Bestek : S&L/AO/435/2015 · 2016-10-20 · Bestek S&L/AO/435/2015 5 / 37 Deze opdracht is een...

Bestek S&L/AO/435/2015

1 / 37

Bestek :

S&L/AO/435/2015 Open offerteaanvraag voor diensten van simultaan

tolken voor de FOD Financiën en voor de rekening

van verschillende federale overheidsdiensten.

Bekendmaking op Europees niveau

Bestek n° S&L/AO/435/2015

Opening van de offertes :10/11/ 2016 te 14u30

ERRATUM Pagina : 14, 20 en 37


2 / 37

INHOUDSTAFEL

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN ..................................................................................................... 4

B. ALGEMENE BEPALINGEN ....................................................................................................... 4

B1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT .................................................................................................... 4 B2. DUUR VAN HET CONTRACT ......................................................................................................................... 5 B3. AANBESTEDENDE OVERHEID ...................................................................................................................... 5 B4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT ...................................................................................... 6

B4.1. Wetgeving ........................................................................................................................................ 6 B4.2. Opdrachtdocumenten .................................................................................................................... 7

B5. ONVERENIGBAARHEDEN – BELANGENVERMENGING ..................................................................................... 7 B5.1. Onverenigbaarheden ...................................................................................................................... 7 B5.2. Belangenvermenging ..................................................................................................................... 7

C. GUNNING .................................................................................................................................. 9

C1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING EN OPENING VAN OFFERTES ....................................................................... 9 C1.1. RECHT EN WIJZE VAN INDIENING VAN DE OFFERTES .................................................................................. 9

C1.1.1. Elektronisch ingediende offertes .............................................................................................. 9 C1.1.2. Offertes die niet elektronisch worden ingediend .................................................................... 10 C1.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte ........................................................ 11

C1.2. OPENING VAN DE OFFERTES .................................................................................................................. 12 C2. OFFERTES ............................................................................................................................................... 12 C2.1. IN DE OFFERTE TE VERMELDEN GEGEVENS ............................................................................................. 12

A . Het offerteformulier ............................................................................................................................. 13 B. De prijsinventaris.................................................................................................................................. 13 C. Selectiedocumenten ............................................................................................................................ 13 D. Technisch voorstel: .............................................................................................................................. 13

C2.2. GELDIGHEIDSDUUR VAN DE OFFERTE ..................................................................................................... 13 C2.3. BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN DOCUMENTEN ............................................................................................ 13 C3. PRIJZEN .................................................................................................................................................. 14 C4. TOEGANGSRECHT – KWALITATIEVE SELECTIE – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA 14

C4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie ..................................................................................... 14 C4.2. Regelmatigheid van de offertes .................................................................................................. 18 C4.3. Gunningscriteria ........................................................................................................................... 19

D. UITVOERING ........................................................................................................................... 22

D1. LEIDEND AMBTENAAR .............................................................................................................................. 22 D2. PRIJSHERZIENING .................................................................................................................................... 22 D3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER ....................................................................................... 23 D4. KWALITEIT EN OPLEVERING VAN DE GELEVERDE DIENSTEN ........................................................................ 23

D4.1. Kwaliteit van het simultaan tolken .............................................................................................. 23 D4.2. Oplevering van het tolken ............................................................................................................ 23

D5. BORGTOCHT ............................................................................................................................................ 24 D5.1. Vestiging van de borgtocht ......................................................................................................... 24 D5.2. Vrijgave van de borgtocht ............................................................................................................ 25

D6. UITVOERING VAN DE DIENSTEN ................................................................................................................. 25 D6.1. Vraag om bijkomende inlichtingen en verplichting tot samenwerking................................... 26 D6.2. Onmogelijkheid tot uitvoering en ambtshalve maatregelen .................................................... 26 D6.3. Vertrouwelijkheid .......................................................................................................................... 27 D6.4. Opname tijdens de vergaderingen .............................................................................................. 27 D6.5. Uitvoeringsclausule ...................................................................................................................... 27

D7. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN ............................................................................................ 27 D8. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE OPDRACHTNEMER ........................................................................ 29 D9. GESCHILLEN ............................................................................................................................................ 29 D10. BOETES EN STRAFFEN ........................................................................................................................... 29

D10.1. Boete voor niet-naleving van de antwoordtermijn .................................................................. 29 D10.2 Straffen ......................................................................................................................................... 30 D11. Bezwaren en verzoeken ................................................................................................................ 30

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ........................................................................................... 31


3 / 37

E1. ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .......................................................................................... 31 E2. BESCHRIJVING VAN DE PRESTATIES .......................................................................................................... 31

E2.1. Simultaan tolken inclusief huur van de apparatuur (basis) ..................................................... 31 E2.2. Simultaan tolken exclusief huur van de apparatuur ................................................................. 31

F. BIJLAGE .................................................................................................................................. 33

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER .......................................................................................................... 34 BIJLAGE 2: INVENTARIS ........................................................................................................................... 37


4 / 37

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B4 Koning Albert II-laan 33 – bus 961

1030 BRUSSEL

BESTEK nr. S&L/AO/435/2015 OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN VAN SIMULTAAN TOLKEN VOOR DE

FOD FINANCIEN EN VOOR REKENING VAN VERSCHILLENDE FEDERALE OVERHEIDSDIENSTEN

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN

BELANGRIJK

Overeenkomstig artikel 9, paragraaf 4, van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van: - artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende het bedrag van

de borgtocht; - artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes.

B. ALGEMENE BEPALINGEN

B1. Voorwerp en aard van de opdracht Deze opdracht heeft betrekking op diensten van simultaan tolken van het Nederlands naar het Frans en van het Frans naar het Nederlands. Deze opdracht omvat enerzijds diensten van simultaan tolken maar ook, zo nodig, het huren van tolkapparatuur (cabine, oortelefoons, microfoons, luistersysteem, enz.). Voor elke prestatie die binnen deze opdracht zal worden gevraagd, zal er gebruik worden gemaakt van een specifiek besteldocument. In dit besteldocument zal het volgende duidelijk worden vermeld: de datum van de prestaties, de plaats van de prestaties alsook de eventuele huur van de apparatuur voor het simultaan tolken. De plaats van deze prestaties zal voornamelijk Brussel zijn. De gekozen procedure is die van de open offerteaanvraag met Europese bekendmaking. Het betreft een opdracht voor diensten voor de FOD Financiën evenals voor rekening van de FOD Mobiliteit en Vervoer.


5 / 37

Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst (artikel 2, 5° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren). Deze opdracht bestaat uit één enkel perceel. Varianten niet zijn toegestaan.

BELANGRIJK De aanbestedende overheid raamt het aantal halve dagen van simultaan tolken jaarlijks op 12 halve dagen. Dit aantal halve dagen is geen verplichting voor de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid verbindt zich er evenwel toe om jaarlijks minimum zes (6) halve dagen een beroep te doen op de dienstverlener voor het simultaan tolken.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen en te beslissen dat één of meerdere nieuwe opdrachten moeten worden uitgeschreven, zo nodig via een andere procedure. Een onvolledige offerte leidt tot de uitsluiting van de offerte voor de opdracht.

B2. Duur van het contract Het contract vangt aan op de eerste dag na de datum van verzending van de kennisgeving van gunning van de opdracht aan de opdrachtnemer. Dit contract wordt afgesloten voor de duur van vier jaar.

Elke partij kan het contract beëindigen op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt:

- minstens (3) drie maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract verbreekt;

- minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de

opdrachtnemer het contract verbreekt. De partij die de opzegging van het contract ondergaat, mag daar geen schadevergoeding voor eisen.

B3. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de minister van Financiën. Binnen het raam van deze opdracht treedt de FOD Financiën op als opdrachtencentrale, overeenkomstig artikel 2, §1, 4°, tweede streepje, van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.


6 / 37

De FOD Financiën is belast met de plaatsing en de sluiting van deze opdracht om te voldoen aan zijn eigen behoeften en die van de FOD Justitie, de FOD Mobiliteit en Vervoer, de Federale Politie alsook aan die van andere, hierna genoemde, aanbestedende overheden:

De federale administraties en andere diensten van de staat;

De Kamer en de Senaat;

Het Rekenhof;

Het Grondwettelijk Hof en de Raad van State;

De speciale korpsen van de staat;

De geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus;

De federale publiekrechtelijke rechtspersonen. Alleen de aanbestedende overheden die hiervoor met hun naam of door verwijzing naar een categorie zijn aangewezen, mogen bestellingen plaatsen op basis van deze opdracht. De leidende dienst is de FOD Financiën. De leidende dienst is het bevoorrechte contactpunt voor alle belangrijke correspondentie in verband met de opdracht. De leidend ambtenaar zal aangewezen worden op het ogenblik van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht. De opdracht stelt het wettelijke, financiële, technische en administratieve kader vast dat de relaties tussen de begunstigde partijen en de opdrachtnemer(s) regelt tijdens haar geldigheidsduur. Bijgevolg moet er iedere keer wanneer er melding wordt gemaakt van de "FOD Financiën” in deze tekst, daadwerkelijk “FOD Financiën” worden gelezen voor alles wat de gunning betreft of eraan voorafgaat of “FOD Financiën of de aanbestedende overheden, hiervoor aangewezen" voor alles wat de uitvoering betreft (namelijk alle punten onder deel D. Uitvoering van dit bestek). Het sluiten van de opdracht geeft de leverancier helemaal geen recht op exclusiviteit. De FOD Financiën kan, zelfs gedurende de geldigheidsperiode van de opdracht, leveringen identiek met of analoog aan deze beschreven in dit bestek, door andere leveranciers of door zijn eigen diensten laten uitvoeren. In dit geval kan de opdrachtnemer geen schadevergoeding eisen.

B4. Documenten van toepassing op de opdracht

B4.1. Wetgeving

- De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor

werken, leveringen en diensten; - Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 – koninklijk besluit betreffende de plaatsing van

overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; - Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van

de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken; - De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake

overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Het Algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex over het welzijn op

het werk; - De verordening van de Europese Unie met betrekking tot overheidsopdrachten voor diensten; - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van

hun werk; - De wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten en de wijzigingen

ervan die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes;


7 / 37

- Het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI); - De toepasselijke gewestelijke milieuwetgeving; - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van kracht zijn op de dag van de

opening van de offertes.

B4.2. Opdrachtdocumenten

- De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die op deze opdracht betrekking hebben, maken er integraal deel van uit. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;

- Dit bestek nr. S&L/AO/435/2015; - De offerte van de dienstverlener zoals goedgekeurd door de aanbestedende overheid.

B5. Onverenigbaarheden – belangenvermenging

B5.1. Onverenigbaarheden

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en op artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de onverenigbaarheden.

B5.2. Belangenvermenging

In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen binnen het raam van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht.

B6. Vragen-antwoorden forum

Voor deze opdracht zal de aanbestedende overheid een vraag-en-antwoordforum organiseren. Dit forum zal als volgt worden georganiseerd:


8 / 37

- de potentiële inschrijvers moeten ten laatste op 12/10/2016 om 17u aan de aanbestedende overheid hun vragen per e-mail kenbaar maken op het volgende e-mailadres: [email protected] met vermelding van de referentie en het voorwerp van de opdracht. Enkel de vragen die voor dit tijdstip de aanbestedende overheid bereiken, zullen op het forum behandeld worden. - de aanbestedende overheid zal zo snel mogelijk alle vragen alsook de antwoorden op de website van de FOD Financiën plaatsen (website: http://financien.belgium.be/nl/overheidsopdrachten// ). Dit document zal deel uitmaken van de opdrachtdocumenten. Wanneer er geen vragen zijn, zal er op de website van de FOD Financiën een document worden geplaatst waarin er melding wordt gemaakt van het feit dat er voor deze opdracht geen vragen zijn (website: http://financien.belgium.be/nl/overheidsopdrachten/). Aan de geïnteresseerde ondernemingen die onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, wordt gevraagd om dit schriftelijk te laten weten vóór 12/10/2016, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid door bepaalde specificaties uit dit bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen of te melden ten laatste bij het vraag-en-antwoordforum. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

mailto:[email protected]

http://financien.belgium.be/nl/overheidsopdrachten/

http://financien.belgium.be/nl/overheidsopdrachten/


9 / 37

C. GUNNING

C1. Recht en wijze van indiening en opening van offertes

C1.1. Recht en wijze van indiening van de offertes

Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen. Overeenkomstig artikel 52, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik toe van elektronische middelen voor het indienen van de offertes. De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend:

1) ofwel elektronisch via de e-tenderingapplicatie (zie hieronder voor meer informatie) 2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) verzonden naar de aanbestedende

overheid 3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid.

C1.1.1. Elektronisch ingediende offertes Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor de indiening van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). De offertes die elektronisch worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e-tenderingwebsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in pdf-formaat gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk elektronisch in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte, worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op de website: http://www.publicprocurement.be of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: +32 (0)2 790 52 00.

BELANGRIJK 1. Het wordt aan de inschrijver aanbevolen om zich uiterlijk de dag vóór de opening van de

offertes aan te melden om contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e-procurement bij eventuele toegangsproblemen tot de website https://eten.publicprocurement.be/.

https://eten.publicprocurement.be/

http://www.publicprocurement.be/

https://eten.publicprocurement.be/


10 / 37

2. Men moet er rekening mee houden dat de grootte van het bestand dat wordt ingediend via elektronische weg de 350 MB niet mag overschrijden.

C1.1.2. Offertes die niet elektronisch worden ingediend De offertes die op papier worden ingediend en de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden ingediend, worden in een gesloten omslag gestoken. De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend ofwel: - persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent; - persoonlijk aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen; - met de post. Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet voor geopend is verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: - de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de

opdrachtnemer; - en dat de offerte bij ter post aangetekende brief neergelegd werd ten laatste vier

kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor de ontvangst van de offertes. De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren op papier waarvan één origineel en twee kopieën en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom of usb-stick) in pdf-formaat. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver moet overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te voorkomen dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij moet in zijn offerte melding maken van de gebruikte software voor de virusscan (en de versie ervan) en de garantie dat de drager werd gecontroleerd en geen virus bevat. De FOD Financiën zal eveneens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestoken waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht: - het nummer van het bestek: S&L/AO/435/2015 - de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes: 10/11/2016 om 14.30 uur Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestoken waarop de volgende vermeldingen zijn aangebracht: - in de linkerbovenhoek: het woord “OFFERTE”; - het nummer van het bestek: S&L/AO/435/2015; - indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens van de contactpersonen die de

offertes ontvangen: AUBRY Céline 0257/89634

DEBANDE Michaël 0257/79775

BOSMAN Heidi 0257/62865

OPDECAM Christine 0257/63482


11 / 37

VAN OVERWAELLE Wendy 0257/68347

THONON Pierre 0257/63743

- op de daartoe voorziene plaats: het adres van de bestemmeling. De inschrijver die zijn offerte per drager indient, moet weten dat de North Galaxy alleen toegankelijk is via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL en alleen tijdens de kantooruren van 9 – 11.45 uur en van 14 – 16 uur. Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daar uitdrukkelijk wordt om gevraagd. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs kan dienen voor het indienen van de offerte. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen. De offertes moeten worden verzonden naar of worden afgegeven op het volgende adres:

C1.1.3. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds verzonden of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren overeenkomstig de bepalingen van artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan elektronisch zoals bepaald in artikel 52, §1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist die door de inschrijver of door zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook worden meegedeeld per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de openingszitting van de offertes toekomt alvorens hij de

zitting opent 2° en zij wordt bevestigd bij een ter post aangetekende brief, uiterlijk de dag vóór de

openingszitting. Opmerking: om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat de offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

Ter attentie van de heer Frédéric DUPONT, adviseur North Galaxy – Toren B4

Koning Albert II-laan 33, bus 961 1030 BRUSSEL


12 / 37

C1.2. Opening van de offertes

Tijdens de zitting van de opening van de offertes op 10/11/2016 om 14.30 uur zal in één van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen). Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting bij een ter post aangetekende brief is verzonden.

C2. Offertes

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en op artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage bijgevoegde offerteformulier te gebruiken. Daarom wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dat het volgende bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". De offerte en de bij het offerteformulier bijgevoegde bijlagen kunnen worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die gebruikt moet worden voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. De documenten met een technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgesteld indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte; andere talen zijn niet toegelaten. Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs indien ze in één of andere bijlage bij zijn offerte vermeld zouden zijn. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en die dus door de aanbestedende overheid niet openbaar mag worden gemaakt. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen en verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet geparafeerd). Zo niet zal de offerte als onregelmatig worden beschouwd. De inschrijvers zijn ertoe gehouden alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bestek expliciet na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.


13 / 37

De volgende inlichtingen moeten in de offerte worden vermeld: A . Het offerteformulier - De handtekening van de perso(o)n(en) die een mandaat heeft/hebben voor het ondertekenen van de offerte; - De hoedanigheid van de perso(o)n(en) die de offerte onderteken(t)(en); - De datum waarop de bovenvermelde perso(o)n(en) de offerte heeft/hebben ondertekend; - Het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de

Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); - het registratienummer bij de RSZ; - Het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Bank van de Post of bij

enige andere financiële instelling geopend heeft; - De naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van

de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, de handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;

- De antwoordtermijn; - De index voor herziening van de prijzen; - Alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes. B. De prijsinventaris - De forfaitaire eenheidsprijzen voor een halve dag simultaan tolken exclusief huur van de apparatuur voor het simultaan tolken; - De forfaitaire eenheidsprijzen voor een halve dag simultaan tolken inclusief huur van de apparatuur voor het simultaan tolken; - De forfaitaire eenheidsprijzen voor aanvullende prestaties. C. Selectiedocumenten - De verklaring omtrent de omzetcijfers betreffende de diensten waarnaar de opdracht verwijst, gerealiseerd in de loop van de drie laatste jaren. - Een kopie van de certificering ISO 9001 of van elk bewijs van soortgelijke maatregelen om de kwaliteit te waarborgen. D. Technisch voorstel: De technische offerte mag geen enkele administratieve indicatie of prijsaanduiding bevatten. Er wordt geen rekening gehouden met welke administratieve indicatie dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan A of C of met welke prijsaanduiding dan ook die voorkomt in een ander gedeelte dan B. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk de afwijkingen van het bestek en van de functionele behoeften. Zonder deze uitdrukkelijke verduidelijking zal het bestek doorslaggevend zijn in geval van geschil.

C2.2. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, die aanvangt de dag na de dag van de opening van de offertes.

C2.3. Bij de offerte te voegen documenten De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het kader van de selectie- en gunningscriteria (zie rubriek 4 van

deel C. Gunning); - de statuten en alle andere nuttige documenten die de machtiging van de ondergetekende(n)

bewijzen.


14 / 37

Alle voormelde stukken moeten worden ingediend in de taal van de offerte (Nederlands of Frans). Elke vertaling in de ene of de andere van deze twee talen is ten laste van de inschrijver.

C3. Prijzen De prijsofferte moet per halve dag simultaan tolken worden gegeven. Een halve dag omvat 3uur. Prestaties in de voormiddag starten ten vroegste om 8.30 uur en prestaties in de namiddag om 13 uur. In de offerte dient de prijs per halve dag voor 2 tolken te worden vermeld. De prijzen worden uitgedrukt “alle kosten inbegrepen en exclusief btw”. De offerte moet afzonderlijk het bedrag exclusief btw, het bedrag inclusief btw vermelden.

Alle prijzen moeten in euro worden uitgedrukt.

C4. Toegangsrecht – Kwalitatieve selectie – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria

C4.1. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijvers worden beoordeeld op basis van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie zoals hierna vermeld. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan het toegangsrecht en de kwalitatieve selectie worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 4.3 van deel C. Gunning van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn.

C4.1.1. Toegangsrecht

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in één van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium §1 De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft gestuurd, tot en met inbegrip van die voor het afgelopen voorlaatste kalenderkwartaal in verhouding tot de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en


15 / 37

2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.

BELANGRIJK We herinneren eraan dat de inschrijver of de kandidaat die een bijdrageschuld heeft die groter is dan 3000 euro en die zich kan beroepen op een schuldvordering -die zeker, opeisbaar en vrij is van elke verbintenis tegenover derden- ten opzichte van een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf dit moet aantonen. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van één of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden.

§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1° in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is 2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. § 3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht, inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1° deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek 2° omkoping zoals bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek 3° fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.


16 / 37

Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten voor te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van deze kandidaten of inschrijvers, kan zij zich richten tot de bevoegde Belgische of buitenlandse autoriteiten om de inlichtingen te verkrijgen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang tot de opdracht, de inschrijver die: 1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen 2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken. Bovendien verbindt de inschrijver zich er, met de ondertekening van zijn offerte, toe de normen na te leven die zijn vastgesteld in de basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: 1° het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957) 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 over vakbondsvrijheid en de bescherming van het vakbondsrecht, 1948) 3° het recht op organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht op organisatie en collectief overleg, 1949) 4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende de discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het koninklijk besluit van


17 / 37

15 juli 2011. De bovenvermelde bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen opgenomen in het artikel 61 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011. De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1° van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2° van de wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. Voor de Belgische inschrijver of kandidaat zal de aanbestedende overheid, die gratis toegang heeft tot de attesten van de FOD Financiën, binnen 48 uur na de zitting van de opening van de offertes overgaan tot het nakijken van de situatie van alle inschrijvers.

BELANGRIJK We herinneren eraan dat de inschrijver of de kandidaat die een bijdrageschuld heeft die groter is dan 3000 euro en die zich kan beroepen op een schuldvordering -die zeker, opeisbaar en vrij is van elke verbintenis tegenover derden- ten opzichte van een aanbestedende overheid of een overheidsbedrijf dit moet aantonen. Daarom wordt de inschrijver gevraagd om in zijn offerte het bestaan van één of meerdere schuldvorderingen waarmee de aanbestedende overheid rekening kan houden, mee te delen evenals het zekere, opeisbare en vrije karakter van alle verbintenissen tegenover derden.

Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval. Zevende uitsluitingscriterium Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.


18 / 37

Achtste uitsluitingscriterium

Overeenkomstig artikel 20 §1/1 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver van wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11 februari 2013.

Deze uitsluiting geldt op dezelfde manier ten aanzien van de entiteit waarop de kandidaat of inschrijver een beroep doet, wanneer de draagkracht van die entiteit bepalend is voor de selectie van de kandidaat of inschrijver. Deze uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van drie jaar.

C4.1.2. Kwalitatieve selectie

Selectiecriteria inzake de financiële en economische draagkracht van de inschrijver (artikel 67, 3° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011) Om een offerte voor deze opdracht te mogen indienen, moet de inschrijver in de loop van elk van de laatste drie boekjaren een jaaromzet van minstens 15.000 euro hebben geboekt met betrekking tot activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten beschreven in dit bestek. Hij moet bij zijn offerte een verklaring voegen met betrekking tot dit omzetcijfer gerealiseerd tijdens elk van de laatste drie boekjaren. De buitenlandse ondernemingen moeten bij hun offerte eveneens de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie jaar voegen of een document dat alle activa en alle passiva van de onderneming vermeldt. Indien de onderneming nog geen jaarrekeningen heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans, voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of de instelling die in het betrokken land een soortgelijke functie uitoefent.

Selectiecriterium met betrekking tot de technische bekwaamheid of de beroepsbekwaamheid van de inschrijver (artikel 72 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011) De inschrijver moet beschikken over een ISO 9001-certificering of over een gelijkwaardige certificering. De inschrijver verantwoordt de naleving van dit selectiecriterium door bij zijn offerte een kopie te voegen van de certificering ISO 9001 of van elk ander bewijs van gelijkwaardige maatregelen om de kwaliteit te waarborgen. De inschrijver moet in zijn offerte de maatregelen beschrijven die hij treft om de kwaliteit te waarborgen. Deze maatregelen moeten minstens overeenstemmen met de eisen voor de organisatie van een kwaliteitsbeheersysteem die door de norm ISO 9001 of door gelijkwaardige normen worden gedefinieerd.

C4.2. Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden uitgesloten. Enkel de regelmatige offertes zullen in aanmerking komen om te worden getoetst aan de gunningscriteria.


19 / 37

BELANGRIJK

De inschrijver verantwoordt op een gedetailleerde, complete en adequate wijze de forfaitaire eenheidsprijs. Hij zet in zijn offerte de objectieve elementen uiteen die deze laatste verantwoorden. Rekening houdend met de kenmerken van deze opdracht moet de voorgestelde prijs normaal zijn. Overeenkomstig artikel 21, §1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011: 1. moeten de inschrijvers voor de gunning van de opdracht alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de voorgestelde prijs te onderzoeken; 2. behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uit te voeren, teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan.

C4.3. Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde tot een eindklassement te komen.

C4.3.1. Lijst van de gunningscriteria

De gunningscriteria zijn: 1. de prijs; 2. de antwoordtermijn.

C4.3.2. Methode ter bepaling van de voordeligste offerte

De quoteringen voor de gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die de hoogste eindquotering behaalt. Onderstaande weging en berekeningsmethoden zullen gebruikt worden om een eindklassering op te stellen voor elke offerte met een maximum van 100 punten.

Prijzen 70 punten

Antwoordtermijn 30 punten

Voor de gunningscriteria bepaalde evaluatiemethoden

De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver die de beste score heeft behaald bij het optellen van de verschillende evaluatiecriteria.

Evaluatiemethode voor het criterium “prijs”.


20 / 37

De eenheidsprijzen worden uitgedrukt inclusief btw. De evaluatie van de offertes voor de prijs gebeurt op basis van de volgende formule (70 punten):

PX = (2 X C-F/N) + (10 X C-F/N-loc) + (10 X ECO) + (10 X MIC) + (1 X ENR) Waarbij: C-F/N de prijs is van een halve dag simultaan tolken voor de talencombinatie Frans-Nederlands exclusief huur van de apparatuur btw inbegrepen; C-F/N-loc de prijs is van een halve dag simultaan tolken voor de talencombinatie Frans-Nederlands inclusief huur van de apparatuur (basis) btw inbegrepen; In de offerte dient de prijs per halve dag voor 2 tolken te worden vermeld. ECO de huurprijs is van een bijkomende oortelefoon btw inbegrepen; MIC de huurprijs is van een bijkomende tafelmicrofoon btw inbegrepen; ENR de huurprijs is van een opnamesysteem btw inbegrepen; Mo = 70 x (PXm / PXo) Waarbij Mo het aantal punten is dat de inschrijver heeft behaald voor het criterium “Prijs”; PXm de laagste prijs inclusief btw is die wordt voorgesteld in een regelmatige offerte; PXo de prijs inclusief btw is die wordt voorgesteld in de geanalyseerde offerte.

Evaluatiemethode voor het criterium “antwoordtermijn". Onder antwoordtermijn wordt de termijn verstaan die voor de inschrijver maximaal nodig is vanaf het ogenblik dat de aanbestedende overheid de aanvraag tot dienstverlening verstuurt om de prestatie van simultaan tolken te kunnen uitvoeren.

BELANGRIJK Om het offerteformulier voor dit gunningscriterium in te vullen, moet de inschrijver rekening houden met punt “D6.2. Onmogelijkheid tot uitvoering en ambtshalve maatregelen” van dit bestek en dit in overweging nemen.

De inschrijver vermeldt in zijn offerteformulier de antwoordtermijn uitgedrukt in werkdag(en). Voor dit criterium zullen de punten als volgt worden toegekend: - Als Di < is dan 5 dagen is de offerte wezenlijk materieel onregelmatig en wordt ze uitgesloten; - Als Di > is dan of = is aan 5 dagen en < is dan 8 dagen is Dn = 30; - Als Di > is dan of = is aan 8 dagen en < is dan 10 dagen is Dn = 20; - Als Di > is dan of = is aan 10 dagen en < is dan 12 dagen is Dn = 10; - Als Di > is dan of = is aan 12 dagen en < is dan of = is aan 15 dagen is Dn = 5; - Als Di > is dan 15 dagen wijkt de offerte af van een technisch voorschrift waardoor ze materieel onregelmatig is. Bijgevolg wordt ze uitgesloten.


21 / 37

Waarbij Di = de antwoordtermijn uitgedrukt in dag(en). Deze termijn begint te lopen de dag na de aanvraag. Dn = het aantal punten dat de inschrijver behaalt voor dit gunningscriterium.


22 / 37

D. UITVOERING

D1. Leidend ambtenaar Enkel de leidend ambtenaar is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid is) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheden zullen erin worden vermeld. De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden overdragen.

D2. Prijsherziening

Voor deze opdracht kan enkel een prijsherziening worden toegepast voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de opdrachtnemer. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de opdrachtnemer. In geval van een aanvraag tot prijsherziening, door middel van een aangetekende brief, zal ze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegd paritair comité van de opdrachtnemer bij de aanvraag tot prijsherziening zijn gevoegd. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast bij elke verjaardag van de aanvang van de prestaties. De index die wordt gebruikt voor de herziening van de prijzen is de index die wordt vermeld in het offerteformulier. Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast:

2,08,0

0

0

S

sPP

Waarbij:

P = Herziene prijs.

P0 = Prijs van de offerte.

S0 = Salariskosten (sociale lasten inbegrepen): deze hebben betrekking op de gegevens die 10 dagen voor de opening van de offertes gelden.

s = Salariskosten (sociale lasten inbegrepen) op het ogenblik van de aanvraag van herziening

De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of de verlaging van de prijs die moet worden doorgevoerd ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening, ten minste


23 / 37

3% bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of ten opzichte van de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).

D3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De opdrachtnemer neemt de volledige verantwoordelijkheid op zich voor fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is door vertraging bij de uitvoering van de diensten of door het in gebreke blijven van de opdrachtnemer.

D4. Kwaliteit en oplevering van de geleverde diensten

D4.1. Kwaliteit van het simultaan tolken

Elke dienstverlening binnen het raam van deze opdracht wordt geleverd in perfecte overeenstemming met de bepalingen van dit bestek en met de specifieke instructies die in het besteldocument zijn vermeld en moet volledig en nauwkeurig zijn. De aanbestedende overheid zal in de mate van het mogelijke bij elke bestelling documentatie bezorgen met een bepaalde terminologie (wettelijke, reglementaire).

D4.2. Oplevering van het tolken

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de kwaliteit van de diensten te controleren. Zij kan zich hiervoor laten bijstaan door een externe consultant. In geval van onvoldoende kwaliteit behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om straffen toe te passen voor onvoldoende kwaliteit, zoals voorzien in deel D. Uitvoering punt 10.2 “Straffen” van dit bestek. Behoudens opmerkingen van de aanbestedende overheid wordt elke dienst van simultaan tolken impliciet als technisch opgeleverd beschouwd binnen de 5 werkdagen volgend op de prestatie van het tolken. De termijn van 5 werkdagen begint de eerste werkdag volgend op de prestatie van het tolken door de dienstverlener. De opmerkingen kunnen gebeuren via elk communicatiemiddel, ook telefonisch. Zij zullen in dit geval bevestigd worden door een brief, fax of via elektronische weg. Enkel de opgeleverde diensten kunnen worden gefactureerd.

Overeenkomstig artikel 157 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken, wordt ieder bezwaar tegen beslissingen inzake opleveringen vanwege de aanbestedende overheid ingediend bij ter post aangetekende brief uiterlijk de vijftiende dag na de dag van verzending van de beslissing.


24 / 37

D5. Borgtocht

Overeenkomstig artikel 9, paragraaf 4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken werd van artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de borgtocht en meer in het bijzonder wat betreft de aanpassing van het bedrag van de borgtocht rekening houdend met de onmogelijkheid het bedrag van de opdracht met zekerheid te bepalen op het ogenblik van de gunning ervan en de buitensporige administratieve last die zou worden veroorzaakt door een aanpassing van deze borgtocht volgens de mogelijk talrijke bestellingen die door de aanbestedende overheid zullen worden geplaatst.

De borgtocht wordt bepaald op een forfaitair bedrag van 1.000 euro.

D5.1. Vestiging van de borgtocht

Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de kennisgeving van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op één van de volgende wijzen heeft gesteld: 1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost

bankrekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas [bpost rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening

van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

3° wanneer het een collectieve borgtocht betreft, door het deponeren door een vennootschap die

deze activiteit rechtsgeldig vervult van een akte van hoofdelijke borgtocht bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

4° wanneer de borgtocht wordt gesteld door middel van een waarborg, door de verbintenisakte

van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare

instelling die een gelijkaardige functie vervult


25 / 37

2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming 3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een

gelijkaardige functie vervult

4° hetzij het origineel van de akte van hoofdelijke borgtocht, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult

5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de

verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze door de deponent ondertekende documenten vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De hiervoor vermelde termijn van dertig kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet naar het volgende adres worden verstuurd:

D5.2. Vrijgave van de borgtocht

De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste prestatie van simultaan tolken die werd uitgevoerd binnen het raam van de overeenkomst op basis van dit bestek en op voorwaarde dat alle geleverde diensten zijn opgeleverd.

D6. Uitvoering van de diensten

BELANGRIJK Onderaanneming 1. Overeenkomstig artikel 42, §2 en 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de

overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten moet de aannemer van een overheidsopdracht:

alle wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen op fiscaal vlak en op het vlak van de sociale zekerheid naleven en doen naleven door zijn eigen onderaannemers en door elke persoon die hem personeel ter beschikking stelt.

2. Overeenkomstig artikel 12 en 13 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 is het de

opdrachtnemer verboden zijn verplichtingen geheel of gedeeltelijk toe te vertrouwen aan een aannemer, een leverancier of een opdrachtnemer die zich bevindt in een van de gevallen

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole

Afdeling Vastleggingen NOGA B22

Koning Albert II-laan 33, postbus 781 – Toren B22 1030 BRUSSEL


26 / 37

bedoeld in artikel 61 tot 66 van het koninklijk besluit van 15 januari 2011. Het is de opdrachtnemer bovendien verboden de betrokken personen te laten deelnemen aan de leiding van of het toezicht op de opdracht of een gedeelte ervan. Elke schending van deze verboden kan aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen.

Bovendien mogen de onderaannemers niet verkeren in een van de uitsluitingssituaties bepaald

in punt 4.1.1. Toegangsrecht van deel C “Gunning” van het bestek. 3. De opdrachtnemer is verplicht om in de loop van de uitvoering van de opdracht een beroep te

doen op de in de offerte vermelde onderaannemers. In geval van een naar behoren aangetoonde onmogelijkheid om aan die verplichting te voldoen, moet de opdrachtnemer de aanbestedende overheid daar onmiddellijk van op de hoogte brengen en haar de toestemming vragen om een beroep te doen op andere onderaannemers.

4. Het feit dat de opdrachtnemer zijn verplichtingen volledig of gedeeltelijk toevertrouwt aan

onderaannemers ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft geen enkele contractuele band met die derden.

D6.1. Vraag om bijkomende inlichtingen en verplichting tot samenwerking

Behoudens in geval van een gemotiveerde weigering zal de aanbestedende overheid zo spoedig mogelijk alle bijstand, gegevens en informatie bezorgen die de opdrachtnemer nodig of nuttig acht voor de realisatie van het simultaan tolken.

D6.2. Onmogelijkheid tot uitvoering en ambtshalve maatregelen

Wanneer de dienstverlener vaststelt dat het voor hem onmogelijk is om de gevraagde prestaties uit te voeren op de datum die in de bestelbon is bepaald, moet hij de aanbestedende overheid hier zo snel mogelijk over informeren. Hij moet dit doen ten laatste binnen de twee (2) kalenderdagen na het versturen van de bestelling. Naast de boetes en straffen vermeld in punt “D10. Boetes en straffen” zal de aanbestedende overheid, overeenkomstig artikel 47 en 155 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken, de prestatie waarvoor de opdrachtnemer in gebreke is gebleven, laten uitvoeren in eigen beheer of via een opdracht voor rekening. Deze beslissing om over te gaan tot een ambtshalve maatregel zal per e-mail worden bekendgemaakt en worden bevestigd met een aangetekende brief of een brief bezorgd tegen ontvangstbewijs. Vanaf deze kennisgeving mag de in gebreke gebleven opdrachtnemer niet meer tussenkomen in de uitvoering van de prestatie waarvoor een bestelling werd geplaatst. Wanneer de prijs van de uitvoering van de bestelling geplaatst in eigen beheer of via een opdracht, welke voor rekening werd gesloten, hoger is dan de oorspronkelijke prijs van de bestelling, draagt de in gebreke gebleven opdrachtnemer er de meerkosten van. Wanneer de prijs van de uitvoering van de bestelling geplaatst in eigen beheer of via een opdracht, welke voor rekening werd gesloten, lager is dan de oorspronkelijke prijs van de bestelling, komt het verschil ten goede aan de aanbestedende overheid. In het geval van een opdracht voor rekening draagt de in gebreke gebleven opdrachtnemer eveneens de kosten voor het plaatsen van deze opdracht. Deze kosten worden bepaald op één percent van het bedrag van deze opdracht.


27 / 37

D6.3. Vertrouwelijkheid

De dienstverlener verbindt er zich toe om zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht op strikte wijze de vertrouwelijkheid na te leven van alle gegevens en informatie, van welke aard ook, die hem zullen worden bezorgd of waarvan hij kennis zal hebben tijdens zijn opdracht. Hij verbindt er zich eveneens toe te garanderen dat zijn personeel of in voorkomend geval de onderaannemers waarop hij een beroep doet, gebonden zijn door dezelfde verbintenis.

D6.4. Opname tijdens de vergaderingen

Wanneer de aanbestedende overheid beslist om de vergaderingen op te nemen, zullen ze worden opgenomen zonder de voorafgaande toestemming van de tolken.

D6.5. Uitvoeringsclausule

De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisverdragen van de IAO na te leven, in het bijzonder:

1. Het verbod op dwangarbeid (verdragen nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957);

2. Het recht op de syndicale vrijheid (overeenkomst nr. 87 betreffende de syndicale vrijheid en

de bescherming van het syndicaal recht, 1948);

3. Het recht van organisatie en collectief overleg (overeenkomst nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);

4. Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdragen nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951 en nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);

5. De minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973) alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr.182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Niet-naleving van deze verbintenis wordt krachtens artikel 44, §1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, krachtens artikel 47, §2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

D7. Facturatie en betaling van de diensten De betaling zal enkel gebeuren na geleverde en goedgekeurde prestaties. Geen enkel voorschot, geen enkele aanbetaling is mogelijk; de betalingen zullen slechts a posteriori worden uitgevoerd voor de gepresteerde en aangenomen diensten. De opdrachtnemer moet voor elke bestelling een factuur opmaken. De facturen moeten de bedragen vermelden die overeenkomen met de besteldocumenten en moeten de volgende gegevens bevatten:


28 / 37

De vermelding “factuur”, met een factuurnummer; De referentie van de opdracht: S&L/AO/435/2015;

De gegevens van de opdrachtnemer (naam, adres, btw-nummer);

De datum;

Het nummer van het besteldocument en in voorkomend geval het contractnummer;

Het bedrag van de btw;

Het totale verschuldigde bedrag;

De volledige naam en het adres van de bankinstelling met het rekeningnummer waarop de betaling moet uitgevoerd worden.

De betaling gebeurt conform het Reglement van de Rijkscomptabiliteit. Voor de FOD Financiën zal de betaling gebeuren na de uitvoering van de prestaties beschreven in punt E “Technische voorschriften”, op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, met toepassing van de btw, op naam van:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Centrale Facturatiedienst

Koning Albert II-laan 33, bus 788 - Blok B22 1030 BRUSSEL

De factuur mag ook in pdf-formaat naar het volgende e-mailadres worden gestuurd: [email protected] Op de facturen moet de volgende vermelding staan: “Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnummer ... op naam van ... te ...". Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld.

Voor de klanten zal de betaling gebeuren na uitvoering van de prestaties beschreven in punt E “Technische voorschriften”, op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, met toepassing van de btw, op het facturatieadres van de prestaties aan de klanten dat bij de kennisgeving van de opdracht zal worden bezorgd. Enkel de correct uitgevoerde prestaties zullen gefactureerd kunnen worden.

BELANGRIJK De aanbestedende overheid dient geen periodieke btw-aangiften in. Dientengevolge, in overeenstemming met de btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd binnen het raam van deze opdracht: het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag gebeurt binnen de dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.

mailto:[email protected]#_blank


29 / 37

Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering.

D8. Bijzondere verbintenissen voor de opdrachtnemer De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door een discretieplicht met betrekking tot de informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van deze opdracht. Deze informatie kan in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De opdrachtnemer verbindt er zich toe om, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, alle gegevens en informatie, van welke aard ook, die aan hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij bij de uitvoering van zijn opdracht kennis zal nemen, vertrouwelijk te behandelen. De opdrachtnemer staat borg voor de naleving van de vertrouwelijkheid van de gegevens door zijn personeel en zijn onderaannemers. Hij zal zijn personeelsleden en die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn slechts die gegevens meedelen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Alle inlichtingen die aan het personeel van de opdrachtnemer worden verstrekt, alle documenten die aan hem worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan hij deelneemt, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd.

D9. Geschillen

Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband.

D10. Boetes en straffen

Overeenkomstig artikel 9, §4 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken, wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel 154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen omwille van het belang dat de FOD Financiën toekent aan de kwaliteit van het simultaan tolken alsook omwille van de hoogdringendheid van de prestaties.

D10.1. Boete voor niet-naleving van de antwoordtermijn


30 / 37

Naast de sancties vermeld in punt “D6.2. 3 Onmogelijkheid tot uitvoering en ambtshalve maatregelen”, geldt dat indien de dienstverlener niet in staat is om de diensten die hem werden toevertrouwd te realiseren binnen de termijnen bepaald in de verschillende bestelbons en zonder afbreuk te doen aan de werkelijke of potentiële verantwoordelijkheid die op hem rust binnen het raam van dit contract of aan het recht van de aanbestedende overheid om het contract te ontbinden, de dienstverlener er wettelijk toe gehouden is aan de aanbestedende overheid een forfaitaire boete te betalen van 150 euro per bestelbon. De boete kan in geen geval meer bedragen dan het bedrag van de bestelling. Het bedrag van de boete zal worden afgetrokken van de betalingen die moeten worden verricht ten gunste van de dienstverlener, dit onverminderd elk rechtstreeks verhaal ingeval er onvoldoende beschikbare middelen zijn.

BELANGRIJK De boetes voor vertragingen worden bepaald bij wijze van forfaitaire schadevergoeding voor vertraging in de uitvoering van de opdracht. Ze staan los van de hieronder bepaalde straffen. Ze zijn opeisbaar, zonder ingebrekestelling, door het verstrijken van de uitvoeringstermijn, zonder het opmaken van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast telkens de opdrachtnemer in gebreke blijft.

D10.2 Straffen

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de kwaliteit van elke prestatie van simultaan tolken te controleren. Indien deze controle aantoont dat het werk van gebrekkige kwaliteit is en onverminderd de toepassing van andere contractuele sancties met inbegrip van het recht om het contract te ontbinden, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de eenheidsprijzen die verschuldigd zijn voor elke gebrekkige uitvoering van de opdracht niet te betalen en om voor elke prestatie van gebrekkige kwaliteit een forfaitaire straf van 100 euro op te leggen. Wat de verrekening van de straffen betreft, worden het bedrag van de straffen, evenals het bedrag van de schade, uitgaven of kosten die voortvloeien uit of moeten voortvloeien uit de toepassing van ambtshalve maatregelen, in de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden dan ook verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer (facturen), en daarna van de borgtocht.

D11. Bezwaren en verzoeken Alle bezwaren en verzoeken moeten met een aangetekende brief worden gericht aan de leidend ambtenaar waarvan sprake in punt D1 van dit bestek.


31 / 37

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

E1. Algemene omschrijving van de opdracht De aanbestedende overheid wil een beroep kunnen doen op een dienstverlener voor het simultaan tolken van hoofdzakelijk administratieve materies betreffende het administratief recht, het statuut van het Rijkspersoneel, het syndicaal recht, fiscale materies. Hierbij wordt veel belang gehecht aan het gebruik van de juiste terminologie die in de wetgeving en de reglementering gangbaar is. Eveneens dient te worden opgemerkt dat voor de uitvoering van dit contract alle contacten met de aanbestedende overheid zowel in het Nederlands als in het Frans moeten kunnen verlopen.

Voor andere informatie wordt verwezen naar punt B1 “Voorwerp en aard van de opdracht” van deel “B. Algemene bepalingen”.

E2. Beschrijving van de prestaties

Deze opdracht heeft betrekking op diensten van simultaan tolken van het Nederlands naar het Frans en van het Frans naar het Nederlands. De documentatie voor de tolken zal worden bezorgd van zodra ze beschikbaar is.

E2.1. Simultaan tolken inclusief huur van de apparatuur (basis) Het simultaan tolken inclusief huur van de apparatuur zal voornamelijk plaatsvinden in het gebouw North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 te 1030 Brussel in zaal S2. De vergadertafels staan opgesteld in een U-vorm en rond deze vergadertafels is er plaats voor 36 personen. Het is evenwel mogelijk dat er meer dan 36 personen deze vergaderingen bijwonen. Er kunnen maximum 50 personen de vergaderingen bijwonen. De basisapparatuur waarvoor moet worden gezorgd is: 36 hoofdtelefoons, 36 microfoons en een luistersysteem voor 14 personen. Bij het luistersysteem voor deze 14 personen zijn geen microfoons nodig. De hoofdtelefoons moeten op een dergelijke manier worden geleverd dat de oortelefoons steriel beschermd zijn. De installatie van een tolkencabine aangepast aan elk van de talencombinaties maakt eveneens deel uit van de basisapparatuur waarvoor moet worden gezorgd. Deze cabines moeten akoestisch goed geïsoleerd zijn (ISO-norm 4043-9300). Het verlenen van technische bijstand tijdens elke vergadering behoort tot de basisdienstverlening. Van zodra de vergadering gedaan is, moet al het materiaal worden weggenomen. De aanbestedende overheid zal zorgen voor de dranken voor de tolken. Tijdens de vergaderingen en in het bijzonder in de tolkencabines is het gebruik van gsm’s verboden.

E2.2. Simultaan tolken exclusief huur van de apparatuur


32 / 37

Het simultaan tolken exclusief huur van de apparatuur zal voornamelijk plaatsvinden in het gebouw Finance Tower (FINTO), Kruidtuinlaan 50 te 1000 Brussel in zaal Pacheco. De PACHECO-zaal is uitgerust met tolkapparatuur met inbegrip van tolkencabines. De aanbestedende overheid zal zorgen voor de dranken voor de tolken. Tijdens de vergaderingen en in het bijzonder in de tolkencabines is het gebruik van gsm’s verboden.

BELANGRIJK: Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de aanbestedende overheid die zich het recht voorbehoudt om de opdracht al dan niet toe te wijzen.

1030 Brussel,

Hans D’HONDT De Voorzitter van het Directiecomité


33 / 37

F. BIJLAGE

1. Offerteformulier 2. Prijsinventaris


34 / 37

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER

Bestek nr: S&L/AO/435/2015

OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DIENSTEN VAN SIMULTAAN TOLKEN VOOR DE FOD FINANCIEN EN VOOR REKENING VAN VERSCHILLENDE FEDERALE

OVERHEIDSDIENSTEN

De firma

(volledige benaming)

met als adres:

(straat)

(postcode en gemeente)

(land)

ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer

1:

en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*) (naam)

(functie)

gedomicilieerd op het adres:

(straat)


(land)

als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent en zich overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van dit bestek verbindt tot de uitvoering van de hiervoor omschreven opdracht voor diensten, tegen de eenheidsprijzen en forfaitaire prijzen vermeld in cijfers en letters, en in euro, in de inventaris opgenomen in bijlage 2.

Ik verleen de administratie de toelating om alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, over mij in te winnen bij andere instanties of instellingen. Deze inschrijving omvat de verbintenis om de administratie op eenvoudig verzoek en zo spoedig mogelijk de documenten en certificaten te bezorgen waarvan zij de voorlegging eist overeenkomstig het bestek of overeenkomstig de reglementering betreffende de afsluiting van contracten voor rekening van de staat. Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen. De vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen is duidelijk aangeduid in de offerte.

Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving

op het rekeningnummer:

1 Enkel voor de Belgische inschrijvers


35 / 37

IBAN BIC

Het nummer van het besteldocument (4500XXXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld.

Er wordt gekozen voor de Nederlandse/Franse2 taal voor de interpretatie van

het contract.

Alle briefwisseling over de uitvoering van de opdracht moet naar het volgende adres worden gestuurd: Een e-mailadres moet verplicht worden vermeld zodat er contact kan worden opgenomen met de persoon die instaat voor de opvolging van de overeenkomst (facturatie, borgtocht, ...).

(straat)


( en faxnummer)

(e-mailadres)

Antwoordtermijn:

Antwoordtermijn in werkdagen (met een maximum van 15 werkdagen) in cijfers en in letters

Index voor herziening van de prijzen:

De inschrijver vermeldt de index voor herziening van de prijzen

Gedaan: Te Op 2016

De inschrijver of de gevolmachtigde:

2 Schrappen wat niet past


36 / 37

(naam)

(functie)

(handtekening)

GOEDGEKEURD,


37 / 37

BIJLAGE 2: INVENTARIS

De prijsinventaris moet volledig worden ingevuld. De prijs exclusief btw en inclusief btw wordt uitgedrukt in cijfers en in letters. De prijsinventaris moet worden gedateerd en ondertekend. Elk blad moet worden geparafeerd. Alle prijzen moeten in EURO worden vermeld tot maximaal twee cijfers na de komma.

Forfaitaire eenheidsprijs exclusief btw (in cijfers en in letters)

Forfaitaire eenheidsprijs inclusief btw (in cijfers en in letters)

Halve dag simultaan tolken voor de talencombinatie Frans-Nederlands exclusief huur van de apparatuur (2 tolken)

Halve dag simultaan tolken voor de talencombinatie Frans-Nederlands inclusief huur van de apparatuur (basis) (2 tolken)

Bijkomende oortelefoon

Bijkomende tafelmicrofoon

Opnamesysteem

Datum: Handtekening:

Bestek : S&L/AO/435/2015 · 2016-10-20 · Bestek S&L/AO/435/2015 5 / 37 Deze opdracht is een...

Documents

Transcript of Bestek : S&L/AO/435/2015 · 2016-10-20 · Bestek S&L/AO/435/2015 5 / 37 Deze opdracht is een...