Beschutte werkplaats Zonnehoevebeheert voorraden efficiënter dankzijautomatiseringZonnehoeve is actief als toeleverancier van bedrijven in de houtsector. Het is een beschutte werkplaats, maar dat betekent niet dat de klanten lagere eisen stellen.Om efficiënter te kunnen werken, had Zonnehoeve een ERP-systeem nodig met een geïntegreerde softwaremodule voor materiaalbehoefteplanning (MRP). Zonnehoeve koos voor een samenwerking met Ad Ultima Group, dat UltimAX Wood installeerde, een zelf ontwikkelde add-on voor Microsoft Dynamics AX specifiek voor de houtverwerkende industrie. Door de kant-en-klare basis kon Zonnehoeve de nieuwe software snel in gebruik nemen. De MRP-module in UltimAX Wood berekent welke materialen Zonnehoeve moeten aankopen of produceren om aan de vraag van de klanten te voldoen. De processen van Zonnehoeve werden verder geautomatiseerd met de barcodeetikettering en –scanningsoftware van Ad Ultima Group. Daardoor volgen de opeenvolgende productbewerkingen correcter en sneller op elkaar. De organisatie kan nu veel efficiënter werken dan vroeger en de klanten krijgen een snelle en correcte dienstverlening.

Profiel

Beschutte werkplaats Zonnehoeve is actief als onderaannemer

in de houtsector. In de loop der jaren groeide de organisatie uit

tot een van de grootste producenten van tuinartikelen, bedden

en lattenbodems in België. In de productie werken ongeveer 120

medewerkers.

Uitdaging

Als onderaannemer in de houtsector moet Zonnehoeve snel

en tegen lage winstmarges kunnen inspelen op de vragen

van klanten. De opslagruimte is beperkt, zodat een efficiënt

voorraadbeheer met zo weinig mogelijk stockbreuken

noodzakelijk is voor een goede interne werking en een optimale

klantenservice. De opvolging van de voorraad gebeurde

vroeger met Excel-sheets, waardoor de informatie niet altijd

correct en snel beschikbaar was.

Oplossing

IT-specialist Ad Ultima Group hielp Zonnehoeve bij de configu-

ratie en installatie van UltimAX Wood, een ERP-systeem op basis

van Microsoft Dynamics AX dat Ad Ultima Group ontwikkelde

voor de houtverwerkende sector. Dankzij die kant-enklare

basis kon Zonnehoeve het nieuwe systeem snel in gebruik

nemen. UltimAX Wood omvat ook een module voor

materiaalbehoefteplanning en werd gecombineerd met Ad

Ultima’s barcode-etikettering en –scanningsoftware.

Voordelen

• Efficiënt voorraadbeheer• Hogere productiviteit• Snelle klantenservice• Gestroomlijnde procedures• Gebruiksvriendelijk• Commerciële troef• Barcodes voor automatische gegeneerde werkopdrachten

“Onze opslagruimte is beperkt,maar door onze voorraadefficiënter te beheren, kunnen wetoch blijven werken met zo weinigmogelijk stockbreuken.”

Pieter-Jan Vanfleteren Zonnehoeve

KLANTENGETUIGENIS - ZONNEHOEVE

“Een beschutte werkplaats moet het niet hebben van liefdadigheid”,zegt Pieter-Jan Vanfleteren van beschutte werkplaats Zonnehoeve.“Net als alle bedrijven moeten ook wij kwaliteit leveren en hardwerken om onze concurrentiepositie te behouden. We zijn eentoeleverancier van commerciële bedrijven en als er iets niet goedloopt, zullen die niet milder reageren omdat we een beschuttewerkplaats zijn. Ook onze procedures zijn even complex als die vanandere bedrijven.”

Zonnehoeve schakelde daarom de diensten van Ad Ultima Group in voor de installatie van Microsoft Dynamics AX als Enterprise Resource Planning (ERP) oplossing. De aanwerving van Pieter-Jan gebeurde ook in functie van het automatiseringsproject. “We wilden een beter en correcter overzicht krijgen van onzevoorraden op elk moment”, legt Pieter-Jan Vanfleteren uit. “Alstoeleverancier maken we deel uit van een ingewikkeld technischproductieproces. Efficiëntie en een betrouwbare, stipte service zijndan ook noodzakelijk als we onze klanten willen behouden.”

Zo weinig mogelijk stockbreuken metbeperkte voorraad

Het voorraadbeheer gebeurde vroeger nog met Excel-tabellen.“Die manuele werkwijze veroorzaakte soms problemen”, zegtPieter-Jan Vanfleteren. “Als bijvoorbeeld een magazijnier perongeluk iets wiste uit een Excel-tabel, dan was die informatiegewoon verdwenen. Nu blijft er in ons ERP-systeem altijd eenhistoriek bewaard. Je kan dus ook altijd nagaan wie wat heeftgedaan. Daardoor kunnen we onze voorraden beter beherenen dus ook de productie efficiënter opvolgen. Bovendien isonze opslagruimte beperkt. Door onze voorraad efficiënter tebeheren kunnen we toch blijven werken met zo weinig mogelijkstockbreuken. De klanten kunnen dus rekenen op een goededienstverlening.”

De keuze voor Dynamics AX en Ad Ultima Group verliep vrij vlot. “Na een aantal gesprekken met Ad Ultima Group hebben we beslist om met hen in zee te gaan”, verklaart Geert Van Hecke, die verantwoordelijk is voor de boekhouding bij Zonnehoeve. “Ze overtuigden ons met hun expertise en hun software op maat van onze activiteiten.”

Specifieke software voor de houtsector

“Onze UltimAX Wood Suite is een add-on op Dynamics AX diewe specifiek ontwikkelden voor bedrijven in de houtverwerkendeindustrie”, zegt Thierry De Bock van Ad Ultima Group. “We hebben aleen twintigtal klanten in de houtsector, zowel houthandelaars alsproductiebedrijven.”

Dankzij UltimAX Wood kon het project bij Zonnehoeve vertrekkenvan een kant-en-klare basis. Daarnaast moesten de specialistenvan Ad Ultima Group, in overleg met de mensen van Zonnehoeve, deadministratieve processen en interne procedures verder verfijnen.Men integreerde de technologie ook met een systeem voor scanning.Op basis van de barcodes kunnen de gebruikers de voorraden nuperfect opvolgen.

“Alles begint bij de bestelling van de klant”, legt Geert Van Heckeuit. “Ons ERP-systeem controleert dan of we voor het verkoopordernog materiaal nodig hebben dat niet in voorraad is. Het checkt ookhoeveel medewerkers we moeten inzetten om de bestelling af tewerken binnen de termijn van de klant. Het systeem genereert debestelvoorstellen van de grondstoffen en wanneer we de leveringontvangen, registreren we dat ook in het systeem. Vervolgens kunnenwe etiketten met barcodes afdrukken die we op het materiaal kleven.De barcode geeft aan wat er met het materiaal moet gebeuren –bijvoorbeeld verzagen naar een bepaalde lengte. Door de barcodete scannen, krijgt de monitor van de werkplaats een opdrachtje tezien op zijn computerscherm. Wanneer hij daarmee klaar is, klikt hijop de knop ‘gereed melden’, zodat we direct de volgende stap in debewerking kunnen zetten. We drukken telkens een nieuw barcodeetiket af bij elke nieuwe bewerking.”

Uniforme benamingen en processen

“Zo ontstaan er geen bottlenecks meer in de productie. Deopdrachten die de software genereert, zijn meteen duidelijk voorde monitor”, zegt Pieter-Jan Vanfleteren. “Door de automatiseringkunnen we ook slechte procedures schrappen. We zijn immers welverplicht om over alle processen na te denken en ons af te vragenwaarom we iets op een bepaalde manier doen. De uitvoering vanhet project startte op 1 november 2011 en in april 2012 hebben wede nieuwe toepassing in gebruik genomen. Het is dus behoorlijk snelgegaan. We kunnen nu autonoom verdergaan met het stroomlijnenvan de processen.”

“Zonnehoeve doet zelf deeerstelijns support. Het is destrategie van Ad Ultima Group om onze klanten zo veel mogelijk autonoom te laten werken maar we zorgen natuurlijk voor ondersteuning wanneer dat nodig is.”Thierry De BockAd Ultima Group

Intussen werken de 20 gebruikers bij Zonnehoeve wel al vlot methet nieuwe systeem. Kleine probleempjes kunnen ze zelf oplossen.“We hebben de key users een opleiding gegeven zodat ze daarnahun kennis konden doorgeven aan hun collega’s”, zegt Thierry DeBock. “Het is de strategie van Ad Ultima Group om onze klanten zo veel mogelijk autonoom te laten werken, maar indien nodig kunnen we natuurlijk extra opleidingen geven of helpen om problemen op te lossen of aanpassingen door te voeren.”

Altijd correcte voorraadinformatie

De overschakeling naar de nieuwe werkwijze bij Zonnehoevewas niet voor iedereen gemakkelijk. “Niet alleen omdat niet allemedewerkers even goed konden werken met een computer, maarook omdat er door de automatisering meer interne controle isdan vroeger”, verklaart Geert Van Hecke. “We begrijpen wel datniet iedereen dat aangenaam vindt, maar we kunnen het ons nueenmaal niet veroorloven om met te veel voorraad te zitten of omminder productief te zijn. Als klanten ons nu bellen om te wetenwat we in voorraad hebben, hoeven we niet meer te gaan tellenof opzoeken in Excel-tabellen, maar kunnen we hen meteen eencorrect antwoord geven. We hebben zelfs een nieuwe klant voorwie het gebruik van Dynamics AX een voorwaarde was om metons samen te werken. In die zin betekende het systeem een directecommerciële troef.”

AD ULTIMA GROUPBeneluxpark 78500 KortrijkTel: +32 (0)56 740 740Fax: +32 (0)56 740 700eMail: info@adultimagroup.comURL: www.adultimagroup.com