Congres MA Tips voor Time Management

http://www.TimeManagementCompany.com

2

Toolbox Essentie

Jouw doelstellingen zijn essentieel in je leven. Of je nu vrijwilliger wilt worden of je wenst door te

groeien in jouw baan, het is cruciaal om deze doelstellingen helder te maken en op papier te zetten.

Neem even de tijd om de onderstaande tabellen in te vullen. Houd hierbij rekening met de

belangrijkste levenssferen:

� Gezondheid

� Familie

� Sociaal leven

� Werk

Tip: stel jouw doelstellingen op volgens het SMART-principe:

� S pecifiek

� M eetbaar

� A anvaardbaar

� R ealiseerbaar

� T ijdsgebonden

Welke beroepsmatige doelstellingen wens je het komende jaar te bereiken?

1 S:

M:

A:

R:

T:

2 S:

M:

A:

R:

T:

3

3 S:

M:

A:

R:

T:

4 S:

M:

A:

R:

T:

Welke persoonlijke doelstellingen wens je het komende jaar te bereiken?

1 S:

M:

A:

R:

T:

2 S:

M:

A:

R:

T:

3 S:

M:

A:

R:

T:

4 S:

M:

A:

R:

T:

4

Welke beroepsmatige doelstellingen wens je de komende 5 jaar te bereiken?

1

2

3

4

Welke persoonlijke doelstellingen wens je de komende 5 jaar te bereiken?

1

2

3

4

5

Toolbox Functiebeschrijving

Wie ben je? Welke rollen vervul je? Welke functies vervul jij in de maatschappij?

Wat is jouw rol in je professionele leven?

Wat zijn jouw specifieke taken?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Wat zijn jouw secundaire taken? Wat moet je doen om de zaken draaiende te houden?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Wat is jouw rol in je privéleven?


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

6

Wat zijn jouw secundaire taken?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Wat is jouw rol in je verenigingsleven?


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Wat zijn jouw secundaire taken?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

7

Toolbox Focus

Hoe geconcentreerd ben je of kan je zijn? Om dit in kaart te brengen, kan je jezelf een dag volgen.

Hieronder vind je jouw persoonlijk logboek. In de eerste 2 kolommen is een hokje met een

tijdsaanduiding voorzien. Noteer elk half uur wat je doet in één of twee kernwoorden. Let wel, het gaat

om wat je doet en niet om wat je dacht te kunnen doen.

Zet er telkens bij of het om een geplande (G) of een niet geplande (N) activiteit gaat.

Per half uur heb je in de laatste kolom de mogelijkheid uitleg te geven over eventueel tijdverlies en

jouw invallen in verband met time management te noteren.

Geplande

activiteiten

Uitgevoerde

activiteiten

G

N uitleg tijdverlies + opmerkingen

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

8

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

� …..

9

Analyseer jouw eigen logboek

Wanneer ben jij het meest productief? Wanneer gaat het wat minder vlot? Hoe komt dat

volgens jou?

Bv.: voormiddag, namiddag, ’s avonds op kantoor, ...

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Kan je aangeven in welke situaties jij het minst efficiënt bent?

Bv.: zoeken naar papieren, wachten op collega’s, als je vaak moet telefoneren….

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Zou het kunnen dat je soms tijd besteed aan minder belangrijke zaken? Hoe komt dat?

Bv.: meetings die niet relevant zijn, blijven telefoneren, zonder doel surfen op het net….

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Heb je tijd uitgetrokken voor inspanningen die achteraf voor niets bleken te zijn?

Bv.: rapport gemaakt dat niemand heeft gelezen, dubbel werk verrichten,…

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

10

Zag je zelf punten die verbeterd kunnen worden?

Bv.: op een andere manier archiveren, een to-do lijst opstellen,…

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Wat zijn de meest voorkomende storingen?

Bv.: telefoons, mail, baas, collega’s,…

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Welke acties hebben tot niets geleid? Hoe ga je met zulke situaties om?

Bv.: beter plannen, beter communiceren,… .

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Welke taken zou je willen delegeren?

Bv.: beter plannen, beter communiceren,… .

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

11

Toolbox Efficiëntie

80/20 Regel

Om effectief te kunnen zijn, dien je te weten welke activiteiten het meeste rendement hebben:

� 20% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 80% van je resultaten

� 80% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 20% van je resultaten

Welke activiteiten creëren de meeste resultaten?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Het gaat er dus om dat je de 20% effectieve tijdsinzet in elk geval ten volle benut. Hoe pak je dit aan?

Interessant om te weten is hoe je met je tijd omgaat. Wat zijn jouw persoonlijke tijdsvreters?

Tijdsvreters

Wat zijn jouw tijdvreters? Omcirkel de 7 belangrijkste:

• Niet kunnen luisteren

• Onduidelijke doelstellingen

• Inefficiënt omgaan met mensen

• Gebrek aan organisatie

• Verkeerd weggelegde stukken

12

• Onderbrekingen

• Wachten op aanvullende gegevens

• Te veel willen doen

• Onnodige correspondentie/e-mail

• Zinloze vergaderingen

• Niet neen kunnen zeggen

• Ondoelmatig delegeren

• Verkeerde prioriteiten stellen

• Onhaalbare deadlines

• Negatieve instelling

• Slechte communicatie

• Storingen op gebied van techniek en automatisering

• Fouten van andere mensen

• Te weinig personeel

• Afwijkende waardering

• Gebrek aan feedback

• Perfectionisme

• Slecht afhandelen van papierwerk

Enkele vragen:

Kan je aangeven wat precies veel tijd kost binnen jouw dagelijkse werkzaamheden?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Wat is daarvan de oorzaak?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

13

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Kan je hier iets aan veranderen?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Wie of wat heb je hiervoor nodig?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

GTD

Geef 4 voorbeelden van contexten:

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Geef 4 voorbeelden van projecten:

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

14

Toolbox Creativiteit

Maak je eigen mindmap:

1. Je vult het hoofdonderwerp in, dit staat centraal in de mindmap: ‘mijn huidige baan’

2. De belangrijkste thema’s van het onderwerp vertakken zich vanuit dit centrale punt.

3. Thema’s van ondergeschikt belang vormen de bladeren aan weer een volgende generatie

vertakkingen. Hieruit kunnen weer nieuwe vertakkingen voortkomen, enz.

Schrijf een aantal termen neer die jij associeert met ‘mijn huidige baan’. Zet nu de woorden ‘mijn

huidige baan’ centraal op het blad, en teken van daaruit lijntjes (als takken aan een boom).

Op ieder lijntje vul je één van de woorden in die jij associeert met mijn huidige baan en herhaal dit

proces.

15

Bijlage: GTD Schema

Bron: Boek Getting Things Done, David Allen

Congres MA Tips voor Time Management

Documents

Transcript of Congres MA Tips voor Time Management