Bewaartermijn Soort Applicatie Verwerker Verwerkers ... · landelijke media Journalisten naam,...

Naam

verwerking

Doel verwerking Betrokkenen Gegevens BSN Ontvangers Rechtmatige

grondslag

Bewaartermijn Soort Applicatie Verwerker Verwerkers-

overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

1 College van B&W Registratie Wet

dwangsom

Registratie

ontvangen ingebreke-

stellingen

Indieners

ingebreke-

stelling

NAW, zaaknummer,

tel.nr.,

dossiergegevens

Nee Intern Awb Verseon: 7 jaar Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

2 College van B&W WOB-registratie Registratie van

indieners van WOB-

verzoeken

Contactpersonen

van de media

Interne

medewerkers

Raadsleden

E-mailadres, mogelijk

naam

Nee Lokale organisaties

die een persbericht

willen uitzenden

(m.u.v. gegevens

van de raadsleden

en de interne

medewerkers)

Intern beheer Wordt up-to-

date gehouden

Geautomati-seerd Kladblok

Excel

RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

3 College van B&W

en burgemeester

Leden onafhank-

elijke

commissies

(zoals o.a.

Commissie

Ruimtelijke

Kwaliteit,

Bezwaar-

schriften-

commissie,

Adviesraad

Sociaal Domein,

Cliëntenraad

Sociale

Zekerheid)

Het laten

functioneren van

diverse onaf-

hankelijke

commissies

Commissieleden NAW, Betalings-

gevenens (loonheffing

en banknr),

geboorteplaats, BSN,

e-mailadressen,

tel.nr.s

Ja Interne afdelingen,

Belastingdienst

Gemeente-wet

en Belasting-

wetgeving,

diverse veror-

deningen en

regelingen voor

commissies

Verseon: 10 jaar

na uitdienst-

treding,

Overig: wordt up-

to-date

gehouden

Geautomati-seerd Excel, Word,

Outlook,

Verseon

RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

4 College van B&W Registratie

Buiten-gewone

ambtenaren van

de burgerlijke

stand

Registratie BABS Buitengewone

ambtenaren van

de burgerlijke

stand

Naam, BSN,

voornamen, adres, e-

mailadres, tel.nr.,

geboortedatum,

geboorteplaats

Ja A.s. huwelijks

(partners)

Rechtbank (i.v.m.

beëdiging)

Salaris-

administratie

BW Verseon: niet

aangesteld is 5

jaar, wel

aangesteld 1 jaar

na verval

overeen-komst.

Geautomati-seerd Workforce ADP Niet aanwezig Vertrouwelijk BABS bij

sollicitatie, BRP

Nee

Verantwoordelijke

1 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

5 Burgemeester BIBOB Beoordelen

integriteit van

verzoekers om

vergunningen,

subsidies en

eventueel

aanbestedingen op

grond van de

Algemene

Plaatselijke

Verordening,

bijzondere wetten

zoals de Drank- en

horecawet en de

Wet Algemene

bepalingen

omgevingsrecht.

Aanvragers van

de betreffende

vergunningen,

susbsidies en

aanbestedingen

Financiers

Eigenaar pand

NAW, tel.nr.,

mailadres, Nr KvK,

BSN, gegevens over

inkomens- en

vermogen, opeisbare

schulden, aanslag

omzetbelasting,

financieringen,

objecten,

vergunninghistorie,

strafrechtelijke

gegevens,

Ja Bureau BIBOB

Regionaal

informatie en

expertisecentrum

(RIEC)

Intern

Politie

Wet BIBOB Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Geheim Bureau BIBOB Nee

6 College van B&W Wettelijke

aansprakelijk-

heid

Behandelen van

aansprakelijkstellinge

n in relatie tot de WA-

verzekering, inclusief

letselschade

Gedupeerden NAW, e-mailadres,

tel.nr., evt.

bankrekeningnr, evt.

kenteken en

zaakgegevens, evt.

Medische gegevens

Nee Verzekerings-

maatschappij

(complexe zaken)

Interne afdelingen

BW, boek 6 Verseon: 7 jaar

Excel: onbeperkt

Geautomati-seerd Verseon,

Excel

RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen

Interne

afdelingen

Nee

7 College van B&W Schade-verhaal Verhalen van schade

die aangebracht is

aan de eigen-

dommen van de

gemeente

Schadeveroorzak

ers

NAW, mailadres,

tel.nr., verzekerings-

gegevens

Nee Interne afdelingen BW, boek 6

Wegen-verkeers-

wetgeving

Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Politie

Openbaar

Ministerie

Nee

8 College van B&W Bezwaar-

procedure

Proces Bezwaar Bezwaar-makers

Belanghebbende

n

NAW, zaakdossier-

nummer, mailadres,

tel. Nr., BSN

Zaak-gegevens en het

besluit

Voortgangs-berichten

en data

medische gegevens

(indien van

toepassing)

(koppeling via

Verseon)

Ja Leidinggevende en

behandelend

ambtenaar

Advies-commissie

voor bezwaar-

schriften

(Derde-)

belanghebben-den

Awb

Verordening

Behandeling

bezwaar-

schriften

gemeente Soest

Regeling

bezwaar-

schriften

gemeente Soest

Relevante

wetgeving

Verseon: 7 jaar

indien financiele

conse-quenties

Word en Excel:

onbeperkt

Geautomati-seerd Verseon

Word, Excel

RID Aanwezig Geheim Betrokkenen

Derde-

belanghebbende

n

Interne

afdelingen

Nee

2 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

9 College van B&W Dossier kopie ID-

bewijzen

Uitvoering wet ID-

plicht door salaris-

administratie

Personen in

dienst van of

t.b.v. de

gemeente Soest

Kopie ID-bewijs Ja Salarisa-

dministratie,

digitaal dossier,

medewerkers

p&O,

Wet ID-plicht 10 jaar na

beeindiging

dienst-verband

Geautomati-seerd Workforce ADP Niet aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

10 College van B&W Personeels-

management-

informatiesystee

m

Uitvoering van alle

personele

aangelegen-heden

van het personeel

Personen in

dienst van of

t.b.v. de

gemeente Soest,

stagiaires,

vrijwilligers,

raadsleden,

B&W,

ambtenaren van

de burgerlijke

stand.

NAW, geboortedatum

en -plaats, BSN,

tel.nr., burgerlijke

staat,

partnergegevens

bereikbaarheidsgegev

ens, (voormalige)

functiegegevens

Verlof (enkel

zwangerschaps- en

bevallingsverlof/UWV)

Ziekteverzuim

Jubilea

arbeidsverleden

nevenfuncties,

functieniveau,

dienstbetrekking of

aanstelling (volledig),

Identificatie-code:

nummer paspoort of

verblijfs-vergunning,

VOG en overige

persoons-gegevens.

Ja Ieder voor de in

relatie tot het doel

geautoriseerde

gegevens: Leiding-

gevenden, ABP,

UWV,

Belastingdienst,

Bedrijfsarts, salaris-

administratie.

CAO, CAR-UWO,

Gemeente-wet

en ABP

10 jaar na

beeindiging

dienstverband

Geautomati-seerd Workforce ADP Niet aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

11 College van B&W Personeels-

management-

informatie-

systeem,

onderdeel

personeels-

administratie

Uitvoering van alle

personele

aangelegen-heden

van betrokkenen

Personen in

dienst van de

gemeente Soest,

stagiaires,

vrijwilligers en

inhuur

NAW, geboortedatum

en -plaats, BSN,

telefoonnr.,

burgerlijke staat,

partnergegevens,kind

gegevens,

bereikbaarheids-

gegevens, IBAN, e-

mailadres,

(voormalige)

functiegegevens,

functieniveau

Verlof

Ziekteverzuim

Jubilea

Nevenfuncties

Overige relevante

persoons-gegevens.

Ja Ieder voor de in

relatie tot het doel

geautoriseerde

gegevens: Leiding-

gevenden, intern

HR, ABP, zorg-

verzekeraars,

UWV,

Belastingdienst,

Arbodienst

CAR-UWO, ABP,

belasting-

wetgeving en

Gemeente-wet

10 jaar na

uitdienst-treding

Geautomati-seerd Workforce ADP Niet aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen

Arbodienst

Externen (BHV-

certificaten,

loonbeslag)

Nee

3 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

12 College van B&W Registraties

Melding

ongewenst

gedrag/

vermoede-lijke

misstanden

Registraties van

melders van

ongewenst gedrag/

vermoedelijke

missstanden

Melders Aantal klachten, aard

en omvang

Nee Interne/externe

vertrouwensperso

on, eventueel

externe klachten-

commissie

Gemeentelijk

integriteits-

beleid

Regeling

vermoeden van

misstand

Onbeperkt Geautomati-seerd Op papier

Word

RID Aanwezig Geheim Melders Nee

13 College van B&W Verzendlijst

persberichten

Verzenden van

persberichten naar

lokale, regionale en

landelijke media

Journalisten naam, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Intern Intern beheer Wordt up-to-

date gehouden

Geautomati-seerd Word RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

14 College van B&W Webcare Beant-woorden van

vragen van burgers,

bedrijven,

instellingen ed. of

reageren op

opmerkingen van

burgers

Gebruikers social

media

Foto, naam, social

media

contactgegevens en

overige door

betrokkene

aangeleverde

informatie

Nee Intern Intern beheer Niet vastgesteld Geautomati-seerd OBI4wan HowAboutYo

u

Niet aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Ja

15 College van B&W Klachten-

regeling

Registreren en

controleren

afhandeling klachten

Klagers NAW, BSN (via DigiD)

tel.nr., zaaknr,

mailadres,

Omschrijving klacht

Data

Besluit: gegrond of

ongegrond

Afhandeling

Ja Klacht-

behandelaar

Persoon waarop

de klacht

betrekking heeft

Algemene Wet

Bestuursrecht

Verseon: 10 jaar

Excel: onbeperkt

Geautomati-seerd Excel

Verseon

RID Aanwezig Vertrouwelijk Klagers

Voorliggende

processen

Nee

16 College van B&W Overzicht

nevenfuncties

collegeleden

Openbaar maken

neven-functies

zittende collegeleden

om bijvoorbeeld

inzicht te geven in de

verschillende

belangen

Collegeleden Naam, politieke kleur,

nevenfunctie,

werkzaamheden

Nee Binnen de

organisatie en via

internet openbaar

bekend

Gemeente-wet Wordt openbaar

up-to-date

gehouden, 7 jaar

Archiefwet

Geautomati-seerd Word RID Aanwezig Openbaar Betrokkenen Ja

4 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

17 College van B&W Arbeids-

omstandig-

heden/

bedrijfs-

ongevallen,

inclusief agressie-

incidenten

Managen van arbeids-

omstandigheden/

registreren bedrijfs-

ongevallen, inclusief

agressie-incidenten

Personen in

dienst van of

t.b.v. de

gemeente Soest,

stagiaires,

vrijwilligers plus

agressor (kan

eenieder zijn)

NAW (NAW en

geboortedatum

aggressor indien

bekend), datum en tijd

en een korte uitleg

van incident, naam

leidinggevende

Nee Betrokkene,

agressor

Afdelingshoofd

Publieks-

afdelingen

Arbo-wetgeving GIR: onbeperkt

Verseon: 5 jaar

wordt geboekt

op

aansprakelijkstell

ing gemeente

Geautomati-seerd Gemeente-

lijk

Incidenten

Registratiesy

steem (GIR)

Verseon

GIR (A&O

Fonds

Gemeen-ten)

RID

RID: aanwezig

GIR: niet aanwezig

Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

18 College van B&W Controle en

uitvoering SROI

Controle en

uitvoering SROI

Personen die via

SROI

werkzaamheden

(hebben)

verricht(en) bij

contract-

partners van de

gemeente

NAW, uitkeringen,

salaris,

geboortedatum- en

plaats en overige

functiegegevens

Ja Intern Lokaal SROI

beleid

Zowel fysiek als

digitaal direct na

controle

verwijderd

Geautomati-seerd Wizzr (sub-

account

onder WSP)

Provijf

Werk-gevers

Service Punt

(WSP)

Niet aanwezig Vertrouwelijk Gecontrac-

teerde partijen

Nee

19 College van B&W Inwonerpanel Mening peilen van

inwoners van Soest

Inwoners van

Soest

E-mailadres, NAW,

leeftijd, geslacht, wijk

Nee GfK nvt Geautomati-seerd GfK GfK Niet aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

20 College van B&W Aanmeld-

website voor

evenementen

Inzicht krijgen in de

aanmeldingen voor

evenement-en die

Soest organiseert

(bijv. congressen)

Inwoners van

Soest

NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Interne afdelingen Nvt Geautomati-seerd Websolve Websolve Niet aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

21 College van B&W Aanbesteden Uitvoering

aanbesteden

Inschrijvers KvK, gedragsverklaring

aanbesteding

naam, functie, e-

mailadres, tel.nr.

contactpersoon

Nee Interne afdelingen Aan-bestedings-

wet, gids

proportionali-

teit, Aan-

bestedings-

reglement

werken (Arw)

Gegevens

winnaar 7 jaar,

verliezer 3 jaar

Groslijst Excel:

wordt up-to-date

gehouden,

Verseon:

gegunde

onbeperkt,

Europese

aanbesteding

onbeperkt

Geautomati-seerd Tenderned

Verseon,

Excel

(groslijst)

RID Aanwezig Vertrouwelijk/ge

heim

Betrokkenen Nee

22 College van B&W Subsidies burger-

initiatieven

Het behandelen van

subsidie-aanvragen

door inwoners

Inwoners NAW, e-mail,

geboortedatum, BSN,

IBAN

Ja Interne afdelingen Algemene

Subsidie

Verordening en

subsidie-

regelingen

Excel: onbeperkt,

Verseon: regulier

is onbeperkt,

incidenteel is 7

jaar


Excel

RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvragers Nee

5 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

23 College van B&W Beheer SIM-

kaarten-bestand

en digitale

telefoon-

centrale

Communicatie

mogelijk maken door

middel van telefonie

Registratie van

simkaarthouders en

vastleggen van

verbruik

Medewerkers in

dienst van en

t.b.v. de

gemeente Soest

en BBS,

gemeente-

secretaris, B&W

Naam medewerker,

tel.nr., e-mailadres,

verbruiks-gegevens

Nee Intern

KPN/RoutIT

Intern beheer en

beveiliging

Gegevens

worden

verwijderd bij

uitdienst-treding

Geautomati-seerd TOPdesk,

Excel


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

24 College van B&W Beheer toegangs-

passen

Beheer toegangs-

passen tot het

gemeente-huis

Medewerkers in

dienst van en

t.b.v. de

gemeente Soest,

BBS, B&W,

raadsleden,

radio Soest,

Cleanforse

Naam medewerker en

afdeling

Autorisatie

(afhankelijk van

afdeling en functie)

Nee Intern Intern beheer Wordt up-to-

date gehouden

Geautomati-seerd Kaba RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

25 College van B&W Overzicht BHV-

ers

1. Registratie van

BHV-ers t.b.v.

calamiteiten.

2. Bijhouden

wanneer iemand op

cursus/training

moet.

3. Bijhouden of

BHV'ers aanwezig

zijn in het gebouw

van de gemeente

Soest om snel en

adequaat hulp te

kunnen bieden

Medewerkers in

dienst van de

gemeente Soest

of BBS die

BHV'er zijn

Naam medewerker,

geboortedatum,

kandidaatnr., interne

contactgegevens

Nee Opleidings-

instituut

Arbeids-

omstandig-

hedenwet, art 3,

lid 1,e en 15

10 jaar

beëindiging

dienstverband

Geautomati-seerd SafeGuard

App, Excel

NIBHV

(drukker

pasjes)

SafeGuard

RID

Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee


gewaar-borgde

leningen en

garantie-

verplich-tingen

1. Bijhouden

gewaarborgde

leningen en garantie-

verplichtingen

2. Bijhouden

hypotheken

overheids-personeel

Diverse

(oud)mede-

werkers van

Soest, inwoners

van Soest,

instellingen die

een

gewaarborgde

lening hebben,

instellingen

waarvoor de

gemeente Soest

garant staat

NAW-gegevens,

leningnummer,

geboortedatum,

financiële gegevens

Nee Accountant,

interne afdelingen,

notaris

BW 10 jaar na

beeindinging

contract

geldlening

Geautomati-seerd Excel,

Outlook

Verseon


Banken

Hypotheek-

fonds voor

Overheids-

personeel (hvo)

Waarborg-fonds

Sociale

Woningbouw

(WSW)

Nee

6 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

27 College van B&W Financiële

administratie

gemeente Soest

Betalen van facturen

en het versturen van

nota's niet zijnde

belastingen

Crediteuren en

debiteuren

NAW, IBAN, BSN,

gegevens KvK,

geboortedatum, e-

mailadres, tel.nr.

Ja Accountant, bank,

crediteuren,

debiteuren

Interne afdelingen

Deurwaarders

indien van

toepassing

Bewindvoerders

BW, Awb,

Gemeente-wet

Decade:

onbeperkt,

Excel: onbeperkt,

Verseon: 7 jaar


UNIT4

Decade

Verseon

RID

UNIT4

Kondar

(functio-neel

beheerder

Decade)

RID: aanwezig

UNIT4: niet

aanwezig

Kondar: niet

aanwezig

Vertrouwelijk Facturen van

leveranciers

Banken

Voorliggende

processen

BRP

KvK

Kadaster

Nee

28 College van B&W Heffingen-

administratie

Heffen van

gemeente-lijke

belastingen en leges

Belastingplichtig

en, afnemers van

diverse

gemeentelijke

producten

NAW,

geboortedatum, IBAN,

KvK, kadastrale

gegevens, e-mail,

tel.nr.

Nr's: A-nr, BSN,

Grondslag heffing

Gegevens over het

subject van belasting

(WOZ) zoals afval,

riool, hondenbelasting

(aantal honden),

waterverbruik

Ja Betrokkenen Gemeentewet,

Gemeentelijke

(belasting)veror

deningen, AWB,

AWR, etc

7 jaar na

ontstaan van de

belastingplicht

Verseon: 7 jaar

Excel: maximaal

7 jaar


Key2-

belasting-en,

Excel (lijst

Vitens tbv

riool-heffing)

RID,

Kondar

(functioneel

beheer)

RID: aanwezig

Kondar: niet

aanwezig

Vertrouwelijk Betrokkenen

BRP

Vitens

Interne

afdelingen

KvK

RMN

Nee

29 College van B&W Invordering

gemeente Soest

Invorderen van

gemeentelijke

belastingen

Debiteuren

Indien van

toepassing:

bewindvoerder/c

urator

NAW, BSN, tel. nr.,

mailadressen,

belastinggegevens en

verschuldigde

kosten/bedragen

NAW

bewindvoerders/curat

or

Ja Interne

deurwaarder

(binnen

gemeentegrenzen)

Externe

deurwaarder

(Cannock Chase)

(buiten

gemeentegrenzen)

Interne controller

BW, AWB en

Invorderingswet

(1990) en

Leidraad

invordering

2017

7 jaar na

afhandeling, in

archief conform

selectielijst: zie i-

Navigator


Key2belas-

tingen

RID

Cannock

Chase

RID: aanwezig

Cannock Chase:

niet aanwezig


BRP

Voorliggende

processen

NHR

Nee

30 College van B&W Administratie

kwijtscheldingen

Informatie

verstrekken ivm

verzoeken en

afhandeling om

kwijtschelding

gemeentelijke

belastingen

Aanvragers NAW, BSN,

geboortedatum,

aanslagnummers en

bedrag, inkomens- en

vermogensgegevens:

banksaldi,

Autogegevens:

kenteken, merk, type

en waarde

Huur- en zorgtoeslag,

gegevens,

zorgverzekering,

betalingsverplichtinge

n, hypotheek,

maandelijkse huur

Ja IB Invorderingswet

1990 en

uitvoeringsregeli

ngen

Kwijtscheldingsb

esluit

Leidraad

invordering

2008

Na einde klant

wordt 7 jaar

bewaard, in

archief conform

selectielijst: zie i-

Navigator

Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen

Inlichtingenbure

au

Nee

7 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

31 College van B&W Afhandeling

bezwaren

belastingen en

heffingen

Afhandeling van

bezwaar-schriften

Belasting- en

heffings-

plichtigen die

bezwaar maken

NAW, tel. nr., e-

mailadres, registratie-

nummer

Inhoud bezwaar

Nee Vertegen-

woordigers van

bezwaarmakers

Interne afdelingen

AWR, Gemeente-

wet, Gemeente-

lijke veror-

deningen,

AWB, Wet WOZ

Key2belasting-en

7 jaar na

ontstaan van de

belasting-plicht,

Verseon: 7 jaar

alle bezwaren

met financiele

conse-quenties

Geautomati-seerd Key2belas-

tingen

Verseon


Interne

afdelingen

Gemachtigden

BRP

Nee

32 College van B&W Waarde-

bepaling en

gegevens-

beheer

Waardering

Onroerende Zaken

Eigenaren en

gebruikers

onroerende

zaken

NAW

A-nr, BSN, tel. nr.

Objectgegevens,

marktgegevens,

waardegegevens,

inhoud, oppervlakte,

type onroerend zaak

(woning, niet woning)

Datum

belanghebbend

Kadastrale gegevens

KvK

Ja Vertegenwoordige

r belastingplichtige

Afnemers van

Landelijke

voorziening WOZ

Taxatiebureaus of

onafhankelijke

taxateur (geen

BSN)

Wet WOZ Key2waarderen:

7 jaar na

ontstaan van de

belastingplicht,

Verseon: 7 jaar

Geautomati-seerd Key2-

waarderen

Verseon

RID

DataB

Mailservice

BCT-

enterprise

RID: aanwezig

Data B.

Mailservice B.V.:

aanwezig


Kadaster

KvK

BRP

Nee

33 College van B&W Interne controle-

bestanden

Uitvoering van

interne controles

conform een

controle- en

auditplan op de door

gemeente Soest uit

te voeren

bedrijfsprocessen en

verantwoording voor

accountants

Personen wiens

gegevens

voorkomen in de

te controleren

processen,

waaronder

sociale zaken,

wmo, salarissen,

vergunningen

(wabo), inkoop &

aanbesteding,

subsidies,

grondexploitatie

en belastingen

Identificerende

gegevens en de

gegevens die in de

processen van de

verschillende

afdelingen

voorkomen, BSN

Ja Accountant Gemeentewet

212 en 213a

AO/IC

Verseon:

maximaal 7 jaar,

gaat niet naar

het archief

Word: onbeperkt

Geautomati-seerd Word

Excel

Huddle

(Systeem

accoun-tant)

RID Aanwezig Vertrouwelijk De te

controleren

processen

Nee

8 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

34 College van B&W Salaris-

administratie

Berekenen,

vastleggen en

betalen van

salarissen,

vergoedingen, etc.,

en andere daaraan

gelieerde betalingen

en monitoring op

loonbeslag

Personen

werkzaam bij en

t.b.v. de

gemeente Soest,

stagiaires,

vrijwilligers,

Raadsleden en

commissieleden,

B&W, (bijzonder)

ambtenaren van

de burgerlijke

stand

Betalings-gegevens

(zoals betaalwijze,

rekeningnummer,)

NAW,

geboortedatum,

huwelijkse staat, BSN,

ID-gegevens,

gegevensloonheffing,

IKB, loonbeslag

Ja UWV, RBD, ABP,

FA, op verzoek van

betrokkene zelf

aan hypotheek-

verstrekker,

interne afdelingen,

Loyalis

CAR-UWO, ABP,

belasting-

wetgeving en

gemeente-wet

7 jaar Geautomati-seerd Workforce,

Prisal

ADP Niet aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

35 College van B&W Uitkering bij

ontslag

Berekenen,

vastleggen en

betalen van

uitkeringen I.v.m.

beëindiging van

dienstverband en

daaraan gelieerde

betalingen

Personeelsleden

en oud-

personeelsleden,

Wethouders en

Burgemeester

die aanspraak

kunnen maken

op een uitkering

i.v.m.

beëindiging

dienstverband/p

ensioen

Betalingsgegevens

(zoals betaalwijze,

rekeningnummer,)

NAW,

geboortedatum,

huwelijkse staat, BSN,

ID-gegevens,

gegevensloonheffing,

IKB, loonbeslag

Ja UWV, RBD, ABP,

FA, RAET, Loyalis

APPA-regeling,

CAR-UWO

10 jaar Geautomati-seerd RAET BPO RAET Niet aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

36 College van B&W Tijdregistratie Registratie aan- en

afwezigheid en

Urenverantwoording

Medewerkers

van en tbv

gemeente Soest

Naam, e-mail

(zakelijk), inschaling

Nee Financiële

Administratie

interne regeling Onbeperkt Geautomati-seerd TIM RID,

Kondar

(functioneel

beheer)

RID: aanwezig

Kondar: niet

aanwezig

Vertrouwelijk HR Nee

37 College van B&W TOPdesk Registreren

storingen en

zaalreserveringen

Medewerkers in

dienst van

gemeente Soest

en externen

(waaronder BBS)

die door de

gemeente Soest

zijn ingehuurd,

raadsleden en

college

Naam, e-mail en

tel.nr. (zakelijk)

Nee Intern, TOPdesk Intern beheer en

beveiliging

Wordt up to date

gehouden

Geautomati-seerd TOPdesk RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Nee

38 College van B&W Bedienen alarm-

installaties

gebouw

gemeente Soest

Beveiliging

gemeentelijk gebouw

Medewerkers

interne dienst

gemeente Soest,

Boa's gemeente

Soest

Voor- en achternaam

Functie

Reden tot

bevoegdheid

Alarmcode

Nee N.v.t. Intern beheer en

beveiliging

Zodra iemand uit

dienst gaat

worden

gegevens

verwijderd

Geautomati-seerd Detec Detec Niet aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

9 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

39 College van B&W Sjabloon-beheer

brieven

Pre-fill van gegevens

voor brieven en

(interne)

documenten

Burgemeester

gemeente-

secretaris, evt.

loco-

burgemeester en

loco-gemeente-

secretaris,

afdelingshoofde

n, teamleiders,

commissie-leden

en overige

medewerkers

van en tbv de

gemeente Soest

Naam, voornaam,

voorletters, titulatuur,

geslacht,

ondertekening, tel.nr.,

functie en e-mailadres

Nee Intern beheer Intern beheer Zolang als de

betrokkenen in

dienst zijn van de

gemeente Soest

Geautomati-seerd Xential RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

HR Nee

40 College van B&W Huisnummer- en

objecten-

registratie

Het toekenen/

intrekken/

hernoemen van

huisnummers

benoemen en

hernoemen

openbare ruimte,

terugmeldingen en

verzoeken tav

nummering en BAG-

objecten

Aanvragers

Wabo-

vergunning

bouwen,

gemachtigde van

aanvrager,

eigenaar/gebruik

er panden

NAW aanvragers en

zaakgegevens

Ja Afnemers BRP,

ambulancedienst,

politie, PostNL,

Rijkswaterstraat.

Overige

ontvangers via

Landelijke

Voorziening BAG.

Wet

basisregistraties

adressen en

gebouwen

Verseon:

onbeperkt

Excel: onbeperkt

Neuron:

onbeperkt


Neuron,

Excel


Melders

Verzoeker

Basisregistraties

Nee

41 College van B&W Contracten-

register

Overzicht contracten

en contract-

eigenaren om

contracten te kunnen

bewaken, o.m.

voortgang

contractduur

Contact-

personen van

leveranciers,

budget-houders,

contract-

eigenaren

NAW, tel.nr., functie,

gegevens leveranciers,

zoals in contract

vermeld staat

Nee Accountant

Open binnen

organisatie tenzij

vertrouwelijk

Besluit MT Verseon: NAW in

systeem wordt

niet vernietigd,

alleen op

historisch gezet.

Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Contractpartners Nee

10 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

42 College van B&W Geo-informatie Op geografische

wijze ontsluiten van

informatie die

gebruikers nodig

hebben in het kader

van de uitvoering van

publiek-rechtelijke

taken

Eigenaren

percelen

Kadastrale gegevens Nee Die afdelingen die

de door de

GISviewer

ontsloten

gegevens nodig

hebben voor de

uitvoering van hun

publiekrechtelijke

taken

Diverse

wetgeving

publiekrechtelijk

e taken

Wordt up-to-

date gehouden

Geautomati-seerd Geoweb

Publisher


vertrouwelijk

Diverse

registraties

Nee

43 College van B&W Distributie basis-

registraties

Distributiekanaal van

diverse

basisgegevens voor

verschillende

verwerkingen

Inwoners, oud-

inwoners van

heel Nederland,

buitenlanders

die in NL hebben

gewoond

Alle persoons-

gegevens die

voorkomen in de

verschillende

basisregistraties (BRP,

BAG, Handelsregister)

Ja Binnengemeentelij

ke afnemers

ingevolge

reglement BRP

Autorisatiebesluit

MinBzk

Intern beheer Nvt Geautomati-seerd Key2-Data-

distributie

RID

Kondar

(functioneel

beheerder)

RID: aanwezig

Kondar: niet

aanwezig

Vertrouwelijk BRP

BAG

KVK

Nee

44 College van B&W Zaaksysteem Registratie van de

ontvangst,

behandeling en

afdoening van

documenten, zowel

papier, via website

en e-mail.

Klanten

behandelaar,

teamleider,

afdelings-hoofd

NAW, geslacht,

geboortedatum,

partner, registratie-

nummer, BSN, tel.nr.,

e-mailadres,

Onderwerp

Datum ontvangst en

stand van zaken

behandeling

Persoons-gegevens in

gescande document

Naam behandelend

medewerker

Ja Interne:

behandelaars;

raadplegers

(differentiatie naar

vertrouwelijkheid

in relatie tot

functie)

Uitvoering

reguliere

publiekrechtelijk

e- en

privaatrechtelijk

e taken

Afhankelijk van

het type zaak en

document te

bepalen welke

vernietigings-

termijn geldt of

dat een

bewaarplicht

geldt/ Na

afhandeling in

het archief

geplaatst

Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk/

Geheim

Inkomende post

BRP

Interne

afdelingen

Nee

45 College van B&W Archief Archiveren van

documenten op

grond van de

Archiefwet

Alle personen

wiens gegevens

voorkomen in de

bestanden

(archiefbescheid

en) van de

gemeente Soest

De gegevens die deel

uitmaken van die

bestanden

Ja Mede-

overheidsorganen

(i.v.m. onderzoek

of projecten)

Medewerkers die

bestanden

opvragen

een ieder op grond

van de Wob en de

Archiefwet

Archiefwet Naar gelang van

bewaar-

/vernietigingster

mijn worden

persoonsgegeven

s

bewaard/vernieti

gd (VNG-

selectielijst)

Digitaal en fysiek

(kamer DIV en

kelder (Semi-

statisch (SSA) en

Archief Eemland

(bescheiden ouder

dan 20 jaar))

Verseon

(vanaf 2017

digitaal

leidend)

Maisflexis

(oud archief,

Archief

Eemland)

RID

De Ree

Aanwezig Vertrouwelijk/Ge

heim (afhankelijk

van bescheiden)

Voorliggende

processen

intern, extern

Ja

11 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

46 College van B&W Wet

kenbaarheid

publiek-

rechtelijke

beperkingen

(Wkpb)

Inzicht beperkingen

op onroerende zaken

Rechtshulpverlen

ers, eigenaar

onroerende

zaak, makelaar,

potentiele

kopers

NAW, BSN, geslacht,

geboortedatum,

burgerlijke staat, e-

mailadres, KvK, tel.nr.,

objectgegevens

Ja Intern, notaris,

rechtshulpverlener

s, makelaar,

potentiele kopers

Wkpb Neuron:

onbeperkt

Excel: onbeperkt

Geautomati-seerd Neuron,

Excel


vertrouwelijk

Intern Nee

47 College van B&W Basis-registratie

Kadaster

Actueel houden van

kadastrale en

eigendomsgegevens

t.b.v. de Wkpb en de

WOZ registratie (en

GEO-view)

Eigenaren van

percelen

NAW,

geboortedatum, BSN,

geslacht, burgerlijke

staat, perceels-

gegevens

Ja Intern voor gebruik

(WKPB registratie,

WOZ registratie,

GEO viewer)

Diverse

wetgeving

publiekrechtelijk

e taken

Neuron:

onbeperkt

Verseon:

onbeperkt

Geautomati-seerd Neuron,

Verseon


vertrouwelijk

Kadaster Nee

48 College van B&W Klappers

burgerlijke stand

(via module BS)

Index op registers

van de burgerlijke

stand

Personen die in

een van de

registers van de

burgerlijke stand

zijn opgenomen

van de gemeente

Soest (geboorte,

huwelijk,

geregistreerd

partnerschap,

overlijden)

Naam, aktenummer,

rechtsfeit, geb.

datum,

overlijdensdatum,

huwelijksdatum,

datum geregistreerd

partnerschap

Nee Intern BW Beperkt op grond

van het Besluit

Burgerlijke Stand

Geautomati-seerd Key2-Burger-

zaken

Word (10-

jaren

klapper)

RID Aanwezig Vertrouwelijk Burgerlijke stand Nee

49 College van B&W Onderzoek

verblijfplaats

inwoners

Actueel houden BRP In onderzoek

gestelden

Melder

Derden in het

kader van het

onderzoek

(familielid,

werkgever

inwoner,

buurvrouw enz.)

BRP-gegevens, tel.nr.,

e-mailadres, inclusief

de aanduiding in

onderzoek,

onderzoeks-dossier

strafrechtelijke

gegevens

(gedetineerd)

Ja Interne en externe

partijen die

inlichtingen over

de betrokkene

kunnen

verschaffen

BRP afnemers

Melder

Wet BRP Verseon: 10 jaar

na afronding

onderzoek

Word: onbeperkt

Geautomati-seerd Word (lijst

gedeti-

neerden, lijst

diverse pand-

eigenaren)

Verseon

Key2-burger-

zaken

Fysiek

RID Aanwezig Vertrouwelijk Melders, zoals:

Nazorg

gemeente

Amersfoort (lijst

gedeti-neerden)

Terugmelding in-

en extern

LAA (Landelijke

aanpak adres-

kwaliteit)

Post retour

Deurwaarders

Nieuwe

bewoners of

gerela-teerden

Verhuurder /

huurder /

eigenaar

Instellingen

Nee

12 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke


naturalisatie- en

optie-verzoeken

Adviseren van

Minister van Justitie

(naturali-satie) en

Burge-meester

(optie)

Aanvragers (en

partners) met

eventuele

kinderen

NAW-gegevens, BSN,

geboortedatum, e-

mailadres, tel.nr.,

nationaliteit,

gegevens ouders en

minderjarige

kinderen, burgerlijke

staat, dossiernummer,

datum indiening

verzoek, paspoort-

gegevens, verblijfs-

gegevens,

naturalisatie-

gegevens, kopieën,

paspoorten/

geboorteakte/

verblijfs-

vergunningen/

huwelijksakte,

inburgerings-diploma,

strafrechtelijke

gegevens, naam en

tel.nr. contactpersoon

Ja Intern,

contactpersoon

IND

Korpschef (alleen

optieverzoeken)

Justitiële

Documentatiedien

st (JDD) (alleen

optieverzoeken)

Rijkswet op het

Nederlandschap

(RWN)

12 jaar conform

Archiefwet

Excel/ Outlook:

onbeperkt

Geautomati-seerd Key2burgerz

aken

(naturalisatie-

module)

Key2betalen

Fysieke

opslag, Word

en Excel,

Outlook

RID Aanwezig Vertrouwelijk,

geheim (straf-

rechtelijke

gegevens)

Betrokkenen

JDD

Korpschef

IND

BRP

Nee

51 College van B&W Huwelijks-

dossiers

Verzamelen van

gegevens ivm

melding

voorgenomen

huwelijk &

partnerschap

Aanstaande

partners

Getuigen

Ouders

Minderjarige

kinderen

Ex-partner(s)

BRP gegevens, BSN,

kinderen (indien van

toepassing),

geboortedatum en -

plaats, telefoonnr,

mailadres,

oudergegevens,

gegevens

curateleregister,

getuigen, ex-partner

Ja BABS

Afdeling

burgerzaken

Rechtbank (bij een

samengesteld

gezin)

BW

Besluit

Burgerlijke

Stand (BBS)

Reglement

Burgerlijke

Stand

18 maanden

(papieren

dossiers),

Digitaal:

verwijderen

nadat ceremonie

is voltrokken

Geautomati-seerd Key2-Burger-

zaken,

Module

burgerlijke

stand

Fysieke

opslag,

Word


BRP

Curateleregister

Nee

52 College van B&W Register

stembureau-

leden

Organiseren

bemensing van de

stembureaus

Stembureau-

leden

NAW, tel.nr., e-

mailadres, functie (lid

of voorzitter),

historie,

geboortedatum, IBAN,

BSN

Ja Intern

Stembureauleden

Salarisadministrati

e

Kieswet Wordt actueel

gehouden, na

verkiezingen

naar het archief

burgerzaken t/m

de laatste

dezelfde

verkiezing

Geautomati-seerd Elektor RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen

BRP

nee

13 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

53 College van B&W Reis-

documenten

Afgifte reis-

documenten

Aanvragers NAW, geboortedatum

en –plaats, BSN

Biometrie: gelaatscan

en vingerafdruk

Pasfoto en lengte,

handtekening (niet in

staat tot

ondertekenen)

Geslachts-aanduiding,

geslachts-naam

echtg., burgerlijke

staat,

Nationaliteit, verblijfs-

status,

Document-nummer

Autoriteit afgifte,

inhouding, vermissing,

van rechtswege

vervallen,

toestemmings-

formulieren

ouders/curator

Ja Aanvrager,

producent

documenten

Voor

personalisering

naar Identiteit &

Diensten

Andere gemeenten

i.v.m. vermissing

RvIG (landelijk

register

ingenomen &

vermissingen)

IND (inzake

vreemdelingen- en

vluchtelingen

paspoorten)

Ministerie van

Buitenlandse

Zaken

Politie

Paspoortwet

PUN (Paspoort

Uitvoeringwet

Nederland)

Maximaal 16 jaar Geautomati-seerd RAAS

Key2-Burger-

zaken

Identiteit &

Diensten BV

RID

Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen

BRP

RvIG

(signaleringslijst)

Nee

54 College van B&W Verwerking van

rijbewijs-

aanvragen,

inhoudingen en

vermissingen

Verwerking van

rijbewijs-aanvragen,

inhoudingen en

vermissingen

Aanvragers NAW, BSN, rijbewijs-

gegevens,

rijontzegging,

medische

beperkingen,

handtekening,

pasfoto, geb. datum

en plaats,

nationaliteit, rijbewijs-

nummer, autoriteit

afgifte, evt. oude

rijbewijs

Ja CBR

RDW

Rijbewijs-

wetgeving

Wegen-

verkeerswet

Afstands-

verklaring

rijbewijs is 16

jaar dus de

langste termijn

Geautomati-seerd Key2Burgerz

aken

RDW-station

RID

RDW


BRP

RDW

CBR

Nee

14 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

55 College van B&W Aangehaakte

gegevens BRP

1. Informatie leveren

aan

binnengemeentelijke

afnemers m.b.t. de

aangehaakte

gegevens

2.

dossieraantekening

ondersteunend ten

behoeve van de

bijhouding van de

BRP

Inge-schrevenen

BRP

Alle persoons-

gegevens die geen

deel uitmaken van een

persoonlijst, maar wel

zijn opgenomen in de

BRP zoals dossier-

aantekeningen, status

van de persoon, gezins-

verhouding,

gezinssterkte, datum

adres-houding

aaneengesloten,

stemdistrict, tel.nr. en

e-mailadressen

Nee Intern gebruik Diverse

wetgeving

(onder andere

BRP en Kieswet)

Publiekrechtelijk

e taken

Gegevens

worden voor

onbepaalde tijd

bewaard


aken

RID Aanwezig Vertrouwelijk Afgeleid gegeven

uit de BRP of

andere

publiekrechtelijk

e taken / wetten

Betrokkenen

Nee

56 College van B&W Afspraken-

systeem

Maken van afspraken

door klanten van de

gemeente Soest

Degene die een

afspraak wil

maken

Naam, voornamen,

geboortedatum, e-

mailadres, onderwerp,

(mobiele) telefoon,

datum afspraak,

opmerkingen

Nee Intern Intern beheer Onbeperkt Geautomati-seerd Qmatic RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen nee

57 College van B&W Verloren en

gevonden

voorwerpen

(inclusief fietsen

en bromfietsen)

Afhandelen

aangiften van

gevonden en

verloren voorwerpen

Aanmelders en

betrokkenen

verloren /

gevonden

voorwerpen

NAW-gegevens, tel.nr.

Datum, plaats en

adres, categorie en

waarde gevonden

voorwerp, wie

bewaart het voorwerp

en waar, gegevens

bewaarder, datum

binnenkomst,

afhandeling,

behandelaar,

bijzonderheden

Nee Bewaarder (intern

of bij vinder thuis)

Publiekrechtelijk

e taak op grond

van Burgerlijk

Wetboek (boek

5 art. 5 t/m 12)

3 maanden bij

waarde minder

dan 450 euro. 1

jaar indien

waarde meer

dan 450 euro

Bij vinder thuis: 1

jaar

5 jaar conform

selectielijst

Geautomati-seerd Perfect-View QNH Niet aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

15 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

58 College van B&W Begraafplaats-

administratie

plus incidentele

verzoeken ogv

de WLB

Registratie en

administratie van de

gemeente-lijke

begraaf-plaatsen

Recht-

hebbenden,

belang-

hebbenden en

overledenen

Rechthebbenden/bela

nghebbenden: NAW-

gegevens, relatie tot

overledene,

telefoonnr., e-mail,

BSN, geboortedatum

Overledene: naam,

voornamen,

geboorteplaats en -

datum, datum en

plaats overlijden,

datum

begraven/bijzetten/ve

rstrooiing,

grafnummer, BSN

Ja Financiële

administratie

(gegevens

overledene (enkel

naam),

rechthebbende,

belanghebbenden)

Naar uitvaart-

verzorger

grafnummer,

tarieven, NAW-

gegevens

rechthebbende en

naam

steenhouwer

Wet op de

Lijkbezorging

Verordening

algemene

begraafplaats

Legesverordenin

g

7 jaar na afstand

grafrecht


begraven

RID Aanwezig Vertrouwelijk BRP

Begrafenis-

ondernemers /

uitvaart-

verzorger

Betrokkenen

Steenhouwers

Nee

59 College van B&W Vergunningen

kabels en

leidingen

Behandelen

aanvragen

vergunningen kabels

en leidingen

Contact-

personen van

aanvragende

bedrijven en

gemachtigden

Contact-gegevens

bedrijf

Nee Uitvoerend

aannemers

Aanvrager

Tele-communi-

catiewet

APV

Adressen worden

in Verseon op

historisch gezet

maar niet

verwijderd. De

vergunning zelf

vernietigen 1 jaar

na afgifte.

Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Aanvragers Nee

60 College van B&W Dienstver-

leningskanaal

website

gemeente Soest

(e-formulieren

en voorinvul

DigiD)

Het verlenen van

diensten (aanvragen)

via de gemeente-lijke

website en het

gebruik van de

feedbacktool

Personen die via

de website van

de gemeente

een product,

dienst of

informatie

aanvragen, een

melding doen of

feedback geven

op de

gemeentelijke

website

NAW, BSN via DigiD,

geboortedatum en

geboorteplaats,

telefoonnr, mailadres,

situatieschets, andere

zaakgegevens en

bijlagen afhankelijk

van het product

Ja Intern Uitvoering

publiekrechtelijk

e taken

Bepaalde termijn

voor bepaalde

gegevens

Geautomati-seerd Toolkit e-

formu-lieren,

TYPO3

Gemeentekit

NVSI,

AlterNET

NVSI: aanwezig

AlterNET: niet

aanwezig

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen nee

16 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

61 College van B&W Smoelenboek Smoelenboek

Intranet

Medewerkers in

dienst van

gemeente Soest

en evt. externen

die door de

gemeente Soest

zijn ingehuurd,

burgemeester en

wethouders,

griffie-

medewerkers

Foto, naam,

voornaam, afdeling,

cluster, functie,

geboortedatum,

tel.nr.

Nee Iedereen die

toegang heeft tot

Intranet

Intern beheer Onbeperkt Geautomati-seerd Intranet Embrace Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

62 College van B&W Website

gemeente Soest

Publiceren van

informatie over de

gemeente gericht op

de vraag van de

burger

Raads- en

comissieleden

College B&W

Bezoekers

website (geen IP

gegevens)

College B&W: Naam,

foto, functie,

portefeuille

Raads- en

comissieleden: NAW,

tel. nr., mailadressen,

foto, politieke partij,

Fractievoorzitter j/n

Bezoekers: aantallen,

duur, land van

herkomst, stad)

Nee Een ieder die de

website van de

gemeente

raadpleegt

WOB

Gemeente-wet

Wordt up-to-

date gehouden,

wel archief voor

website

Geautomati-seerd Typo3 AlterNet Niet aanwezig Openbaar Betrokkenen

Interne

afdelingen

Ja

63 College van B&W Onderzoek en

statistiek

Inzicht in samen-

stelling van

doelgroepen t.b.v.

beleids-

ontwikkeling/

evaluatie/ leeftijds-

categoriën etc.

Inwoners Leeftijds-categorie,

geslacht, soort

voorziening,

nationaliteit,

woningwaarde, type

woningen,

huishoudings-

samenstellingen,

wijkgegevens en

andere gegevens die

van belang zijn voor

het ontwikkelen van

beleid

Nee College van B&W,

Interne afdelingen

Externe

leveranciers

Betreffende

wetten

Verseon: 10 jaar Geautomati-seerd Key2burgerz

aken, Cognos

Verseon

RID Aanwezig Vertrouwelijk BRP

BAG

Nee

64 College van B&W Drukken van

stempassen

Het drukken van

stempassen tbv

verkiezingen

Stemgerechtigde

n van de

gemeente Soest

NAW, geboortedatum Nee Data B. Mailservice Kieswet artikel

J7

Kiezers-bestand

wordt door

drukker

vernietigd na

verkiezings-dag.


(Versleu-teld

bestand)

Data B. Mails-

ervice

Aanwezig Vertrouwelijk BRP

IND

Nee

17 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

65 College van B&W Wet BRP 1.

Persoonsregistratie

op basis van de Wet

basisregistratie

personen.

2.

Gegevensverstrekkin

g aan afnemers en

derden.

Inwoners van de

gemeente Soest

NAW gegevens,

geboortegegevens, A-

nummer,

oudergegevens,

huwelijks-gegevens,

reis-documenten,

nationaliteits-

gegevens,

kindgegevens,

bijzondere persoons-

gegevens en alle

andere gegevens uit

de BRP

Ja Afnemers en

derden en inern

gebruik

Wet BRP In de BRP blijft

de historie

bewaard


aken


Voorliggende

processen

Nee

66 College van B&W Afhandelen van

meldingen

openbare ruimte

en

voortgangsbewa

king

Registratie

meldingen openbare

ruimte

Burgers,

bedrijven,

instellingen ed

NAW, tel.nr.,

mailadres, aard van de

melding, afhandeling

Nee Alle interne

afdelingen indien

van toepassing,

gecontracteerde

partijen voor de

afhandeling, Ziut,

RMN, aannemers-

bedrijven

Gemeentewet,

Milieuwetgeving

Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk Melders Nee

67 College van B&W Gehandi-capten-

parkeer-kaarten

Uitvoering regeling

gehandi-capten-

parkeerkaart

Aanvragers NAW, BSN,

geboortedatum,

tel.nr., eventueel

keurings-gegevens, e-

mailadres, grondslag

verstrekking/evt

medische gegevens,

pasfoto

Ja Keuringsarts

RDW

Regeling

gehandi-capten-

parkeertkaart

Verseon: 1 jaar

na beëindigen

voorziening

Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

68 College van B&W Gehandi-capten-

partkeer-

plaatsen

Verlenen Gehandi-

capten-parkeer-

plaats

Aanvragers NAW- gegevens, BSN,


kopie rijbewijs, kopie

gehandicapten-kaart

Ja RDW Regeling

gehandi-capten-

parkeerplaats

Verseon: 1 jaar

na beëindigen

voorziening


18 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

69 College van B&W Woon-urgentie Behandelen

aanvragen om woon-

urgentie

Aanvragers,

Stichting

Enserve,

gemeente Soest

NAW, BSN (DigiD),

telefoon, e-mail,

historische adressen,

gezins-samenstelling,

burgerlijke staat,

woningreacties uit

Woningnet, zonodig

(medische) rapporten

van deskundigen,

aanvraagformulier

urgentie, financiële

gegevens, zonodig

huur- of

koopovereenkomst,

hypotheek-gegevens,

ouderschaps-plan,

beschikking

rechtbank, rapportage

intakegesprek

Ja Aanvrager,

Stichting Enserve

Huisvestingswet

2014,

Huisvestings-

verordening

2015

Verseon: 10 jaar Geautomati-seerd Verseon, N-

schijf van

team

Burgerzaken,

e-loket

(beheer

webteam)

RID,

Stichting

Enserve

(mandaat)

RID: aanwezig

Stichting Enserve:

niet aanwezig

Geheim Betrokkene,

woningnet, BRP

Nee

70 College van B&W Aanschrijven

verlopen

reisdocument-

en

Het informeren van

de burger dat reis-

document gaat

verlopen

Inwoners van

Soest

NAW, BSN Ja Drukker (Data_B)

en betrokkene zelf

PUN (paspoort-

uitvoerings-

regeling)

Key2-burger-

zaken: gegevens

worden hierin

niet bewaard

Outlook:

onbeperkt

Geautomati-seerd Key2-burger-

zaken,

Outlook

RID,

Drukkerij

(Data B.

Mailservice

B.V.)

RID: aanwezig

Data B.: aanwezig

Vertrouwelijk Key2burger-

zaken

Nee

71 College van B&W Controle

identiteits-

documenten

Documenten

controleren op

echtheid

(toekomstige)

inwoners van

Soest

Naam,

geboortedatum,

geboorteplaats,

geboorteland,

geslacht, BSN,

rijbewijs-nummer,

echtheids-kenmerken,

alle gegevens die op

desbetreffende

document vermeld

staan

Ja Fraudedesk

Securitech

BRP, Wet op de

identificatie-

plicht

3 maanden Geautomati-seerd Document

checker

Securitech Niet aanwezig Vertrouwelijk Houder

identiteits-

document

Nee

19 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

72 College van B&W Maatschap-

pelijke onder-

steuning

Bepalen en zonodig

verstrekken van een

passende bijdrage

aan zelfredzaam-heid

en participatie

1. Personen die

zich melden met

een hulpvraag

2.

Contactpersonen

namens persoon

die zich heeft

gemeld voor

hulp

3. Mantelzorgers

en andere

personen in het

sociale netwerk

van de melder

4.

Zorgaanbieders

en leveranciers

NAW-gegevens,

postcode, tel.nr.,

banknummer, e-

mailadres

BSN, Geslachts-

aanduiding,

geboortedatum,

nationaliteit

Gezins-samenstelling,

naam partner

(relatie tot de melder)

Woonsituatie

Aard van de vraag

Aanleiding

sociaal-economische

omstandigheden (11

leefgebieden)

Gegevens betreffende

de gezondheid

Strafrechtelijke

gegevens

Ja Centraal

administratie-

kantoor

Gecontrac-teerde

zorg-aanbieders en

andere

leveranciers

Welzijns-instanties

Woning-

coörporaties

Sociale

verzekerings-bank

Gecontrac-teerde

(sociaal- medisch)

adviseur

Behandelend

ambtenaar

Vecozo

Gemeentelijke

monitor sociaal

domein

WMO 2015 Mens Centraal:

15 jaar

Verseon: 15 jaar

of zoveel langer

als redelijkerwijs

in verband met

een zorgvuldige

uitvoering van

hun taken op

grond van deze

wet noodzakelijk

is. Vernietigen

binnen drie

maanden na

ontvangst van

een strekkend

verzoek van de

betrokkene, mits

geen

aanmerkelijk

belang van een

derde of

wetgeving zich

daartegen verzet

Geautomati-seerd Mens

Centraal

Verseon

Microsoft

Office

Lost Lemon

BV

RID

Lost Lemon BV:

aanwezig

(regionaal)

RID: aanwezig

Geheim Betrokkenen

BRP

Huisarts

(para)medisch

adviseur

Nee

20 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

73 College van B&W Jeugdhulp Hulp bieden aan

kinderen/jongeren

en hun ouders bij

opgroei en

opvoedproblemen bij

vrijwillige hulpvraag

en indien

noodzakelijk

toeleiden naar

gedwongen

interventies

1. Jeugdige

onder de 18 jaar

met een verzoek

om hulp op

grond van de

Jeugdwet (indien

nodig verlengde

jeugdzorg 18+)

2. Ouders van de

jeugdige met een

hulpvraag

3. Personen in

het informele

sociale netwerk

van de jeugdige

en diens ouders

4. Personen in

het

professionele

netwerk van de

jeugdige en diens

ouders

NAW, BSN, geslacht,

geboortedatum, e-

mailadres, tel.nr.,

gezagsrelaties,

gezinssamenstelling,

gegevens betreffende

de burgelijke

staat/partnerschap,

sociaal-economische

omstandigheden (11

leefgebieden),

hulpvraag en

beschrijving van de

situatie, signalen van

derden die betrekking

hebben op de situatie

van de jeugdige en het

gezin, rol in het

systeem van het gezin,

rol/functie

casemanager, inhoud

hulpaanbod,

naam/tel.nr./e-mail

casebehandelaar

en/of hulpverlener,

gegevens betreffende

de gezondheid,

strafrechtelijke

gegevens

Ja Gecontracteerde

professionals in de

jeugdhulp /

gecertificeerde

personen en

instellingen

jeugdhulp

Raad voor de

kinderbescherming

Andere

zorginstellingen

die een rol spelen

bij het oplossen

van het

gezinsprobleem

Veilig thuis

Samen Veilig

(Save)

Onderwijsinstelling

en en voor- en

vroegschoolse

instellingen

Huisarts,

jeugdartsen en

medisch

specialisten

CAK en SVB

Veiligheidshuis en

Justitiepartners

Leerplichtambtena

ar, Consulenten

Jeugdwet Verseon: 15 jaar

of zoveel langer

als redelijkerwijs

uit de zorg van

een goed

jeugdhulpverlene

r voortvloeit.

Vernietigen

binnen drie

maanden na

ontvangst van

een strekkend

verzoek van de

betrokkene, mits

geen

aanmerkelijk

belang van een

derde of

wetgeving zich

daartegen

verzet.

Geautomati-seerd Mens

Centraal

Verseon

Microsoft

Office

Lost Lemon

BV

RID

Lost Lemon BV:

aanwezig

(regionaal)

RID: aanwezig

Geheim Betrokkenen

BRP

Samenwerkingsp

artners

Nee

74 College van B&W Weekmarkt-

vergunningen

Behandelen van

aanvragen voor

weekmarkt-

vergunningen

Markt-

ondernemers

NAW,

geboortedatum,

tel.nr., e-mail,

branche

Nee Financiële

administratie

Markt-

verordening

Maximaal 2 jaar

(zie art. 40, lid 5

VWbp) Excel, up

to date

adressenbestand

huidige

marktkooplieden

Verseon: 5 jaar

na vervallen

vergunning


Excel

(adressen-

bestand)


vertrouwelijk

Aanvragers Nee

21 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

75 Burgemeester Evenementenve

rgunning

Behandelen van

aanvragen om

evenement-

envergunning-en

Aanvragers,

verkeers-

regelaars

NAW, BSN (DigiD),

tel.nr., mailadres,

geboortedatum,

organisatie die wordt

vertegen-woordigd,

situatieschets,

veiligheidsplan,

groslijst verkeers-

regelaars, kadastrale

gegevens, gegevens

KvK

Ja Hulpverlenings-

diensten/Veilighei

dsregio, Live

events

veiligheidsregio

Utrecht, RUD

Interne afdelingen

Belanghebbenden

(via publicatie huis-

aan-huis

blad/website >

nooit naam erbij)

APV Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Excel, Word,

Verseon, Live

Events,

Outlook

RID

Live Events

Aanwezig Vertrouwelijk Aanvragers,

politie, VRU,

KvK, kadaster

Nee

76 Burgemeester of

College B&W

APV

vergunningen en

-ontheffingen

Behandelen van

aanvragen

collectevergunninge

n,

standplaatsvergunni

ngen,

terrasvergunningen

en overige APV

vergunningen en

ontheffingen

Aanvragers NAW, tel.nr.,

mailadres, organisatie

die wordt vertegen-

woordigd, vergunning-

of ontheffingsoort,

locatie waar

ontheffing of

vergunning voor geldt,

landelijk

collecterooster

Nee Hulpverlenings-

diensten/veiligheid

sregio

Interne afdelingen

Belanghebbenden


aan-huis

blad/website >

nooit naam erbij)

APV Verseon: 1 jaar

na verval

vergunning of bij

weigering 5 jaar

Geautomati-seerd Excel, Word,

Verseon

RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvragers, KvK,

politie

Nee

77 Burgemeester Drank- en

horecavergunnin

gen/-

ontheffingen

Behandelen van

aanvragen om

vergunningen en

ontheffingen i.h.k.v.

de drank- en

horecawet

Ondernemers,

beheerders en

bedrijfsleiders

van de des-

betreffende

inrichtingen,

bestuurders

verenigingen

NAW, BSN, tel.nr.,

geboortedatum, e-

mail

Oppervlakte en

andere inhoudelijke

gegevens

Gegevens Kamer van

Koophandel

Strafrechtelijke

gegevens

Verklaring sociale

hygiëne

Arbeidscontracten,

werktijden

Huur- of

koopcontracten

Bibob-gegevens

Ja Politie

Regionaal

informatie en

expertisecentrum

Bureau Bibob

(alleen bij nader

onderzoek)

Interne afdelingen

Kamer van

Koophandel

Handhavers

gemeente

Belanghebbenden


aan-huis

blad/website >

geen

persoonsgegevens

erbij)

Drank- en

Horecawet, Wet

Bibob

Verseon:

aanvraag drank

en horeca

bewaren op

indicatie van

Archief Eemland,

BIBOB 5 jaar

Word en

Outlook:

onbeperkt


Verseon,

Outlook


Bureau BIBOB

RIEC

Politie

Justitie

Kadaster

BRP

KvK

Belasting-dienst

Nee

22 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

78 Burgemeester Aanwezig-heids-

vergunning

Kansspelautoma

ten

Behandelen

aanvragen

vergunning

aanwezigheid

automaat in horeca

Ondernemers,

beheerders en

bedrijfsleiders

van de des-

betreffende

inrichtingen,

exploitant

speelautomaten

NAW, tel.nr.,

mailadres, soort en

aantal

speelautomaten,

NAW exploitant

automaten

Nee Politie

Interne afdelingen

Betrokkenen

Wet op de

Kansspelen

APV

Verseon: 1 jaar

na vervallen

vergunning, bij

weigering 5 jaar

Word: onpeberkt


Verseon

RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvragers Nee

79 Burgemeester Exploitatie-

vergunning

openbare

inrichtingen/

seksbedrijven

Behandelen

aanvragen

exploitatie-

vergunning

Vergunning-

aanvragers

(exploitanten) en

medewerkers

van openbare

inrichtingen en

seksbedrijven

NAW, BSN, tel.nr.,

geboortedata, e-mail,

kopie id-bewijs

Oppervlakte en

andere inhoudelijke

gegevens

Gegevens Kamer van

Koophandel

Strafrechtelijke

gegevens (alleen ihkv

seksbedrijven)

bedrijfsplan, koop- of

huurovereenkomst

Arbeidscontracten,

werktijden

Bibob-gegevens (bij

vermoedens/signalen)

Voortgangsdata

Ja Politie

Regionaal

informatie en

expertise-centrum

(bij vermoeden van

misbruik van

voorzieningen)

Bureau Bibob

(alleen bij nader

onderzoek)

Interne afdelingen,

zoals burgerzaken

en loket

leefomgeving

Justitieel

documentatie-

centrum (Almelo)

Belang-hebbenden


aan-huis

blad/website >

nooit naam erbij)

APV

Wet BIBOB

Verseon:

aanvraag

exploitatie-

vergunning

horeca-

inrichtingen en

seks-inrichtingen

bewaren op

indicatie van

Archief Eemland

Word en

Outlook:

onbeperkt


Word

Outlook

Op papier


Bureau BIBOB

RIEC

Politie

Justitie

Kadaster

BRP

KvK

Belasting-dienst

Nee

23 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

80 College van B&W Handhaving

illegale

activiteiten

Opsporen en

handhaven en zo

mogelijk legaliseren

bij handelen in strijd

met o.m. WABO en

APV

Eigenaren,

omwonenden

Bewoners

Gebruikers

Contactpersonen

van bedrijven,

andere

belanghebbende

n

NAW,

geboortedatum,

tel.nr., mailadres,

BSN, burgerlijke staat

Aard van het delict /

illegale activiteit

Handelen in afwijking

van wet of

vergunning,

zaakgegevens, KvK-

gegevens en Kadaster-

gegevens

Ja Betrokkene

Handhavers

Ketenpartners

zoals: Politie,

Justitie,

Veiligheidsregio/G

GD,

Omgevingsdienst(e

n)

Provincie

Bezwaar-schriften-

commissie,

Rechtbank/ Raad

van State

Deurwaarders

Verzoeker om

handhaving

Interne en externe

behandelaars

Strafbeschikking:

CJIB

Financiële

administratie voor

bestuurlijke boete

Derde

belanghebbenden

Vertegenwoordige

rs van betrokkene

De Pers (openbare

gegevens)

Awb, WABO

Woningwet

Wro

Milieuwet

APV

DHW

Winkeltijdenwet

Wet VTH

Andere van

toepassing

zijnde wetgeving

Verseon: 10 jaar

en 1 jaar na

vervallen van

gedogen, illegaal

gebruik grond 20

jaar

Geautomati-seerd Squit

Squit2Go

CityControl

Verseon

RID

Roxit

(Squit2Go)

Sigmax

RUD

RID: aanwezig

Roxit (Squit2Go):

niet aanwezig

Sigmax: niet

aanwezig

RUD: niet

aanwezig

Vertrouwelijk RIEC Nee

81 College van B&W Gemeentelijk

toezicht en

handhaving

Toezicht houden en

handhaven binnen

de gemeente Soest

Burgers,

bedrijven,

instellingen

NAW, BSN en

zaakgegevens,

Handelsregister,

Kenteken-register,

geboortedatum, e-

mailadres, tel.nr.s,

BRP-gegevens,

bedrijfs-administratie,

controlerapport

Ja Betrokkene,

belanghebbenden,

justitie (bijv. CJIB,

CVOM), rechtbank,

interne afdelingen,

BBS,

Belastingdienst en

politie

APV, Wabo,

Erfgoed-

verordening,

Wro, Bouw-

verordening,

Wet BRP, Wet

BAG, Crisis- en

herstelwet,

Drank- en

Horecawet,

Afvalstoffen-

verordening,

Wegsleep-

verordening,

Woningwet

Verseon:

handhaving en

toezicht 10 jaar,

toezicht

milieubeheer

bewaren

Citycontrol:

onbeperkt

Bouwregister

en/of

handhavingsregis

ter: onbeperkt


Citycontrol

Applicatie

CJIB voor

invoeren

bonnen,

Squit2Go,

Bouwregister

en/of hand-

havings-

register

RID, Roxit RID: aanwezig

Roxit (Squit2Go):

niet aanwezig

Vertrouwelijk BOA's, toezicht-

houder, RDW en

BRP, Handels-

register

politie, interne

afdelingen, BBS,

Nee

82 College van B&W Verkeers-

ontheffingen

Verlenen van

verkeersontheffinge

n

Aanvragers BSN, NAW, geslacht,

geboortedatum, e-

mailadres, tel.nr., KvK-

nummer, kenteken,

BIG-register(indien

aan de orde), kopie

kentekenbewijs

Ja Interne afdelingen RVV 1990, APV Verseon: 1 jaar

na vervaldatum

besluit


24 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

83 College van B&W Loterij-

vergunning

Behandelen

aanvragen

loterijvergunning

Contact-

personen van

verenigingen en

natuurlijke

personen

NAW, tel.nr.,

mailadres

Doel loterij, locatie

loterij

NAW van degene die

de trekking doet.

NAW notaris

Nee Interne afdelingen

Belanghebbenden

(via publicatie

gemeenteblad >

nooit naam erbij)

Politie

Wet op de

Kansspelen

APV

Verseon: 5 jaar

Excel: wordt up-

to-date

gehouden


Excel

RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvragers

KvK

Nee

84 College van B&W Leegstandwet-

vergunningen

Het behandelen van

aanvragen om

leegstandwet-

vergunningen en het

heffen van leges

Aanvrager

leegstandwetver

gunning en/of

gemachtigde

Huurders indien

van toepassing

NAW, tel. nr., e-mail

en zaakgegevens

Nee Interne afdelingen Leegstandwet Verseon: 5 jaar

na beeindigen

vergunning

Excel: wordt up-

to-date

gehouden


Verseon


Funda

Nee

85 College van B&W Bewarings-

register

weggesleepte

voertuigen

Bijhouden van een

bewaringsregister

omtrent weg-

gesleepte voertuigen

Kentekenhouder Afschrift proces

verbaal, kenteken en

naam aan wie het

kenteken is gegeven

Nee Betrokkene Art. 170 lid 4

Wegenverkeers

wet jo. art. 6

Besluit

wegslepen van

voertuigen

Geautomati-seerd Bergnet Niet aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Nee

86 College van B&W Verzoek om

vooroverleg

Het verkrijgen van

indicatie of

omgevings-

vergunning al dan

niet kan worden

verleend of

bestemmings-plan al

dan niet kan worden

gewijzigd

Verzoeker,

inwoners van

Soest en

belangen-

verenigingen

(ihkv

participatie)

NAW, tel.nr., e-mail,

BSN, locatie,

situatietekeningen,

plattegrond-

tekeningen,

tekeningen

gevelaanzichten

Ja Interne afdelingen,

Commissie

Ruimtelijke

Kwaliteit

WABO, Wro, Word, Excel:

wordt up to date

gehouden,

Verseon: 10 jaar


SquitXo,

Word, Excel

RID Aanwezig Vertrouwelijk Verzoekers Nee

25 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

87 College van B&W Omgevings-

vergunningen

Het behandelen van

aanvragen van

omgevings-

vergunningen

Aanvragers en

gemachtigden

van aanvragers,

bezwaar-makers,

omwonenden,

belang-

hebbenden,

adviserende

partijen

NAW, BSN (DigiD)r,


registratienr.,

inschrijfadres en

zaakgegevens

Ja Vertegenwoordige

r aanvrager

Aanvrager

Bezwaarmaker

Degene die inzage

krijgt

Interne afdelingen

Regionale

uitvoeringsdienst

Adviesorganen

(zoals provincie,

Waterschap, VRU)

Commissie

Ruimtelijke

Kwaliteit,

Constructeur

adviseur

WABO,

Woningwet,

Bouwbesluit

2012, Wet

Natuurbescherm

ing,

Wet

milieubeheer

APV

Verseon: kap 7

jaar, bouw

onbeperkt

Squit: onbeperkt,

Excel en Word:

wordt up-to-date

gehouden


SquitXo,

Omgevingslo

ket, Word,

Excel

RID,

RUD

RID: aanwezig

RUD: niet

aanwezig


Kadastrale

gegevens (gwp-

viewer)

RUD

Nee

88 College van B&W Gebruiks-

meldingen,

sloopmelding-en

Het behandelen van

meldingen

Indieners en

adviserende

partijen

NAW, BSN (DigiD)r,


objectgegevens,

registratienr.,

inschrijfadres en

zaakgegevens,

kadastrale gegevens

Ja (Vertegenwoordig

er) indiener,

VRU,

Interne afdelingen,

Historische

Commissie,

adviserend

constructeur

Bouwbesluit

2012

Verseon:

onbeperkt

Squit: onbeperkt

Outlook:

onbeperkt

Geautomati-seerd Outlook

Squit XO

Verseon

RID Aanwezig Vertrouwelijk Indieners

Kadastrale

gegevens (gwp-

viewer)

Omgevingsdiens

tloket

Nee

89 College van B&W Melding

brandveilig

gebruik

Het behandelen van

meldingen

Indieners NAW, tel.nr., e-

mailadres, KvK-

nummer,

adresgegevens

locatie, situatieschets,

plattegronden

Nee VRU, indiener Besluit

brandveilig

gebruik en

basishulp-

verlening

overige plaatsen

(BGBOP)

Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk Indieners

Kadastrale

gegevens (gwp-

viewer)

Nee

90 College van B&W

en burgemeester

Evenementen-

vergunning

Behandelen van

aanvragen om

evenemen-ten-

vergunningen

Aanvragers NAW, BSN via e-suite4-

sociaaldomein, tel.nr.,

mailadres, organisatie

die wordt vertegen-

woordigd, vergunning-

of ontheffingsoort

Ja Hulpverleningsdien

sten/veiligheidsreg

io

Interne afdelingen

Belanghebbenden


aan-huis

blad/website >

nooit naam erbij)

Live Events

Veiligheidsregio

IJsselland

APV Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Excel, Word,

Verseon,

Dimpact

RID RID: aanwezig Vertrouwelijk Aanvragers Nee

26 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

91 Gemeente-raad Communicatie-

platform raad

Informatie

uitwisselen/

beantwoor-ding

feitelijke vragen

Raadsleden,

fractieassistente

n, ambtenaren

(afdelingshoofde

n en

teamleiders),

wethouders,

griffie

NAW Nee Betrokkenen Gemeente-wet Onbeperkt Geautomati-seerd Pleio Stichting

Pleio

Niet aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

92 Gemeente-raad Geluids-opname

van raads-

vergadering-en

Verslag-legging van

bijeen-komsten van

raads-vergadering-en

Raadsleden

Insprekers

Publiek

(mogelijk)

Naam, functie, partij

en geluids-materiaal

Nee Een ieder die

kennisneemt van

het geluids-

materiaal

Gemeente-wet Onbeperkt Geautomati-seerd Politiek

Portaal

Notubiz Niet aanwezig Openbaar (tenzij

besloten

vergadering)

Geluids-

opnamesysteem

Nee

93 Gemeente-raad Overzicht

contact-

gegevens

raadsleden

Faciliteren

uitoefening functie

Publicatie op website

en bestuursbrochure

Raadsleden en

fractieassistente

n

NAW, tel.nr. en e-

mailadres, politieke

kleur, functie,

bankrekeningnr.

Nee Iedereen die de

gegevens bekijkt

op de website en

HR (raadsleden) en

Financiën

(fractieassistenten)

VNG en/of

raadslid.nu


up-to-date

gehouden.

Bewaren

Archiefwet


soest.nl

RID,

AlterNet

RID: aanwezig

AlterNet: niet

aanwezig

Openbaar Betrokkenen Nee

94 Gemeente-raad Overzicht

nevenfuncties

raadsleden

Openbaar maken

nevenfuncties

zittende raadsleden

om bijvoorbeeld

inzicht te geven in de

verschillende

belangen

Raadsleden Naam, politieke kleur,

nevenfunctie,

werkzaamheden

Nee Binnen de

organisatie en via

internet openbaar

bekend


up-to-date

gehouden, blijft

beschikbaar in

archieffunctie

conform

selectielijst 7 jaar

Geautomati-seerd Soest.nl AlterNet Niet aanwezig Openbaar Betrokkenen Nee

95 Gemeente-raad Ingekomen

stukken en

besluitenlijsten

gemeente-raad

Publiceren van de

agenda van de

gemeente-raad

Informeren van

raadsleden

Personen

waarvan

persoons-

gegevens

worden

genoemd

Naam, woonplaats,

onderwerp (voor

zover het betreft het

publiceren van de

agenda)

Persoons-gegevens

die door betrokkenen

zijn vermeld in de

ingekomen stukken

(enkel in e-mail aan

raadsleden)

Ja Gemeenteraads-

leden ontvangen

de brieven

(ingekomen

stukken) via e-mail

Het overzicht van

de brieven is

openbaar maar

geanonimiseerd

Gemeente-wet Verseon:

besluitenlijst

bewaren,

Brieven aan de

gemeenteraad 5

jaar

Politiek portaal:

onbeperkt

Goodreader:

onbeperkt

Geautomati-seerd Politiek

portaal,

Good-reader

(vergader-

stukken

raads-leden),

Outlouk,

Verseon

RID

Notubiz

(inwoners)

Good.iWare.I

nc

RID: aanwezig

Notubiz: niet

aanwezig

Good.iWare.Inc:

niet aanwezig

Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

96 College van B&W Lijst vrijwilligers

zwerfafval

Bijhouden van een

overzicht van

vrijwilligers

zwerfafval

Inwoners van

Soest

NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee nvt Inwoners-

participatie

Wordt up-to-

date gehouden


Outlook


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

27 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

97 College van B&W Besluiten tot

aanleg/

verwijdering

openbaar groen

of speel-

plaatsen en

beleid rondom

groen, bomen

en spelen

Het behandelen van

verzoeken en het

betrekken van

omwonenden bij

beleid en aanleg/

verwijdering van

openbaar groen of

speel-plaatsen

Inwoners van

Soest (aanwonen-

den van een

project)

NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Interne afdelingen Inwoners-

participatie

Verseon:

onbeperkt

Excel, Outlook:

onbeperkt of

gegevens

worden

verwijderd na

afloop project


Outlook,

Verseon


vertrouwelijk

Betrokkenen,

Geoweb

Nee

98 College van B&W Riool-aansluiting Het behandelen van

aanvragen

rioolaansluit-

vergunning

Aanvragers

(particulieren of

bedrijven)

NAW, e-mailadres,

tel.nr., locatie

Nee Interne afdelingen Rioolaansluit-

verordening

Verseon: 5 jaar

Outlook, Word:

onbeperkt


Outlook,

Word


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

99 College van B&W Groenadoptie Het creëren van

betrokken-heid van

inwoners

Inwoners van

Soest

NAW, e-mail, tel.nr. Nee nvt Inwoners-

participatie

Verseon: 10 jaar

na vervallen

overeen-komst

Excel: wordt up-

to-date

gehouden


Excel


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee


bodem-

onderzoeks-

rapporten

Overzicht bodem-

informatie voor

derden via het

bodemloket

Aanvragers

bodem-

informatie

(voornamelijk

makelaars,

project-

ontwikkelaars en

advies-bureaus),

intern

Eigenaar grond

of vergunning-

houder

NAW, e-mailadres,

tel.nr., persoons-

gegevens die in de

betrokken

documentatie staan,

gegevens kadaster

Nee Aanvrager, interne

afdelingen

RUD Utrecht (geen

persoons-

gegevens)

WABO, Verdrag

van Malta, Wet

milieubeheer

Verseon:

onbeperkt

Loket: onbeperkt


Bodem-loket

Soest

RID

Nazca IT-

solutions,

Lievense CSO

RID: aanwezig

Nazca: niet

aanwezig

Lievense: niet

aanwezig

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

101 College van B&W Gemeente-lijke

monumenten

Behandelen van

verzoeken gemeente-

lijke monumenten

Personen /

belanghebbende

n die zich

melden

NAW eigenaar /

zakelijk gerechtigden,

Kadaster

Contactpersoon

belanghebbenden:

NAW, tel.nr, e-mail,

IBAN- nummer van de

eigenaar

Nee Interne afdeling,

Kadaster,

Commissie

Ruimtelijke

Kwaliteit

Erfgoed-

verordening/

Algemene

subsidie

verordening

onderdeel

stedelijke

vernieuwing-en

gemeente Soest

Verseon:

verordening-en is

bewaren

Excel: wordt up

to date

gehouden (wordt

Erfgoed-register)


Excel


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

28 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

102 College van B&W Huisvesten van

status-houders

Huisvesten van

status-houders

Vergunning-

houder

(statushouder)

NAW, V-nummer,

geboortedatum,

nationaliteit, BSN,

gezinssituatie,

burgerlijke staat,

verblijfsstatus, sociaal

medische gegevens

Ja COA (adres),

interne afdelingen,

BBS

woningstichting

(Portaal),

Vluchtelingen-

werk Midden

Nederland

Huisvestingswet

2014 (art. 28)

Outlook:

onbeperkt,

Verseon:

bewaren (zijn nu

de rapportages

taakstelling)

Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk COA

(Taakstelling

volgsysteem)

IND

Nee

103 College van B&W Duurzaam-

heidslening

Verstrekken van

duurzaam-

heidslening

Aanvragers,

gemeente,

Stimulerings-

fonds Volkshuis-

vesting

Nederlandse

Gemeenten

(SVN)

NAW, e-mail,

telefoon,

geboortedatum, BSN

Ja Aanvrager, SVN Verordening

Duurzaam-

heidslening-en

Soest

Verseon: 25 jaar Geautomati-seerd Verseon,

mijn SVN

(alleen

kenmerken)

RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvrager Nee

104 College van B&W Starterslening Verstrekken van

starters-lening

Aanvragers,

gemeente,

Stimulerings-

fonds Volkshuis-

vesting

Nederlandse

Gemeenten

(SVN)

NAW, inkomens-

gegevens

(jaarinkomen

aanvrager),

geboortedatum

Nee Aanvrager, SVN Verordening

Starterslening-

en Soest


mijn SVN

(alleen

kenmerken)

RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvrager, SVN Nee

105 College van B&W

en Gemeente-

raad

Bestemmings-

plan opstellen

en/of wijzigen

en vaststellen

Bestemmings-plan

opstellen en/of

wijzigen en

vaststellen

(waaronder

behandelen

zienswijzen en

beroep)

Inwoners van

Soest, belangen-

organisatie,

advies-bureaus

NAW, e-mailadres,

tel.nr.,

perceelsgegevens,

BSN (DigD)

Ja Aanvrager, interne

afdelingen,

college, indieners

zienswijze,

Commissie

Ruimtelijke

Kwaliteit

Awb, Wro Verseon:

onbeperkt,

Excel, Word en

Outlook:

onbeperkt


Outlook,

Excel, Word

RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvrager

Inwoner

Belangen-

vereniging

Nee

106 Gemeente-raad Beleidsvisie

(voorafgaand

aan

bestemmings-

plan)

Ruimtelijke kwaliteit

Soest bewaken

Inwoners van

Soest,

maatschap-

pelijke

organisaties,

ondernemers,

andere

overheden,

interne

afdelingen

NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Betrokkenen Gemeente-wet,

Awb

Verseon:

onbeperkt

Outlook en Excel:

onbeperkt

Geautomati-seerd Outlook,

Excel,

Verseon


29 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

107 College van B&W Hogere waarde

beschikkingen

Gevoelige

bestemming

mogelijk maken bij

over-schrijding

voorkeurs-waarden

Aanvrager,

gemachtigde van

aanvrager,

bezwaar-maker

NAW, tel.nr., e-

mailadres, kadastraal

nummer,

Nee Aanvrager,

gemachtigde van

aanvrager, interne

afdelingen (t.b.v..

Geoweb),

provincie Utrecht,

Prorail,

Rijkswaterstaat

publicatie krant

Wet

Geluidhinder

PDF: onbeperkt

Verseon: 10 jaar


PDF, Geoweb


vertrouwelijk

Aanvrager

Geoweb

(kadastrale

nummer)

Nee

108 College van B&W Geluid-sanering Uitvoeren wettelijke

geluid-sanering, re-

constructies

In aanmerking

komende woning-

eigenaren,

adviesbureau,

aannemer

NAW, tel.nr., e-

mailadres,

objectgegevens,

foto's, geluidmetingen

Nee Woning-eigenaar,

adviesburo,

aannemer, EAS

(energie actief

soest)

Wet

Geluidhinder

Verseon:

onbeperkt

Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Vertrouwelijk Aanvragers

Akoestisch

onderzoek

(eigen bronnen)

Nee


stakeholders

projecten

Informatie, communi-

catie en participatie

mbt stakeholders

Inwoners van

Soest,

maatschap-

pelijke

organisaties,

ondernemers,

andere

(semi)overheden

NAW, e-mailadres,

postadres, tel.nr.

Nee Interne afdelingen Publiek-

rechtelijke en

privaat-

rechtelijke taken

Excel: wordt up-

to-date

gehouden,

Verseon:

onbeperkt

Geautomatiseerd Verseon,

Excel, Mett

RID

Mett

RID: aanwezig

Mett: niet

aanwezig

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

110 College van B&W Adressen-

bestand mailings

(o.a. inzameling

bedrijfsafval,

oud papier en

ondergrondse

containers)



Inwoners van

Soest,

maatschap-

pelijke

organisaties,

ondernemers

NAW, e-mailadres,

postadres, tel.nr.

Nee RMN, AVU, interne

afdelingen,

drukkerij

Wet

milieubeheer,

Afvalstoffen-

verordening,

regeling

subsidiering oud

papier

Excel, Word en

Outlook: worden

up-to-date

gehouden, maar

blijft onbeperkt

beschikbaar,

Verseon:

onbeperkt


Excel, Word,

Outlook


vertrouwelijk

RMN

Interne

afdelingen

AVU

Nee

111 College van B&W Verkeers-

besluiten

Het behandelen van

aanvragen om

verkeers-besluiten

Inwoners van

Soest,

ondernemers

NAW, e-mailadres,

tel.nr., locatie

Nee Politie, VRU,

interne afdelingen,

Prorail, Provincie

Utrecht, Defensie,

andere gemeenten

Wegenwet Verseon:

onbeperkt


112 College van B&W Her-inrichtingen

van wegen



mbt stakeholders

Inwoners van

Soest,

ondernemers,

belangen-

verenigingen

NAW, e-mailadres,

tel.nr., geslacht,

leeftijd

Nee Interne afdelingen,

externe

adviesbureaus

Publiek-

rechtelijke taken

Onbeperkt Geautomati-seerd Outlook,

Excel, Word


30 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

113 College van B&W Ondernemers-

congres

Verbinden van

ondernemers en

overheid

Ondernemers uit

Soest

NAW, e-mailadres,

tel.nr., naam

organisatie, foto's

Nee Drukkerij, interne

afdelingen,

provincie, zakelijke

kring

Dienst-verlening Excel, Word en

Outlook: 5 jaar,

Foto's:

onbeperkt

Verseon: 1 jaar


Verseon,

Word,

Outlook


vertrouwelijk

Provinciaal

Arbeidsplaatsen

Register (PAR)

Nee

114 College van B&W Aan- en verkoop

grond en

gebouwen en

vestigen van

zakelijke rechten

Eigendoms-

overdracht

Partij bij

overeenkomst

NAW, geboortedatum

en -plaats, inschrijving

bouwplan of

kavelvoorkeur,

perceelnummer

Partnergegevens

NAW, geboortedatum-

en plaats

indien van toepassing

verkoop-gegevens

Nee Intern gebruik

Notariskantoor

Kadaster, makelaar

BW Verseon:

onbeperkt


Outlook,

Grexmanager

RID,

Metafoor

RID: Aanwezig

Metafoor: Niet

aanwezig

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Partijen,

makelaar

Eventueel

Basisregistraties

Kadaster

Nee

115 College van B&W Planschade/

nadeel-

compensatie

Behandelen

planschade-

verzoeken

Aanvragers

planschade,

externe

adviespartijen en

belang-

hebbenden

(zoals contracts-

partijen)

Naam derde

belanghebbende

registratie-nummer

NAW-gegevens

betrokkene en

zakelijke

gerechtigden, tel.nr.,

IBAN- nummer, kopie

eigendoms-bewijs

Nee Financiele

administratie,

Extern adviserend

bureau

Belang-hebbenden

Artikel 6.1 Wet

ruimtelijke

ordening


Outlook


vertrouwelijk

Betrokkenen

Kadaster

Nee

116 College van B&W Exploitatie-

overeen-komst/

exploitatie-plan

Kosten-verhaal op

grond van Grond-

exploitatie-wet

Verzoeker

Initiatief-nemer

Gemachtigde

NAW, tel.nr., e-mail,

zaakgegevens, KvK-

gegevens,

perceelnummer,

Nee Ontwikkelaars of

aannemers van

ruimtelijke

plannen of

projecten,

Exploitatieplan ligt

ter inzage: een

ieder

Wet ruimtelijke

ordening

Verseon: 7 jaar,

Excel: onbeperkt


Outlook en

Excel, Grex-

manager

RID,

Metafoor

RID: Aanwezig

Metafoor: Niet

aanwezig

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen

Interne

afdelingen

Nee

31 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

117 College van B&W Gemeentelijk

vastgoed eigen-

dommen-

registratie en

handhaving

illegaal gebruik

gemeente-grond

Registratie van

gemeen-telijke

vastgoed eigen-

dommen en de

overeen-komsten die

daarop rusten.

Monitoren van

proces rond beheer

en verkoop

Handhaven illegaal

gebruik

Eigenaren /

Gebruikers

Kopers /

verkopers /

huurders /

pachters

van onroerende

zaken

NAW-gegevens,

objectgegevens, akte

van levering (via

notaris), rol

organisatie, post en

factuuradres

(incidenteel tel.nr.,

mailadres)

Nee FA

Intern gebruik

BW Verseon:

onbeperkt,

illegaal

grondgebruik is

20 jaar

Excel: 20 jaar


Excel


vertrouwelijk

Betrokkenen

BRP

Nee

118 College van B&W Aanvraag

Landelijk

register

Kinderopvang

1. Publicatie van

kinderopvangvoorzie

ningen die voldoen

aan de wettelijke

vereisten

2. Behandelen van

aanvragen om te

worden ingeschreven

in het landelijk

register

Kinderopvang

Houder

kindercentrum

of

gastouderbureau

,

inspecteur GGD

Gastouders en

inwonenden

vanaf 18 jaar

NAW van

betrokkenen/aanvrag

er, BSN, telefoon,

rechtsvorm, KvK-nr,

mailadres, website,

aantal kindplaatsen

Kopie verklaring

omtrent gedrag en

geldig

identiteitsbewijs met

bsn

Kwalificatiestukken

gastouder en houder

kindercentrum

Advies GGD

Besluit en motivatie

Naam, telefoonnr en e-

mailadres

contactpersoon

Ja Minister van

Onderwijs, Cultuur

en Weten-

schappen

(Landelijke register

Kinderopvang)

GGD

(toezichthouder/in

specteur)

Een ieder die het

register

kinderopvang

raadpleegt voor de

openbare

gegevens

Wet

Kinderopvang

Besluit

registratie

Kinderopvang,

beleidsregels

Kinderopvang

Ligt bij het LRK

(7 jaar)

Verseon: 10 jaar

na verval

inschrijving

Excel: 1 jaar

Geautomati-seerd LRK / GIR

(Gemeen-

schap-pelijke

Inspectie

Ruimte) /

Hand-having,

Excel

Verseon

RID

BCT-

enterprise (is

van LRK)

Aanwezig Vertrouwelijk Politie Nee

119 Burgemeester Uitvoering Wet

Bijzondere

Opname Psychia-

trische

Ziekenhuizen

(Wet BOPZ)

Administra-tieve

afhandeling van een

onvrijwillige opname

in het kader van de

Wet BOPZ

Degene die de

onvrijwillige

opname moet

ondergaan

Directe familie of

partner

NAW, BSN,

zaakinhoudelijke

gegevens (risico-

inventarisatie-lijst)

Gegevens over

onrechtmatig of

hinderlijk gedrag,

strafrechtelijke

gegevens

Contact-gegevens

achterblijver /

gezagsrelatie en

kinderen, BSN

Ja Politie

Veiligheidshuis

(i.v.m. mogelijke

verlenging)

Hulpofficier van

Justitie

Burgemeester

Behandelend

medewerker

Betrokkenen

Wet BOPZ Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Verseon

Khonraad

RID

Khonraad

Software

Engi-neering

BV

RID: aanwezig

Khonraad: niet

aanwezig

Geheim Justitie Nee

32 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

120 Burgemeester Tijdelijk

huisverbod

Uithuisplaatsing bij

huiselijk geweld

Pleger van

huiselijk geweld

en achterblijvers

NAW, BSN,

zaakinhoudelijke

gegevens (risico-

inventarisatielijst)

Gegevens over

onrechtmatig of

hinderlijk gedrag,

strafrechtelijke

gegevens

Contactgegevens

achterblijver /

gezagsrelatie en

kinderen, BSN

Ja Uithuis-geplaatste,

achterblijvers,

politie, VeiligThuis,

Raad voor de

Rechtsbijstand,

rechtbank

art. 2 Wet

Tijdelijk

Huisverbod

Verseon:

huisverbod 5

jaar, proces-

verbaal 5 jaar

nadat

overtreding is

opgeheven,


(vrijstellingen

en processen-

verbaal)

RID Aanwezig Geheim Politie Nee

121 College van B&W Leerplichtigen en

ouders/

wettelijke

vertegenwoordig

ers

NAW, tel.nr.,

bijzonderheden

geboortedatum,

geslacht, BSN,

Nationaliteit,

geboorteplaats,

onderwijs-nummer

In- en afschrijving en

reden

Schoolverloop,

verzuim en

vrijstellings-beroep

School,

onderwijssoort en -

niveau, medische

gegevens en

strafrechtelijke

gegevens,

Ja Nee

122 College van B&W Ouders,

voogden,

verzorgers

leerplichtigen

NAW, tel.nr.

Nationaliteit,

burgerlijke staat

Gezins-samenstelling

Nee Nee

Geheim Key2burger-

zaken, DUO,

scholen, ouders,

voogd of

verzorgers,

leerling,

doorstroom-

monitor, regio-

gemeenten

Maatschap-pelijk

werk, GGD, Verwijs-

index, RvK, Politie,

Openbaar

Ministerie,

Jeugdzorg (o.a.

Veilig Thuis, Samen

Veilig),

(Zorgadviesteams

in en extern), SVB,

Onafh. Psycholoog,

Sociaal recherche,

Wijkagent, ROC,

Andere

gemeenten,

samenwerkingsver

banden (o.a. De

Eem en Eemvallei),

Jeugdteam en

sociaal team

(intern), BBS, RMC

voor niet

leerplichtigen

Leerplichtwet Leerplicht

vrijstellingen

verleend is 21

jaar (kwalificatie-

plicht) 19 jaar

(leerplicht)

Geautomati-seerdLeerplicht en

voorkomen

voortijdig school-

verlaten

Uitvoering

leerplichtwet

Key2-

jongeren-

monitor

RID Aanwezig

33 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

123 College van B&W Niet-

leerplichtigen die

de leeftijd van 23

jaar nog niet

hebben bereikt

zonder start-

kwalificatie

NAW, tel.nr.,

bijzonderhden,

geboortedatum,

geslacht,

administratie-

nummer, Bsn.

Nationaliteit,

geboorteplaats,

In- en afschrijving en

reden

Schoolverloop,

verzuim en

vrijstellingsberoep

School,

onderwijssoort en -

niveau, schoolgewicht

Ja Nee

124 Burgemeester Uitwisseling

gegevens RIEC

Bestuurlijke

en geïnte-greerde

aanpak

georgani-seerde

criminaliteit,

Bestrijding

handhavings-

knelpunten

en bevordering

integriteits-

beoordeling-en

Verdachten

misdrijven /

overtreders

Andere

betrokkenen bij

beramen of

plegen van deze

misdrijven /

overtreders

Huurders,

eigenaren of

andere

betrokkenen

Bij handhavings-

acties

aangetroffen

personen

Burgemeester

Medewerkers

convenant-

partners

BRP gegevens, BSN,


vergunnings-

gegevens, aard van

het delict/illegale

activiteit, handelen in

afwijking van wet of

vergunning,

strafrechtelijke

gegevens, hypotheek-

gegevens, financiële

gegevens, kadastrale

gegevens, voertuig-

gegevens, bedrijfs-

gegevens, beroeps-

gegevens, vermoeden

illegale activiteiten

Ja Partners

convenant RIEC

(zoals politie,

Belastingdienst,

douane, IND)

Convenant RIEC

Wet politie-

gegevens

Wet Bibob

art. 172

Gemeente-wet

Verseon:

convenant 10

jaar na

beeindiging

contract

Geautomati-seerd RIECIS

Microsoft

Office

RID

Politie

Aanwezig Geheim Convenants-

partners

Eigen onderzoek

Nee

Geheim Key2burger-

zaken, DUO,

scholen, ouders,

voogd of

verzorgers,

leerling,

doorstroom-

monitor, regio-

gemeenten

Maatschap-pelijk

werk, GGD, Verwijs-

index, RvK, Politie,

Openbaar

Ministerie,

Jeugdzorg (o.a.

Veilig Thuis, Samen

Veilig),

(Zorgadviesteams

in en extern), SVB,

Onafh. Psycholoog,

Sociaal recherche,

Wijkagent, ROC,

Andere

gemeenten,

samenwerkingsver

banden (o.a. De

Eem en Eemvallei),

Jeugdteam en

sociaal team

(intern), BBS, RMC

voor niet

leerplichtigen

Leerplichtwet Leerplicht

vrijstellingen

verleend is 21

jaar (kwalificatie-

plicht) 19 jaar

(leerplicht)

Geautomati-seerdLeerplicht en

voorkomen

voortijdig school-

verlaten

Uitvoering

leerplichtwet

Key2-

jongeren-

monitor

RID Aanwezig

34 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

125 College van B&W Subsidies Behandelen van

verzoeken om

subsidie

Aanvragers van

subsidie namens

de

rechtspersoon

zonder

winstoogmerk

(bestuurslid)

NAW rechtspersoon,

banknr., KvKnr.,

statuten, begroting,

Contactpersoon:

NAW, tel.nr, e-mail,

Aard subsidie

accountantsverklaring

en jaarrekening (in

geval van subsidies

boven EUR 50.000,-)

Nee Interne afdelingen Algemene

Subsidie

Verordening en

subsidie-

regelingen

Excel: 2 jaar

Verseon: 7 jaar

na verlenen

subsidie, principe-

besluit bewaren


Verseon


126 College van B&W Rampen-

belboom

Alarmering bij

rampen en

calamiteiten

Hard piket

(regionaal

opgepakt)

Bestuurders,

ambtenaren

NAW, tel.nr., e-mail

functie en rollen

Nee Direct betrokkenen

bij rampen-

bestrijding

Wet veiligheids-

regio's

Wordt up-to-

date gehouden

Geautomati-seerd Sharepoint

Microsoft

Office


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

127 Burgemeester Bestuurlijke

informatie

justitiabelen

Beoordelen of

maatschap-pelijke

onrust gaat onstaan

i.h.k.v. handhaving

openbare orde en

veiligheid en het

nemen van

preventieve

maatregelen

Justitiabele met

achtergrond op

basis waarvan

het vermoeden

van het onstaan

van overlast

i.h.k.v.

handhaving

openbare orde

NAW-gegevens, BSN,

tel.nr. en globale

zaakgegevens,

waaronder beperkt

strafrechtelijke

gegevens, huisvesting-

situatie, financiële

situatie, schulden,

opleiding,

gezondheids-gegevens

Ja Politie

Sociale dienst /

Sociaal team

Veiligheidshuis

Woningbouw-

coöperatie

Besluit Justitiële

Gegevens

Verseon: overlast

personen 5 jaar

Geautomati-seerd Microsoft

Office,

Verseon

RID Aanwezig Geheim Ministerie van

Justitie

BRP

Nee

128 College van B&W Terugkeer-

begeleiding ex-

gedetineerd-en

Onder-steunen van

ex-gedetineer-den bij

terugkeer naar

arbeid en

maatschappij

Ex-gedetineer-

den

NAW-gegevens, BSN,

tel.nr. en globale

zaakgegevens

Ja Politie,

organisaties

maatschap-pelijk

werk, sociaal team,

re-integratie-

bureau,

woningbouw-

coörperatie,

Veiligheidshuis

Besluit Justitiële

Gegevens

Convenant

nazorg

gedetineerd-en

Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Geheim Ministerie van

Justitie, BRP

Nee

129 College van B&W Subsidie VVE- en

peuteropvang-

plekken

Behandelen van

subsidie-aanvragen

van

ouders/verzorgers

tbv subsidie VVE- en

peuter-opvang-

plekken

Ouders/

verzorgers

Naam en

geboortedatum

kinderen, NAW

ouders/ verzorgers,

verklaring GGD,

inkomens-verklaring

belastingdienst

Nee Ouders/

verzorgers, interne

afdelingen

Nadere regels

peuteropvang

en VVE Soest

Verseon: 10 jaar

na beëindiging

voorziening

Excel: 10 jaar


Verseon

RID Aanwezig Geheim GGD, Belasting-

dienst,

ouders/verzorge

rs

Nee

35 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

130 College van B&W Leerlingen-

vervoer

Collectieve of

individuele

voorziening voor het

vervoer van

leerlingen van en

naar school

Ouders,

voogden,

verzorgers van

leerlingen

(maatschap-

pelijk werkster in

opdracht van

ouders)

Leerling

Vervoerder

NAW, tel.nr., banknr. ,

e-mailadres

Medische-sociale

gegevens van het

kind, afstand school-

huis

Inkomens-gegevens,

school-gegevens

Contactpersoon van

het Sociale Team

Nee Interne afdelingen

Vervoerders

Ouders, voogden,

Verzorgers van

leerlingen

(maatschap-pelijk

werkster in

opdracht van

ouders)

Keuringsartsen

Verordening

Leerlingen-

vervoer

Verseon: 10 jaar

na beëindiging

voorziening

Excel: 10 jaar


Key2jongere

n-monitor

Verseon

RID


Scholen

Zorg-instellingen

Ortho-

pedagogen

Behandelend

arts

BRP

Nee

131 Burgemeester Lokale PGA

(persoons-

gerichte aanpak)

Terugdringen van

criminaliteit

Inwoners van

Soest,

Mensen zonder

vaste woon-/of

verblijfplaats die

in Soest

verblijven

NAW, BSN,

strafrechtelijke

gegevens,

geboortedatum,

medische gegevens,

Ja Interne afdelingen

Ketenpartners

(zoals politie,

Woningcoörperati

es

Reclassering

Samen Veilig

Veilig Thuis

Raad v/d Kinder-

bescherming

Openbaar

Ministerie)

Scholen

Artikel 172

Gemeente-wet

2 jaar na

beëindiging PGA-

status

Geautomati-seerd Outlook,

Word

RID Aanwezig Geheim Keten-partners

(zoals politie,

Woning-

coörperaties

Reclassering

Samen Veilig

Veilig Thuis

Raad v/d Kinder-

bescherming

Openbaar

Ministerie)

Scholen

Nee

132 College van B&W

en burgemeester

Overleg

jongeren in

openbare

ruimten (JOR)

Het in kaart brengen

van de risicojeugd

(groepen) met als

doel preventie

overlast.

De betreffende

jongeren

NAW,

geboortedatum,

persoonsbeeld,

familisituatie,

medische gegevens,

strafrechtelijke

gegevens,

omschrijving

problematiek,

leerplicht-gegevens,

inkomens-gegevens

Nee Ketenpartners van

de groepsscan

Publiekrechtelijk

e taak. Artikel

172 Gemeente-

wet

Word en Excel:

10 jaar

Verseon: 1 jaar


Word

(notulen)

Excel

RID Aanwezig Geheim Keten-partners

(BOA's, politie,

sociale

wijkteams,

leerplicht,

jongerenwerk)

Intern

(burgerzaken

etc.)

Nee

133 College van B&W Aanpak

radicalisering

Signaleren van

radicalisering en

aanpak de

radicaliering

Inwoners van de

gemeente Soest

waarover

signalen zijn van

mogelijke

radicialisering

BSN, geboortedatum,

gezinssituatie,

leerplicht-gegevens,

BRP-gegevens,

verleende sociale

voorzieningen,

uitreisgegevens

Ja Politie, AIVD,

gemeenten

Artikel 172

Gemeente-wet

Convenant

Radicalisering

10 jaar Geautomati-seerd Word RID Aanwezig Geheim BRP

Politie

Interne

afdelingen

Nee

36 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

134 Burgemeester Opleggen

gebieds- of

groeps-verbond

Het opleggen van

een gebieds- of

groepsverbod op

grond van de

Gemeente-wet of

APV

Overlast-

gegevende

personen aan

wie een gebieds-

of groepsverbod

wordt opgelegd

NAW,

contactgegevens

geboortedatum, BSN,

strafrechtelijke

gegevens en gegevens

over hinderlijk gedrag,

gezondheids-

gegevens,

woonsituatie

Ja Politie APV en artikel

172a Gemeente-

wet

Verseon: 5 jaar Geautomati-seerd Verseon RID Aanwezig Geheim Politie Nee

135 College van B&W Whatsapp

verkeersbor-den

Het behandelen van

aanvragen om een

Whatsapp

verkeersbord

Aanvrager NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Interne afdelingen Dienst-verlening

op verzoek van

inwoner

Outlook: 5 jaar

Verseon: 1 jaar


Outlook


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

136 College van B&W Participatie Participatie met

betrekking tot

beleids-ontwikkeling

Inwoners van

Soest,

maatschap-

pelijke

organisaties,

ondernemers,

andere

overheden

NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Betrokkenen Coalitie-

akkoord,

participatie-

beleid,

bestuurlijke

vernieuwing,

5 jaar Geautomati-seerd Excel, Word,

Outlook


137 College van B&W Voorlichting Verstrekken van

informatie over

gemeente-lijke

voorziening-en en

processen

Inwoners van

Soest,

maatschap-

pelijke

organisaties,

ondernemers,

andere

overheden

NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Betrokkenen Publiek-

rechtelijke taken

1 jaar Geautomati-seerd Excel, Word,

Outlook


138 College van B&W Overdekte sport-

accomodaties

Verdeling en verhuur

van overdekte

sportaccomo-daties

(commerciële)sp

ortverenigingen,

particuliere

huurders,

welzijns-

instellingen,

scholen

NAW, e-mailadres,

tel.nr.

Nee Betrokkenen,

schoonmaak-

bedrijf, beheerder,

kantine-beheerder,

interne afdelingen

BW 10 jaar Geautomati-seerd Win-Consyst RID Aanwezig Vertrouwelijk Betrokkenen Nee

139 College van B&W Schade school-

gebouwen

Behandelen van

schademeldingen

van scholen

Schoolbestuur Adres school, naam

directeur, e-

mailadres, tel.nr.,

hoogte schadebedrag,

offerte aannemers-

bedrijf, proces-verbaal

van aangifte

Nee Interne afdelingen BW Outlook: 7 jaar

Verseon 7 jaar

Geautomati-seerd UNIT4

Decade,

Outlook,

Verseon

UNIT4

RID

RID: aanwezig

UNIT4: niet

aanwezig

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

37 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

140 College van B&W Contact-

gegevens

sportclubs

Bijhouden van

contact-gegevens

(contactpersone

n van) sportclubs

NAW, e-mail, tel.nr.,

functie, postadres

sportclub

Nee Interne afdelingen Publieke taak Wordt up-to

date gehouden


Outlook


vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

141 College van B&W Club Extra Kinderen laten

deelnemen aan een

extra gymles

Ouders en

kinderen uit

Soest

NAW, e-mail, tel.nr.,

medische gegevens,

geboortedatum,

geslacht, soort

onderwijs

Nee Sportleraar Publieke taak 7 jaar Geautomati-seerd Excel, Word,

Outlook


142 College van B&W Kies je sport Kinderen laten

kennismaken met

sport

Ouders en

kinderen uit

Soest,

basisscholen uit

Soest, sport-

aanbieders

Naam, e-mail,

geboortedatum, klas,

school, tel.nr., contact-

personen basisscholen

en sport-aanbieders

Nee Sport-aanbieders Publieke taak 7 jaar Geautomati-seerd Sport-pas.nl Sportscan Niet aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

143 College van B&W Koninklijke

Onder-

scheidingen

Belonen van een

vrijwilliger met

zijn/haar inzet voor

de maatschappij/

inwoner die een

bijzondere prestatie

heeft geleverd d.m.v.

het uitreiken van een

KO

Decorandus

Voorsteller

Onder-

steunende

relaties

vrijwilliger/

werkgever

BRP-gegevens, BSN, A-

nr., geboortedatum,

burgerlijke staat,

beoordelingsgegevens

, verklaring geen

bezwaar BIG-

geregistreerden,

gegevens inspecteur

volksgezondheid (in

geval van medici en

semi-medici)

gegevens

oorlogsverleden

(geboren voor maart

1932)

Uittreksels uit Straf-

en Politieregister,

Advies Burgemeester

Voortgangsmonitoring

, resultaat procedure

Voorsteller en

ondersteunende

relaties: NAW-

gegevens, tel.nr.,

mailadres, relatie

t.o.v. de kandidaat

Ja Kanselarij der

Nederlandse

Orden

Commissaris van

de Koning

Provincie

Ministerie

(afhankelijk van

activiteiten)

Justitie, politie

Wetgeving op

het gebied van

de Orde van de

Nederlandse

Leeuw

en de Orde van

Oranje-Nassau,

Militaire

Willems Orde

e.a. onder-

scheidingen

Fysiek: tot en

met de uitreiking

Word: onbeperkt

DAISY: ligt bij

Kanselarij

Verseon:

onbeperkt

Geautomati-seerd DAISY

Word

Fysiek

Verseon

RID Aanwezig Geheim Voordragers

Justitie, politie

onder-steuners

aanvraag

Ja

38 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

144 College van B&W

en burgemeester

Ereburger-schap

en gemeente-

lijke onder-

scheidingen

1.Waarderen

namens de burge-

meester van een

persoon met de

Pluim

2. Waarderen

namens het college

van een persoon met

maatschap-pelijke

verdiensten met de

eremedaille/

ereburger-schap

Kandidaat 1. Naam, tel. Nr.,

reden, uitreikdatum

2. NAW,

geboortedatum,

reden

Nee 1.Burgemeester

2.College van B&W

Verordening

ereburger-schap

en gemeente-

lijke onder-

scheidingen

Verseon:

onbeperkt

Geautomati-seerd Word RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Voordragers

BRP

Andere

informatie-

bronnen

Nee

145 College van B&W Jubilea-

overzichten:

60-, 65 -en 70-

jarige

huwelijken

100, 100+

jarigen

Felicitaties van

gemeente-bestuur

dmv bloemstuk en

indien gewenst

persoonlijk bezoek

(loco)burge-meester

Personen die aan

jubilea criteria

voldoen

BRP-gegevens, het in

leven zijn, deelname

aan bijeenkomst,

Nee CdK en kabinet van

de Koning (indien

van toepassing)

Lokale

publiekrechtelijk

e taak

Excel: periodiek

geactuali-seerd

aan de BRP

Fysiek: 1 jaar

Geautomati-seerd Excel RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

BRP Nee

146 College van B&W

en burgemeester

Openbare en

geheime

besluitenlijsten

van college van

B&W en

burgemeester

Vastleggen van

besluiten van het

college van B&W en

burge-meester

Alle partijen

waar de

besluiten

betrekking op

hebben

NAW, KvK, kadastrale

gegevens, e-

mailadres,

Nee Intern, intranet,

website,

gemeenteraad, de

pers

Gemeente-wet Verseon:

onbeperkt

Go-app: max 6

maanden,

Word: 1 jaar


Word, PDF,

Go-app

(vergader

app)

RID,

Gemeenteop

lossingen

RID: aanwezig

Gemeenteoplossi

ngen: niet

aanwezig

Vertrouwelijk Alle partijen

waar de

besluiten

betrekking op

hebben

Nee

39 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

147 College van B&W Inkomens-

voorzieningen

Voorzien in inkomen

en bijzondere

bijstand op grond

van landelijke en

lokale regelgeving,

inclusief boetes,

verhaal en

invordering

1. Aanvrager,

partner en

inwonende

(meerderjarige)

kinderen

aanvrager

2.

Onderhoudsplich

tigen van

aanvrager/gerec

htigde

3. Overige

inwonenden bij

aanvrager

4. Derden

BSN, NAW, e-

mailadres, tel.nr.,

geboortedatum

Gegevens voor:

- vaststellen recht op

(vermogen)

- berekenen hoogte

uitkering

- berekenen

kostendelers-norm

Verplichtingen aan

derden

Gezondheids-

gegevens,

strafrechtelijke

gegevens, gegevens

over hinderlijk gedrag

Samenloopsignalen-

Inlichtingen-bureau

Anonieme meldingen

Fraudepreventiescan -

d.m.v. open bronnen

(social media etc.)

Echtscheidings-vonnis

(van

onderhoudsplichtigen)

Huurovereenkomst

(onderhoudsplichtigen

)

Ja Vertegen-

woordiger, mits

gemachtigde

Deurwaarder

Rechtbank

Instituut

gezondheidszorg

RDW

Inlichtingenbureau

IND

COA

UWV

Politie/SR

LBIO (Landelijk

bureau inning

onderhoudsbijdrag

en)

Incassobureau

Participatie-wet,

IOAW, IOAZ,

Bbz,

beleidsregels

bijzondere

bijstand. e.a.

Sociale

zekerheids-

wetgeving

Is terug-gebracht

naar 10 jaar na

vervallen

uitkering

conform

Archiefwet

Geautomati-seerd Suite4-Werk

en Inkomen

Verseon

BBS

Subverwerke

r: Centric,

RID

BBS: aanwezig

Subverwerker:

aanwezig

Geheim Betrokkenen

Inlichtingen-

bureau

UWV

Andere

instanties

BRP

Suwinet

Sociale media

Nee

148 College van B&W Onder-steuning

bij arbeids-

inschakeling

De maat-

schappelijke

participatie van

cliënten bevorderen

en waar mogelijk

met als einddoel

terugkeer in het

arbeidsproces te

bewerkstelligen.

Uitkerings- en

niet-uitkerings-

gerechtigde

aanvragers van

onder-steuning

bij arbeids-

inschakeling

Identificatie en

communicatie-

gegevens incl BSN,

Arbeids-

marktgegevens,

gezondheid

Nationaliteit,

Rijbewijs,

vervoermiddel,

Beschikbaarheid van

CV, Beschikbaarheid,

Salarisindicatie,

Gesprekspartner re-

integratiebedrijf,

schulden, Wet taaleis,

dag invulling,

gezondheid fysiek of

psychisch,

strafrechtelijke

gegevens, schulden.

Ja Ge-contracteerde

opdracht-nemers

die ondersteuning

bieden bij arbeids-

inschakeling

Indicatie- en re-

integratiebedrijven

Werkgevers /

uitzendbureaus

UWV

(doelgroepregister

)

Opleidings-

instellingen

CBS

Participatie-wet,

IOAW, IOAZ, e.a.

Sociale

zekerheids-

wetgeving

10 jaar na

vervallen van het

contract


en Inkomen

Competensys

Verseon

BBS

Subverwerke

r:

RID

Competensy

s

BBS: aanwezig

Subverwerker:

RID: aanwezig

Competensys:

niet aanwezig

Geheim Betrokkene

UWV

Werkgevers

Opleidings-

instellingen

Suwinet

Nee

40 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

149 College van B&W Schuldhulp-

verlening

1. Beoordelen /

inventariseren van

de situatie en

oorzaak van de

schulden voor zover

relevant voor de

schuldhulp-verlening

het zoeken van

mogelijke

oplossingen

2. Opzetten

schuldregeling met

schuldeisers

3. Budget-

begeleiding en

inkomensbeheer

Aanvragers /

melder die een

beroep doen op

schuldhulpverlen

ing

Identificatie-gegevens

BSN

Financiele gegevens:

inkomens en

vermogensgegevens

(waaronder

bankafschriften)

Gegevens voor

beoordeling

zelfredzaamheid

(gegevens betreffende

de gezondheid,

strafrechtelijke

gegevens etc.)

Werkgever gegevens

Gegevens schuldeisers

Ja Deurwaarders

Incassobureau

Rechtbank en Raad

voor de

Rechtsbijstand

(WSNP)

Een ieder die

inzage wil in de

verslaglegging aan

de rechtbank met

betrekking tot de

WSNP

Maatschappelijk

werk (Welzin),

GGZ,

verslavingszorg of

andere

hulpverleningsorga

nisaties

Particuliere

bewindvoerder

Kredietbank

Zuidweg en

Partners

Kaderstelling/be

leidsplan

schuldhulp-

verlening

Beleidsregels

schuldhulpverle

ning

WSNP (Art. 285

Faillisementswet

)

Wet

Schuldhulpverle

ning

Suite4Werk en

Inkomen:

onbeperkt

Verseon: 5 jaar

na beëindigen

schuld-regeling


en Inkomen

Verseon

BBS

Subverwerke

r: RID

Aanwezig Vertrouwelijk Geheim Nee

150 College van B&W Fraude-

onderzoek

ingevolge

Sociale

Zekerheids-

wetgeving

Vaststellen recht-

matigheid verstrekte

/ te verstrekken

uitkering d.m.v.

vergelijking van door

de aanvrager

opgegeven gegevens

met de feitelijke

situatie (o.a.

waarneming ter

plaatse)

1. Aanvrager,

partner en

(meerder-jarige)

kinderen

aanvrager

2. Onderhouds-

plichtigen van de

uitkerings-

gerechtigden en

kinderen

3. Overige

inwonenden bij

uitkerings-

gerechtigden

4. Derden

5. Relaties

Identificatie-gegevens,

BSN,

Uitkerings-gegevens

Overige uitkerings-

gegevens

Relevante

arbeidsmarkt-

gegevens

Bijzondere bijstand

Inhoudingen voor

derden

Feitelijke

vergelijkingsresultaten

onderzoek

Onderhoudsgegevens

Sociale media

(printscreen)

Medische, strafrecht

en hinderlijk gedrag

Ja Openbaar

Ministerie

Politie

Intern

Sociale Recherche

Amersfoort

Bank

UWV

BOA's

Paragraaf 6.2

Participatie-wet,

IOAW, IOAZ,

Bbz, e.a. Sociale

zekerheids-

wetgeving,

Jeugdwet,

WMO2015

Verseon: 10 jaar

Excel: 1 jaar


en Inkomen

Verseon

Excel

Fysieke

dossiers

BBS

Subverwerke

r: RID

Aanwezig Geheim Melder

Social Media

BRP

Suwinet

Onderzoeks-

bronnen Sociale

Recherche

Nee

41 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

151 College van B&W Voorzieningen

voor minima

Uitvoeren

gemeentelijk minima-

beleid

Aanvragers van

verschillende

voorzieningen

voor minima

Individuele

inkomens-

toeslag en

Bijzondere

bijstand.

NAW, BSN, (koppeling

aan BRP) gegevens om

te beoordelen of

aanvrager tot de

doelgroep behoort

Gegevens benodigd

voor de beoordeling

of aanvrager in

aanmerking,

bankrekeningnr,

nummer identiteits-

bewijs, evt.

verblijfsstatus (bij niet-

Nederlanders).

Ja Bewindvoerder Participatie-wet

Verordening

minimabeleid

Verordening

individuele

inkomens-

toeslag

20 jaar conform

oude Archiefwet,

Verseon: nieuwe

Archiefwet 2017

terug-gebracht

tot 10 jaar na

beëindiging

voorziening


en Inkomen

Verseon

BBS

Subverwerke

r: RID

Aanwezig Vertrouwelijk Suwinet

BRP

Betrokkenen

Nee

152 College van B&W Heimelijke waar-

nemingen

De heimelijke waar-

nemingen worden

verricht om de

rechtmatig-heid vast

te stellen van de

door ons te

verstekken WWB,

IOAW, IOAZ, WIJ en

BBZ uitkeringen. Wij

conformeren ons aan

het protocol

heimelijke waar-

nemingen.

Uitkerings-

gerechtigde

Identificatie-gegevens,

BSN,

Uitkerings-historie

Overige uitkerings-

gegevens

Relevante

arbeidsmarkt-

gegevens

Bijzondere bijstand

Feitelijke vergelijkings-

resultaten onderzoek

Onderhouds-gegevens

Sociale media

(printscreen)

Medische, strafrecht

en hinderlijk gedrag

Ja Openbaar

Ministerie

Politie

Intern

Sociale Recherche

Amersfoort

Bank

UWV

BOA's

Participatie-wet,

IOAW, IOAZ,

Bbz, e.a. Sociale

zekerheids-

wetgeving,

Jeugdwet,

WMO2015

Verseon: 10 jaar

na beëindiging

voorziening

Excel: 1 jaar

Geautomati-seerd

Fysiek

Suite4-Werk

en Inkomen

Verseon

Excel

Fysieke

dossiers

RID Aanwezig Geheim Melder

Social Media

BRP

Suwinet

Onderzoeksbron

nen Sociale

Recherche

Nee

42 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

153 College van B&W Zorg-

administratie

BBS

Administra-tieve

afwikkeling van

WMO-aanvragen en

aanvragen Jeugdhulp

Aanvragers

Gezaghouders

NAW- gegevens, BSN,

tel.nr, e-mailadres,

productcode zorg,

plan van aanpak,

gezondheids-

gegevens,

zorgaanbieder

Ja Zorgaanbieders WMO 2015

Jeugdwet

Suite4Werk en

Inkomen: na

afloop indicatie

10 jaar bewaard

Verseon: 15 jaar

of zoveel langer

als redelijkerwijs

in verband met

een zorgvuldige

uitvoering van

hun taken op

grond van deze

wet noodzakelijk

is. Vernietigen

binnen drie

maanden na

ontvangst van

een strekkend

verzoek van de

betrokkene, mits

geen

aanmerkelijk

belang van een

derde of

wetgeving zich

daartegen

verzet.


en Inkomen,

Verseon

BBS

Sub-

verwerker:

RID

Aanwezig Vertrouwelijk MensCentraal

WMO -

Consulent

Jeugd-consulent

Zorg-leverancier

Nee

154 College van B&W Uitvoering RMC-

wet

Uitvoering RMC-

taken: Schooluitval

voorkomen van

jongeren en bij uitval

teruggeleiden naar

onderwijs-

instellingen voor

regiogemeenten

Inwoners van

Soest (jongeren)

tussen 18 jaar en

23 jaar zonder

start-kwalificatie

NAW, tel.nr.,

geboortedatum,

geslacht, e-mailadres,

BSN, reden verzuim of

uitval, CV-gegevens,

opleidings-gegevens,

Eventuele

beperkingen (fin,

strafrechtelijk, fysiek

of mentaal)

Ja DUO

Onderwijs-

instellingen

Regio-gemeenten

RMC regio Eem

Wet op het

voortgezet

onderwijs artikel

118h- Wet op de

expertise centra

Art 162 b- Wet

educatie en

beroepsonderwi

js Art. 8.3.2

21 jaar, gerekend

vanaf geboorte-

datum

Selectielijst

11.1.9


jongeren-

monitor

Regionaal

jongeren-

loket

Niet aanwezig Vertrouwelijk DUO

Onderwijs-

instellingen

Betrokkenen

Nee

43 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke

155 College van B&W Regionaal

jongerenloket

Jongeren 18-27 jaar

in de Zoektermijn

maximaal activeren

en onder-steunen bij

een aanvraag

Levensonderhoud

Inwoners van

Soest (jongeren)

vanaf 18 tot 27

jaar die een

aanvraag levens-

onderhoud doen

NAW, tel.nr., e-

mailadres, CV

Sollicitatie-

activiteiten,

Handtekening, BSN,

KvK, RDW

Inkomens-gegevens

Echtscheidings-

convenant

Ouderschaps-plan of

alimentatie-gegevens

Aandeel in

onverdeelde boedel

en gerechtelijke

uitspraken

Bankrekening-

nummer- en

afschriften

Bewijsstukken

schulden

Vermogens-gegevens

Woonsituatie

(huurcontract/

eigendomsakte en

hypotheek-gegevens)

Arbeidsverleden

Vrijwilligerswerk

Gegevens t.a.v.

beperkingen

Ja Regio-gemeenten

(arbeidsmarkt-

regio)

Participatie-wet

art. 44a, 44 en

41

10 jaar

Selectielijst 2017

8.1

Geautomati-seerd Word, Excel Regionaal

jongeren-

loket

Niet aanwezig Vertrouwelijk Aanvrager Nee


medewerkers

Centrale complete

administratie van

medewerkergegeven

s met

toegangsrechten

Personen in

dienst van of

werkzaam ten

behoeve van de

gemeente Soest

College B&W

Raadsleden

Naam, e-mailadres,

cluster, autorisaties

op basis van groepen

Nee Intern beheer Intern beheer Wordt up to date

gehouden

Geautomati-seerd Active

Directory

RID Aanwezig Vertrouwelijk HR Nee


(systeem)storing

en, ed.

Registatie van

(systeem)storingen,

problemen hard-

/software, aanvragen

autorisaties en

uitleen-beheer

Personen in

dienst van of

werkzaam ten

behoeve van de

gemeente Soest

Collegeleden

Naam, geslacht, foto,

gebruiker- en

inlognaam, functie,

vestigingslocatie


afdeling en

betreffende applicatie

van de storing, hard-

en software op naam

Nee Intern beheer Intern beheer Niet vastgesteld,

opschonen in

TOPdesk niet

mogelijk

Geautomati-seerd TOPdesk RID Aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen,

Leiding-gevende

Nee

44 van 45

Naam

verwerking


grondslag


overeenkomst?

Vertrouwens-

klasse

Herkomst

gegevens

Doorgifte

buiten EU

Verantwoordelijke


gebruikers

Ter beschikking

stellen applicaties.

Monitoren van het

gebruik van

applicatie en

verantwoorden van

de licentie

Personen in

dienst van of

werkzaam ten

behoeve van de

gemeente Soest

Collegeleden

Externen

Naam,

vestigingslocatie


afdeling, autorisaties,

logging van applicatie

en sessie-gerelateerde

informatie, licenties

Nee Intern beheer Intern beheer Wordt up to date

gehouden

Geautomati-seerd RES

Workspace

Manager


vertrouwelijk

Active Directory Nee

159 College van B&W Afval-inzameling Het inzamelen van

huishoudelijk afval

en het heffen van

afvalstoffen-heffing

Inwoners van

Soest

NAW, aantal en soort

containers,

samenstelling

huishouden

Nee Financiële

administratie

gemeente Soest

Wet

milieubeheer,

Afvalstoffenvero

rdening Soest

PDF, hardcopy: 3

jaar

Pieter Bas: wordt

up-to-date

gehouden

Geautomati-seerd PDF,

hardcopy

Zaak-

systeem

Pieter Bas

(enkel adres

en de daarbij

behorende

con-tainers)

RMN Niet aanwezig Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen

Gemeente Soest

Project-

ontwikkelaars

Nee

160 College van B&W Milieubeheer

8.40 meldingen

Behandelen van

meldingen op grond

van de Wet

milieubeheer

Melder NAW, tel.nr., e-

mailadres, KvK-

nummer, registratie-

nummer

Nee Melders, interne

afdeling Soest,

VRU, adviesbureau

Wet

milieubeheer

Verseon:

onbeperkt

Geautomati-seerd Decos

(archief RUD)

Squit

Verseon

AIM-module

RID

RUD

RID: aanwezig

RUD: niet

aanwezig

Bedrijfs-

vertrouwelijk

Betrokkenen Nee

45 van 45

Bewaartermijn Soort Applicatie Verwerker Verwerkers ... · landelijke media Journalisten naam,...

Documents

Transcript of Bewaartermijn Soort Applicatie Verwerker Verwerkers ... · landelijke media Journalisten naam,...