Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Copyright © 2015 Frank Steeneken en Theo Meeuwissen, All Rights Reserved Pagina 1


Frank Steeneken en Theo Meeuwissen

Introductie

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer beschrijft de onderliggende functionele systeemstructuur van een

Terreinbeherende Organisatie (TBO). Het model introduceert een raamwerk voor beheersing van de

complexiteit inherent aan terreinbeheer en een herbruikbaar concept waarmee de werkzaamheden van

een terreinbeheerder zichtbaar worden gemaakt.

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer laat zien wat een terreinbeheerder doet om zijn primaire functie te

vervullen. Door een TBO als één functioneel systeem te beschouwen wordt de aard van de

onderliggende kernprocessen duidelijk. Door ze daarna als onderdelen van één geheel te managen en te

verbeteren, kunnen substantiële verbeteringen worden bereikt op de prestatie-indicatoren van

resultaatgebieden.

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is ontwikkeld met behulp van de Integrated Modeling Method1. De

methode laat zien dat elk bedrijf dezelfde inherente systeemstructuur bezit. In plaats van te vragen wat

de wezenlijke kenmerken van een bedrijf zijn, begint deze methode met de fundamentele

systeemarchitectuur die gemeenschappelijk is voor elk bedrijf. Details in de structuur worden daarna

afgestemd op de unieke eigenschappen van de specifieke organisatie die wordt gemodelleerd.

Reikwijdte en focus van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

TBO’s zorgen voor dagelijks beheer en ontwikkeling van terreinen: bossen, natuurgebieden, historisch

cultuurlandschap en (rijks)monumenten in de landschappelijke context van de beheerde gebieden. Zij

leveren ook een gerichte bijdrage aan maatschappelijke doelen zoals nationale

waterveiligheidsdoelstellingen, hout- en biomassaproductie, natuureducatie, drinkwatervoorziening,

regionale economie en sociale cohesie. TBO’s dragen ook zorg voor openstelling van natuurgebieden en

de basisvoorzieningen zoals wandel-, fiets-, en ruiterpaden.

In dit artikel is een terrein gedefinieerd als een begrensde eenheid die bestaat uit abiotische, biotische

en cultuurlijke elementen die een (functionele) relatie met elkaar hebben. Voorbeelden hiervan zijn een

beekdallandschap, een landgoed met een landhuis of een voormalig verdedigingswerk met omliggende

liniegronden.

Onder terreinbeheer worden die activiteiten verstaan die in de terreinen worden uitgevoerd om de

vastgestelde doelen en verplichtingen van de TBO te realiseren.

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is inrichtingsonafhankelijk, oftewel losgekoppeld van organieke en

personele structuur, technologie, huisvesting en andere inrichtingsaspecten.

Wat is een terreinbeherende organisatie? In Nederland vindt terreinbeheer plaats door diverse soorten organisaties. De bekendste zijn

Staatsbosbeheer als verzelfstandigde uitvoerder van rijksbeleid, Vereniging Natuurmonumenten,

Provinciale Landschappen (vaak stichtingen) en Particulieren, zoals landgoedeigenaren.

In figuur 1 is de context van een TBO weergegeven.

1 www.ackley.com



Figuur 1: Context

TBO’s hebben gemeenschappelijk dat ze hun bezit aan gronden, gebouwen en overige onroerende

zaken in stand willen houden door inkomsten te genereren uit bepaalde diensten en producten. Deze

kunnen verschillen per organisatie. Een deel van hun inkomsten bestaat uit subsidies van provincies voor

natuur-, bos- en landschapsbeheerdiensten. Daarnaast verkrijgen zij inkomsten uit de markt bijvoorbeeld

in de vorm van ingebruikgeving van grond, verkoop van natuurproducten (hout, gras, biomassa, zand-

en klei), maar ook door bestemmingswijzigingen op hun gronden (vermogensbeheer).

Gronden, gebouwen en overige onroerende zaken fungeren bij de dienstverlening als herbruikbare

hulpbronnen, afkomstig van ‘leveranciers’ zoals het Rijk, gemeenten en particuliere grondeigenaren.

Voornoemde hulpbronnen kunnen na afloop van een contractperiode opnieuw door de

terreinbeheerder worden ingezet of naar leveranciers ‘terugstromen’ door verkoop, ruiling of

beëindiging van gebruik. Producten worden geproduceerd met grondstoffen (niet herbruikbare

hulpbronnen) zoals plantmateriaal en zaden.

Belangrijke klanten van TBO’s zijn burgers, provincies, het Rijk, waterschappen, maar ook

drinkwaterbedrijven, houthandel, agrariërs, zorginstellingen, etc. Om hun doelen te realiseren werken

TBO’s ook samen met stakeholders zoals andere TBO’s, waterschappen en gemeenten.

Het businessconcept van een TBO is de (marketing)formule waarmee een terreinbeheerder verwacht zijn

primaire doelstelling te realiseren. Het is een gebalanceerde mix van diensten en producten, die

bijdragen aan de opbrengsten, afhankelijk van ecologische, sociaal maatschappelijke en economische

factoren. Hierbij staan de behoeften van klanten in het middelpunt.



Hoe is het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer gestructureerd?

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer beeldt een TBO af als een (open) systeem: als een groep van

samenwerkende en onderling afhankelijke componenten2 die met elkaar een geïntegreerd geheel

vormen. Figuur 2 identificeert deze componenten als subsysteemlagen van het basisbedrijfsmodel en

omschrijft de bijdrage die zij aan ‘het geheel’ leveren.

Figuur 2: Bijdrage Subsystemen

Een Planeenheid is een logisch begrensde fysieke eenheid die enerzijds wordt begrensd door inliggende

objecten die samenhangend beheer kennen vanwege hun ligging in een vergelijkbare

landschapsecologische eenheid (bijv. beekdalsysteem) en anderzijds aansluiten bij bestuurlijke grenzen

inzake verantwoording over geleverde prestaties naar opdrachtgevers. Een Planeenheid richt zich op

(her)inrichting en duurzaam beheer van terreinen.

Het subsysteem Vermogensbeheer richt zich op in stand houden en vergroten van het kapitaal in de

grond en gebouwen en realisatie van de eigen doelen via de vastgoedportefeuille. Door aankoop,

ingebruikname, verkoop en ruiling kunnen beheerde objecten in planeenheden worden versterkt voor

een betere doelrealisatie, bijvoorbeeld meer biodiversiteit met minder geld. Hiermee kunnen ook

middelen worden gegenereerd om andere strategische doelen te realiseren die niet uit de markt zelf

kunnen worden gefinancierd, zoals educatie van jeugd.

Om deze structuur te completeren worden vijf kernprocessen over de subsystemen gelegd. De

kernprocessen representeren de levenscyclus van de subsystemen. Figuur 3 toont de subsystemen en

kernprocessen afgezet tegen de tijd. Voor de duidelijkheid van het diagram zijn de ‘pijlen’ die in figuur 2

voorkomen weggelaten.

2 Theory of Aggregate Objects, http://www.ackley.com/lsf/f85.html



Figuur 3: Kernprocessen

De levenscyclus van een Planeenheid begint met definiëren van het businessconcept. Hiervoor worden o.a. klantbehoeften onderzocht en requirements in termen van doelen, verplichtingen en ambities voor terreinbeheer geformuleerd. Een voorbeeld zijn de afspraken met de provincies over de realisatie van beheertypen, objectief gedefinieerde natuurresultaten met een eigen kostprijs. De requirements worden daarna omgezet in een ontwerp van de diensten- en productenmix. Tijdens construeren volgt de aanleg van structuren, procedures en contractuele afspraken met klanten (bijv. subsidienten) en leveranciers van grondstoffen. Gedurende produceren worden de terreinen aangewend voor het duurzaam produceren en leveren van diensten en producten voor klanten (het feitelijke terreinbeheer). In beëindigen worden terreinen die uit beheer worden genomen, geretourneerd naar Vermogensbeheer. De vijf kernprocessen omvatten de levenscyclus van een Planeenheid. Een TBO laat een Planeenheid periodiek reïncarneren, waarbij de jaarcyclus mede door de seizoenen een hard gegeven is. Reïncarneren houdt in dat de TBO elke Planeenheid opnieuw definieert, ontwerpt enz. Hierdoor blijft het businessconcept in pas lopen met de realiteit van frequent veranderende klantbehoeften en afgestemd op de actuele set van in eigendom en in gebruik genomen terreinen. De cyclus van kernprocessen van Vermogensbeheer begint met definiëren van de behoefte aan gronden, gebouwen en overige onroerende zaken en de waarde die daaraan moet worden toegevoegd voor een bedrijfsmatig en maatschappelijk rendement. De requirements worden daarna omgezet in een ontwerp van de wijze waarop de waardevermeerdering van de vastgoedobjecten zal worden ontwikkeld. Dit kan de business case voor herbestemming van een vastgoedobject zijn. Gedurende construeren volgt de aanleg van de structuren, procedures en contractuele afspraken met de toeleveranciers van vastgoedobjecten. Tijdens produceren worden vastgoedobjecten aangekocht of in gebruik genomen, gevolgd door toevoeging van waarde door middel van gebiedsontwikkeling en bestemmingswijzigingen. De gronden, gebouwen en/of overige vastgoedobjecten worden daarna toegewezen aan een Planeenheid(en) en in beheer genomen. Bij beëindigen worden door Planeenheden uit beheer genomen vastgoedobjecten verkocht, herontwikkeld, uitgeruild tegen andere vastgoedobjecten of overgedragen aan de eigenaar. De vijf kernprocessen omvatten de levenscyclus van het subsysteem Vermogensbeheer. Vermogensbeheer reïncarneert eveneens periodiek. Hiermee zorgt Vermogensbeheer voor een juiste



aan- en afvoer van gronden, gebouwen en overige onroerende zaken waarmee het kapitaal in stand wordt gehouden of kan groeien.

Detaillering structuur Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Een meer gedetailleerde structuur van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer ontstaat door de subsystemen verder te ontleden. Figuur 4 toont de gedetailleerde subsysteemstructuur. De subsystemen zijn geïdentificeerd aan de hand van elementaire functies die voorkomen in de ‘logistieke’ stroom tussen toeleveranciers van hulpbronnen en klanten.

Figuur 4: Gedetailleerde Subsysteemstructuur

Figuur 4 vormt de basis die nodig is om de vijf kernprocessen verder te kunnen detailleren. Door de

subsystemen te combineren met de kernprocessen wordt een raamwerk gecreëerd. In dit raamwerk

wordt elke snijpunt van een kernproces met een subsysteem geïnterpreteerd als een businessfunctie

(alias: procesfunctie) die moet worden uitgevoerd en gemanaged.

Het raamwerk wordt hierna uitgewerkt door gebruik te maken van de subsysteemstructuur en daar

achtereenvolgens een kernproces aan toe te voegen. Per kernproces en per subsysteem wordt een korte

omschrijving gegeven van het werk dat in de businessfunctie moet worden uitgevoerd. Figuur 5

illustreert hoe de businessfuncties worden geïdentificeerd en omschreven.



Figuur 5: Businessfunctie

In de hierna getoonde diagrammen hebben de eerste drie kernprocessen (Definiëren, Ontwerpen en

Construeren) en het laatste kernproces (Beëindigen) volgordepijlen die tussen de businessfuncties naar

beneden wijzen. De richting geeft aan dat het werk in essentie klant gedreven is. In het vierde

kernproces (Produceren) wijzen de pijlen naar boven, om te illustreren dat hulpbronnen afkomstig van

toeleveranciers, worden ingezet of getransformeerd bij de productie van diensten of producten voor

klanten.



Hoe de kernprocessen ten uitvoer worden gebracht Figuur 6 toont de decompositie van het kernproces Definiëren in businessfuncties. Elke businessfunctie is

omschreven in termen van klantbehoeften. De kolom met omschrijvingen vormen gezamenlijk de eisen

specificatie waarmee het businessconcept moet worden ontworpen, geconstrueerd en geproduceerd.

Figuur 6: Kernproces Definiëren



In figuur 7 worden de in de vorige figuur omschreven eisen aan het businessconcept vertaald in een

ontwerp dat kan worden geconstrueerd en operationeel gemaakt. De horizontale volgordepijlen duiden

de overgang van een subsysteem aan naar de volgende fase van zijn levenscyclus.

Figuur 7: Kernproces Ontwerpen



In figuur 8 wordt het businessconcept geconstrueerd en aangelegd op basis van het hiervoor gemaakte

ontwerp.

Figuur 8: Kernproces Construeren



In figuur 9 wordt het businessconcept operationeel gemaakt. De verticale pijlen lopen hier omhoog, om

aan te geven dat de hulpbronnen afkomstig van leveranciers, worden ingezet of getransformeerd tot

respectievelijk diensten of producten voor klanten.

Figuur 9: Kernproces Produceren



In figuur 10 wordt het businessconcept beëindigd. Het betreft businessfuncties waarmee gronden, gebouwen en overige onroerende zaken worden afgevoerd uit de subsystemen.

Figuur 10: Kernproces Beëindigen



Gebruik van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is een universeel toepasbaar model voor het primaire proces van

een TBO. Het model is bedoeld als een gestandaardiseerde template van waaruit de unieke kenmerken

van een TBO helder en duidelijk kunnen worden gespecificeerd. Processen kunnen beter in samenhang

in beeld worden gebracht en daardoor doelmatiger worden ingericht.

De unieke kenmerken van verschillende soorten terreinbeheerders kunnen variëren, afhankelijk van de

status van de organisatie, wettelijke verplichtingen, subsidierelaties, strategische beslissingen over de

diensten- en productenmix, vastgoedportefeuille, omvang, etc., maar in de basis zijn dit allemaal

varianten die in het Bedrijfsmodel Terreinbeheer in te passen zijn.

Alle verschillen kunnen worden gezien als variaties op het gemeenschappelijke onderliggende thema

van het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer. Dat maakt het mogelijk om het gestandaardiseerde model te

gebruiken als een baseline template voor begrijpen en definiëren van elke TBO.

Voorbeeld 1: in het model worden de typen diensten en producten niet expliciet genoemd. De diensten-

en productenmix van een Planeenheid wordt in de kernprocessen Definiëren, Ontwerpen en Construeren

achtereenvolgens integraal gedefinieerd, ontworpen en geconstrueerd. Voor de productie van elk type

dienst of product wordt in het kernproces Produceren een aparte onderliggende procesvariant

(inrichtingsvariant) verondersteld. Onderling afwijkende diensten- en productenmixen van Planeenheden

hebben daarom geen invloed op het gebruik van het model en dankzij de integrale benadering komen

natuur-, bos- en landschapsbescherming niet in gedrang met de exploitatie van terreinen voor

bijvoorbeeld hout of zand.

Voorbeeld 2: de kernprocessen van Planeenheden met terreinen waarvoor geen herinrichting of

kwaliteitsimpuls nodig is kunnen de businessfuncties van het subsysteem Planeenheid Product-

Infrastructuur overslaan.

Decompositie businessfuncties

In het Basisbedrijfsmodel vormt iedere doorsnijding van een kernproces met een subsysteem een

businessfunctie. Een businessfunctie representeert werk dat moet worden uitgevoerd om het

businessconcept te realiseren. Vanuit dat gezichtspunt kan werk in een businessfunctie worden gezien

als een sub-proces van een kernproces en de details van het werk als lagere activiteiten binnen dat sub-

proces. Figuur 11 toont de plaats van Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer in het Proces Architectuur Model

(PAM)3 van Joosten.

3 Praktijkboek voor procesarchitecten M. M. Joosten e.a. – van Gorcum 2002.



Figuur 11: PAM en het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Sturing en beheersing

Het doel van het model is inzichtelijk te maken welke werkzaamheden een TBO uitvoert om zijn primaire

functie te vervullen, apart van de wijze waarop een TBO wordt gemanaged. Terreinbeheerders kennen

een grote variatie in hun stuur- en beheersingsprocessen (regelkringen). Voor de helderheid zijn zij

daarom weggelaten uit het model.

Organisatie-ontwerp

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer kan worden toegepast om de organieke en personele structuur

van een TBO te ontwerpen of al bestaande structuren uit te lijnen. Het raamwerk is een werktuig om

bevoegdheden toe te wijzen aan duidelijk omschreven kernprocessen en businessfuncties, zoals

aangegeven in figuur 12.

Figuur 12: Toewijzing Bevoegdheden



De kernprocessen en businessfuncties in het model kunnen worden gekoppeld aan de organen in het

organogram. Het raamwerk kan de versnippering van werk over organen evenals onduidelijke of

dubbelzinnige managementlijnen over uit te voeren werk aan het licht brengen.

ERP software

Met behulp van Enterprise Resource Planning (ERP) software worden bedrijfsfuncties zoals planning,

logistiek, productie, facturering en administratie zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde

informatie door het hele bedrijf, door iedereen bruikbaar is.

Een ERP-software leverancier op het gebied van terreinbeheer kan zijn oplossing krachtiger maken door

gebruik te maken van het model. Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer biedt hem een nauwkeurig

overzicht van de samenhang in de functionele systeemstructuur van een TBO.

Conclusie

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer beschrijft de onderliggende functionele systeemstructuur die

gemeenschappelijk is voor alle TBO’s.

Het model biedt een architectuurraamwerk voor beheersing van de complexiteit inherent aan

terreinbeheer en een herbruikbaar concept waarmee de werkzaamheden van een terreinbeheerder

zichtbaar worden gemaakt.

Het Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer is een efficiënt stuk gereedschap voor nauwkeurige identificatie

van bedrijfsprocessen, procesontwerp en procesverbetering.

-----------

Auteurs

Frank Steeneken is werkzaam bij de Entrador Consultancy Group. Hij heeft een langjarige en brede

ervaring op het gebied van procesarchitectuur en -ontwerp, business analyse en requirements

engineering in diverse sectoren zoals terreinbeheer, retail, banken, overheid en civiele techniek. Frank

heeft zijn opleiding civiele techniek gevolgd aan de (voormalige) HTS Wiltzanghlaan te Amsterdam.

Frank kan worden bereikt via [email protected] of [email protected].

Theo Meeuwissen is werkzaam als hoofd van de afdeling Beheer en Planning bij Staatsbosbeheer.

Hij heeft zijn opleiding genoten aan de Landbouw Universiteit in Wageningen. Hij heeft daarna in

diverse functies ervaring opgebouwd met betrekking tot complexe beleidsprocessen bij de overheid op

het gebied van bos, natuur, landschap en landbouw. Vanaf 2000 is hij in diverse leidinggevende functies

bij Staatsbosbeheer verantwoordelijk voor de brede ondersteuning van het primaire proces. Theo kan

worden bereikt via [email protected].

Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer

Environment

Transcript of Basisbedrijfsmodel Terreinbeheer