Case Vancis SURFcumulus bij Regio College

Foto’s: Mike Bink

Het Regio College maakt sinds kort gebruik van de cloudinfrastructuur van Vancis. De Noord-Hollandse mbo- instelling heeft er de applicaties en de storage onder-gebracht. De transitie verliep vlekkeloos. ‘Een project met een gouden randje’, vertellen Ina Reumer en Johan Holtrust. Ze prijzen de samenwerking tussen Vancis en de externe beheerpartij.

Over Regio CollegeMiddelbaar

beroepsonderwijs

Ca. 6.000 studenten

Ca. 600 medewerkers

5 onderwijslocaties waarvan 1 hoofdvestiging

Het Regio College had de IT-infrastructuur en het beheer daarvan uitbesteed aan

de externe IT-dienstverlener OGD. Na zes jaar was het noodzakelijk een nieuwe

selectieprocedure te starten, vertelt Reumer. Zij is als teammanager van het team

Innovatie Centrum Automatisering (ICA) bij het Regio College nauw betrokken

bij het project. ‘We vonden het niet meer wenselijk om alles bij één dienstverlener

neer te leggen. Daarom hebben we de werkzaamheden opgeknipt in drie

onderdelen: IT-beheer en service, netwerk en hardware. Ons uiteindelijke doel is

om de IT-infrastructuur van verschillende leveranciers af te nemen en het beheer

elders onder te brengen.’

Regio College migreert applicaties en storage naar de Vancis cloud

SURFcumulusVoor de IT-infrastructuur heeft het Regio

College, op advies van Reumers team, gekozen

voor inbesteding via SURFcumulus. Dit

samenwerkingsverband van onderwijsinstellingen

neemt de deelnemende organisaties veel werk

uit handen. Roc’s liften mee op bestaande

raamcontracten met leveranciers en hoeven

dus geen tijdrovende aanbesteding te

organiseren. Daarnaast profiteren ze van gunstige

licentievoorwaarden voor applicaties die in de

cloud draaien. ‘SURFcumulus was voor ons just in

time’, zegt Reumer. ‘Je hoeft de kwaliteit van de

dienstverlening niet zelf te onderzoeken, omdat

SURF dat al heeft gedaan. Ze hebben bovendien

scherpe tarieven onderhandeld.’

Via SURFcumulus waren drie partijen beschikbaar

voor het leveren van een cloudinfrastructuur voor

het Regio College. Vancis kwam qua kosten en

dienstverlening als beste uit de bus, zegt Reumer.

Voor haar definitieve oordeel raadpleegde ze

ook beheerpartij OGD en enkele referenties. Zij

waren eveneens positief over de voorgestelde

dienstverlening door Vancis.

Proof of conceptNa de selectie volgde een uitgebreide proof

of concept (POC). Daarbij werd een aantal

applicaties al in een vroeg stadium overgezet

naar de datacenters van Vancis. De functioneel

applicatiebeheerders hebben deze uitvoerig

getest. Ondanks enkele gebleken afhankelijkheden

volgde het advies om de migratie in gang te

zetten. Hiervoor stelde de projectmanager van de

beheerpartij met Vancis en het Regio College een

transitieplan op.

Reumer is enthousiast over deze aanpak. ‘Wij

waren intern in charge’, vertelt ze, ‘maar hoefden

ons niet te bemoeien met de techniek. Dat

regelden de twee dienstverleners onderling,

onder leiding van de projectmanager van de

beheerpartij. Ze dachten echt goed met ons mee.

Als zich ergens problemen voordeden, kwam er

snel een oplossing.’ Het Regio College gebruikt de

cloudinfrastructuur onder meer voor boekhoud-,

inkoop- en administratieve applicaties en voor

diverse onderwijstoepassingen.

CommunicatieReumer: ‘Iedereen was zich bewust van het

belang van goede communicatie en nauwe

samenwerking. Dat geldt zowel voor onze

medewerkers als voor de mensen van Vancis en de

projectmanager van de IT-beheerder. We hadden

regelmatig overleg met de stuurgroep. Daarin

bespraken we de stand van zaken, de afwijkingen

en de kostenmarge waarbinnen iedereen mocht

doorwerken. Heel pragmatisch eigenlijk.’

‘Er is zelfs in het weekend nog getest, ook door

onze collega’s. Mede daardoor heeft vrijwel

niemand iets gemerkt van de overstap naar

Vancis. We kregen van onze bestuursvoorzitter

dan ook een groot compliment. Maandagochtend

deed alles het gewoon weer, zei hij. Ook wijzelf zijn

erg content met de uitvoering van de migratie. Het

is een project met een gouden randje.’

OutsourcingDat pragmatische komt door de jarenlange

ervaring met IT-uitbesteding. Het Regio College

zette zijn IT al in 2004 buiten de deur, vertelt

functioneel applicatiespecialist Johan Holtrust.

‘De automatisering liep achter de feiten aan. De

IT-afdeling werd overspoeld met vragen vanuit

de organisatie. De kosten sloten niet meer aan bij

de productie. Het bestuur is akkoord gegaan met

outsourcing van de IT. Dit betekent niet dat we

nu geen technische kennis meer in huis hebben,

naast de functionele regie op IT. We moeten

kunnen toetsen dat een nieuwe techniek werkt,

voordat we het aanbieden aan onze organisatie.’

VisieHoltrust: ‘De overstap naar Vancis kwam op een

logisch moment om de techniek te vernieuwen.

Wij hebben daarover lange tijd kunnen

nadenken. Onze visie stond al op papier en de

gehele organisatie is erbij betrokken. Vanaf

het begin hebben we de nadruk gelegd op de

functionaliteit. We vroegen ons daarbij vooral af

wat de studenten en medewerkers nodig hebben.

Deze functionele uitvraag resulteerde in negen

speerpunten. Die hebben voornamelijk betrekking

op de digitale leer- en werkomgeving. Zoals een

toegankelijk lesrooster, personalisatie per klas,

opleiding of team en een informatieplein met

concerngegevens.’

‘Pas daarna inventariseerden we wat technisch

mogelijk is en welke business case daarbij past’,

vervolgt Holtrust. ‘Welke oplossingen zijn er zoal en

wat kun je ermee doen? De conclusie was dat een

cloudinfrastructuur, zoals die van Vancis, goed bij

onze wensen aansluit.’

Lef‘Als onderwijsinstelling moet je een bepaalde

mate van lef hebben bij het nemen van dergelijke

beslissingen’, besluit Reumer. ‘Maar zorg wel

dat je de risico’s vooraf goed in kaart brengt en

voldoende draagvlak hebt. We merken dat veel

andere roc’s nog niet zo ver zijn als wij. Bij de

meeste instellingen is nog sprake van oriëntatie,

verkenning en creatie van draagvlak. Je kunt

niet zomaar ineens beslissen om alles in de cloud

te zetten. Je moet ook de interne organisatie

meekrijgen in je besluit en de verandering.’

Met jarenlange uitbestedingservaring en een

heldere kijk op de functionele behoeften van

de organisatie, koos het Regio College voor het

cloudplatform van Vancis. Na een gesmeerde

migratie koesteren Reumer en Holtrust alvast hoge

verwachtingen van het dagelijks gebruik ervan.

Matrix III, Science Park 402, 1098 XH  Amsterdam info@vancis.nl | www.vancis.nl

Benieuwd naar wat Vancis voor uw onderwijsinstelling kan betekenen?

Maak een afspraakBel 020 560 6600

Of bezoekwww.vancis.nl

Over de migratieDienst: Vancis SURFcumulus

154 gemigreerde VM’s (incl. replicaties)

11TB Storage

16,5TB Backup

“Vrijwel niemand heeft iets gemerkt van de overstap naar Vancis.”

Ina ReumerTeammanager, Innovatie Centrum

Automatisering (ICA), Regio College

“Een cloudinfrastructuur, zoals die van Vancis, sluit goed aan bij onze wensen.”

Johan HoltrustFunctioneel applicatiespecialist,

Regio College

“Wij waren intern in charge, maar

hoefden ons niet te bemoeien met

de techniek.”