk voor klanten omdat zij bijvoorbeeld op afstand in hun dossier kunnen kijken. Een nieuw systeem helpt ook bij het goed inrichten van de AO IC binnen Aafje, een onderwerp waarin we kunnen verbeteren.

Vastgoed

De huidige externe ontwikkelingen op het gebied van Vastgoed hebben ook voor Aafje impact. Zo is er sprake van herverdeling van de verpleeghuiscapaciteit binnen Rotterdam, afbouw van de meerbedskamers en natuurlijk ook de afname van de ZZP’s 1 t/m 3 in de verzorgingshuizen. Aafje speelt hier op in door deze ontwikkelingen mee te nemen in het strategisch vastgoedplan.

Op reis naar…. Samenwerking

Governance De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht volgen de Governance Code in de Zorg. Dat betekent dat zowel in de statuten, reglementen als in de samenwerking de betreffende artikelen uit deze code worden nageleefd. Voor de nadere beschrijving van deze code en de invulling daarvan binnen Aafje verwijzen wij naar de bijlage.


Ondernemingsraad (OR) en Centrale Cliënten Raad (CCR) Er is in 2014 veel afstemming geweest met de OR en CCR, met name over de wijziging naar de zelforganisatie. Alle partijen hebben op constructieve en open wijze samen gewerkt om te zorgen dat we Aafje kunnen verbeteren en aanpassen aan de wijzigende omstandigheden. Hiervoor is maandelijks met de OR formeel overleg geweest. Met de CCR is 6 keer formeel overleg geweest en maandelijks informeel overleg. Ook zijn er in 2014 OR verkiezingen geweest, waardoor er een nieuwe samenstelling is gekomen met een goede vertegenwoordiging vanuit alle lagen van de organisatie. Ook de CCR is gewijzigd en inmiddels met 6 leden op volle sterkte.

Overig

Klachten

In 2014 heeft de externe klachtencommissie 11 klachten ontvangen waarvan er uiteindelijk 5 in behandeling zijn genomen. Na behandeling zijn de aanbevelingen vanuit de behandeling door de commissie van deze klachten overgenomen door de Raad van Bestuur en directie. In één geval heeft klager de stap gemaakt om een klacht in te dienen bij de landelijke Geschillencommissie, die deze klacht ongegrond heeft verklaard. Het is nu sinds het tweede jaar dat er minder klachten bij de klachtencommissie binnenkomen, en dat is naar onze mening toe te schrijven aan het feit dat de ombudsvrouwen meer bekendheid hebben gekregen. Bij de ombudsvrouwen zelf is het aantal klachten in 2014 licht toegenomen, met in totaal 261 meldingen.

Risico’s De risico’s voor Aafje zijn opgenomen in een risico analyse en worden binnen de reguliere planning & control cyclus gemonitord. Als belangrijkste risico’s gelden:

− De realisatie van begrote omzet en marge. − De realisatie van de transitieplannen. − Versnippering van zorgfinanciering. De overgang van zorg vanuit

AWBZ naar ZVW en WMO zorgt voor een stijging van het aantal partijen waar Aafje contracten mee moet afsluiten, een stijging van het aantal verschillende declaratiesystemen en voorwaarden en gedeeltelijk wegvallen van voorfinanciering.


Financiële resultaten

Behaalde omzet en resultaten

Over 2014 heeft Aafje een resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening gerealiseerd ad € 6,9 miljoen positief, een stijging van € 2,6 miljoen ten opzichte van 2013. Inclusief incidentele lasten is over 2014 een jaarrekeningresultaat gerealiseerd van € 7,5 miljoen positief (2013: € 8,1 miljoen negatief). Het behaalde resultaat is als volgt te splitsen:

Zorgresultaat Het zorgresultaat kwam in 2014 uit op € 5,7 miljoen positief ten opzichte van € 1,3 miljoen positief in 2013, ofwel een stijging van € 4,4 miljoen. Daarmee is de reeds in de begroting 2014 geformuleerde doelstelling van een hoger zorgresultaat in 2014 gerealiseerd. Tot en met 2013 werd 1% van de omzet als resultaat begroot. In de begroting 2014 is dit verhoogd naar 3% om daarmee ruimte te creëren voor de verwachte tariefdruk in 2015 zoals die bleek uit de meerjarenbegroting en daarmee voor de bocht te sturen om de komende financieel zwaardere jaren op te vangen. In 2015 staan de tarieven waarvoor Aafje haar diensten moet leveren ook daadwerkelijk onder druk. Bij de begroting 2015 bleek dat het zorgresultaat in 2015 zonder aanvullende maatregelen zou dalen tot € 1 miljoen negatief. Zonder de reeds in de begroting 2014 verwerkte maatregelen zou dit € 6 á 7 miljoen negatief zijn geweest. Het afgelopen jaar heeft zich gekenmerkt door landelijke normonduidelijkheden met betrekking tot de omzetverantwoording 2014 van de Geriatrische Revalidatiezorg in de zorgsector. Belangrijkste oorzaken van de landelijke normonduidelijkheden vinden hun oorsprong in het ontbreken van een landelijk controleprotocol GRZ 2014 alsmede heldere normen in de contractafspraken met de zorgverzekeraars. Aafje heeft het effect van deze onzekerheid op omzet en resultaat nader toegelicht in paragraaf 5.4.1.1 van de jaarrekening. Vastgoedresultaat Over 2014 bedroeg het vastgoedresultaat € 1,2 miljoen. In 2013 bedroeg het totaal van vastgoed en financieringsresultaten nog € 3,0 miljoen. Hiermee wordt de overgang van het oude risicoloze systeem van nacalculatie naar een systeem waarbij Stichting Aafje zelf de risico’s van haar vastgoed draagt duidelijk zichtbaar in het resultaat. De afschrijvingslasten zijn gebaseerd op de

(x € 1 miljoen) 2014 2013 verschil

Zorgresultaat 5,7 1,3 4,4

Vastgoedresultaat 1,2 2,2 -1,0

Financieringsresultaat 0,0 0,8 -0,8

Resultaat gewone bedrijfsuitoefening 6,9 4,3 2,6

Incidentele resultaten 0,6 -12,4 13,0

Jaarrekening resultaat 7,5 -8,1 15,6


verwachte bedrijfseconomische levensduur van de verschillende activa en niet op vanuit nacalculatieregels voorgeschreven afschrijvingstermijnen. Incidentele resultaten Het saldo incidentele resultaten bleef in 2014 beperkt tot € 0,6 miljoen. Belangrijkste componenten van dit saldo: - € 0,5 miljoen afwaardering ICT i.v.m. overgang naar nieuw systeem in

2015; - Voorziening verlieslatend contract wijkverpleging ad € 1,8 miljoen; - Voorziening groot onderhoud verpleeg oproep systeem ad € 1,2 miljoen; - Vrijval reorganisatievoorziening ad € 3,1 miljoen positief.

Kasstroom en financieringsruimte

De in 2014 behaalde resultaten zorgen voor een operationele kasstroom ad €22,2 miljoen, dit is bijna 3x hoger dan de gerealiseerde operationele kasstroom 2013 ad € 7,6 miljoen. De stijging is het gevolg van het gerealiseerde resultaat 2014 en lagere investeringen dan in 2013. In 2013 werd de kasstroom daarnaast negatief beïnvloed doordat de Geriatrische revalidatiezorg werd overgeheveld naar de ZVW, hierdoor ontstond ultimo 2013 een onderhanden werk vordering ad € 6,7 miljoen. Voor het verkrijgen van financiering zijn gezonde ratio’s van belang. Deze ontwikkelden zich in 2014 positief en voldoen aan de minimale normen die gemiddeld door financiers worden gesteld.

2014 2013 2012

Rentabiliteit 4,0% -4,1% 0,5%

Solvabiliteit 28,4% 22,1% 28,5%

Liquiditeit 100,3% 71,7% 67,1%

Verwachte financiële ontwikkeling 2015

De begroting voor 2015 sluit met een resultaat ad € 4,1 miljoen positief. Ten opzichte van eerdere jaren zijn er echter meer onzekerheden en risico’s bij het realiseren van dit resultaat. De volgende punten kunnen hierbij worden genoemd: - Landelijke transitie in de ouderenzorg waarbij extramurale zorg vanuit

AWBZ is overgeheveld naar ZVW en WMO; - Interne reorganisatie naar een regiostructuur met zelforganisatie; - Vervanging van belangrijke ICT systemen in 2015 omdat leverancier

Cegeka besloten heeft zich terug te trekken uit de VVT sector. Met het positieve financiële resultaat in 2014 heeft Aafje een buffer gevormd waarmee eventuele tegenvallers in 2015 kunnen worden opgevangen.


Bijlage governance

Raad van Bestuur

Samenstelling, benoeming, taak en werkwijze Raad van Bestuur

Naam Bestuursfunctie M/V t/m

Drs. G.I.W.M. Buck Voorzitter M Onveranderd

Drs. P. Ploegsma Lid M Onveranderd

Tabel: Samenstelling Raad van Bestuur Aafje per 31 december 2014

Aafje hanteert het Raad van Toezichtmodel als besturingsmodel. De Raad van Toezicht is toezichthoudend bevoegd en de Raad van Bestuur is statutair en uitvoerend bevoegd. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen, de algemene dagelijkse leiding van Aafje. Dit houdt onder meer in dat hij verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van Aafje, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling en risicobeheersing. De Raad van Bestuur legt verantwoording af over zijn beleid aan de Raad van Toezicht. Jaarlijks vraagt de Raad van Bestuur - ter gelegenheid van de goedkeuring van de jaarrekening - aan de Raad van Toezicht décharge te verlenen voor het gevoerde beleid. De Raad van Bestuur heeft in 2014 tweewekelijks vergaderd. Daarnaast vonden regelmatig themabijeenkomsten plaats.

Raad van Toezicht In de samenstelling van de Raad van Toezicht heeft in 2014 een wijziging plaatsgevonden. De heer drs. R.M. de Koning is met ingang van 1 juni 2014 afgetreden en de heer Ir. H.J.L. de Kraa is per 5 september 2014 afgetreden. Bij uitzondering is de termijn van de leden De Koning en De Kraa tot deze data verlengd, dit gezien de ontstane situatie bij Aafje door het vertrek van de heer Van Schelven per 1 januari 2014. Ter borging van de continuïteit binnen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van Aafje is destijds tot deze verlenging besloten. De benodigde deskundigheid van de toezichthouders is opgenomen in het profiel van het te werven lid van de Raad van Toezicht. Deze deskundigheid is bij de werving getoetst door het werving- en selectiebureau, alsmede in de gesprekken met de remuneratiecommissie van de Raad van Toezicht.


Naam Functie Hoofd- en nevenfuncties Dr. P.L. Batenburg Voorzitter Voorzitter Raad van Bestuur Catharina

Ziekenhuis Eindhoven Voorzitter bestuur Santeon ziekenhuizen Lid Raad van Toezicht Havensteder Lid Raad van Toezicht van PAMM

Ir. P.A.R.J. Vismans lid

Algemeen directeur Paul Vismans B.V. Catella KAG - Real Estate München Member of the Supervisory Board Woonstad Rotterdam Lid van de Raad van Commissarissen, Voorzitter Audit-commissie De Zorgboog Lid van de Raad van Toezicht

J. van der Loos* Lid

Voorzitter Bestuur Voedselbank Drechtsteden Voorzitter Stichting Bach festival Dordrecht

Mr. N.W.C. Michon- van Tuel

Lid

Interim manager & business consultant Finance Lid Raad van Toezicht en auditcommissie van Carinova Lid Raad van Toezicht en auditcommissie van Zinzia Zorggroep

dr. M.W. de Jong Lid

Lid Raad van Bestuur Alrijne Zorggroep Lid van de Adviesraad van het SEO Economisch onderzoek Amsterdam

Mr. J. van Dijk Lid

Algemeen directeur Madurodam B.V.

Secretaris en Vice-Voorzitter Club van 11 (branchevereniging ‘Leading Visitor Attractions in The Netherlands”)

Tabel: Samenstelling Raad van Toezicht Aafje 31-12-2014.

*Mevrouw van der Loos is met ingang van 1 januari 2015 afgetreden.

Naam Functie Datum van

benoeming Uiterste jaar van aftreden

Dr. P.L. Batenburg Voorzitter 1.7.2009 1.1.2016 J. van der Loos* Lid 1.1.2007 1.1.2015 Mr. N.W.C. Michon- van Tuel

Lid 1.7.2012 1.7.2020

Dr. M.W. de Jong Lid 1.7.2012 1.7.2020 Mr. J. van Dijk Lid 1-3-2013 1-3-2021 Ir. P.A.R.J. Vismans Lid 1-3-2013 1-3-2021

*Mevrouw van der Loos is met ingang van 1 januari 2015 afgetreden.

De leden van de Raad van Toezicht zijn onafhankelijk. In de statuten van Aafje is een bepaling opgenomen die verhindert dat er sprake kan zijn van een ongewenste belangenverstrengeling. De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur hanteren de Zorgbrede Governance Code van BoZ. Dit betekent dat in principe alle beleidsonderwerpen en het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid onderdeel uitmaken van de agenda.


Hiertoe behoort ook de bespreking van de volgende onderwerpen: - De strategie. - De voornaamste risico’s verbonden aan de zorgorganisatie. - De uitkomsten van de beoordeling door de Raad van Bestuur van de

interne risico beheersings- en controle systemen, inclusief eventuele wijzigingen.

In het verslagjaar hebben 7 gecombineerde vergaderingen van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht plaatsgevonden. Bij de 3 van de 7 vergaderingen van de Raad van Toezicht waren alle leden aanwezig. Bij 4 vergaderingen waren 1 tot maximaal 3 leden niet aanwezig. Daarnaast zijn er nog 7 vergaderingen met de Auditcommissie geweest. De Raad van Bestuur heeft de Raad van Toezicht tijdig en volledig geïnformeerd en op de hoogte gehouden van interne en externe ontwikkelingen en zo de Raad van Toezicht in de gelegenheid gesteld zijn toezichthoudende taak zorgvuldig uit te voeren. Dit is niet alleen gebeurd tijdens de vergaderingen. Er is ook frequent tussentijds overleg geweest tussen Raad van Bestuur en de voorzitter van de Raad van Toezicht. Naast de gebruikelijke financiële onderwerpen, zoals de periodieke managementrapportages (inclusief risico analyse), het jaardocument (waaronder de jaarrekening) en de begroting heeft de toezichthoudende taak van de Raad van Toezicht zich onder meer uitgestrekt over:

De transitieplannen van Aafje, inclusief bijbehorende koers- en strategienota alsmede adviesaanvragen.

Rapportages uit de vergaderingen van de Raad van Bestuur, de Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad.

De uitkomsten in de interim letter van de accountant.

In de loop van 2014 zijn onder meer de volgende besluiten goedgekeurd:

Het jaardocument 2013, waarin opgenomen de jaarrekening van Aafje. Décharge is verleend voor het gevoerde beleid en de jaarrekening. De Raad van Bestuur heeft een toelichting en een risicoanalyse gegeven.

Vaststellen reglement Raad van Toezicht en Raad van Bestuur.

Statutenwijziging Stichting Aafje thuiszorg huizen zorghotels (liquidatiebepaling).

De Raad van Toezicht heeft in 2014 hun eigen functioneren geëvalueerd op basis van een vragenlijst met verbeterpunten. In 2015 vindt er een volledige evaluatie plaats, begeleid door een externe adviseur. De Raad van Toezicht beoordeelt jaarlijks het functioneren van de Raad van Bestuur. De voorzitter en vicevoorzitter van de Raad van Toezicht voeren jaarlijks met alle leden van de Raad van Bestuur evaluatiegesprekken.

Course Outline for Business Ethics - GDUFS

Documents

Transcript of Course Outline for Business Ethics - GDUFS