Begroting 2019Meerjarenraming 2020-2022

2

Inhoudsopgave

Inleiding 4

Over RIJK 6

Onze Thema’s 8

Organisatie 14

Programmabegroting 20

3

Inleiding 4

Over RIJK 6

Onze Thema’s 8

Organisatie 14

Programmabegroting 20

4

Inleiding

Bij deze bieden wij u de begroting 2019 aan van Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kenne-

merland (RIJK). Deze begroting is fun-damenteel anders van opzet dan die van voorgaande jaren. Dit hangt samen met de wens van het Algemeen Bestuur om een meerjarig perspectief te geven over de in-vesteringen in RIJK en haar diensten en de resultaten die met ons worden bereikt. Het is een overgangsbegroting. Het is de start van een ontwikkelproces samen met onze gemeenten waarbij we steeds meer willen begroten op output, parameters ontwik-kelen voor het meten van de impact en keuzemodules aanbieden die passen bij de lokale situatie.

Toenemende druk De toename van de begroting voor 2019 is fors. RIJK wordt als partner van de ge-meenten succesvoller en steeds meer ge-vonden door haar ambtenaren. Inven-tarisatie van de inkoopplannen van de gemeenten laat zien dat de vraag inmid-dels twee keer zo groot is als onze capa-citeit. Ook kwalitatief wordt steeds meer een beroep gedaan op RIJK. Een kenmerk hiervan is dat de dienstverlening voor (strategisch) advies over de laatste periode is verviervoudigd. Deze toegenomen vraag heeft echter wel een grote druk op RIJK ge-

legd, zowel financieel als organisatorisch.

In de afgelopen crisisjaren heeft het Al-gemeen Bestuur van RIJK besloten de ge-volgen van de toegenomen vraag niet door te geven aan de gemeenten. Daar was op dat moment geen geld voor. De benodigde financiële inzet is voortgekomen uit het interen op ons weerstandsvermogen (nu minder dan 2%, exclusief waarborgsom-men) en door gebruik te maken van inci-dentele inkomsten, zoals bijdragen van toetreders. Daarnaast heeft RIJK de groei van de vraag in de crisisperiode opgevan-gen in haar organisatie. Zo hebben wij de overhead van RIJK zeer beperkt gehouden (rond de 10%) en hebben we onze mensen meer belast door meer te doen in minder tijd. De kenmerken hiervan zijn duidelijk: toename van het ziekteverzuim, overschot aan vakantiedagen en een hoger verloop. De situatie in de arbeidsmarkt versterkt deze gevolgen. Mensen gaan sneller weg en het duurt langer om geschikte mensen te vinden. Extra flexibele capaciteit is na jaren een onvermijdelijke uitweg gewor-den. Verhoogde kwaliteit dienstverleningNaast de impact van de toegenomen vraag moet RIJK ook voorzieningen treffen voor de verandering van de gevraagde kwaliteit

5

van haar dienstverlening. Binnen de ge-meenten vinden fundamentele verande-ringen plaats. Er is sprake van structurele samenwerking in nagenoeg alle gemeen-ten van RIJK. Ambtenaren krijgen het steeds drukker met meer taken en een gro-tere verantwoordelijkheid. Inkoop speelt een steeds belangrijkere rol bij het verwe-zenlijken van maatschappelijke en organi-satiedoelstellingen. Voorbeelden hiervan zijn Maatschappelijk Verantwoord Inko-pen (MVI), complexe en politiek gevoelige overeenkomsten in het sociaal domein en groei van het aantal gebiedsontwikkelin-gen. Bij deze dossiers speelt tevens de toe-genomen juridificering van het inkoop-proces mee.

RIJK moet de gemeenten met elkaar ver-binden en zo meer toegevoegde waarde boeken dan iedere gemeente afzonderlijk kan bereiken. Met name bij maatschappe-lijke en organisatiethema’s die verknocht zijn aan het inkoopproces zal een schaal-sprong mogelijk zijn. De eerste aanzet hiertoe is het programma MVI in deze begroting. Duurzaamheid is een wereld-omvattend thema waar iedereen mee te maken heeft. Het Algemeen Bestuur heeft aangegeven dat RIJK significante toege-voegde waarde kan boeken door MVI col-lectief voor haar deelnemende gemeenten

te organiseren. De onderbouwing hiervan vindt u in het themahoofdstuk van deze begroting.

In de begroting is MVI als apart onderdeel opgenomen omdat de kostenverdeling an-ders is dan in de rest van de begroting (ge-lijke delen i.p.v naar rato van afname) en het gemeenten eenvoudiger in staat stelt duurzaamheidsbudgetten hiervoor aan te wenden. Voor de komende jaren wil RIJK graag ook op andere dossiers soortgelijke activiteiten ontwikkelen. We willen hier-voor samen met onze gemeenten keuze-modules opzetten, waarbij elke gemeente dienstverlening kan kiezen die past bij de lokale situatie.

Klaarmaken voor de toekomstRIJK is trots dat de gemeenten ons steeds meer zien als partner bij alle hiervoor ge-noemde ontwikkelingen. Maar we willen dit graag blijven doen vanuit kwaliteit, be-trokkenheid en betrouwbaarheid. Daarom doen we in deze begroting een reset. We kunnen door de overweldigende groei van de wensen van de gemeenten niet meer op de oude voet doorgaan. We moeten ons been bijtrekken en RIJK met deze begro-ting weer klaar maken voor de toekomst.

Ditmar Waterman, Directeur

6

Over RIJKHoe zijn wij ontstaan?Gedreven door een gezamenlijke behoefte hun inkoop te professionaliseren, besloten acht gemeenten in 2008 hun inkoop onder te brengen bij een nieuwe stichting: Regio-naal Inkoopbureau IJmond en Kennemer-land (RIJK). Inkoopsamenwerking RIJK is dus letterlijk van en voor gemeenten. Van-daag de dag werken wij samen met acht-tien gemeenten in de provincies Noord- en Zuid-Holland en Utrecht.

Waarom zijn we er?Nederlandse gemeenten spenderen ge-middeld bijna de helft van hun budget aan inkoop van bijvoorbeeld groenonderhoud, openbare verlichting, ICT en zorg. In to-taal besteedt de overheid jaarlijks voor 73 miljard euro aan inkoop. Als dit beter ge-beurt, levert dit extra groeimogelijkheden op voor ondernemers, een efficiënte in-kooppraktijk bij overheden en een effectie-ve besteding van belastinggeld. RIJK is er voor gemeenten die het beste uit de markt willen halen. Voor gemeenten die constant streven naar het bereiken van de beste waarde voor de beschikbare financiële middelen. Voor gemeenten die inkoop wil-len inzetten voor het realiseren van beleid.

Hoe doen we dat?Bij RIJK werken betrokken mensen die ge-dreven worden door het behalen van het maximale resultaat, ook als dat betekent dat van gebaande paden moet worden af-geweken. Onze drijfveer is het creëren van toegevoegde waarde. Wat ons betreft is de beste waarde voor de beschikbare financi-ele middelen soms een goede prijs, maar veel vaker een passende maatwerkoplos-sing. Wat de behoefte ook is, samen met de gemeente halen we het beste uit de markt.

Wat voegen we toe?Om telkens de meest optimale oplossing te vinden, werken wij zo nauw mogelijk samen. Wij detacheren onze medewer-kers daarom rechtstreeks bij gemeenten.

Wij zijn daardoor nauw en persoonlijk be-trokken bij zowel de behoeftestelling als de realisatie. En voor vragen zijn we altijd be-schikbaar. Net als voor informatie en ken-nisdeling. Wij zijn immers van gemeenten, voor gemeenten.

Welke gemeenten zijn aangesloten bij RIJK?

• Beverwijk• Bloemendaal • Castricum• De Ronde Venen• Diemen• Heemskerk• Heemstede• Hillegom• Lisse• Noordwijk• Noordwijkerhout• Oostzaan• Ouder-Amstel• Teylingen• Uitgeest• Uithoorn• Velsen• Wormerland.

Wat zijn de voordelen?RIJK is een collectief waarin gemeenten krachten hebben gebundeld om inkoopuit-dagingen het hoofd te kunnen bieden. Een inkoopsamenwerking zoals RIJK is niet te vergelijken met een extern consultancybu-reau dat veelal alleen maar handjes levert.

RIJK biedt gemeenten veel meerAls collectief kan RIJK een aantal belang-rijke lidmaatschapsvoordelen vanuit de gezamenlijkheid aanbieden:

Kwantitatieve voordelen• RIJK heeft geen winstoogmerk en re-

kent haar diensten op basis van kost-prijs door aan haar gemeenten.

• Samenwerking leidt tot vermindering van de transactiekosten (soms tot meer

7

dan 80%). Hierdoor vermindert ook de belasting van het ambtenarenappa-raat, dat kan zich met kerntaken bezig-houden

• Er zijn mogelijkheden tot benchmarks op basis van gegevens van alle deelne-mende gemeenten. Hierdoor ontstaat inzicht in marktconformiteit van prij-zen en voorwaarden.

• Minder externe inhuur is mogelijk (le-vert directe besparing op), RIJK neemt taken van externen over.

• Gebruik maken van massa=kassa, waar de prijs elastisch is!

Kwalitatieve voordelen• Omdat RIJK “eigendom” is van de deel-

nemende gemeenten is haar dienstver-lening volledig toegespitst op de be-hoeften van deze organisaties.

• Betere uitvoering van beleidsthema’s is mogelijk, zoals bijvoorbeeld MVI, MKB en social return on investment.

• Omdat RIJK wordt aangestuurd door gemeenten is geen wildgroei in dienst-verlening tijdens trajecten. RIJK doet wat nodig en gewenst is en niet meer.

• Impact op de markt (door bundeling), met als gevolg: betere voorwaarden, in het bijzonder in markten met veel leve-ranciersmacht.

• Toegang tot specifieke inkoopkennis. Mogelijkheden tot sparren van mede-werkers van gemeenten en inkopers om samen tot de beste resultaten te ko-men. Gebruik maken van verschillende expertiseachtergronden van medewer-kers.

• Kruisbestuiving. Ervaringen en goede ideeën uit de ene regio kunnen zonder meerkosten in de andere regio wor-den ingezet. Reductie van markton-derzoekskosten (kosten en inspanning worden gedeeld).

• Voldoen aan rechtmatigheidseisen. Dossiers op orde, duidelijke contracten (evt. inclusief administratie).

• Minder juridische risico’s door conti-nu getoetste bestekken en algemene inkoopvoorwaarden. Mogelijkheid bij onzekerheid om advies te vragen aan de jurist.

• Aanbiedingen in de markt die beter aansluiten op behoefte en de maat-schappelijke- en organisatiedoelstel-lingen van de gemeente (fit for purpo-se).

Specifieke lidmaatschapsvoordelen• Meer flexibele en continue dienstver-

lening. Om dit te kunnen bewerkstel-ligen zal RIJK naast haar meer dan 20 eigen inkopers in 2019 ook een flexpool inrichten.

• Contacten en samenwerking tussen ge-meenten worden versterkt, ook buiten inkoop: aanzet tot bredere samenwer-king (bijvoorbeeld tussen personeelsaf-delingen via project inhuur derden).

• Inkoopsamenwerking is een impuls voor regionale inkoopsamenwerking. Bijvoorbeeld het delen van kosten van een hoogwerker, afstemmen maaien extensief, wegenonderhoud, etc.

• Kennisdeling en -ontwikkeling en proactief op ontwikkelingen inspelen, zoals wetgeving en beleid (Aanbeste-dingswet, gids proportionaliteit, etc.), inclusief voorlichting.

• Trainingen en cursussen kunnen in-house ontwikkeld worden, in plaats van extern.

• Categoriemanagement: meer ken-nisopbouw van specifieke markten, zo-als bouw, infra, ICT, etc.

88

Onze Thema’sDe opzet van RIJK in 2019 is om in

de begroting en de dienstverlening voor haar gemeenten meer te focus-

sen op de te bereiken gemeentelijke doelen (output) en minder op capaciteit of pro-ductie (input). Deze doelen kunnen inter-ne organisatiedoelen zijn, maar ook maat-schappelijke effecten die moeten worden bereikt. Natuurlijk zal inkoop niet (altijd) direct leiden tot het bereiken van de doe-len, maar het moet in ieder geval duidelijk zijn in welke mate ze daaraan hebben bij-gedragen.

Om dit te concretiseren gaan we met iede-re gemeente om tafel om te bepalen welke doelen moeten worden bereikt en hoe in-koop daaraan een bijdrage kan leveren. De cyclus wordt vervolgens telkens gesloten door transparant aan te geven in hoeverre deze doelen door de inkooptrajecten zijn bereikt of dichterbij zijn gebracht.

RIJK maakt bij haar dienstverlening naar gemeenten gebruik van een aantal produc-ten. Deze producten worden in deze begro-ting thema’s genoemd. Een aantal van dezethema’s zijn basis kerntaken, zoals deze vanuit de deelnemersbijdrage wordenuitgevoerd. Dit zijn inkoop, advies en juri-disch. Daarnaast bestaat nog optioneledienstverlening die gemeenten kunnen af-nemen indien daartoe behoefte bestaat. Ditbetreft in deze begroting contractmanage-ment. Het laatste soort thema betreft hetprogramma MVI. Dit is een thema dat voor duur van het jaar van de begroting is op-gezet (2019). Aan het eind van dat jaar zal door het Algemeen Bestuur worden beslo-ten of dit programma wordt voortgezet, aangeboden als keuzemodule of zal wor-den beëindigd.

In deze begroting zullen we per product (thema) aangeven wat het product inhoudt, wat RIJK daarvoor gaat doen in 2019 en wat hiervan de kosten zijn. In voorgaande jaren was er geen sprake van themabegroting.

INKOOPBasis KerntaakInkoop is de begeleiding van het proces om van behoefte te komen tot een overeen-komst met een marktpartij. Deze dienst kent grofweg twee verschillende onder-delen: de inkoopprocesbegeleiding en het advies om te komen tot de beste marktbe-naderingswijze voor deze behoefte. Hier-toe stelt RIJK samen met de gemeente een inkoopstrategiedocument op. De gemeente houdt uiteindelijk de eindverantwoorde-lijkheid en geeft het finale akkoord voordat de formele inkoopprocedure begint. In 2019 gaat RIJK de inkoopbegeleiding meer aanpassen aan de vraag van de ge-meenten. We gaan intern werken in ken-nisgroepen die aansluiten op de beleefwe-reld en behoeften van gemeenten (Buurt, Burger en Bedrijfsvoering).

De dienstverlening van RIJK wordt in elke gemeente steeds meer maatwerk en houdt rekening met lokale wensen. RIJK zal voor elk type opdracht de relevante kennis, competenties en capaciteiten selecteren en vervolgens inzetten. Hiertoe zal RIJK het bestaande werkverdelingsmodel van de regio’s en de wijze van kennisontwikkeling aanpassen.

Door vanaf 2019 te gaan werken met keu-zemodules kan in de toekomst financiële ruimte worden vrijgemaakt voor eventue-le door de gemeenten gewenste ontwikke-lingen en innovatie. Er zal verder bij stan-daardgoederen meer geïnvesteerd gaan worden in de opzet van inkoopsystemen, zoals bij inhuur van derden en collectieve inkoop (samen met andere inkoopsamen-werkingen). Hiermee zal worden beoogd inkoopkosten te reduceren en daarmee meer middelen en capaciteit vrij te maken voor de maatwerkinkoop.

De kosten voor inkoopbegeleiding vormen relatief het grootste aandeel in de totale

99

dienstverlening van RIJK. Hier zit ook een groot deel van het profijt van de gemeen-ten: betere producten, werken of dienst-verlening voor de gemeenten, organisatie-doelen en ook inkoopresultaten.

Thema Inkoop in Euro

Baten Lasten Saldo

begr. 2019 2.160.361 2.160.361 0

begr. 2020 2.207.560 2.207.560 0

begr. 2021 2.239.565 2.239.565 0

begr. 2022 2.273.051 2.273.051 0

ADVIESBasis KerntaakRIJK biedt gemeenten strategische en tac-tische inkoopadviesdiensten. Dit is speci-fiek advies dat vaak verder gaat dan de ad-visering in het kader van de begeleiding bij een inkooptraject. Het advies ondersteunt de gemeenten in het maken van keuzes bij grote, complexe of politiek gevoelige op-drachten en bij (beleids)ontwikkelingen. Hierbij kan concreet gedacht worden aan het meedenken bij het opnieuw inrichten van de reprofunctie in een gemeente (in-of uitbesteden?), de marktbenadering bij een gebiedsontwikkeling of het organiseren van grip op contracten in het sociaal do-mein. RIJK kan vanuit haar kennis ook een bijdrage leveren voor de besluitvorming in MT’s, colleges en de raad. Soms kan het advies echter ook relatief simpele helpdeskvragen betreffen voor kleine inkooptrajecten. Op deze manier wil RIJK de gemeenten praktisch onder-steunen voor de trajecten die niet altijd door RIJK worden begeleid.

In 2019 ziet RIJK een sterke toename van de behoefte aan strategisch inkoopadvies en ziet daarin belangrijke aanleiding om meer te investeren in kennisgebieden om de gemeente op dit punt nog beter te bedie-nen (hierover later meer). Daarbij streeft RIJK naar een betere integratie van de ad-viesdiensten met juridische adviesdien-sten. Voor de klant moet het onderscheid

tussen deze diensten minder duidelijk zijn en deel uitmaken van een integrale aanpak van de behoefte.

Inkoopadvies wordt uitgevoerd door de-zelfde inkopers als inkoopbegeleiding. Het aandeel in de totale kosten wordt gevormd door de relatieve verhouding tussen het aantal uren dat men hieraan besteed en de uren besteed aan begeleiding. Ondanks dat de verhouding nu nog relatief ongelijk is zal dit in de toekomst door het verder in-vesteren in kennis minder scheef worden.

Thema Advies in Euro

Baten Lasten Saldo

begr. 2019 540.265 540.265 0

begr. 2020 553.104 553.104 0

begr. 2021 562.155 562.155 0

begr. 2022 571.591 571.591 0

JURIDISCHBasis KerntaakGemeenten kunnen door de inzet van de RIJK-jurist beschikken over juridisch ge-borgde producten, zoals modelteksten/bestekken, inkoopvoorwaarden en con-tracten. Soms worden bij herhaalde vragen factsheets of andere producten ontwikkeld (bijvoorbeeld recentelijk een stroomsche-ma bij wezenlijke wijziging van de over-eenkomst). De jurist zorgt voor voldoende voorlichting voor de gemeente en de inko-pers over belangrijke ontwikkelingen in de wetgeving of de rechtspraak.

Naast de algemene inzetbaarheid biedt RIJK ook juridische adviesdiensten voor specifieke gevallen binnen gemeenten. Dit kunnen strategische adviezen zijn, zoals bij gebiedsontwikkeling, inrichting van de ICT-infrastructuur of de contractering in het sociaal domein. Maar dit kan ook binnen een bepaald inkooptraject zoals verlengen van een overeenkomst, beant-woorden van bezwaren van aanbieders of bepalen van de ruimte voor innovatieve aanbestedingsvormen.

1010

Overheidsinkoop vindt plaats in een groei-ende juridische context. Het is voor ge-meenten vaak niet meer rendabel om deze kennis zelfstandig te ontwikkelen en bij te houden. De ontwikkelingen zijn te talrijk en gaan te snel (bijvoorbeeld door ontwik-kelingen in de jurisprudentie). Op speci-alistische gebieden zien we de toename van de behoefte van juridisch advies het sterkst, dit zijn ondermeer: gebiedsont-wikkeling, aanbesteding en contractering in het sociaal domein, inhuur van exter-nen, ICT. We zullen deze ontwikkelingen in 2019 goed in de gaten houden en bepa-len welke investeringen in de toekomst nodig zijn om in deze behoefte te kunnen blijven voorzien.

De kosten voor de jurist zijn nu geheel in de begroting opgenomen. Er zijn geen an-dere inkomsten begroot, anders dan een klein deel voor gemeenten die niet bij RIJK zijn aangesloten, maar wel profiteren van adviezen. In de praktijk blijkt namelijk dat aparte facturering van juridische dienst-verlening door gemeenten als erg verwar-rend wordt ervaren en een belemmering vormt voor de toegang tot deze kennis. In plaats van tarifering zal in 2019 gewerkt worden met trekkingsrechten gerelateerd aan de inkoopafname van RIJK.

Thema Juridischin Euro

Baten Lasten Saldo

begr. 2019 121.759 121.759 0

begr. 2020 123.727 123.727 0

begr. 2021 125.742 125.742 0

begr. 2022 127.195 127.195 0

CONTRACTMANAGEMENTOptioneelRIJK begeleidt vele aanbestedingsproces-sen binnen de 18 aangesloten gemeenten en is daardoor vrijwel altijd bekend met de contractuele afspraken. Hierdoor is RIJK de aangewezen partij om gestructureerd toe te zien op naleving van de gemaakte af-spraken, beschreven in de contracten. RIJK

kan vanuit haar expertise de gemeenten optimaal ondersteunen in het realiseren van hun contractdoelstellingen. Op het gebied het managen van contracten heeft RIJK een team van ervaren contractex-perts. Door het inzetten van ons contract-beheersysteem en het gebruikmaken van onze contractexperts kan RIJK goed toe-zien op de optimale uitnutting van de con-tracten. Er wordt gelet op kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Hier is een stappenplan ontwikkeld en afspraken worden “verzil-verd”.

Het beheren en managen van contracten bevindt zich bij veel van onze gemeenten duidelijk in de pioniersfase. Er moet nog veel worden uitgezocht en soms letterlijk in de uitvoering nog worden uitgevonden. Meestal zijn er geen ondersteunende sys-temen en voldoende opgeleid personeel voorhanden. Passende Key Performance Indicators (KPI ’s) kristalliseren zich dan in de praktijk maar langzaam uit. In 2019 zal RIJK in het sociaal domein maar ook in de klassieke domeinen van werken, ICT en facilitair de gemeenten toenemend ondersteunen bij het contract-management. Dit zullen wij doen door bij belangrijke contracten in de aanbesteding al te bepalen hoe deze zullen worden ge-controleerd en bewaakt. Op deze wijze kunnen wij steeds beter ervoor zorgen dat de voordelen die bij inkoop worden gerea-liseerd uiteindelijk in de uitvoering van de overeenkomsten ook daadwerkelijk wor-den bereikt.

Contractmanagement is bij gemeenten in verschillende stadia van ontwikkeling. Daarom is dit thema in de begroting niet onder de algemene middelen opgenomen, maar staan hier afzonderlijke inkomsten uit gemeenten begroot. De contractma-nagementfunctie wordt dus grotendeels door deze inkomsten gedekt. Op het mo-ment dat deze dienstverlening zo alge-meen is kan worden voorgesteld om deze als programma op te nemen in het palet van dienstverlening.

zie tabel volgende pagina

11

Thema Contrctm.in Euro

Baten Lasten Saldo

begr. 2019 187.425 187.425 0

begr. 2020 190.426 190.426 0

begr. 2021 193.499 193.499 0

begr. 2022 195.600 195.600 0

MVIProgrammaRIJK gaat de gemeenten ondersteunen bij het realiseren van hun doelstellingen op het gebied van Maatschappelijk Verant-woord Inkopen (MVI). Vele gemeenten binnen RIJK hebben het Manifest MVI 2016 - 2020 getekend dat opgezet is door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Andere gemeenten hebben ander specifiek duurzaamheidsbeleid dat met inkoop moet worden ondersteund. Voor de effectiviteit van het uitvoeren van dit duurzaamheidsbeleid bij inkooptrajecten heeft RIJK een integrale MVI-aanpak ont-wikkeld die is geïntegreerd in haar alge-mene inkoopmethodiek.

Het MVI-programma is RIJK-breed op-gezet, waarin gemeenten gezamenlijk de ontwikkeling van MVI ter hand nemen. Het is een optimale mix tussen acties die het beste collectief kunnen worden opge-zet (marktdialogen, helpdesk, etc.) en ac-ties die voor elke gemeente op basis van hun wensen specifiek worden ontwikkeld (actieplan, impactanalyse, etc.). Door in beide gevallen zoveel mogelijk verbindin-gen te leggen tussen meerdere gemeenten kunnen sneller en goedkoper instrumen-ten ontwikkeld worden dan wanneer ge-meenten dit ieder voor zichzelf zouden moeten doen (zie ook kader).

Concreet betekent dit dat wij de gemeenten gaan bijstaan in het proces van het maken van beleidskeuzes voor duurzaam inkopen binnen de gemeenten, onderzoeken waar de grootste impact gevonden kan worden in het geheel van de gemeentelijke inkoop en vervolgens daarvoor een actieplan op-

stellen, inclusief pilottrajecten. Hierbij wordt uitgebreid geïnvesteerd in contac-ten met de markt en de opbouw/uitwisse-ling van kennis en ervaring tussen de ge-meenten om MVI te kunnen uitvoeren. Samen met multidisciplinaire teams in ge-meenten zal RIJK samenwerken om deze doelstellingen lokaal in de gemeente bij in-kooptrajecten te behalen. Met behulp van contractmanagement zal in rapportages inzichtelijk worden gemaakt in hoeverre deze doelstellingen ook zijn gerealiseerd. RIJK ondersteunt ten slotte ook de ge-meenten in de verantwoording hierover naar de raad en draagt bij aan de interne en externe communicatie.

Voor RIJK betekent dit dat steeds meer eisen gesteld aan de kennis en vaardighe-den van de inkoper. Kennisuitbreiding en specialisatie zijn daarom van groot belang. Om nog beter aan te kunnen sluiten op de behoeften van de burgers is RIJK bezig om

12

haar kennis op de verschillende inkoop-terreinen verder te verdiepen. Dit is ook voor de uitvoering van het MVI van groot belang. Vanuit de verdieping is de inkoper namelijk beter op de hoogte van alle ont-wikkelingen op de markt, ook op het gebied van duurzaamheid. RIJK kan vanuit het inkoopjaarplan de gemeenten beter advi-seren bij het behalen van de doelstellingen.

Het effect van MVISlim en groen inkoopbeleid van Neder-landse overheden in 2015 en 2016 heeft geleid tot minstens 4,9 megaton minder CO2-uitstoot. Dat staat gelijk aan de ge-middelde jaarlijkse uitstoot van 600.000

huishoudens. Ook was er milieuwinst door minder uitstoot van andere schadelijke stoffen en door spaarzamer gebruik van grondstoffen (bron: Rijksinstituut voor Volks-gezondheid en Milieu).

Thema MVIin Euro

Baten Lasten Saldo

begr. 2019 345.000 345.000 0

begr. 2020 345.000 345.000 0

begr. 2021 345.000 345.000 0

begr. 2022 345.000 345.000 0

13

MAATWERK Programma MVI Individueel

0-METING 24 24

ACTIEPLAN 24 24

AMBITIEWEB 4 8

MVI-WERKGROEP 36 50

ROADSHOW 10 16

IMPACTANALYSE 5 5

RAPPORTAGES 12 20

Meeruren MVI pilotraject (excl. normale trajecturen) 12 15

COLLECTIEF Programma MVI Individueel

HELPDESK 6 20

MASTERCLASSES 9 160

INTERVISIEBIJEENKOMSTEN 2 40

REGIONALE MARKTDIALOGEN 5 80

Overige benodigde werkzaamheden Programma MVI Individueel

Communicatie en vormgeving 20 30

Afstemming en opleiding inkoopadviseurs 2 40

Afstemming Ministerie I&W en PIANOo 2 2

Anpassen interne documenten + beleid 8 16

Diversen/onvoorzien 20 20

Totaal aantal uren per gemeente 201 570

Totale kosten per gemeente €19.167 €54.150

Het voordeel van het programma MVIHet grootste voordeel is dat de kosten en de kennisopbouw breed worden gedeeld binnen en met alle RIJK gemeenten. In onderstaande tabel ziet u wat de invester-ing is per gemeente en wat het voordeel in kosten is ten opzichte van individuele begeleiding. Het programma MVI zal bestaan uit diverse componenten.

PROGRAMMA MVI

14

OrganisatieAls dienstverlenende organisatie

staat de bedrijfsvoering voorname-lijk in het teken van de ondersteu-

nen van de adviesdiensten (thema’s). Dit levert een platte organisatie op met een be-perkte overhead.

Vanwege de verbinding met haar gemeen-ten heeft RIJK ervoor gekozen haar be-drijfsvoering (facilitair, huisvesting, finan-ciën, P&O) te betrekken bij de gemeente Heemstede. De gemeente Heemstede brengt RIJK voor deze ondersteuning een jaarlijkse bijdrage in rekening. De overeen-komst met de gemeente is in een objectie-ve vergelijking met andere gemeenten tot stand gekomen en wordt periodiek herzien door de leden van het Algemeen Bestuur.

Omdat alle inkopers bij onze gemeenten gedetacheerd worden is Heemstede de werkplek voor slechts vier staffunctiona-rissen van RIJK (directeur, secretariaat, bedrijfsvoering en jurist). Niettemin kan op bepaalde dagen ook een groepsruimte worden gebruikt van de gemeente voor sa-menwerkingsteams en bijeenkomsten.

Organogram en operationeel verant-woordelijken voor de thema’s Doordat binnen RIJK de inkopers een grote mate van autonomie hebben is het mogelijk om een bescheiden hiërarchie te hebben. Binnen het management zijn de verschillende thema’s uit deze begroting evenredig verdeeld. De MT-leden zijn voor deze onderwerpen het aanspreekpunt voor de gemeenten. De directeur heeft de eindverantwoordelijkheid en legt verant-woording af aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur.

OrganisatieontwikkelingenRIJK heeft een drietal belangrijke fasen ge-had in haar ontwikkeling. In de pioniers-fase van RIJK na de oprichting (2009-2013) was onze inzet in belangrijke mate gericht op het bewijzen van het bestaansrecht en bereiken van financiële voordelen (mas-sa=kassa), rechtmatigheid en continuïteit van dienstverlening (kwetsbaarheid).

Na deze pioniersfase hebben de gemeen-ten gezamenlijk besloten om RIJK om te zetten van een projectorganisatie naar een

Afbeelding: Vormgeving huidige organisatie (2018)

15

staande organisatie. In deze fase heeft RIJK zich ondermeer beziggehouden met het robuust maken van de interne organisatie en het opvangen van de gevolgen van een geheel nieuwe aanbestedingswet.

Vanaf 2015 is weer een nieuwe situatie ontstaan. De rijksoverheid had besloten de taken voor WMO en jeugdzorg over te dragen aan gemeenten. Dit heeft bij de ge-meente geleid tot een grote hoeveelheid nieuwe taken met daarbij een grote mate van complexiteit en politieke gevoeligheid (zorg aan kwetsbare mensen). Daarbij zijn nagenoeg alle RIJK-gemeenten structureel met elkaar gaan samenwerken, danwel (ambtelijk) gaan fuseren.

In deze laatste fase vragen gemeenten steeds vaker RIJK actief bij te dragen aan het realiseren van de organisatorische en maatschappelijke uitdagingen waarvoor zij zich gesteld zien. Concreet betekent dit dat RIJK gemeenten meer maatwerk, part-nerschap, flexibiliteit en kennis moet bie-

den. Gemeenten willen een actieve bijdra-ge van RIJK aan thema’s die er binnen de gemeente echt toe doen.

In het licht hiervan wil RIJK de volgende ambitie hebben:

Wij zijn voor onze gemeenten (en hun samenwer-kingen) een vertrouwde partner die substantieel bijdraagt aan hun succes.

In de januarivergadering 2018 van het Al-gemeen Bestuur heeft RIJK voorstellen gedaan voor de strategische doorontwik-keling van RIJK. Deze ontwikkeling richt zich op het ombouwen van RIJK naar een meer klantgerichte organisatiestructuur met nadruk op flexibiliteit, maatwerk, verdieping en kennisopbouw. Wij moeten relevant blijven voor onze gemeenten bij eerdergenoemde fundamentele ontwik-kelingen. In deze vergadering is gekozen voor een overgangsmodel, waarbij het aantal gemeenten van RIJK voorlopig niet wordt uitgebreid, maar waar intensief ge-

Optimaal gebruik maken van de speci-fieke kennis, knowhow en persoonlijk-heden van onze mensen.

Onze inkopers en senior inkopers zijn allemaal verschillende mensen met verschillende achtergronden en kwaliteiten.

Meer mensen inzetten op hun kracht zodat voor de uitdaging van de gemeente altijd (een team van) de juiste mensen aan tafel zit.

Afbeelding: Ontwikkeling dienstverlening RIJK van 2009-2017

Afbeelding: Vormgeving huidige organisatie (2018)

16

investeerd zal worden in onze relatie met de bestaande gemeenten. Om mee te gaan met de dynamiek in de gemeenten zullen we innovatieve manieren ontwikkelen om de markt te benaderen en investeren in producten die alle gemeenten kunnen in-zetten voor specifieke uitdagingen (zoals MVI). Daarbij zullen wij structureel gaan werken met keuzeopties in onze dienst-verlening en het monitoren van de effecten daarvan. Verderop in het document zullen we aangeven hoe we hier een start mee wil-len maken. Het doel hiervan is om binnen RIJK een structuur neer te zetten die beter aansluit bij de beleefwereld en de nieuwe wensen en politieke ambities van gemeen-ten.

Buurt, Burger en BedrijfsvoeringRijk zal in de toekomst bestaan uit drie kennisonderdelen naar de gemeentelijke domeinen Buurt, Burger en Bedrijfsvoe-ring (zie onder). Onze Inkopers/Contract-specialisten gaan zich organiseren aan de hand van deze opdeling en zullen daarin diverse rollen gaan vervullen (aanspreek-punt, specialist, procesbewaker, etc.). Op deze manier zorgen we ervoor de kans zo groot mogelijk te maken dat iedere mede-werker in de gemeente de juiste inkoper voor zijn specifieke opdracht krijgt.

BuurtBij het onderdeel Buurt richten we ons op de fysieke inrichting van gemeenten. Hier-onder horen bijvoorbeeld de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Maar ook onderhoud van straat-werk of gebouwen.

BurgerBij het onderdeel Burger draait het om al-les wat samenhangt met de sociale aspec-ten rond de burger. Dat wil zeggen alle in-spanningen die de gemeente verricht voor haar burgers rondom werk, participatie en zelfredzaamheid, zorg en jeugd, op basis van ondermeer de WMO, de Participatie-wet en de Jeugdwet.

BedrijfsvoeringBij het onderdeel Bedrijfsvoering staat de interne gemeentelijke bedrijfsvoering en alles wat nodig is om deze optimaal te la-ten functioneren centraal. Het gaat dan om zaken als ICT, energie, koffieautomaten, inhuur van personeel, kantoorinrichting enzovoorts.

Outputbegroting en thema’s De opzet van deze begroting is fundamen-teel anders dan voorgaande jaren. RIJK wil in dit document uitgaan van een outputge-

Thema Inkoop bestaande uit• Massa is kassa• Rechtmatigheid• Professionalisering• Helpdesk• Risicobeheersing• Netwerksamenwerking• Complexe Buurt, Burger, Bedrijfs-

voering aanbestedingen• Flexibele SchilThema AdviseringThema Juridisch

• Dienstverlening aan derden• Lokaal belangrijke thema’s• Specialistische Juridische Dienst-

verleningThema Contractmanagement

• weven bestuurlijke en organisa-torische thema’s met raakvlakken inkoop te kostbaar/tijdrovend voor individuele benadering

Thema Programma MVI (2019)

17

richte opzet. We maken een koppeling tus-sen de doelen van de gemeenten, de inzet van RIJK hierbij en de middelen die hier-voor nodig zijn. Een onderdeel van deze maatwerkgerichte aanpak is het opnemen van programma’s en keuzemodules in de inkoopdienstverlening van RIJK.

Een programma is een behoeftegerichte activiteit die RIJK ontwikkelt op een vraag van haar gemeenten. Soms zijn deze over alle gemeenten zodanig gelijk dat RIJK deze kan verwerken tot een gezamenlijk programma. Door concentratie van mid-delen en het verbinden van behoeften tus-sen gemeenten wil RIJK dit efficiënter or-ganiseren dan gemeenten dit afzonderlijk zouden kunnen.

Keuzemodules ontstaan uit de program-ma’s die voor de gemeenten hun bestaans-recht blijven bewijzen. Iedere gemeente kan uit het ontstane palet kiezen om een bepaalde keuzemodule af te nemen of niet. Deze keuzes zijn individueel en vloeien voort uit specifieke ambities uit het colle-ge- of raadsakkoord in een gemeente.

Bij de vorming, instandhouding of aan-passing van programma’s en modules speelt het Algemeen Bestuur een door-slaggevende rol. In deze begroting wordt een aanvang gemaakt met het programma voor Maatschappelijk Verantwoord Inko-pen (MVI). Om goed in te kunnen spelen op de behoeften van gemeenten en te zorgen voor de zekerheid van voldoende capaci-teit is in deze begroting flexcapaciteit op-genomen, zoals dit bij gemeenten gebrui-kelijk is.

Deze begroting is het totaal van investe-ring in de basisdienstverlening, het pro-gramma MVI en de flexibele schil uitgezet over een meerjarige periode.

Ontwikkelingen capaciteitscrisisBinnen RIJK is in 2018 sprake van een structurele en conjuncturele druk op de capaciteit. Op structureel niveau heeft RIJK last van haar eigen succes. Bij de in-ventarisatie van de inkoopjaarplannen

voor 2018 bleek dat gemeenten ongeveer twee keer zoveel behoefte aan begeleiding door RIJK hebben dan ze afnemen aan ca-paciteit. Dit betekent concreet dat van alle hulpvragen van de organisatie de helft niet beantwoord kan worden. Dit geeft, los van de kwaliteiten van RIJK, afbreukrisico’s op langere termijn.

De reden voor deze toename is dat de ge-meenten zelf structureel zijn veranderd. In de eerste plaats zijn met de decentrali-saties in 2015 gemeenten verantwoorde-lijk geworden voor bijna 50% meer budget. Verder zijn nagenoeg alle gemeenten van RIJK een vorm van structurele samenwer-king aangegaan met hun buurgemeenten. Dit zorgt voor een wezenlijke verandering in de wijze van werken in gemeenten en een veranderde behoefte aan inkoopon-dersteuning: meer inhoudelijke kennis, flexibiliteit en maatwerk. RIJK gaat mee in deze fundamentele ver-anderingen. Maar dit legt druk op onze toch al beperkte capaciteit. Conjunctureel komt daar nog de arbeidsmarktsituatie bij. Er is een groot tekort aan inkopers. Dit leidt enerzijds tot groter verloop en ander-zijds tot langere wervingstijden. Ook de hogere eisen aan de kant van de gemeenten dragen hieraan bij.

In de begroting van RIJK is geen budget opgenomen voor flexibele capaciteit. Voor-heen bestond nog enige uitwijk in de mar-ge voor opleiding en overleg. Deze is met de komst van de werkzaamheden in het sociaal domein echter verdwenen. Er is op dit moment geen ruimte meer voor opvang van ouderschapsverlof, vertrek en ziekte. Er is geen ruimte voor specifieke vragen van gemeenten boven de afgenomen ca-paciteit. Het resultaat is vergrote werkdruk op inkopers het geen leidt tot verzuim. Dit is slecht voor zowel RIJK, als de gemeen-te want deze moet het zonder begeleiding stellen of deze zelf tegen hogere kosten op de (krappe) markt inkopen.

In deze begroting wordt een belangrijke stap gemaakt door het opnemen van een

18

post flexpool om tekorten door uitval, ver-trek of veranderende wensen beter op te kunnen vangen. HRM beleidDe beste inkoop vindt plaats door een goe-de match is tussen de opdracht en de kwa-liteiten, kennis en persoonlijkheid van de inkoper. We zullen beter gebruik maken van de binnen RIJK aanwezige talenten. We gaan er voor zorgen dat voor elke uit-daging van de gemeente altijd (een team van) de juiste mensen beschikbaar is.

Laat de inkopers zelf vanuit de huidige werkprocessen bepalen hoe deze steeds moeten worden aangepast om de beste service aan onze gemeenten te kunnen le-veren. Laat het management zorgen voor de juiste ondersteuning in de vorm van koers, randvoorwaarden en coaching om onze doelen te bereiken. We moeten het werk nog interessanter maken en zorgen dat dit leidt tot tevreden medewerkers die langer bij ons blijven en een betere dienst-verlening aan onze klant. Dit gaan we ook uitstralen in de werving. We gaan gebruik maken van gerichte profilering van de mensen die we op specifieke vacatures wil-len hebben.

Personeel in FTE 2019 Aantal

Inkoop 18,62

Advies 4,65

Juridisch 1,0

CM 1,72

MVI 0

BV 2,61

Totaal FTE 28,60

Aantal medewerkers 29

De formatie voor het komende begro-tingsjaar bestaat uit 29 personeelsleden en omvat 28,6 FTE. In onderstaande tabel is het aantal FTE weergegeven. Binnen de

kostenverdeling is met dit aantal rekening gehouden. De bedrijfsvoering (BV) bestaat uit de staffunctionarissen. De overige per-soneelsleden zijn werkzaam binnen de thema’s ‘Inkoop, Advies en Juridische ad-viseringen’.

RIJK ICTDe ICT van RIJK is ondergebracht op een fysieke server bij de gemeente Heemstede. Het beheer hiervan, alsmede de service-desk wordt door deze gemeente verzorgd. Dit heeft een lange tijd tot volle tevreden-heid gewerkt. Voor een redelijk bedrag werd RIJK de afgelopen jaren voldoende ontzorgd (bron: onderzoek huisvestingskosten inkoopsamenwerkingen 2016). Ingegeven dat RIJK een verdiepingsslag maakt en daar-door transformeert naar het outputmodel is ook een intern onderzoek gehouden of de huidige vorm van ICT, via de gemeen-te Heemstede, voldoende aansluit op deze behoefte. Hieruit komt naar voren dat:

• Er een groeiende noodzaak is om in projecten gelijktijdig en met meerdere personen in één document te werken (Sharepoint-achtige oplossingen);

• Het noodzakelijk is om een goed stu-ringsinstrument te hebben waarin vraag (werkaanbod/inkoopjaarplan-nen) en aanbod (personele bezetting en planning) goed in kaart gebracht zijn; RIJK vanwege haar omvang en decen-trale plaatsing van inkopers behoefte heeft aan een eigen intranetomgeving voor modelteksten, communicatie en informatievoorziening;

• RIJK bij de verdere verzelfstandiging van de ICT-functie binnen Heemste-de-Bloemendaal als vreemde eend in de bijt fungeert.

Op grond hiervan is besloten om ICT te gaan beleggen bij een externe partij. In goed overleg met de gemeente Heemstede is besloten om de RIJK omgeving te ont-vlechten uit de Heemstede omgeving. Op grond van een aanbestedingsprocedure is gekozen voor een marktpartij die in de pe-riode 2018-2019 onze ICT-omgeving gaat overnemen.

19

ZiekteverzuimEen ontwikkeling van oplopend ziektever-zuim bij RIJK vraagt om adequate maat-regelen en een helder beleid om risico’s op langdurig verzuim te verminderen. Er is beleid vastgesteld hoe RIJK omgaat met langdurig verzuim en welk beleid er ge-voerd wordt om risico’s te verminderen. Om een volledig overzicht te geven wordt in het beleid ook ingegaan op de (wettelij-ke) maatregelen bij kortdurend verzuim en middellang verzuim. Onderscheid maken in verzuim is nuttig. Voor de aanpak van verzuim wordt een onderscheid gemaakt in verschillende vormen. Elke vorm van verzuim kent zijn eigen achtergrond en aanpak. Bij de ziekteverzuimcijfers voor RIJK wordt een onderscheid gemaakt in de duur van het verzuim:

• Kortdurend: 1-7 ziektedagen• Middellang: 8-42 ziektedagen• Lang: 42-365 ziektedagen• Zeer lang: 365 dagen en langer

Bij de analyses van verzuim is het goed om een onderscheid te maken in de oorzaken van verzuim. Te weten:

• medisch/persoonlijk (geheel buiten invloedssfeer werkgever, b.v. ernstige ziekte)

• werkgerelateerd (invloedssfeer werk-gever; b.v. arbeidsconflict)

• combinatie medisch én werkgerela-teerd

2014

0,3

0,5%

0,5%

-

-

-

2015

1,0

1,6%

0,9%

0,3%

0,4%

-

2016

1,1

5,0%

0,7%

0,7%

3,6%

-

2017

0,9

7,9%

0,5%

0,4%

4,1%

2,8%

Jaar

Meldingsfrequentie

Verzuimpercentage

Kort verzuim

Middellang verzuim

Lang verzuim

Zeer lang verzuim

Analyse verzuim laatste 12 maandenLangdurig ziekteverzuim heeft een zeer grote impact op een kleine organisatie als RIJK. Over de afgelopen tijd is het aandeel langdurig en zeer langdurig verzuim signi-ficant toegenomen. Uit een analyse van de bedrijfsarts is gebleken dat een deel van dit verzuim werk gerelateerd is of de werksi-tuatie een negatieve invloed heeft op het herstel. RIJK heeft daarom besloten om, naast maatregelen als flexibele capaciteit, in 2018 een programma op te starten voor werkdruk en ziekteverzuim.

WebsiteHieronder ziet u een afbeelding van onze huidige website.

20

Financieel kaderDe Stichting Rijk hanteert vier thema’s waarin de activiteiten van de stichting worden op-genomen en toegelicht. Naast deze thema’s (Inkoop, Advies, Juridisch, Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) en Contractmanagement) wordt het onderdeel ‘Bedrijfsvoe-ring’ gehanteerd. Dit onderdeel omvat de financiële handelingen ten aanzien van de muta-ties in de reserves en voorzieningen, de verdeling van de personele- en bedrijfsvoerings-kosten, de staffuncties en de vennootschapsbelastingplicht. Tevens wordt in dit onderdeel de analyse van het resultaat opgenomen en toegelicht.

In voorliggende paragraaf zijn de financiële ontwikkelingen op basis van de meest actuele informatie weergegeven. Voor het eerst zijn in deze begroting de thema’s: Inkoop, Advies, Juridisch Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) en Contractmanagement (CM) en het onderdeel Bedrijfsvoering (BV) opgenomen. Binnen deze activiteiten worden de baten en lasten afzonderlijk begroot. In de toelichting worden de baten en lasten per thema (als-mede de meerjarenramingen) nader uiteengezet en toegelicht. Omdat op dit moment nog geen vergelijkingsmateriaal voorhanden is met het voorgaande begrotingsjaar en de jaar-rekeningen zijn thans alleen het begrotingsjaar en de meerjarenramingen opgenomen.

Baten en lastenTotaal overzicht baten en lasten Begroting 2019. De baten bestaan grotendeels uit de gemeentelijke bijdragen. Het onderdeel diensten der-

Programma Begroting

In Euro Inkoop Advies Juridisch MVI CM BV Totaal

Baten 2.160.361 540.265 121.759 345.000 187.425 317.890 3.672.700

Lasten 2.160.361 540.265 121.759 345.000 187.425 317.890 3.672.700

Saldo 0 0 0 0 0 0 0

Baten in Euro Inkoop Advies Juridisch MVI CM BV Totaal

Bijdragen basis 1.956.601 489.150 121.759 0 0 317.890 2.885.400

Diensten derden 0 0 0 0 150.000 0 150.000

Entreegelden 0 0 0 0 0 0 0

Waarborgsommen 0 0 0 0 0 0 0

Bijdrage kwartiermaken 0 0 0 0 0 0 0

Bijdragen thema’s 0 0 0 345.000 0 0 345.000

Overige baten 203.760 51.115 0 0 37.425 0 292.300

Totaal 2.160.361 540.265 121.759 345.000 187.425 317.890 3.672.700

21

den is opgebouwd uit de werkzaamheden voor derden die buiten het contract omgaan. De entreegelden, waarborgsommen en de bijdrage kwartiermaken worden binnen de baten apart verantwoord. De waarborgsommen van nieuwe deelnemers worden via de baten ge-stort in de algemene reserve. Onder overige baten worden alle overige ontvangsten verant-woord.

Gemeentelijke bijdragenDe gemeentelijke bijdragen zijn gebaseerd op de nieuwe ontwikkelingen binnen Stichting Rijk. In totaal zullen de gemeentelijke bijdragen, exclusief MVI, stijgen naar €2,9 miljoen afgerond. Deze bedragen zijn als volgt samengesteld:

De bijdragen over 2018 zijn bijgesteld. Ten opzichte van de oorspronkelijke begroting van het jaar 2018 zijn de bijdragen toegenomen. Ten tijde van het opstellen van de Begroting 2018 was dit nog niet voorzien. De toename bedraagt € 200.596 en heeft betrekking op de toetreding van de gemeente Heemskerk (€ 114.626), de opzegging van de gemeente Zand-voort (-/- € 28.656) en de uitbreiding van de gemeente Velsen met € 114.626. De ontwikke-ling van de bijdragen is in één van de volgende paragrafen nader uitgewerkt.

Loon- en prijsontwikkelingIn de begroting 2019 is uitgegaan van een loonstijging van 1,75 procent. Voor de verdere jaren is de stijging doorgevoerd. Ten aanzien van de prijzen is jaarlijks rekening gehouden met een stijging van 2 procent.

Gemeente Bijdragen 2018

Begroting 2019

InclusiefMVI

Beverwijk 249.311 304.500 323.667

Bloemendaal 143.282 175.000 194.167

Castricum 234.982 286.999 306.166

Diemen 114.626 140.000 159.167

Heemskerk 114.626 140.000 159.167

Heemstede 174.801 213.496 232.663

Hillegom 114.626 140.000 159.167

Lisse 114.626 140.000 159.167

Noordwijk /Noordwijkerhout 161.622 197.400 216.567

Ouder-Amstel 114.626 140.000 159.167

Over-gemeenten 120.357 147.000 166.167

Ronde Venen 114.626 140.000 159.167

Teylingen 114.626 140.000 159.167

Uitgeest 80.238 98.000 117.167

Uithoorn 114.626 140.000 159.167

Velsen 280.833 343.000 362.167

Totaal 2.362.434 2.885.400 3.192.072

22

VennootschapsbelastingStichting Rijk werkt nagenoeg voor alle deelnemende gemeenten. Voor winstgevende overheidsactiviteiten is Stichting Rijk vennootschapsbelastingplichtig. Vooralsnog heeft dit nog niet plaatsgevonden. Ook voor de komende jaren wordt dit niet verwacht.

Weerstandsvermogen en risicobeheersingDe vrije algemene reserve bedraagt op 1 januari 2018 € 93.314 en kan worden ingezet voor optredende risico’s. Met het eventueel te bestemmen negatieve bedrag ad € 53.748 vanuit de jaarrekening 2017 is nog geen rekening gehouden. De vrije reserve kan met dit bedrag nog dalen naar € 39.566.

De reserve waarborgsommen is geen vrije reserve en bestaat uit bedragen die door de deel-nemende gemeenten zijn betaald. Na opzegging van een deelnemende partij wordt deze terugbetaald.

De vrije algemene reserve is te laag om als weerstandsvermogen te fungeren en dient in de komende jaren te worden aangevuld. Eventuele voordelige resultaten kunnen in de reserve worden gestort. De voorziene risico’s zijn binnen de stichting afgedekt via verzekeringspo-lissen. Dit betreffen een drietal verzekeringen op het gebied van bestuurdersaansprakelijk-heid, van een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid en een werkgeversaansprakelijkheid.

Overige risico’s die de stichting loopt richten zich op calamiteiten en incidenten. De meest voorkomende is de uittreding van een gemeente en het langdurig ziekteverzuim van werk-nemers. Voor dit laatste is een bestemmingsreserve gevormd. Deze reserve is toereikend.Bij het voordoen van een calamiteit of een incident wordt ingeschat dat de vrije reserve op dit moment niet toereikend zal zijn en in het ongunstigste zullen deelnemende partijen in de lasten meedragen.

Reserves en voorzieningenVoor de reserves en voorzieningen worden in het jaar 2019 geen mutaties verwacht. De re-serve waarborgsommen is vanwege de komst van de gemeente Heemskerk en het vertrek van de gemeente Zandvoort toegenomen.

Reserves in Euro stand per31-12-2017

toevoeging2108

onttrekking2018

stand per31-dec-2018

Algemene reserve vrij 93.314 93.314

Reserve waarborgsommen 184.182 15.675 6.640 199.857

Sub-Totaal 277.496 15.675 6.640 293.171

Saldo van de rekening -53.748 53.748 0

Totaal eigen vermogen 223.748 69.423 6.640 293.171

Bestemmingsreserve verzuim 38.769 0 0 38.769

Totaal 262.516 69.423 6.640 331.940

23

MeerjarenramingenDe lasten stijgen als gevolg van de prijsontwikkelingen. De baten nemen evenredig toe. De lasten in het thema Bedrijfsvoering nemen in het jaar 2022 af als gevolg van een daling in de afschrijvingslasten.

Thema’s in Euro Begroting2019

Begroting2020

Begroting2021

Begroting2022

Baten

Inkoop 2.160.361 2.207.560 2.239.565 2.273.051

Advies 540.265 553.104 562.155 571.591

Juridisch 121.759 123.727 125.742 127.195

CM 187.425 190.426 193.499 195.600

BV 317.890 323.030 328.289 332.084

MVI 345.000 345.000 345.000 345.000

Totaal Baten 3.672.700 3.742.846 3.794.250 3.844.521

Lasten

Inkoop 2.160.361 2.207.560 2.239.565 2.273.051

Advies 540.265 553.104 562.155 571.591

Juridisch 121.759 123.727 125.742 127.195

CM 187.425 190.426 193.499 195.600

BV 317.890 323.030 328.289 332.084

MVI 345.000 345.000 345.000 345.000

Totaal Lasten 3.672.700 3.742.846 3.794.250 3.844.521

Resultaat 0 0 0 0

24

Bedrijfsvoering (BV)Binnen de Bedrijfsvoering vinden de overige financiële verwerkingen plaats, zoals de kos-tenverdeling van de personeels- en bedrijfslasten over de verschillende thema’s. De resul-taten worden toegelicht en geanalyseerd. Indien in enig jaar een vennootschapsbelasting-plicht ontstaat wordt dit in deze paragraaf nader uitgewerkt. De mutaties die plaatsvinden ten aanzien van de reserves en voorzieningen krijgen hier ook de aandacht.

In de paragraaf is tevens de ook kostenverdeling van het begrotingsjaar 2019 opgenomen. De verdeling met betrekking tot het meerjarig perspectief is in de bijlagen van de para-graaf van de financiële begroting vermeld.

De opgenomen bedragen in het onderdeel Bedrijfsvoering hebben thans alleen betrekking op de kostenverdeling van personeelslasten van staffunctionarissen en de bedrijfslasten. Voor het jaar 2019 wordt geen vennootschapsbelastingplicht verwacht. Er worden ook geen mutaties in de reserves en voorzieningen verwacht.

Bedrijfsvoering in Euro Jaarrek.2017

Begroting 2018

Begroting 2019

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Baten 0 0 317.890 323.030 328.289 332.084

Lasten 0 0 317.890 323.030 328.289 332.084

Saldo Baten en Lasten 0 0 0 0 0 0

Baten

Bijdragen basis 0 0 0 0 0 0

Diensten derden 0 0 0 0 0 0

Entreegelden 0 0 0 0 0 0

Waarborgsommen 0 0 0 0 0 0

Bijdrage kwartiermaken 0 0 0 0 0 0

Overige baten 0 0 317.890 323.030 328.289 332.084

Totaal Baten 0 0 317.890 323.030 328.289 332.084

Lasten

Personeel 0 0 0 0 0 0

Bedrijfsvoering 0 0 30.115 30.636 31.194 30.338

Diverse lasten thema’s 0 0 0 0 0 0

Overige lasten 0 0 261.100 265.669 270.318 275.049

Kostenverdeling 0 0 26.675 26.725 26.778 26.697

Saldo Lasten 0 0 317.890 323.030 328.289 332.084

25

Kostenverdeling De kostenverdeling is gebaseerd op de verdeling van de personeelslasten, de lasten met be-trekking tot de bedrijfsvoering en (indien van toepassing) de verdeling van de overige las-ten over de diverse thema’s. Binnen de Bedrijfsvoering worden de lasten met betrekking tot de personeelsfunctionarissen binnen de staf en de overige overheadkosten verantwoord. Deze lasten zijn verdeeld over de andere thema’s via onderstaande kostenverdeelstaat.

Binnen het thema Bedrijfsvoering zijn de personele lasten en de kosten van de bedrijfs-voering ten aanzien van de staffunctionarissen opgenomen. In relatie tot de totale perso-neelslasten van € 2,4 miljoen maken deze personeelslasten voor 10,7 procent deel uit. Ten aanzien van de kosten in de bedrijfsvoering van € 31.200 is dit 9,1 procent van de totale bedrijfsvoeringskosten.

Thema’s Begroting 2019 Inkoop Advies Juridisch CM MVI BV

Personeelsleden 29

FTE 28,60 18,62 4,65 1,00 1,72 0 2,61

Lonen en salarissen 2.188.400 1.359.700 340.000 100.000 150.000 0 238.700

Personeelslasten 171.000 111.305 27.826 5.979 10.284 0 15.605

Overige personeelslasten 66.000 42.960 10.740 2.308 3.969 0 6.023

2.425.400 1.513.965 378.566 108.287 164.253 0 260.328

Inhuur personeel (flexibele schil) 280.000 224.000 56.000 0 0 0 0

Overige lasten bedrijfsvoering 330.000 214.800 53.700 11.538 19.846 0 30.115

610.000 438.800 109.700 11.538 19.846 0 30.115

Bedrijfsvoering Begroting 2019 Inkoop Advies Juridisch CM MVI

Personeelsleden

FTE 25,99 18,62 4,65 1,00 1,72 0

Personeelslasten 260.328 186.467 46.617 10.016 17.228 0

Lasten bedrijfsvoering 30.115 21.571 5.393 1.159 1.993 0

290.444 208.038 52.009 11.175 19.221 0

900.444 646.838 161.709 22.714 39.068 0 30.115

26

Financiële begroting

Financiële begroting in Euro Jaarrek. 2017

Begroting 2018

Begroting 2019

Baten 2.375.665 2.516.838 3.672.700

Lasten 2.499.413 2.523.478 3.672.700

Exploitatieresultaat voor mutatie in reserve -123.748 -6.640 0

Saldo mutaties reserves 70.000 0 0

-53.748 -6.640 0

Baten

Bijdragen basis 2.219.852 2.161.838 2.885.400

Diensten derden 155.813 355.000 150.000

Entreegelden 0 0 0

Waarborgsommen 0 0 0

Bijdrage kwartiermaken 0 0 0

Bijdrage thema’s 0 0 345.000

Overige baten 0 0 292.300

Totaal Baten 2.375.665 2.516.838 3.672.700

Lasten

Personeel 2.196.141 2.260.838 2.425.400

Bedrijfsvoering 303.272 256.000 610.000

Diverse lasten thema's 0 0 345.000

Overige lasten 0 6.640 0

Kostenverdeling 0 0 292.300

Totaal Lasten 2.499.413 2.523.478 3.672.700

Exploitatieresultaat voor mutatie in reserve -123.748 -6.640 0

Vennootschapsbelasting 0 0 0

Saldo rekening van baten en lasten -123.748 -6.640 0

Toevoeging aan reserves 0 0 0

Onttrekking aan reserves 70.000 6.640 0

Geraamd resultaat -53.748 0 0

27

Ten tijde van het opstellen van de begroting 2018 was nog niet bekend dat de gemeente Heemskerk tot RIJK zou toetreden. De bijdrage is nog niet in de begroting verwerkt c.q. aangepast. De uitbetaling van de waarborgsom is wegens de uittreding van de gemeente Zandvoort wel in de begroting 2018 opgenomen.

Voor het komende begrotingsjaar nemen de lasten toe met € 522.966, afgrond € 523.000. De recente ontwikkelingen en toename van activiteiten binnen RIJK hebben grotendeels invloed op deze toename. Daarnaast zijn de lasten toegenomen door de loon- en pri-jsontwikkelingen.

De toename van de lasten kan als volgt worden geanalyseerd

Toelichting toename lasten begroting 2019 in Euro

Loonkosten 115.000

Verlofkosten 52.000

Flexibele schil 280.000

Repro en kantoorkosten 2.000

Huur pand en dienstverlening 2.500

Representatie en communicatie 30.000

Werving en selectie -2.000

ICT 4.000

Bedrijfsgezondheidszorg incl. verzuimverzekering 2.700

(Overige) verzekeringen 400

Opleidingen, congressen, seminars 2.000

Externe advieskosten en kosten accountant 30.000

Telefonie -2.000

Afschrijvingskosten laptops en smartphones 4.400

Overige verschillen 2.000

Totaal 523.000

28

Meerjarenraming

Meerjarenraming in Euro Begroting 2019

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Baten 3.672.700 3.742.846 3.794.250 3.844.521

Lasten 3.672.700 3.742.846 3.794.250 3.844.521

0 0 0 0

Baten

Bijdragen basis 2.885.400 2.955.000 3.005.826 3.056.983

Diensten derden 150.000 152.625 155.296 158.014

Entreegelden 0 0 0 0

Waarborgsommen 0 0 0 0

Bijdrage kwartiermaken 0 0 0 0

Bijdrage thema’s 345.000 345.000 345.000 345.000

Overige baten 292.300 290.221 288.128 284.524

Totaal Baten 3.672.700 3.742.846 3.794.250 3.844.521

Lasten

Personeel 2.425.400 2.463.700 2.502.700 2.542.400

Bedrijfsvoering 610.000 621.300 633.126 629.583

Diverse lasten thema's 345.000 345.000 345.000 345.000

Overige lasten 0 20.000 20.000 35.000

Kostenverdeling 292.300 292.846 293.424 292.538

Totaal Lasten 3.672.700 3.742.846 3.794.250 3.844.521

Exploitatieresultaat voor mutatie in reserve 0 0 0 0

Vennootschapsbelasting 0 0 0 0

Saldo rekening van baten en lasten 0 0 0 0

Toevoeging aan reserves 0 0 0 0

Onttrekking aan reserves 0 0 0 0

Geraamd resultaat 0 0 0 0

29

Ontwikkeling gemeentelijke bijdragen 2017-2022

De ontwikkelingen van de gemeentelijke bijdragen vanaf het jaar 2017 zijn (tot en met het begrotingsjaar 2022) op de volgende bladzijde inzichtelijk gemaakt. De toename van de lasten in de jaren 2020 tot en met 2022 dienen nog verdeeld te worden over de deelne-mende gemeenten. De verdeling in deze jaren heeft nog niet plaatsgevonden, aangezien de volumes nog kunnen fluctueren en besluitvorming in de begrotingsjaren zal plaatsvinden.

Gemeente Werkelijk 2017

Begroting 2018

Wijziging 2018

Begroting 2019

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Beverwijk 228.780 249.311 249.311 304.500 311.845 317.209 322.608

Bloemendaal 131.483 143.282 143.282 175.000 179.221 182.304 185.406

Castricum 215.632 234.982 234.982 286.999 293.922 298.978 304.066

Diemen 105.186 114.626 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Heemskerk 0 0 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Heemstede 164.409 174.801 174.801 213.496 218.646 222.407 226.192

Hillegom 105.186 114.626 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Lisse 105.186 114.626 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Noordwijk/Noordwijkerhout 199.912 161.622 161.662 197.400 202.162 205.639 209.139

Ouder-Amstel 105.186 114.626 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Over-gemeenten 110.446 120.357 120.357 147.000 150.546 153.135 155.742

Ronde Venen 105.186 114.626 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Teylingen 105.186 114.626 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Uitgeest 73.630 80.238 80.238 98.000 100.364 102.090 103.828

Uithoorn 105.186 114.626 114.626 140.000 143.377 145.844 148.326

Velsen 152.520 166.207 280.833 343.000 351.274 357.316 363.397

Zandvoort 105.186 28.656 0 0 0 0 0

Nog te verdelen, meerjarig perspectief 0 0 0 0 0 0 0

Totaal 2.118.300 2.161.838 2.362.434 2.885.400 2.955.000 3.005.826 3.056.983

30

Activa in Euro prognose 2019

prognose 2018 2017 2016 2015 2014

Vaste activa

Immateriële vaste activa 0 0 0 0 0 0

Materiële vaste activa 30.000 45.000 10.632 21.264 31.896 0

Financiële vaste activa 0 0 0 0 0 0

Totaal vaste activa 30.000 45.000 10.632 21.264 31.896 0

Vlottende activa

Voorraden 0 0 0 0 0 0

Uitzettingen korter dan één jaar 70.000 70.000 171.786 72.530 133.289 209.390

Debiteuren 70.000 70.000 171.786 72.530 133.289 209.390

Liquide middelen 400.000 400.000 313.491 668.029 613.076 462.848

Bank- en girosaldi 400.000 400.000 313.491 668.029 613.076 462.848

Overlopende activa 15.000 15.000 19.150 12.568 11.251 8.988

Totaal vlottende activa 485.000 485.000 504.428 753.127 757.616 681.226

TOTAAL ACTIVA 515.000 530.000 515.060 774.391 789.512 681.226

BalansDe verwachte ontwikkelingen in de jaren 2018 en 2019 zijn in onderstaande balansen weergegeven. RIJK heeft geen vreemd vermogen. De belangrijkste mutatie ligt op het vlak van de materiële vaste activa. Naar verwachting zullen in het jaar 2018 diverse laptops en smartphones worden aangeschaft c.q. vervangen. In het balansoverzicht is het reken-ingresultaat van 2017 binnen het eigen vermogen opgenomen. Besluitvorming, door het bestuur, dient nog plaats te vinden.

31

Passiva in Euro prognose 2019

prognose 2018 2017 2016 2015 2014

Vaste passiva

Eigen vermogen 331.940 331.940 262.516 386.264 541.804 393.699

Algemene reserve 293.171 293.171 277.496 310.010 229.225 221.616

Bestemmingsreserves 38.769 38.769 38.769 108.769 128.769 148.769

Rekening resultaat 0 0 -53.748 -32.514 183.810 23.314

Voorzieningen 0 0 0 0 0 34.819

Verlofrechten 0 0 0 0 0 34.819

Vaste schulden 0 0 0 0 0 0

Totaal vaste passiva 331.940 331.940 262.516 386.264 541.804 428.518

Vlottende passiva

Netto vlottende schulden langer dan één jaar 0 0 0 0 0 0

Netto vlottende schulden korter dan één jaar 30.000 30.000 26.591 126.566 68.991 58.470

Crediteuren 30.000 30.000 26.591 126.566 68.991 58.470

Overlopende passiva 153.060 168.060 225.952 261.560 178.717 194.238

Totaal vlottende passiva 183.060 198.060 252.544 388.127 247.708 252.708

TOTAAL PASSIVA 515.000 530.000 515.060 774.391 789.512 681.226

32

Personeelslasten in Euro Begroting 2019

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Lonen en sociale lasten 2.188.400 2.226.700 2.265.700 2.305.400

Terugontvangen ziektegelden 0 0 0 0

Feestdagen 8.000 8.000 8.000 8.000

PGB gelden 5.000 5.000 5.000 5.000

Gratificaties (niet gesplitst per afdeling) 4.000 4.000 4.000 4.000

Koop en verkoop verlof 20.000 20.000 20.000 20.000

Onkosten/dienstreizen 82.000 82.000 82.000 82.000

Stagevergoeding 0 0 0 0

Vakantiegeld 0 0 0 0

Verlofsaldi 52.000 52.000 52.000 52.000

Overige personeelslasten 66.000 66.000 66.000 66.000

Totaal 2.425.400 2.463.700 2.502.700 2.542.400

PersoneelslastenIn onderstaande tabel is een specificatie van de diverse personeelslasten opgenomen.

33

Bedrijfsvoeringslasten Begroting 2019

Begroting 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Inhuur personeel (flexibele schil) 280.000 285.600 291.312 297.138

Repro en kantoorkosten 22.000 22.440 22.889 23.347

Huur pand en dienstverlening 61.000 62.220 63.464 64.734

Representatie en communicatie 30.000 10.200 10.404 10.612

Werving en selectie 10.000 10.200 10.404 10.612

ICT 55.000 56.100 57.222 58.366

Bedrijfsgezondheidszorg 5.000 5.100 5.202 5.306

(Overige) verzekeringen 8.000 8.160 8.323 8.490

Opleidingen, congressen, seminars 38.000 38.760 39.535 40.326

Externe advieskosten en kosten accountant 78.000 79.560 81.151 82.774

Telefonie 8.000 8.160 8.323 8.490

Afschrijvingskosten laptops en smart-phones 15.000 15.000 15.300 0

Overige lasten 0 19.800 19.596 19.388

Totaal kosten bedrijfsvoering 610.000 621.300 633.126 629.583

BedrijfsvoeringslastenDe bedrijfsvoeringslasten zijn in onderstaande tabel nader gespecificeerd.

Colofon

Tekst en UitgaveStichting Rijk, Heemstede

Vormgeving Dimtry van den Berg, Brainbulb

ContactinformatieStichting RIJKRaadhuisplein 12101 HA Heemstede

Volg ons:www.stichtingrijk.nltwitter: @InkoopRIJKlinkedin.com: inkoopcombinatie-rijk