Time Management

Verzorg door:

Wat is time management?

• Anders denken; anders werken.• Niet harder werken; slimmer!• Leiden in plaats van lijden!• Hard zijn voor de materie; zacht voor de

mens.• Persoonlijke en zakelijke discipline.• Creatief proces voor verandering/verbetering.

Kortom: Communiceren!

Waardoor komt u tijd tekort?• Laatste moment• Teveel taken• Binnenvallers• Teveel mail• Telefoon aannemen• Dringende werkzaamheden collega´s• Onverwachte zaken tussendoor• Vragen collega´s• Tussendoor overleg/klussen• Afwijken van planning• Het vasthouden van een planning• Verkeerd inschatten benodigde tijd• Te precies werken• Teveel dingen op bureau• Teveel tijd aan ´doorlopen´ /uitstellen van werk• Overbodige handelingen• Bureaucratie

Wat heeft u er voor over?

discussie

Wat is uitstel?

UITSTEL is de neiging om dingen die we NIET willen doen voor ons uit te schuiven!

Noodzakelijke instrumentenvoor

Time Management

Discipline Volharding Communicatie

DAS-profielTestje

DominantAfstand.Sociaal

Dominant Gedrag

• Hier en nu!• Impulsief• Open• Creatief• Communicatief• Emotioneel• Ego belangrijk• A-diplomatiek

• Generalisten• Drammerig• Vastbesloten• Ad hoc• Slordig• Onbewust• Zelfbewust• Actie gericht

Welke TM problemen zijn te verwachten?

Afstandelijk gedrag

• Toekomst gericht

• Afstandelijk• Zwijgen• Selectief

luisteren• Cijfers/feiten• Logisch• Rationeel

• Conservatief• Precies• Details belangrijk• Gesloten• Kat uit de boom• Hekel werkdruk• Trage beslissers

Welke TM problemen zijn te verwachten?

Sociaal gedrag

• Verleden• Sterk geheugen• Amicaal• Hak op de tak• Generalist• Emotioneel• Relatie gericht• Gezellig

• Beloven veel/presteren minder

• Hekel aan conflict

• Zoekt balans• Communicatief• Contact vaardig• Geen ‘neen’

kunnen zeggenWelke TM problemen zijn te verwachten?

Hoe werkt u?

Onderzoek werkgewoonten!

Wet van Pareto

Energie Effect0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

effectenergie

Vergaderen

Waarom niet?

• Geen agenda• Geen doelstelling• Teveel = te lang• Geen deadlines• Teveel agendapunten• Vanwege routine

Zorg voor helderheid

TransparantOpenHelder

Dat geeft duidelijkheid en richting!

Kerntaken

Moet ik doen

Moet ik doen maar ander kan helpen

Kan ik doen maar ander ook (als ze de kans krijgen!)

Wat ander zou moeten doen, maar ik kan helpen; in noodgevallen.

Wat ander moet doen

Wat is delegeren en wat niet?

Definities

Toedelen van verantwoordelijkheden aan medewerkers daarbij gebruik makend van aanwezige tijd,vaardigheden en potentieel van de medewerkers.

Maakt dat een andere persoon het recht en het vermogen krijgt om te handelen, door toewijzing van taken naar medewerkers, door toestemming (bevoegdheid) te geven om actie te nemen en door een verplichting (verantwoordelijkheid) vast te leggen voor medewerkers ten behoeve van tevreden stellende werkuitvoering.

Wat niet delegeren?

• Samenstellen van het team• Waar gaan we naar toe?• Bepalen van prioriteiten• Vinger aan de pols

Waarom delegeren?

• Tijdbesparing.• Kosten besparing.• Kennis verbreden; Opleiden• Zelf oplossend vermogen vergroten• ………………………………..

De top 10

1. Bepaal op basis kerntaken 3, 4 en 52. Bepaal op basis van tijdbesparing3. Bepaal op prioriteit4. Controleer situationeel5. Voer bij tevredenheid tempo langzaam op6. Zorg voor aanvullende kennisontwikkeling7. Deel bij tevredenheid kerntaak 28. Niet alleen rot klussen9. Zoveel mogelijk!10. Bepaal de juiste tijd!

DOE HET NU!

Prioriteiten1. Crises Problemen Deadline Dichtbij

2. Voorbereiden Waarde bepalen Planning maken Management kwaliteiten

Belang

Urgentie

3. Interrupties Veel post/mail, vergaderingen en rapporten. Werk en verwachtingen van anderen.

4. Onbenulligheden Tijdverspillers ‘Vluchtklussen’ Sommige mails telefoontjes

Moet ik dit nu doen?

Neem beslissing!

Te veel informatie

Wat ontvang je nu wat je niet wilt hebben?

Lezen

• Selectief• Met lineaal• Sleutelwoorden• Korte tekst; nu• Lange tekst; plannen• Lees in blokken• Samenvatting• Inhoudsopgave

E-mail management• Weet wat je wilt weten en wat niet.• Communiceer dit!• Doe je e-mail maximaal 3 x p/d• Wanneer wel/niet cc en bcc• Start met bijlagen• Benoem onderwerp!• Verwijder bij ‘beantwoorden’

onnodige info• Verander ‘onderwerp’!• Een onderwerp per e-mail!• Print niet automatisch al je

berichten

PrullenbakkenBeoefen het werkwoord!

Gooi weg wat kan! In geval van twijfel, gooi weg!

Regels voor planning

• Plan volgens prioriteit• Niet te krap.• Plan buffertijden.• Plan Murphy.• Plan samen!

It takes two to Time Manage!

Je hebt elkaar nodig om er iets mooi van te maken!

Plan daarom:

• Samen• Elke dag• Maak een takenlijst• Ken uw normtijden• Kijk naar de

kerntaken

Beste middel tegen werkdruk

Nee!

Tijdvreters!

Welke herken je?

13-04-2023 35

Motiveren/Demotiveren

‘Motiveren is altijd

demotiveren’R.K. Sprenger

13-04-2023 36

Demotivatie

• Beloften niet nakomen• Vage onduidelijke instructies• Laat of niet tijdig informeren• Teveel regels• Onproductieve vergaderingen• Interne competitie• Negatieve terugkoppeling• De worst aan de stok• Waarop zij wel en ik niet?• Toenemende werkdruk• Uitblijven waardering• Altijd maar toekomstgericht

13-04-2023 37

Motivatie

Incentives; kort effectWaardering =afhankelijk van expressieZinvolheid; hoog en langdurig effectZelfstandigheid; hoog en langdurig effectGeld in relatie tot extra werk; kort effectCreativiteit; lang effectCreëer gemeenschappelijke ‘vijand’

13-04-2023 38

Hoe motiveren

• Moedig aan• Geef voorbeeld• Laat ze zelf bepalen• Wees positief; ook over het negatieve• Maak tijd voor mensen• Sta fouten toe• Kom afspraken/beloften na• Kom op voor je mensen• Geef ruimte aan frustraties

13-04-2023 39

Krachtigste instrument

De 72 uur regel van Dr. Phil

Contact: info@rentapen.nl

06-81189397http://rentapen.nl/bestellen