BPC implementatie bij Trespa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Trespa, fabrikant van hoogwaardige gevelbekleding, heeft SAP Business Planning and

Consolidation (BPC) ge°implementeerd omdat de controllers zelf met de software willen

kunnen werken. Niet steeds naar de IT-afdeling hoeven gaan. "Je moet dan ook de beste

h t project zetten; niet iemand die het er ev bi"

roller bij Trespa.

INTERVIEW Hans de Labije • TEKST Teus Molenaar

De meeste mensen kennen Trespa wel; de duurzame beplating is zelfs een merknaam geworden.

Maar velen weten niet dat de fabriek in Nederland staat. In Weert om precies te zijn. Daar is ook

het hoofdkantoor gevestigd. lnmiddels is het bedrijf een multinational met vestigingen over de

hele wereld. Daar zit hem de kneep: het gezwoeg om alle cijfers te consolideren naar een eenheid,

opdat er inzicht in de bedrijfsvoering ontstaat.

"We werkten altijd met een oude versie van de rapportagetool Cog nos

Express ", zegt Eric Jan van der Poll, Finance Manager bij Trespa en tevens

projectleider voor invoering van SAP BPC. "De tool was aan vervanging

toe. En .eigenlijk was het niet het passende pakket voor wat wij ermee

willen doen. Elke maand liepen we tegen problemen aan."

Het grootste probleem was wel dat de mensen van de financeafdeling

steeds moesten aankloppen bij een externe consultant om de regels van

Cognos Express aan te passen zodra er iets was gewijzigd binnen SAP

ECC. En dat gebeurde vaak.

Aan de groep die de zoektocht opzette voor een vervangend pakket,

was oak Bart Roelofs (applicatiemanager BW bij Trespa) toegevoegd.

12 lvNsGI Magazine mrt/17

De nieuwe software moest aan drie hoofdvoorwaarden voldoen, vertelt

Van der Poll.

1. "De gebruiker moet zelf eenvoudig de nodige veranderingen in het

pakket kunnen doorvoeren als dat nodig is. We willen niet meer

afhankelijk zijn van een IT-afdeling.

2. Voorts moet er een innige integratie met SAP ECC mogelijk zijn.

3. En ten slotte moet het pakket een robuuste Excel add-in bevatten.

Want onze mensen lezen en schrijven met Excel."

In april 2016 viel het besluit met SAP BPC aan de slag te gaan. "De keuze

was eigenlijk al snel gemaakt. Dit pakket voldoet in ruime mate aan de

eisen die we hadden gesteld. Je kunt er meerdere dwarsdoorsnedes

mee maken en je kunt doorklikken om precies na te gaan waar de cijfers

vandaan komen. Bovendien is de inrichting vrij eenvoudig te maken,

maar wel doeltreffend. Voorts zijn er drie partijen uitgenodigd om een

offerte te maken voor invoering van het pakket. Van een partij hebben

we nooit antwoord gekregen. Uiteindelijk is de keus gevallen op Magnus

voor begeleiding van het implementatietraject, omdat we bij Magnus

het beste gevoel bij de consultants hadden", zegt Darnen.

De voorbereiding van de migratie is volgens hen het belangrijkst. "Wij

hebben alles bekeken vanuit het perspectief van de consolidatie. Welke

data hebben we waarvoor nodig? Dat moet je in kaart brengen. En dat

kan alleen door de mensen die ermee moeten gaan werken", zegt Van

der Poll.

Darnen vult aan: "Het zwaartepunt van de projectgroep moet bij de

business liggen. Daar moet je mensen voor vrij ma ken. En niet iemand

nemen die wellicht wat tijd over heeft. Je moet de beste mensen erop

zetten."

De voorbereiding heeft de nodige hoofdbrekens gekend. Met hulp van

SAP Support en de implementatiepartner Magnus is het toch gelukt. Bij

Trespa gaat het erom de gegevens van zestien entiteiten over de hele

wereld te consolideren.

Met workshops is bepaald waaraan het pakket moet voldoen en hoe

het moet warden ingericht. "Daarbij hebben we steeds gekeken naar

wat SAP BPC IFRS Starter Kit zelf aan boord heeft. Met die standaard

werkwijze willen we aan de slag, omdat we geen maatwerk willen

hebben dat altijd onderhoud behoeft. Twee workshops bijgewoond

door eindgebruikers en IT-afdeling - een van een hele dag en een van

een halve dag - bleken genoeg om BPC naar onze wen sen in te richten",

aldus Van der Poll.

Ze zeggen alle drie wel dat de workshops goed moeten warden

voorbereid. "ledereen moet zijn huiswerk doen, zodat je weet waar

je het over gaat hebben. Zo moet je bespreken hoe je met koersen

wilt omgaan, hoe je de bedrijfswinst definieert, welke dynamische

rapporten je wilt hebben, welke hierarchie binnen de bedrijfsgegevens

je wilt toepassen", zegtVan der Poll.

Hierbij is gekeken naar de regels die zijn opgesteld door de IFRS

Foundation (International Financial Reporting Standards). "Uiteindelijk

bleek voor ans dat de IFRS Starter Kit te uitgebreid is. Maar het geeft

wel een mooi startpunt; je kunt je dan steeds afvragen: will en wij dat zo

doen of anders?", licht Darnen toe.

Roelofs meldt dat het datawarehouse van Trespa ongeveer 2 TB groat is.

"Tussendoor hebben we ook nag een upgrade van BW gedaan. Oat was

nodig om BPC te kunnen implementeren", aid us Roelofs.

Er is gewerkt in een ontwikkelomgeving om de bedrijfsvoering niet

te verstoren. BW en BPC (10.1 voor de duidelijkheid) draaien op Pure

Storage (flash). "Wij krijgen de rapportages nu dertig procent sneller

dan wij gewend waren", zegt de projectleider.

In november is er met succes schaduw gedraaid. Daarbij zijn de data van

de afgelopen twee jaar in de testomgeving ingelezen. Het pakket draait

nu naar wens.

"We zijn wel blij dat SAP deze oplossing biedt. Want wij zijn als bedrijf

wel een multinational, maar lang niet zo groat als bijvoorbeeld Philips.

Maar we zijn oak geen MKB-bedrijf. We zitten eigenlijk tussen laken

en servet. Met BPC heeft SAP een betaalbare oplossing op de markt

gebracht", vertelt Darnen.

De volgende stap is om de planning-module van BPC te gaan gebruiken.

Het begin is gericht geweest op de consolidatieslag. "Dan moeten we

eerst de scope gaan bepalen. Wat will en we bereiken? Daarna bespreek

je binnen de projectgroep hoe je dat gaat bereiken", stelt Darnen.

"Het mooie is nu wel dat we met dit project een goede basis hebben

weten te leggen. Wij willen werken met eenduidige brondata.

De metadata moeten in orde zijn. Oat hebben we nu bereikt. En nu

kunnen we met planning aan de slag", besluit Van der Poll.

Freek Darnen, Eric Jan van der Poll en Bart Roelofs

"Trespa heeft dit project als schoolvoorbeeld BPC project opgepakt en uitgevoerd.

Door de beste mensen op het project te zetten en deze goed te begeleiden vanuit

Magnus zijn zij volledig empowered om het systeem zelf verder te onderhouden,

aid us Peter-Jan Simons, Managing Director Magnus. �'./1:J:Aiuu

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

lvNsGI Magazine mrt/17 13