Collectieprocessen

13 oktober 2008 Collectieprocessen - Jan Van Hee 1

2collectieprocessen

Collectiemanagement : procesmatig bekeken

Jan Van [email protected]

Verder lezen :http://delicious.com/jvanhee/bundle:Collectiemanagement


2collectieprocessen

Inhoud

● Processen en procesmanagement

● Processen en collectiemanagement

● Collectieprocessen optimaliseren : concreet

● Uitdagingen van het procesmanagement

● Stroomdiagrammen

● Evaluatie van diensten en processen


2collectieprocessen

Processen en procesmanagement

september 2007 Collectieprocessen 4

2collectieprocessen

Procesmatig : wat ?

● ≈ routinematig

● Stapsgewijs

● Spreiden over de tijd

● Afspraken

● Voor gevorderden : uittekenen in

flowchart (stroomdiagram)

september 2007 Collectieprocessen 5

2collectieprocessen

Processen : situering

Uitvoeren : collectievorming

Beleid : collectiemanagementMiddel : collectieontwikkelingsplan

Operationaliseren in :

Projecten :éénmalig

Processen :TerugkerendMiddel : kwaliteitshandboek


2collectieprocessen

Procesbeschrijvingen in de bibliotheek

● VOB onderscheidt 5 kernfuncties in openbare bibliotheken:

1. Kennis en informatie.

2. Ontwikkeling en educatie.

3. Kunst en cultuur.

4. Lezen en literatuur (inclusief leesbevordering).

5. Ontmoeting en debat.


2collectieprocessen

Bibliotheekprocessen (www.vcob.be)


2collectieprocessen

Belang van processen

“De kwaliteit van de werking van een

archiefdienst wordt voor een groot deel

bepaald door de kwaliteit van de

onderliggende interne werkprocessen.

Voorbeelden daarvan zijn de snelheid en de

manier waarop archieven worden

geïnventariseerd en waarop stukken uit het

magazijn worden opgehaald.”

Els MichielsenIn : Bibliotheek- en Archiefgids. - Jrg. 83 (2007), nr. 5.


2collectieprocessen

Collectieprocessen

“Collectievorming is een complex proces

geworden dat een centrale plaats verdient

in de planning van de bibliotheek en

waarbij de bredere term

‘collectiemanagement’ beter past.”

Trix Bakker


2collectieprocessen

De cyclus van de collectie

1.Opsporen

2.Selecteren (criteria)

3.Verwerven

4.Beschikbaar stellen

5.Evalueren van de collectie (criteria)

6.Wieden 7. Verzorgen


2collectieprocessen

Beleidscyclus collecties : Overijssel

Bron : www.reggebrinkgroep.nl


2collectieprocessen

Procesmanagement : wat niet

“Voor het beschrijven van processen in organisaties is

altijd wel iemand te vinden: de stagiair van de

hogeschool, een oudere werknemer die het wat rustiger aan moet doen, een pas beginnende adviseur of

stafmedewerker. Immers niets is eenvoudiger dan even een stroomschema tekenen: de verschillende activiteiten

in volgorde plaatsen, af en toe een splitsing aanbrengen en een retourstroom en -sprong om iets opnieuw te doen

en natuurlijk niet vergeten dat elke activiteit informatie nodig heeft en ook weer oplevert en daarom de

informatiestroom in en uit de activiteit tekenen, zodat ook dat weer voor elkaar is. Kortom, de organisatie op zondag

is beschreven.”

Bron : http://www.zbc.nu/


2collectieprocessen

Procesbeschrijving

● Associaties :

– Checklists

– Kwaliteitshandboeken● IKZ of TQM

● Six sigma of human sigma

– Flowcharts of stroomdiagrammen


2collectieprocessen

Procesbeschrijving : wat

het verloop van of de voortgang in de levering van goederen of de verlening van diensten aan

personen of andere bedrijven of instellingen.


2collectieprocessen

Soorten bedrijfsprocessen

Bron : P

rocesmanagement -

http

://www.2refle

ct.n

l/procesmanage

ment.h

tm


2collectieprocessen

Soorten bedrijfsprocessen

● Managementprocessen

● Operationele processen

● Ondersteunende processen

Waar zitten de processen voor collectieontwikkeling ?


2collectieprocessen

Processen beschrijven : waarom

● Kwaliteitszorg :● Iedereen op één lijn te krijgen

– Bediening à-la-carte vermijden

– Klantvriendelijkheid

● Historisch gegroeide routines in vraag stellen

● Voorbereiding op veranderingen

● Efficiëntie (maar ook effectiviteit en economy) => routines

● Onzekerheid opheffen

● Routine


2collectieprocessen

Procesmanagement

Procesmanagement = Business Process

Management (BPM) !

enne ... Business Process Re-engineering ?


2collectieprocessen

Procesmanagement

Process Management is the application of knowledge, skills, tools, techniques and systems to define, visualize, measure, control, report and improve processes with the goal to meet customer requirements profitably.

Kritiek op deze definitie ?

Bron : www.wikipedia.org


2collectieprocessen

Procesmanagement

Procesmanagement

Procesgericht(efficientie en economy)

Doelgericht (effectiviteit)

Klantgericht


2collectieprocessen

Is onze bibliotheek procesgeörienteerd ?

● Processen en functies

● Gedocumenteerde processen

● Meten en managen van processen


2collectieprocessen

Procesbeschrijving

● Opgelet :

– Het beschrijven van een proces is nog geen managen van dat proces.

– Vermijd de onvermijdelijke uitzonderingen.

– Beschrijf zoals het daadwerkelijk gebeurt.


2collectieprocessen

BPM-Life-Cycle

Bron : w

ww.wi ki pedia.org


2collectieprocessen

Processen beschrijven : hoe

● Tekst : beschrijvend

● To-do-lijst of checklist

● Taaklijst

● Stroomdiagram


2collectieprocessen

Processen beschrijven : hoe

● Proceseigenaar

● Reikwijdte

● Doelstelling en prestatieindicatoren

● Auteur, versiedatum van de beschrijving en de status daarvan

● Binnen elk proces maximaal 10 tot 15 activiteiten + verantwoordelijke

● Eventueel : doorlooptijd

● Verwijzingen Bron : Procesmanagement - http://www.2reflect.nl/procesmanagement.htm


2collectieprocessen

Processen en collectievorming


2collectieprocessen

Processen in het collectiemanagementvolgens Trix Bakker

We kunnen een aantal onderling samenhangende activiteiten onderscheiden:

– planning en beleidsvorming;

– collectiebeschrijving en -evaluatie;

– selectie van verschillende materiaalsoorten;

– optimalisering van de collecties;

– financieel beheer;

– de gebruiker centraal;

– afstemming van de collectievorming.

Bron : De toenemende complexiteit van collectiemanagement / Trix Bakker. - In :

Informatie Professional. - 1997 [1] 7/8.


2collectieprocessen

Processen in het collectiemanagement

● Back-office :

– Aankoop

– Verwerking

– Wieden en afvoeren

– Budgetteren

– Tijdschrift-administratie

● Klantgericht :

– Klachten

– Aankoopsuggesties

– Beschadigingen


2collectieprocessen

Belang van collectieprocessen ? (1) (bron : www.vcob.be)

Verhouding kosten van bibliotheekprocessen


2collectieprocessen

Waar situeert de collectieontwikkeling zich ?

“Degree of customation”

Uitleen Inlichtingenwerk

Collectieontwikkeling Aankoopsuggestie

Gestandaardiseerd proces

Gepersonaliseerd proces“

De

gre

e o

f co

nta

ct”

Front office (interactie)

Back office (resultaat)

Interpretatie van Maister's frameworkbron : True professionalism / Maister, D. - New York : The Free Press, 1997.


2collectieprocessen

Aankoopcyclus

1. controle van de bibliografische gegevens

2. controle op aanwezigheid

3. budgettaire controle en kredietbewaking

4. lokaliseren van het item

5. bestellen

6. controle van bestellijst, leveringsnota en de factuur

7. eigendomsstempel

8. invoer in het systeem

9. verwerking


2collectieprocessen

Collectieprocessen optimaliseren : concreet ?


2collectieprocessen

Case

● Analyseer volgend probleem :

Bibliotheek X is een onderdeel van een groter cultureel- en administratief geheel. De werkruimte van het personeel en het magazijn van een bibliotheek ligt op de tweede verdieping, maar daar is geen computer om nieuwe boeken in te voeren, dat kan wel gebeuren op het gelijkvloers in de bibliotheek zelf.

Wat zijn de problemen ?


2collectieprocessen

Collectieprocessen optimaliseren : concreet ?

– Wieden ● Tijd en ruimte

● Zie handleiding VCOB

– Samenwerken● Collectieafspraken

● Kennisdelen

– Uitbesteden● Centraal collectioneren (deel ?)

– Automatiseren● RFID


2collectieprocessen

Wieden

● Zelfevaluatie :

– Timen hoeveel tijd dat het personeel verliest bij het wegzetten van materialen (Economy)

– Timen hoe snel de gebruiker een specifiek boek terugvindt in het (over)aanbod (Efficiëntie)

– Tellen hoeveel gebruikers afhaken door het overaanbod (Effecitviteit)

september 2007 Wieden in vertrouwen 37

Wieden : procesmatige aanpak

Plan van aanpakGestructureerd

Onderdeel van het collectiebeleid

Gegevens uit het uitleensysteem

Inhoudelijke en formelekenmerken van

de boeken

Continue aanpakProjectmatige aanpak

Continue aanpakProjectmatige aanpak :

adh screening van de

rekken

Projectmatige aanpak :adh van lijsten

Wieden en afvoer - Netwerkmagazijn

Doelstellingen – Principes – Aanpak


Wieden : procesmatige aanpak (2)

Onderscheid tussenbibliotheken inzake

bewaartermijn

De lokale bibliotheek(= iedere bibliotheek)

De netwerkbibliotheek: dit zijn de bibliotheken die een taak willen opnemen in het netwerkmagazijn.




Inhoudelijke en formelekenmerken van

de boeken

Esthetiek

Overbodig

Vervanging

Onnauwkeurigheden

Kenmerken : vuil, versleten, onherstelbaar,

Kenmerken : betrouwbaarheid

Kenmerken : recentere uitgave

Kenmerken : niet meer aangepast aan de doelstelling

van de bib, dubbels, ...




Gegevens uit het uitleensysteem

Algemeen : Nuluitleen en laatste

leendatumUitleenfrequentieUitgavedatum en copyrightdatum

Jeugd :nuluitleen : 2 jaar of ouder dan 5

jaar

Volwassen Non-fictie :ouder dan 5 (lokale bibliotheek) of

10 jaar (netwerkbibliotheek)

Volwassen fictie :nuluitleen : 2 jaar

Uitzonderingen

Klassiekers, basiswerken en leeslijsten

Klassiekers

Zie handleiding !




2collectieprocessen

Wieden : vragen ?

● Fixeren we ons niet te veel op de uitzonderingen ipv het grote geheel ?

– “Dit boek gaan ze ooit nog vragen”

● Welke boeken doorschuiven naar het magazijn ?

● Netwerkmagazijn ?


2collectieprocessen

Samenwerken

● Voordeel : schaalgrootte !

● Waarom :

– Kennis delen

– Collectieafspraken● “Long tail”

– Onderhandelingspositie● Consortiavorming

● Niveau :

– Interlokaal, samenwerkingsverbanden, provincie, Vlaanderen, Nederland


2collectieprocessen

Kennis delen : voorbeeld


2collectieprocessen

Collectieafspraken

● Voorbeeld : ZOVLA

– “collectie: afspraken worden gelegd rond bepaalde aspecten van de collectie: bv. wisselcollectie strips voor volwassenen”

● Voorbeeld : Limburg

– “Tijdens de eerste vijf jaar SBB werd prioritair geïnvesteerd in PBS. Nu pas komt er langzaam tijd en ruimte vrij om na te gaan welke vorm van collectieafspraken of gemeenschappelijke collectievorming zinvol zijn.”

● Netwerkmagazijn


2collectieprocessen

Onderhandelingspositie

● Voorbeeld : Elektron (Vlaamse wetenschappelijke bibliotheken)

– Consortium bij de onderhandeling bij de aanschaf van databanken

● Zie ook : Mediargus en VCOB

● Op lokale(re) schaal :

– Aanbestedingen

– Abonnementen


2collectieprocessen

Uitbesteden

● Make or buy

● Collectieverzorging

● Wetenschappelijke bibliotheken :

– Via approval plans

● Openbare bibliotheken :

– Via Biblion


2collectieprocessen


2collectieprocessen

Automatiseren

● Routines :

– Uitleen

● Toespitsen op dienstverlening op maat

● Hoe : RFID !


2collectieprocessen

Vraag :

● Welke voordelen zie je bij RFID voor het collectiemanagement ?


2collectieprocessen

Uitdagingen van het procesmanagement

13

ok

tob

er 2

008

Co

llec

tiep

roce

ssen

- J

an V

an H

ee5

3

2collectieprocessen

Wat maakt processen complex

Bron : Management van complexe projecten en processen / M. van Twist, M. Schulz, N. Kastelein en L. Canté. - In : Bestuurskunde. - Jrg. 12 (september 2003), nr. 6. - pp. 241-

250

13

ok

tob

er 2

008

Co

llec

tiep

roce

ssen

- J

an V

an H

ee5

4

2collectieprocessen

Wat maakt processen tot een succes

Bron : Management van complexe projecten en processen / M. van Twist, M. Schulz, N. Kastelein en L. Canté. - In : Bestuurskunde. - Jrg. 12 (september 2003), nr. 6. - pp. 241-

250


2collectieprocessen

Soorten procesmanagers

Oriëntatie op : Groep Inhoud

Reflexen Schaapshond

ReflectiesHandelend vanuit :

Rattenvangervan Hamelen

Bron : Vitaliserend procesmanagement / C. Termeer en M. Königs. - In : Bestuurskunde. - Jrg. 12 (september 2003), nr. 6. - pp. 274-282


2collectieprocessen

Stroomdiagrammen


2collectieprocessen

Het maken van stroomdiagrammen

Bron : www.wikipedia.org


2collectieprocessen

Flowchart of stroomdiagram :

● een flowchart is een grafische representatie van alle activiteiten in een proces.

– met symbolen met een gestandaardiseerde betekenis

+ Makkelijk te interpreteren

+ Helder

- Starheid

- Ontbreken van dimensies


2collectieprocessen

Procesmapping : meest gebruikte symbolen

Start of stop

Processtap

Beslissing

Vertraging

Zie ook : MS-PowerpointOO-ImpressMaar ook :gespecialiseerde software(MS-Visio)


2collectieprocessen

BPM-software

• Igrafx (vroerger Micrografx) - Corel

• PaceStar

• RFFlow

• Visual Thought

• SmartDraw

• TeamFlow

• Tension Software

• MS-Visio


2collectieprocessen

BPM-software

● Igrafx : Corelhttp://www.igrafx.com/products/flowcharter/index.html


2collectieprocessen

BPM-software

● Microsoft Visio (onderdeel MS-Office)

– Gratis testversie

Open source alternatieven :http://www.osalt.com/visio


2collectieprocessen

Complexere stroomschema's : aanpak

1. Zorgen voor toelichting

2. Actoren in kaart brengen

3. Verschillende communicatiestromen (bijv. beslissingen, ter info, vragen, ...)

4. Begrippenkader


2collectieprocessen

2. Actoren : wat

● De kern of essentie van een procesbeschrijving of van procesmanagement is de verzameling actoren die het uitoefenen van het bedrijf mogelijk maken.


2collectieprocessen

2. Actoren

● In industrie :

– Machines en installaties

– Vaste verbindingen via leidingen

● In diensten

– Vooral mensen

– Variabele en steeds vernieuwende verbindingen


2collectieprocessen

2. Actoren : in de bibliotheek

● Medewerkers

– Elke dag opnieuw “afspraken vernieuwen”

– Bijdrage van iedereen moet gekend zijn

● Proces afstemmen op de gebruiker

● Keten van vraag en aanbod in overleg

– Vraag : kan een proces opgelegd worden ?

– Vraag : hoe gaan we om met het gebrek aan acceptatie ?


2collectieprocessen

3. Communicatiestromen

● 1-richting

– Verzoeken

– Beloven

– Verklaren

– Aanvaarden

● 2-richting

– Afspraken

– Overleg

– Onderhandeling

Vastleggen van communicatiestromen (kritische succesfactor voor de kwaliteit van de

processen) :


2collectieprocessen

Communcitatiestromen

Bron : P

rocesmanagement: h

oe processen

beschrijv

en?. - h

ttp://www.zbc.nu


2collectieprocessen

Communcitatiestromen : oefening

Maak een soortgelijke diagram voor de collectievorming.


2collectieprocessen

Evaluatie van diensten en processen


2collectieprocessen

Processen : microniveau

Actor 1 Actor 2 Actor X Klant

Vraag

Acceptatie

Vraag Vraag

Acceptatie Acceptatie


2collectieprocessen

Evaluatie van diensten en processen

Bijsturing

KlachtenKlanten-

tevredenheid Systeem- analyse

EnqueteServqual

Mysterie shoppingTQM

Six Sigma

Klachten- analysecrititcal incidence


2collectieprocessen

Afstemmen van processen op gebruikers

Wat bieden we

Uitgangspunten Procedures Personeel Ruim

te

Bud

get

Re

gels

Aankoop

Afv

oe

r

Su

gge

stie

s

Kenn

is

Vaa

ridig

hede

n

Attitu

des

Prim

air

Secu

nda

ir

Re

l. bela

ng

Actualiteit ☺ ☺ � ☺

Diversiteit � �

Localiteit � �

Wat verwacht de klant

“een g

oed

boek”

Interpretatie van : Service Quality Deployment : quality service by design / Ravi S. Behara and Richard B. Chase. - In : Perspectives in operations management. - Norwell, Mass. : Kluwer, 1993.


2collectieprocessen

Oorzaakanalyse : visgraatdiagram

● Eenvoudige methode om problemen in processen te analyseren (als basis van een brainstorming).

● Ontwikkeld door Kaoru Ishikawa

Bron : 7

Simpele gereedschappen. -

Adburdias. -

http

://www.adburdias.nl/7

tools.h

tm


2collectieprocessen

Visgraatdiagram (2)

● Volgens Ishikawa kunnen alle oorzaken van problemen in drie categorieën gegroepeerd worden: de 6 M’s, de 8 P’s en de 4 S’en.

● The 6 M’s: Machine, Method, Materials,

Measurement, Man and Mother Nature

(Environment)

● The 8 P’s: Price, Promotion, People, Processes, Place,

Policies, Procedures and Product

● The 4 S’s: Surroundings, Suppliers, Systems, Skills

Bron : Denis De Bruyne


2collectieprocessen

Tips !

● Uitzonderingen en een te grote verscheidenheid in de processen vermijden.

– Bijv. : de tariefstelsels

● Een zo groot mogelijke consequentie.

– Bijv. : bij het wieden

● Trek de kaart van de automatisatie

– Dashboard

– RFID


2collectieprocessen

Tot slot

● Collectievorming is een proces en processen kunnen geoptimaliseerd worden.

● Nog vragen [email protected]

Collectieprocessen

Documents

Transcript of Collectieprocessen