Checklist Website ontwikkeling (Belgisch recht)

Checklist: Website Development Overeenkomst

crosslaw’s checklisten | Datum : 11 maart 2014 | Versie 1.2 | Tags : ICT Law

Johan Vandendriessche

Johan is vennoot en leidt gezamenlijk de ICT/IP praktijk. Hij combineert een brede (IT)

sectorgebaseerde aanpak met een sterke ervaring in ICT-projecten en ICT-procurement,

outsourcing, verwerking van persoonsgegevens en compliance.

[email protected] | +32 486 36 62 34

François Coppens

François is vennoot en leidt gezamenlijk de ICT/IP praktijk. Hij is gespecialiseerd in het rehct van

de nieuwe technologieën en het internet, met een specifieke focus op ICT-overeenkomsten,

elektronische handel, auteursrecht en licentieovereenkomsten.

[email protected] | +32 499 40 99 90

Inleiding

Deze checklist geeft een overzicht van aandachtspunten die in overweging moeten worden genomen bij de redactie, het nazicht en de onderhandeling van website development overeenkomsten. Een website development overeenkomst is een specifieke vorm van dienstverleningsovereenkomst. Bijgevolg zullen heel wat aandachtspunten identiek of gelijkaardig zijn aan deze die van toepassing zijn bij (projectgebaseerde) dienstverleningsovereenkomsten. De lijst is niet exhaustief.

Algemeen

Benaming van de overeenkomst (de benaming is indicatief) Identificatie van de partijen

o Naam of maatschappelijke benaming en rechtsvorm o Adres (de woonplaats of maatschappelijke zetel) o Ondernemingsnummer (0xxx.xxx.xxx) (handelsregisternummer of een ander

uniek identificatienummer bij buitenlandse vennootschappen, indien beschikbaar)

o Rechtspersonenregister o BTW-nummer (BTW BE0xxx.xxx.xxx)

Identificatie van de ondertekenaar o Naam o Titel o Controleer de vertegenwoordigingsbevoegdheid

Preambule o Beschrijving van de partijen o Beschrijving van de doelstellingen van de partijen bij de overeenkomst

crosslaw | advocaten-avocats Koloniënstraat 11 1000 Brussel - België www.crosslaw.be 2/8

Ondertekening o Controleer de identiteit van de ondertekenaar, de handtekening en de datum o Voorzie evenveel exemplaren van de overeenkomst als er partijen zijn (vermeld

dit aantal expliciet in de overeenkomst) o Controleer de paginanummering (doorlopend) o Paraaf op elke pagina is niet wettelijk verplicht, maar wel nuttig (het levert

bewijs van kennisname en aanvaarding van elke pagina en beschermt tegen de verwisseling van pagina’s)

Definities en Interpretatie

Definities o Controleer het gebruik van de definities

Zijn alle definities in gebruik? Worden alle begrippen met hoofdletters correct gebruikt? Vermijd om onnodige cirkeldefinities of verwijzingen tussen definities te

gebruiken o Specifieke definities?

Definities kunnen geldig afwijken van de gebruikelijke betekenis van een woord (b.v. een woord kan een andere betekenis gegeven worden via een definitie)

o Verwijzing naar een begrippenkader (b.v. ITIL definities) Controleer de juistheid van de verwijzing (b.v. welke versie van een

begrippenkader) Interpretatieregels Hiërarchie van de contractdocumenten

o Standaardregel o Uitzonderingen?

Voorwerp van de overeenkomst

Omschrijving van het voorwerp van de overeenkomst o Website development o Bijkomende dienstverlening (domeinnaam registratie, website hosting,

onderhoud van de website, CMS management) Onderdeel van dezelfde overeenkomst of verwijzing naar een

afzonderlijke overeenkomst? o Aankoop van licenties voor software of materialen die geïntegreerd worden in

de website (b.v. CMS, lettertypes, foto’s, multimedia, …) Controleer de omvang en de beperkingen van de licenties

Omschrijving van de deliverable (website) o Specificaties o Functionaliteiten

(Minimale) vereisten inzake hardware en/of software o Technische standaarden (b.v. W3C)? o Gebruik van een specifiek CMS

http://www.crosslaw.be/


Verbintenissen

Aard van de verbintenissen o Middelenverbintenissen

Redelijke inspanningen (‘reasonable effort’) Inspanningen naar beste vermogen (‘best effort’) Specifieke omschrijving van de vereiste inspanning?

o Resultaatsverbintenissen o Specifieke interpretatieregel met betrekking tot de aard van de verbintenissen

Beschrijving van de rollen en de verantwoordelijkheden van de partijen in geval van gezamelijke uitwerking van de website

o Rol van de klant (materialen van de klant, teksten van de klant, …) o Rol van de dienstverlener

Verbintenissen specifiek van toepassing op de klant o Verplichting tot samenwerking (redelijke bijstand)?

Omvang van de verbintenis Uitholling informatieplicht van dienstverlener?

o Terbeschikkingstelling van infrastructuur / bedrijfsmiddelen o Minimumvereisten toegewezen personeel? o Aanvaarding van levering en oplevering

Verbintenissen specifiek van toepassing op de dienstverlener o Advies- en informatieplicht (verzwakt of versterkt) o Leverings- of uitvoeringstermijn

Indicatieve of bindende termijn? Gevolgen van de niet-naleving termijn?

Penaliteiten Ontbinding van overeenkomst / bestelling

o Bepalingen inzake de aanstelling, vervanging en beschikbaarheid van sleutelpersoneel

o Naleving van veiligheids- en toegangspolicies Voorafgaande mededeling Vorm van mededeling Regeling voor buitensporig nadelige bepalingen?

o Kwaliteitsprocedures Algemeen / specifiek Certificatieplicht? B.v. ISO 9000 serie ?

Levering, Aanvaarding en Garantie

Levering o Specifieke leveringsmodaliteiten o Omvang van de levering (volledige kopie van de broncode en materialen?)

Aanvaarding o Omschrijving van de aanvaardingsprocedure

Testprocedure Voorlopige / definitieve aanvaarding Aanvaardingstermijn Gevolgen van het aflopen van de aanvaardingstermijn

o Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding Gebruik van de materialen in een productie-omgeving

o Aanvang van de garantietermijn?



Garantie o Duur

Aanvangspunt? Duur Opschorting of verlenging van de garantieperiode

o Omvang Specificaties Functionaliteiten Technische standaarden Gebreken Uitsluitingen?

o Remedies Herstel in natura Schadevergoeding Beëindiging van de overeenkomst / bestelling Terugbetalingsplicht? Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?

o Aanvang onderhoudstermijn? o Garantie voor verborgen gebreken

Prijs en betaling

Prijsbepaling o Vaste prijs (scope!) o Time & Materials

Overlegging van timesheet Controle van de timesheet (termijn?) Aanrekenbare kosten (Voorafgaande) goedkeuring of aanvaardingsprocedure met betrekking

tot de kosten? Overlegging bewijsstukken Doorrekening ‘aan kostprijs’ of met een toeslag? Kostenforfaits?

o Kostgebaseerde prijs (cost+) Bepaling van de omvang Bepaling van de kostenparameters

Belastingen Facturatiemodaliteiten

o Verplichte bijkomende informatie (b.v. PO-nummer)? o Sancties bij ontbreken van informatie o Elektronische facturatie

Betalingsmodaliteiten o Betalingstermijn o Betalingswijzen o Sancties bij laattijdige betaling

Verwijlinteresten Schadevergoeding Niet-uitvoeringsexceptie (‘ENAC’) Welke formaliteiten?

Zekerheden Eigendomsvoorbehoud Retentierecht



Duur en beëindiging

Duur van de overeenkomst o Ondertekeningsdatum vs. startdatum o Bepaalde duur vs. onbepaalde duur o Specifieke regels met betrekking tot een kaderovereenkomst en bestellingen

Opschortende en/of ontbindende voorwaarden Beëindigingsmodaliteiten

o Opzegging (‘termination for convenience’) Door de klant

Opzegvergoeding Opzegtermijn?

Door de dienstverlener Opzegvergoeding Opzegtermijn

o Ontbinding (‘termination for breach / cause’) Door de klant

Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?

Door de dienstverlener Welke omstandigheden? Welke voorwaarden? Welke formaliteiten?

Gevolgen van de beëindiging? o Doorgaans geen impact op rechten en verbintenissen definitief verkregen voor

contracteinde o Voortbestaan specifieke bedingen? o Lopende opdrachten / bestellingen o Niet-vervallen facturen?

Bijstand bij contracteinde / retransitiebepalingen?

Databeveiliging, Vertrouwelijke Informatie en Persoonsgegevens

Vertrouwelijkheid o Vertrouwelijkheid en doelmatige gebruiksbeperking in verband met

vertrouwelijke informatie o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Regels met betrekking tot interne en externe mededeling van vertrouwelijke

informatie o Vertrouwelijke informatie moet eigendom blijven van de verstrekker

Specifieke beveiligingsverplichtingen voor specifieke informatie? Verwerking van persoonsgegevens

o Beperking van de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker o Keuze betrouwbare verwerker o Beveiligingsplicht o Meldingsplicht bij incidenten o Uitvoer van persoonsgegevens



o Recht van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens Kan verschillen van het recht van toepassing op de overeenkomst Impact?

Eigendom van informatie en teruggaveplicht

Aansprakelijkheid en verzekering

Aansprakelijkheidsregime o Afwezigheid van een bepaling inzake (beperking van) aansprakelijkheid =

onbeperkte aansprakelijkheid o Eenzijdig of wederkerig o Aansprakelijkheidsbeperking (op identieke of verschillende wijze) van

toepassing op beide partijen? Aansprakelijkheidsbeperking

o Aard van de fout o Omvang van de aansprakelijkheid o Aard van de schade

Uitsluiting van ‘indirecte en gevolgschade’ o Definitie van het begrip o Lijst o Lijst van schade die als rechtstreeks wordt beschouwd

Gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid? o Schending van vertrouwelijkheid o Schending van intellectuele eigendomsrechten o Schending van wetgeving met betrekking tot de verwerking van

persoonsgegevens o Andere?

Termijnen voor claims (“verjaring”)? o Eenzijdig of wederkerig

Vrijwaring voor vorderingen van derden? Verzekeringsplicht?

o Vast bedrag of onbepaald “redelijk” bedrag o Kwaliteitsvereisten met betrekking tot de verzekeringsmaatschappij o Overlegging polis (op eerste verzoek)? o Kennisgeving bij wijziging van de dekking? o Afstand van verhaal van de verzekeringsmaatschappij?

Intellectuele eigendom

Afbakening van het eigendomsstatuut van voorafbestaande materialen Overdracht van of licentie op ‘deliverables’? Beperkingen met betrekking tot het hergebruik van know-how verkregen in de context

van de uitvoering van de overeenkomst? Vrijwaring voor schending van intellectuele eigendom van derden

o Beperkingen in de omvang Alle intellectuele eigendomsrechten vs. opgelijste rechten Geldigheid van de intellectuele eigendomsrechten Territoriale beperkingen vs. wereldwijd

o Vrijwaringsplicht o Procedure



o Herstelverplichting Verplichting om de nodige gebruiksrechten te verkrijgen Vervanging van het inbreukmakende element

Vrije keuze vs. equivalente functionaliteiten Teruggave met terugbetaling?

Finale oplossing? Beperking van de terugbetaling in functie van de

afschrijvingsperiode? o Uitsluitende vergoeding (‘sole remedy’)?

Garanties

Dienstverlener o Geschiktheid in het licht van de vereisten van de klant o Gedocumenteerde specificaties van de klant? o Wettelijke en/of technische specificaties en/of standaarden? o Verklaringen inzake fiscaliteit en sociale verplichtingen (LIMOSA, …) o Verenigbaarheid met toepasselijke wet- en regelgeving o Eigendom of gebruiksrechten in verband met benutte bedrijfsmiddelen (b.v.

software) o Afwezigheid van schadelijke code (virussen, Trojaanse paarden,

blokkeringsmechanismen, …) o Uitdrukkelijke beperkingen of uitsluitingen?

Klant o Garanties inzake verwerking van persoonsgegevens o Garanties inzake de afwezigheid van schadelijke code

Remedies? o Herstel in natura

Absolute plicht? Bij benadering (‘substantially conforming to’)

o Terugbetaling van de betaalde prijs o Beëindiging van de overeenkomst o Volledige vergoeding of verder verhaal mogelijk (‘sole remedy’)

‘Boilerplate’-bedingen

Niet-afwervingsbeding o Eenzijdig of wederkerig o Omvang o Duur o Penaliteiten o Uitzonderingen?

Splitsbaarheid o Gevolgen nietige bedingen? o Onderhandelingsplicht? o Vervangingsplicht?

Persoonlijk aard van de overeenkomst (‘intuitu personae’)



Overdraagbaarheid en onderaanneming o Toegestaan? o Formaliteiten o Hoofdelijke aansprakelijkheid bij overdracht of onderaanneming? o Specifieke regels voor transacties binnen een ondernemingsgroep o Specifieke regels bij overnametransacties

Publiciteit en referenties o Toegestaan? o Formaliteiten? o Gebruik van logo’s en handelsmerken

Kwalificatie van het statuut van de partijen Vierhoekenbeding (‘entire agreement’)

o Algemene voorwaarden? o Precontractuele documenten? o Afdwingbaarheid is sterk afhankelijk van toepasselijk recht en jurisdictie

Geen afstand van rechten (‘no waiver’) Aanpassing van de overeenkomst

Toepasselijk recht en jurisdictie

Geschillenbeheersing o Escalatieprocedure voor geschillen o Mogelijkheid om rechtszaken op te starten tijdens escalatieprocedure?

Bindende derdenbeslissing (voor technische of financiële geschillen) Toepasselijk recht Jurisdictie

o Staatsrechter o Alternatieve geschillenbeslechting

Bemiddeling Arbitrage

Alle rechten voorbehouden. U heeft het recht om deze checklist te raadplegen, te downloaden en te reproduceren voor uw

eigen persoonlijk gebruik, evenals het recht om deze checklist gratis aan derden ter beschikking te stellen, op voorwaarde

dat u deze checklist niet wijzigt. Deze checklist wordt uitsluitend verstrekt als algemene informatie en mag niet worden

beschouwd als juridisch advies. U dient er zich bewust van te zijn dat de wetgeving of rechtspraak gewijzigd kan zijn sinds

de datum van publicatie.

crosslaw is een burgerlijke vennootschap in de vorm van een cooperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

(CVBA) – ondernemingsnummer 0534.697.355 – RPR Brussel


Checklist Website ontwikkeling (Belgisch recht)

Business

Transcript of Checklist Website ontwikkeling (Belgisch recht)