Brochure Ultimo Facility Management

Ultimo FacilityManagement

Met onze software en services uw processen optimaal ingericht

32

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop

Samsung GalaxyiPad iPad mini iPhone 5 Samsung Tab

Surface

Nokia Lumia Samsung Tab Samsung GalaxyiPad iPad mini iPhone 5

Inleiding

Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen

worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat

de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is

de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor proces-

optimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie.

Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande

mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan

niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard

met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om

de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw

werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren.

Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk

om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s, velden en veldlabels

aan te passen en nieuwe menu’s en schermen aan te maken. Ook

kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen

in het systeem. Bovendien kan zonder programmeerwerk door de

consultant of door uw eigen applicatiebeheerder functionaliteit

worden toegevoegd of aangepast.

Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool

Al meer dan 25 jaar ondersteunen wij organisaties

bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen.

Met behulp van onze modulair opgebouwde

software voorzien wij u van een pasklare oplos-

sing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de

toekomst. Want dankzij de flexibele aanpas-

baarheid is de standaard software ook nog

eens op maat te snijden op uw unieke situatie.

En als die situatie verandert, dan verandert de

software eenvoudig met u mee. Dankzij het

flexibele karakter en de modulaire opbouw is

het tevens mogelijk om extra synergie te behalen

door al uw andere ondersteunende processen

binnen uw organisatie met hetzelfde systeem

te automatiseren.

Door de sterke nadruk op usability bij de ontwik-

keling van de software, is de software volgens

onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn

het gebruik van aansprekende pictogrammen,

handige verkenners, intelligente zoekmogelijk-

heden en de eenduidige schermopbouw met

handige tabbladen en informatie pop-ups,

zodat bijbehorende informatie altijd snel

voorhanden is.

JAHRE

JAHRE

JAHRE

Kenmerkend Ultimo

Voor elke organisatie en ondersteunings-

behoefte bieden wij een passende oplossing.

Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om

middels een gefaseerd groeimodel de

ondersteuning naar wens uit te breiden,

waardoor de investering en implementatie

behapbaar blijven. Maar u kunt ook starten

met een eenvoudige en goedkope Lite-variant

van onze software. Wilt u op een later moment

doorgroeien naar de volledige versie van

Ultimo Facility Management? Dan is dit ook

tegen aantrekkelijke voorwaarden te realiseren.

De software kan worden aangeschaft, zodat

u zelf eigenaar wordt en het beheer in eigen

handen neemt, of u kunt er voor kiezen om

een maandelijkse huurovereenkomst aan te

gaan (Software as a Service), waardoor u geen

eigenaar wordt, maar ook geen omkijken hebt

naar het beheer van de software. Naast de

toonaangevende software bieden wij u een

uitgebreid dienstenaanbod om u te begelei-

den bij de implementatie en te ondersteunen

bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van

trainingen en onze deskundige helpdesk.

Een duurzame investering met lage beheerkosten

Met een investering in Ultimo

geniet u lange tijd van een

technologisch vooruitstrevend

product, dat op continue basis

wordt doorontwikkeld door

ons eigen team software

developers. Doordat u ook

zelf aanpassingen in de

software aan kunt brengen,

kunt u de beheerkosten laag

houden, door te besparen op

consultancykosten.

Uw gebruiksvriendelijke standaard op maat

U krijgt de beschikking

over bewezen en gebruiks-

vriendelijke standaardsoftware,

conform marktstandaarden.

Maar uw situatie blijft op

bepaalde aspecten uniek.

De software is daarom een-

voudig op maat te snijden

om extra rendement en

gebruiksgemak te behalen.

Hiervoor krijgt u de beschik-

king over een standaard

meegeleverde customization

tool.

Alle ondersteunende processen onder één paraplu

De Ultimo software kan

prima worden ingezet voor

een eenvoudig vraagstuk,

maar indien u dat wenst is

Ultimo ook uitstekend in te

zetten als integrale oplossing

voor facility management,

maintenance management,

IT service management,

fleet management & human

resource management. Alles

eenvoudig onder één paraplu,

ongeacht uw bedrijfsgrootte

of branche.

Al sinds 1988 betrokken en betrouwbaar

De betrokken houding

vloeit voort uit het jarenlang

opgebouwde vakmanschap

en de overtuiging van het

nut van praktisch toepasbare

software. Bij de (door)ont-

wikkeling van de software

staan ontwikkelingen in

de markt en de meningen

van onze klanten, die

middels klantenpanels

actief participeren, centraal.

De organisatie heeft sinds

de oprichting een solide

(financieel) beleid gevoerd en

is vandaag de dag dan ook

een betrouwbare partner voor

diverse stakeholders, ook op

maatschappelijk gebied.

Self Service

54

Ultimo Facility Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle software-modules worden op de volgende pagina’s kort beschreven. In de onderstaande figuur kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn.

Moduleoverzicht

Standaard Optioneel Deels standaard, deels optioneel

Self Service

Contracten

Service Level Agreements

Kosten-registratie

Wagenpark-beheer

Facturatie

Middelen

Uitgifte

Werkorders IT Service

Management

Periodiek Onderhoud

Servicedesk

Vastgoed-beheer

Verhuur-administratie

Urenverant-woording

Ultimo Customization

Tool

Multi-JobsKennisboom

Sleutelbeheer

Projecten-beheer

E-mail functiesEvent

Scheduler

VerhuizingenReserveringen

Personen-beheer

BHV-registratie

Conditie-metingen

Autorisaties

Meer-jarenplanning

onderhoud

Grafische Vervangings-

planning

Stamgegevens AfschrijvingenBusiness

Integration

Voorraad-beheer &

Inkoop

Business Reporting

UltimoGo & Go+

Facility Werkstroombeheersing

Facility Beheer

OverigFacility Services

Extra gebruiksvriendelijkUw klanten krijgen de beschikking over een persoonlijke Self

Service-pagina, die eenvoudig via internet of intranet te benaderen

is. Omdat uw klanten veelal niet zelf actieve gebruikers van Ultimo

Facility Management zijn, hebben we bij de vormgeving van de

pagina’s extra nadruk gelegd op de gebruiksvriendelijkheid.

De klant van vandaag de dag is veeleisend en wil actief betrokken worden bij de dienstverlening. Met behulp van de module Self Service is het mogelijk om uw klanten op actieve wijze te betrekken bij de facilitaire dienstverlening en bent u eventueel in staat om de druk op de bestaande servicedesk te verminderen.

Dit kenmerkt zich met name door het gebruik van herkenbare

pictogrammen. Als organisatie stelt u een set diensten (met

bijbehorende pictogrammen) beschikbaar. Uw klanten kunnen

hun klachten, wensen, informatie-aanvragen of storingen met

een klik op het bijbehorende pictogram kenbaar maken. U kunt

uw klanten extra uitleg geven over de te nemen stappen en

procedures middels handige instructiepagina’s. Nadat de klant

de melding heeft doorgegeven, kan hij/zij de melding terugzien in

een handig overzicht en wordt op de hoogte gehouden van

de vorderingen.

Stel zelf uw beschikbare aanbod samen Welke zaken u beschikbaar stelt, is geheel aan u. Zo creëert u een

op maat gemaakt dienstenaanbod voor uw klanten. Enkele veel

voorkomende voorbeelden uit de praktijk zijn:

• Het aanmaken van reserveringen (zalen, middelen,

diensten en catering)

• Het doorgeven van storingsmeldingen

• Het aanvragen van sleutels of andere persoonlijke

middelen (bijvoorbeeld mobiele telefoons)

• Het aanvragen van openbaar vervoer, poolauto’s,

fietsen of taxiritten

• Het aanvragen van schoonmaakwerkzaamheden

• Het aanvragen van (kantoor)artikelen

• Het aanvragen van IT-middelen

• Het doorgeven van klachten

• Het inzien van rapportages

Ultimo zorgt ervoor dat de meldingen automatisch op de juiste

plek terecht komen en kan ondersteuning bieden bij de borging

van elk gewenst proces door het instellen van de juiste notificaties.

76

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop


Surface


Uw voordelen

+ Betrek uw klanten direct bij het facilitaire proces met behulp van Self Service.

U zorgt voor een efficiënter lopend proces, ontlast uw front office medewerkers

en de tweezijdige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid van uw klanten

+ Ondersteun uw servicedesk met een optimale workflow, zodat de KWIS

(klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen) adequaat worden

geregistreerd en opgevolgd

+ Gebruik de kennisboomintegratie voor uw servicedesk of in de Self Service

portal om de afhandeling van meldingen te versnellen door gebruik te

maken van de opgebouwde knowledge base

+ Krijg meer grip op uw bedrijfsmiddelen, meldingen, contracten en te verlenen

diensten en realiseer verbeteren bespaarprogramma’s

+ Oefen meer controle uit over uw vastgoed en bijbehorende onderhoud en

optimaliseer de administratie van uw verhuurbare eenheden

Het zorgvuldig beheren en monitoren van uw contracten kan aanzienlijke besparingen opleveren

Erg geschikt voor vastgoedeigenaren en zorginstellingen in het kader van extramuralisering (het scheiden van wonen en zorg)

VerhuuradministratieDe module Verhuuradministratie ondersteunt u

bij het overzichtelijk beheren van verhuurbare

eenheden, bijbehorende huurcontracten en

verschaft u een duidelijk beeld van de huur-

opbrengsten. U krijgt ook meer inzicht in de

beschikbaarheid en bezettingsgraden.

De periodieke facturatie wordt ondersteund en

er is een standaardinterface beschikbaar om te

integreren met financiële systemen. Mede dankzij

deze module is het mogelijk om te voldoen aan

de (nieuwe) regelgeving inzake extramuralisering

in de zorg. De module is uiteraard ook geschikt

voor organisaties in andere sectoren.

Service Level AgreementsDe module Service Level Agreements gebruikt

u om uw dienstverlening aan (interne) klanten

te borgen, inclusief een eventuele relatie naar

externe en interne service-afspraken, maar de

functionaliteit kunt u ook toepassen bij de

serviceverlening van externe leveranciers

aan uw organisatie.

VastgoedbeheerBreng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille

en de daarbij horende ruimtes conform NEN

2580. Naast inzicht in beschikbare gebouwen,

bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen

vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-

integratie beschikbaar.

MiddelenbeheerVia deze module kunnen alle gegevens over

(gebouwgebonden) installaties, inventaris,

instrumenten en andere bedrijfsmiddelen

worden vastgelegd. Bovendien kunnen

verwante afbeeldingen, documenten en

tekeningen worden gekoppeld. Vergroot

met deze module bijvoorbeeld het inzicht

in de locaties van bedrijfsmiddelen en

houd grip op de inzetbaarheid.

UitgiftebeheerHoud met een overzichtelijke grafische

planner grip op de uitgegeven bedrijfs-

middelen en registreer ook wanneer u

bepaalde middelen retour mag

verwachten.

ContractenbeheerBeheer uw contracten en verzekeringen

digitaal en vergroot het overzicht en de

structuur. Maak ook looptijden en opzeg-

termijnen inzichtelijk, zodat u op tijd uw

afspraken bij kunt sturen of beëindigen.

Er kunnen relaties worden gelegd met

werkorders, periodiek onderhoud en

voorraadbeheer en inkoop.

ServicedeskErvaar de voordelen van een gestroomlijnde en

gestructureerde servicedesk. De module is

gebruiksvriendelijk ingericht, zodat uw mede-

werkers snel de benodigde (voorgedefinieerde)

informatie vast kunnen leggen. De inrichting

van de module spitst u eenvoudig toe op uw

organisatie en de diensten die u levert.

KennisboomMet de kennisboom bieden we uw front office

medewerkers extra gemak bij het aannemen

van meldingen. Door gebruik te maken van de

opgebouwde knowledge base zijn zij in staat

om meldingen sneller eerstelijns af te handelen

en zodoende de druk op de back office(s) te

verminderen. Deze functionaliteit kan ook

gebruikt worden in de module Self Service en

biedt zodoende extra gemak voor uw (interne)

klanten en kan een reducerende werking

hebben op het aantal meldingen.

ReserveringenDe module Reserveringen faciliteert het

reserveren van ruimtes, catering, middelen en

bijbehorende diensten, met registratie van

interne aanwezigen en externe bezoekers,

inclusief afhandeling en doorbelasting van

het proces en de kosten.

98

Meerjarenplanning OnderhoudMaak een budget voor het meerjarig onder-

houd aan gebouwen en gebouwgebonden

installaties, op basis van verschillende prijs- en

cyclusbepalingsmethoden. Het is ook mogelijk

om meerdere scenario’s en indexpercentages te

hanteren in uw jaarplannen. Uw jaarplan zet u

tenslotte om in concrete takenpakketten voor

de uitvoering (intern of extern).

AfschrijvingenBeheer de afschrijvingen van uw objecten op

basis van diverse beschikbare afschrijvings-

methodieken.

Grafische VervangingsplannerPlan op overzichtelijk wijze de vervanging

van objecten op basis van de technische en

economische levensduur en de afschrijvingen.

Gebruiksvriendelijke planners maken het werk eenvoudig planbaar en inzichtelijk

Door een duidelijke onderhoudsbegroting gaat u goed voorbereid aan de slag

Uw voordelen+ Vergroot de efficiency door structuur aan te brengen in de werkzaamheden

van de back office(s)

+ Toon bij audits en controles eenvoudig aan dat u belangrijke regelgeving

naleeft en aan normen voldoet door de overzichtelijke en toegankelijke

wijze van gegevensopslag

+ Vergroot de duurzaamheid door energiekosten vast te leggen en te vergelijken

+ Faciliteer Het Nieuwe Werken, doordat uw medewerkers vanaf elke werkplek

met een internetbrowser, thuis of op de zaak, met Ultimo kunnen werken

en op de juiste wijze met elkaar communiceren. Verbeter tevens de

bezettingsgraad van uw vergaderlocaties

SleutelbeheerGebruik de module Sleutelbeheer voor de

vastlegging van aan de gebouwstructuur

gerelateerde cilinders en sleutels/passen,

inclusief het uitgifte- en innameproces.

ProjectenbeheerDeze module ondersteunt u bij het opstellen

van (deel)projecten, van de voorbereiding tot

aan de planning en bewaking. Bovendien heeft

u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties

van projecten.

Personenbeheer Met behulp van deze module legt u de gegevens

vast van uw medewerkers. Een interface met

Active Directory of een HRM-systeem is mogelijk.

De informatie wordt gebruikt bij de andere in

gebruik zijnde modules.

BHV-registratieMet behulp van de BHV-registratie legt u vast wie

binnen uw organisatie onderdeel zijn van het

BHV-team, welke cursussen gevolgd zijn en via

rapportages genereert u bijvoorbeeld vlekken-

plannen of een overzicht van te volgen cursussen.

Ook kunnen verschillende soorten documenten

worden vastgelegd.

StamgegevensbeheerLeg diverse stamgegevens vast, die worden

gebruikt bij de andere modules. Denk bijvoor-

beeld aan de leveranciers-, inventaris- en

installatiegegevens. Ook kunnen verschillende

soorten documenten worden vastgelegd.

Werkorderbeheer (back offices)Een gestructureerde afhandeling van de werk-

orders draagt niet alleen bij aan een efficiënte

uitvoering van werkorders, maar ook aan de

servicebeleving door uw klanten. De coördinatie

van de werkzaamheden is dus van groot belang.

U kunt hierbij zelf de gewenste workflow per

back office bepalen.

Periodiek OnderhoudDiverse onderhoudsactiviteiten dienen

periodiek uitgevoerd te worden. Met deze

module genereert u deze activiteiten

en voorkomt u dat de uitvoering wordt

overgeslagen. Denk hierbij aan controles van

brandblusmiddelen, waterkranen (legionella),

of andere relevante inventaris en installaties.

Opgebouwde historische gegevens inzake

uitgevoerd periodiek onderhoud zijn

eenvoudig op te zoeken ten behoeve

van audits en controles.

KostenregistratieOptimaliseer uw facilitair beheer met behulp

van diverse kostenoverzichten. Door een

zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens

grip op de uitputting van uw budget(ten).

FacturatieDe gemaakte kosten van materiaal, personeel,

gereedschap, externen en bestellingen kunnen

middels deze module eenvoudig worden

gefactureerd aan de juiste interne

of externe kostenplaatsen.

UrenverantwoordingVerwerk de productieve en niet-productieve uren

van uw medewerkers en weet op elk moment

waar de meeste tijd aan wordt besteed.

Multi-JobsDe module Multi-Jobs is speciaal gemaakt voor

de coördinatie van multidisciplinaire werkzaam-

heden. Immers, in de praktijk is het soms

wenselijk om werkzaamheden te bundelen

of in volgorde na elkaar uit te laten voeren.

Bijvoorbeeld bij een kleine verbouwing of bij de

indiensttreding van een nieuwe medewerker.

Een bijbehorend Gantt-diagram maakt de

planning erg overzichtelijk.

E-mail functiesStandaard is Ultimo in staat om e-mail te

verzenden. Optioneel is het ook mogelijk

om e-mails in Ultimo te importeren en deze

automatisch om te laten zetten in meldingen

of incidenten. Ook kunnen e-mails automatisch

worden gekoppeld aan bestaande meldingen

of incidenten.

VerhuizingenCoördineer projectmatige of ad hoc verhuizingen

en stuur indien nodig de ondersteunende

back offices (bijvoorbeeld technische dienst of

automatisering) tijdig aan. Het doel is een vlek-

keloos lopend proces en vlotte (administratieve)

realisatie.

ConditiemetingenOm een objectief beeld te verkrijgen van de

actuele onderhoudstoestand van uw installaties

of vastgoed maakt u gebruik van conditiemetin-

gen, gebaseerd op NEN2767. Deze informatie is

een uitstekende basis voor het genereren van

realistische onderhoudsplanningen.

1110

Behaal synergie en bespaar kosten door facility management en IT service management integraal te ondersteunen in één systeem

Uw voordelen+ Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om snel

inzicht te krijgen of om grondig te analyseren. Geniet ook van de

uitgebreide mogelijkheden om met selectielijsten en filters

gegevens te exporteren naar Excel, zodat u deze data nog

verder kunt bewerken en presenteren

+ Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door te

profiteren van de vele integratiemogelijkheden met andere

bedrijfssoftware

Overige mogelijkhedenNaast de vermelde modules is het mogelijk om uw Ultimo-applicatie nog

verder naar wens uit te breiden met de volgende modules:

· Medische Technologie (speciaal voor ziekenhuizen)

· HSE-incidentenbeheer

· Werkvergunningen

· Indienststellingen

Neem voor meer informatie over deze modules contact met ons op

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop


Surface


Business IntegrationMaximaal rendement uit uw verschillende

applicaties halen en op een meer efficiënte wijze

werken zijn belangrijke doelstellingen. Business

Integration, het integreren van Ultimo met andere

business software, is een belangrijke manier om

deze doelstellingen te bereiken. Met de Ultimo

Business Integration Packs heeft Ultimo een

oplossing gerealiseerd om moderne en goed

onderhoudbare interfaces te realiseren. Het is

bijvoorbeeld mogelijk om te integreren met

MS Office, Auto CAD, gebouwbeheersystemen,

ERP-systemen, HRM-systemen, Active Directory,

documentmanagementsystemen, prijzenboeken,

kostenbestanden, sleutelbeheersystemen en

network inventory tools.

Business Reporting (rapportages & dashboards)Om uw inzicht te vergroten en te monitoren

of u aan uw doelstellingen voldoet, is het

noodzakelijk dat u regelmatig rapportages inziet

en analyseert. Ultimo Facility Management

beschikt over een groot aantal standaard

meegeleverde managementrapportages en

standaard dashboards om KPI’s te monitoren.

Met behulp van een externe rapportagetool

past u desgewenst rapportages aan of maakt

u nieuwe aan. Om op geavanceerde wijze

dashboards te gebruiken, bieden wij standaard

Qlikview-templates aan. Deze zijn uiteraard

aanpasbaar aan uw specifieke situatie.

WagenparkbeheerHeeft u ook diverse vervoersmiddelen te

beheren? Gebruik dan deze module voor het

administratieve beheer van de voertuigen

en de zorgvuldige coördinatie van de

onderhoudsbeurten.

Ultimo Customization ToolStandaard krijgt u de beschikking over de unieke

Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u

in staat om zonder programmeerwerk diverse

aanpassingen in de Ultimo software door te

voeren. U of uw applicatiebeheerder kunnen

deze zelf uitvoeren, maar onze consultants staan

ook tot uw beschikking. Om u wegwijs te maken,

bieden we een aantal specifieke trainingen aan

voor het gebruik van de Ultimo Customization

Tool.

Event SchedulerStel zelf uw events in, waarmee in Ultimo

notificaties worden verzonden bij de gebeur-

tenissen die u belangrijk vindt, uiteenlopend

van contracten die dreigen te verlopen, tot

nieuw gemelde incidenten of taken die over

de afgesproken oplostijd dreigen te gaan.

Notificaties kunnen binnen de applicatie

getoond worden middels pop-ups en een

herinneringenlijst, maar ook worden verzon-

den per e-mail. Dat is weer handig wanneer

mensen niet vaak in Ultimo werken.

AutorisatiesStandaard beschikt de software over vele auto-

risatiemogelijkheden, bijvoorbeeld voor het

toegangsbeheer per gebruikersgroep. Optioneel

is het mogelijk om op een meer individueel

niveau instellingen in te regelen. Met site-licenties

sluit u andere vestigingen van uw organisatie

eenvoudig aan op uw Ultimo-database, met de

mogelijkheid voor eigen instellingen.

Voorraadbeheer & InkoopHoud grip op uw voorraden en de inkoop van

middelen. Registreer het volledige proces van

offerteaanvraag, bestelling, leveringen/retouren

en (credit)facturatie. Optioneel is webshopinte-

gratie mogelijk in combinatie met de module

Self Service. U houdt hiermee meer controle over

het bestelproces vanuit Self Service en kunt

efficiënt uw producten leveren.

IT Service ManagementDeze module is een uitgebreide, volwaardige

toepassing gebaseerd op de meest vookomende

ITIL-services. De software biedt ondersteuning

op het gebied van configuratie-, incidenten-,

probleem- en wijzigingsbeheer. Ook het beheer

van incidenten en service-aanvragen (request

fulfillment) bij uw helpdesk is op uitstekende

wijze geborgd, inclusief SLA’s, het opstellen van

planningen en de rapportering.

Wilt u meer weten over de uitgebreide mogelijk-

heden van Ultimo IT Service Management en de

ondersteuning die de software biedt voor uw

helpdesk en/of IT-afdeling? Vraag dan separate

documentatie bij ons op of bezoek onze website.

Surface

Nokia Lumia

Desktop Laptop


Surface


1312

Verricht een groot deel van uw facilitaire werkzaamheden mobiel met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent dus niet meer gebonden aan de computer op uw werkplek en bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige touch-bediening. En het mooie is dat de mogelijkheden in de toekomst steeds verder worden uitgebreid.

Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+

Werkzaamheden afhandelenInspecties afhandelenNieuwe werkzaamheden meldenWerkzaamheden inzien en prioriterenGegevens van middelen en gebouwen e.d. inzienGegevens van leveranciers of personeel inzienGegevens van reserveringen inzienRechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail)Contracten (met bijv. leveranciers) inzienGebruiksvriendelijke zoekfunctieOffline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werkenCamera-integratie (foto’s koppelen)Scannen (QR-code, barcode)GPS-integratie

Functionaliteit

Vraag bij ons meer informatie op over de benodigdehard- en software en de voorwaarden.

1514

Referenties in alle branches

Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks inDe Ultimo software wordt toegepast in alle denkbare branches: zakelijke dienstverlening, zorg, overheid, semi-overheid, onderwijs, logistiek, industrie en leisure. Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans.

Bezoek onze website voor praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar.

YouTube Logo for Adobe Illustrator

www.youtube.com/UltimoSoftware

ULTIMO HURENU wilt geen omkijk hebben naar het beheer en de ondersteuning

van de software en u puur richten op uw kerntaken? Bovendien

hikt u aan tegen een initiële investering? Dan raden wij Ultimo

Facility Management Software as a Service (SaaS) aan. Met Ultimo

SaaS huurt u de software in abonnementsvorm en draait uw

applicatie in the cloud.

Voordelen Ultimo huren: + Aantrekkelijk maandelijks abonnement en geen

hoge aanvangsinvestering

+ Diverse supportpakketten om ondersteuning naar wens

in te richten, zodat u geen omkijken heeft naar beheer,

updates en onderhoud

+ Uw gegevens bewaard op goed beveiligde servers

+ Kenmerkende Ultimo flexibiliteit is ook mogelijk

Afhankelijk van uw wensen bieden wij u de mogelijkheid om Ultimo te huren of te kopen. Omdat de Ultimo software webbased is, maakt de keuze niet uit voor de beschikbaarheid van de functionaliteit.

ULTIMO KOPENWilt u liever zoveel mogelijk in eigen beheer uitvoeren en de

software aanschaffen? Dan is de koopoptie voor u geschikt.

U koopt het gebruiksrecht aan de voorkant af en wij kunnen

u naar wens uiteraard nog ondersteunen bij de installatie,

implementatie, updates en onderhoud. Wilt u zelf de software

aanschaffen, maar u niet bekommeren om de infrastructurele

aspecten? Dan kunnen we u ook ondersteunen middels hosting. Voordelen Ultimo kopen: + Na initiële investering geen hoge kosten meer,

dus lage totaalkosten

+ Totale controle over het beheer van uw applicatie

+ Zelf de regie over invulling, updates en upgrades

+ Ook mogelijkheden voor hosting

Ondersteuning en customer supportIndien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst,

kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team

medewerkers staat u met raad en daad bij. Afhankelijk van de

huur- of koopconstructie die u met ons bent aangegaan, stellen

wij samen met u een onderhoudscontract op, waarin onder

andere afspraken gemaakt worden over het omgaan met

updates en het gebruik van customer support.

Services

Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele facility management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijks gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek.

ImplementatiesOm u te voorzien van een goed werkend product conform uw

wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek

ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de

projectmanagementmethodiek PRINCE2®. In hoofdlijnen door-

lopen de implementaties de volgende projectfasen: project-

aanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze

indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang

de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een

projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol goed op

ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van

deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig

samen met organisatieadviesbureaus.

TrainingenHet feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk

karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld,

zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel

verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users

te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden

van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis

toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod

aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers

als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure

om meer te weten te komen over het aanbod en de

mogelijkheden om trainingen te volgen.

1716

Huren of kopen. Wat heeft uw voorkeur?

Maintenance Management

Facility Management

IT Service Management

Infra Asset Management

Fleet Management

18 19

Organisatie

Ultimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine

Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen

van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen

en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de

softwareproducten voor Facility, Maintenance, IT Service, Fleet en

Infra Asset Management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is

gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland.

Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij

de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit

van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie.

Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld

en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen

van gebruikers. De producten worden door meer dan 1.500

organisaties in meerdere landen en in vele uiteenlopende

branches gebruikt.

Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfs-

software, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen

duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de

verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfs-

activiteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet

MVO-beleid geïmplementeerd. Lees hier meer over op onze website.

Ultimo Software Solutions bv

Waterweg 3

8071 RR Nunspeet

Nederland

Tel: +31(0)341- 42 37 37

Ultimo Belgium bvba

Mechelen Campus, Gebouw A

Schaliënhoevedreef 20

2800 Mechelen, België

T +32(0)15 – 44 41 44

Ultimo Software Solutions GmbH

Steigerstraße 13

46537 Dinslaken

Duitsland

T +49(0)2064 – 828 47 54

Algemeen

e-mail: [email protected]

internet: www.ultimo.net

© 2014. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een

geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken

zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.

Standaard Optioneel Deels standaard, deels optioneel

Self Service

Contracten

Service Level Agreements

Kosten-registratie

Wagenpark-beheer

Facturatie

Middelen

Uitgifte

Werkorders IT Service

Management

Periodiek Onderhoud

Servicedesk

Vastgoed-beheer

Verhuur-administratie

Urenverant-woording

Ultimo Customization

Tool

Multi-JobsKennisboom

Sleutelbeheer

Projecten-beheer

E-mail functiesEvent

Scheduler

VerhuizingenReserveringen

Personen-beheer

BHV-registratie

Conditie-metingen

Autorisaties

Meer-jarenplanning

onderhoud

Grafische Vervangings-

planning

Stamgegevens AfschrijvingenBusiness

Integration

Voorraad-beheer &

Inkoop

Business Reporting

UltimoGo & Go+

Facility Werkstroombeheersing

Facility Beheer

OverigFacility Services

Brochure Ultimo Facility Management

Documents

Transcript of Brochure Ultimo Facility Management