bedrijven en andere organisaties. · o fysieke dienstverlening gebeurt op afspraak en wordt...

, bedrijven en andere organisaties.

1. In- en aanleiding

“Kleine, maar effectieve stapjes: dat past bij Coevorden.” (Burgemeester Coevorden)

1.1 IntroductieNiemand kan in de toekomst kijken. Wat we wel weten is dat technologische vernieuwingen zich in een steeds sneller tempo voltrekken. Van 100 jaar voor de eerste industriële revolutie, naar 50 jaar voor de mechanisatietransitie, via 30 jaar automatisering, in nog geen 10 jaar naar een informatiesamenleving: de revolutie waar wij nu middenin zitten. De samenleving is aan veranderingen onderhevig. In de informatiesamenleving is het juist inrichten van informatiestromen van een steeds groter belang. Dit heeft invloed op onze gemeentelijke taken. Verwachtingen van burgers, bedrijven en instellingen ten aanzien van onze gemeente veranderen. Maar niet alleen hun verwachtingen veranderen, ook de rol van de gemeente en daarmee de plek die gemeente inneemt in de samenleving, verandert.

Nu, maar zeker in de toekomst, speelt Informatievoorziening een prominente rol. Informatie is overal en het gebruik van applicaties, mobiele devices, clouddiensten, social media, Internet of Things, Big Data en de beschikbaarheid van breedband-(mobiel)internet verandert in een snel tempo de manier waarop burgers en overheid met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen. Dit vraagt op meerdere manieren actie van onze gemeente. Aan de voorkant door het bieden van een snelle ingang voor inwoners en bedrijven, maar ook aan de achterkant door het efficiënt(er) en in samenhang inrichten van onze registraties en systemen in de backoffice. Dit alles in een netwerksamenleving, waarbij flexibiliteit van de organisatie en de medewerkers de nieuwe norm is. Als gemeente vinden wij altijd een manier om met de snelle en continue veranderingen die op ons pad komen om te gaan.

In het bestuursprogramma 'Coevorden Verbindt' staat beschreven hoe wij als gemeente willen inspelen op de veranderingen in de samenleving, de veranderende rol van ons als gemeente en hoe wij willen bouwen op de kracht van de samenleving. Met dit informatiebeleidsplan sluiten we onze Informatievoorziening en ICT (Informatie en Communicatie Technologie) aan bij de koers en richting van ons bestuursprogramma, onze organisatievisie en bij nieuwe wetgeving (onder andere Digitaal 2017, Digitale Agenda 2020 en nieuwe Omgevingswet) en bij andere voor onze organisatie relevante (technologische) ontwikkelingen. Dit informatiebeleidsplan is kaderscheppend voor de projecten en andere activiteiten die we de komende jaren moeten uitvoeren.

1.2 Geen toekomst zonder verledenGemeente Coevorden heeft in 2011 het informatiebeleidsplan ‘Het Fundament’ opgesteld. Dit plan werd voornamelijk door wettelijke verplichtingen gedicteerd. In de afgelopen jaren hebben de wettelijke verplichtingen veel van de verandercapaciteit van de organisatie en in het bijzonder van team Advies & Services (voorheen team Informatievoorziening) gevraagd. Maar er is dan ook veel bereikt. Over de volle breedte van het vakgebied ‘informatie’ heeft Coevorden de laatste jaren grote stappen gezet. Zo is er onder meer voldaan aan:

De invulling van, en aansluiting op de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG).

De opbouw van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). De modernisering van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA), tegenwoordig

Basis Registratie Personen (BRP). Synchronisatie van de basisregistraties met de primaire systemen door invoering

van een gegevensmakelaar. Invoering van een dienstverleningsconcept op basis van ‘Gemeente heeft

Antwoord©’:o er is een E-loket met digitale producten ingericht;o er is aangesloten op DigiD (digitale identiteit waarmee burgers kunnen

inloggen op overheidswebsites);o er is een Klant Contact Centrum voor burgers en bedrijven ingericht;o invoering van het 14+netnummer concept: Coevorden is bereikbaar op

14-0524;o poststromen zijn grotendeels gedigitaliseerd;o er is een producten- en dienstencatalogus op de website geplaatst;

Coevorden 2020 - Informatiebeleidsplan 3

o fysieke dienstverlening gebeurt op afspraak en wordt ondersteund door een klantbegeleidingssysteem.

De decentralisaties van de Jeugdwet, Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Participatiewet worden ondersteund:

o er worden mobiele devices (zoals tablets, laptops en mobiele telefoons) gebruikt voor het keukentafelgesprek (faciliteiten voor plaatsonafhankelijk werken);

o nieuwe applicaties worden gebruikt om de administratie van de nieuwe taken te ondersteunen;

o er vindt beveiligd gegevensuitwisseling plaats met ketenpartners en de privacy van inwoners is geborgd.

We hebben succesvol audits gedaan op de Basisregistratie Personen (voorheen GBA) en Informatiebeveiliging.

Er zijn belangrijke stappen op het vlak van Zaakgericht Werken gezet: o we zijn een actief lid van het gemeentelijk samenwerkingsverband

Dimpact;o het zaaksysteem van Dimpact is breed uitgerold binnen de organisatie;o het proces van omgevingsvergunning is gedigitaliseerd;o meldingen Openbare Ruimte worden digitaal ingediend en afgehandeld;o de interne documentstromen zijn gedigitaliseerd en gestandaardiseerd;o het archief wordt compleet en waar mogelijk digitaal opgebouwd;o door zaakgericht werken zijn processen transparant en is de status van de

afhandeling van klantvragen inzichtelijk. Binnen de BOCE-samenwerking is Coevorden opdrachtgever aan de gemeente

Emmen op het gebied van automatisering. Daarmee is onder andere invulling gegeven aan:

o papierloos vergaderen;o plaats- en tijdsonafhankelijk werken door gebruik van mobiele devices;o centrale registratie meldingen en helpdeskfunctie;o stabiele en betrouwbare netwerkomgeving.

Op het gebied van informatisering is Coevorden als samenwerkingspartner binnen de BOCE samenwerking actief. Vanuit die rol en samenwerking is onder andere bereikt:

o een BOCE-breed eHRM-pakket voor ondersteuning van de HR- taak van de drie gemeenten;

o gezamenlijke opbouw en beheer van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT);

o kennisuitwisseling over aanpak en beheer e-Suite Dimpact (zaaksysteem). Organisatiebrede zoekmachine (Enterprise search):

o oplossing voor het centraal ontsluiten van verschillende informatiebronnen;

o ontwikkeling van een app waarmee ontsluiting van documenten op iPad mogelijk wordt.

In 2016 worden de laatste ICT-projecten afgerond die voortkomen uit het informatiebeleidsplan ‘Het Fundament’ (2011). Nu de basis is gelegd, is het tijd om verder uit te bouwen en nieuwe ontwikkelingen op te pakken en nieuwe verplichtingen in te voeren.

1.3 Doel en inhoud informatiebeleidsplan Met dit plan schetsen we de visie op informatievoorziening en de interne en externe ontwikkelingen. We geven hierbij de koers en bijbehorende richting van ons beleid aan. Dit gezamenlijk is ons informatiebeleid. Het beleid waarmee we wettelijke verplichtingen vorm gaan geven, bestuurlijke ambities ondersteunen en een nog betere dienstverlening gaan leveren.

Het is voor onze organisatie de uitdaging om een manier van werken te vinden waarbij de samenleving centraal staat. Als team Advies & Services willen wij vanuit onze expertise het verschil maken. Dat betekent dat wij ons verdiepen in en -samen met de vakafdelingen- inspelen op de veranderde vraag en verwachting, die vanuit de samenleving op ons af komen. Om flexibel en wendbaar te zijn en om in te kunnen spelen op veranderingen in de samenleving is het van belang dat de interne organisatie mee verandert.

De projecten die voortkomen uit dit plan vormen een nieuwe ICT-projectenportefeuille 2020. Voor een deel van de projecten kan het restant van het lopende projectbudget ICT


worden gebruikt omdat de nieuwe projecten en de oude projecten naadloos op elkaar aansluiten. Voor een ander deel van de projecten in projectenportefeuille is nog financiële dekking nodig. Dit plan geeft inzicht in welke projecten verplicht (√), noodzakelijk (√) en zeer gewenst (√) zijn, en wat het benodigde budget per project is. Dit wordt in de financiële paragraaf aangegeven met gekleurde vinkjes.


Leeswijzer

In hoofdstuk 1 hebben we de aanleiding voor dit informatiebeleidsplan geschetst. Ook staat in dit hoofdstuk aangegeven wat er de afgelopen jaren is bereikt en wat daarmee als basis voor het verdere plan geldt.

Vervolgens worden in hoofdstuk 2 de uitgangspunten behandeld die hebben geleid tot het informatiebeleidsplan. Deze uitgangspunten leiden tot een visie op informatievoorziening.

In Hoofdstuk 3 schetsen we de maatschappelijke ontwikkelingen.

In de hoofdstukken 4 en 5 schetsen we de wettelijke verplichtingen en interne ontwikkelingen die de komende jaren op ons pad komen. De verplichtingen en ontwikkelingen worden daarbij vertaald naar activiteiten. Hierbij worden ook de tijdsplanning en noodzakelijke investering aangegeven.

Hoofdstuk 6 betreft een samenvatting van het benodigd budget per project per jaarschijf. Tevens wordt hier ingegaan op de dekking.

In hoofdstuk 7 behandelen we de rol van Advies & Services als informatiemanagers van de organisatie.

De kern van het informatiebeleidsplan grafisch samengevat in bijlage A.

2. Uitgangspunten, aandachtsgebieden en visie

“Coevorden verbindt, zeker in de naaste toekomst vol met technologische hulpmiddelen.”

- Unit Bestuurs- en Concernondersteuning

In dit hoofdstuk wordt de visie op informatievoorziening gegeven. Om hiertoe te komen worden eerst de organisatorische beleidsuitgangspunten en –aandachtsgebieden beschreven, die van invloed zijn op het informatiebeleidsplan.

2.1 Aansluiten bij bestaand beleid Dit informatiebeleidsplan bepaalt de richting van het gemeentelijk informatiebeleid. Om te komen tot een informatiebeleid dat aansluit bij de veranderende maatschappij, de ambities van het bestuur en de wensen van de organisatie sluiten wij aan bij bestaande organisatorische beleidsuitgangspunten.

Hieronder wordt uiteengezet waarom deze beleidsuitgangspunten van invloed zijn op het informatiebeleidsplan.

Bestuursprogramma Coevorden VerbindtHet bestuursprogramma heeft als uitgangspunt ‘verbindend besturen’. Daarvoor zijn in het bestuursprogramma zes missiepunten geformuleerd. Deze missiepunten worden waar mogelijk als uitgangspunten gehanteerd voor dit informatiebeleidsplan. Het wordt met de uitvoering van dit informatiebeleidsplan mogelijk om de dienstverlening via zelfservice aan te bieden. Daarmee wordt bijgedragen aan ‘zelfstandigheid en zelfredzaamheid van mensen’. We geven met de uitvoering van het informatiebeleidsplan uitvoering aan ‘de kracht van de samenleving en gebiedsgericht werken’. Dit gebeurt door onder andere het invoeren van een online samenwerkingsomgeving. Daarmee kunnen medewerkers intern, maar ook met samenwerkingspartners, in een online omgeving samenwerken en online informatie delen.


Programma OrganisatieontwikkelingDe nieuwe organisatievisie is op 1 januari 2016 formeel geëffectueerd. Het programma organisatieontwikkeling is gestart omdat onze omgeving complexer en dynamischer wordt. Er vinden constant veranderingen plaats en ontwikkelingen volgen elkaar snel op. De rol van de gemeente binnen de samenleving verandert daardoor. Het informatiebeleidsplan geeft invulling en draagt bij aan de uitgangspunten uit de organisatievisie. De ontwikkeling naar een flexibele organisatie die omgevingsbewust, open en aanspreekbaar, klantgericht en doelgericht is. Met dit informatiebeleidsplan geven we invulling aan deze uitgangspunten door transparante procesondersteuning middels zaakgericht werken en door het faciliteren van een optimale digitale dienstverlening.

Online Strategie Gemeente Coevorden heeft in 2016 de Online Strategie vastgesteld. De online strategie van gemeente Coevorden beschrijft hoe de gemeente online actief wil zijn, welke rol zij daarin neemt en sluit daarbij zoveel mogelijk aan bij de online kanalen waar de doelgroepen zich bevinden. De Online Strategie benoemt een aantal online taken van de gemeente: diensten leveren, luisteren naar samenleving, informeren, samenwerken/in gesprek gaan. Met dit informatiebeleidsplan wordt bijgedragen aan de online strategie door als organisatie zelf formulieren en processen te ontwerpen (diensten leveren), het faciliteren van het technisch beheer van de toptakenwebsite (informeren),het faciliteren van een online samenwerkingstool (samenwerken) en het professionaliseren van de webcare door archivering middels het zaaksysteem (diensten leveren). De grootste opgave voor het slagen van de online strategie is het veranderen van de mentaliteit van medewerkers ten aanzien van online. Vanuit dit informatiebeleidsplan wordt bijgedragen aan het online- en digitaal vaardiger maken van medewerkers. Dit doen wij door het organiseren van themasessies waarin technologische ontwikkelingen centraal staan.

Visie op dienstverleningDe gemeente Coevorden voert momenteel een verkenning uit naar de veranderende rol van dienstverlening met als doel de visie op dienstverlening te vernieuwen. Het staat vast dat digitalisering een prominente rol inneemt in de vernieuwde visie op dienstverlening. De ontwikkeling naar een volledige digitale dienstverlening wordt vanuit de landelijke overheid met de programma’s Digitaal 2017 en Digitale Agenda 2020 nagestreefd. Met dit informatiebeleidsplan geven we hier onder andere invulling aan door processen en poststromen verder te digitaliseren en het e-loket verder uit te bouwen met formulieren, waardoor de burger voor nog meer producten digitaal zaken met ons kan doen.

Samenwerking BOCEDe BOCE-samenwerking is een strategische keuze. In de I-strategie BOCE, die in 2014 is vastgesteld, geven de BOCE-gemeenten de gezamenlijke ambitie weer om de informatievoorziening te versterken door samen te werken. Verbetering van de dienstverlening aan de inwoners, ondernemers en medewerkers van de drie gemeenten is hierbij de doelstelling. De drie gemeenten moeten dezelfde wettelijke verplichtingen uitvoeren en hebben veelal dezelfde projectmatige uitdagingen. Deze worden gezamenlijk opgepakt als dit voordeel voor de gemeenten oplevert. De strategie is gericht op samenwerking op Informatievoorziening en de gezamenlijke voordelen daarvan, zoals het verminderen van kwetsbaarheden, kostenefficiënter werken door gezamenlijke inkoop, beheer en onderhoud van applicaties en optimaliseren van de technische infrastructuur. Naast projecten zijn er ook structurele activiteiten die door de BOCE-samenwerking worden uitgevoerd, zoals de gezamenlijke aanschaf en het gebruik van software en het gezamenlijk beheer van applicaties.

Dimpact Dimpact is een landelijk samenwerkingsverband, van ruim 30 gemeenten, gericht op integrale informatievoorziening en dienstverlening. De keuze voor Dimpact is een strategische keuze geweest. Gezamenlijk met de lidgemeenten streven we naar een gestandaardiseerde en innovatieve dienstverlening en informatiehuishouding. Als lid van deze coöperatieve vereniging is Coevorden verzekerd van strategische partners die gezamenlijk de verbinding met elkaar en met leveranciers zoeken om te werken aan standaardisatie, delen van kennis, innovatie, vraagbundeling en inkoopvoordeel. Coevorden draagt op strategisch, tactisch en operationeel niveau bij aan de gezamenlijke ambities door actief te participeren in de vereniging. Onder andere door het actief delen van kennis en het bieden/ontvangen van ondersteuning bij ontwikkelen implementatietrajecten. Een voorbeeld hiervan is dat Coevorden actief een bijdrage levert aan de ontwikkeling van een nieuwe standaard-website, die voldoet aan de laatste


inzichten rondom toegankelijkheid, vindbaarheid en laagdrempeligheid. Een ander vooruitstrevend voorbeeld is dat Dimpact, onder regie van de gemeenten, een nieuwe applicatie voor Burgerzaken integreert met het zaaksysteem. Dit draagt bij aan een optimale en transparante dienstverlening. In 2017 gaan wij de integratie van deze systemen doorvoeren. Met het Dimpact lidmaatschap zijn wij in staat om verdere invulling te geven aan onze digitale ambities en de verplichtingen uit Digitaal 2017 en Digitale Agenda 2020.

Werken BeweegtOm een flexibele en klantgerichte organisatie en een aantrekkelijke werkgever te zijn, heeft Coevorden onder de noemer Werken Beweegt het concept voor flexwerken geïntroduceerd. Werken Beweegt richt zich op de fysieke, de mentale en de virtuele omgeving. Dit informatiebeleidsplan draagt bij aan de ontwikkeling van de virtuele omgeving. Door technologische oplossingen zoals mobiele devices, platform onafhankelijke software en online samenwerkingsomgevingen te bieden, wordt het plaats- en tijdsonafhankelijk werken mogelijk gemaakt.

2.2 Aandachtsgebieden vanuit de organisatie Voor de totstandkoming van dit informatiebeleidsplan is met een brede afvaardiging van de organisatie gesproken. Er zijn gesprekken gevoerd met medewerkers, teamleiders en managers. In deze gesprekken hebben we onder meer gevraagd naar de ontwikkeling op de domeinen, hoe de samenleving eruit ziet in 2020 en wat zij met behulp van informatievoorziening willen bereiken. De gesprekken hebben waardevolle input opgeleverd. Deze input is als ontwikkeling en/of als activiteit verwerkt in dit informatiebeleidsplan.

Uit de gespreken is naar voren gekomen dat de medewerkers van het Informatiebeleidsplan verwachten dat het richting geeft aan:

daadkrachtige uitvoer van de wettelijke verplichtingen op informatievoorzieningsvlak;

verder faciliteren van de ingezette decentralisaties, zowel binnen de domeinen van zorg als van vergunningen;

verdieping op de ondersteuning van gestructureerde processen door uitbreiding en adoptie van zaakgericht werken;

vormgeven van het integrale klantbeeld om dienstverlening te verbeteren;

gegevens- en informatiebeheer structureel onderdeel maken van onze veranderingen in systemen;

innoveren op het gebied van cloudservices, open data, zoekfunctionaliteit, verregaande digitalisering, automatische afhandeling van producten en diensten, geografische analyses en systemen, sturing en monitoring;

samen sterker zijn door (commerciële, regionale) samenwerkings- en ketenpartners te betrekken bij procesontwikkeling;

scherp neerzetten van kaders en richtlijnen (werken onder architectuur, informatieveiligheid, informatiebeleid) en veranderingen professioneel begeleiden.

2.3 Landelijke wetgeving en beleidNaast de genoemde beleidsvisies/ontwikkelingen en de interne aandachtsgebieden zijn er ook tal van externe ontwikkelingen die sterk van invloed zijn op – en als uitgangspunt dienen voor – dit informatiebeleidsplan. Deze zijn onder andere:

wettelijke verplichtingen voor digitalisering en dienstverlening vanuit het Rijk zoals Digitaal 2017 en de Digitale Agenda 2020;

nieuwe wetgeving (dossiers als decentralisaties sociaal domein en de Omgevingswet);

technologische trends en ontwikkelingen, zoals cloudstrategie , zelfservice, geografisch inzicht, beleidsmonitoring, bring/choose your own device, Mobile devices.

2.4 Visie informatievoorziening 2020Kijkend naar de veranderende maatschappij, de organisatievisie en de input vanuit de medewerkers zien we dat Coevorden een verandering zal ondergaan op weg naar 2020. Vanuit een traditionele gemeente wordt de stap gezet naar een meer flexibele, dienstverlenende en innovatieve gemeente. We willen een betrouwbare gemeente zijn, die


belangrijke ontwikkelingen ziet, maar ook rekening houdt met de snelheid en de impact die veranderingen met zich meebrengen. Een flexibele toekomstgerichte organisatie, die maatschappelijke opgaven met de gewenste kwaliteit kan uitvoeren. We zetten de burger op de eerste plaats en leveren maximale en betrouwbare dienstverlening, maar we durven ook te experimenteren en een early-adopter te zijn als wij denken dat dit de interne of externe dienstverlening ten goede komt. Bij moderne dienstverlening hoort soms ook het opstarten van innovatieve projecten. Het zijn van een early-adopter kan soms snel het verschil maken voor de burger of de organisatie. Dat laten we waar dat kan en gewenst is niet na. Hierbij houden we rekening met trends die wij signaleren op het gebied van informatievoorziening.

Op basis van bovenstaande formuleren we de visie voor informatievoorziening als volgt:

“In 2020 beschikt de gemeente Coevorden over een betrouwbare flexibele, toegankelijke informatiehuishouding. Dienstverlening is digitaal, maar nabij en op maat als het nodig is. De bedrijfsvoering is flexibel, transparant en efficiënt. Informatievoorziening verbindt de organisatie met de samenleving.”

Leidende principes voor de inrichting van de informatievoorziening voor de gemeente Coevorden zijn:1. Nieuwe wettelijke verplichtingen worden zo geïmplementeerd dat ze van

toegevoegde waarde zijn.2. Wij kijken nadrukkelijk naar het gebruikersperspectief en ontwikkelen en

implementeren doen wij bij voorkeur samen met onze klanten (intern en extern).3. Samenwerken versterkt de digitale slagkracht van de gemeente en helpt ons

richting 2020. (“Dimpact, tenzij” en “BOCE, tenzij”).4. Digitaal is ons voornaamste kanaal: Digitale dienstverlening verloopt transparant en

volledig naar verwachting. (Digitaal 2017, Digitale Agenda 2020, aansluiten op MijnOverheid berichtenbox en lopende zaken en door zaakgericht werken).

5. De informatievoorziening is veilig, beschikbaar, betrouwbaar en gegevens worden zorgvuldig gebruikt. Digitale dienstverlening verloopt via een betrouwbare infrastructuur en authenticatie. (Generieke Digitale Infrastructuur, DigiD, eHerkenning, Idensys e.d Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten BIG, Suwinet, Wet Meldplicht Datalekken).

6. We vragen niet naar de bekende weg, formulieren zijn voor-ingevuld met gegevens die eerder verstrekt zijn. Wij weten wie onze klant is (gebruik basisregistraties, eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik van gegevens en voor ingevulde formulieren).

7. Privacy staat hoog in het vaandel, maar wij zoeken in bijzondere situaties de grenzen op.

8. We registreren alle klantcontacten en handelen alle documentstromen/poststromen zaakgericht af.

9. Medewerkers kunnen wanneer nodig flexibel werken, overal, altijd en op elke locatie. 10. Medewerkers zijn digitaal zelfredzaam en worden daarbij adequaat ondersteund

door technologische middelen.


3 Maatschappelijke ontwikkelingen

In dit hoofdstuk beschrijven we de maatschappelijke ontwikkelingen die richting 2020 sterk van invloed zullen zijn op de gemeente Coevorden.

“De klassieke verzorgingsstaat verandert langzaam maar zeker in een participatiesamenleving. Van iedereen die dat kan, wordt gevraagd verantwoordelijkheid te nemen voor zijn of haar eigen leven en omgeving”.

Eerste troonrede Koning Willem Alexander

3.1 De participatiemaatschappijEen belangrijke ontwikkeling is de ontwikkeling naar participatiesamenleving ,waarin mondige inwoners voor hun idealen opkomen en in hoge mate zelfredzaam zijn. Deze verandering is ingezet om de samenleving meer vrijheid te geven, deze te versterken en mensen te stimuleren om verantwoordelijkheid te nemen voor hun (leef)omgeving, maar ook om te bezuinigen. Als gemeente gaan we uit van eigen kracht van inwoners en ondersteunen wij lokale initiatieven om de eigen kracht van inwoners te intensiveren.

In het Bestuursprogramma Coevorden Verbindt is opgenomen dat de gemeente meer ruimte biedt voor de kracht van de samenleving, waarbij het initiatief meer komt te liggen bij de samenleving. In Coevorden wordt dit aangeduid met ‘verbindend besturen’. Hierbij wordt uitgegaan van het probleemoplossend vermogen van de samenleving en sluit Coevorden aan bij initiatieven door het bieden van maatwerkgerichte ondersteuning. Dit vraagt om een andere rol van de ambtelijke organisatie. Coevorden ontwikkelt zich tot een compacte, flexibele organisatie die aansluit bij de nieuwe bestuurlijke opgaven. De veranderende maatschappij is ook van invloed op dit informatiebeleidsplan en het plan draagt daarmee bij aan verbindend besturen.


Iedereen doet mee of krijgt de kans om mee te doen in de participatiemaatschappij!

Vijf voorbeelden van samenwerking met de samenleving die ondersteund worden met behulp van digitale middelen:

Crowdlabor: het uitbesteden van een taak aan de samenleving. De archieftaak om metadata toe te voegen aan bijvoorbeeld foto’s wordt op de site www.velehanden.nl uitgevoerd.

Crowdfunding: het financieren van een project door de samenleving. Voetbrug, de Luchtsingel in Rotterdam, werd door veel kleine bijdragen, in diverse vormen, gefinancierd.

Crowdvoting: besluitvorming door de samenleving. Gemeente Dordrecht liet meer dan 4000 inwoners meedenken over een bezuinigingsvoorstel van € 3 miljoen. En ook in onze eigen takendiscussie hebben burgers geparticipeerd. Crowdcollaboration: meewerken aan een taak. Gemeente Nijmegen formuleerde met meer dan 1000 inwoners het cultuurbeleid. Crowdthinking: vormgeven aan de toekomst van je leefomgeving. Groningen initieerde de burgertop 1000. Coevorden start ook met G1000 in het najaar van 2016

3.2 Digitale transformatieDe maatschappij verandert. We leven in een ondernemende, sociaal bewogen en een door techniek gedreven maatschappij. Er zijn grote hoeveelheden informatie beschikbaar. In deze (digitale) informatiemaatschappij is het online vinden en zaken regelen steeds meer de norm. De vraag naar digitale diensten neemt daarom in een rap tempo toe. Deze ontwikkeling vertaalt zich door naar onze gemeente. Inwoners en bedrijven in de gemeente Coevorden verwachten dat de gemeente meegaat in deze ontwikkelingen en dienstverlening digitaal aanbiedt. Ondersteuning bij initiatieven ten behoeve van de samenleving en zelfredzaamheid sluit aan bij ons Bestuursprogramma.

In de digitale transformatie wordt gestreefd naar een organisatie die met digitale middelen en digitaal volwassen medewerkers haar bedrijfsdoelstelling haalt. Uber, Airbnb en Spotify zijn voorbeelden van organisaties waar digitalisering en bedrijfsdoelstellingen zodanig aan elkaar gekoppeld zijn dat het primaire proces volledig digitaal is geworden. Deze volledige transformatie is voor gemeenten in het algemeen (nog) niet in zicht. Wel kan Coevorden met behulp van ICT en vernieuwende werkwijzen taken en/of processen transformeren. Voorbeelden van nieuwe kortcyclische en projectgerichte werkwijzen zijn Scrum en Agile. Deze nieuwe werkwijzen kernmerken zich door snelle en actieve manieren van samenwerken in multidisciplinaire teams. De werkwijzen streven naar continue verbetering van kwaliteit waarmee ook invulling aan de lean-gedachte wordt gegeven.

Het team Advies & Services neemt een voortrekkersrol in de ontwikkeling van digitale transformatie. Hiermee willen we de organisatie inspireren en inzicht geven in wat de digitale transformatie voor ons betekent. Ook willen we ontwikkelingen vanuit de maatschappij of organisatie faciliteren door het digitale perspectief te benadrukken en aan te reiken. Dit gaan we doen door:

het vier keer per jaar organiseren van een themasessie voor medewerkers in de organisatie, college en raadsleden over sprekende voorbeelden van digitale transformatie;

een innovatieplatform te lanceren waarbij met een multidisciplinaire groep wordt nagedacht over hoe we innovatieve ideeën zien en herkennen en vertalen naar mogelijkheden voor de gemeente Coevorden. Ook gaan we op werkbezoek bij innovatieve technologische bedrijven. De kennis die wordt opgedaan, wordt gedeeld in de organisatie tijdens presentaties/accountgesprekken met vakafdelingen;

samen met P&O introduceren van nieuwe werkwijzen als Scrum en Agile om op een snelle manier in multidisciplinaire teams samen te werken aan nieuwe toepassingen.

Digitale transformatieActie PlanningThemasessies organiseren over digitale transformatie √ 2017-2020Lancering innovatieplatform voor kennisvergaring en -deling √ 2017Experimenteren met Scrum en Agile als nieuwe manieren van samenwerken om nieuwe digitale toepassingen uit te werken.

√ 2017-2020

Benodigd budget: € 25.000


4 Wettelijke verplichtingen

In dit hoofdstuk beschrijven wij de wettelijke verplichtingen die richting 2020 bepalend zijn voor de gemeente Coevorden. De Rijksoverheid heeft in verschillende overheidsbrede visiedocumenten de ambitie om de (digitale) dienstverlening verder te ontwikkelen uiteengezet. Er wordt ingegaan op de voor onze organisatie belangrijkste wetten en hun impact. De wetten hebben de verbetering van de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen als hoofddoelstelling. Deze wettelijke verplichtingen helpen Coevorden om invulling te geven aan de compacte, flexibele en wendbare organisatie die we voor ogen hebben.

4.1 Digitaal 2017 (Kabinetsbeleid)

“Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal afhandelen. Dus ’s avonds na het werk makkelijk en snel vanaf de bank die gewenste parkeervergunning voor je nieuwe auto aanvragen of een terrasvergunning voor je café”.

www.digitaleoverheid.nl Vanuit de Rijksoverheid wordt sterk ingezet op de verbetering van de digitale dienstverlening. De aandacht ligt in de door het kabinet geformuleerde ambitie primair op het beschikbaar stellen van informatie in combinatie met transactionele dienstverlening. De doelstelling is gemakkelijkere en goedkopere dienstverlening voor inwoners en bedrijven en efficiënter werken door de overheid. Burgers en bedrijven moeten in 2017 al hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. Deze doelstelling van het kabinetsbeleid sluit aan bij de ambitie van de gemeente Coevorden.

Alle overheden werken momenteel hard aan de realisatie van digitale dienstverlening. Minister Plasterk stelt in zijn kamerbrief van december 2015 dat er de afgelopen jaren veel voortuitgang is geboekt, maar dat de opgave nooit af is en dat er nog een forse inspanning nodig is. Er zullen altijd nieuwe eisen aan dienstverlening worden gesteld en nieuwe technologische mogelijkheden worden ontwikkeld, die weer tot andere digitale dienstverlening leiden. Plasterk stelt dat 2017 in die zin een ijkpunt is, maar tegelijkertijd een tussenstation. Ook na 2017 gaan de ontwikkelingen verder. Voor de komende jaren ligt het accent op verdere digitalisering, maar zeker ook op handhaving en -waar mogelijk- verbetering van de kwaliteit van dienstverlening. Dit informatiebeleidsplan sluit daarmee goed aan bij het kabinetsbeleid: het realiseren van digitale dienstverlening in 2017 en doorontwikkeling tot 2020.

Het kabinetsbeleid Digitaal 2017 wordt door het programma Digitaal 2017 gecoördineerd. Het programma Digitaal 2017 is een beleids- en parapluprogramma. Met dit programma worden de samenhang en afhankelijkheden tussen de verschillende organisaties en onderdelen die samen Digitaal 2017 gaan realiseren inzichtelijk gemaakt en gecoördineerd.

De overheidsbrede visie op digitale dienstverlening is vertaald naar een plateauplanning en beschrijft hoe gemeenten kunnen komen tot de gewenste toegankelijke en digitale overheid. Onderstaande afbeelding geeft deze planning weer.


Uitgangspunten verdere ontwikkeling (digitale) dienstverlening Rijksoverheid:

De vraag van burgers, bedrijven en andere organisaties staat centraal. Burgers, bedrijven en andere organisaties moeten hun zaken snel, zeker en veilig kunnen regelen. De overheid opereert als één overheid en valt burgers, bedrijven en andere organisaties niet lastig met de verschillen tussen hun organisaties. De overheid stelt geen overbodige vragen en hergebruikt daarom beschikbare informatie. De overheid is transparant en aanspreekbaar. De overheid richt de dienstverlening zo efficiënt mogelijk in, met inachtneming van de behoeften van burgers, bedrijven en andere organisaties.

http://www.digitaleoverheid.nl/

Om te komen tot een volledige digitale dienstverlening gericht op transacties zijn er slimmere webformulieren en apps nodig. Deze formulieren worden met de standaardtools van Dimpact in eigen beheer, maar ook in samenwerking met de ruim 30 andere Dimpactleden, ontwikkeld. We willen voor de digitale dienstverlening een moderne gebruikservaring bieden zoals we gewend zijn bij internetbankieren en webwinkels. We willen de digitale dienstverlening bieden op alle domeinen van de gemeente. Dus het mag niet uitmaken of je als inwoner een product of dienst afneemt van het domein belastingen, sociaal domein of burgerzaken; als gemeente beiden we één omgeving van waaruit de digitale dienstverlening wordt geboden. Zo’n 60% van onze producten wordt op dit moment al digitaal aangeboden. Digitaal 2017 vraagt van ons dit door te ontwikkelen naar 100%. Hiervoor is de implementatie van een nieuwe formulieren proceseditor en een nieuwe ZaakTypeCatalogus (ZTC) nodig. In een ZTC worden de metagegevens van een zaak/aanvraag vooraf bepaald. Hiermee worden onder meer de processtappen binnen de organisatie, de afhandelingstermijn en bewaartermijn bepaald. De nieuwe editor werkt op basis van de nieuw vastgestelde landelijke standaard ZTC 2.0. Daarmee komt het huidige ZTC te vervallen.

Om de nieuwe formulieren intelligent te laten werken, is het gebruik van klantgegevens in de editor in combinatie met organisatiegegevens (levertermijnen, beschikbaarheid, leveringsvoorwaarden) een randvoorwaarde. Die organisatiegegevens moeten in de editor beschikbaar zijn. Daarvoor is een Domein Specifieke Registratie nodig waarmee de relatie tussen klanten organisatiegegevens wordt gelegd en beheerd. Zo wordt mogelijk om intelligente aanvraagformulieren te maken die aansluiten op lokaal beleid en lokale toetsingsgegevens. Bijvoorbeeld aanvragen voor een Doe-Mee-Pas worden tijdens het invullen van het online formulier direct getoetst en afhankelijk van de uitkomst al dan niet toegekend.

Digitaal 2017Actie PlanningImplementeren formulieren proceseditor voor het ontwerpen en het maken van intelligente formulieren en afhandelingsprocessen (e-diensten)

√ 2017

Omzetten van ZTC 1.0 naar ZTC 2.0 √ 2017Implementeren Domein Specifieke Registraties voor klanten organisatiegegevens

√ 2017

Opleiding en certificering voor beheerders om te werken met de nieuwe formulieren proceseditor

√ 2017

Ontwerpen van nieuwe formulieren en afhandelingsprocessen en ombouwen huidige formulieren naar moderne intelligente formulieren met behulp van de nieuwe editor (nieuwe e-diensten)

√ 2017-2020


4.2 Generieke Digitale Infrastructuur De Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI) is een programma dat onderdeel is van het programma Digitaal 2017. De GDI legt de basis voor een toekomstbestendige digitale transformatie van de overheid. Het bestaat uit herbruikbare digitale basisvoorzieningen (bijvoorbeeld DigiD), standaarden en producten die we kunnen inzetten voor onze gemeente om primaire processen doelmatig in te richten en verder te ontwikkelen. De GDI is een dynamisch geheel welke de komende jaren gewijzigd kan worden door de ontwikkeling van nieuwe generieke voorzieningen en standaarden of door het uit productie nemen van al opgenomen voorzieningen.De GDI is als programma op te delen in vier clusters, die elk bijdragen aan een ander aspect van digitale dienstverlening.


De vier clusters zijn:1. Identificatie & authenticatie (o.a. eID, eHerkenning, DigiD)2. Dienstverlening (o.a. MijnOverheid, Berichtenbox burger en bedrijven, e-Factureren)3. Gegevens (o.a. Digikoppeling, -levering en –melding, de basisregistraties)4. Interconnectiviteit (wederzijdse verbondenheid, door o.a. diginetwerk, digipoort, PKI overheid, NORA)

Ingegeven door het programma GDI zijn er momenteel twee wetten in voorbereiding; de wet Generieke Digitale Infrastructuur en de wettelijke regeling Idensys.

4.2.1 GDI - Identificatie & authenticatie: Wettelijke regeling IdensysIdensys is het publiek-private systeem voor elektronische identificatie (eID). Het stelstel van eID wordt aangeduid als Idensys. Idensys moet de standaard worden voor toegang tot digitale dienstverlening en uitwisseling van persoonlijke informatie met de overheid en het bedrijfsleven. Ondanks dat Idensys een onderdeel is van de GDI en daarmee geïnitieerd door de overheid, werkt de overheid samen met het bedrijfsleven aan de ontwikkeling van de standaard. Idensys zal gebaseerd worden op de techniek van eHerkenning (elektronische identificatie voor bedrijven) en vervangt op termijn DigiD (elektronische identificatie personen).Idensys wordt naar verwachting gedeeltelijk bij wet geregeld en gedeeltelijk in privaatrechtelijke overeenkomsten. De publiekrechtelijke regeling Idensys wordt waarschijnlijk opgenomen in de tweede tranche van de Wet Generieke Digitale Infrastructuur. Hierin worden dan ook de publieke eID middelen (eNIK, eRijbewijs en eVreemdelingenpas) geregeld, waarmee burgers zich digitaal kunnen identificeren binnen het Stelsel van elektronische identificatie.

Om op termijn als gemeente ook digitale dienstverlening te kunnen blijven bieden, sluit Coevorden aan bij Idensys. Momenteel is Idensys nog in ontwikkeling. Coevorden neemt samen met andere Dimpact-gemeenten deel aan een pilot en stelt in 2017 een aantal formulieren via Idensys beschikbaar. Daarna wordt Idensys verder uitgerold.

GDI: Wettelijke regeling IdensysActie PlanningVoorlopige aansluiting op Idensys ten behoeve van authenticatie

√ 2017

Inrichting formulieren met Idensys ten behoeve van pilot voor Dimpact

√ 2017

Volledig aansluiten op Idensys als vervanger voor DigiD en eHerkenning

√ 2018

Volledige implementatie Idensys voor dienstverlening Coevorden aan inwoners en bedrijven

√ 2018-2020


4.2.2 GDI – Dienstverlening: Wet Generieke Digitale InfrastructuurTer ondersteuning van de digitale dienstverlening wordt het recht op digitale dienstverlening en de plicht voor overheden om bepaalde functionele oplossingen te gebruiken uiterlijk in 2017 wettelijk verankerd in de Wet Generieke Digitale Infrastructuur. In deze wet wordt in de eerste tranche geregeld dat bestuursorganen verplicht worden om Overheid.nl, MijnOverheid.nl met onder andere de Berichtenbox voor burgers, Ondernemersplein, de Berichtenbox voor bedrijven en DigiD te gaan gebruiken.Het doel hiervan is dat bij een toename van het digitale verkeer de bestaande generieke digitale infrastructuur wettelijk geborgd en beter beveiligd wordt.

De dienstverlening van Coevorden is al deels ingericht met deze voorzieningen. Zo is Coevorden al beperkt aangesloten op MijnOverheid en het Ondernemersplein. Ook bij het gebruik van digitale formulieren kunnen inwoners inloggen met DigiD. Deze functionaliteiten worden de komende jaren verder uitgebreid. De overige oplossingen implementeert en integreert Coevorden de komende jaren met de dienstverlening.De Berichtenbox is de digitale postbus waarmee overheidsorganisaties beveiligd berichten kunnen versturen naar personen. Zo maakt de Belastingdienst hier al veelvuldig gebruik van. Ook gemeenten kunnen bijvoorbeeld grote aantallen berichten zoals de aanslagen gemeentelijke heffingen en berichten over verlopen reisdocumenten via de Berichtenbox versturen. Coevorden wil graag aansluiten op de Berichtenbox. Naast dat dit een directe financiële besparing in portokosten oplevert, is het voor de inwoner van toegevoegde waarde als alle berichtgeving vanuit de gemeente via de Berichtenbox wordt ontvangen. Coevorden wil de aansluiting op de Berichtenbox gebruiken om individuele berichten te kunnen versturen via de Berichtenbox. Nadat de Berichtenbox voor inwoners is geïmplementeerd, komt ook de Berichtenbox voor bedrijven op dezelfde wijze beschikbaar.

Een ander onderdeel van de Wet Generieke Digitale Infrastructuur is de Samenwerkende Catalogi. De Standaard voor Samenwerkende Catalogi is een set afspraken over het


uitwisselen van informatie over producten en diensten van overheidsorganisaties. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om vergunningen, uitkeringen, subsidies, belastingen en heffingen. Als alle overheidsorganisaties de informatie op de websites volgens de standaard publiceren ontstaat een virtuele catalogus of verwijsregister voor de hele overheid. Dit register bevat onder meer de naam van het product, de doelgroep (burgers en/of bedrijven) en een hyperlink (URL) naar de webpagina waarop de betreffende overheidsorganisatie het product beschrijft en eventueel een aanvraagmogelijkheid biedt. Ook gemeente Coevorden wil haar producten dienstencatalogus laten aansluiten op de samenwerkende catalogi. Hierdoor wordt onze productinformatie ook gedeeld via andere overheidsorganisaties.

De Wet Generieke Digitale Infrastructuur gaat ook Europese regelgeving over eFacturering effectueren. Vanaf 2018 worden overheidsorganisaties verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen en te verwerken. Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (geen pdf) waarbij alle gegevens op een vaste plek in het bestand staan en een eigen betekenis hebben om geautomatiseerd te kunnen verwerken. Om eFacturen te kunnen ontvangen en te verwerken moeten de factuurverwerkende systemen aangepast worden of aangesloten worden op het netwerk Digipoort. Gemeente Coevorden zal in 2017 onderzoek doen welke wijze van aansluiten het beste past bij onze applicatiearchitectuur. Op basis van dit onderzoek worden de factuurverwerkende systemen aangepast of aangesloten om eFacturen vanaf 2018 te kunnen ontvangen en te verwerken.

GDI: Wet Generieke Digitale InfrastructuurActie PlanningAansluiting Berichtenbox op overheid.nl voor inwoners √ 2017Implementeren gebruik Berichtenbox voor inwoners voor dienstverleningsprocessen

√ 2017

Aansluiting Berichtenbox op overheid.nl voor bedrijven √ 2018Implementeren gebruik Berichtenbox voor bedrijven voor dienstverleningsprocessen

√ 2018

Producten- en dienstencatalogus van Coevorden laten aansluiten op Samenwerkende Catalogi

√ 2017-2018

Bepalen hoe aan te sluiten op eFacturen. Systemen aanpassen en/of aansluiten voor verwerking eFacturen

√ 2017-2018


4.2.3 GDI - Gegevens: Gebruik basis- en kerngegevens Het Stelsel van Basisregistraties speelt een belangrijke rol in het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen van het recht op uitkering, het toetsen van vergunningaanvragen of het bestrijden van fraude; alle betrokkenen hebben baat bij slim gebruik van veel gebruikte overheidsgegevens zoals adressen, persoonsgegevens, bedrijfsnamen en geo-informatie.

Deze gegevens worden vastgelegd in basisregistraties. Door al bekende gegevens binnen de overheid met elkaar te delen, kan de overheid efficiënter opereren en de dienstverlening verbeteren. Zo hoeft een burger of bedrijf bepaalde gegevens niet steeds opnieuw aan te leveren, maar volstaat één melding. Om de gegevens te kunnen delen, zet de Nederlandse overheid een Stelsel van Basisregistraties op.

Dit stelsel staat opgenomen in het programma Generieke Digitale Infrastructuur.Het beheer van een basisregistratie ligt bij één


Het Stelsel van Basisregistraties vormt het fundament voor:

een overheid die niet naar de bekende weg vraagt;een overheid die klantgericht is;een overheid die zich niet voor de gek laat houden;een overheid die weet waarover ze het heeft;een overheid die haar zaken op orde heeft en niet meer kost dan nodig.

bronhouder. De bronhouder is verantwoordelijk voor het bijhouden van gegevens en de kwaliteit daarvan.

Door middel van wetgeving wordt ervoor gezorgd dat de gegevens in zoveel mogelijk processen worden gebruikt en dat de kwaliteit van de gegevens steeds beter wordt. Het wettelijke kader van de basisregistraties beschrijft de verplichtingen voor ons als gemeente:

1. Niet onnodig uitvragen. Wij mogen gegevens die beschikbaar zijn als authentiek gegeven niet meer uitvragen. Dit heeft een daling van de administratieve lasten tot gevolg.

2. Verplicht gebruik. Wanneer gegevens beschikbaar zijn als authentiek gegeven, dan moeten wij deze gegevens afnemen van de basisregistratie.

3. Terugmelden. Bij gerede twijfel over de juistheid van een authentiek gegeven moeten wij daar melding van doen. De bronhouder zal dan onderzoeken of het gegeven nog wel juist is. Hiermee wordt de kwaliteit van de basisregistratie verbeterd en worden fouten voorkomen.

Basisregistraties bevatten authentieke en niet-authentieke gegevens. Het verplichte gebruik door overheidsinstellingen geldt voor de authentieke gegevens in een basisregistratie. In de wet van een basisregistratie ligt vast welke gegevens authentiek zijn. Bij het gebruik van de gegevens is de privacy van de burger gewaarborgd.


In onderstaand overzicht staan de 12 basisregistraties met daarbij de rol van gemeente weergegeven.

Afkorting

naam Rol gemeente Status

BRP Basisregistratie personen Bronhouder In gebruikNHR Nieuw Handelsregister Afnemer In ontwikkelingBAG Basisregistratie Adressen en

Gebouwen (betreft 2 registraties)

Bronhouder In gebruik

BRT Basisregistratie Topografie Afnemer In gebruikBRK Basisregistratie Kadaster Afnemer In gebruikBRV Basisregistratie Voertuigen

(kentekenregister)Afnemer (indien benodigd voor publieke taak)

In gebruik

BLAU Basisregistratie voor Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringen

Afnemer vanuit Suwi-keten

Besluitvormings- traject loopt

BRI Basisregistratie Inkomen Afnemer (indien wettelijk voorschrift tot bevoegd gebruik)

In gebruik

WOZ Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken


BGT Basisregistratie Grootschalige Topografie (voorheen GBKN)


BRO Basisregistratie Ondergrond Bronhouder In ontwikkeling

De gemeente is als bronhouder verantwoordelijk voor het inwinnen en bijhouden van de authentieke en niet-authentieke gegevens in een basisregistratie en voor het borgen van de kwaliteit van die gegevens. Van die basisregistraties waarbij de gemeente bronhouder is, moeten systemen geïmplementeerd en procedures ingeregeld worden om gegevens te kunnen inwinnen en te beheren. Ook bij de in gebruik zijnde basisregistraties zijn er de komende tijd nog ontwikkelingen.

De Basisregistratie Personen is een samenvoeging van de GBA en het register Niet Ingezetenen (RNI). De gemeente is bronhouder van de persoonsgegevens van de ingezetenen. De toekomstige ontwikkeling is dat de lokale BRP overgaat naar een landelijke BRP. Coevorden heeft hier al voorbereidingen op getroffen door de eigen BRP in de cloud bij de leverancier onder te brengen. Er is daarbij nog een integratie met het zaaksysteem nodig om de gegevens binnen de organisatie te kunnen blijven gebruiken. Vervolgens wordt de eigen gehoste BRP ondergebracht bij de landelijke BRP.

De Basisregistratie Grootschalige Topografie heeft de gemeente Coevorden in samenwerking met BOCE opgebouwd. De gegevens waarvan de gemeente Coevorden bronhouder is, zijn aangeleverd bij de landelijke voorziening en worden landelijk ontsloten. Het beheer van de BGT hebben de BOCE gemeenten gezamenlijk vormgegeven. Vanaf 2016 wordt het beheer fysiek uitgevoerd in de gemeente Emmen en levert gemeente Coevorden hier capaciteit voor. Het eerste jaar betreft een pilotjaar. Na de evaluatie wordt gezamenlijk bepaald of de ingerichte beheeromgeving volstaat. Naast de verplichting om als bronhouder de gegevens te beheren, zijn gemeenten ook verplicht om de gegevens te gebruiken in hun processen. Met name in het fysieke domein (beheer openbare ruimte) worden gegevens van de BGT gebruikt. De drie gemeenten gebruiken hiervoor nog verschillende beheerpakketten. Om het gebruik van de gegevens van de BGT verder te optimaliseren, wordt er toegewerkt naar één beheersysteem openbare ruimte voor de drie BOCE gemeenten.

De wettelijke basis voor de Basisregistratie Ondergrond is nog in voorbereiding. Wel moeten gemeenten als bronhouder starten met de voorbereidingen. Zo moet geïnventariseerd worden welke werkprocessen door de BRO worden geraakt om zodoende de impact van de registratieobjecten van de BRO te kunnen bepalen. Vervolgens dient bepaald te worden hoe de gegevens van de BRO ingewonnen gaan worden. Vanuit de informatievoorziening zal er op termijn een beheeromgeving beschikbaar moeten komen voor het inwinnen en beheren van de BRO. De BRO zal daarmee als laatste basisregistratie waar de gemeente bronhouder van wordt ‘toetreden’ tot het stelsel van basisregistraties.

GDI: Gebruik basis- en kerngegevens


Actie PlanningBRP integreren in zaaksysteem √ 2017BRP onderbrengen bij landelijke voorziening BRP √ 2018-2019Gezamenlijke aanschaf en implementatie BOCE 1 beheeromgeving openbare ruimte voor optimaal gebruik BGT

√ 2018

Aanschaf en Implementatie beheeromgeving BRO √ 2019-2020Benodigd budget: € 125.000

4.3 Digitale Agenda 2020In de VNG ledenvergadering van juni 2015 is de ‘Digitale Agenda 2020’ vastgesteld. Dit is een strategische collectieve digitale agenda die richtinggevend is voor dienstverlening en informatiebeleid van gemeenten voor de periode tot 2020.

De Digitale Agenda 2020 is deels een voortzetting van Operatie NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma) en de invoering van de bijbehorende bouwstenen, die tezamen tegenwoordig de Generieke Digitale Basisinfrastructuur heten.

De Digitale Agenda 2020 streeft de volgende drie ambities na die goed aansluiten op de maatschappelijke ontwikkelingen:

1. Open en transparant in de participatiesamenlevingDoor technologische ontwikkelingen als Big Data, Cloud en mobiele systemen hebben inwoners, bedrijven en organisaties een gelijke informatiepositie ten opzichte van de overheid. Hierdoor ontstaat een andere verhouding. De Digitale Agenda speelt hierop in door samen te innoveren en mee te werken aan een data-gedreven gemeenschap.

2. Werken als één efficiënte overheidInwoners en bedrijven willen zaken gemakkelijk en digitaal met de overheid regelen, hun vragen moeten centraal staan, zodat zij één overheid ervaren. De Digitale Agenda draagt hieraan bij door te ondersteunen bij het herontwerpen of innoveren van werkprocessen ten behoeve van de dienstverlening. Daarnaast moet regie op eigen gegevens voor inwoners mogelijk gemaakt worden, zodat zij inzicht en inspraak hebben in het gebruik van specifieke gegevens, privacy en informatieveiligheid spelen hierbij een rol. Ook speelt de Digitale Agenda in op informatievoorziening Sociaal Domein en informatievoorziening Fysieke Leefomgeving (Omgevingswet).

3. Massaal digitaal, Maatwerk lokaal Staat voor het bevorderen van meer gemeenschappelijkheid en collectiviteit in de informatievoorziening, met als doel betere taakvoering door gemeenten en betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Het benutten van de overheidsbrede infrastructuur (GDI), Gemeenschappelijke Gemeentelijk Informatievoorziening (GGI) en het versterken van ICT-opdrachtgeverschap (vraagbundeling, collectieve verwerving/inkoop van generieke voorzieningen, standaardisatie en eisen/normen leveranciers). En aandacht voor randvoorwaardelijke uitgangspunten waar iedere gemeente oog voor moet hebben, zoals informatiebeveiliging en privacy.

De eerste prioriteit van de Digitale Agenda 2020 is het continueren van de Generieke Digitale Infrastructuur. De acties die voor Coevorden hieruit voortkomen staan verwoord in paragraaf 3.2.2. Daarnaast worden gemeenten vanuit de Digitale Agenda 2020 ondersteund bij het zelf opzetten en uitvoeren van collectieve projecten. Coevorden trekt hierin samen met Dimpact op. Dimpact is als vereniging een inspiratie voor Digitale Agenda 2020 geweest waar het gaat om het gezamenlijk oppakken van collectieve projecten.Vanuit de projectorganisatie Digitale Agenda 2020 worden ook zelf projecten geïnitieerd, zoals het standaardiseren van dienstverleningsprocessen en collectieve informatievoorziening in het sociaal domein. Coevorden gaat de uitkomsten van deze projecten gebruiken voor haar eigen dienstverleningsontwikkelingen.


“Transparant en efficiënt werken. Standaardiseren waar mogelijk en lokaal maatwerk

bieden waar nodig; wat samen kan ook samen doen.’

Ambitie Digitale Agenda 2020

De Digitale Agenda 2020 is daarom voor gemeenten een belangrijke richtsnoer voor de komende jaren. Coevorden blijft de concrete uitwerking van de Digitale Agenda 2020 actief volgen.

4.4 OmgevingswetMet de Omgevingswet bundelt de overheid de regels voor ruimtelijke projecten. De Omgevingswet, die in 2018 in werking treedt, integreert 26 wetten op het gebied van de fysieke leefomgeving en heeft als uitgangspunt minder en overzichtelijke regels, meer ruimte voor initiatieven, lokaal maatwerk en vertrouwen. Dit sluit ook aan bij het bestuursprogramma waarin staat vermeld de samenleving meer invloed te geven op hun leefomgeving.

Inwoners, bedrijven en overheden zijn betrokken bij de uitvoering van de Omgevingswet. Door de toenemende integraliteit neemt de noodzaak van gegevensuitwisseling toe. Daarvoor wordt toegewerkt naar het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het DSO ondersteunt de informatie-uitwisseling met ketenpartners, maar ook de processen voor planvorming, vergunningverlening, toezicht en handhaving bij de overheid.

Bestaande voorzieningen, werkwijzen en standaarden worden waar mogelijk gebruikt. Het stelsel van verbonden databronnen, dat processen met informatie gaat voeden, speelt ook hier een belangrijke rol. Deze informatie wordt gevoed en beheerd via “informatiehuizen” (een virtuele verzamelplaats voor data). Door online inzicht te bieden, kunnen inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en overheden alle beschikbare informatie over een gebied ophalen. En met één klik op de kaart is de juiste informatie over een bepaald gebied beschikbaar voor de gebruiker via het omgevingswetportaal.

Coevorden moet investeren in nieuwe IT-voorzieningen: onder andere een webportaal (voor toegang tot het DSO), een landelijke registratie van omgevingsdocumenten (voor inzicht in geldende regels), het Informatiehuis Ruimte en een gegevenscatalogus (een overzicht van diensten die via het stelsel worden geboden). Bestaande voorzieningen moeten verder aangepast worden: Omgevingsloket Online, Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) en Ruimtelijke plannen.

OmgevingswetActie PlanningImplementeren nieuwe IT-voorzieningen, onder andere:

- een webportaal voor toegang tot het DSO;- een landelijke registratie van omgevingsdocumenten

(voor inzicht in geldende regels)- het Informatiehuis Ruimte- een gegevenscatalogus (een overzicht van diensten

die via het stelsel worden geboden)

√ 2017-2020

Aanpassen bestaande ICT-voorzieningen, onder andere:- Omgevingsloket Online- Activiteitenbesluit Internet Module (AIM)- Ruimtelijke plannen

√ 2017-2020


4.5 Archiefwet Onze gemeente moet voldoen aan wettelijke verplichtingen ten aanzien van archiefvorming en – beheer. Ook digitale informatie valt onder de werking van deze regels.

4.5.1 Wet- en regelgevingHoe wij als gemeente om moeten gaan met onze informatie, ongeacht vorm, staat beschreven in de Archiefwet (1995), het Archiefbesluit (1995) en de Archiefregeling (2009). De Archiefwet schrijft voor dat wij ons archiefbescheiden in goede, geordende, en toegankelijke staat moeten beheren en bewaren, zodat ze te raadplegen zijn zolang als dat nodig is. De eisen die worden gesteld aan de ‘geordende en toegankelijke staat’ zijn vastgelegd in de Archiefregeling. In de Archiefregeling wordt de zorgdrager opgedragen ervoor te zorgen “dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem”. Het invoeren van een kwaliteitssysteem door de gemeente Coevorden is hiermee een randvoorwaarde. In het


kwaliteitssysteem worden onder andere processen, doelen, normen en monitoring ondergebracht. Daarnaast is er ook nog diverse andere weten regelgeving op het beheer en gebruik van informatie of gegevensbestanden van de gemeente van toepassing, hierbij gaat het bijvoorbeeld om openbaarheid van informatie (Wet openbaarheid van bestuur) en om het beschermen van gevoelige informatie (Wet bescherming persoonsgegeven).

4.5.2 Archief 2020De samenleving en de overheid digitaliseren snel. Het landelijke programma Archief 2020 is een innovatieprogramma waarin de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samenwerken met als doel om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Dit programma is opgestart in opdracht van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Ondanks dat het programma tot 2016 loopt, reiken de activiteiten verder tot 2020.

Toegankelijk (openbaar) digitaal archiefOnze archieven zijn van groot belang voor onze organisatie, voor een goede bedrijfsvoering en ons democratisch bestel. Daarom moet overheidsinformatie in een goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Het is ons collectief geheugen en het biedt ons de nodige context wanneer wij naar buiten treden richting onze klant. Een deel van onze archieven (burgerlijke stand en bevolkingsregister) is al online te raadplegen, we streven naar het steeds meer digitaal aanbieden van onze archieven.

Om het archief digitaal toegankelijker te maken onderzoeken we de mogelijkheden tot vervanging of substitutie van (een deel) van het archief. Substitutie is het vervangen van de papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Deze reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Soms is vervanging een verplichting, wanneer de kwaliteit van de originelen zodanig achteruit dreigen te gaan dat de duurzame toegankelijkheid niet meer kan worden geborgd. Door substitutie kunnen we ruimte besparen in het fysieke archief en kunnen we steeds meer digitaal werken, doordat we papieren documenten digitaal aan de organisatie beschikbaar stellen.

Met betrekking tot archieven is het belangrijk de ordening, authenticiteit, context en toegankelijkheid te waarborgen. We stellen daarvoor een metagegevensschema op en zullen de ordening van archiefbescheiden uitwerken in het Medewerkerportaal. Het Medewerkerportaal is geïntegreerd met het Document Management Systeem (DMS)/Records Management Applicatie (RMA), op deze wijze koppelen we de zichtbare voorkant met de minder zichtbare achterkant waarin de gegevens liggen opgeslagen. Voor de vindbaarheid van de informatie ontsluiten wij deze door middel van een enterprise-search oplossing, genaamd Coevordenzoekt. Hiermee kunnen op een Google-achtige wijze diverse interne bronnen doorzocht worden.

Digitaal duurzaam archiefOp dit moment is het niet te garanderen dat het digitale archief dat we vandaag de dag creëren ook over 50 jaar, laat staan over 500 jaar, nog op dezelfde wijze toegankelijk is. Gebruikte bestandsformaten en software verouderen. Dat betekent dat onze gemeente voortdurend een inspanning moet leveren om de informatie toegankelijk, dus digitaal duurzaam, te houden en dat er gezocht moet worden naar duurzamere oplossingen. Door de verdergaande digitalisering verwachten we dat er voorzieningen getroffen moeten worden om digitale archiefbescheiden te kunnen blijven beheren. We volgen deze ontwikkeling nauwgezet.

E-depotDoor de digitalisering van werkprocessen neemt ook de omvang van het digitale archief toe. Voor het behouden van digitale archieven is specifieke expertise en systeem-functionaliteit vereist. Dit is te realiseren door middel van een e-depot. Een e-depot is het geheel van apparatuur, programmatuur en procedures waarmee een archiefinstelling in staat is de digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen. Coevorden moet de afweging nog maken om of een eigen e-depot te ontwikkelen of aan te sluiten op een gezamenlijk e-depot (bijvoorbeeld bij het Drents Archief). Zodra de ontwikkelingen hieromtrent concretere vormen aannemen, wordt de keuze gemaakt.

Het team Advies & Services draagt zorg voor een toegankelijk archief op basis van de huidige standaarden en wij volgen de ontwikkelingen rondom duurzaam digitaal archiveren en implementeren waar nodig. Jaarlijks wordt er een verslag opgesteld waarin op basis van archief-kritische prestatie indicatoren (KPI’s) wordt vastgesteld in hoeverre wij voldoen aan wettelijke gestelde eisen en welke acties ondernomen moeten worden. De KPI’s worden


jaarlijks herzien en zijn aan verandering onderhevig. De acties die we als gemeente moeten uitvoeren zijn op dit moment nog niet volledig te overzien tot 2020. We onderhouden hiervoor nauw contact met de BOCE-gemeenten en archiefinstellingen en werken samen waar dat kan.

ArchiefwetActie PlanningImplementeren kwaliteitssysteem √ 2017Opstellen metagegevensschema en implementeren in het zaaksysteem

√ 2017-2018

Opstellen plan van aanpak substitutie met ondersteuning externe expertise

√ 2017-2018

Ontwikkelen eigen e-depot of aansluiten op gezamenlijk e-depot voor digitale duurzame archivering

√ 2018-2019



4.6 Informatiebeveiliging

“Gemeenten zijn als professionele, meest nabije overheid verantwoordelijk voor het op orde hebben van hun informatieveiligheid. (…) Dit zullen en mogen burgers en bedrijven, maar ook de ketenpartners, van gemeenten verwachten”.

VNG resolutie Informatieveiligheid

Vanuit het programma Digitaal 2017 en onze eigen ambities moet de gemeente Coevorden haar diensten volledig digitaal aanbieden. Betrouwbaarheid en informatieveiligheid zijn hiervoor randvoorwaarden. Inwoners en medewerkers van onze gemeente moeten er immers op kunnen vertrouwen dat wij op een integere manier omgaan met hun gegevens en hun privacy gevoelige gegevens voldoende beveiligen. Binnen onze organisatie doen we al veel aan de informatiebeveiliging, maar dit zal in de toekomst alleen nog maar verder toenemen. Informatieveiligheidsrisico’s zijn immers niet statisch, maar veranderen voortdurend en naarmate onze werkzaamheden verder digitaliseren neemt het risico op en de impact van informatiebeveiligingsincidenten toe. Daarom moeten we blijvend aandacht geven aan bewustwording, leren van incidenten en nieuwe technische beveiligingsmaatregelen implementeren.

In de resolutie ‘Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente’ onderschrijft iedere gemeente een informatiebeveiligingsbeleid vast te stellen aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Wij hebben reeds een vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid op basis van de BIG.

De BIG bestaat uit een reeks organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die we met het aannemen van deze resolutie verplicht moeten implementeren. Om te bepalen welke maatregelen we nog moeten implementeren gaan we een GAP-analyse doen, hiermee analyseren we het huidige beveiligingsniveau. Vervolgens voeren we een impactanalyse uit om de te nemen beveiligingsmaatregelen te prioriteren. De te nemen maatregelen worden opgenomen in een informatiebeveiligingsplan. Op basis van een operationeel informatiebeveiligingsplan worden de maatregelen geïmplementeerd.

Om een veilige en betrouwbare informatievoorziening te borgen zijn er naast de BIG nog andere wetten en richtsnoeren opgesteld waar we als gemeente aan moeten voldoen. Onder andere de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Meldplicht Datalekken, de wet Basisregistratie Personen, de Structuur Uitvoering Werk en Inkomen, de Jeugdwet en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Door interne controles en verplichte audits (DigiD, BRP-audit, Suwinet) analyseren we in welke mate we voldoen aan de gestelde wettelijke verplichtingen.

Voor een veilige en betrouwbare informatievoorziening is het van groot belang dat medewerkers op een bewuste en zorgvuldige manier omgaan met informatie. Met een bewustwordingsprogramma zetten we in op het vergroten van informatieveiligheid. Dit doen we onder andere door:

het bieden van een e-learning; medewerkers doorlopend te informeren over informatiebeveiligingsrisico’s; medewerkers te activeren om op een zorgvuldige manier met informatie om te

gaan.

InformatiebeveiligingActie PlanningUitvoeren van een GAP-analyse (0-meting) √ 2017Uitvoeren van een impactanalyse om beveiligingsmaatregelen te prioriteren

√ 2017

Herijken informatiebeveiligingsplan √ 2017Implementeren van informatiebeveiligingsmaatregelen √ 2017-2020Bewustwordingsprogramma informatieveiligheid √ 2017-2020Benodigd budget: € 40.000

5 Interne ontwikkelingen

5.1 DienstverleningDienstverlening aan inwoners en bedrijven is onze primaire taak als gemeente. Als organisatie willen wij een efficiënte dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven bieden. De dienstverlening wordt steeds meer gedigitaliseerd.Digitale dienstverlening wordt, zoals al eerder is aangegeven in paragraaf 3.2, ingegeven door programma’s als Digitaal 2017, Generieke Digitale Infrastructuur en Digitale Agenda


2020. De gemeente Coevorden sluit zich aan bij de ambities die de Rijksoverheid heeft als het gaat om digitale dienstverlening.

De afgelopen jaren heeft Coevorden op diverse manieren de dienstverlening gedigitaliseerd, zo is onder meer:

een e-loket met een groot aantal digitale producten en diensten ingericht;

aangesloten op DigiD om de digitale identiteit van de burger vast te stellen wanneer zij zaken met ons doen en om de gegevens die zij ons verstrekken te beveiligen;

eenduidige informatieverstrekking op de website gerealiseerd door de gemeentelijke informatie met een producten- en dienstencatalogus te ontsluiten;

de website aangepast zodat die ook toegankelijk is voor mensen met een beperking (realisatie basis toegankelijkheidseisen webrichtlijnen);

het mogelijk gemaakt dat burgers zelf via onze website een afspraak maken op het moment dat het hun uitkomt.

Op dit moment wordt ongeveer 60% van de transactionele (relatief eenvoudige productaanvragen) dienstverlening digitaal aangeboden. Met name dienstverleningsprocessen die vaak voorkomen en relatief eenvoudig zijn, lenen zich voor een geautomatiseerde afhandeling. Een deel van onze dienstverleningsprocessen (zoals aanvraag uittreksel, meldingen openbare ruimte, verhuizing (binnen- en buitengemeentelijk) zijn al volledig digitaal beschikbaar. Voor complexe producten zoals vergunningen en zorgen ondersteuningsvragen is een deel van het proces soms digitaal beschikbaar (bijvoorbeeld de aanvraag), maar is er nog wel contact met de gemeente benodigd.

We willen onze dienstverlening 24/7 aanbieden aan onze inwoners en bedrijven, zodat zij op elk gewenst tijdstip en vanaf elke locatie zaken met de gemeente kunnen doen.Het is aan ons als gemeente Coevorden om onze digitale dienstverlening zo in te richten dat onze inwoners en bedrijven snel en eenvoudig zonder verplicht contact zelf online hun zaken kunnen regelen. Uiteindelijk is het de bedoeling dat onze inwoners en bedrijven het contact met de gemeente als service gaan ervaren. Als contact met de gemeente nog gewenst is, dan zal deze ook digitaal plaats kunnen gaan vinden door het gebruik van videoconferencing.

Om te komen tot een volledige efficiënte digitale dienstverlening is het noodzakelijk dat de dienstverlening zoveel mogelijk volgens het zelfservice-principe wordt ingericht. Voor zelfservice is het noodzakelijk dat de informatieverstrekking op de website in orde is. Inwoners en bedrijven kunnen zo zelf alle informatie uit de producten- en dienstencatalogus op de gemeentelijke website verzamelen die nodig is. Door daarnaast bijvoorbeeld online rekenhulpen/vraagbomen te bieden, kan de aanvrager zelf een inschatting maken of een definitieve aanvraag zinvol is. Door vervolgens intelligente webformulieren voor de aanvraag te bieden, waarbij het mogelijk is om een online dossier bij te houden, is tussentijds contact met de gemeente niet meer nodig. Het bieden van rekenhulpen/vraagbomen wordt bij de ontwikkeling van e-diensten meegenomen. Een goede informatieverstrekking wordt bij de vernieuwing van de website meegenomen.

In hoofdstuk 3 zijn de wettelijke verplichtingen vanuit Digitaal 2017 en de Wet Generieke Digitale Infrastructuur uitgewerkt. Daarbij zijn de acties aangegeven die we als Coevorden moeten gaan uitvoeren op het gebied van digitale dienstverlening. De genoemde acties geven ook invulling aan onze interne ontwikkelingen en zijn dus ook hier op van toepassing.

5.2 Informatievoorziening in het sociaal domeinOp 1 januari 2015 zijn drie belangrijke wetten in het sociaal domein in werking getreden, beter bekend als de drie decentralisaties. De gemeente Coevorden heeft de informatievoorziening transitieproof ingericht voor de decentralisaties. Dit houdt in dat systemen voldoende beschikbaar, ingericht, gekoppeld en beveiligd waren om de nieuwe taken te kunnen uitvoeren. In de praktijk betekent dit dat we bestaande systemen hebben


“De Norm is digitaal. Excellent moet daarom het persoonlijk contact zijn”

- Annita Haken, Manager

ingericht voor de nieuwe taken van de teams Maatschappelijke Ondersteuning en Actief voor Werk. Ook hebben we nieuwe systemen aangeschaft en ingericht om de nieuwe taken op het gebied van Jeugdzorg te kunnen uitvoeren. Er is er een koppeling gelegd door middel van de Collectieve Opdracht Routeer Voorziening (CORV) die zorgt voor de elektronische afhandeling van het formele berichtenverkeer tussen justitiële partijen en het gemeentelijke domein. Het zaaksysteem is ingericht om de medewerkers van de Frontoffice Sociaal Domein te ondersteunen bij het beantwoorden en vastleggen van eenvoudige klantvragen. Het komen tot een volledig passende informatiehuishouding is een transitie van meerdere jaren, een uitdaging waar we nu voor staan.

Integraal werkenDe komende jaren staan we voor de opgave onze huidige inrichting uit te bouwen tot een toekomstbestendige informatiehuishouding die past bij de beoogde werkwijze van de gemeente Coevorden. Wij werken toe naar een integraal klantbeeld voor het sociaal domein (vanuit het principe één gezin, één plan, één regisseur). Medewerkers krijgen zo overzicht over wat er speelt binnen een gezin en kunnen tijdig de juiste acties ondernemen (vroegsignalering of preventieproblematiek).

Met een regiesysteem spelen we in op de behoefte aan één integrale oplossing voor de complete sociale dienstverlening volgens het principe één gezin, één plan, één regisseur. Gezinsleden, zorgaanbieders en gemeentemedewerkers kunnen met het regiesysteem informatie inzien en delen, communiceren en zien wie welke taak uitvoert. Wij kunnen natuurlijk tot in detail aangeven wie geautoriseerd is om welke informatie in te zien en te wijzigen. Met behulp van het regiesysteem kunnen leden van sociale wijkteams direct aan de keukentafel bij een klant op een tablet, smartphone of laptop hun gespreksnotities invoeren zodat op het gemeentehuis gewerkt kan worden aan een beschikking. Met het burgerportaal van het regiesysteem krijgt de burger inzicht in zijn eigen zorgdossier.Met een regiesysteem houdt Coevorden de regie over het sociale domein: de gemeente als regisseur die vanuit een helikopterview alle betrokkenen voorziet van de juiste informatie, de privacy waarborgt en het werk zo makkelijk mogelijk maakt.

Koppelen met het zaaksysteemVoor het integrale klantbeeld voor het sociaal domein is het regiesysteem een belangrijk instrument. Voor het integraal klantbeeld voor de gehele organisatie en de archivering van de stukken rondom een klant, maken we gebruik van het Zaaksysteem van Dimpact. We gaan een koppeling leggen tussen de backoffice applicaties van het sociaal domein en het zaaksysteem. Deze koppeling ontwikkelen we in samenwerking met de ruim 30 andere Dimpact gemeenten.

Zelfservice en zelfredzaamheidOm de eigen kracht van inwoners te vergroten, gaan we gebruik maken van het burgerportaal van het regiesysteem. Daarnaast zetten we via de website in op zelfservice, door het bieden van nieuwe e-formulieren gericht op de dienstverlening in het sociaal domein. We bieden goede en duidelijke klantgerichte informatie aan onze inwoners. Ook zetten we in op het vergroten van de zelfredzaamheid door het bieden van rekenhulpen en beslisbomen, waarmee inwoners hun hulpvraag kunnen verkennen en tips krijgen voor het vinden van de juiste hulpverlening. De klant doet het voorwerk en denkt zelf na over de eigen hulpvraag, voordat de klant de gemeente belt voor een ondersteuningsvraag.


Informatievoorziening in het sociaal domeinActie PlanningZaaksysteem koppelen aan domeinspecifieke applicaties Sociaal Domein

√ 2017

Implementeren regiesysteem ten behoeve van één gezin, één plan, één regisseur

√ 2017-2018

Implementatie van zelfredzaamheid-instrumenten website √ 2017-2020Benodigd budget: € 80.000

5.3 Zaakgericht werkenVoor zaakgericht werken maken we gebruik van een zaaksysteem. In het zaaksysteem staat alle relevante informatie van inwoners en bedrijven. De gemeente beheert met een zaaksysteem alle documenten, processtromen en contacten van een aanvraag.Zo worden bijvoorbeeld meldingen openbare ruimte, aanvragen voor een omgevingsvergunning en kapvergunningen op dezelfde manier geregistreerd. Alle contacten en documenten over een bepaalde zaak worden op dezelfde wijze geregistreerd en zijn ook op die manier terug te vinden. Door zaakgericht te werken kunnen we onze inwoners en bedrijven gericht informeren over de voortgang van hun aanvraag, kunnen we sturen op tijdige afhandeling en hebben we inzicht in de werkvoorraad van collega’s.Zaakgericht werken zorgt er dus voor dat we transparant en efficiënt werken en dat onze dienstverlening wordt verbeterd.

Om zaakgericht werken (technisch) mogelijk te maken gebruiken wij het zaaksysteem van Dimpact. Dit zaaksysteem is samen met de lidgemeenten van Dimpact ontwikkeld. Om het zaaksysteem goed te kunnen gebruiken, moeten de processen van Coevorden digitaal in het zaaksysteem ingericht worden. Bij de inrichting van de processen wordt gebruik gemaakt van de gestandaardiseerde zaaktypecatalogus (ZTC). In een ZTC staan de metagegevens (processtappen, afhandelingstermijn, bewaartermijn etc.) beschreven die bij een zaak geregistreerd dienen te worden. Ook geeft de ZTC een beschrijving op hoofdlijnen van referentie zaaktypen. Deze gebruiken we als startpunt voor onze eigen uitwerking van zaaktypen. Coevorden heeft voor onder meer de Meldingen Openbare Ruimte, kapvergunningen, omgevingsvergunning en het Bestuurlijke besluitvormingsproces specifieke zaaktypen ontworpen op basis van de landelijke referentie zaaktypen. Deze specifieke zaaktypen sluiten naadloos aan op onze processen.

Naast de specifieke zaaktypen zijn er ook generieke zaaktypen ontworpen en in gebruik genomen. Dit zijn de zaaktypen met algemene processtappen als ontvangst, beoordelen, in behandeling nemen, en afhandelen. Zo worden inkomende poststromen (post, mail, terugbelverzoeken etc.) met het generieke zaaktype behandeld.


“Ik vind het belangrijk dat als je een vraag stelt aan de gemeente, medewerkers de achtergrond van

je bedrijf kennen”.

- Ben Mulder, eigenaar Chaletpark De Eeke (Bestuursprogramma 2014-2018 Coevorden Verbindt)

Zaakgericht werken levert ons:

Structuur en transparantie. Voor medewerker en leidinggevenden is de voortgang van een zaak altijd inzichtelijk, ook als de afhandeling over verschillende afdelingen loopt.Verbeterde documentatie en informatievoorziening. Alle informatie rondom een zaak is verzameld en inzichtelijk via het zaakdossier. Bovendien zijn gerelateerde zaken eenvoudig benaderbaar. Het archief is op orde. Planning. Door inzicht in de actuele werkvoorraad kan een medewerker beter zijn eigen werkzaamheden plannen.Het Nieuwe Werken. Zaakgericht werken ondersteunt Het Nieuwe Werken. Processen worden digitaal doorlopen en informatie is tijd- en plaatsonafhankelijk inzichtelijk.

Het zaaksysteem is naast de behandeling van klantprocessen ook geschikt voor interne processen. Zo wordt bijvoorbeeld agressie tegen medewerkers als incident geregistreerd in het zaaksysteem. Met een notitie in het zaaksysteem worden andere collega’s geattendeerd over eerder voorgevallen incidenten of gemaakte afspraken bij een bepaald persoon. Voor projecten is er een intern zaaktype beschikbaar waarmee alle informatie rondom een project als zaak geregistreerd wordt. Ook het interne proces van besluitvorming wordt met een zaaktype in het zaaksysteem ondersteunt.Om ook zicht te krijgen op voortgang van andere interne processen zullen er meer specifieke afhandelingsprocessen ontwikkeld en gebouwd moeten worden. Bij de verdere ontwikkeling van de afhandelingsprocessen zal volgens de lean-methodiek gekeken worden naar de procesontwerpen. Om processen volledig digitaal te kunnen doorlopen wordt de mogelijkheid van digitale ondertekening in onze zaakgerichte processen ingebouwd.

Zaakgericht werken speelt ook een belangrijke rol bij het op orde brengen en houden van het gemeentelijk archief. Document- en poststromen die zaakgericht worden doorlopen, worden geautomatiseerd gearchiveerd. Door slimme koppelingen met onze domeinspecifieke applicaties kunnen alle documenten en dossiers van bijvoorbeeld het sociaal domein, burgerzaken of belastingen geautomatiseerd worden gearchiveerd in het centrale zaaksysteem. Richting 2020 gaan we inzetten op het koppelen van domeinspecifieke applicaties aan ons zaaksysteem.

Zaakgericht werkenActie PlanningZaaksysteem koppelen aan procesapplicaties CiVision Samenlevingszaken en Belastingen

√ 2017-2018

Zaaksysteem koppelen aan procesapplicatie iBurgerzaken (zie ook paragraaf 3.2.2, benodigde middelen zijn daar opgenomen)

√ 2017

Nieuwe interne formulieren en afhandelingsprocessen bouwen om werkprocessen specifieker te kunnen ondersteunen

√ 2017-2019

Nieuwe functionaliteiten inrichten in het zaaksysteem zoals digitale ondertekening.

√ 2017-2019

Digitaliseren en lean maken van processen en documentstomen

√ 2017-2020


5.4 Digitaal werkenBinnen de samenleving en dus ook binnen onze organisatie wordt digitaal werken steeds meer de norm. Verschillende ontwikkelingen hebben een groter beroep gedaan op de digivaardigheid van onze medewerkers. Enkele van deze (interne) ontwikkelingen zijn:

digitale dienstverlening /e-dienstverlening; samenwerking met ketenpartners, de Dimpact-samenwerking en in Boce-

verband; zaakgericht werken; gebruik van smartphones, tablets en andersoortige devices; papierloos vergaderen; social media (Whatsapp, Facebook, LinkedIn e.d.); Het Nieuwe Werken; het verruimen van de dagvensters waarbinnen medewerkers hun werk zelf

kunnen plannen en organiseren; tijd- en plaatsonafhankelijk werken; gebiedsgericht werken.

De digitalisering van informatie, processen en systemen zal alleen maar toenemen en dit zal de komende jaren alleen nog maar meer van de digivaardigheid van onze medewerkers vragen. Daarom is het van belang dat er richting 2020 meer aandacht en tijd is voor het digivaardiger maken van onze medewerkers.

Om de medewerker te helpen een weg te vinden in hoeveelheid aan digitale informatie maakt de gemeente gebruik van Coevordenzoekt, een zogenaamde Enterprise search techniek waarmee integraal met één zoekopdracht in meerdere bronnen kan worden gezocht. Met deze Google-achtige techniek faciliteren we onze medewerkers optimaal in een steeds digitaler wordende omgeving. Op dit moment zijn nog maar een beperkt aantal bronnen ontsloten met Coevordenzoekt. De komende jaren gaan we meer bronnen


ontsluiten zodat informatie nog sneller, eenvoudiger en meer op maat beschikbaar komt voor de organisatie.

Met Werken Beweegt heeft Coevorden in 2011 invulling gegeven aan Het Nieuwe Werken. Sinds de oplevering van het nieuwe gemeentehuis werken wij met een flexibel werkconcept waarbinnen medewerkers de werkplek en benodigde faciliteiten situationeel kunnen afstemmen op het werk dat ze moeten doen. Om dit flexibele concept verder vorm te geven willen wij gebruik maken van een plekchecker. Een plekchecker is een toepassing waarop snel en realtime de beschikbare werkplekken op de verschillende locaties kan worden bekeken. Zo hoeft er niet onnodig gezocht worden naar een werkplek die past bij de werkzaamheden van die dag. Met de plekchecker krijgen we ook meer inzicht in piek- en dalbezetting en kan er gestuurd worden op efficiënte inzet van de kantoorruimten van de gemeente.

Voor het samenwerken met (keten)partners of bij het voeren van gesprekken aan de keukentafel thuis bij de klant bieden mobiele toepassingen een uitkomst. Zo kan het regiesysteem binnen het sociaal domein met behulp van een smartphone of een tablet worden gebruikt bij het voeren van een keukentafelgesprek bij een inwoner thuis. Meldingen openbare ruimte kunnen realtime door een medewerker in de buitendienst worden ontvangen en afgehandeld met behulp van een smartphone of tablet. Mobiele devices bieden ook uitkomsten bij handhavingsbezoeken, het toezicht op onderhoudswerkzaamheden en andersoortige werkzaamheden, waarvoor de ambtenaar op locatie moet zijn. Benodigde informatie kan in het ‘veld’ met behulp van Coevordenzoekt op de tablet en smartphone worden geraadpleegd.

Met verbindend besturen, de samenwerking met (keten-)partners, het flexibele werkconcept, het tijd- en plaatsonafhankelijk werken komt ook de behoefte aan mogelijkheden om digitaal samen te werken. Voor het digitaal/online samenwerken willen wij een toepassing implementeren die we in samenwerking met de andere ruim 30 Dimpactgemeenten hebben ontwikkeld. Deze online samenwerkingsomgeving maakt het mogelijk om met ketenpartners, inwoners, bedrijven online informatie te delen en samen te werken aan projecten. Voor de organisatie is het grote voordeel dat bewaar- en archieffunctie in verbinding staat met het centrale zaaksysteem.

De komende jaren gaan wij in BOCE-verband aan de slag met experimenten rondom nieuwe functionaliteiten en innovaties die bijdragen aan ‘Het Nieuwe Werken’ en de bedrijfsvoering. De volgende zaken worden de komende jaren in ieder geval in samenwerking onderzocht:

toepassen van video en geluid: denk hierbij aan videochat, maar ook het kunnen kijken van videobeelden en streaming media;

volledig mobiel werken : denk hierbij aan experimenten waarbij een deel van medewerkers uitsluitend nog werken op een tablet, smartphone of laptop. Werkplekken worden voorzien van dockingstation of “landingsplekken”;

Bring Your Own Device: gebruik van eigen smartphone, tablet of laptop binnen het gemeentelijk netwerk.

Digitaal werkenActie PlanningMedewerkers trainen om digitale vaardigheden te vergroten √ 2017Uitbreiding van informatiebronnen in Coevordenzoekt (Enterprise search-oplossing).

√ 2017-2020

Aanschaf en implementatie plekchecker voor kantoorlocaties Coevorden

√ 2018

Aanschaf en implementatie online samenwerkingsomgeving √ 2018-2019Experimenteren met nieuwe functionaliteiten vanuit ‘BOCE werkt overal’

beeld en geluid op werkplek inzet voice- en videochat volledig mobiel werken BYOD/CYOD

√ 2017


5.5 Management- en GEO informatie Managementinformatie is consistente, relevante en betrouwbare informatie ten behoeve van sturing van processen op operationeel niveau, het bewaken van de aanwending van bedrijfsmiddelen en budgetten op tactisch niveau en het bewaken van ‘de koers’ van de totale organisatie op strategisch niveau.


Coevorden heeft de eerste stappen met enkelvoudige kwantitatieve managementrapportages voor onder meer HRM en financiën gezet. De komende jaren willen we werken aan de ontwikkeling van een gemeente dashboard waarmee het managementteam op ieder gewenst moment de belangrijkste domeinen van de gemeente kan monitoren. Hiermee maken we inzichtelijk hoe de gemeente scoort op bijvoorbeeld dienstverlening, telefonische bereikbaarheid, doorlooptijden in afhandelingen klantcontacten, HRM (verzuim, vacatureruimte etc.), financiën, belastingen, vergunningverlening, gegevensbeheer en postverwerking. Het dashboard en hoe de gemeente per domein scoort is bij de gemeente Hilversum inmiddels een vast onderdeel van de MT-agenda.

Om te komen tot een gemeentelijk dashboard moeten een groot aantal rapportages ontwikkeld en gekoppeld worden. Vervolgens maken we gebruik van het instrument QLIK- view (zie hierboven voorbeelden van QLIK-view dashboards) om de verschillende rapportages een dashboard te bouwen. De rapportages en dashboards worden natuurlijk ook ontsloten op tablets en smartphones. Voor het ontwikkelen van de rapportages en de dashboards maken we naast de interne kennis en kunde aangaande managementinformatie gebruik van een externe partner.

Managementrapportages Actie PlanningOntwikkelen managementrapportages voor alle vakdomeinen

√ 2017-2018

Ontwikkeling Domein specifieke dashboards √ 2017-2018

Ontwikkelen gemeentelijke dashboards en ontsluiting tablets en smartphones

√ 2017-2018


GEO-informatieGEO-informatie kan steeds breder worden toegepast in de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. Door informatie te koppelen aan locaties kan allerlei informatie eenvoudig met elkaar in verband worden gebracht. Zo kan het helpen om zorgvoorzieningen op een efficiënte manier over de stad te spreiden. Of het geeft de gemeente inzicht in de locaties waar de meeste uitkeringen worden verstrekt. Kortom: medewerkers, managers, raadsleden en bestuurders kunnen GEO-informatie gebruiken om gegevens te analyseren en op basis daarvan keuzes te maken, beleid uit te zetten en taken uit te voeren. Ook kan GEO-informatie gebruikt worden om burgers en bedrijven te informeren en te laten participeren.

GEO-informatie is dus een krachtig middel om (management)informatie visueel weer te geven en om informatie gebiedsgericht te analyseren en te presenteren. Met een goede benutting van GEO-informatie kunnen de volgende soort vragen eenvoudig beantwoord worden:

Hoeveel mensen moeten worden geëvacueerd in geval van een calamiteit binnen een bepaald gebied (veiligheid)?

Waar kan het beste een nieuwe bushalte worden geprojecteerd met het oog op concentraties van bepaalde bevolkingsgroepen (planologie)?

Welke speelvoorziening kan waar het best geplaatst worden (openbare ruimte)?

Wat is het effect van een voorgestelde wegomlegging op de detailhandel langs de afgesloten route (economie)?

Zijn er aanpassingen in de openbare ruimte wenselijk met het oog op bepaalde groepen inwoners (welzijn)?

De komende jaren willen we het gebruik van GEO-informatie binnen de organisatie verder vergroten. We willen onze huidige GEO-viewer (een webviewer waarmee medewerkers


digitale kaarten, tekeningen, 3d foto’s e.d. kunnen raadplegen) verder uitbouwen en van meer relevante informatie voorzien. We gaan samen met de organisatie themakaarten (denk aan zorg, sociaal economische opbouw per wijk, verleende vergunningen, WOZ-waarde etc.) ontwikkelen die met de GEO-viewer beschikbaar worden gesteld.

We gaan GEO-informatie toevoegen aan Coevordenzoekt waardoor het mogelijk wordt om alle relevante zoekresultaten over een persoon, bedrijf of object op kaart gepresenteerd te krijgen. We maken het ook mogelijk om in de digitale kaart op een object te klikken en alle relevante informatie over het object (bestemmingsplan, luchtfoto, Woz-waarde, bewonersinformatie etc.) in een zoekresultaat wordt gepresenteerd.

Het is een wettelijke verplichting om bestemmingsplanning voor burgers en bedrijven online beschikbaar te stellen. Voor het ontsluiten van ruimtelijke plannen op onze website gaan we gebruik maken van Tercera. Met Tercera kan de burger ruimtelijke plannen inzien en via de kaart ook de onderliggende beleidsstukken (welstandsnota’s, structuurvisies e.d.) digitaal raadplegen.

GEO-informatieActie PlanningUitbouwen van de GEO-viewer met themakaarten √ 2017-2020Toevoegen My-lex Maps aan Coevordenzoekt √ 2017-2019Implementatie Tercera en toevoegen ruimtelijke plannen aan site

√ 2017-2020


5.6 Big Data

“Door de toepassing van Big Data kan het beleidsproces worden geïnnoveerd en is de gemeente daarnaast in staat om tussentijds real time feedback te krijgen over de effectiviteit van het beleid”.

KING gemeenten

Er is een beweging gaande bij gemeenten. Big Data en Open Data zijn buzz words en gemeenten verkennen de mogelijkheden. Welke waarde voegt data toe aan veiligheid, het sociaal en fysiek domein, mobiliteit en duurzaamheid?

Big Data-analyses zijn zeer divers en kunnen veel opleveren. Met behulp van geavanceerde tools kunnen enorme hoeveelheden data geanalyseerd worden en kunnen vaak niet voor de hand liggende verbanden worden gelegd tussen gegevens. In het bedrijfsleven wordt Big Data gebruikt om consumentenprofielen mee te genereren op basis waarvan interesse in bepaalde producten kan worden voorspeld. De toegevoegde waarde daarvan is evident, maar wat kan een gemeente ermee?

Binnen het sociaal domein, waar het van belang is om met de beperkte beschikbare middelen zo’n groot mogelijk maatschappelijk effect te realiseren kan Big Data een uitkomst bieden. Het helpt enorm om, net als in de marketing, te weten wie je afnemers zijn, wat je doelgroepen zijn en hoe je je producten daar zo goed mogelijk op kunt laten aansluiten

Met Big Data kan in kaart worden gebracht welke type mensen er precies in onze gemeente wonen. En dit gaat verder dan de standaard demografische indeling of sociaal economische kenmerken. Met Big Data en Open Data van andere organisaties kan ook vrijetijdsbesteding, internetgebruik en tal van andere leefstijlvariabelen worden meegenomen. De profielen kunnen niet alleen gemeentebreed, maar ook op wijk- of zelfs op straatniveau in beeld worden gebracht. Gecombineerd met gemeentelijke data over de voorzieningen die concreet worden geleverd, zowel in aantallen als in euro’s, levert dat een schat aan kennis op om keuzes op te baseren.

Big Data-analyse kan de gemeente dus helpen bij het gebiedsgericht werken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om per wijk een zorggevoeligheidsprofiel vast te stellen. Op basis van het zorgprofiel kan de gemeente bijvoorbeeld de werkwijze en samenstelling van een sociaal team bepalen. De gemeente kan de analyses ook gebruiken om keuzes voor de voorzieningen in wijk te bepalen of aan te passen. Daarnaast kun je het zorgprofiel


gebruiken om discrepanties of bijzonderheden op te sporen. Bijvoorbeeld: een wijk heeft een laag zorgprofiel, maar wel een hele hoge zorgvraag.

Goed gebruik van Big Data en informatietechnologie biedt onze professionals het gereedschap om zelfstandiger, sneller en betere beslissingen te nemen: het verruimt de professionele handelingsruimte. Het benutten van de mogelijkheden van Big Data, staat mede hierom ook hoog op de agenda van Nederland en de Europese Unie. De publieke sector wordt hier specifiek genoemd:

“Big Data will make it possible to increase efficiency in the public sector.”1

Big Data is voor de gemeente Coevorden een nieuwe en nog vrij onbekende ontwikkeling. Wij zijn echter van mening dat Big Data van grote toegevoegde waarde kan zijn voor organisatie. Om een beter beeld te krijgen van de mogelijkheden die Big Data de organisatie kan bieden willen wij samen met leden van het College, het MT en beleidsmedewerkers vanuit het Sociaal Domein en Leefomgeving werkbezoeken brengen aan gemeenten (Zevenaar, Amsterdam, Zaanstad) die er al ervaring mee hebben. Wij willen de (on)mogelijkheden van Big Data voor de gemeente Coevorden laten onderzoeken en in beeld laten brengen wat Big Data-analyses qua ICT-ondersteuning van de gemeente vraagt.

Big Data Actie PlanningVerkennen mogelijkheden Big Data door afleggen werkbezoeken en laten verzorgen themasessie

√ 2018

Toepassing Big Data onderzoeken voor gemeente Coevorden √ 2018Bepalen welke ICT-ondersteuning nodig is voor Big Data analyses voor Coevorden

√ 2018


5.7 Applicaties en cloud-oplossingenVoor de uitvoering van onze taken gebruiken we verschillende softwarepakketten. Software zoals kantoorapplicaties: Outlook, Word en Excel, maar vooral ook vakspecifieke applicaties voor de verschillende domeinen.

Om het applicatiebeheer te professionaliseren is in 2014 het applicatiebeheer gecentraliseerd. Bij de start van de centralisatie had de gemeente Coevorden ruim 200 verschillende applicaties in gebruik. Inmiddels is dit aantal bijna gehalveerd door onder meer het afstoten van ‘kleine’ taakspecifieke applicaties en in te zetten op de grotere meer domeinbrede applicaties. Door in te zetten op domeinbrede applicaties komen we dichter bij het integrale klantbeeld, sluiten processen beter op elkaar aan en wordt het integraal werken bevorderd. De teruggang in het aantal applicaties en het centraliseren van het beheer heeft een besparing van 0.8 fte opgeleverd. De tweede fase van het project Centralisatie van beheer is het centraliseren van de ICT-budgetten om meer grip te krijgen op de kosten en licenties.

Als gemeente Coevorden willen we het gebruik van applicaties verder standaardiseren.We willen de overlap in functionaliteit minimaliseren en daarmee onnodige applicaties schrappen. Dit heet in het vakgebied applicatierationalisatie. In samenwerking met de andere BOCE-gemeenten en de vakafdelingen wordt geanalyseerd waar overlap in functionaliteit zit. En onderzoeken we de mogelijkheden om meer generieke applicaties in te zetten. Door het reduceren van applicaties kunnen wij ons beter focussen op de toepasbaarheid, functionaliteit, integraliteit en beschikbaarheid van resterende applicaties. Daarbij komt ook meer de nadruk te liggen op het beheren en analyseren van gegevens.

Om gestructureerd de functionaliteiten van de applicaties te blijven beheren, is continu inzicht benodigd. Hiervoor gaan we gebruik maken van de softwarecatalogus van KING. De softwarecatalogus is een toepassing waarin alle gemeentelijke applicaties met functionaliteiten en onderlinge koppelingen wordt weergegeven. Daarmee kan bijvoorbeeld in geval van updates de impact en doorwerking naar andere applicaties beter ingeschat worden.

1 https://ec.europa.eu/digital-single-market/making-big-data-work-europe


https://ec.europa.eu/digital-single-market/making-big-data-work-europe

CloudEr is een trend gaande waarbij steeds meer applicaties in de cloud worden aangeboden. Dit betekent dat applicaties niet meer lokaal geïnstalleerd worden op het netwerk van onze gemeente maar bijvoorbeeld bij de leverancier gehost en technisch beheerd worden. Een voorbeeld hiervan is ons zaaksysteem. Voor Coevorden geldt dat gemeente Emmen onze leverancier is als het gaat om het hosten en technisch beheren van ICT-systemen. Daarnaast hebben wij al applicaties bij leveranciers in de cloud draaien. De overgang naar meer applicaties in de cloud is voor onze gemeente dus geen grote stap. Wel blijven wij als gemeente Coevorden verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid, beveiliging en privacy van onze gegevens, ook al zitten deze gegevens in systemen die ergens anders draaien. Het is dus van belang dat we in contracten met leveranciers deze aspecten borgen.

Om de ontwikkeling naar cloud-oplossingen beheerst en met behoud van continuïteit te begeleiden moet er goed nagedacht worden over welke applicaties op welke momenten over kunnen gaan naar de cloud. Een analyse hiervan zal met behulp van externe expertise vertaald worden naar een cloud-strategie. Het is niet meer de vraag of we met onze informatiehuishouding naar de cloud gaan, maar wel op welk moment in welke volgorde en welke eisen wij als Coevorden hier aan stellen.

Applicaties en cloud-oplossingenActie PlanningCentralisatie van ICT-budgetten √ 2017Opstellen en uitvoeren reductie-agenda √ 2018-2020Inrichten en bijhouden van applicatie portfoliomanagement door implementatie Softwarecatalogus

√ 2017-2020

Opstellen cloud-strategie √ 2017-2018Benodigd budget: € 25.000


6. Financiële randvoorwaarden

De kosten van de projecten uit dit plan zijn geraamd op € 968.000. Van het budget voor de uitvoering van de projecten uit het eerdere informatiebeleidsplan is nog € 469.000 beschikbaar. Deze middelen kunnen worden aangewend voor de bekostiging van de nieuwe projecten. De overige kosten van circa € 500.000 kunnen worden bekostigd uit de begrotingsposten ICT-samenwerking en Automatisering. De ruimte in de structurele budgetten komt voort uit verbeterde afspraken met de gemeente Emmen en een aantal grote software leveranciers (Microsoft, Oracle e.d.). De planning per project per jaar is – zonder uitzet van middelen – opgenomen in de begroting 2017 en meerjarenraming 2018-2020.

Na het realiseren van verschillende projecten moeten de licenties beheerd en onderhouden worden. Als vuistregel hierbij geldt dat de jaarlijkse onderhoudskosten 15 á 20% van de initiële projectkosten bedragen. Deze extra kosten kunnen in de periode 2018-2020 niet vanuit reeds beschikbare middelen worden bekostigd. De geraamde uitzet van € 25.000 in 2018, € 50.000 in 2019 en € 75.000 in 2020 is meegenomen in de lijst met beleidskeuzes die in het kader van de totstandkoming van de begroting 2017 en meerjarenraming 2018-2020 zal voorliggen bij respectievelijk MT, college en raad. Na 2020 kunnen de beheer- en onderhoudskosten wel binnen de beschikbare worden opgevangen, aangezien er dan geen projectkosten meer worden gemaakt.

Omdat de ontwikkelingen binnen de ICT en informatievoorziening zo snel gaan wordt dit document jaarlijks geactualiseerd. Het plan is dynamisch en is met de kennis van nu opgesteld. Wanneer deze actualisatie financiële consequenties heeft dan worden deze meegenomen in de totstandkoming van de begroting en de meerjarenraming. Naast de in dit plan beschreven projecten is het goed mogelijk dat we richting 2020 met aanvullende voorstellen komen.

Hieronder is voor ieder project per jaarschijf aangegeven wat het benodigd budget is.

Digitale transformatie (§ 3.2) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

32

Legenda:

√ Verplicht

√ Noodzakelijk

√ Zeer gewenst

* excl. 15-20% van jaarlijkse licenties voor beheer- en onderhoudskosten

Themasessies organiseren over digitale transformatie √ 2.500 2.500 2.500 2.500 10.000

Lancering innovatieplatform voor kennisvergaring en -deling √ 2.500 0 0 0 2.500Scrum en Agile introduceren als nieuwe manier van samenwerken aan nieuwe ontwikkelingen met daarbij trainingen/workshops organiseren √ 5.000 2.500 2.500 2.500 12.500

Benodigd budget: € 25.000 10.000 5.000 5.000 5.000 25.000

Digitaal 2017 (§ 4.1) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Implementeren formulieren proceseditor voor het ontwerpen en het maken van intelligente formulieren en afhandelingsprocessen √ 10.000 0 0 0 10.000

Omzetten van ZTC 1.0 naar ZTC 2.0 √ 20.000 0 0 0 20.000

Implementeren Domein Specifieke Registraties voor klanten organisatiegegevens. √ 10.000 0 0 0 10.000

Opleiding en certificering voor beheerders om te werken met nieuwe formulieren proceseditor √ 5.000 0 0 0 5.000

Ontwerpen van nieuwe formulieren en afhandelingsprocessen en ombouwen huidige formulieren naar moderne intelligente formulieren met behulp van de nieuwe editor √ 10.000 15.000 20.000 20.000 65.000

Benodigd budget € 110.000 55.000 15.000 20.000 20.000 110.000

GDI: Wettelijke regeling Idensys (§ 4.2.1) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Voorlopige aansluiting op Idensys ten behoeve van authenticatie √ 5.000 5.000

Inrichting formulieren met Idensys ten behoeve van pilot voor Dimpact √ 5.000 5.000Volledig aansluiten op Idensys als vervanger voor DigiD en eHerkenning √ 10.000 10.000Volledige implementatie Idensys voor dienstverlening Coevorden aan inwoners en bedrijven √ 10.000 5.000 5.000 20.000

Benodigd budget: € 40.000 10.000 20.000 5.000 5.000 40.000

GDI: Wet Generieke Digitale Infrastructuur (§ 4.2.2) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

33

Aansluiting Berichtenbox op overheid.nl voor inwoners √ 15.000 0 0 0 15.000

Implementeren gebruik Berichtenbox voor inwoners voor dienstverleningsprocessen √ 15.000 0 0 0 15.000

Aansluiting Berichtenbox op overheid.nl voor bedrijven √ 0 15.000 0 0 15.000Implementeren gebruik Berichtenbox voor bedrijven voor dienstverleningsprocessen √ 0 15.000 0 0 15.000

Producten- en dienstencatalogus laten aansluiten op Samenwerkende Catalogi √ 5.000 5.000 0 0 10.000Bepalen hoe aan te sluiten op eFacturen. Systemen aanpassen en/of aansluiten voor verwerking eFacturen √ 5.000 10.000 15.000

Benodigd budget € 85.000 40.000 45.000 0 0 85.000

GDI - Gegevens: Gebruik basis- en kerngegevens (§ 4.2.3) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

BRP integreren in zaaksysteem √ 15.000 0 0 0 15.000

BRP onderbrengen bij landelijke voorziening BRP √ 15.000 15.000 0 30.000

Gezamenlijke aanschaf en implementatie BOCE één beheeromgeving openbare ruimte voor optimaal gebruik BGT* √ 0 0 40.000 0 40.000

Aanschaf en Implementatie beheeromgeving BRO* √ 0 0 20.000 20.000 40.000

Benodigd budget: € 125.000 15.000 15.000 75.000 20.000 125.000

Omgevingswet (§ 4.4) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Implementeren nieuwe IT-voorzieningen, onder andere: √ 20.000 20.000 20.000 20.000 80.000o Webportaal voor toegang tot het DSO o Een landelijke registratie van omgevingsdocumenten (voor

inzicht in geldende regels) o Het Informatiehuis Ruimte o Een gegevenscatalogus (een overzicht van diensten die via

het stelsel worden geboden)

Aanpassen bestaande ICT-voorzieningen, onder andere: √ 20.000 10.000 5.000 5.000 40.000o Omgevingsloket Online o Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) o Ruimtelijke plannen

Benodigd budget: € 120.000 40.000 30.000 25.000 25.000 120.000

34

Archiefwet (§ 4.5) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Implementeren kwaliteitssysteem √ 5.000 0 0 0 5.000

Opstellen metagegevensschema en implementeren in het zaaksysteem √ 5.000 5.000 0 0 10.000

Opstellen plan van aanpak substitutie met ondersteuning externe expertise √ 5.000 10.000 0 0 15.000

Ontwikkelen eigen e-depot of aansluiten op gezamenlijk e-depot voor digitale duurzame archivering. √ 0 10.000 10.000 0 20.000

Benodigd budget: € 50.000 15.000 25.000 10.000 0 50.000

Informatiebeveiliging (§ 4.6) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Uitvoeren van een GAP-analyse (0-meting) √ 0 0 0 0 0

Uitvoeren van een impactanalyse om beveiligingsmaatregelen te prioriteren √ 0 0 0 0 0

Herijken informatiebeveiligingsplan √ 0 0 0 0 0

Implementeren van informatiebeveiligingsmaatregelen √ 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000

Bewustwordingsprogramma informatieveiligheid √ 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000

Benodigd budget: € 40.000 10.000 10.000 10.000 10.000 40.000

Informatievoorziening en het sociaal domein (§ 5.2) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Zaaksysteem koppelen aan domeinspecifieke applicaties Sociaal Domein √ 10.000 0 0 0 10.000

Implementeren regiesysteem ten behoeve van één gezin, één plan, één regisseur √ 0 50.000 0 0 50.000

Implementatie van zelfredzaamheid-instrumenten website √ 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000

Benodigd budget: € 80.000 15.000 55.000 5.000 5.000 80.000

Zaakgericht werken (§ 5.3) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

35

Zaaksysteem koppelen aan procesapplicaties CiVision Samenlevingszaken en Belastingen √ 10.000 10.000 0 0 20.000

Zaaksysteem koppelen aan procesapplicatie iBurgerzaken (zie ook paragraaf 3.2.2. benodigde middelen zijn daar opgenomen) √ 0 0 0 0 0

Nieuwe interne formulieren en afhandelingsprocessen bouwen om werkprocessen specifieker te kunnen ondersteunen √ 5.000 5.000 5.000 0 15.000

Nieuwe functionaliteiten inrichten in het zaaksysteem zoals digitale ondertekening √ 10.000 5.000 0 0 15.000

Digitaliseren en lean maken van processen en documentstomen √ 2.500 2.500 2.500 2.500 10.000

Benodigd budget: € 60.000 27.500 22.500 7.500 2.500 60.000

Digitaal werken (§ 5.4) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Medewerkers trainen om digitale vaardigheden te vergroten √ 5.000 0 0 0 5.000

Uitbreiding van informatiebronnen in Coevordenzoekt √ 10.000 5.000 5.000 5.000 25.000Aanschaf en implementatie plekchecker voor kantoorlocaties Coevorden √ 0 15.000 0 0 15.000

Aanschaf en implementatie online samenwerkingsomgeving* √ 0 15.000 10.000 0 25.000

Experimenteren met nieuwe functionaliteiten vanuit ‘BOCE werkt overal’ zoals: √ 5.000 0 0 0 5.000

o Beeld en geluid op werkplek o Inzet voice- en videochat o Volledig mobiel werken o BYOD / CYOD

Benodigd budget: € 75.000 20.000 35.000 15.000 5.000 75.000

Managementrapportages (§ 5.5) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Ontwikkelen managementrapportages voor alle vakdomeinen √ 10.000 10.000 0 0 20.000

Ontwikkeling Domein specifieke dashboards √ 10.000 10.000 0 0 20.000Ontwikkelen gemeentelijke dashboard en ontsluiting tablets en smartphones √ 10.000 15.000 0 0 25.000

Benodigd budget: € 65.000 30.000 35.000 0 0 65.000

GEO-informatie (§ 5.5) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Uitbouwen van de GEO-viewer met themakaarten √ 10.000 10.000 10.000 10.000 40.000

36

Toevoegen My-lex Maps aan Coevordenzoekt √ 0 10.000 0 0 10.000

Implementatie Tercera en toevoegen ruimtelijke plannen aan site √ 5.000 0 0 0 5.000

Benodigd budget: € 55.000 15.000 20.000 10.000 10.000 55.000

Big Data (§5.6) 2017 2018 2019 2020 2017-2020Verkennen mogelijkheden Big Data door afleggen werkbezoeken en laten verzorgen themasessie √ 0 0 3.000 0 2.500

Toepassing Big Data onderzoeken voor gemeente Coevorden √ 0 0 7.500 0 7.500Bepalen welke ICT-ondersteuning nodig is voor Big Data-analyses voor Coevorden √ 0 0 2.500 0 2.500Benodigd budget: € 13.000 euro 0 0 12.500 0 12.500

Applicaties en cloud-oplossingen (§ 5.6) 2017 2018 2019 2020 2017-2020

Centralisatie van ICT-budgetten √ 0 0 0 0 0

Opstellen en uitvoeren reductie-agenda √ 0 0 0 0 0

Inrichten en bijhouden van applicatie portfoliomanagement door implementatie Softwarecatalogus √ 5.000 0 0 0 5.000

Opstellen cloud-strategie √ 10.000 10.000 20.000

Benodigd budget: € 25.000 15.000 10.000 0 0 25.000

Totaal benodigd voor 4 jaar: €968.000,-

37

7. Organisatie van Informatie

In dit informatiebeleidsplan zijn de uitgangspunten, ontwikkelingen en verplichtingen tot 2020 geschetst. Om invulling te kunnen geven aan de wettelijke verplichtingen en om toe te werken naar een betrouwbare, flexibele en toegankelijke informatiehuishouding wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de organisatie van ‘informatie’.

7.1 De rol van InformatieGemeenten zijn bij uitstek informatie verwerkende organisaties. Informatie is te zien als grondstof voor de gemeentelijke productieprocessen. Informatie wordt gecreëerd, verwerkt en verrijkt. Informatie zit veelal in systemen. Het team Advies & Services is de spil tussen het interpreteren en gebruiken van de informatie en de opslag en vindbaarheid van informatie. Oftewel het vakgebied informatie bevindt zich tussen het primaire proces en de techniek. In onze organisatie is het vakgebied primair belegd bij het team Advies & Services.

De toegevoegde waarde van Advies & Services is de verbinding leggen tussen de verschillende onderdelen van de organisatie. Dit doen wij door accountgesprekken te voeren met de afdelingen en teams. Zodoende weet het team Advies & Services wat er speelt in de organisatie. Advies & Services verbindt initiatieven uit de organisatie aan elkaar, denkt mee bij ontwikkelingen en voert uit als het nodig is.Ook vervult Advies & Services de rol van trendwatching. Wij houden nieuwe ontwikkelingen nauwlettend in de gaten en vertalen de meerwaarde en impact voor de organisatie. Door het organiseren van themasessies gericht op innovatie worden de vakafdelingen meegenomen in de nieuwste (externe) inzichten per domein. Voor de ontwikkeling en uitvoering van innovatieve ideeën wordt ruimte gecreëerd.

7.2 Organisatie van Advies & ServicesHet team Advies & Services bestaat in zijn huidige vorm vanaf 1 januari 2016. Het team kent een drietal secties.

Sectie Documentaire Informatievoorziening (DIV)De sectie DIV bestaat uit de clusters Post en Archief. Door verdergaande digitalisering komen deze twee taakgebieden steeds dichterbij elkaar te liggen. Door zaakgericht werken wordt aan het begin van het registratieproces al gestart met de archivering. Daarnaast wordt binnenkomende post gescand en voorzien van meta-data. De inrichting en de werkzaamheden van sectie DIV zijn veelal systeemgedreven. Het is veelal gestandaardiseerde dienstverlening. De processen zijn slim en zuinig georganiseerd. De gemeente zet voor verschillende uitvoerende taken bij DIV mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in, zoals wajongers.

Sectie FacilitairDe sectie Facilitair richt zich op de ondersteuning van werkplekken en faciliteiten binnen het flexconcept ‘Werken Beweegt’. De facilitaire dienstverlening speelt in op de veranderende klantvraag en levert waar nodig maatwerk. Bestaande faciliteiten dienen op peil te blijven. De sectie Facilitair participeert actief bij de doorontwikkeling van het flexconcept ‘Werken Beweegt’. Ook levert de sectie Facilitair een actieve bijdrage aan de uitvoering van mobiel weken.

Sectie Informatiemanagement en BeheerDe sectie Informatiemanagement en Beheer bestaat uit de clusters Informatiemanagement en Beheer. Het cluster Beheer voert centraal taken uit op het gebied van applicatie- en gegevensbeheer voor de gehele organisatie. Naast het uitvoeren van de inhoudelijke beheerwerkzaamheden worden de beheerprocessen geoptimaliseerd en het applicatielandschap gerationaliseerd. Daarbij staat continuïteit van beheer en beheercapaciteit en kwaliteit centraal. Beheerders zijn regelmatig bij de vakafdeling en kennen de vraag van de klant goed. Het is hun taak om te signaleren of systemen en functionaliteiten nog aansluiten bij de werkwijze van de organisatie.

Binnen het cluster Informatiemanagement liggen de taken informatievoorziening, informatiebeveiliging en accounthouderschap. De taken worden waar mogelijk contextgericht uitgevoerd. Het cluster adviseert over inrichting van applicaties en daarbij

38

horende functionaliteiten. Het cluster Informatiemanagement draagt, naast de gewoonlijke advisering aan de organisatie, zorg voor een adequate en toekomstbestendige informatiehuishouding. Daarnaast worden ontwikkelingen buiten de organisatie nauwlettend gevolgd en waar nodig vertaald naar de gemeentelijke organisatie. Voor de taak van informatiebeveiliging is de rol van Security Officer gepositioneerd bij het cluster Informatievoorziening en Beheer en belegd bij een adviseur informatievoorziening. De rol van Security Officer houdt in dat deze zorg draagt voor technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en het incidentenbeheer. Bij afwezigheid wordt de Security Officer vervangen door een van de andere adviseurs informatievoorziening en vervolgens door de teamleider Advies & Services.

7.3 Eigenaarschap InformatiebeleidsplanDit informatiebeleidsplan raakt de hele gemeentelijke organisatie. Iedere medewerker werkt immers met en aan informatie. Het team Advies & Services neemt de rol van voortrekker en bewaker van het informatiebeleidsplan. Van het team Advies & Services mag verwacht worden dat zij actief de visie uitdraagt en uitvoering geven aan dit beleid.

Dit kunnen wij echter niet alleen. Daarom wordt de verbinding gezocht met de organisatie en met samenwerkingspartners. Samen maken we dat informatie werkt.

39

bedrijven en andere organisaties. · o fysieke dienstverlening gebeurt op afspraak en wordt...

Documents

Transcript of bedrijven en andere organisaties. · o fysieke dienstverlening gebeurt op afspraak en wordt...