Bestuurlijke Brief Samenwerken in de afvalwaterketen mei 2015 · 6" " •...
Transcript of Bestuurlijke Brief Samenwerken in de afvalwaterketen mei 2015 · 6" " •...
1
Samenwerken in de afvalwaterketen De koers van het Platform Water Vallei en Eem
2015 en verder
2
INHOUDSOPGAVE
Samenwerken in de afvalwaterketen 1
1 Aanleiding 3 1.1 Achtergrond 3
2 Terugblik op 2014: evaluatie van de samenwerking 5 2.1 Wat hebben we gedaan in 2014? 5 2.2 Conclusies en aandachtspunten 7 2.3 Waar willen we naar toe? 7
3 Programma 2015 8 3.1 Ambitie 8 3.2 Inzicht in ons systeem 8 3.3 Gebiedsgerichte aanpak klimaatverandering en vervanging 9 3.4 Binding en Branding 10
4 Begroting 12 4.1 Resultaat 2014 12 4.2 Begroting 2015 12
BIJLAGE 1: Voortgang projecten 2014 13
BIJLAGE 2: Project Doorgroei organisatie 14 Project Doorgroei organisatie 14 Conclusies uit project Doorgroei organisatie 14 Wat laten we liggen? 15
BIJLAGE 3: Programma 2015 16
BIJLAGE 4: Resultaat Begroting 2014 17 Resultaat 17
BIJLAGE 5: Begroting 2015 19 Bijdrage Partners 20
3
1 Aanleiding
1.1 Achtergrond De komende jaren komen er grote wateropgaven op ons af. Denk daarbij aan de klimaatverandering, medicijnresten in afvalwater en minder personeel om de taken uit te voeren. Om onze taken en doelen te blijven realiseren zijn grote investeringen nodig. Tegelijkertijd zijn er minder financiële middelen beschikbaar. Dat levert grote uitdagingen op voor ons als gemeenten en waterschap.
De verwachting is dat de landelijke kosten voor de afvalwaterketen in 2020, zonder ingrijpen, € 600 miljoen hoger zijn dan in 2010. Dit wordt veroorzaakt door:
• investeringen die nodig zijn om de gevolgen van klimaatverandering op te vangen; • een stijging van de investeringen ten gevolge van de leeftijd van het riool en zuiveringen; • een stijging van de kosten van het operationele beheer.
In het Bestuursakkoord Water is afgesproken de lastenstijging voor de burger te beperken. Dat moet worden bereikt door voor de afvalwaterketen landelijk € 380 miljoen “minder-‐meer” uit te geven. Voor onze regio betekent dit een “minder-‐meer” opgave van jaarlijks € 12,7 miljoen vanaf 2020. Daarnaast is de conclusie dat er intensief samengewerkt moet worden tussen de verschillende partijen om doelmatiger te werken. Om dat te bereiken zijn drie belangrijke doelstellingen geformuleerd in het Bestuursakkoord Water (ondertekend in 2011 door Rijk, VNG en UvW):
• kosten beperken (minder meer) • verbeteren kwaliteit (beheer verder professionaliseren, kennis bundelen) • kwetsbaarheid reduceren (personele capaciteit bundelen).
1.2 Samenwerking Platform Water Vallei en Eem Binnen het Platform Water Vallei en Eem werken we aan de realisering van de doelen van het Bestuursakkoord Water. In 2014 hebben wij het Parapluplan opgesteld en dat is vastgesteld door alle besturen van gemeenten en waterschap die actief zijn binnen het samenwerkingsverband. Het Parapluplan zet de koers uit en geeft een kader hoe wij als Platform in de periode tot 2020 de bestaande en nieuwe wateropgaven het hoofd gaan bieden om te komen tot een duurzame en goed functionerende afvalwaterketen en een doelmatig beheer daarvan. Daarbij hanteren wij een integrale benadering waarbij we ook kijken naar de openbare ruimte en het watersysteem. Het Parapluplan biedt ook structuur en zorgt daarmee voor meer uniformiteit.
Met het Parapluplan hebben we meer focus aangebracht in onze activiteiten. Veel onderwerpen vragen aandacht, het is van belang keuzes te maken en prioriteiten te stellen om daadwerkelijk de kosten te beperken, de kwetsbaarheid te verminderen en de kwaliteit te verhogen. De 3 K’s hebben wij in het Parapluplan beantwoord met de 3 I’s: Inzicht, Innovatie en Implementatie. Dit zijn de 3 pijlers waarop wij een goed functionerende en duurzame waterketen gaan beheren:
4
• Inzicht in het werkelijk functioneren van het afvalwatersysteem en de relatie met het watersysteem;
• Innovatie is nodig, nieuwe technieken en nieuwe werkwijzen en om de kosten te beperken, de kwaliteit te verbeteren en de kwetsbaarheid te reduceren;
• Implementatie van opgedane ervaringen, onderzoeken en werkwijzen in het gehele gebied.
Kortom:
Samen beheren wij de afvalwaterketen op het juiste niveau en dat betekent:
• Versnippering van taken wordt tegengegaan en mogelijk gezamenlijk opgepakt; • Beschikbare kennis binnen de regio is inzichtelijk; • We benutten beschikbare kwaliteiten; • We vervullen een verbindende rol bij vragen die breed leven in de organisaties; • Niet beschikbare expertise wordt beschikbaar.
5
2 Terugblik op 2014: evaluatie van de samenwerking Het jaar 2014 was voor het Platform een interessant jaar. Het Parapluplan werd gepresenteerd, de visitatiecommissie bracht extra inspanningen met zich mee en er kwam een bijna geheel vernieuwd Bestuurlijk Platform. Ook zijn er stappen gezet om het Platform verder te professionaliseren. Er is een derde medewerker voor de Uitvoeringsorganisatie aangesteld, de website is vernieuwd, er wordt maandelijks een nieuwsbrief verstuurd, er is veel kennis uitgewisseld en er zijn nieuwe projecten opgestart.
2.1 Wat hebben we gedaan in 2014? Hieronder een korte (niet volledige) opsomming:
• 4 x Ambtelijk overleg. Alle keren goede opkomst, interessante presentaties, goede sfeer. • 2 x Managers overleg. Eerste keer goede bijeenkomst, interessante discussies en voelbaar
enthousiasme. Tweede bijeenkomst lage opkomst, wel inhoudelijk goed programma. • 3 x Bestuurlijk overleg. Negen nieuwe bestuurders gekregen, een aantal zeer betrokken,
Hans van Daalen is enthousiast voorzitter, sfeer is goed. • Jaarlijkse bijeenkomst op 4 september. Zeer succesvol, goed programma, publiciteit
(mede door komst Prins Pieter Christiaan). • Bezoek Karla Peijs aan Platform als koploper. Effect is terug te lezen in artikel van VNG
Magazine van december 2014. (zie ook kader)
• Parapluplan gepresenteerd en gestart met de uitvoering. Het Parapluplan biedt een
houvast en geeft richting. • Een groot deel van de projecten uit het Parapluplan is uitgevoerd, een aantal lopen nog
door. In bijlage 1 is een tabel opgenomen met de stand van zaken van alle projecten. In bijlage 2 wordt het resultaat van het project Doorgroei organisatie nader toegelicht.
Beoordeling Visitatiecommissie
In 2014 zijn alle samenwerkingsregio’s beoordeeld door de visitatiecommissie onder leiding van mevrouw Karla Peijs. In december 2014 heeft zij haar eindrapport opgeleverd en het Platform is daarin positief beoordeeld. In de brief wordt over het Platform het volgende gezegd: “Over de voortgang in uw regio is de commissie het volgende opgevallen: Het ambitieniveau is onverminderd hoog en van die ambitie (12,7 miljoen euro) is een groot deel (9,3 miljoen) concreet ingevuld. Bij het Platform zelf werken drie mensen, veel wordt uitgevoerd binnen de deelnemende organisaties, die soms ook concrete werken voor elkaar uitvoeren. Een Parapluplan met daaraan gekoppeld een meerjarenprogramma zorg voor integraliteit. Dit plan is voor de gemeenteraadsverkiezingen vastgesteld en wordt onderschreven door de nieuw bestuurders. Operationele taken worden binnen 5 afvalwaterteams opgepakt, de ‘zorgen voor morgen’ op het niveau van de regio. Maatregelen zijn concreet en worden al geïmplementeerd. De commissie beoordeelt de voortgang als positief.”
Ook haalt mevrouw Peijs het Platform aan in een artikel van het VNG Magazine (nr. 23, waterspecial, 5 december 2014, pagina 27 e.v.). Zij zegt daarin: “Er zijn al mooie voorbeelden beschikbaar dat regio’s heuse samenwerkingsorganisaties opzetten en personeel gaan bundelen. Daardoor krijg je mensen die zich kunnen specialiseren en die uit te wisselen zijn. Platform Water Vallei en Eem is een mooi voorbeeld en daar vallen de eerste vruchten. Partijen ervaren dat de samenwerking voor een stabielere organisatie rond watertaken zorgt.”
6
• In 2014 hebben we ook een uniform jaarplan voor de Afvalwaterteams gemaakt en vervolgens toegepast. Het maakt inzichtelijk waar elk AWT mee bezig is, zodat kennis en informatie beter kan worden gedeeld.
• Nieuwe website gelanceerd, geeft veel informatie zowel extern als intern. • De trekkers van de Afvalwaterteams komen een aantal keer per jaar bij elkaar, om
zogenaamde AWT plus projecten op te pakken. Het gaat hierbij om projecten die betrekking hebben op alle AWT’s.
• 9 x een digitale nieuwsbrief verzonden aan de Platformleden. De nieuwsbrief heeft ook een functie als naslagwerk en archief.
• 2 x een externe digitale nieuwsbrief verstuurd (i.p.v. 4x). De nieuwsbrief voor het najaar is door gepland naar januari/februari 2015.
• Voor de nieuwe bestuurders hebben we, vanwege tijdgebrek bij de bestuurders, geen speciale presentatie of bijeenkomst georganiseerd.
• Marijke en Marije hebben een aantal presentaties en workshops gehouden (RIONED-‐dag en de Waterinfodag), maar ook hun medewerking verleend aan artikelen, blogs en publicaties.
• Er zijn 3 persberichten verstuurd, allen hebben publiciteit opgeleverd. In december volgt nog een persbericht over het rapport van de Visitatiecommissie.
• De visitatiecommissie loopt als een rode draad door 2014. Karla Peijs is op bezoek geweest en heeft in december haar eindrapport gepresenteerd (zie kader op pagina 5).
• Per 1 oktober is een derde medewerker van de uitvoeringsorganisatie aangesteld; Johan Hoekstra.
Gezamenlijke bijeenkomst 4 september 2014
7
2.2 Conclusies en aandachtspunten Een evaluatie vraagt ook om een kritische blik. Wat kunnen we nog verbeteren?
• Het Managersoverleg wordt matig bezocht. De managers die wel komen zijn enthousiast
en betrokken. Wellicht is een nieuwe opzet nodig? • Samenwerken is omgaan met verschillen. Binnen de betrokken organisaties en betrokken
medewerkers bestaan verschillen in verwachtingen, prioriteit en betrokkenheid. De samenwerking vaart op de actieve betrokkenheid van een kleine groep medewerkers;
• De uitwisseling van de beschikbare kennis en capaciteit wordt nog niet optimaal benut; Het meeste resultaat levert samenwerking op beleid en strategie op, maar we missen de focus en worden erg afgeleid door de “waan van de dag” (zie bijlage 2 voor het resultaat van het project Doorgroei organisatie)
2.3 Waar willen we naar toe? In de afgelopen jaren heeft de samenwerking steeds verder vorm gekregen. We voeren samen projecten uit. We hebben inzicht in activiteiten die in de AWT’s worden uitgevoerd door de uniforme jaarplannen. En we zijn op de hoogte van de ontwikkelingen door gezamenlijke bijeenkomsten, nieuwsbrieven en de website. Gelijk op met deze ontwikkeling, komen ook nieuwe uitdagingen op ons af die veel van ons vragen. We willen dus focus aan brengen in de activiteiten.
8
3 Programma 2015
3.1 Ambitie De ambities zoals beschreven in het Parapluplan blijven onverminderd onze aandacht houden (zie bijlage 3 voor een overzicht van de projecten in 2015). Maar voor 2015 willen we een focus aanbrengen in onze activiteiten. Die activiteiten uitvoeren die het meest bijdragen aan onze ambities. We willen ons minder door de ‘waan van de dag’ laten leiden en de Binding binnen het Platform en de Branding daarbuiten vergroten. Voor 2015 leggen we de focus op een drietal onderwerpen:
• Uitvoeringsorganisatie en daadwerkelijk inzicht in het werkelijk functioneren van de afvalwaterketen: inzicht in ons systeem;
• Klimaat en de investeringsopgaven die gevraagd worden in het perspectief van de klimaatadaptatie: gebiedsgerichte aanpak van klimaatverandering en vervanging;
De twee thema’s zijn niet nieuw. Wat wel nieuw is, is de prominente plek die de thema’s krijgen in onze organisatie c.q. het uitvoeringsprogramma. Het eerste spoor is een aanvulling op Meten & Monitoren dat binnen de uitvoeringsorganisatie verder uitgewerkt wordt. Het thema krijgt een prominente plek in de samenwerking, zodat inzicht in ons systeem naar een hoger plan wordt getild. Het tweede spoor, de vervangingsopgave in relatie tot de klimaatverandering, is een thema dat ons allen bezig houdt en waar op termijn veel kosten mee zijn gemoeid. Om ook de lokale ideeën en ontwikkelingen te kunnen verbinden, wordt de gebiedsgerichte aanpak van klimaatverandering en vervanging op Platformniveau opgepakt.
Naast het inhoudelijke belang van de sporen is met name de start van het tweede spoor (klimaat) nodig om focus aan te brengen. Tevens zorgt het project voor een vergroting van de betrokkenheid van de samenwerkende partners en de positionering van het Platform in haar omgeving. De binding binnen het Platform was zeer groot tijdens het tot stand komen van het project Meten & Monitoren en het opzetten van de bijbehorende uitvoeringsorganisatie: een concreet project met een toegevoegde waarde voor alle deelnemers. Door opnieuw een dergelijk project op te starten willen wij de betrokkenheid in 2015 verder vergroten. Daarnaast krijgen we als samenwerkingsverband in de afvalwaterketen steeds meer gezicht in de omgeving en zien we dat we de ambities op thema’s met betrekking tot het klimaat en de vervangingsopgaven niet alleen kunnen aanpakken, maar dat we daar partners bij nodig hebben.
3.2 Inzicht in ons systeem Voor 2015 ligt de focus op ‘gegevens op orde’ en ‘Meten & Monitoren 2.0’. Bij ‘gegevens op orde’ kijken we kritisch naar de gegevens die we nu verzamelen en de kwaliteit daarvan. Bij ‘M&M 2.0’ wordt de route van data naar informatie verder geoptimaliseerd. Tot nu toe is meten en monitoren altijd reactief geweest. Achteraf wordt het gedrag van het systeem bestudeerd. Het nadeel daarvan is dat de gebruiker altijd zelf op zoek moet naar de informatie. Het doel van meten en monitoren 2.0 is dat de techniek veel meer voor ons gaat werken. Het meetsysteem
9
moet ons attenderen op bijzonderheden, zodat we veel sneller kunnen reageren op veranderingen in het stelsel. Zo kunnen we ongewenste effecten (zoals overstorten) verminderen, energiegebruik verlagen en bij calamiteiten de juiste beslissingen nemen.
Hiermee krijgt de uitvoeringsorganisatie een duidelijke rol in de verdere ontwikkeling op het gebied van onze gezamenlijke informatiebehoefte en geeft strategische informatie om juiste beslissingen te kunnen nemen.
Financiering van de Uitvoeringsorganisatie komt van bijdragen van de partners (15 van de 17), door zogenaamde maatwerkopdrachten (verzoeken van partners voor extra werkzaamheden) en externe financiering door RIONED.
De uitvoeringsorganisatie heeft ook een gezicht en dat is Marije Stronks. Door onze wijze van aanpak kunnen we met een beperkte formatie veel data verwerken en er ook echt informatie van maken. Deze informatie is noodzakelijk om de uitdagingen van morgen aan te kunnen gaan. Om meten en monitoren naar een hoger plan te tillen zal er tijd en capaciteit moeten worden vrijgemaakt. Marije Stronks heeft 0,4 fte nodig om hier inhoud aan te geven.
3.3 Gebiedsgerichte aanpak klimaatverandering en vervanging Doelgericht inspelen op klimaatverandering vraagt om een andere, gebiedsgerichte aanpak waarin ingrepen in de openbare ruimte worden gecombineerd met vervanging/renovatie en aanpassing van de hemelwaterafvoer. Op dit punt ligt de grootste (financiële) opgave. Een verder te ontwikkelen aanpak combineert vraagstukken en kan de benodigde investeringen (sterk) beperken en worden mogelijke desinvesteringen voorkomen.
Doel is het ontwikkelen van een slimme werkwijze om de gevolgen van klimaatveranderingen en de vervangingsopgave te combineren.
Het ontwikkelen van een slimme werkwijze waarin de verschillende elementen een plek krijgen is een ontwikkelopgave die niet één op één op te pakken is in een project, bovendien bestaat de oplossing niet uit één optie maar is de uitkomst afhankelijk van lokale omstandigheden. Het
Statische gegevens
Theoretische levensduur Werkelijk systeemgedrag
Meten & Monitoren
Optimaal gebruik van informatie
10
ontwikkelen van een slimme werkwijze gaat daarom om het doorlopen van een proces met elkaar waarin bestaande opgaven en uitdagingen bij elkaar gebracht worden om te komen tot bouwstenen, een slimme strategie en denkwijze die de doelmatigheid van het afvalwaterketenbeheer versterkt.
Voorwaarden zijn dat:
• de systematiek toe te passen is bij andere deelnemers binnen het Platform; • er een doorvertaling te maken is naar het meerjareninvesteringsprogramma (GRP) en
effecten op de rioolheffing en mogelijk de zuiveringsheffing.
Het beleidsmatige deel van de gebiedsgerichte aanpak als ook de coördinatie van het thema wordt op Platformniveau opgepakt, aangevuld met de uitdagingen afkomstig van het Deltaprogramma ZON. Daarnaast wordt binnen de verschillende AWT’s aan de verschillende bouwstenen gewerkt door de uitvoering van projecten gerelateerd aan het thema. Dit zijn projecten die invulling geven aan een lokale opgave, maar direct een bijdrage leveren aan de regionale uitdaging.
Om dit thema voortvarend op te pakken is een trekker nodig die het gezicht is van dit thema. Dit is belangrijk om de focus, afstemming en continuïteit op het thema te garanderen. De trekker fungeert als projectleider en adviseur. In de laatst genoemde rol is hij of zij actief als verbinder van de uitwerkingen die op de verschillende niveaus plaatsvinden.
Financiering voor dit project komt door de bijdragen van het Platform én voor een belangrijk deel uit externe bronnen namelijk een bijdrage uit het Deltaprogramma Zoetwater Oost Nederland (ZON).
3.4 Blijvende betrokkenheid borgen Binding met elkaar, op alle niveaus binnen de samenwerking leidt tot vertrouwen, korte communicatielijnen en uiteindelijk tot een succesvolle samenwerking. Dit gaat echter niet vanzelf, daarvoor moet de samenwerking resultaat op blijven leveren en ook de deelnemers moeten gemotiveerd en geïnspireerd worden. We hebben verschillende instrumenten om dit te realiseren, zoals het organiseren van bijeenkomsten, het versturen van een maandelijkse interne nieuwsbrief en een informatieve website voorzien van een speciaal archief voor platformleden.
Branding ontstaat door de resultaten te communiceren! De ervaring leert ons dat door onze successen te delen en als netwerkorganisatie op verschillende niveaus ons gezicht te laten zien, de branding vanzelf ontstaat. Inmiddels heeft het Platform in de watersector een ‘gezicht’ gekregen en wordt het als voorbeeld gezien door andere samenwerkingsverbanden.
Figuur Thema trekker overziet en verbind
11
Door te kiezen voor een bottom-‐up up aanpak (zelf het initiatief nemen om te vertellen over het Platform, door middel van persberichten, artikelen, nieuwsbrieven en bijeenkomsten) komt er vanzelf een boemerang effect (de media en andere samenwerkingsverbanden bellen ons zelf voor informatie).
Het project Gebiedsgerichte aanpak klimaatverandering en vervanging is een project wat intern voor binding zorgt en extern een kans geeft om publiciteit te genereren. Er zal samenwerking gezocht moeten worden met allerlei partners, ook buiten de watersector.
12
4 Begroting
In dit hoofdstuk wordt een beknopte toelichting gegeven op het financiële resultaat 2014 en de begroting 2015. Een uitgebreidere onderbouwing is opgenomen in de bijlagen 4 en 5.
4.1 Resultaat 2014 Het jaar 2014 wordt met een saldo van €37.900,-‐-‐ financieel positief afgesloten. Bij de uitwerking van de factsheets (dit zijn de projecten uit het Parapluplan) zijn ten opzichte van de begroting wat verschuivingen opgetreden gedurende het jaar. De werkelijke besteding is conform begroting gebleven. Het positieve saldo is voor het overgrote deel toe te schrijven aan het beëindigen van de samenwerking met de TU Delft. De gereserveerde gelden voor de TU Delft zijn daarmee ook vrijgevallen.
4.2 Begroting 2015 De begroting van 2015 blijft qua omvang gelijk aan de voorgaande jaren, al zijn er wel een aantal bijzonderheden die van invloed zijn:
• Bijdrage aan kennisontwikkeling van €50.000,-‐-‐ komt te vervallen door stopzetten van de samenwerking met de TU Delft.
• Nieuwe kostenpost van ca. €50.000,-‐-‐ door actieve invulling themahouders Inzicht en Klimaatadaptatie en vervanging (toegelicht onder ‘programma 2015’). Vanaf het 3e kwartaal is het voornemen (na vaststelling begroting) om te starten met 2 themahouders die zich actief inzetten op deze specifiek thema’s.
Ten aanzien van de uitvoering van het uitvoeringsprogramma worden de volgende opmerkingen gemaakt:
• Beschrijving nieuwe factsheets op hoofdlijnen, bedragen zijn richtinggevend. Bij de uitwerking in concrete stappen wordt de werkelijke besteding pas inzichtelijk.
• Uitvoering geven vraagt om gekwalificeerd ‘trekkerschap’, nog niet alle projecten hebben een projectleider toegewezen gekregen.
• De invulling van de twee thematrekkers moet ook nog plaatsvinden. o De thematrekker Inzicht betreft de doorontwikkeling van de rol die Marije Stronks
in dit thema vervult; hierdoor kunnen de eigenlijke werkzaamheden elders belegd worden.
o De thematrekker Klimaatadaptatie en vervanging moet binnen de eigen gelederen (gemeenten / waterschap) geworven worden.
13
BIJLAGE 1: Voortgang projecten 2014
In 2014 hebben we onderstaande projecten uit het Parapluplan uitgevoerd.
Thema Project Voortgang Opmerkingen
Inzicht Meetnetoptimalisatie Conform plan uitgevoerd
Gegevensbeheer i.s.m. RIONED
Door vertraging bij RIONED is project doorgeschoven naar 2015
Stoplichten voor meetlocaties
Dit project stond gepland voor 2015 en is dus nog niet gestart.
Innovatie Nieuwe sanitatie camping Conform plan uitgevoerd, afronding in 2015
Decentrale zuivering de Glind
Conform plan uitgevoerd, afronding in 2015
Hergebruik waterstromen Vertraging opgelopen i.v.m. wisseling projectleiders
Inventariseren lopende innovatieprojecten
Wegens tijdgebrek niet uitgevoerd
Implementatie Gebiedsgerichte aanpak Wegens tijdgebrek niet uitgevoerd
Vergroten transparantie financiën
Conform plan uitgevoerd, afronding in 2015
Kennisplatform Conform plan uitgevoerd
Borgen lopende projecten Conform plan uitgevoerd
Organisatie Doorgroei organisatie Conform plan uitgevoerd (zie bijlage 2)
Prestatie-‐indicatoren Wachten op landelijke richtlijnen. Beschikbaar in maart 2015
14
Stra
tegi
sch
Tac
tisch
O
pera
tione
el
BIJLAGE 2: Project Doorgroei organisatie
Project Doorgroei organisatie Voor het project Doorgroei organisatie hebben we interviews gehad met de medewerker verantwoordelijk voor de afvalwaterketen van nagenoeg alle organisaties. Doel van de interviews was om een helder beeld te krijgen, hoe de afzonderlijke organisaties er voor staan en welke wensen, beelden en knelpunten er leven. Zo moet in beeld komen welke zaken goed of juist slecht gaan binnen de eigen organisatie en hoe tegen het functioneren van de samenwerkingsorganisatie aangekeken wordt, zowel op het niveau van het afvalwaterteam, platform of uitvoeringsorganisatie. De 16 gesprekken gaven 16 verschillende beelden, op onderdelen met duidelijke overeenkomsten, maar ook met grote verschillen.
De uitkomsten van de gesprekken zijn in hoofdlijnen gepresenteerd aan management en bestuur in mening vormende bijeenkomsten. De inzichten verkregen uit deze bijeenkomsten zijn samen met de interviews vertaald naar een beschrijving van de samenwerking onderverdeeld in de verschillende samenwerkingsniveaus en de meer generieke zin.
2.1 Beeld per samenwerkingsniveau
Werken op het juiste niveau: Wij werken structureel en vergaand samen op 3 niveaus (Parapluplan)
In onderstaande geven wij de werkzaamheden weer op de verschillende niveaus. Het motto daarbij is: wij werken gezamenlijk aan een afgestemd programma en doen de juiste klus op het juiste niveau. Wij onderscheiden daarbij verschillende niveaus die hieronder worden beschreven. Per
Conclusies uit project Doorgroei organisatie • Het overgrote deel van de medewerkers voert tactisch operationele taken uit; • Strategische taken blijven liggen en/of men heeft geen affiniteit met deze taak. Deze taak
is juist voor het behalen van de doelen essentieel; • Waan van de dag regeert en men is weinig kritisch op manier van werken door de grote
druk; • Veel operationele medewerkers gaan binnen afzienbare tijd met pensioen en daarmee
verdwijnt binnen enkele jaren veel kennis.
Uitkomsten interviews ter illustratie
Inzicht in kennis en kunde van de medewerkers
We hebben gevraagd naar de werkzaamheden die de medewerkers uitvoeren en waar ben je goed in en wat blijft liggen. Alle medewerkers, van zowel kleine als grote gemeenten, geven aan dat ze vele taken hebben. Deze taken variëren beleidsmatig, strategisch tot zeer uitvoerend. Het overgrote deel van de medewerkers voert tactische en operationele taken uit en geeft aan dat strategische taken blijven liggen en/of met deze taken geen affiniteit te hebben.
Omdat we het druk hebben zijn we weinig kritisch naar onze manier van werken…..’de waan van de dag is belangrijk in ons werk’
Daarnaast is een opvallende constatering dat de medewerkers op het operationele niveau binnen enkele jaren met pensioen gaan. Dit betekent dat er binnen enkele jaren heel veel kennis van het afvalwaterketensysteem verdwijnt want dit zit in de hoofden van de medewerkers.
15
Wat laten we liggen? In het Bestuursakkoord Water is onderzocht welke componenten van ons werk, als gemeenten en waterschap, tot verhoging van de uitgaven zorgen. In onderstaande figuur worden de componenten weergegeven.
Figuur 1. Gemeenten Figuur 2. Waterschap
In de praktijk betekent dit voor ons Platform dat we:
• vooral op het gebied van een klimaatgerichte benadering in combinatie met de vervangingsopgave van de riolering, kosten kunnen besparen (tussen 3 en 4,5 miljoen euro);
• inzicht in het functioneren van het afvalwatersysteem is daarbij noodzakelijk en kan leiden tot desinvesteringen (tussen 3,5 en 6,6 miljoen euro);
• gezamenlijk thema’s als het Deltaprogramma moeten oppakken, zodat we aanspraak kunnen maken op subsidies. Zo hebben we € 120.000,-‐-‐ subsidie ontvangen uit het Deltaprogramma ZON.
16
BIJLAGE 3: Programma 2015 Tabel Programma 2015 voor het Platform
Thema Project Opmerkingen
Inzicht Meten en Monitoren 2.0 Nieuw
Uniforme buien voor modellen
Nieuw
Gegevensbeheer i.s.m. RIONED
Gestart in 2014 en loopt door in 2015
Externe financiering
Innovatie Nieuwe sanitatie camping Gestart in 2014 en loopt door in 2015
Decentrale zuivering de Glind
Gestart in 2014 en loopt door in 2015
Hergebruik waterstromen Gestart in 2014 en loopt dor in 2015
Drukriolering van de toekomst
Uitkomsten landelijk onderzoek
Implementatie Gebiedsgerichte aanpak I.s.m. Deltaprogramma ZON
Vergroten transparantie financiën
Gestart in 2014 en loopt door in 2015
Kennisplatform Jaarlijkse activiteit
Borgen lopende projecten Jaarlijkse activiteit
Visie op de afvalwaterketen Nieuw
Samen met Noord en Oost Veluwe
Organisatie Prestatie indicatoren Meeliften op de landelijke inventarisatie voor Unie-‐VNG
17
BIJLAGE 4: Resultaat Begroting 2014
Resultaat Het afgelopen jaar hebben we de werkzaamheden uitgevoerd nagenoeg conform het daarvoor geraamde bedrag (tekort van €5.000,-‐-‐). Echter, in 2014 is de samenwerking met de TU delft afgerond waardoor hiervoor gereserveerde gelden vrij gevallen zijn. Dit resulteert in een positief saldo aan het eind van 2014 van € 34.900,-‐-‐.
In onderstaande tabel een overzicht van de begroting 2014 aangevuld met het resultaat. De bijzonderheden zijn onder de tabel toegelicht.
• Landelijke Steun regionale samenwerking (8)
Vorig jaar is afgesproken om in te gaan op het verzoek van de UVW en VNG om bijdrage te leveren aan de landelijke ondersteuning van de regionale samenwerking. Afgesproken is deze bijdrage in uren in te brengen, om flexibel te zijn in wie deze rol invult is de post op de begroting opgenomen. In 2014 zijn de werkzaamheden niet van de grond gekomen, waardoor deze post onaangeroerd blijft.
• Kennisontwikkeling (9)
In 2012 is een overeenkomst gesloten met de TU-‐delft als ondersteuning aan het kennisprogramma. Afgelopen jaren is meermalen geconstateerd dat deze ondersteuning niet het gewenste resultaat oplevert. Momenteel loopt een traject ter afronding van de overeenkomst. Dit verklaart de openstaande post in de begroting.
• Factsheets Parapluplan (10 t/m 17)
De besteding aan de factsheets ligt redelijk in lijn met de begroting (voordeel ca. €5.000,-‐-‐). De besteding over de verschillende factsheets is wel afwijkend ten opzichte van de begroting. In het
Begroting 2014 30 4-‐2015
Uitgaven PWVE Reservering Raming 2014 Uitgaven 2014 Inkomsten PWVE werkelijk t/m december 2014
Basiskosten1 Procesbegeleiding 15.000,00€ 14.604,70€ Saldo 2013 37.500,00€ 2 Communicatie 20.000,00€ 23.673,05€ 3 Financiële administratie 2.600,00€ 4.089,80€ Bijdragen gemeenten (inclusief ureninzet) 110.629,82€ 4 Secretariële ondersteuning 8.250,00€ 9.982,50€ 5 Flex.ruimte (voorm. Waterschapshuis leusden) 3.500,00€ 4.200,00€ Bijdrage Waterschap Vallei & Veluwe (inclusief ureninzet) 52.610,03€ 6 Overige kosten, o.a. zaalhuur, website 10.000,00€ 4.825,95€
aanvullend:Abonnementen en bijdragen extern kennis export:
7 Abonnement Hydronet 8.843,00€ 10.700,01€ 8 Landelijke steun regionale samenwerking* 7.500,00€ -‐€ Overige ontvangsten 406,56€ 9 Kennisontwikkeling 37.500,00€ 50.000,00€ 62.500,00€
Factsheets Parapluplan10 Adviesrol Uitvoeringsorganisatie 8.000,00€ 8.000,00€ 11 Inventarisatie Innovatieve projecten 2.500,00€ -‐€ 12 Vergroten transparantie financien 5.000,00€ 2.468,40€ 13 Kennisplatform 10.000,00€ 3.400,00€ 14 Borgen lopende projecten 2.500,00€ 2.550,00€ 15 Doorgroei organisatie 5.000,00€ 9.690,00€ 16 Prestatie indicatoren 2.500,00€ -‐€ 17 gegevensbeheer (methodiek inv. verhard opp.) -‐€ 5.525,00€
37.500,00€ 161.193,00€ 166.209,41€ Saldo 1.868,65€ 34.937,00€
Totaal Generaal (controle) 163.061,65€ 201.146,41€ Totaal Generaal 201.146,41€
18
Parapluplan is het uitvoeringsprogramma 2014 vormgegeven in de vorm van factsheets. Verspreid over afvalwaterteams, uitvoeringsorganisatie en het Platform zijn de factsheets opgepakt. De te verrichten werkzaamheden op Platformniveau zijn opgenomen in de begroting. In omvang is rekening gehouden bij de uitvoering van de factsheets met een besteding van €35.500, te besteden door inzet van eigen medewerkers of inhuur van externe expertise.
Het is duidelijk dat met de factsheets meer richting wordt gegeven aan de activiteiten die worden ontplooit binnen het PWVE. Echter na een jaar gewerkt te hebben met de factsheets blijken deze onvoldoende informatie te bieden om hier gericht de begroting op in te richten. Onder andere het ontbreken van een trekker, of onvoldoende concrete opdrachtomschrijving maakt dat de bestedingen afwijken van de schatting die aan het begin van het jaar is gedaan. Projecten die om deze reden nadrukkelijk afwijken zijn o.a. de inventarisatie van innovatieve projecten, het borgen van de lopende projecten, doorgroei van de organisatie en de prestatie indicatoren.
Bovengenoemde projecten zijn ofwel niet van de grond gekomen, ofwel aanzienlijk intensiever geweest dan vooraf werd ingeschat.
Bij toekomstige jaarplannen dient nadrukkelijker aandacht te zijn voor de wijze waarop de factsheets zijn uitgewerkt en de wijze waarop deze in de begroting opgenomen worden.
19
BIJLAGE 5: Begroting 2015 In hoofdstuk 4.2 is de begroting voor 2015 toegelicht. Het financiële overzicht beperkt zich tot de basis, bestaande uit basiskosten, abonnementen en de uitwerking van factsheets die op het platformniveau uitgewerkt worden. Naast het financiële aspect is expliciet aandacht voor de inzet van het kernteam die conform de vastgestelde SOK Save in rekening wordt gebracht bij de deelnemers van het PWVE.
Bij het opstellen van de begroting is rekening gehouden met de volgende uitgangspunten:
• De algemene kosten zijn ondergebracht in algemene activiteiten en initiatieven die betrekking hebben op het parapluplan, de zogenoemde factsheets.
• Overheadkosten zijn op basis van ervaring en verwachting zo goed mogelijk in beeld gebracht. Onder overhead wordt verstaan de inzet van gemeente-‐ en waterschapsambtenaren om de organisatie Platform te laten functioneren. Deze kosten worden zo laag mogelijk gehouden.
• Activiteiten worden in het kader van de professionalisering meer door eigen medewerkers van de partners uitgevoerd. Verrekening vindt plaats conform de SOK Save.
• Specifieke projectkosten vallen buiten de scoop van het Platformbudget. Deze kosten worden binnen het project inzichtelijk gemaakt en toegerekend aan de deelnemende partners aan het betreffende project.
• De bijdragen van de gemeenten en waterschap vindt plaats volgens de eerder vastgestelde verdeelsleutel. Uitgangspunt is dat de inkomsten de uitgaven dekken.
Prognose 2015 30-‐apr-‐15
Uitgaven PWVE Raming 2015 excl. BTW Inkomsten PWVE
Raming 2015 excl. BTW
Basiskosten1 Procesbegeleiding 15.000,00€ Saldo 2014 34.937,00€ 2 Communicatie 25.000,00€ 3 Kernteamlid UVO 10.000,00€ 4 Financiële administratie 2.600,00€ Bijdragen gemeenten 111.256,67€ 5 Secretariële ondersteuning 8.250,00€ 6 Flex.ruimte (voorm. Waterschapshuis leusden) 3.500,00€ Bijdrage WVV 48.743,33€ 7 Overige kosten, o.a. zaalhuur, website 10.000,00€
Abonnementen en bijdragen extern aanvullend:8 Abonnement Hydronet 8.843,00€ kennis export: -‐€
Factsheets Parapluplan9 Landelijke steun regionale samenwerking 7.500,00€
10 Gebiedsgerichte aanpak 10.000,00€ 11 Inventarisatie Innovatieve projecten 2.500,00€ 12 Vergroten transparantie financien 7.500,00€ 13 Prestatie indicatoren 10.000,00€ 14 Kennisplatform 7.500,00€ 15 Trekkersoverleg AWT's (Borgen lopende projecten) 5.000,00€ 16 Visie op de afvalwaterketen 10.000,00€
THEMAHOUDERS17 Inzicht 25.000,00€ 18 Klimaatadaptatie en vervanging 25.000,00€
193.193,00€ Saldo 1.744,00€
Totaal Generaal (controle) 194.937,00€ Totaal Generaal 194.937,00€
20
Bijdrage Partners Op basis van het resultaat 2014 en de prognose 2015 is de bijdrage van de partners bepaald. De verdeling van deze bijdrage is gebaseerd op de eerder vastgestelde verdeelsleutel op basis van inwonersaantallen.
Uit bovenstaand figuur blijkt dat gemiddeld genomen de bijdrage voor de partners gelijk is aan de bijdrage in 2014. De uitzonderingen hierop worden verklaart door de verrekening met de partners die een actieve rol vervullen in het kernteam. Deze verrekening is gebaseerd op onderstaande ureninzet (volgende pagina). De twee themahouders zijn niet op voorhand verrekend, maar deze uren zijn opgenomen in de begroting als geprognosticeerde kostenpost.
BIJDRAGEN PLATFORM totaal 2014 totaal 2015 Algemeen Ambtelijke urenBijdrage 165.000,00 160.000,00 160.000,00
Waterschap V&V 1/3 52.610,00 48.743,33 53.333,33 -4.590,00Gemeenten 2/3 112.390,00 111.256,67 106.666,67 4.590,00
INWONERSAmersfoort 143.200 30.569,69 30.709,05 23.715,15 6.993,91Baarn 24.300 5.764,41 5.788,06 4.024,29 1.763,77Barneveld 52.100 12.359,08 12.409,79 8.628,21 3.781,58Bunschoten 19.800 -16.043,07 -16.023,80 3.279,05 -19.302,85Ede 107.600 7.504,71 7.609,43 17.819,48 -10.210,05Eemnes 9.040 2.144,46 2.153,25 1.497,10 656,15Leusden 28.600 6.784,45 6.812,28 4.736,41 2.075,88Nijkerk 39.100 9.275,24 9.313,30 6.475,30 2.838,00Renkum 31.800 7.543,55 7.574,50 5.266,35 2.308,14Renswoude 4.500 1.067,48 1.071,86 745,24 326,62Rhenen 18.849 4.471,33 4.489,68 3.121,56 1.368,12Scherpenzeel 9.100 2.158,69 2.167,54 1.507,04 660,51Soest 45.700 10.840,89 10.885,36 7.568,31 3.317,05Veenendaal 62.000 14.707,55 14.767,89 10.267,73 4.500,15Wageningen 36.700 8.705,92 8.741,64 6.077,83 2.663,80Woudenberg 11.700 2.775,46 2.786,84 1.937,62 849,22
totaal aantal inwoners: 644.089
2015
AMBTELIJKE INZET 2015 Kw
artie
rmak
erM
arijk
e Ja
arsm
aW
VV
Voor
zitte
rR
ene
Gm
elig
Mei
ling
Gem
. Bun
scho
ten
Fina
ncie
el
vera
ntw
oord
elijk
eKo
en C
laas
sen
Gem
. Ede
Med
ewer
ker U
VO*
Mar
ije S
tronk
sPW
VE
Them
ahou
der "
INZI
CH
T"Pe
rsoo
nPW
VE
Them
ahou
der '
KLI
MA
AT'
Pers
oon
Org
anis
atie
Algemeen1. Kernteam overleg (9 overleggen) 9 36 36 36 36 36 362. Ambtelijk platform (5 overleggen) 5 20 20 20 10 20 203. Managersoverleg (3 overleggen) 3 12 12 124. Regiegroep (5 overleggen) 5 20 20 20 10 10 105. Bestuurlijk platform (3 overleggen) 3 12 126. Gezamenlijk platform (1 overleg) 1 4 4 4 4 4 4
Totaal Algemeen (uren) 104 104 92 60 70 70
Specifieke opgave's Kernteam7. Bestuurlijke continuiteit 80 808. Organisatie 80 40 809. Coördinatie AWT's (trekkersoverleg) 20
10. Financiën 4011. Externe contacten/klussen 45 20 6012. Thema 'inzicht - M&M 2.0' 200
13.Thema 'Klimaat - vervangingsopgave i.r.t. de Klimaatverandering' 200
Totaal Specifieke opgave's (uren) 225 140 120 60 200 200
Totaal uren 329 244 212 120 270 270Totaal dagen 41 31 27 15 34 34
12./13 thema's ca. 2dgn per week (in 2015 voor 2e helft van het jaar. (ca.280u totaal)