Beleids- en BeheersCyclus

Studiedag Lokaal Jeugdbeleid18 maart 2015

Doelstellingen

Praktische toelichting BBC(Beetje) technisch

Hoe kan ik hier als burger/organisatie meeaan de slag?

(Beetje) technischShow me the money?

3

Beleids- en Beheerscyclus (BBC)Beleidscyclus & Financiële cyclus

BeheerscyclusBudgethouderschap, interne controle, MIS, …

4

Beleids- en Beheerscyclus (BBC)Regelgeving:

Organieke decretenGemeentedecreet (2005), OCMW-decreet (2008), Provinciedecreet (2005)BVR-BBC van 25 juni 2010MB van 1 oktober 2010

Implementatie:Algemene invoering vanaf boekjaar 2014Pilootbesturen vanaf boekjaar 2011

+/- 820 Vlaamse lokale besturen:Gemeenten, OCMW, provinciesAGB, APB, OCMW-verenigingen van publiek recht

5

Kader van totstandkoming

Organieke decretenHet Vlaamse Regeerakkoord 2009-2014Europese rapporteringsverplichtingen

(ESR95)Aanbevelingen Raad van EuropaInternationale standaarden (IPSAS)Evaluatie NGB en NOBOverleg

6

Doelstellingen BBC

Beter opvolgen van beleid

Beter opvolgen van beheer

Basis voor planlastvermindering

Ruimte voor maatwerk

Bijdragen tot schaalvoordelen

De Vlaamse overheid de benodigde informatie bezorgen

7

Planlastvermindering

Doelstelling: Planlasten op de besturen verminderen door:

de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan

de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies

8

Ruimte voor maatwerk

Besturen krijgen vrijheid om:beleidsrapporten te enten op hun organisatieinhoud ervan af te stemmen op de hoofdlijnen van hun beleid

Besturen kunnen boekhouding aanpassen aan interne en externe informatiebehoeften

Besturen zijn zelf verantwoordelijk voor hun organisatiebeheersing (ICS)

Interne proceduresDelegatiemogelijkheden – budgethouderschapTaakstellingBevoegdheden (beheer van middelen)

9

Bijdrage tot schaalvoordelenGemeente en OCMW werken met hetzelfde

financieel systeem:financiële diensten gemeente en OCMW kunnen nauwer samenwerken

→ schaalvoordelen en efficiëntiewinsten ook samenwerking tussen andere diensten van gemeente en OCMW wordt gemakkelijker

Gemeente/provincie en hun satellieten (OCMW/AGB/APB …) voeren een gemeenschappelijk beleid

10

Beleidsrapporten

Meerjarenplan (en aanpassingen)

Budget (en budgetwijzigingen)

Jaarrekening

11

De beleidsrapporten -conceptueel kader

De beleidsrapporten staan in functie van de informatiebehoeften van de hoofdgebruikers

“User-Needs”-model (Gebruikers –Behoeften)

Wie zijn de hoofdgebruikers?Wat zijn hun doelstellingen?Wat zijn hun informatiebehoeften?Welke rapporten hebben zij nodig?Welk registratiesysteem is er nodig?

12

De hoofdgebruikers

Criterium:Wie neemt beslissingen met een grote impact

opGemeentelijk/provinciaal belangWelzijn van de burgersDuurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied

Algemeen belang

Antwoord:De gemeente-, de provincie- en/of de OCMW-raadDe Vlaamse Gemeenschap als beleidsvoorbereider

Maar nietDe controlerende instanties (toezicht, externe audit, …)Het management (CBS/BD, secretaris, …)

13

Infobehoeften raadsleden

PlanningsfaseBepaling van het beleidAutorisatie (toekenning van kredieten)

EvaluatiefaseEvaluatie van het beleidEvaluatie van de autorisatie

14

Infobehoeften Vlaamse overheidBeleidsinformatie:statistische gegevens

Rapportering aan INR (ESR95)Bestuurlijk toezicht op de

beleidsrapportenPlanlastverminderingExterne audit...

15

Beleidsrapportering

Onderscheid tussen:Beleidsrapport voorgelegd aan de raadGecondenseerdFocus op hoofdlijnen

Digitale rapportering aan de Vlaamse overheidBevat (bijna) alle details

Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

16

Digitale rapportering

Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet daarvan een digitaal rapport gezonden worden naar ABB

≠ digitale afdruk van het beleidsrapport

= digitale versie van de geconsolideerde registraties

Digitale rapportering

2 bestanden met vaste bestandsstructuurXBRL-bestandGeconsolideerde transactiesmet 7 dimensieséén bedrag voor elke unieke combinatie

XML-bestandInfo over randtabellen

BBC-DR – Bestandsstructuur

All Products

Consumer HealthGenerics

Pharmaceutical

Other

2001 2002 2003

Sales

All Regions

US and Canada

Europe

Asia

Other

BBC-DR: bestandsstructuur

Algemene Rekening

BeleidsdomeinBeleidsveld

Economische sectorcode

Transactiecode

Budgettaire entiteit

Investeringsenveloppe

Actie Beleidsdoelstelling

Indicator

Actieplan

Deelrapportcode Vlaamse Beleidsprioriteit

IndicatorIndicator

20

Beleidsrapporten -algemeenMeerjarenplan (en aanpassingen)Bepaling van het beleid

Budget (en budgetwijzigingen)Bepaling van het beleidAutorisatie aan de hoofdbudgethouders (toekenning van kredieten)

JaarrekeningEvaluatie van het beleidEvaluatie van de autorisatie

21

Beleidsrapporten algemeen

Identieke opbouwVan meerjarenplan, budget en jaarrekeningNaar structuur, vorm, inhoud

Voor gemeenten, OCMW’s en provincies=> Verbetering van transparantie, leesbaarheid

Onderscheid tussen:Beslissend gedeelte: in beleidsrapportOndersteunende informatie: in toelichting (verplicht)

22

Toelichting bij beleidsrapportWaarom een toelichting?Beleidsrapporten:Moeten toegankelijk zijn voor raadsleden, geen ballast, niet te complex, leesbaarBeleidsinfo op hoofdlijnen, gestructureerd en synthetischDecretaal opgelegde elementen + elementen die beslissing raad vragen

Toelichting:Begeleidende, ondersteunende info en documentatieDetailinformatie voor raadsleden

23

Enkele krachtlijnen

Beleidsfunctie van de beleidsrapporten

Autorisatiefunctie van het budget

Functionele indeling

Boekhouding

24

Strategische planning BBC

Verantwoordelijken

Strategie

Beleidsdoel-stellingen

Output(Resultaat)

Effecten

Omgeving

Activiteiten(Actieplannen)

Input(Middelen)

Financiëlevertaling

Algemenefinanciering

Financieelevenwicht ?

25

Missie

Gemeentedecreet:

Art. 2. De gemeenten beogen om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. …

Art. 3. De gemeenten verzekeren een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van de gemeentelijke bevoegdheden.

Ze betrekken de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgen voor openheid van bestuur.

26

Beleidsfunctie van beleidsrapportenBeleidsfunctie van de planningsrapporten

BeleidsdoelstellingenActieplannenFinanciële vertalingFinancieringFinanciële toestand

Beleidsfunctie van de jaarrekeningRealisatie van de beleidsdoelstellingenRealisatie van de actieplannenFinanciële vertalingHoe hebben we dat gefinancierdHoe is de financiële toestand

27

Beleidsdoelstellingen

Elke beleidsdoelstelling bestaat uit:

een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaargemaakt;

een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven;

de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft.

28

Beleidsdoelstellingen

In de planningsfasePer beleidsdoelstelling: 3 vragenWat willen we bereiken?

=> vooropgesteld resultaat (of effect )Wat gaan we daarvoor doen?

=> actieplannen (incl. realisatietermijn)

Wat zijn de financiële gevolgen?=> realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar

29

Beleidsdoelstellingen

In de evaluatiefasePer beleidsdoelstelling: 3 vragenWat hebben we bereikt?

=> gerealiseerd resultaat (of effect )Wat hebben we daarvoor gedaan?

=> uitgevoerde acties en actieplannenWat waren de financiële gevolgen?

=> gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

30

Beleidsdoelstellingen

Geen verplichting om alle verrichtingen in beleidsdoelstellingen te verwerken

Niet alle beleidsdoelstellingen en actieplannen moeten in de beleidsrapporten expliciet tot uiting komen

31

Beleidsdoelstellingen

Onderscheid tussen:Prioritaire beleidsdoelstellingenOverig beleidNiet-prioritaire beleidsdoelstellingenNiet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen

Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers ...

32

Autorisatiefunctie budget

Kredietbewakingminder detaillistisch dan in NGB/NOB/NPBUitvoering budget kan flexibel verlopen

Budget bevat enkel kredieten voor ontvangsten en uitgaven (= kasstromen):

Exploitatie: enkel transactiekredietenInvesteringen: zowel verbintenis- als transactiekredieten

33

Autorisatie exploitatiebudget

Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo

Algemene financiering

Beleidsdomein 1

Beleidsdomein 2

Beleidsdomein 3

…

Beleidsdomein N

Totalen

34

Autorisatie investeringskredieten

Verbintenis-kredieten

Transactiekredieten

2012 2013 2014 2015

Uitgaven 15.0003.000

6.000

3.500

2.500

Gebouwen 10.000 3.000 5.000 2.000

Installaties 3.500 1.000 1.500 1.000

Meubilair 1.500 1.500

Ontvangsten

9.0001.800

3.600

2.100

1.500

Invest.subsidie 9.000 1.800 3.600 2.100 1.500

35

Functionele indeling

Besturen werken met gestandaardiseerde beleidsvelden (bv. 0750 - Jeugd)

Besturen kunnen beleidsvelden verder onderverdelen in beleidsitems (bv. Jeugdverenigingen, niet-georganiseerde jeugd,…)

Besturen groeperen beleidsvelden in eigen beleidsdomeinen (bv. cultuur en vrije tijd)

Bepalend voor de autorisatieAfgestemd op de eigen organisatieVerplicht gebruik van beleidsdomein “Algemene financiering”

36

Een voorbeeld

BeleidsdomeinCultuur en vrije tijd

Beleidsvelden:Jeugd, sport, musea, cultuurcentrum ...

Beleidsitems jeugdJeugdverenigingen, niet-georganiseerde jeugd,…Speelpleinwerking, subsidies, werking jeugdraad, …

37

De boekhouding

De rapporten komen tot stand op basis van registraties in dagboeken:

Budgettaire dagboekenRaming van de verwachte ontvangsten en uitgavenMeerjarenplanBudget

Vastlegging van de verbintenissenJaarrekening

Aanrekening van de transactiesJaarrekening

Algemeen dagboekAanrekening van de transactiesJaarrekening

38

De boekhouding

KaderDubbel boekhouden (organieke decreten)Opvolgen budgethouderschapFinanciële vertaling van de beleidsdoelstellingenStatistische informatie i.f.v. ESR95Financiële stromen volgens economische aard (ESR95)Financiële stromen volgens functionele aard (COFOG)Financiële stromen volgens economische sector

Planlast: koppeling met sectorale rapporten

39

Beleidsrapporten algemeenMeerjarenplan Budget Jaarrekening

Bele

id

Strategische nota Beleidsnota Beleidsnota

Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie

Financiële nota

Financieel doelstellingenplan

Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening

Staat v/h financieel evenwicht

Financiële toestand Financiële toestand

Lijst overheidsopdrachten

Lijst daden van beschikking

Nominatieve lijst subsidies

Au

toris

atie

Financiële nota

Exploitatiebudget

Investeringsbudget

Liquiditeitenbudget

Financiële nota

Exploitatierekening

Investeringsrekening

Liquiditeitenrekening

SA

R

Balans

Staat van opbrengsten en kosten

40

Meerjarenplan - Inleiding

De periode van het meerjarenplanStart:het tweede jaar van de legislatuurEindigt: het eerste jaar van de volgende legislatuurFinanciële nota: altijd minstens 3 jaar

41

Meerjarenplan -samenstellingHet meerjarenplanStrategische notaPrioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)Actieplan(nen)Raming van de uitgaven en ontvangsten

De financiële nota:Het financieel doelstellingenplanZie schema M1

De staat van het financieel evenwichtZie schema M2

De toelichting bij het meerjarenplan

42

Financieel evenwicht

Dubbel evenwichtscriteriumResultaat op kasbasis:

= toestandsevenwicht→ elk financieel boekjaar ≥ 0

Autofinancieringsmarge: = structureel evenwicht→ op einde van elke planningsperiode ≥

0

43

Financieel evenwicht

Toestandsevenwicht

Exploitatie: ontvangsten – uitgaven+ Investeringen (ontvangsten – uitgaven)+ Andere ontvangsten – uitgaven-------------------------------------------------------------= Budgettair resultaat van het boekjaar+ Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren------------------------------------------------= Gecumuleerd budgettair resultaat- Bestemde gelden--------------------------------------------------------------= Resultaat op kasbasis

44

Financieel evenwicht

Structureel evenwicht

Exploitatie (ontvangsten – uitgaven)+ Netto intresten------------------------------------------------= Financieel draagvlak

Netto periodieke aflossingen+ Netto intresten------------------------------------------------= Netto periodieke leningslasten

Financieel draagvlak- Netto periodieke leningslasten------------------------------------------------= Autofinancieringsmarge

45

De toelichting bij het MJP

Verplichte onderdelen:OmgevingsanalyseFinanciële risico’sVolledige lijst met de beleidsdoelstellingenInterne organisatieVerbonden entiteitenFiscaliteitFinanciële schulden (schema TM2)

46

Budget

Het budget moet aansluiten bij het meerjarenplan !!!

SamenstellingHet budgetEen beleidsnotaEen financiële nota

De toelichting bij het budgetZie schema’s TB1 t.e.m. TB5

47

Budget - samenstelling

De beleidsnotaDoelstellingennotaDoelstellingenbudget (schema B1)Financiële toestandBevoegdheidsregelingenLijst met overheidsopdrachtenLijst met daden van beschikking onroerende goederen (uitgezonderd dadingen)Lijst met nominatief toegekende subsidies

48

Budget - samenstelling

Financiële notaExploitatiebudgetZie schema B2

InvesteringsbudgetZie schema’s B3 & B4

LiquiditeitenbudgetZie schema B5

49

De jaarrekening

De jaarrekeningDe beleidsnotaDe financiële notaDe samenvatting van de algemene rekeningen

De toelichting bij de jaarrekeningDe toelichting bij de financiële notaDe toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningen

50

De jaarrekening

De beleidsnotaDoelstellingenrealisatiePrioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS)Actieplan(nen)ActiesUitgaven en ontvangsten

m.a.w.Wat hebben we bereikt?Wat hebben we daarvoor gedaan?Wat zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten

51

De jaarrekening

De beleidsnotaDoelstellingenrekeningZie schema J1

Financiële toestandVergelijking resultaat op kasbasis budgetVergelijking AFM budget

52

De jaarrekening

Financiële notaExploitatierekeningZie schema J2

InvesteringsrekeningZie schema J3 & J4

LiquiditeitenrekeningZie schema J5

53

De samenvatting van de algemene rekeningen

BalansZie schema J6

Staat van opbrengsten en kostenZie schema J7

54

Toelichting bij de jaarrekeningDe toelichting bevat minstensToelichting bij de financiële notaSchema’s TJ1 t.e.m. TJ6

Toelichting bij de samenvatting van de algemene rekeningenToelichting bij de balans (schema TJ7)Een overzicht van de waarderingsregelsDe niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen...

55

Vragen?

Website: http://binnenland.vlaanderen.be/bbc

Officiële schema’s:http://binnenland.vlaanderen.be/uitvoeringsbesluit/ministerieel-besluit-beleids-en-beheerscyclus-gemeenten-provincies-en-ocmws

Presentatie opmaken strategisch plan:http://binnenland.vlaanderen.be/beleids-en-beheerscyclus/een-integraal-beleidplan-op-lokaal-niveau

Helpdesk:bbcgop@vlaanderen.be

Contactgegevens

Leander Priceleander.price@bz.vlaanderen.be0484 76 06 46

31/03/2015 │56