Beoordelingsgesprekken

2013

Jouw ervaring als medewerker

Agenda en doel

1. Inleiding2. Performance reviews

• Tijdslijn• Scoren• Het beoordelingsgesprek zelf

1. Inleiding - verwachtingen …

• Wanneer is iemand tevreden ? • Als iemand iets ervaart zoals hij het

MINIMAAL verwacht • Wat wilt dit zeggen voor klanten (intern &

extern), kandidaten, medewerkers, … ?

4

PERCEPTIE = SUBJECTIEF = REALITEIT

Wat beïnvloedt gedrag?

• Verledenkennis, identiteit, religie, cultuur, emotie, ervaring, …

• Heden (korte termijn)persoonlijk gevoel, vertrouwen, het weer, luisteren, geld, voldoen aan ‘image’ en verwachtingen, …

• Toekomst (lange termijn)uitdaging, overtuiging, vertrouwen, ethiek/waarden, verbeelding, doel, verlangen, promotie, …

• => verleden, heden én toekomst beïnvloeden gedrag

Kijk ik met dezelfde bril naar al mijn medewerkers?

Hoe kijk ik naar het gedrag en prestatie van mijn medewerker(s)?

Doel / Missie / Waarden

• Wat is de impact hiervan op onze (beoordelings)gesprekken, feedbackmomenten en aansturing van mijn team

• Wat is belangrijk?• Waar willen we op letten om de juiste ‘toon’

te zetten?• Welk ‘klimaat’ hebben we hiervoor nodig?• Wat zijn ‘do’s’ en ‘don’ts’ in deze context?

2. Performance reviews

• Huidige evaluatiecyclus - tijdslijn• Scoren – Ranken - Kalibratie• Communicatie: een goed beoordelingsgesprek

Wanneer zijn de performance reviews voor

jullie geslaagd?

Evaluatiecyclus

Contractgesprek: ONTWIKKELENAfspraken over te behalen resultaten en te ontwikkelen competenties

Januari Juli-augustus December - januari

Functioneringsgesprek: BETREKKENdoor bespreken voortgang en geven

ondersteuning

Beoordelingsgesprek:BEOORDELEN van resultaat en ontwikkeling

+ continu feedback momenten om te sturen naar resultaat én te coachen naar ontwikkeling

Beoordelingsgesprek

• Beoordeling van prestaties, functie-uitvoering en gedrag van de medewerker over het hele jaar

• Voornamelijk 1 richtingsverkeer mbt de score• Beoordelen van WAT en HOE

• Wat heeft medewerker gerealiseerd?• Hoe – waren de realisaties conform de afspraken?

• Voor welke medewerkers? Ook uitzendkrachten?• Conclusies en afspraken van het beoordelingsgesprek

krijgen vervolg in het ‘contractgesprek’.• Minimaal x maand in dienst/effectief gewerkt in betrokken

jaar om een score te krijgen

Scoren

• Hou bij het scoren rekening met• Uitvoering van de functie, functioneren in het team, ambassadeur,

…• Vooropgestelde doelstellingen• (Kern)competenties en gedrag / waarden

• Heb je voldoende info om hier een gefundeerd antwoord op te geven? Waar/bij wie kun je extra info vinden?

• Durf een standpunt innemen – het blijft jouw inschatting – neem verantwoordelijkheid voor jouw keuze!

• De ranking binnen je team/afdeling en kalibratie binnen MT zorgen ervoor dat scores binnen de organisatie worden afgestemd.

Scoren - beoordelingsgesprekScore Toelichting Vervolgacties medewerker

en leidinggevendeC = onvoldoende = de taakvervulling, gedrag en/of competentie

voldoen niet aan de verwachtingen/ gemaakte afspraken en medewerker toont dit ook niet op andere gebieden

3 mogelijke acties:- Maak een concreet actieplan met

zichtbare resultaten op 2 maanden termijn- Bekijk de mogelijkheden om naar een

andere functie over te stappen binnen de organisatie

- Exit

B = matig = de taakvervulling, gedrag en/of competentie voldoen niet helemaal aan de verwachtingen; er zijn aandachtspunten die verbeterd moeten worden

Stel een verbetertraject op en volg kort op – zichtbare resultaten worden op termijn van 6 maand verwacht

A = volgens verwachting

= perfecte fit in functie/ functieniveau - tevreden – de taakvervulling, gedrag en competentie geschiedt conform de verwachtingen/gemaakte afspraken

Ontwikkelacties om verder te groeien en/of om job leuk te houden.

A+(4) = Boven verwachting

= overtreft op een aantal kerntaken/ competenties de verwachte functie-vervulling, en/of gemaakte afspraken – medewerker neemt ontwikkeling in eigen handen

Maak afspraken over verdere ontwikkeling, gericht op verdieping of verbreding van het werkpakket om job leuk te houden, bekijk ook de mogelijkheden voor een loopbaanstap op korte of lange termijn.

A++ (5) = Uitmuntend

= de kerntaken en competenties overtreffen de verwachtingen – leervermogen om op korte termijn verder te groeien

Stel een plan op om een loopbaanstap te realiseren met streven om dit binnen 1 jaar te doen en/of extra ruimte voor opleiding.

Meer info: caroline@arcadehr.be

Scoren

• Score A = effectief goed!• Brede categorie

• Objectieve criteria – richtlijnen:•

Nine box model

PerformantieScore op resultaten én competenties

PotentieelCompetentiesAmbitieLeervermogen

A++A

A+A

A

B

?C

B

Jouw team - scores

• Sta even stil bij je team: wie zijn je toppers & wie zijn je low performers? Waarom? • Verschil tussen high performer en een high

potential

• Overzicht

Evaluatiecyclus - tijdslijn

Week

Door Voor/met

Verwachte Tijdsbesteding

Workshops HR Alle LG u

Scoren elke mw Alle LG u/mw

Ranking binnen afdeling MT en HRM

LG u

Kalibratie binnen organisatie HRM MT u

Bepalen cyclus volgend jaar HRM MT u

Terugkoppelen kalibratie naar LG MT LG u

Beoordelingsgesprekken incl. voorbereiding

Alle LG MW u/mw

Impact loon HRM/DIR

Brief naar medewerkers met nieuw salaris

HRM MW

Enkele situaties

1. Medewerker is halverwege jaar van functie veranderd – presteerde top in vorige functie – heeft nu passende functie qua niveau en zit nog volop in leertraject – medewerker heeft bij overgang naar deze nieuwe (hogere) functie loonsverhoging gekregen

2. Medewerker heeft doelstellingen behaald en haalt in uitvoering van de functie niet het gewenste niveau

3. Medewerker levert goede prestaties in de functie – heeft negatieve uitstraling en roddelt over collega’s van andere afdelingen. Dit heeft negatieve impact op motivatie van collega’s.

4. Medewerker haalt vooropgestelde resultaten niet – is belangrijke teamplayer die veranderingen/nieuwe zaken positief onthaalt en deze binnen het team weet te ‘verkopen’

Het gesprek zelf

Succesfactoren voor goed (beoordelings)gesprek

21

TijdLuisteren

RespectRust

Voorbereid

=LEIDINGGEVENDE MEDEWERKER

<>

Basics

• Bereid het gesprek goed voor:• Zorg dat je zelf achter de score staat• Welke effect wil je bekomen?• Speel de ‘bal’ en niet de ‘man’• Hoe hoger de ‘kwaliteit’ van de doelstellingen, functioneringsgesprek,

tussentijdse feedback en dagelijkse coaching, des te gemakkelijker de beoordeling

• Zorg dat jullie beiden zijn voorbereid op het gesprek• Vul scores en eventuele toelichting / verslag al in – breng voorbereiding

mee naar het gesprek• Kies kritisch een beperkt aantal ‘zwakke’ punten

• beoordelen is een continu proces

Structuur van het gesprek• Deel aan het begin van het gesprek de beoordeling mee• Licht toe hoe je tot deze beoordeling gekomen bent ahv

resultaatsafspraken & gedragscompetenties• Gebruik concrete situaties die je beoordeling toelichten• Ik-boodschappen• Geef aan wat je goed vindt in het functioneren & welke onderdelen

verbetering behoeven.

• Vraag eventueel feedback over jouw functioneren als leidinggevende (zie volgende slide)

• Ruimte voor vragen • hoe is het gesprek verlopen? welk gevoel heb je hierbij?

• Bespreek welke follow-up gewenst is (=basis contractgesprek)• Sluit het gesprek af

24

Voorbereiding door de medewerker• Wat is – op professioneel gebied - je grootste succes van het afgelopen jaar?• Wat boeit jou in je huidige functie?• Welke zijn je sterke punten voor deze functie? Welke zijn je te ontwikkelen

punten? Hoe wil je dit aanpakken?• Wat heb je het afgelopen jaar bijgeleerd? Heb je deze kennis ook gedeeld met

collega’s? Zo ja, hoe?• Welke talenten/kennis/kunde heb je nog te weinig kunnen gebruiken?• Heb je de vooropgestelde doelen bereikt? Hoe heb je dit aangepakt?• Wat vind je van jouw samenwerking met je (interne en/of externe) klant, je

collega’s, … ? Hoe zou je de samenwerking nog kunnen verbeteren?• Vind je dat je voldoende initiatief en verantwoordelijkheid kunt nemen? Zo ja, kun

je concreet voorbeeld geven? Zo nee, wat kan je leidinggevende doen om ervoor te zorgen dat dit in de toekomst wel gebeurt?

• In welke richting wil je op professioneel vlak nog verder groeien binnen de organisatie? En op welke termijn zie je dit?

• Vind je jezelf een ambassadeur voor je organisatie? Waarom wel? Waarom (nog) niet?

• Wat zijn voor jou de sterktes van onze organisatie als werkgever?• Heb je nog andere punten die je tijdens het gesprek aan bod wilt laten komen?

Voorbereiding door de leidinggevende• Wat is het belangrijkste doel van de functie?• Welke zijn de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie? Probeer deze

zo concreet mogelijk te beschrijven. In welke mate heeft de medewerker deze behaald?

• Welke zijn de sterke punten van de medewerker voor deze functie?• Welke zijn nog te ontwikkelen punten? Heb je suggesties hoe jullie dit het

beste aanpakken?• Wat is de medewerker zijn/haar grootste talent? Waarin blinkt hij/zij uit? Hoe

kunnen jullie dit talent nog meer inzetten in het team en/of binnen de organisatie?

• Kun je een voorbeeld geven waarbij je medewerker verantwoordelijkheid opneemt? Hoe kun je je medewerker helpen om dit nog meer te doen?

• Waarom is hij/zij een ambassadeur van je organisatie? Waarom (nog) niet? Welke tips kun je meegeven?

• Welke is de belangrijkste evolutie die de medewerker het afgelopen jaar heeft doorgemaakt? (zowel in de uitvoering van de job als eventueel extra kennis)

• Heb je nog andere punten die je tijdens het gesprek aan bod wilt laten komen?

Feedback vragenJe zou feedback kunnen vragen over volgende zaken:• Ondersteuning bij uitvoering van het werk

• Ben ik er als je me nodig hebt?

• Delegeren van bepaalde taken• Krijg je voldoende verantwoordelijkheden?

• Informatiedoorgave• Krijg je voldoende informatie?

• Communicatie• Vind je dat we zaken goed kunnen bespreken (luisteren én praten) - Vind je dat we

problemen kunnen bespreken?

• Waardering• Krijg je voldoende feedback over je gepresteerde werk? Schouderklopje?

Als je dit doet, doe er dan ook iets mee

Jouw team – de gesprekken

• Voor welke medewerkers verwacht je vlot gesprek? Waarom?

• Welke gesprekken zie je minder zitten? Waarom?

Tips & Tricks

• Plan voldoende tijd in je agenda• Start met een ‘eenvoudig’ gesprek • Stel de moeilijkste gesprekken niet uit tot het

laatst• Bereid deze extra goed voor• Zelfvertrouwen

• Reserveer een lokaal/ruimte waar je rustig kunt zitten

• Vermijd storende factoren (GSM, …)• Luister naar elkaar• ga bij voorkeur in ‘hoekpositie’ of naast elkaar

zitten

"Als je iets goeds ziet, geef dan een compliment.

Als je iets fouts ziet, bied dan je hulp aan.”

Hulp is vaak ‘gewoon’ luisteren Los de problemen van de ander niet op

Leer eventueel hoe hij/zij het wel kan doen