Complexe ProjectenStudiedag 24 september

“Naar een kwaliteitsvolle en snelle aanpak

van projectgedreven processen”

PROGRAMMA• Aanvang: 9u.30

• 9u.40 – 10u.20: team complexe projecten: uitleg over aanpak complexe projecten en leerpunten van de lopende projecten

• 10u.20 – 10u.50: Iris Lauwaert (projectregisseur): leerervaringen CP Leefbaarheid Klein-Rusland

• 10u.50 – 11u.10: pauze

• 11u.10 – 11u.40: Dirk Cleiren (POM Antwerpen): leerervaringen CP ‘Naar een leefbare woonkern, project vrachtverkeer’ Rumst

• 11u.40 – 12u.10: Wouter Van Dooren (Universiteit Antwerpen): de relatie tussen complexe projecten en beleidsvoering

• 12u.10 – 13u.10: broodjeslunch

• 13u.10 – 14u.40: vijf workshops

Workshop 1 (o.l.v. DenS communicatie): de organisatie van participatie in complexe projecten

Workshop 2 (o.l.v. Intelligent Design Collective): de rol van ontwerpend onderzoek in complexe projecten

Workshop 3 (o.l.v. ProFlow): integratie van sectorale instrumenten in voorkeurs- en projectbesluit

Workshop 4 (o.l.v. Createlli en Kenter): relatie met de politieke overheid

Workshop 5 (o.l.v. team complexe projecten): reflectie over de toekomst van complexe projecten

• 14u.40 – 15u.00: pauze

• 15u.00 – 16u.30: tweede keuze uit de vijf workshops hierboven

Er is geen plenaire afsluiting voorzien. De verslagen van de workshops worden, net als de presentaties, op de website complexe projecten gepubliceerd.

Decreet: Toepassingsgebied (25 april 2014)

Complexe projecten: - Groot maatschappelijk en ruimtelijk-strategisch belang- Geïntegreerd vergunningen- en ruimtelijk planproces

Zowel publieke als private projecten

Criteria in decreet: meervoudige probleemstelling, diverse belangen,impact op en meerwaarde t.a.v. woon- of milieukwaliteit, economie,mobiliteit, complexe omgeving, grote investeringen en beheer, …

Drie “uniek” bevoegde overheden: Vlaamse Regering, Provincieraad of Gemeenteraad

Concentratie bevoegdheden per bestuursniveau

Startbeslissing = “Startschot” door overheid : procedure van decreet CP

Procesaanpak complexe projecten

Kwaliteit én snelheid

Principes nieuwe procesaanpak:- Participatie- Open communicatie en transparantie- Maatwerk bij concrete procesinvulling - Geïntegreerde en oplossingsgerichte samenwerking- Gelijktijdige en geïntegreerde aanpak

onderzoeken en inspraak- Procesregie door actoren gedragen

Proces uitgetekend in “Routeplanner”:- Methodiek i.f.v. kwaliteitsvolle procesaanpak- Evolutief op basis van concrete ervaringen (leerproces)- Ter beschikking op website www.complexeprojecten.be

Kiezen voor een breed actorenoverleg

Om de goesting en inventiviteit van deze actoren ten volle te benutten bij beleidsvorming moeten overheden hen vertrouwen.

Rol van het team complexe projecten

• Informatiedeling via website complexe projecten

• Kennis van regelgeving van de nieuwe aanpak

• Verkennend gesprek met geïnteresseerden

• Actieve procesbegeleiding in het licht van de routeplanner

• Deelname aan de projecten en organisatie van netwerkmomenten voor een actieve uitwisseling van leerervaringen

Proces complex project

Verkenningsfase

onderzoeksfase

Geïntegreerde weloverwogen afweging alternatieven op strategisch niveau

- Milieukundig onderzoek- Financieel-economisch- Ontwerpend onderzoek- En andere

➢ VOORKEURSBESLUITVaststelling van op strategisch niveau gekozen alternatief

Beroepsmogelijkheid: Raad van State

Rechtsgevolgen: bv. bouwverbod

uitwerkingsfase

Verder concretiseren tot realiseerbaar projectFocus verschuift van strategisch niveau naar projectniveau

➢ PROJECTBESLUITVaststelling van op uitvoeringsniveau gekozen alternatief

- Vergunningen- Machtigingen - Bestemmingswijziging- Beheer en monitoring- Actieprogramma

Rechtsgevolgen

Beroepsmogelijkheid: Raad van State

uitvoeringsfase

• Projectuitvoering en monitoring en evaluatie voorspelde effecten

Timing

Klein Rusland

Stationsomg.

Kessel ECA

Haven

Zeebrugge Op de Berg Rumst

Stationsomg.

Geel Kluisbos

Knl. Bossuit-

Kortrijk Kustvisie

Noord-Zuid

Limburg

Stappen CP

Startbeslissing 26/02/2016 3/05/2016 15/07/2016 15/07/2016 14/10/2016 27/10/2016 12/12/2016 1/06/2017 8/09/2017 22/12/2017 16/03/2018Publieke raadpleging

AON

08/02/2017 -

11/03/17

01/06/2018 -

30/06/2018

9/12/2016 -

18/01/2017

05/10/2016 -

5/11/2016

25/05/2018 -

23/06/2018

20/12/2016 -

20/01/2017

26/02/2018 -

9/04/2018

Richtlijnen team MER,... 7/06/2017 17/03/2017 11/05/2017 2/05/2017 13/07/2018Synthesenota geïnt.

onderzoek 26/10/2017 17/01/2018 17/11/2017 26/02/2018Voorontwerp

voorkeursbesluit

bekendmaken 29/06/2018 2/03/2018

Adviesperiode

12/07/2018 -

15/09/2018

05/03/2018 -

17/04/2018Ontwerp

voorkeursbesluit

Openbaar onderzoekDef. vaststelling

voorkeursbesluit

Raadpleging PON

Richtlijnen team MER,...Synthesenota geïnt.

onderzoekVoorontwerp

projectbesluit

Adviesperiode

Ontwerp projectbesluit

Openbaar onderzoekDef. vaststelling

projectbesluit

Totale looptijd d.d.

Versnelling investeringsprojecten

De winst van een procedure complexe projecten zit niet noodzakelijk in de snelheid van de besluitvorming (“aanvaardbare termijn”) maar wel in de kwaliteit van het proces en de robuustheid van de besluitvorming.

Projecten met startbeslissing

Vlaamse regering

• Leefbaarheid van de woonwijk Klein-Rusland te Zelzate

• Nautische toegang Achterhaven Zeebrugge

• Extra containercapaciteit haven Antwerpen

• Nationaal Park Hoge Kempen – Industrieterrein Op de Berg

• Opwaardering / aanpassing kanaal Bossuit – Kortrijk

• Noord-Zuid Limburg

• Kustvisie

Projecten met startbeslissing

Gemeenteraad

• Herinrichting stationsomgeving Kessel (Nijlen)

• Ontsluiting bedrijventerreinen Rumst

• Herinrichting stationsomgeving Geel

• Kluisbos te Kluisbergen

Projecten die actief de verkenningsfase doorlopen

• K-R8: Integrale mobiliteitsaanpak regio Kortrijk

• Donderslag (Meeuwen-Gruitrode en Opglabbeek): integraal landschapsontwikkelingsproject met delfstoffenwinning

Vragen op inschrijvingsformulier

• Geen weet van een volledig vergelijkbare buitenlandse aanpak

• Vergelijking met integratiespoor RUP

• Nog geen externe evaluatiestudies

• Nog geen jurisprudentie

Leerervaringen

“Informeel proces over de doelstelling van de startbeslissing”

Toegepast in:• K-R8: rondvraag bij een 35-tal actoren • NZL: feedbackmoment over verwoording projectdoelstelling

Tips:• Doelstelling is projectgebonden, maar moet toelaten dat alternatieven

in beeld kunnen komen.• Verfijning doelstelling is mogelijk, maar opletten om alles aan alles te

koppelen• Voorzie ifv draagvlak voldoende tijd en dialoog om scope van het

project af te bakenen.

Leerervaringen

“Werken met multidisciplinaire projectteams”

Samenwerking is de kracht van elk complex project en creëert vertrouwen

Kennis én vaardigheden samenbrengen: communicatie-specialist, ingenieur, procesbegeleider, jurist, bemiddelaar, lokale besturen,…

Tip: Maak goede afspraken inzake capaciteit. Een geïntegreerd proces vraagt een serieuze tijdsinspanning (heel veel afstemming nodig).

Leerervaringen

“Goed nadenken over het trekkerschap”

de keuze geeft het project een gezicht:

• CP NZ Limburg en CP Klein-Rusland: gouverneur

• K-R8: burgemeesters Kortrijk en Kuurne

• CP ECA: leidend ambtenaar

• CP Nautische Toegang haven Zeebrugge: ambtenaar

Leerervaringen

“Keuze voor een geïntegreerd onderzoek”

Praktijk

• Breed beschreven via de alternatievenonderzoeksnota

• Alle alternatieven gelijkwaardig onderzoeken

Uitkomst

• Synthesenota als gebundelde conclusies van alle onderzoeksrapporten

• Specifieke brochure voor dialoog met de burger

Leerervaringen“Participatie in alle vormen en maten”

Toegepast in:

• CP ECA:

• actorenoverleg met honderden aangeschrevenen; op regelmatige basis

• Infomarkten, dialoogmarkten, feedbackmoment,…

• K-R8: online enquête

Praktijk

• Uitdaging is om niet te

sturend over te komen

Leerervaringen“Ruimte voor tegenspraak/discussie”

Toegepast in:

• CP ECA:

• vrije tribune georganiseerd in actorenoverleg

• op vraag van de actoren peer review van het onderzoek georganiseerd

• CP NSZ:

• overleg met nieuw actiecomité Zeebrugge Onder Druk

! Opletten dat het maatschappelijk debat niet door 1 partij wordt gedomineerd

Leerervaringen“Ruimte in je proces voorzien voor lokale actoren”

Toegepast in:• CP Klein-Rusland:

• bewonersgroep onder leiding van de gouverneur• CP NZL:

• installatie van een lokaal stakeholdersoverleg• CP Stationsomgeving Geel:

• individuele gesprekken met grondeigenaars, gebruikers,...

Praktijk• Belang stakeholdersanalyse (= bij start bekijken wie al dan niet te

betrekken)• Vroege communicatie creëert ook snel onzekerheid (zeker als er

onteigeningen nodig zijn)

Leerervaringen

“Interviews met lokale betrokkenen om hun belangen goed te kunnen definiëren”

Toegepast in:

• CP Op De Berg:

• bedrijfsleiders

• CP Kluisbos:

• grondeigenaars

Leerervaringen

“Transparantie / Openheid”

Toegepast in:

• CP ECA ea:

– alle documenten op projectwebsite

• Ontwerp geïntegreerd onderzoek publiek maken

– ! Statuut goed duiden

Leerervaringen

“Opmaak van een overwegingsdocument”

Wat?

• Voor elke individuele reactie een individueel antwoord

• Op een heldere en overzichtelijke manier motiveren hoe men met de formele inspraak en adviezen is omgegaan

! CP KBK, CP ECA:

• actief terugkoppelen op de projectwebsite over de ontvangen feedback op informele infomomenten

Leerervaringen

“Out-of-the-box denken”

Toegepast in:

• CP KBK:

• Ringtracé als derde alternatief

• CP NSZ:

• Verbindingsdokalternatief

• CP ECA:

• Alternatief negen

Leerervaringen

“Dialoog is belangrijker dan consensus”

Toegepast in:

• CP Klein-Rusland: specifieke workshops rond infrastructuur met brede deelname (om een onzekerheid goed in beeld te brengen)

• CP ECA: organiseren van workshops over

mobiliteit, sediment… om de

onzekerheid goed in beeld te krijgen

Leerervaringen

“Rol van ontwerpend onderzoek om alternatieven vorm te geven”

Toegepast in:

• CP Klein-Rusland

• CP Stationsomgeving Geel

• CP Stationsomgeving Nijlen

Leerervaringen

“Flexibiliteit”

Hoe omgaan met voortschrijdend inzicht in de onderzoeken? Hoe de flexibiliteit in het onderzoeksproces levendig houden?! Continu vragen over de juridische status van stappen en documenten

Toegepast in:• Alle complexe projecten:

• alternatieven in AON / na inspraak verankeren, o.m. via richtlijnen MER

• CP ECA: • Tussennota

Leerervaringen

“Besluitvormers inzicht geven in publieke opinie en draagvlak”

Toegepast in:

• CP NSZ:

• enquête bij de bewoners

• kabinetsvertegenwoordigers uitgenodigd voor de stuurgroep

• CP Klein-Rusland:

• bespreking in de stuurgroep en met bewonersgroep

• verslag aan kabinetten bezorgd

Leerervaringen“Het voorkeursalternatief verder detailleren” Het voorkeursbesluit en voorbereidend proces ook al op de

uitvoering richten

Toegepast in:• CP NSZ:

• impact op woningen die moeten verworven worden (algemeen infomoment; individuele gesprekken, ook met bedrijven)

• CP Klein-Rusland: • omgaan met inwoners die moeten verhuizen

Belang van correcte communicatie!• er blijft een deel onzekerheid Niet wachten tot definitief

voorkeursbesluit om te communiceren met individuele betrokkenen.

Leerervaringen

“Proactief organiseren van een risicosessie met het projectteam”

Nog relatief onbekend in Vlaanderen. En tijdsintensief.

Toegepast in:

• CP NSZ:

• tijd nemen (3 sessies van 2,5 uur) om van bovenaf naar je proces te kijken en samen te zoeken naar verbeteracties voor de gedetecteerde risico's

• CP ECA:

• frequente actualisatie van de risico’s en beheersmaatregelen

Leerervaringen

“Interactie met de politieke besluitvorming”

Vroeg betrekken

Creëert afhankelijkheden (! transparantie)

Belang van afspraken inzake communicatie

CP Klein-Rusland: babbelen met oppositie

Leerervaringen

“Strategisch niveau van het geïntegreerd onderzoek”

Belang van gelijkwaardigheid van alle redelijke alternatieven

Moeilijk om strategisch niveau te bewaren en niet af te dalen naar detailonderzoek

Relatie tussen een actieve informele participatie en de formele advisering

Hoe omgaan met trechtering van alternatieven tijdens het geïntegreerd onderzoek?

Conclusies

Complexiteit beheersbaar maken vergt (1):

• Tijd nemen

• Maatwerk

• Procesbegeleiding met focus op dialoog met voor- en tegenstanders, gezamenlijk debat om ieders agenda op tafel te krijgen, een gezonde discussie om belangen correct te krijgen en cocreatie

• Volgehouden inspanning

• Opbouwen van vertrouwen

• Elkaars belang willen begrijpen: inlevingsvermogen in anderen

ConclusiesComplexiteit beheersbaar maken vergt (2):

• Transparantie om een gelijk kennisniveau te creëren

• Geduldige beleidsmakers (die aandachtig opvolgen, maar niet voor hun beurt spreken)

• Onafhankelijk onderzoek

• Omgaan met onzekerheden

• Creatief ontwerpen

• Multidisciplinaire teams om thema's vanuit meerdere perspectieven te bekijken

• Een geïntegreerde procedure (onderzoeken; openbaar onderzoek; besluiten; één proces;…) om het geïntegreerd denken te bevorderen

• Geld

Contact

• complexeprojecten@vlaanderen.be

• www.complexeprojecten.be