Begroting 2018 - Servicepunt71 · Inleiding en Leeswijzer | 3 1Inleiding en Leeswijzer...

BEGROTING 2018

ColofonVier gemeenten - Leiden, Leiderdorp, Oegstgeesten Zoeterwoude - hebben vanaf 1 januari 2012de interne bedrijfsvoeringstaken geconcentreerdin één organisatie, Servicepunt71. Servicepunt71levert producten en diensten op het gebied vanICT, inkoop, financiën, HRM, juridische zaken enfacilitaire zaken.

Servicepunt71Postbus 1712300AD Leiden

INHOUDSOPGAVE

1 INLEIDING EN LEESWIJZER 31.1 Samenvatting 31.2 Leeswijzer 51.3 Uitgangspunten begroting 2018 61.4 Strategische ontwikkeling richting 2020 81.5 Sturen op doelen en resultaten 10

2 PROGRAMMAPLAN 132.1 Programma 1 ICT 132.2 Programma 2 Inkoop 152.3 Programma 3 Financiën 172.4 Programma 4 HRM 192.5 Programma 5 Juridische zaken 212.6 Programma 6 Facilitaire zaken 232.7 Algemene Dekkingsmiddelen, Overhead en Onvoorzien 25

3 PARAGRAFEN 273.1 Paragraaf Weerstandsvermogen 273.2 Paragraaf Financiering 303.3 Paragraaf Bedrijfsvoering 32

4 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN EN TOELICHTING 354.1 Baten en lasten per programma en per categorie 354.2 Bijdrage deelnemers 374.3 Incidentele baten en lasten 43

5 UITEENZETTING FINANCIËLE POSITIE EN TOELICHTING 455.1 Geprognosticeerde balans 455.2 EMU Saldo 465.3 Arbeidskosten gerelateerde verplichtingen 475.4 Investeringen en kapitaallasten 475.5 Financiering 475.6 Stand en verloop reserves 485.7 Stand en verloop voorzieningen 48

Inleiding en Leeswijzer | 3

1 Inleiding en Leeswijzer1.1 SamenvattingVoor u ligt de Begroting 2018 van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71.Servicepunt71 is een samenwerkingsverband van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude en verzorgtde bedrijfsvoering voor deze gemeenten en enkele andere klantorganisaties. Servicepunt71 levert producten en diensten ophet gebied van ICT, inkoop, financiën, HRM, juridische zaken en facilitaire zaken.

Strategische ontwikkeling richting 2020Na afronding van de opbouw- en consolidatiefase is in 2016 gestart met de doorontwikkelfase op basis van een strategischeoriëntatie voor de periode tot en met 2020. De weerslag van deze oriëntatie is vastgelegd in het strategisch kaderdocument"Servicepunt71 richting 2020: Professionele dienstverlening, slimme bedrijfsvoering". Dit document is voorjaar 2016 door hetbestuur van Servicepunt71 vastgesteld. In dit document zijn keuzes opgenomen die richting geven aan de ontwikkeling van debedrijfsvoering van de vier gemeenten zoals deze door Servicepunt71 wordt ondersteund.

De strategische keuzes zijn vertaald in de volgende kernelementen voor de missie en visie 2016-2020:■ Professionele dienstverlening: solide en betrouwbare bedrijfsvoering■ Slimme bedrijfsvoering: meer resultaten met minder inspanningen■ Focus op de Leidse regio en toegevoegde waarde leveren aan de gemeentelijke opgaven■ Gelijkwaardig partnerschap en collegiale werkverhoudingen tussen de vijf organisaties

In deze begroting hebben de service-eenheden deze elementen vertaald naar concrete doelstellingen, opgaven en resultatenvoor hun discipline. Hierbij zijn de ambities uit de gemeentelijke begrotingen uiteraard betrokken.

Ontwikkeling van de dienstverleningIn de ontwikkeling van de dienstverlening richt Servicepunt71 zich vooral op verdere verbetering van de klanttevredenheid.Dat doen we o.a. door gemeentelijke doelstellingen en opgaven en de leefwereld van managers en medewerkers vooropte zetten, onze processen eenvoudiger en klantvriendelijker in te richten (snel, betrouwbaar en gericht op gebruiksgemak),klachtgerichter te adviseren en ondersteuning via servicedesks toegankelijker en oplossingsgerichter te maken. Deoptimalisatie en doorontwikkeling van de huidige aard en omvang van het dienstenpakket vindt in principe plaats binnen dehuidige personele en financiële kaders. In de ontwikkeling van de gezamenlijke bedrijfsvoering richt Servicepunt71 zich op devolgende trefwoorden:■ Verbinden: met gemeentelijke opgaven, gericht op burgers en bedrijven, met (collega's binnen) het primaire proces vangemeenten, tussen en binnen de verschillende teams en gericht op integratie van bedrijfsvoeringsdisciplines■ Vereenvoudigen: van complexiteit naar eenvoud, deregulering, toepassen van best practices, gericht op gemak, efficiencyen klantvriendelijkheid■ Vernieuwen: verdergaande digitalisering, innovatie van processen, daadwerkelijk implementeren van slimme bedrijfsvoering,anticiperen op toekomstige ontwikkelingen

De service-eenheden leveren hun reguliere dienstverlening binnen de kaders van deze begroting, de af te sluitenleveringsafspraken met de gemeenten en de producten- en dienstencatalogus. Daarbij gelden de volgende speerpunten voor2018:■ Bij ICT ligt de focus op het verhogen van de betrouwbaarheid van de ICT-performance, de diversificatie van het aanbod,mobiele devices en de voorbereiding van een nieuw, flexibel werkplekconcept. Daarnaast is ICT partner voor de realisatie vande regionale doelstellingen die via het programma Versterking Regionale I-Samenwerking (VRIS) worden beoogd op het vlakvan informatievoorziening, -beleid en –management.■ Inkoop richt zich vooral op de structurele borging van contractbeheer, -registratie en –management, de versterkingvan de sturing op contractwaarden en categoriemanagement (gezamenlijk aanbesteden) en het zichtbaar maken van deinkoopvoordelen die hiermee gerealiseerd worden.

4 | SERVICEPUNT 71

■ De service-eenheid Financiën legt de focus op vernieuwing van de P&C-cyclus, verdergaande digitalisering van het proces‘Van inkoop tot betalen’ en doorontwikkelen van managementinformatie t.b.v leidinggevenden en budgetverantwoordelijken enhet versterken van de fiscale adviesfunctie.■ HRM richt zich met name op modernisering van arbeidsvoorwaarden, de voorbereiding van de invoering van de Wetnormalisering Ambtenarenstatus, de uitwerking van concrete plannen om mobiliteit en flexibiliteit in de gemeentelijkeorganisaties te bevorderen en om arbeidsparticipatie te bevorderen.■ Binnen Juridische Zaken wordt ingezet op de versterking van de regionale juridische functie. Daarnaast wordenvernieuwingen op het vlak van verweervoeren en mediation verder doorgevoerd en de uitgangspunten van PCMO (’Prettigcontact met de overheid’) volledig in het dienstenaanbod geïmplementeerd.■ Binnen Facilitaire dienstverlening ligt het accent op pro-actieve advisering en ondersteuning op de verschillendelocaties, doorvoeren van het hospitality-concept en wordt er in de relatie met leveranciers meer gestuurd op output(leveranciersmanagement).

Ontwikkeling van de organisatieServicepunt71 wil een professionele dienstverleningsorganisatie én een aantrekkelijke werkgever blijven, waar medewerkerstevreden zijn en zich thuis voelen. De kaderstellende opgaven (strategisch kader en financiële kaders) en de ‘lessons learned’uit het verleden maken een heroriëntatie op de interne sturing noodzakelijk. Dit betreft de wijze waarop de leiding van deorganisatie sturing geeft aan het realiseren van haar opgaven en doelstellingen en waarop zij taken en verantwoordelijkhedenorganiseert.Servicepunt71 richt zich hierbij op een veranderende cultuur gericht op meer eigenaarschap, ruimte en initiatief voor demedewerkers/professionals, collegiale horizontale samenwerking met de partnerorganisaties, meer werken vanuit waardetoevoegen, integraal werken, innovatie, verantwoordelijkheden laag in de organisatie en een andere, daarbij passendeleiderschaps- en managementstijl.

Financiële ontwikkelingenDe begroting 2018 is gebaseerd op het reeds bestaande financiële meerjarenbeeld, zoals eerder opgenomen in debegroting 2017. Op onderdelen zijn wijzigingen in dienstverlening aan gemeenten opgenomen, waaronder extra inzet opInformatiebeveiliging en de effecten van de groeiende vraag naar ICT-producten en diensten.Op grond van de Kadernota 2018 is een indexering van 2,09% op de bijdragen van deelnemers verwerkt. De in eerderebegrotingen aangekondigde introductie van het verrekenmodel op basis van outputfinanciering is in deze begroting verwerkt:op basis van de volumes die in de leveringsafspraken 2017 tussen gemeenten en Servicepunt71 zijn overeengekomen, is debegrote bijdrage van iedere gemeente aangepast. De betaalde bijdrage is nu in overeenstemming met de afgenomen output.Het weerstandsvermogen is op voldoende niveau. Het financiële meerjarenbeeld is sluitend en structureel en reëel inevenwicht.


1.2 LeeswijzerIndeling begroting

De begroting 2018 ontleent haar indeling aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en bestaat uit:■ Een beleidsbegroting bestaande uit een programmaplan en een aantal paragrafen.■ Een financiële begroting bestaande uit het overzicht van baten en lasten en de uiteenzetting van de financiële positie.Deze onderdelen worden hieronder globaal toegelicht en in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.Het BBV schrijft naast een programmabegroting ook een productenraming voor. Bij Servicepunt71 zijn deprogrammabegroting en de productenraming identiek.

Beleidsbegroting

ProgrammaplanIn het programmaplan is uitgewerkt welke effecten Servicepunt71 ten behoeve van de gemeenten beoogd en welke prestatieszij daartoe in 2018 wil realiseren. De activiteiten van Servicepunt71 zijn verdeeld over zes programma’s:■ programma 1 – Informatie- en communicatietechnologie (ICT)■ programma 2 – Inkoop■ programma 3 – Financiën■ programma 4 – Human Resource Management (HRM)■ programma 5 – Juridische Zaken■ programma 6 – Facilitaire ZakenDaarnaast wordt aandacht besteed aan de Algemene dekkingsmiddelen, de post Onvoorzien en de Overhead.De indeling is per programma gelijk. In elk programma komen achtereenvolgens aan de orde: de doelstellingen, de specifiekespeerpunten die gerealiseerd gaan worden om de doelstellingen te bereiken, de prestaties binnen de reguliere dienstverlening(die in globale zin is opgenomen in de programma’s en nader is gespecificeerd in de Producten- en diensten catalogus) en debijbehorende meerjarige raming van baten en lasten.

Paragrafen In de (wettelijk verplichte) paragrafen wordt aandacht besteed aan financiële en bedrijfsmatige onderwerpen die dwars doorde programma’s heen lopen en een Servicepunt71-breed karakter hebben. Deze begroting bevat de volgende paragrafenWeerstandsvermogen, Financiering en Bedrijfsvoering.

Financiële begroting

Overzicht van baten en lasten Het overzicht van baten en lasten bestaat uit de volgende onderdelen:■ per programma de meerjarige raming van baten en lasten en het saldo■ het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het geraamde bedrag voor onvoorzien■ het geraamde saldo van baten en lasten■ de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves■ het geraamde resultaatIn de toelichting zijn de belangrijkste ontwikkelingen ten opzichte van het voorgaande meerjarenbeeld weergegeven. Ook iseen overzicht met toelichting opgenomen van de bijdragen van de deelnemers, van de incidentele baten en lasten en van hetEMU-saldo.

Uiteenzetting financiële positieDe financiële positie van Servicepunt71 wordt toegelicht aan de hand van de volgende onderdelen: arbeidskostengerelateerde verplichtingen, het investeringsplan, de financiering en het verloop van reserves en voorzieningen.

6 | SERVICEPUNT 71

1.3 Uitgangspunten begroting 2018Gehanteerde uitgangspunten

Het belangrijkste uitgangspunt voor de begroting 2018 is het reeds bekende financiële meerjarenbeeld, zoals opgenomen inde begroting 2017. Overige uitgangspunten zijn voornamelijk afkomstig uit de kaderstelling die het bestuur heeft meegegevenin de Kaderbrief 2018 en uit wettelijke bepalingen (o.a. Vernieuwing BBV).

IndexeringEr wordt een indexering toegepast op de bijdragen die gemeenten betalen op basis van de meerjarenraming zoalsopgenomen in de Begroting 2017. Deze indexering sluit aan bij de gemeentelijke systematiek.Voor wat betreft de indexering over de personele budgetten wordt aangesloten bij de reële loonkostenontwikkeling op grondvan cao-afspraken, of een zo goed mogelijke inschatting daarvan. Dit percentage is gebaseerd op een uniform uitgangspuntdat de vier gemeenten en Servicepunt71 in het begrotingsproces 2018 hanteren, waarbij het indexeringspercentage uitkomtop 2,9%.Voor wat betreft de indexering op materiële budgetten wordt aangesloten bij de indexering die gemeenten in hun voorgaandebegroting hebben opgenomen. Aangezien dit bij alle gemeenten in 2017 0% was, heeft Servicepunt71 in haar begroting 2018eveneens 0% indexering toepassen. Het per saldo effect op de bijdrage deelnemers bedraagt 2,09%.

Strategisch kader 2016-2020In de Kadernota 2018 is aangegeven dat in een apart hoofdstuk van de begroting 2018 ingegaan wordt op de uitwerking vanhet strategisch kader 2016-2020. In hoofdstuk 1.4 wordt de voortgang van de uitwerking van dit kader verder toegelicht.

VerrekensystematiekAls gevolg van de transitie van input gestuurde en gefinancierde dienstverlening naar meer output gestuurde en gefinancierdedienstverlening is in 2017 een herverdeeleffect van beperkte omvang tussen de gemeenten ontstaan, dat in de boekjaar2017 voor 50% en in boekjaar 2018 voor 100% is verwerkt. Het herverdeeleffect corrigeert voor de bijdrage die eerder, opbasis van historische inbreng- en verdeelsleutels is bepaald. In komende jaren ontstaan geen verdere herverdeeleffecten,maar wel mutaties in de bijdragen, omdat de bijdragen die gemeenten betalen vanaf nu afhankelijk is van de omvang van dedienstverlening die zij afnemen.

Algemene bezuinigingstaakstellingIn de begroting 2017 is een structurele algemene bezuinigingstaakstelling van € 246.000 opgenomen. Deze taakstelling is inde begroting 2018 structureel ingevuld op de verschillende programma’s. Deze structurele invulling heeft plaatsgevonden met(nog door te voeren) veranderingen in de sturing binnen Servicepunt71, met het verder optimaliseren van processen en methet actief regionaal ontwikkelen en implementeren van slimme bedrijfsvoering.

Dienstverlening aan deelnemersOp onderdelen zijn wijzigingen in de dienstverlening aan deelnemers opgenomen en toegelicht bij de betreffendebegrotingsprogramma's. De effecten voor de individuele gemeenten zijn toegelicht in paragraaf 4.2 Bijdrage deelnemers. Debelangrijkste wijzigingen betreffen:■ Het herverdeeleffect dat ontstaat als gevolg van de introductie van de nieuwe verrekensystematiek.■ De groei in gevraagde ICT-producten en diensten, die leidt tot hiermee gemoeide extra kapitaallasten en licenties.■ De structurele extra middelen die beschikbaar worden gesteld om aan de nieuwe wettelijke eisen m.b.t. Informatiebeveiligingte kunnen voldoen (o.a. als gevolg van het ambitieniveau dat is neergelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten).■ De incidentele bijdrage die nodig is om noodzakelijke doorontwikkeling binnen de dienstverlening ICT uit te kunnen voeren.■ Formatie- en taakmutaties m.b.t. overgedragen taken op juridisch (gemeente Leiden) en facilitair (gemeente Oegstgeest)vlak.

Dienstverlening aan derdenIn de dienstverlening aan derden zijn de belangrijkste ontwikkelingen:


■ Het continueren van de dienstverlening aan de Tijdelijke WerkOrganisatie binnen Holland Rijnland inzake de Jeugdhulp(eerder gecontracteerd voor de jaren 2015 en 2016).

FiscaliteitenPer 1 januari 2016 is Wet modernisering Vpb-plicht voor overheidsondernemingen van kracht. Volgens deze wet moetenoverheden die winst of structureel overschotten behalen met activiteiten die concurreren met de markt, vanaf 1 januari2016 vennootschapsbelasting betalen. Servicepunt71 heeft bij de Belastingdienst het standpunt ingebracht dat zij nietonderworpen is aan de fiscale verplichtingen voorzover die voortvloeien uit deze Wet en is in afwachting van de reactie van deBelastingsdienst.

BBV-vernieuwingDe kaderstellende wetgeving over begrotingen (Besluit Begroting en Verantwoording, BBV) is gewijzigd. Deze wijzigingenkonden facultatief al worden doorgevoerd in de begroting 2017 en zijn verplicht vanaf de begroting 2018. De wijzigingenrichten zich op:■ Uniforme indeling in taakvelden: alleen administratief-technisch van toepassing bij Servicepunt71, alle activiteiten vallen

onder taakveld 0.4 Overhead);■ Uniforme basisset van beleidsindicatoren. De indicatoren die behoren taakveld 0 Bestuur en ondersteuning zijn opgenomen

onder het onderdeel Overhead in het programmaplan;■ Verbeterde informatie verbonden partijen (niet van toepassing op gemeenschappelijke regelingen)■ Uniforme set van financiële kengetallen (reeds opgenomen in de begroting 2017, wordt nu gecontinueerd en is opgenomen

in de paragraaf Weerstandsvermogen);■ Inzicht in overhead en kosten. In de programma’s worden alleen die kosten opgenomen die betrekking hebben op het

primaire proces. Alle ‘overhead’ dient in een programma met die naam te worden opgenomen. Binnen Servicepunt71 zijnde bestaande programma’s ‘overhead’ binnen de klassieke definitie, maar zijn zij voor Servicepunt71 primair proces. Deoverheadkosten zijn opgenomen in de aparte paragraaf ‘Overhead’.

■ Aanpassen stelsel van baten en lasten. Het gaat hier vooral om de wijziging in de bepaling van de omslagrente(omslagrente wordt toegepast om rentelasten te verdelen over programma’s). De omslagrente is aangepast (van 2,25%naar 1,4%) om zo reëel mogelijk aan te sluiten bij de werkelijk betaalde rente. Hierdoor dalen de kapitaallasten perprogramma en valt het voordeel op de financieringsfunctie weg.

■ Meer inzicht in EMU-saldo. Met het oog op een beter raming en beheersing van het EMU-saldo wordt voorgeschreven dateen meerjarig geprognosticeerde balans wordt opgenomen in de uiteenzetting van de financiële positie (hoofdstuk 5).

Operationele vertaling

De vastgestelde begroting vormt het uitgangspunt voor de opstelling van jaarlijkse leveringsafspraken voor de dienstverlening,de dynamische uitvoeringsagenda’s voor de doorontwikkeling en de A3-werkplannen van de service-eenheden vanServicepunt71. De leveringsafspraken worden in nauw overleg met de gemeentelijke organisaties opgesteld en door het SGBvastgesteld. Hierin is opgenomen welke producten en diensten gemeenten afnemen, in welke hoeveelheden en wat hiervande kosten zijn. De tarieven die Servicepunt71 voor dienstverlening in rekening brengt zijn gebaseerd op integrale kostprijzenen worden jaarlijks vastgesteld door het bestuur.De verrekensystematiek (over o.a. verdeelsleutels en meer- en maatwerksystematiek) wordt jaarlijks in de begrotingvastgelegd (zie paragraaf 4.2 Bijdrage deelnemers). In de A3-werkplannen van de service-eenheden staat de samenhang enverbinding tussen de strategische kaders, de resultaatgebieden (bestuur, gemeentelijke doelen, partners en medewerkers) ende organisatiegebieden (o.a. processen, mensen, middelen) centraal.

8 | SERVICEPUNT 71

1.4 Strategische ontwikkeling richting 2020Na afronding van de opbouw- en consolidatiefase is in 2016 gestart met de doorontwikkelfase op basis van een strategischeoriëntatie voor de periode tot en met 2020. Het resultaat van deze oriëntatie is vastgelegd in het strategisch kaderdocument"Servicepunt71 richting 2020: Professionele dienstverlening, slimme bedrijfsvoering", dat in april 2016 is vastgesteld doorhet bestuur van Servicepunt71. Hierin zijn keuzes opgenomen die richting geven aan de ontwikkeling van de (gezamenlijke)bedrijfsvoering van de vier gemeenten zoals deze door Servicepunt71 wordt gerealiseerd in de periode 2016-2020.

De strategische keuzes zijn vertaald in de volgende kernelementen voor de missie en visie 2016-2020:■ Professionele dienstverlening: solide en betrouwbare bedrijfsvoering, adaptief in klantbenadering (de focus ligt op hetvasthouden en versterken van successen en optimaliseren van de bestaande dienstverlening)■ Slimme bedrijfsvoering: meer resultaten met minder inspanningen■ Focus op de Leidse regio en toegevoegde waarde leveren aan de gemeentelijke opgaven■ Gelijkwaardig partnerschap en collegiale werkverhoudingen tussen de vijf organisaties

In 2016 is Servicepunt71 gestart om samen met gemeenten invulling te geven aan deze strategische keuzes via eendrietal sporen: de concretisering van het strategische kader (gericht op zichtbare resultaten op de strategische keuzes),de governance op Servicepunt71 (gericht op daadwerkelijk partnerschap en slagvaardige en effectieve gezamenlijkebesluitvorming) en de interne sturing binnen Servicepunt71 (gericht op het organiseren en realiseren van opgaven endoelstellingen).

Concretisering strategisch kader

Dit richt zich vooral op het ‘vertalen’ van genoemde kernelementen door de eigen medewerkers/professionals naar dedagelijkse praktijk van dienstverlening om zodoende energie en binding te stimuleren tussen medewerkers, organisatie endoorontwikkeling. De elementen van de visie zijn door de service-eenheden vertaald naar opgaven en resultaten t.b.v. degemeenten voor hun discipline, o.a. door per vakgebied de gemeentelijke doelstellingen voorop te zetten, onze processeneenvoudiger en klantvriendelijker in te richten, integraler te adviseren en ondersteuning via servicedesks toegankelijker enoplossingsgerichter te maken. In de ontwikkeling van de gezamenlijke bedrijfsvoering richt Servicepunt71 zich op de volgendetrefwoorden:■ Verbinden: met gemeentelijke opgaven, gericht op burgers en bedrijven, met (collega's binnen) het primaire proces vangemeenten, tussen en binnen de verschillende teams en gericht op integratie van bedrijfsvoeringsdisciplines■ Vereenvoudigen: van complexiteit naar eenvoud, deregulering, toepassen van best practices, gericht op gemak, efficiencyen klantvriendelijkheid■ Vernieuwen: verdergaande digitalisering, innovatie van processen, daadwerkelijk implementeren van slimme bedrijfsvoering,anticiperen op toekomstige ontwikkelingen

Governance op Servicepunt71

Eind 2016 hebben het bestuur, de gemeentesecretarissen en de directeur Servicepunt71 (Strategiegroep GezamenlijkeBedrijfsvoering, SGB) in gezamenlijkheid een extern adviesbureau opdracht gegeven om een onafhankelijk advies te gevenover de doorontwikkeling van de governance en interne sturing van Servicepunt71.De kernvraag in de opdrachtformulering luidde: “Hoe kunnen wij de governance van Servicepunt71 zodanig organiseren enwerkend laten zijn dat daadwerkelijk sprake is van gezamenlijk partnerschap in de realisatie van de doelen richting 2020 endat de slagvaardigheid, effectiviteit en eenvoud in gezamenlijke besluitvorming bevorderd wordt?”.Het bestuur heeft kennisgenomen van het in februari 2017 uitgebrachte rapport en herkent zich in hoofdlijnen in de analyseen aanbevelingen. Na gesprekken met de secretarissen van de gemeenten en de directeur en Ondernemingsraad vanServicepunt71 heeft het bestuur besloten om te kiezen voor versnelde uitvoering van de doorontwikkeling, om de rolinvulling/rolverdeling bestuur, secretarissen en directeur SP71 te herijken en om te werken aan samenwerkingsvaardigheden encultuuraspecten binnen en tussen de verschillende gremia.


Interne sturing binnen Servicepunt71

De kaderstellende opgaven (strategisch kader en financiële kaders) en de ‘lessons learned’ uit het verleden maken eenheroriëntatie op de interne sturing noodzakelijk. Dit betreft de wijze waarop de leiding van de organisatie sturing geeft aan hetrealiseren van haar opgaven en doelstellingen en waarop zij taken en verantwoordelijkheden organiseert.Servicepunt71 richt zich hierbij op een veranderende cultuur gericht op eigenaarschap, ruimte en initiatief voor demedewerkers/professionals, collegiale horizontale samenwerking met de partnerorganisaties, meer werken vanuit waardetoevoegen, integraal werken, innovatie, verantwoordelijkheden laag in de organisatie en een andere, daarbij passendeleiderschaps- en managementstijl.

10 | SERVICEPUNT 71

1.5 Sturen op doelen en resultatenIn het strategische kaderdocument "Servicepunt71 richting 2020" zijn doelstellingen en ambities opgenomen met betrekkingtot de dienstverlening, zowel in generieke zin, als in specifieke zin per discipline.In de begrotingsprogramma's per discipine zijn de beoogde effecten, de specifieke speerpunten en de prestaties binnen dereguliere dienstverlening opgenomen.In deze paragraaf komen de generieke doelstellingen en ambities aan de orde. Sturing op de realisatie hiervan vindt vooralplaats in de continue dialoog tussen medewerkers en management van Servicepunt71 en gemeenten. Indicatoren kunnendaarbij ondersteunend zijn. Uitgaande van de kernelementen voor de visie van Servicepunt71 zijn de belangrijkste kritischeprestatie-indicatoren (kpi) Betrouwbaarheid en Klanttevredenheid.

BetrouwbaarheidDe kpi’s m.b.t. Betrouwbaarheid zijn gebaseerd op servicenormen. Servicenormen zijn standaarden en specificaties (bv. lever-en doorlooptijden) die zijn vastgelegd in de PDC en aangeven welke eisen er aan producten en diensten gesteld kunnenworden. Doel hiervan is om vooraf verwachtingen af te stemmen en duidelijkheid te scheppen over de dienstverlening enom hier gedurende het jaar op te kunnen sturen. In onderstaand overzicht zijn de meest relevante opgenomen, waarbij deindicator is uitgedrukt als percentage dat binnen de norm is gerealiseerd. Deze indicatoren zijn generiek en gebaseerd ophet (gewogen) gemiddelde van relevante producten over de volle breedte van de dienstverlening van Servicepunt71. Bij deindicator Tijdigheid van dienstverlening is onderscheid gemaakt naar diensten die primair t.b.v. de bedrijfsvoering gemeentengeleverd worden ("intern", o.a. ICT wijzigingen en incidenten en formatie- en begrotingswijzingen) en diensten die relevant zijnvoor burgers, bedrijven en instellingen ("extern", doorlooptijd facturen en bezwaarafhandeling).

KlanttevredenheidIn het voorjaar van 2015 is een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) uitgevoerd. De dienstverlening van Servicepunt71 opde verschillende bedrijfsvoeringsdisciplines werd gemiddeld beoordeeld met een 6,7. Hierbij was sprake van een spreiding,zowel naar discipline (van 6,2 naar 6,9) als naar gemeente (van 6,3 naar 6,8). De ambitie is om eind 2019 bij alle gemeententenminste een 7,0 te scoren, waarbij op alle disciplines minimaal een voldoende wordt gescoord.Om te beoordelen of Servicepunt71 zich richting de streefwaarden ontwikkelt, beoordelen we ook tussentijds hoe dedienstverlening wordt ervaren. Dit doen we door steeksproefsgewijs periodiek roulerend op drie verschillende typendienstverlening de beleving te evalueren (Servicedesks, specialistisch advies en vaste adviesrelaties). De meting over hettweede tertaal 2016 liet een gemiddelde zien van een 8,3 op de dienstverlening van de servicedesks en een 7,8 op deadviesopdrachten. Ook in 2017 worden deze steeksproefsgewijze metingen herhaald.

Nr Betrouwbaarheid (belangrijkste servicenormen) 2015realisatie

2016begroting

2016realisatie

2017begroting

2018begroting

1 Beschikbaarheid systemen<% binnen service-window>

99,5% 99,6% 99,3% 99,7% 99,8%

2 Telefonische bereikbaarheid<juist en tijdig beantwoorde oproepen>

93,2% 93,5% 97,4% 95,0% 97,0%

3 Tijdigheid dienstverlening gemeenten<gewogen gemiddelde PDC-normering>

87,3% 90,0% 93,6% 92,0% 94,0%

4 Tijdigheid dienstverlening burgers, bedrijven en instellingen<gewogen gemiddelde PDC-normering>

70% 80,0% 82,5 87,0% 94,0%

Nr Klanttevredenheid 2015realisatie

2016begroting

2016realisatie

2017begroting

2018begroting

5 Klanttevredenheidsonderzoek 6,7 6,9

6 Servicedesks<periodieke telefonische enquetes>

6,8 8,3 6,9 7,0

7 Adviesopdrachten (regulier en specialistisch)<periodieke mondelinge of schriftelijke evaluaties>

6,8 7,8 6,9 7,0

12 | SERVICEPUNT 71

Programmaplan | 13

2 Programmaplan2.1 Programma 1 ICTDoelstellingenHet effect dat wordt bereikt via dit programma is dat gemeenten beter ingespeeld hebben op eisen die deinformatiesamenleving stelt, dat gemeenten beter ondersteund zijn in hun digitale dienstverlening aan burgers, bedrijven eninstellingen en informatie en gegevens veilig zijn.

Speerpunten 20181. In 2017 en 2018 wordt een nieuw, flexibel werkplekconcept ontwikkeld (de opvolger van Werkplek71). Het nieuwe,

flexibele werkplekconcept bestaat onder meer uit de fysieke werkplek, mobiele toepassingen, ondersteunende applicaties,telecommunicatie en de relatie naar de backend (datacenter/cloudoplossingen). SE ICT verzorgt de ontwikkeling enrealisatie van de ICT-werkplek in nauwe samenwerking met de regio.

2. SE ICT adviseert en ondersteunt de applicatie-eigenaren en applicatiebeheerders m.b.t. een slimme en efficiënteorganisatie van het regionale applicatielandschap en draagt bij aan de regionale applicatie-rationalisatie (bijv. via adviesover het terugbrengen van het aantal applicaties).

3. Binnen het programma VRIS werkt SE ICT samen met partners aan het verkennen van mogelijkheden om i-taken tecentraliseren, waaronder bv. technisch applicatiebeheer.

4. De in 2016 opgestelde meerjarenvisie twin-datacenter (private cloud) wordt verder uitgewerkt en voorbereid. In 2020worden componenten van het twin-datacenter vervangen en zullen als gevolg van huisvestingsbewegingen mogelijkaanpassingen moeten plaatsvinden. Dit vraagt om een tijdig in te zetten meerjarige voorbereiding, die projectmatig vanaf2017/2018 opgezet zal worden.

5. De regionale digitaliseringsagenda leidt tot vernieuwing en innovatie binnen de gemeentelijke informatievoorziening. Datvraagt om integrale ICT-advisering en onafhankelijke projectleiding. SE ICT zal, gezien de toegenomen behoefte bij degemeenten aan advies en projectsturing om de digitalisering in goede banen te leiden, investeren in de kwalitatieve enkwantitatieve advies en projectcapaciteit. Het Interventieplan ICT, dat er op is gericht om het partnerschap in de regionale i-samenwerking volwaardig in te kunnen vullen, wordt in 2018 afgerond en structureel geborgd.

6. De toegenomen digitalisering en cybercriminaliteit vereist een versterking van de informatieveiligheid engegevensbescherming van gemeenten, mede ingegeven door de implementatie van de Basline InformatieveiligheidGemeenten en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze versterking zal regionaal plaatsvinden alsonderdeel van de geïntensiveerde samenwerking en ook nieuwe en extra investeringen vragen om de beveiliging vannetwerk, datacenter en werkplekomgeving op voldoende niveau te houden en de benodigde expertise uit te breiden.

Reguliere dienstverlening■ Basisdienst ICT

In de basisdienst zijn de algemene uren en materiële kosten opgenomen. Dit betreft o.a. het management en deservicemanagers.

■ Beheer Werkplek71-account en -devicesVoor het volledige verzorgingsgebied beheren van één uniforme en gestandaardiseerde ICT Werkplek71 (hetwerkplekconcept binnen de basis SBC-omgeving). Een Werkplek71 bestaat uit een werkplekaccount, voorzien vanstandaard (kantoorautomatisering) software, email, een vaste hoeveelheid opslagruimte, de fysieke werkplek (thin client,monitor, etc.), printfaciliteiten, vaste telefoon, webmail en geeft toegang tot geautoriseerde en gevirtualiseerde applicaties.Werkplek71 kent een beperkt aantal aanvullingen zoals wel/niet thuiswerken (thuiswerktoken), wel/niet specifieke andere ofaanvullende hardware en/of randapparatuur (zoals bijv. fat clients bij specifieke zware applicaties, ultrabook, extra monitor).

■ Tele- en datacommunicatie en mobiele devicesDe uitgave van mobiele telefonie toestellen,data abonnementen en tablets.

■ Applicatie, database- en web-hostingZorgdragen voor het beheer van centrale gevirtualiseerde applicaties, databases en webomgevingen.

14 | SERVICEPUNT 71

■ Leveren additionele werkpleksoftwareWerkplek71 is voorzien van de meest gebruikte werkpleksoftware. Sommige gebruikers hebben behoefte aan aanvullendewerkpleksoftware zoals Microsoft Visio, Microsoft Project en niet standaard Adobe producten. Deze software wordt door SEICT op verzoek als aanvullende dienst verstrekt.

■ ICT advies en ondersteuningAan de hand van specifieke klantvragen, levert service-eenheid ICT expertise, advies, projectleiding en -ondersteuning.

■ Netwerk ICTIn het netwerk ICT, is naast het beheer en beschikbaar stellen van het netwerk ook de telefooncentrales, Gemnet endataopslag opgenomen.

Raming van baten en lasten

1 ICT Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 8.062 8.392 8.564 8.625 8.622 8.497

Baten -357 -306 0 0 0 0

Saldo van lasten en baten 7.705 8.086 8.564 8.625 8.622 8.497

Toevoeging reserves 47 121 97 0 0 0

Onttrekking reserves 0 0 0 -431 -488 -244

Mutaties reserves 47 121 97 -431 -488 -244

Resultaat 7.752 8.207 8.660 8.194 8.134 8.254

Het budgettair kader in 2018 is € 454.000 hoger dan in 2017.Dit komt voor € 359.000 aan incidentele middelen die beschikbaar zijn om uitvoering te geven aan het Interventieplan ICT. Metde uitvoering van dit interventieplan, dat is opgesteld n.a.v. een uitgevoerde quick scan door een externe deskundige, kan dedoorontwikkeling binnen de (dienstverlening door de) SE ICT op het noodzakelijke niveau worden gebracht. Dit interventieplanvraagt ook structurele middelen, die reeds in de meerjarenbegroting van Servicepunt71 zijn gedekt.De toegenomen digitalisering en cybercriminaliteit vereist een versterking van de informatieveiligheid engegevensbescherming van gemeenten, mede ingegeven door de implementatie van de Baseline InformatieveiligheidGemeenten en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hiervoor is vanaf 2018 € 102.000 beschikbaar(vooruitlopend op nadere besluitvorming is dit bedrag ook in de jaarschijf 2017 opgenomen).

Het saldo van baten en lasten stijgt daarnaast met € 306.000 doordat meerwerk binnen ICT, vanwege het structurele karakter,vanaf 2018 is opgenomen onder de Algemene Dekkingsmiddelen (dit leidt tot wegvallende meerwerbaten binnen programmaICT, terwijl de lasten binnen dit programma doorlopen).

Daarnaast stijgt het budgetair kader met € 89.000 door indexering en met € 98.000 door mutaties in kapitaallasten en daalt hetbudgetair kader met € 220.000 doordat incidentele middelen in 2017 m.b.t. mobiele devices vervallen.

In de begroting 2016 is aangegeven dat er na een grondige analyse van de financiële basisgegevens gebleken is dater geleidelijk een verschil is gaan ontstaan door een veranderde vraag vanuit gemeenten tussen het oorspronkelijkedienstverleningsniveau (gebaseerd op de Diensten- en Niveau Overeenkomst uit 2012) en het huidig feitelijk geleverdedienstverleningsniveau. Het budgettair verschil is in eerdere jaren teruggebracht van € 300.000 naar € 100.000 en in 2018 nogincidenteel gedekt.

Programmaplan | 15

2.2 Programma 2 InkoopDoelstellingenHet effect dat wordt bereikt via dit programma is dat gemeenten aanvullende besparingen hebben gerealiseerd op hunbudgetten, dat de kwaliteit van ingekochte producten en diensten toegenomen is en dat gemeenten duurzamer zijn geworden.

Speerpunten 20181. Optimaal inkopen via versterken categoriemanagement1 (voor >50% van de productcategorieën ingericht)

In 2017 is gestart met het inrichten van het categoriemanagement. Afhankelijk van de eerste ervaringen en de resultaten,wordt dit in 2018 verder uitgebreid. Het streven is om in 2018 met 3 nieuwe productcategorieën in te starten. Hierdoorwordt meer rendement gehaald uit gezamenlijke aanbestedingen en uit samenwerking binnen de primaire processen vangemeenten (bundeling van kracht en kennis, verbetering van effectiviteit en efficiency).

2. Terugdringen van de (onnodige) overschrijding van contractwaarden (van > 20% in 2016 naar < 10% in 2020). Hierdoorkrijgen gemeenten meer grip op de gemaakte afspraken en kunnen onnodige uitgaven worden voorkomen.

3. Vergroten van de contractcompliance. Door het ontsluiten van raamcontracten streven naar het vergroten van de contractcompliance (het beter benutten van de afgesloten raamovereenkomsten).

4. Verder vereenvoudigen van processen en verlagen administratieve last. De vereenvoudiging richt zich op efficiency,snellere doorlooptijden en minder administratieve belasting voor gebruikers (o.a. in dienstverlening m.b.t. externe inhuur).

5. Vergroten van de focus op maatschappelijke waarden (effecten van specifiek gemeentelijk beleid)De adviseurs van de SE Inkoop adviseren bij aanbestedingen de opdrachtgevers over het realiseren van de beoogdemaatschappelijke effecten via aanbestedingen. Traditioneel ligt de focus van inkoopadviseurs op de doelmatigheid en derechtmatigheid. De adviseurs van Servicepunt71 zullen in aanvulling daarop ook over de doeltreffendheid adviseren.

6. Blijvende aandacht voor en inzet op (social return, duurzaamheid en lokaal MKB)De doelstellingen op het gebied van social return, duurzaamheid en lokaal MKB worden net als in de afgelopen jarengerealiseerd en zijn verankerd in het nieuwe aanbestedingsbeleid 2016.

Prestaties reguliere dienstverlening■ Basisdienst Inkoop

Opstellen, bijhouden en publiceren van een handboek Inkoop, samenstellen en publiceren van de inkoopkalender, deraamovereenkomsten en het overzicht aanbestedingen, verstrekken van sturings- en managementinformatie. Coördinatieen onderzoek van de mogelijkheden tot gezamenlijk inkopen, advies en ondersteuning bij gezamenlijk Europeesaanbesteden, ondersteunen van contracten leveranciersmanagement.Adviseren over een uniform regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid, over inkoopstrategie, -beleid, procedures en/of -methoden, coaching (groepen en individueel), voorlichting en presentaties over inkoopbeleid, inkooptools, aanbestedingen,raamovereenkomsten.

■ Contractregistratie en contractbeheerZorgdragen voor adequate informatie over afgesloten overeenkomsten; zowel ten behoeve van het totale overzichtals ten behoeve van de individuele contracteigenaren. Door correcte en volledige registratie is het mogelijk voor elkeovereenkomst tijdig de benodigde acties uit te voeren zoals opzeggen, verlengen, wijzigen of opnieuw aanbesteden.Naast het "reguliere" contractbeheer, wordt ook het contractbeheer voor de WMO-contracten door de SE Inkoopuitgevoerd.

■ ContractmanagementActief monitoren van en sturen op de in de overeenkomsten vastgelegde (commerciële en juridische) afspraken. Dooractieve monitoring worden gemaakte afspraken nagekomen en onnodige kosten voorkomen.

■ Inkoopadvies en begeleiding inkooptrajectenAdvisering over en/of begeleiding van inkooptrajecten > € 50.000,- via meervoudig onderhandse, nationale en/ofEuropese aanbestedingen. Advisering om al dan niet over te gaan tot een inkooptraject en ad hoc advisering overinkoopvraagstukken.

1 Categoriemanagement betekent dat gemeenten gecoördineerd per productgroep of categorie inkopen. Het gaat hierbij om goederen, diensten ofwerken die in alle vier de gemeenten regelmatig worden ingekocht.

16 | SERVICEPUNT 71


2 Inkoop Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 1.762 1.667 1.769 1.769 1.769 1.769

Baten -425 -352 -352 -352 -352 -352


Het budgettair kader in 2018 is € 102.000 hoger dan in 2016. Dit komt voor € 54.000 door indexering en € 48.000 dooraanpassing van de kapitaallasten in het meerjarenbeeld.

Programmaplan | 17

2.3 Programma 3 FinanciënDoelstellingenHet effect dat wordt bereikt via dit programma is dat gemeenten (zowel bestuurlijk als ambtelijk) sneller en adequatergeïnformeerd en geadviseerd zijn over financiële ontwikkelingen en de inanciële positie. Daardoor kunnen ze beter sturen opde relatie middelen-prestaties-effecten en ‘in control’ zijn en blijven op getrouwheid, rechtmatigheid en risico’s. Steeds meerzal het in de advisering ook de doelmatigheid aan de orde komen.

Speerpunten 20181. Vernieuwen van de planning- en controlcyclus.

In 2018 werken we een mogelijke nieuwe opzet van bestuursrapportages uit i.s.m. bestuurlijke vertegenwoordigersvan de gemeenten, hetgeen bijdraagt aan meer eenvoud en betere cq snellere informatievoorziening. Tevens is dedoorontwikkeling van managementinformatie een onderwerp dat in het verlengde hiervan ligt: meer digitale en visueelondersteunde rapportages voor de leidinggevende. Tenslotte gaat het om het versnellen van doorlooptijden door productenin een snelkookpan (scrum) op te stellen.

2. Vereenvoudigen van systemen en processen.In 2017 wordt het programma van eisen opgesteld om te komen tot een goede tooling van het integraal digitaliserenvan de keten 'van inkoop tot en met betalen'. In 2018 zal deze tool en het daarbij behorende nieuwe proces verderworden geïmplementeerd. Dit betekent meer grip uitgaven door middel van goede spendanalyses, potentieel hogereinkoopvoordelen, meer gebruikersgemak en een verbeterde betalingstermijn van facturen.

3. Realiseren van efficiency door optimaliseren van de dienstverleningsketenIn 2017 worden de mogelijkheden verkend om het coderen van kostenfacturen te centraliseren in nauwe samenwerkingmet onze partners. Dit onderwerp hangt nauw samen met het hiervoor genoemde proces 'van inkoop tot betalen'. Voor deWKR wordt hiermee eerder gestart.In het kader van nauwere samenwerking zal worden verkend of financiele kaderstelling daar waar mogelijk kan wordengeharmoniseerd.

4. Doorontwikkeling van de fiscale en financiële adviesfunctie.Om beleidsmedewerkers, leidinggevenden en projectmanagers nog beter te kunnen ondersteunen is in 2017 extraingezet op fiscaal advies en control, dit wordt doorgezet in 2018. Voor wat betreft de flexibele inzet van adviseurs vindt SEFinanciën in nauwe samenwerking met de gemeenten de optimale balans tussen in-huis organiseren en extern inhuren viamantelcontracten op het financiële domein.

Prestaties reguliere dienstverlening■ Basisdienst Financiën

Voorstellen voor financiële kaders, beleid en regelingen en aansturing van de SE-ICT.■ P&C- producten

Coördineren en opstellen van P&C- of budgetcyclusproducten (perspectiefnota, begroting, bestuursrapportages enjaarrekening) en het inhoudelijk opstellen van de verschillende onderdelen daarvan.

■ Financiële administratieOpzet en onderhoud financiële instrumenten en processen, licentiebeheer en functioneel applicatiebeheer van financiëlesystemen. Voeren van de grootboekadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, het balansbeheer voor detussentijdse afsluitingen en de jaarafsluiting. Verzorgen van het betalingsverkeer. Beheer van de begrotingsadministratie,BTW/BCF-administratie en de activa-administratie. Opstellen en uitvoeren van standaard en bijzondere rapportages/analyses, realiseren en/of wijzigen van koppelingen met subadministraties van lijnafdelingen.

■ Administratieve organisatie en interne controleOnderhoud van bestaande procesbeschrijvingen en opstellen van nieuwe procesbeschrijvingen, het uitvoeren vanverbijzonderde interne controles, advies bij het opstellen van een adequate AO en maatregelen van interne controle.

■ Financieel adviesAdviseren over en het leveren van bijdragen aan P&C-producten, programma's, verrekensystematiek, projecten(administraties), specialistisch onderzoek en specifiek financieel advies. Advisering bij beleidsvoorbereiding en opstellenfinanciële paragrafen bij bestuursvoorstellen. Toetsing financiële paragrafen bij bestuursvoorstellen. Advisering

18 | SERVICEPUNT 71

lijnmanagers over financiële bedrijfsvoering. Uitvoeren van projecten programmacontrol: het verstrekken, analyseren encontroleren van projectinformatie en -procedures ter ondersteuning van de projectmanager en de ambtelijke opdrachtgever.Adviseren over BBV, loonkosten, BTW/BCF, Vpb, WKR / IKB, Algemene Uitkering en SISA.


3 Financien Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 7.314 7.468 7.767 7.621 7.621 7.621

Baten -788 -705 -572 -427 -427 -427


Het budgettair kader 2018 is € 431.000 hoger dan in 2017. Dit bestaat voor € 193.000 uit indexering en voor € 238.000 uitmutaties kapitaalllasten (uitstel investeringen en aanpassing rente-omslagpercentage).

Programmaplan | 19

2.4 Programma 4 HRMDoelstellingenHet effect dat wordt bereikt via dit programma is dat gemeentelijke organisaties in het licht van maatschappelijkeveranderingen gewonnen hebben aan slagkracht en flexibiliteit en dat ambtenaren beschikken over passende competenties(o.a. klantgerichtheid, digitale-, netwerk- en communicatievaardigheden) die passen bij de behoefte van burgers, bedrijven eninstellingen.

Speerpunten 20181. Harmoniseren van regelgeving.

In 2018 wordt verdere invulling gegeven aan het harmoniseren van de personele regelingen (thans 56 verschillenderegelingen in de vijf organisaties), op basis van het plan van aanpak waarmee in 2017 is gestart.

2. Doorontwikkeling gedigitaliseerde administratieve processen (focus op efficiency en klantvriendelijkheid).Vrijwel alle processen zijn in de periode 2014 – 2016 gedigitaliseerd. In 2017 is gestart met de volgende fase om processenverder te vereenvoudigen en harmoniseren.

3. Wijzigende wet- en regelgeving HRM en organisatie(onderdelen)In de huidige cao zijn afspraken gemaakt om in 2018 o.a. modernisering van verlof en bewust belonen te realiseren.Daarnaast wordt de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren voorbereid (verwachte ingangsdatum2020). Verder vraagt de omgeving (bijv. technologisch) en wet- en regelgeving (bijv. Omgevingswet) dat gemeentes diemaatschappelijke veranderingen in hun organisaties kunnen opvangen. SE HRM heeft kennis van deze ontwikkelingen enweet welke consequenties hieruit voorvloeien en adviseert in dezen.

4. Dynamische en wendbare (adaptieve) organisatiesDe veranderende taken en rollen van onze partnerorganisaties, de toenemende complexiteit van opgaven, met daarbijverdergaande digitalisering van processen en dienstverlening, maakt dat elke organisatie voortdurend in ontwikkeling is.De gemeenten Leiden en Leiderdorp hebben de afgelopen jaren concrete stappen ondernomen om meer opgavegerichtte gaan werken. Deze veranderingen beïnvloeden ook de kwantitatieve en kwalitatieve personele samenstelling van deambtelijke organisatie; de personele omvang wijzigt en/of er worden andere competenties gevraagd.

Prestaties reguliere dienstverlening■ Basisdienst HRM

Signalering van relevante collectieve ontwikkelingen op HRM gebied. Hierop beleid en instrumenten (door-)ontwikkelenen hier proactief in adviseren en harmoniseren regelgeving. Signalering van relevante ontwikkelingen op het gebied vanarbeidsvoorwaarden in (nieuwe) wet- en regelgeving, hierbij aansluiten en eventuele aanpassingen doorvoeren.

■ Personeels- en salarisadministratieInrichten en onderhouden van de personeels- en salarisadministratie in personeels- informatie en salarissysteem.Doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen hierin. Registreren, muteren en archiveren van personele gegevens.Administratieve ondersteuning en besluitvorming omtrent alle HRM-hoofd- en deelprocessen. Voeren vande salarisadministratie. Uitvoering geven aan de rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers.Informatieverstrekking HRM aan diverse doelgroepen binnen de vijf organisaties. Genereren en analyseren van enadviseren over HRM-managementgegevens. Beschikbaar stellen van standaard rapportages managementinformatie voorde partnerorganisaties. Het coördineren en onderhouden van de contacten met leveranciers van en functioneel beheer overHRM systemen zoals licenties en abonnementen. De systemen blijven toetsen op functionaliteit en eventueel waar nodigaanpassen.

■ In-, door- en uitstroomAdvisering en ondersteuning van een vacaturehouder (leidinggevende) bij het wervings- en selectieproces. Adviseringen ondersteuning omtrent aanstelling, arbeidsvoorwaarden, salarisbepaling en introductie nieuwe medewerkers. Adviesen administratie rondom inhuur externen. Advisering van medewerkers op het gebied van loopbaan, ontwikkelingen opleidingen. Ontwikkelen van instrumenten en beleid op het gebied van loopbaanontwikkeling en -begeleiding.Ontwikkeling en uitvoering jaarlijks centraal opleidings- en trainingsprogramma. Gesprekken met aanbieders opleidingenom zo compleet mogelijk aanbod aan te bieden.

■ HRM Advies en ondersteuning

20 | SERVICEPUNT 71

Advies en organisatie omtrent grotere opleidingstrajecten en managementadvies bij het opstellen van opleidingsplannen.Advisering en facilitering van de leidinggevenden op het gebied van mobiliteit en ontwikkeling personeel. ContractbeheerArbodienstverlener. Advisering over de toepassing van Arbo-wetgeving en -beleid. Advisering en ondersteuning vanhet management bij beëindiging arbeidsrelatie. Ondersteuning verzorgen bij GO, GGO, WOR, OR en NOR. Adviseringbij colleges, raden, OR’en, GO’s en directies. Advisering van het management t.a.v. alle vormen van verzuim, inclusiefverzuimpreventie en re-integratie.


4 HRM Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 4.115 4.049 4.224 4.131 4.131 4.012

Baten -202 -72 -72 -72 -72 -72


Het saldo van baten en lasten in 2018 is € 175.000 hoger dan in 2017. De lasten stijgen met € 107.000 a.g.v. indexering enmet € 68.000 a.g.v. een bijgestelde kapitaalastenraming.

Matchpunt is gefinancierd tot en met 2018. De lasten bij HRM dalen daardoor in 2019 met € 93.000 t.o.v. 2018. Gemeentenhebben de ambitie om Matchpunt te continueren, maar dit is nog niet in het financiële meerjarenbeeld opgenomen.

Programmaplan | 21

2.5 Programma 5 Juridische zakenDoelstellingenHet effect dat wordt bereikt via dit programma is dat gemeenten beschikken over een kwalitatief versterkte juridische functiedie de gemeentelijke belangen en doelstellingen ondersteunt en die bijdraagt aan een betrouwbare, toegankelijke endienstbare overheid.

Speerpunten 20181. In gezamenlijkheid met de partners zal SE JZ zich richten op het tijdiger opleveren van commissieadviezen dan wel

beslissingen op bezwaar na ambtelijk horen.2. Het verder uitwaaieren van de bezwaarbehandeling op basis van Prettig contact met de Overheid (PCMO) in de hele

regio. Er is een gezamenlijke en gedragen regionale visie. Vertegenwoordigers van de gemeentelijke bestuursorganen(Vakafdeling) zijn getraind. Naast toepassing van PCMO in de bezwaarbehandeling ook het bevorderen hiervan in hetprimaire proces door de gemeenten. Ook toepassing van deze uitgangspunten in de juridische advisering door SE JZ.

3. Het in gezamenlijkheid met de vier gemeenten optrekken om aandacht te schenken aan juridische kwaliteitszorg. O.a.door kennisoverdracht een positieve impuls geven aan de kwaliteit van de primaire besluiten. Het gezamenlijk verzorgenvan inhoudelijke cursussen en trainingen voor ambtenaren, die juridische werkzaamheden verrichten. Actuele juridischeontwikkelingen en trends vertalen in en borgen van kwaliteit van juridische advisering.

4. Ketenprocessen, met name bezwaarbehandeling, aansprakelijkstellingen en verhaal van schaden, in gezamenlijkheid metde partners LEAN-maken, waar mogelijk ondersteund door Engage.

Prestaties reguliere dienstverlening■ Basisdienst Juridische Zaken

Toetsen van en adviseren over verordeningen, beleidsregels en overige lokale, nationale of Europese wet- en regelgeving,signaleren en (mede) implementeren van nieuwe/gewijzigde wet- en regelgeving en beheer algemeen plaatselijkeverordeningen.Kennisportaal: het regisseren van het contract ten behoeve van ontsluiten en bijhouden van de juridische portals onder deparaplu van Rechtsorde.

■ Voeren secretariaat commissies bezwaar (en beroep)Juridische en -administratieve ondersteuning van de Regionale commissie bezwaarschriften (algemene en sociale zaken),van de Regionale commissie personele aangelegenheden en van de commissie voor bezwaarschriften HuisvestingszakenHolland Rijnland, monitoren afhandelingstermijnen, opstellen jaarverslagen. E.e.a. met toepassing van de uitgangspunten‘Prettig contact met de overheid’ door het bellen bij bezwaar en het ambtelijk horen door adviseurs van SE JZ.

■ Juridisch advies en ondersteuningGevraagde en ongevraagde (proactieve) advisering op het vlak van bestuursrecht, privaatrecht,nadeelcompensatieverzoeken, subsidies, bestuursrechtelijke geldschulden, handhaving, Wob-verzoeken, juridisch toetsenvan besluiten, ondersteunen bij onderhandeling, bij contracten en het aanbieden en beheren van standaardcontracten.Advisering over, en begeleiding bij, externe juridische inhuur.

■ ProcesvertegenwoordigingProcesvertegenwoordiging in bezwaarprocedures, in beroep en hoger beroep in bestuursrechtelijke aangelegenheden en inprivaatrechtelijke geschillen.

■ KlachtencoördinatieCoördineren en adviseren over afhandeling van klachten, bewaken van en ondersteunen bij klachtenprocedures enopstellen van jaarverslagen en contacten met de Nationale Ombudsman. Op expliciet verzoek van een klantorganisatie hetgesprek met de klager bijwonen en verslagleggen en in geval van formele afhandeling van de klacht het ondersteunen bijhet opstellen van het advies aan het bestuursorgaan.

■ MediationBemiddelen met behulp van een mediator tussen een klantorganisatie en een derde om een oplossing te zoeken en tevinden voor een (juridisch) geschil.

■ Verzekeringsdomein

22 | SERVICEPUNT 71

Advisering en behandeling van aansprakelijkstellingen van gemeenten door derden en verhaal van door gemeentengeleden schaden, registratie hiervan in één systeem (NARIS).Beheer verzekeringsportefeuille: het registreren en muteren van de verzekeringen, inhoudelijke aanbestedingen doen(project) en het zijn van spin in het web. Aansturen en deskundig gesprekspartner zijn van en onderhouden contacten metmarktpartijen. Gevraagde en ongevraagde (proactieve) advisering op het vlak van aansprakelijkstelling, risicobeheersing enverzekeringen.


5 Jurdische Zaken Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 2.115 2.509 2.565 2.565 2.565 2.565

Baten -218 -498 -148 -148 -148 -148


Het budgettair saldo in 2018 is € 405.000 hoger dan in 2017. Hiervan heeft € 350.000 betrkking op de overgekomensecretariële taken m.b.t. bezwaren sociale zaken. In 2017 zijn hiervoor nog meerwerkbaten in dit programma opgenomen,vanaf 2018 is dit onderdeel van de reguliere bijdrage (Algemene dekkingsmiddelen).Daarnaast stijgen de lasten met € 29.000 a.g.v. indexering.

Programmaplan | 23

2.6 Programma 6 Facilitaire zakenDoelstellingenHet effect dat wordt bereikt via dit programma is dat gemeenten optimaal zijn ondersteund in hun facilitaire behoeften, werk-en kantoorconcepten voor ambtenaren, bestuurders en bezoekers.

Speerpunten 20181. Doorontwikkeling naar een klantgerichte regieorganisatie.

De eerste stappen op weg naar een regieorganisatie worden gezet door het opstellen van een Businesscase en eenhaalbaarheidsonderzoek. De transformatie naar een regieorganisatie heeft o.a personele consequenties waardoorverwachting is dat pas in 2018 concrete stappen gezet kunnen worden om over te gaan naar een regieorganisatie. Deovergang naar een regieorganisatie zal zorgen voor een efficientere en professionelere organisatie doordat flexibiliteiten professionaliteit worden ingekocht met vooraf vastgestelde prestatieafspraken. Uit het haalbaarheidsonderzoek moetblijken of dit uiteindelijk ook goedkoper is. In de beweging van uitvoering naar aandacht voor de klantbeleving van dedienstverlening ligt de focus op hospitality-concepten.

2. De samenwerking met DZB Leiden wordt versterkt.Taken die door DZB uitgevoerd kunnen worden zullen zoveel mogelijk daar worden belegd, overige taken wordenuitbesteed. Naast goed partnerschap passend in een regieorganisatie wordt er ook gewerkt aan een gezonde klant-leveranciersrelatie met DZB waarbij Leveranciersmanagement een belangrijke rol speelt.

3. Facilitaire aanbestedingstrajecten en andere facilitaire projecten worden zo veel mogelijk samen met de klantorganisatiesuitgevoerd zodat deze aansluiten op de doelstellingen m.b.t. kwaliteit, financien en social return. Voorbeelden hiervan zijnde lopende aanbestedingen Warme Dranken, beveiliging en BHV. Verder ondersteunt Facilitaire Zaken door inbreng vankennis en ervaring bij langlopende trajecten zoals ambtelijke huisvesting Leiden en aanbesteding meubilair (circulair).

4. Trajecten zijn gestart om invulling te geven aan het Strategisch Kader. Medewerkers in de uitvoerende teams wordenondersteunt bij het invulling geven van hun nieuwe rol waarbij meer ruimte en verantwoordelijkheid nemen past. Onderdeelhierbij is het Hospitality-concept.

Prestaties reguliere dienstverlening■ Basisdienst Facilitaire Zaken

Ontwikkeling van beleid en instrumentarium op basis van signalering van relevante collectieve ontwikkelingen op facilitairgebied en het aansturen van de service-eenheid.

■ Regie en CoördinatieSpecifieke focus in advisering en ondersteuning door middel van klantmanagement, domein-managementen locatiemanagement. Omzetten van informatie uit verschillende gegevensbronnen in gerichte periodiekemanagementinformatie.Invullen van intermediairfunctie tussen klant en leverancier. Regisseren en coördineren van defacilitaire contracten en onderhouden van de relatie met de leverancier. De producten hebben betrekking op o.a. verhuizenen werkplekinrichting, locatieonderhoud, schoonmaak, vervoer, restauratieve voorzieningen, beveiliging, toegangsbeheeren coördinatie Bedrijfshulpverlening (BHV).

■ Facilitair advies en –ondersteuningAdvisering over en projectmatig aanpakken van individuele (facilitaire) klantwensen.

■ LocatiedienstVoorzien in de Servicedesk als frontoffice voor de SE Facilitaire Zaken. Afhandelen van meldingen op basis van klachten,wensen, informatie en storingen en aanvragen voor reserveringen via de frontoffice. De locatie gebonden activiteiten endiensten hebben betrekking op o.a. de volgende producten: receptie/ontvangstbalie, uitgifte van toegangspassen en -beheer, bewegwijzering, locatieonderhoud, vervoer, vergaderservice, audiovisuele middelen, ondersteuning bij huwelijken,bij bestuurlijke vergaderingen en bij evenementen, ondersteuning bij werkplekinrichting en verhuizingen.

24 | SERVICEPUNT 71


6 Facilitaire Zaken Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 2.103 2.308 2.369 2.369 2.369 2.369

Baten -2.151 -2.330 -2.330 -2.330 -2.330 -2.330

Saldo van lasten en baten -49 -23 39 39 39 39

Het budgettair saldo stijgt met € 62.000 a.g.v. indexering.

Programmaplan | 25

2.7 Algemene Dekkingsmiddelen, Overhead enOnvoorzienAlgemene Dekkingsmiddelen

De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten en uit specifieke inkomsten uitcontracten met andere klantorganisaties (Holland Rijnland en Omgevingsdienst West Holland).De bijdragen van de gemeenten bestaan uit een regulier deel, een maatwerkdeel en een meerwerkdeel.

De reguliere bijdragen vanuit de gemeenten zijn in deze begroting opgenomen onder de Algemene Dekkingsmiddelen.Maatwerk betreft producten en diensten die één of meer gemeenten niet gebruiken, maar waarbij wel alle vier de gemeentenkunnen instemmen dat Servicepunt71 het desbetreffende product of dienst levert aan één of meer van de gemeenten.Maatwerk wordt geleverd op het gebied van Inkoop (Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest), Financiën (Leiderdorp) en FacilitaireZaken (Leiden en Leiderdorp) is opgenomen onder de betreffende programma's.Meerwerk betreft collectieve of individuele producten en diensten waarvan de afgesproken afnamevolumes binnen deleveringscontracten ontoereikend zijn gebleken, en waarvoor aparte meerwerkovereenkomsten worden afgesloten. Meerwerk,of een zo goed mogelijke raming daarvan, is opgenomen onder de betreffende programma's.

De inkomsten van de overige klanten-niet zijnde eigenaren zijn opgenomen onder het desbetreffende programma.

Totaal - Algemenedekkingsmiddelen en Onvoorzien

Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten -77 0 0 0 0 0

Baten -25.161 -25.046 -26.749 -26.197 -26.197 -26.197

Saldo van lasten en baten -25.238 -25.046 -26.749 -26.197 -26.197 -26.197

Overhead

Onder overhead wordt verstaan het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in hetprimaire proces, waarbij binnen Servicepunt71 het primaire proces de dienstverlening vanuit de service-eenhden betreft.De overheadkosten bestaat uit personele lasten voor directie en staf, algemene organisatiebrede overige personeelskosten(opleidings-, mobiliteits-, arbokosten etc.) en huisvestingskosten.Door inzet van deze middelen wordt bereikt dat de gehele organisatie intern en extern effectief en efficiënt functioneert, zowelvoor wat betreft de op te leveren resultaten als de wijze waarop deze tot stand komen.

Vanuit directie en staf wordt doorontwikkeling van Servicepunt71 geïnitieerd, gestimuleerd, gemonitord en bijgestuurd, enwordt de ‘verbindingsrol’ gericht op zowel de externe omgeving als de interne omgeving ingevuld.Daarnaast worden centrale functies op het gebied van planning en control, demandmanagement, informatiemanagement encommunicatie en organisatiebrede projectmatig activiteiten uitgevoerd.

Overhead Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 3.834 3.057 2.764 2.772 2.832 2.832

Baten -108 0 0 0 0 0


Onttrekking reserves -1 -366 0 0 0 0

Resultaat 3.725 2.690 2.764 2.772 2.832 2.832

26 | SERVICEPUNT 71

De onttrekking reserves in 2017 houdt verband met het aanwenden van de reserve Flankerend Beleid voor verwachtemobiliteits- en WW-kosten in 2017.

Beleidsindicatoren

Als gevolg van de BBV-wijzigingen moeten met ingang van 1 januari 2018 beleidsindicatoren worden opgenomen. Metdeze beleidsindicatoren is het via de website 'waarstaatjegemeente.nl' beter mogelijk de resultaten van de gemeentenonderling te vergelijken. Van deze indicatoren vallen er een aantal onder het hoofdtaakveld Bestuur en Organisatie. Omdathet voornamelijk overhead-gerelateerde indicatoren betreft, worden ze in deze paragraaf opgenomen. Het betreft de volgendeindicatoren:

Beleidsindicator Eenheid Periode Servicepunt 71 Nederland Bron

1. Formatie Fte per 1.000 inwoners 2018 1,50 n.n.b. Begroting 2018

2. Bezetting Fte per 1.000 inwoners 2018 1,42 n.n.b. Begroting 2018

3. Apparaatskosten Kosten per inwoner 2018 € 15.28 n.n.b. Begroting 2018

4. Externe inhuur Kosten inhuur als % vantotale loonsom incl inhuur

2018 11,7% n.n.b. Begroting 2018

5. Overhead % van totale lasten 2018 9,4% n.n.b. Begroting 2018

Onvoorzien

De post Onvoorzien wordt ingezet voor uitgaven die als onuitstelbaar en onvermijdbaar worden aangemerkt en waarvoor in debegroting geen andere raming is opgenomen. In de begroting 2018 is hiervoor € 105.000 gereserveerd.

Totaal - Onvoorzien Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Lasten 0 105 105 105 105 105

Baten 0 0 0 0 0 0

Saldo van lasten en baten 0 105 105 105 105 105

Paragrafen | 27

3 Paragrafen3.1 Paragraaf WeerstandsvermogenBeleid omtrent weerstandcapaciteit en risico's

Het doel van het weerstandsvermogen is te bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen wordenzonder dat direct de begroting of het beleid hoeft te worden aangepast. Hiervoor is het van belang er een inventarisatieplaatsvindt van de risico's. In de Financiële Verordening is daarom opgenomen dat bij de jaarlijkse begroting (voorjaar) en de2e bestuursrapportage (najaar) een inventarisatie plaatsvindt van de risico's en de maatregelen om de risico's te beheersen.Op basis hiervan kan tweemaal per jaar de benodigde risicodekking worden bepaald, die wordt afgezet tegen de beschikbarerisicodekking, de zogenaamde weerstandscapaciteit. In het door het bestuur vastgestelde Beleidskader Weerstandsvermogenen Risicomanagement zijn de bepalingen opgenomen met betrekking tot het weerstandsvermogen en het risicomanagement.Hierin zijn de volgende begrippen gehanteerd:■ Risico'sHet realiseren van bedrijfsdoelstellingen gaat gepaard met risico. Risico’s zijn mogelijke gebeurtenissen die een nadeligeinvloed hebben op het bereiken van de beleidsdoelstellingen. Deze dienen beheerst te worden, dat wil zeggen: geheel ofgedeeltelijk voorkomen (verlagen van de kans), mitigeren of overdragen (verlagen van de impact).■ RisicomanagementRisicomanagement is er op gericht om op een systematische wijze de bedreiging voor de bedrijfsdoelstellingen teminimaliseren. Risico’s kunnen via interne beheersmaatregelen, verzekeringen of voorzieningen worden afgedekt. Resterenderisico’ worden voorzien van specifieke beheersmaatregelen en gekwantificeerd.■ WeerstandscapaciteitBinnen de organisatie zijn middelen en mogelijkheden beschikbaar om de resterende risico’s af te dekken. Deze zijnbeschikbaar in de vorm van reserves, exploitatiebudgetten en door de eigenaarsrol die de deelnemende gemeentenvervullen. Binnen Servicepunt71 zijn de Algemene Reserve, de aan specifieke risico’ gelieerde bestemmingsreserves, de postOnvoorzien en een eventueel exploitatiesaldo onderdeel van de weerstandscapaciteit. De ‘achtervang’ op grond van artikel17 van de GR, waarin bepaald is dat gemeenten er voor zorg dienen te dragen dat Servicepunt71 aan haar verplichtingen kanvoldoen, wordt niet tot de weerstandscapaciteit gerekend.■ WeerstandsvermogenHet weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking(weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen.

Inventarisatie van risico's

Via onderstaande tabel zijn de risico’s gekwantificeerd:

Kans Impact

Categorie Klasse Gemiddelde Categorie Klasse Gemiddelde

zeer klein 0% - 10 % 5% zeer klein 0 0

klein 10% - 30% 20% klein € 0 - € 100.000 50.000

gemiddeld 30% - 50% 40% gemiddeld € 100.000 - € 250.000 175.000

groot 50% - 70% 60% groot € 250.000 - € 500.000 375.000

zeer groot 70% - 90% 80% zeer groot € 500.000 - € 1.000.000 750.000

enorm > € 1.000.000 1.500.000

Van ieder risico is de kans en de impact (in euro's) ingeschat. Is de kans bijvoorbeeld groot en de impact zeer groot, dan is derisicoscore 60% van € 750.000, ofwel € 450.000. De top vijf risico's is hieronder in volgorde van risicoscore gepresenteerd:

28 | SERVICEPUNT 71

Nr. Risico/gebeurtenis Kans Impact Beheersmaatregel Risico-score

1 Om de kwantitatieve en kwalitatievedoelstellingen te realiseren zijn in voorgaandejaren organisatieen personeelsplannenen een strategische personeelsplanningopgesteld. Dit leidt tot mobiliteitstrajecten entijdelijk extra kosten voor boventalligen (o.a.WW-verplichtingen).

Groot Middel Samen met gemeenten realiseren vanoplossingsmogelijkheden in regionaal verband.Extra inzet op individuele trajectbegeleiding.

105.000

2 Samenhang tussen ICT-aanbestedingen,informatiebeleid en informatiemanagementop regionaal niveau ontbreekt en leidt tottoekomstige desinvesteringen.

Groot Middel Samen met gemeenten evalueren enverbeteren van de ICT-governance.

105.000

3 SP71 wordt geconfronteerd met substantiëlekrimp van de vraag (bijvoorbeeld als gevolgvan takenvermindering door bezuinigingenof wegvallende dienstverlening aan derden).Dit levert overcapaciteit die gedurende eenbepaalde periode dient te worden afgebouwd.

Middel Middel Investeren in relatie met de klanten enwaar mogelijk beslisnemers beïnvloeden.Anticiperen op (lokale, regionale, landelijke)ontwikkelingen en opbouw- resp.afbouwscenario’s beschikbaar hebben. Viaontwikkelbeleid, inrichtingsprincipes en hethanteren van een flexibele schil investeren ineen wendbare organisatie.

70.000

4 Het implementatievermogen van SP71en van de gemeenten blijkt te laag om deambities die voortvloeien uit de BaselineInformatiebeveiliging Gemeenten teverwezenlijken. Dit vergt extra investeringenof leidt tot extra kosten, bv vanuit de AutoriteitPersoonsgegevens of IT-audit.

Middel Middel Samen met gemeenten ontwikkelen enuitvoeren van een implementatieplan,waarin heldere doelstellingen, prioriteiten enplanningen zijn opgenomen.

70.000

5 Het spanningsveld tussen gezamenlijkebedrijfsvoering en bedrijfsvoering die aansluitbij de eigen dynamiek van de betreffendeklantorganisatie, leidt tot verminderd draagvlaken heeft ook in financiële zin een nadeligeweerslag.

Middel Klein Samen met gemeenten uitwerken van devraag hoe we collectiviteit als basisprincipehanteren en tegelijkertijd omgaan metde ongelijkheid (in aard, omvang enontwikkeltempo) van de vier gemeenten.

20.000

De top vijf risico's levert een risicoscore van € 370.000. Op basis van de ingevoerde risico's is een risicosimulatie uitgevoerdomdat het reserveren van het maximale bedrag niet noodzakelijk is. De risico's zullen immers niet allemaal tegelijkertijd en inhun maximale omvang optreden. Bij een zekerheidspercentage van 90% (dit betekent dat met een zekerheid van 90% allerisico's binnen hun kans van optreden kunnen worden afgedekt), en rekening houdend met het effect van beheersmaatregelenbedraagt de benodigde risicodekking circa € 333.000.

NB De investeringen bij ICT zijn gericht op vervangingen van de bestaande huidige infrastructuur (datacenter overigehardware en software). De investeringsbedragen en de daaruit voortvloeiende structurele lasten van toekomstigevervangingen kunnen als gevolg van technische, functionele en economische eisen en mogelijkheden afwijken van hetgeennu in de meerjarenramingen is opgenomen.

Inventarisatie weerstandscapaciteit

De beschikbare weerstandscapaciteit van Servicepunt71 bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschiktkan worden om niet-voorziene uitgaven (tegenvallers) te dekken. Onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn: dealgemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het resultaat over het boekjaar en de postonvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van art 17 van de GR Servicepunt71 verplicht zorg ervoor te dragen datServicepunt71 te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

Paragrafen | 29

Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro, stand per ultimo 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Algemene reserve 151 288 288 288 288 288

Reserve Flankerend Beleid 366 0 0 0 0 0

Saldo exploitatie 137 0 0 0 0 0

Onvoorzien 0 104 104 104 104 104

Weerstandscapaciteit 654 392 392 392 392 392

Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking(weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen.De huidige inventarisatie van de weerstandscapaciteit leidt tot een beschikbare risicodekking van € 392.000 (begroting2018). De meest recente inventarisatie van de risico's leidt tot een benodigde risicodekking van € 333.000 (naar de stand vanzaken in het voorjaar 2017). Dat betekent dat de weerstandscapaciteit, ook meerjarig, van voldoende niveau is om de risico’s(op basis van de risicoscores) te kunnen opvangen. De ratio weerstandvermogen (verhouding beschikbare en benodigderisicodekking) is groter dan 1.

Ratio's kengetallen

De paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing bevat op basis van nieuwe verantwoordingsregels vanaf heden vijffinanciële kengetallen. Van deze vijf financiele kengetallen zijn er drie van toepassing op Servicepunt71. De berekening vande kengetallen is vastgelegd in een ministeriële regeling. Mede op basis van deze kengetallen dient de paragraaf een analysete geven van de financiële positie van de organisatie. Er is een normering ontwikkeld om een grofmazige waardering te gevenaan deze indicatoren.

Begroting jaar 2018 Verloop van de kengetallen

Kengetallen: Rekening2016

Begroting2017

Begroting2018

Netto schuldquote 27,3% 26,0% 22,6%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 27,3% 26,0% 22,6%

Solvabiliteitsratio 11,3% 10,3% 11,2%

Structurele exploitatieruimte 0,5% 0,4% 0,3%

■ De netto-schuldquote vergelijkt de leningen (met aftrek van de geldelijke bezittingen) met de totale baten van de begroting.Hiermee geeft deze indicator inzicht in de mate waarin de begroting 'vastligt' door rente en aflossing. Bovenstaande tabelpresenteert hiernaast ook de schuldquote gecorrigeerd voor de leningen die Servicepunt71 heeft uitstaan (deze middelenvloeien immers op termijn terug). Op beide indicatoren scoort SP71 voldoende volgens de normering (<100%).■ De solvabiliteit geeft de mate aan waarin de bezittingen (balanstotaal) zijn gefinancierd uit eigen middelen (eigen vermogen).Servicepunt71 scoort met 11,3% volgens deze normatiek laag als gevolg van het relatief geringe eigen vermogen. Dit vraagtniet om actieve bijstelling omdat de deelnemers op grond van art. 17 van de GR Servicepunt71 verplicht zorg dragen datServicepunt71 te allen tijde beschikt over voldoende middelen.■ De indicator 'structurele exploitatieruimte' geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte (structurele baten min structurelelasten) zich verhoudt tot de totale begrotingsbaten. Dit laat zien in hoeverre Servicepunt71 in staat is om structureletegenvallers op te vangen. Een nomering hoger dan 0,6 is 'voldoende', een score tussen 0 en 0,6 als 'matig' en een score van0 als 'onvoldoende'. De begrotingsruimte van Servicepunt71 is binnen deze norm matig, maar dat behoeft gezien de aard vanonze activiteiten geen bijsturing.

30 | SERVICEPUNT 71

3.2 Paragraaf FinancieringAlgemene Ontwikkelingen

RentevisieOnder invloed van de stijgende inflatie en het economisch herstel zal de ECB zal naar verwachting in 2018 het huidige ruimemonetair beleid verder gaan beperken. Het is de verwachting dat de ECB haar rentetarieven in 2018 zal laten stijgen. Dekortlopende marktrente zal als gevolg van deze ontwikkeling eveneens gaan stijgen. De lange rentetarieven laten vanafnovember 2016 al een voorzichtige stijging zien. Gedurende 2017 en 2018 zullen de lange rentetarieven verder gaan stijgen.

Ontwikkelingen Servicepunt71

Beleidsvoornemen TreasuryDe financieringsfunctie van Servicepunt71 is alleen gericht op ondersteuning van haar publieke taak. Het beheer heeftuitsluitend een voorzichtig en risicomijdend karakter. De uitvoering daarvan vindt plaats binnen de kaders van de Wetfinanciering decentrale overheden (Wet Fido) en hetgeen door het bestuur van SP71 aan kaders is vastgesteld in de financiëleverordening en het treasurystatuut. Voor de uitvoering van de financieringsfunctie worden de ontwikkelingen op de geld- enkapitaalmarkt nauwlettend gevolgd. Ter ondersteuning van die taak wordt jaarlijks een liquiditeitsbegroting opgesteld die debasis vormt voor financieringsbeslissingen.

OmslagrenteVoor de interne doorberekening van de rentelasten hanteert de SP71 met ingang van 2018 een interne rente van 1,4% . Dezeinterne rekenrente is substantieel lager dan voorheen (2,25%) als gevolg van gewijzigde voorschriften van het Rijk. De internerekenrente wordt gebruikt voor rentetoerekening aan investeringen.

Aantrekken financieringsmiddelenHet is de verwachting dat het niet noodzakelijk zal zijn om in 2018 aanvullende kortlopende- of langlopende financiering aan tetrekken.

RisicoprofielDe kosten van Servicepunt71 worden door de deelnemende gemeenten gedragen. Afspraken over de bevoorschottingvoor het lopende jaar zijn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveelmogelijk te voorkomen. Door het matchen van de inkomende en uitgaande geldstromen zal de financieringsbehoefte en hetdaarmee samenhangende renterisico gering zijn. Investeringen van Servicepunt71 worden gefinancierd met langlopendegeldleningen, die qua looptijd zoveel mogelijk overeenstemmen met de levensduur van de activa. Gezien de aard enactiviteiten van Servicepunt71 is het risicoprofiel beperkt. Een krediet-, koers- en valutarisico worden niet gelopen. Hetliquiditeitsrisico is beperkt. In de onderstaande tabellen worden de risico's ten aanzien van de vlottende schuld(kasgeldlimiet)en de vaste schuld (renterisiconorm) aangegeven

KasgeldlimietDe gemiddelde vlottende schuld is gelimiteerd op 8,2% van het begrotingstotaal (wet FIDO). De kasgeldlimiet heeft deafgelopen jaren het volgende verloop gehad.

■ Kasgeldlimiet 2015 € 2,49 miljoen■ Kasgeldlimiet 2016 € 2,40 miljoen■ Kasgeldlimiet 2017 € 2,48 miljoen■ Kasgeldlimiet 2018 € 2,42 miljoen

Naar het zich laat aanzien heeft Servicepunt71 de komende jaren in beperkte mate kortlopende schulden. De kasgeldlimiet zaldan ook niet overschreden worden in de periode 2018-2021.

Paragrafen | 31

RenterisiconormOver de langlopende schuld mogen de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer bedragen dan 20% van hetbegrotingstotaal (wet FIDO). In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de renterisiconorm in meerjarenperspectiefgeplaatst.

Renterisiconorm Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Grondslag (totaal van de lasten) 29.228 29.555 30.127 29.958 30.015 29.770

Normpercentage 20,0% 20,0% 20,0% 20,0% 20,0% 20,0%

TOEGESTANE KASGELDLIMIET 5.846 5.911 6.025 5.992 6.003 5.954

Verplichte aflossingen 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000

RUIMTE/OVERSCHRIJDING 4.846 4.911 5.025 4.992 5.003 4.954

De renterisiconorm zal de komende jaren niet worden overschreden.

32 | SERVICEPUNT 71

3.3 Paragraaf BedrijfsvoeringDienstverlening

De in het strategisch kader 2020 benoemde ambities voor de administratieve processen en de adviesactiviteiten wordenin 2018 omgezet naar concrete en tastbare resultaten op basis van opgaven die mede ontleend zijn aan gemeentelijkedoelstellingen.Binnen de adviesactiviteiten organiseren we een eenduidig aanspreekpunt voor de gemeenten en stemmen bij gemeentenbetrokken adviseurs nitensief onderling af zodat zowel de integraliteit als kwaliteit gewaarborgd worden. Daarbij wordt steedsbeoordeeld welke specialismen we binnen Servicepunt71 ontwikkelen en waar we kennis van buiten halen. Daarmee borgenwe vernieuwing en vereenvoudiging in advisering. De focus van de adviesfunctie ligt op het optimaal ondersteunen van dedoelstellingen van de gemeente en is daarom dichtbij de gemeenten georganiseerd.Binnen de procesmatige activiteiten worden in 2018 o.a. met behulp van interne opgeleide green belts verdergaandevereenvoudigingen en moderniseringen doorgevoerd. Harmonisatie van regionale regelingen, of deregulering, verdergaandedigitalisering van processen en het toepassen van best practices zijn het uitgangspunt en hier zal in 2018 sterk op wordeningezet. Dit moet leiden tot sterke vereenvoudiging en meer gemak voor de gebruiker.

Personeel

In 2017 is de beweging ingezet om verantwoordelijkheden meer bij de professionals in de organisatie te beleggen. Het aantalleidinggevenden binnen Servicepunt71 zal daardoor in 2018 afnemen. Leidinggevenden gaan anders sturen (op competentiesen talenten) en medewerkers zijn steeds vaker verantwoordelijk waarbij soms andere competenties en talenten gevraagdworden. In 2017 zijn m.b.v. een externe partij interne facilitators opgeleid die deze beweging helpen ondersteunen.In 2018 zal er o.a. aandacht worden besteed aan talentmanagement: doe je de dingen waar je goed in bent en die je ook leukvindt. Er wordt in 2018 steeds vaker gewerkt met rollen waarin de match tussen de opgave en medewerker centraal staat. Hetis daarom belangrijk dat medewerkers voldoende ontplooiingsmogelijkheden krijgen en zich kunnen blijven ontwikkelen.De formatie van Servicepunt71 is circa 267 fte.

Informatisering

Servicepunt71 bouwt in 2018 verder aan de ontwikkeling van de gewenste Informatie-architectuur waarbij enerzijds digitalegegevensuitwisseling tussen systemen en anderzijds privacy en informatiebeveiliging, hoog in het vaandel staan. Er is eenprojectenkalender op het gebied van Informatisering waardoor er gestuurd kan worden op i-ontwikkelingen in de organisatieen in de regio.Servicepunt71 heeft de verantwoordelijkheid te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).In 2017 is samen met de gemeenten een analyse op de actiepunten uitgevoerd waarna Servicepunt71 kan opmaken welkeverantwoordelijkheid en concrete opgaven zij in 2018 heeft om aan de BIG te kunnen voldoen.Er wordt in het kader van VRIS heel nauw samengewerkt met de regio. Applicatierationalisatie en het gezamenlijk inzettenvan capaciteit voor informatiemanagement en beheer zijn belangrijke speerpunten waar in 2018 daadwerkelijk uitvoering aanwordt gegeven.Na een gezamenlijke aanbesteding in 2017, zal in 2018 voor het eerst een regionaal zaaksysteem in gebruik genomen wordenwaarin ook de archiefverplichting goed belegd is. 2018 staat in het teken van het verder vormgeven van het digitale archief enhet op orde brengen van de daarvoor benodigde procedures.

Kapitaalgoederen

Servicepunt71 heeft maar beperkt kapitaalgoederen. Er worden investeringen gedaan in de bedrijfsapplicaties, de ICTinfrastructuur en ten behoeve van de inrichting van de huisvesting. In 2018 bereid Servicepunt71 de vernieuwing van dedigitale Werkplek voor. Voor de bedrijfsapplicaties zijn onderhoudsovereenkomsten met de leveranciers afgesloten. Ditonderhoud behelst onder andere het preventief en correctief onderhoud, het gebruik van de helpdesk, aanpassingen in hetkader van wet- en regelgeving, uitbreidingen bestaande modules, updates en upgrades.

Paragrafen | 33

34 | SERVICEPUNT 71

Overzicht van baten en lasten en toelichting | 35

4 Overzicht van baten enlasten en toelichting4.1 Baten en lasten per programma en per categorieOverzicht van baten en lasten Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

1 ICT Lasten 8.062 8.392 8.564 8.625 8.622 8.497

Baten -357 -306 0 0 0 0

Saldo 7.705 8.086 8.564 8.625 8.622 8.497

2 Inkoop Lasten 1.762 1.667 1.769 1.769 1.769 1.769

Baten -425 -352 -352 -352 -352 -352

Saldo 1.337 1.315 1.417 1.417 1.417 1.417

3 Financiën Lasten 7.314 7.468 7.767 7.621 7.621 7.621

Baten -788 -705 -572 -427 -427 -427

Saldo 6.527 6.763 7.194 7.194 7.194 7.194

4 HRM Lasten 4.115 4.049 4.224 4.131 4.131 4.012

Baten -202 -72 -72 -72 -72 -72

Saldo 3.913 3.977 4.153 4.060 4.060 3.940

5 Juridische Zaken Lasten 2.115 2.509 2.565 2.565 2.565 2.565

Baten -218 -498 -148 -148 -148 -148

Saldo 1.897 2.011 2.417 2.417 2.417 2.417

6 Facilitaire Zaken Lasten 2.103 2.308 2.369 2.369 2.369 2.369

Baten -2.151 -2.330 -2.330 -2.330 -2.330 -2.330

Saldo -49 -23 39 39 39 39

Alg. Dekkingsmiddelen Lasten -77 0 0 0 0 0

Baten -25.161 -25.046 -26.749 -26.197 -26.197 -26.197

Saldo -25.238 -25.046 -26.749 -26.197 -26.197 -26.197

Overhead Lasten 3.834 3.057 2.764 2.772 2.832 2.832

Baten -108 0 0 0 0 0

Saldo 3.726 3.057 2.764 2.772 2.832 2.832

Onvoorzien Lasten 0 105 105 105 105 105

Baten 0 0 0 0 0 0

Saldo 0 105 105 105 105 105

Totaal Lasten 29.228 29.555 30.127 29.958 30.015 29.770

Totaal Baten -29.411 -29.309 -30.224 -29.527 -29.527 -29.527

TOT. SALDO BATEN EN LASTEN -183 246 -97 431 488 244

Reserves Toevoeging 47 121 97 0 0 0

Onttrekking -1 -366 0 -431 -488 -244

TOT. MUTATIE IN RESERVES 46 -246 97 -431 -488 -244

36 | SERVICEPUNT 71

Overzicht van baten en lasten Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

RESULTAAT -137 0 0 0 0 0

De ontwikkeling van baten en lasten in het meerjarenbeeld zijn toegelicht binnen de verschillende begrotingsprogramma's. Debelangrijkste ontwikkelingen in deze begroting zijn:

■ Het verwerken van diverse mutaties met betrekking tot de dienstverlening aan deelnemers. Deze zijn toegelicht inparagraaf 4.2

■ Het verwerken van het nieuwe investeringsplan 2017-2021 en de actualisatie van de daarmee gemoeide kapitaallastenToevoegingen en onttrekkingen aan reserves zijn toegelicht in paragraaf 5.4 van deze begroting.

Kostencategoriën

In onderstaande tabel zijn de baten en lasten weergegeven in een categoriale indeling.

Overzicht van baten en lasten Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Personele lasten Lasten 20.980 20.417 20.855 20.619 20.576 20.576

Materiële lasten Lasten 5.408 6.352 6.000 5.539 5.599 5.599

Kapitaallasten Lasten 2.840 2.786 3.272 3.800 3.839 3.595

Totaal Lasten 29.228 29.555 30.127 29.958 30.015 29.770

Deelnemers Reguliere bijdrage Baten -24.142 -24.005 -25.684 -25.132 -25.132 -25.132

Deelnemers Maatwerk Baten -2.577 -2.766 -2.766 -2.766 -2.766 -2.766

Deelnemers Meerwerk Baten -1.287 -1.349 -561 -415 -415 -415

Totaal bijdrage deelnemers Baten -28.005 -28.120 -29.011 -28.313 -28.313 -28.313

Bijdragen derden Baten -1.405 -1.188 -1.213 -1.213 -1.213 -1.213

Totaal Baten -29.411 -29.309 -30.224 -29.527 -29.527 -29.527

Reserves Toevoeging 47 121 97 0 0 0

Onttrekking -1 -366 0 -431 -488 -244

TOT. MUTATIE IN RESERVES 46 -246 97 -431 -488 -244

RESULTAAT -137 0 0 0 0 0

De personele lasten bestaan uit de formatiekosten van medewerkers, de kosten van externe inhuur en overige personelelasten. Materiele lasten zijn de overige uitgaven die samenhangen met de activiteiten die in het begrotingsjaar wordenuitgevoerd. Onder de kapitaallasten zijn de kosten (rente en afschrijving) opgenomen van investeringen die een meerjariggebruiksnut hebben. Fluctuaties in kapitaallasten worden opgevangen via de Egalisatiereserve kapitaallasten.

De baten hebben betrekking op bijdragen van deelnemers (gemeenten, eigenaren) en bijdragen van derden (andereklantorganisaties). De bijdragen van deelnemers, waarbij onderscheid gemaakt wordt in 'Reguliere bijdrage', maatwerk enmeerwerk, worden toegelicht in paragraaf 4.2.De bijdragen van derden zijn gebaseerd op (meerjaren) dienstverleningsovereenkomsten (DVO's), waarin door het bestuurvastgestelde tarieven zijn opgenomen. Het uitgangspunt hierbij is o.a. dat bij dienstverlening aan derden (niet zijndedeelnemers) een opslag op de integrale kostprijs kan worden gehanteerd, omdat de eigenaren het ondernemingsrisico dragenen de opstartkosten hebben gefinancierd.


4.2 Bijdrage deelnemersVerrekensystematiek op basis van outputfinanciering

Uitgangspunten voor kostenverdelingOp grond van artikel 18 van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 (GR) worden de kosten van Servicepunt71gedekt uit de inkomsten uit de met de deelnemers en derden afgesloten (meerjaren) dienstverleningsovereenkomsten(DVO’s). In 2017 zal een nieuwe DVO worden opgesteld voor de periode 2018 en verder. In de DVO 2015-2017 tussen degemeenten en Servicepunt71 is bepaald dat gemeenten aan Servicepunt71 een vergoeding verschuldigd zijn, waarbij wordtverwezen naar de jaarlijks vast te stellen begroting van Servicepunt71, waarin de aard, omvang en berekeningswijze vande vergoeding per gemeente is opgenomen. Tevens is in de DVO opgenomen dat de berekening van de vergoeding wordtbijgesteld naar aanleiding van de jaarlijks op te stellen leveringsafspraken. In deze leveringsafspraken zijn de volume- enafnameplanningen opgenomen die op basis van het demandmanagementproces tot stand komen. De kostenverdeling isdaarmee gebaseerd op outputfinanciering.

VerrekensystematiekHet bestuur van Servicepunt71 heeft in februari 2017 een nieuwe verrekensystematiek vastgesteld om sturing op kosten enkwaliteit door gemeenten en door Servicepunt71 beter mogelijk te maken. Met de wijziging in deze verrekensystematiek isde transitie om van input- naar outputgestuurde en gefinancierde dienstverlening te komen afgerond en wordt daadwerkelijkinvulling gegeven aan het principe outputfinanciering: De bijdragen van gemeenten zijn dan niet langer gebaseerd op deoorspronkelijke inbreng, maar op de werkelijke (verwachte) afname van dienstverlening.

Herverdeeleffecten outputfinancieringAls gevolg van de introductie van de verrekensystematiek is in 2017 een herverdeeleffect van beperkte omvang ontstaan,dat in de boekjaar 2017 voor 50% en in boekjaar 2018 voor 100% is verwerkt. Het herverdeeleffect corrigeert voor debijdrage die eerder, op basis van historische inbreng- en verdeelsleutels is bepaald. In komende jaren ontstaan geen verdereherverdeeleffecten, maar wel mutaties in de bijdragen, omdat de bijdragen die gemeenten betalen nu afhankelijk is vanomvang van de dienstverlening die zij afnemen.

Algemene verdeelsleutelNiet alle kosten van Servicepunt71 kunnen worden gerelateerd aan de af te nemen hoeveelheid producten en diensten.Voor deze kosten (overhead van Servicepunt71, de kosten van dienstverlening aan de eigen organisatie en de zgn.'Basisdiensten') wordt een algemene verdeelsleutel gehanteerd. In de nieuwe verrekensystematiek is opgenomen dat dealgemene verdeelsleutel voor enig jaar wordt ontleend aan de onderlinge verhouding tussen de bijdragen van deelnemers.Voor 2018 betekent dit het volgende:

Leiden Leiderdorp Oegstgeest Zoeterwoude

Bijdrage in Begroting 2018 (x € 1.000) 22.276 3.129 2.537 1.069

Algemene verdeelsleutel 2018 76,8% 10,8% 8,7% 3,7%

Algemene verdeelsleutel 2017 76,7% 11,0% 8,6% 3,7%

38 | SERVICEPUNT 71

Totale bijdragen van deelnemers

Totaal bijdrage deelnemers Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Gemeente Leiden 21.643 21.654 22.276 21.706 21.706 21.706

Gemeente Leiderdorp 2.993 2.993 3.129 3.069 3.069 3.069

Gemeente Oegstgeest 2.367 2.460 2.537 2.490 2.490 2.490

Gemeente Zoeterwoude 1.002 1.014 1.069 1.049 1.049 1.049

Totaal bijdrage deelnemers 28.005 28.120 29.011 28.313 28.313 28.313

In voorgaande tabel is de totale bijdrage voor de deelnemers in de komende jaren opgenomen. De bijdragen van deelnemersvloeien voort uit eerder vastgestelde begrotingen.

In onderstaande tabellen zijn de bijdragen per deelnemer uitgesplitst naar een regulier deel, een maatwerkdeel en eenmeerwerkdeel. De reguliere bijdragen zijn opgenomen onder de Algemene Dekkingsmiddelen. Het maatwerkdeel betreftdienstverlening die niet door alle vier de deelnemers wordt afgenomen en is opgenomen onder het betreffende programma.Het meerwerkdeel betreft reeds overeengekomen extra dienstverlening, of een zo goed mogelijke schatting daarvan, en isopgenomen onder het betreffende programma.

Bijdrage gemeente Leiden

De bijdrage van de gemeente Leiden ontwikkelt zich als volgt:

Opbouw Gemeente Leiden Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021

Begroting 2017 20.661.440 20.661.440 20.589.141 20.589.141 20.589.141

Indexering 2018 0 432.426 432.426 432.426 432.426

Herverdeeleffect verrekensystematiek -31.071 -62.141 -62.141 -62.141 -62.141

Groei in ICT-producten 2016 153.255 153.255 153.255 153.255 153.255

Aansluiting budget en dienstverlening ICT 0 76.700 0 0 0

Autonome ontwikkeling Informatiebeveiliging 78.234 78.234 78.234 78.234 78.234

Interventieplan ICT 0 275.353 0 0 0

Bijstelling meerwerk Financiën 442.282 309.954 164.626 164.626 164.626

Overheveling juridische taken 350.319 350.319 350.319 350.319 350.319

Totale bijdrage begroting 2017 21.654.459 22.275.540 21.705.860 21.705.860 21.705.860

De indexering bedraagt 2,09% en is gebaseerd op de Kadernota 2018, waarin is aangegeven dat aangesloten wordt bij degemeentelijke systematiek. Hierbij is 2,9% over personele lasten geïndexeerd, gebaseerd op reële loonontwikkeling, en 0,0%over materiële- en kapitaallasten, gebaseerd op de begroting 2017 van gemeenten.De verschillende mutaties zijn toegelicht bij de betreffende begrotingsprogramma's.

De totale bijdrage bestaat uit de reguliere bijdrage plus een aantal maat- en meerwerkcomponenten:

Specificatie Gemeente Leiden Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021

Reguliere bijdrage 2018 18.227.584 19.562.801 19.138.449 19.138.449 19.138.449

Meerwerk ICT 231.489 0 0 0 0


Specificatie Gemeente Leiden Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021

Maatwerk Inkoop Contractmanagement 281.057 281.057 281.057 281.057 281.057

Meerwerk Financien 621.433 489.105 343.777 343.777 343.777

Meerwerk HRM (Academie71) 59.376 59.376 59.376 59.376 59.376

Meerwerk Juridische Zaken 350.319 0 0 0 0

Maatwerk FAZA 1.883.201 1.883.201 1.883.201 1.883.201 1.883.201


Vanaf 2018 is geen structureel meerwerk ICT meer opgenomen. Het eerder als meerwerk afgenomen deel is gezien hetstructurele karakter ondergebracht onder de reguliere bijdrage, dit betrof deels applicaties en deels kapitaal- en beheerlastenvan in 2016 gevraagde extra hard- en software-producten. Vanaf 2017 zijn deze kosten opgenomen onder regulieredienstverlening.

Contractmanagement wordt afgenomen door de gemeenten Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest en is daarmee eenmaatwerkproduct voor deze gemeenten.

Het meerwerk bij Financiën heeft voornamelijk betrekking op projectcontrol (dat nacalculatorisch, op basis van werkelijkbestede uren, wordt afgerekend) en versterking fiscale advisering i.r.t. Horizontaal Toezicht. In de jaarschijf 2016 zijn ook dekosten i.v.m. de invoering van de VPB-plicht opgenomen.

Het meerwerk dat is opgenomen voor HRM betreft een raming voor Academie71. Deze kosten worden op basis van werkelijkverbruik afgerekend. In de jaarschijf 2016 zijn ook de kosten voor Matchpunt als meerwerk opgenomen, die vanaf 2017onderdeel zijn van reguliere dienstverlening.

Het meerwerk Juridische Zaken voor 2017 heeft betrekking op overgekomen secretariële taken m.b.t. bezwaren socialezaken, vanaf 2018 is dit onderdeel van de reguliere bijdrage.

Facilitaire Zaken wordt als maatwerkproduct afgenomen door de gemeenten Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest.

40 | SERVICEPUNT 71

Bijdrage gemeente Leiderdorp

De bijdrage van de gemeente Leiderdorp ontwikkelt zich als volgt:

Opbouw Gemeente Leiderdorp Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021

Begroting 2017 2.954.469 2.954.469 2.945.169 2.945.169 2.945.169

Indexering 2018 0 61.834 61.834 61.834 61.834

Herverdeeleffect verrekensystematiek 23.769 47.537 47.537 47.537 47.537








Specificatie Gemeente Leiderdorp Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021


Meerwerk ICT 14.376 0 0 0 0


Maatwerk Financiën Stategisch advies 83.368 83.368 83.368 83.368 83.368


Maatwerk FAZA 319.211 319.211 319.211 319.211 319.211


Het meerwerk ICT dat in de jaarschijf 2017 is opgenomen houdt verband met kapitaal- en beheerlasten van in 2016gevraagde extra hard- en software-producten. Vanaf 2018 zijn deze kosten opgenomen onder reguliere dienstverlening.


Het maatwerk Financiën betreft het product Strategisch Financieel advies, dat alleen door Leiderdorp wordt afgenomen.

Het meerwerk dat is opgenomen voor HRM betreft een raming voor Academie71. Deze kosten worden op basis van werkelijkverbruik afgerekend.

Facilitaire Zaken wordt als maatwerkproduct afgenomen door de gemeenten Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest.


Bijdrage gemeente Oegstgeest

De bijdrage van de gemeente Oegstgeest ontwikkelt zich als volgt:

Specificatie Gemeente Oegstgeest Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021

Begroting 2017 2.325.504 2.325.504 2.317.525 2.317.525 2.317.525

Indexering 2018 0 48.671 48.671 48.671 48.671

Herverdeeleffect verrekensystematiek -10.738 -21.476 -21.476 -21.476 -21.476





128.000 128.000 128.000 128.000 128.000




Specificatie Gemeente Oegstgeest Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021





Meerwerk FAZA 128.000 128.000 128.000 128.000 128.000





Vanaf 2017 zijn ook kosten voor Facilitaire Zaken opgenomen. Dit wordt als maatwerkproduct afgenomen door de gemeentenLeiden, Leiderdorp en Oegstgeest.

42 | SERVICEPUNT 71

Bijdrage gemeente Zoeterwoude

De bijdrage van de gemeente Zoeterwoude ontwikkelt zich als volgt:

Opbouw Gemeente Zoeterwoude Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021

Begroting 2017 985.152 985.152 981.730 981.730 981.730

Indexering 2018 0 20.618 20.618 20.618 20.618

Herverdeeleffect verrekensystematiek 18.040 36.080 36.080 36.080 36.080







De totale bijdrage bestaat uit de reguliere bijdrage plus een aantal meerwerkcomponenten:

Specificatie Gemeente Zoeterwoude Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2017 2018 2019 2020 2021








4.3 Incidentele baten en lastenStructureel evenwichtVan structureel evenwicht is sprake als de structurele lasten worden gedekt door structurele baten.De bepaling van het structureel evenwicht verloopt als volgt:

■ Totaal van de lasten en baten van de programma's en algemene dekkingsmiddelen■ af: de incidentele lasten en baten per programma en algemene dekkingsmiddelen■ Blijft over het totaal van de structurele lasten en baten programma's en algemene dekkingsmiddelen■ bij: de structurele verrekeningen met de reserves. Geeft het totaal structureel begrotingssaldo en meerjarenraming.

De begroting is in meerjarig perspectief beoordeeld op het incidentele karakter. Voor alle jaren is sprake van structureelevenwicht aangezien de structurele lasten worden gedekt door structurele baten.

De incidentele lasten bestaan uit mobiliteitsuitgaven, de post Onvoorzien en lasten gemoeid met incidentelemeerwerkopdrachten. Deze lasten worden gedekt uit de bijdrage van de deelnemers respectievelijk onttrekkingen aanreserves. Geconcludeerd kan worden dat er in de jaren 2017 tot en met 2021 geen structurele lasten worden gedekt metincidentele baten: er is sprake van structureel begrotingsevenwicht.

Reëel evenwichtTer invulling van het begrip reëel evenwicht is in het BBV voorgeschreven dat wordt ingegaan op het realisme van deramingen en de motivering daarvan. Op basis van de volgende argumenten en bevindingen kunnen we stellen dat debegroting reëel in evenwicht is.- In de begroting zijn geen taakstellingen opgenomen.- Alle ramingen zijn realistisch ingeschat, in lijn met de realisatie over 2016 en afgestemd met klantorganisaties.

Conclusies■ Deze begroting is sluitend.■ Deze begroting is alle jaren structureel in evenwicht.■ Deze begroting is in reël evenwicht.

In onderstaande tabel staan deze conclusies samengevat weergegeven. Het sluitend zijn van de begroting ziet u terug inonderdeel 4.1 Overzicht van baten en lasten.

44 | SERVICEPUNT 71

Structureel evenwicht Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Begroting totaal progamma's Lasten 29.228 29.555 30.127 29.958 30.015 29.770

Baten -29.411 -29.309 -30.224 -29.527 -29.527 -29.527

Saldo -183 246 -97 431 488 244

Af: Incidentele baten en lasten

1 ICT Lasten 357 306 0 431 488 244

2 Inkoop Lasten 42 0 0 0 0 0

3 Financiën Lasten 686 621 489 344 344 344

4 HRM Lasten 202 72 72 72 72 72

5 Juridische Zaken Lasten 350 0 0 0 0

Overhead en Onvoorzien Lasten 1 470 104 104 104 104

1 ICT Baten -404 -426 -97 0 0 0

2 Inkoop Baten -42 0 0 0 0 0

3 Financiën Baten -686 -621 -489 -344 -344 -344

4 HRM Baten -202 -72 -72 -72 -72 -72

5 Juridische Zaken Baten -350 0 0 0 0

Overhead en Onvoorzien Baten 0 0 0 0 0

Structureel saldo baten en lasten Lasten 27.940 27.735 29.463 29.007 29.007 29.007

Baten -28.077 -27.839 -29.567 -29.111 -29.111 -29.111

Saldo -137 -104 -104 -104 -104 -104

Reserves

Structurele toevoeging aan reserves 0 0 0 0 0 0

Structurele onttrekking aan reserves 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

Structurele lasten en toevoegingen reserves 27.940 27.735 29.463 29.007 29.007 29.007

Structurele baten en onttrekkingen reserves -28.077 -27.839 -29.567 -29.111 -29.111 -29.111

Structureel saldo begroting -137 -104 -104 -104 -104 -104

Structureel evenwicht JA JA JA JA JA JA

Uiteenzetting financiële positie en toelichting | 45

5 Uiteenzetting financiëlepositie en toelichting5.1 Geprognosticeerde balansIn het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV, art. 20; lid 1 b) is de verplichting vastgesteld dat de gemeenten eengeprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar opnemen onder de uiteenzetting van de financiële positie.

Bedragen x € 1000,- Verslag t-2 Begr. t-1 Begr. T Mjr t+1 Mjr t+2 Mjr t+3

Code 2016 2017 2018 2019 2020 2021

ACTIVA

Vaste activa

Materiële vaste activa

Bedrijfsgebouwen A123 765 645 519 392 263 133

Machines, apparaten en installaties A126 2.964 2.148 1.355 611 85 15

Overig A129 3.556 3.556 10.318 8.737 5.689 3.032

Vlottende Activa

Uitzettingen

Vorderingen op openbare lichamen A221 1714 2.127 1.997 1.997 1.997 1.997

Overige vorderingen A224 1.391 291 587 587 587 587

Uitzettingen in ’s Rijks schatkist meteen looptijd < 1 jaar

A225a 2.393 635 933 933 933 933

Liquide middelen (kas- en banksaldi) A23 187 859 0 0 0 0

Overlopende activa

Overige overlopende activa A29d 0 84 60 60 60 60

Totalen 12.970 10.345 15.770 13.318 9.615 6.757


Code 2016 2017 2018 2019 2020 2021

PASSIVA

Vaste Passiva

Eigen vermogen

Algemene reserve P111 151 288 288 288 288 288

Bestemmingsreserves P112 1.325 1.079 1.175 744 256 12

Saldo van rekening P114 137 0 0 0 0 0

Vaste schuld P131

Onderhandse leningen vanbinnenlandse bedrijven

P135a 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000

Vlottende Passiva

46 | SERVICEPUNT 71


Vlottende schuld P211a

Banksaldi P213 0 0 5.716 4.695 2.480 866

Overige vlottende schulden 3.698 2.838 3.281 3.281 3.281 3.281

Overlopende passiva P29a

Overige overlopende passiva 1.660 1.141 1.310 1.310 1.310 1.310

Totalen 12.970 10.345 15.770 13.318 9.615 6.757

5.2 EMU SaldoIn het BBV (artikel 19) is de verplichting opgenomen dat gemeenschappelijke regelingen ramingen van het EMU-saldo dienente verstrekken over het voorafgaande jaar, het actuele begrotingsjaar en het komende jaar.

Vragenlijst Berekening EMU-saldo 2017 2018 2019

Bedragen x 1.000 euro

Omschrijving

1 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uitreserves (zie BBV, artikel 17c) 246 -97 431

2 Afschrijvingen ten laste van de exploitatie 3.151 3.629 3.703

3 Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van deexploitatie 0 0 0

4 Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balansworden geactiveerd 3.949 6.732 1.177

5Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie enoverigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al inmindering zijn gebracht bij post 4

0 0 0

6Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa: Batenuit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegenverkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord

0 0 0

7Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp makene.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatiestaan)

0 0 0

8 Baten bouwgrondexploitatie: Baten voorzover transacties niet opexploitatie verantwoord 0 0 0

9 Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transactiesmet derden betreffen 0 0 0

10

Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van dereserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht endie nog niet vallen onder één van bovenstaande posten

0 0 0

11 Verkoop van effecten:

a Gaat u effecten verkopen? (ja/nee) Nee Nee Nee

b Zo ja wat is bij verkoop de verwachte boekwinst op deexploitatie? N.v.t. N.v.t. N.v.t.

Berekend EMU-saldo -552 -3.199 2.957

Uiteenzetting financiële positie en toelichting | 47

5.3 Arbeidskosten gerelateerde verplichtingenOvereenkomstig de artikelen 20 en 22 van het BBV dient afzonderlijke aandacht te worden besteed aan de jaarlijksterugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Alle arbeidskosten gerelateerdeverplichtingen zijn in de exploitatiebegroting verwerkt.

5.4 Investeringen en kapitaallastenHet investeringsplan bestaat voornamelijk uit vervangingsinvesteringen. De hiermee gemoeide kapitaallasten zijn gedekt in hetfinancieel meerjarenbeeld. De investeringen van Servicepunt71 betreffen alleen investeringen met een economisch nut.De investeringen bij ICT zijn gericht op vervangingen van de bestaande huidige infrastructuur (datacenter overige hardware ensoftware). De investeringsbedragen en de daaruit voortvloeiende structurele lasten van toekomstige vervangingen kunnen alsgevolg van technische, functionele en economische eisen en mogelijkheden daar van afwijken.

Investeringen Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Backend ICT 95 455 0 0 2.277 0

Hardware Werkplek ICT 176 0 1.912 232 0 97

Netwerk ICT 0 65 1.164 0 24 0

Software ICT 75 1.208 3.024 944 626 0

Telefonie ICT 0 0 632 0 0 0

Inkoopsysteem INK 5 80 0 0 0 0

Argentis FIN 0 25 0 0 0 0

Cognos FIN 0 250 0 0 0 0

Decade FIN 0 1.400 0 0 0 0

Tangelo FIN 0 40 0 0 0 0

E-HRM HRM 3 202 0 0 0 0

DMS IB&C 6 164 0 0 0 0

VSP IB&C 0 60 0 0 0 0

TOTAAL INVESTERINGEN 360 3.949 6.732 1.177 2.927 97

Via het vaststellen van deze begroting door het bestuur van Servicepunt71 worden de investeringen uit de jaarschijf 2018geautoriseerd.

5.5 FinancieringVoor de uitvoering van de taken zijn financieringsmiddelen nodig. Investeringen in materiële vaste activa kennen een langelevensduur en de financieringsbehoefte die daaruit voortvloeit moet dan ook meerjarig worden afgedekt.Voor de financiering van investeringen bij de start van Servicepunt71 is in 2012 een langlopende geldlening aangetrokken. Inde onderstaande tabel is de vermoedelijke ontwikkeling van de leningenportefeuille weergegeven.

Financieringsmiddelen Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Leningen per 31/12 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000

FINANCIERINGSMIDDELEN 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000

48 | SERVICEPUNT 71

De verwachting is dat binnen de meerjarenperiode van deze begroting nog aanvullende leningen afgesloten zullen moetengaan worden.

5.6 Stand en verloop reservesReserves Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming

Bedragen x 1.000 euro 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Algemene reserve Stand primo 131 151 288 288 288 288

Toevoeging 20 137 0 0 0 0

Onttrekking 0 0 0 0 0 0

Stand ultimo boekjaar 151 288 288 288 288 288

Reserve flankerend beleid Stand primo 368 366 0 0 0 0

Toevoeging 0 0 0 0 0

Onttrekking -1 -366 0 0 0 0

Stand ultimo boekjaar 366 0 0 0 0 0

Reserve egalisatie kapitaallasten Stand primo 911 958 1.079 1.175 744 256

Toevoeging 47 121 97 0 0 0

Onttrekking 0 0 -431 -488 -244

Stand ultimo boekjaar 958 1.079 1.175 744 256 12

Totaal Toevoeging 67 258 97 0 0 0

Totaal Onttrekking -1 -366 0 -431 -488 -244

TOTAAL MUTATIE IN RESERVES 65 -109 97 -431 -488 -244

In bovenstaande tabel zijn de toekomstige mutaties per reserve geprognosticeerd op basis van een voorlopige inschatting.De Reserve Flankerend Beleid zal waarschijnlijk ultimo 2018 zijn uitgeput. Voor de dekking van de kosten waarvoor dezebestemmingsreserve was ingesteld is in de meerjarenbegroting structureel ruimte beschikbaar gemaakt.De Reserve Egalisatie kapitaallasten is aangepast naar aanleiding van de actuele gegevens van activa (i.v.m. afsluiting vanhet boekjaar 2016), met aanpassing van het rente-omslagpercentage (verlaagd van 2,25% naar 1,4%) en het meest recentemeerjareninvesteringsplan (zie ook paragraaf 5.2). Door uitstel van investeringen én door verlaging van het omslagprecentageontstaat een toenemend saldo tot en met begrotingsjaar 2018. In het investeringsprogramma is taakstellend rekeninggehouden met het verloop van de reserve; deze bereikt in 2021 haar dieptepunt, maar blijft positief.

5.7 Stand en verloop voorzieningenEr zijn nog geen voorzieningen ingesteld, noch wordt dat op het moment van schrijven van deze begroting verwacht.

Begroting 2018 - Servicepunt71 · Inleiding en Leeswijzer | 3 1Inleiding en Leeswijzer...

Documents

Transcript of Begroting 2018 - Servicepunt71 · Inleiding en Leeswijzer | 3 1Inleiding en Leeswijzer...