Atos WP_Werken in 2017

Visiedocument

Your business technologists. Powering progress

werken in 2017blijvend innoveren de route naar het nieuwe werken

Werken in 2017 Blijvend innoverenDe route naar het nieuwe werken

Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken 3

Nieuw werken

De manieren waarop organisaties een nieuwe manier van werken invoeren, lopen sterk uiteen. Omdat organisaties van elkaar verschillen, zijn experts van mening dat de wijze waarop HNW wordt geïntroduceerd altijd maatwerk is. Ook de mix van middelen die worden ingezet om een HNW-werkstijl te bevorderen, is voor elke omgeving anders. Juist dit maatwerk vormt de grootste belemmering om voortvarend op weg te gaan.

Om deze eigen vorm van HNW te ontdekken, oriënteren organisaties zich breed en stelt men werkgroepen samen die op bezoek gaan bij or-ganisaties als Interpolis, de Rabobank, Vodafone of Microsoft. Na lezingen over de benodigde veranderingen in cultuur, in managementstijl, in aansturing van mensen, blijven de werkgroepen aan het einde vaak vertwijfeld achter. Men weet niet of HNW moet starten met de cultuur, de ICT of met een overgang naar flexplekken. En welk budget is er nodig?

Eenmalig een ‘HNW-project’ doen bestaat niet. Het Nieuwe Werken is een continu proces voor de gehele organisatie waarin wordt bekeken of de manier waarop het werk gedaan wordt wel de meest effectieve is. Of het slimmer, sneller, goedkoper en misschien zelfs leuker kan. Met verbeteringen voor individuele taakuitvoering en bovenal met verbetering in samenwerken, met collega’s intern, of in samenwerkingsver-banden met externe organisaties.

“Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelin-gen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de ma-nagementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager.”, aldus Dik Bijl, in zijn boek ‘Het Nieuwe Werken’ uit 2007 1. Hij werkt al meer dan 20 jaar als adviseur in de ICT en weet waar hij over spreekt.

Deze brochure beschrijft een aanpak waarmee u vandaag kunt starten. Bewezen effectieve in-novaties zijn gekoppeld aan onze ervaringen bij onze klanten. Het is geen kant-en-klare aanpak. U en uw organisatie bepalen zelf de route. De ontwikkelingen die in deze brochure beschre-ven worden, wijzen u de weg.

Gerrit Kraal is senior adviseur ‘Het Nieuwe Werken’ en Local Offering Manager Benelux voor Zero Email en Enterprise Social Networks bij Atos.

1 Bijl, D.’Het Nieuwe Werken, Op weg naar een productieve kenniseconomie’. Academic Service, 2007. ISBN 97890219

Gerrit heeft een bouwkundige achtergrond als basis voor zijn advies op het Nieuwe Werken die hij combineert met 15 jaar management van Multimedia-, ECM- en Microsoft-units binnen Atos. Naast zijn adviesopdrachten voor com-merciële organisaties en (semi-) overheidsin-stanties is hij als offering manager verantwoor-delijk voor de producten dienstenportfolio van Atos op het gebied van Het Nieuwe Werken, waaronder Zero Email en Enterprise Social Media.

Dit document is mede tot stand gekomen dankzij de bijdragen en redactie van Bianca Galesloot, Marcel Fieret en Hans ten Berge. De lay-out was in handen van Mieke Sjamaar.

.

Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken4

De arbeidsmarkt in 2017Continuous Partial Attention en social media ratingsIn de komende vijf jaar verlaten 800.000 ouderen de arbeidsmarkt en komen er 355.000 jongeren vanuit hun opleiding beschikbaar om deze arbeidsplaatsen in te nemen. Dit resulteert in een krapte op de arbeidsmarkt. Deze nieuwe generatie heeft een ander beeld van werk dan de groep die zij vervangt. Zij kiezen niet voor een meerjarige baan, maar voor dat ene mooie project. Voor recruiters betekent deze instel-ling een grote omslag in de manier waarop zij medewerkers werven.

Organisaties bemensen het werk met me-dewerkers die perfect passen op de beno-digde werkzaamheden. In goed onderhouden kennisnetwerken vinden bedrijven de juiste expertise en op een digitale markt wordt vraag en aanbod bij elkaar gebracht. Via social media ratings (het aantal likes en sterren) wordt uw opdracht gewaardeerd en kiest u de meest passende expert. Voor de standaardactiviteiten komen medewerkers niet meer naar kantoor, daar is immers de ruimte niet meer. Op kantoor vindt enkel nog fysiek overleg plaats.

De kans is groot dat degene die uw opdracht heeft aangenomen enkel de werkzaamheden uitvoert die passen bij zijn expertise. Andere delen van het werk worden doorgeleend bin-nen zijn of haar netwerk naar andere experts. Als onderdeel van de ‘Continuous Partial Attenti-on’-generatie zijn deze jongeren gewend om meerdere opdrachten gelijktijdig uit te voeren. Het resultaat: Exact de juiste mensen hebben in de juiste verhouding zelf het werk verdeeld en uitgevoerd, zonder een overdaad aan overleg- en reisuren, zonder fysiek kantoor en met behoud van toewijding, drive en intrinsieke betrokkenheid.

De werklocatie in 2017Het kantoor als ontmoetings-plekDe leegstand in de vastgoedsector neemt gestaag toe. Twintig procent van de kantoren heeft te kampen met niet-verhuurde vloeren en 15,1% van de gebouwen staat volledig leeg2. In totaal is bijna 10 miljoen vierkante meter kantoorvloer niet in gebruik. De verwachting is dat deze trend zich verder zal doorzetten. Alleen het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) verwacht nog, in een wanhopige poging tot stimulering van de eigen sector, dat over vijf jaar de leegstand is afgenomen tot 7%. Dit lijkt onwaarschijnlijk gezien de volgende voorbeel-den:

Atos Nederland heeft de afgelopen jaren haar kantooroppervlak gereduceerd van 120.000m² naar 60.000m² en verwacht in 2017 bij een gelijkblijvend medewerkers-bestand nog slechts 20.000m² aan eigen kantoor in gebruik te hebben.

Vodafone is bij de introductie van HNW terug-gegaan van 110 werkplekken naar 60 werk-plekken per 100 medewerkers en reduceerde hiermee haar kantooroppervlak in Nederland van 45.000m² naar 24.000m².

CAP Gemini verhuist in Utrecht van 50.000m² naar 21.000m² in verband met Het Nieuwe Werken.

Microsoft is in haar nieuwe kantoor terugge-gaan van 17m² per FTE naar 11m² per FTE.

Daarnaast werkt over vijf jaar bijna niemand meer met papieren documenten. Alle informatie is digitaal beschikbaar en benaderbaar vanaf elke willekeurige locatie. Informatieverwerking kan overal en zelfs beter thuis dan op kan-toor. Het kantoor in 2017 is daarmee vooral een ontmoetingsplek voor samenwerking en overleg. De inrichting van het kantoor voorziet enkel nog in passende faciliteiten om te kunnen werken tussen de ontmoetingen door.

Doel voor ogen - Werken in 2017

Mede dankzij de gevolgen van de crisis en de snelheid van technologische ontwikkelingen zijn belangrijke verschuivingen te verwachten op het gebied van vastgoed, op de arbeidsmarkt en op ICT-gebied. De manier waarop wij werken zal in de komende jaren sterk veranderen. Wat kunt u verwachten?

2 Bron: Kantoren in cijfers 2011, Statistiek van de Nederlandse kantorenmarkt. Nederlandse Vereniging van Makelaars (NVM)

Leren in 2017Tegenwoordig worden basisschoolkinde-ren met een fototoestel de wijk in gestuurd om foto’s te maken voor een project over zwerfafval. Terug in de klas plakt de leerkracht samen met de kinderen de foto’s in een PowerPointpresentatie. Op het smartbord worden de beelden besproken: Waar komt de rommel vandaan, wie doet dat… en op sommige beelden wordt geteld hoeveel rommel er zichtbaar was. Andere beelden worden voorzien van woorden.

De docente geeft deze jonge kinderen de verantwoordelijkheid en zorg voor een fotocamera, ze laat kinderen met verschil-lende achtergronden samenwerken en presenteren met beelden, zonder proble-men met woorden. Ze brengt de kinderen bij dat ze voor een project over zwerfafval niet met foto’s van een jong katje aan kunnen komen, maar dat ze zich moeten houden aan de opdracht. Ze laat kinderen met andere ogen naar hun eigen omgeving kijken en brengt ze bij dat zwerfafval geen normaal beeld is voor hun omgeving. Dit is onderwijs anno 2012.

In 2017 zitten deze kinderen in het middel-baar onderwijs. De generatie die daar nu zit is dan bij u aan het werk. Deze scholieren en studenten gebruiken nu al geen email meer. Zij chatten, WhatsApp-en en com-municeren met foto’s op Facebook. In 2017 worden geen werkstukken meer geschre-ven, men werkt digitaal samen om media te combineren en te brengen tot nieuwe content. Taal is hierbij geen barrière en landsgrenzen evenmin.


Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken 5Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken 5

Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken6 Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken6


ICT in 2017Enterprise Social Networks, Internet of Things & BYODBinnen vijf jaar bestaat uw bedrijfsnetwerk waarschijnlijk niet meer. Kennis wordt verza-meld, gedeeld en verrijkt binnen onderwerp-specifieke communities en sociale netwerken. Op uw Enterprise Social Network (het bedrijfs-Facebook) delen uw medewerkers hun kennis en ervaring, werken ze samen in wiki’s om uw organisatie te voorzien van nieuwe inzichten, staan u klanten aan het begin en het einde van goedlopende workflows en communiceert u met uw partners via microblogging.

Uw data bevindt zich in de cloud. Het staat daar veiliger en goedkoper dan in een eigen datacenter. De beveiliging van deze informatie wordt niet geregeld in de toegang, maar op de informatie zelf. Netwerken staan open om integratie en uitwisseling van gegevens te bevorderen. Het Internet of Things koppelt uw apparaten en producten aan uw leveranciers en klanten. De door u gebruikte software draait als apps op door medewerkers zelf gekozen hardware (BYOD: Bring Your Own Device). Die hardware kan per situatie verschillen, de data staat immers in de cloud. Bij fysieke besprekin-gen op kantoor brengt een medewerker een tablet mee, thuis werkt hij op een laptop en onderweg gebruikt hij een smartphone.

De technische ontwikkelingen gaan snel. Voor sommige organisaties is de hierboven geschetste situatie nu al werkelijkheid. Vijf jaar geleden had niemand voorspeld dat rechters in 2012 met iPads hun werk zouden doen. Wat de afgelopen jaren hebben laten zien, is dat de koppeling van een hoog innovatietempo aan de snelle consumentenadoptie voor spectacu-laire revoluties zorgt.

Uw organisatie in 2017Faciliterend management, 7x24 uur service en flexibiliteitHet zou zomaar kunnen dat:

u een deel van uw vastgoed heeft afgesto-ten en een klein deel van de opbrengsten heeft geïnvesteerd in de herinrichting van de overgebleven locaties om het ontmoeten op kantoor te faciliteren;

uw werknemers dynamisch werken vanuit huis en vanuit flexlocaties in de buurt van hun woonplaats;

uw medewerkers (mede-) eigenaar zijn van de doelstellingen van de organisatie, van afgeleide doelstellingen voor afdelingen, voor werkgroepen en voor projectteams;

uw management faciliteert, begeleid en al-leen bijstuurt;

taakuitvoering wordt gefaciliteerd met een werkomgeving gebaseerd op applicaties en documentopslag in de ‘cloud’;

uw intellectueel eigendom in een bedrijfswiki staat en wordt verrijkt vanuit alle disciplines en relevante organisatie onderdelen;

alleen eigen bedrijfskritische informatiesyste-men veilig vanuit dedicated datacenter-oplos-singen worden aangeboden aan gebruikers;

uw medewerkers zelf bepalen welke ap-plicaties ze gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden;

zowel eigen als ingehuurde medewerkers werken op zelf geselecteerde devices (choose or bring your own device);

u beschikt over 7x24 uur service voor uw klanten via een klantportaal en een service-desk via microblogging en social media;

het proces van verkoop tot levering loopt via workflows met monitoring door zowel uw klant als uzelf via een gezamenlijk dashboard;

sturing en communicatie niet meer via mail verlopen, maar enkel nog face-to-face of via videocalls.

Geen woorden maar beeldenHoeveel foto’s van een whiteboard gevuld met de resultaten van een bespreking of een brainstormsessie heeft u op uw smartphone staan? Ook bij conferenties en seminars worden meer foto’s gemaakt van de getoonde slides dan dat men de hoofdpunten overschrijft.

Whiteboards in vergaderkamers worden steeds vaker vervangen door touch screens met een whiteboard functie. De aantekeningen, ook als overlay op een presentatie, blijven bij elkaar en zijn direct te delen met de groep: niet per mail, maar binnen de projectomgeving. De beelden vormen het verslag van de vergadering, er zijn geen notulen.

In een ziekenhuis wordt voor vervanging van een onderdeel van een chirurgisch instrument een foto van het kapotte onder-deel met het typenummerplaatje aan de leverancier gemaild. De kans op fouten is veel kleiner dan bij het beschrijven van het onderdeel en het overschrijven van het typenummer.

Beelden zijn nauwkeuriger dan woorden. Een recording van een vergadering is dichter bij de waarheid dan de notulen. Momenteel wordt hiervoor nog tekst gebruikt, onder meer omdat daarin nu nog beter gezocht kan worden. Maar de technologie om in beeld en geluid te zoeken zijn de kinderschoenen ontgroeit en spraakherkenning zit inmiddels in de meeste smartphones en in de carkit van de auto. Voor ingewikkelde handelingen pakken we niet meer de manual, maar kij-ken we op YouTube. Als je wilt weten hoe je een zeebaars moet fileren pak je geen kookboek maar kijk je hoe een meester-kok dit voor doet.



Digitaal aantekeningen maken – en delenDe eerste stap naar digitaal werken is het gebruik van een digitaal notitieblok en een organizer voor verzamelde gegevens. Apps als Evernote op een tablet of OneNote binnen de Microsoft omgeving zijn hiervoor geschikt. In de huidige Office-versies is OneNote standaard (dus zonder licentiekosten) beschikbaar voor het maken van aantekeningen en notities.

Een voordeel van digitaal notities maken is dat je altijd al je aantekeningen bij de hand hebt, kunt zoeken in oude notities en ze naar wens kunt rubriceren. Je kunt de aantekeningen eenvoudig delen met collega’s en het wordt mogelijk om met meerdere mensen tegelijk de notities te bewerken.

Digitaal werkenDe basis voor het werk van kenniswerkers is volledig digitaal. Slepen met zware ordners en stapels papier tussen verschillende werklocaties behoort tot het verleden. Met een internetver-binding, een goed documentmanagementsys-teem en ondersteund door enterprise social media heeft uw werknemer op elke locatie en op elk tijdstip toegang tot benodigde informatie en collega’s.

Digitaal werken is een keuze die uw medewer-kers nu al kunnen maken. Zij starten met de middelen die uw organisatie nu al ter beschik-king heeft, onafhankelijk van toekomstig IT-budget, grote IT-projecten en oplopende licentiekosten. Word, Excel en PowerPoint zijn in de meeste organisaties al gemeengoed. Enkele slimme tools maken het ‘digitaal werken’-pakket compleet.

Elementen voor het nieuwe werken

In 2017 werkt uw organisatie volgens de principes van Het Nieuwe Werken: in een plattere organisatie waar medewerkers op resultaat gestuurd worden en locatieonafhankelijk hun werk doen, onder-steund door de nieuwste technologieën. Die omslag maakt u niet van de ene op de andere dag. U kiest de culturele en technologische ele-menten die bij uw organisatie passen en voert ze gefaseerd in.

Organisaties als Rabobank en UVIT hebben als onderdeel van HNW ervaring opgedaan met digitaal werken met OneNote en zijn daar zeer positief over. De Rabobank ziet OneNote als de belangrijkste tool voor Het Nieuwe Werken en gebruikt dit in combi-natie met SharePoint bij al haar vergaderin-gen. Zowel individuele aantekeningen als Shared OneNote voor gezamenlijke verslag-legging zet de Rabobank hiervoor in.

Hoe te beginnen

Introduceer een organisatiecultuur waarbij het normaal is om met een laptop of tablet deel te nemen aan vergaderingen. De introductie van ‘digitaal aantekeningen maken’ kan bijvoor-beeld georganiseerd worden in de vorm van workshops. Zorg voor enkele enthousiaste pilot-gebruikers die de deelnemers bijstaan met raad en daad. Benadruk de voordelen van digitaal werken en laat gebruikers dit ervaren en daarna zelf delen.



Digitaal reviewenMicrosoft Office Word is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. Het merendeel van de mensen die ermee werkt, gebruikt echter een beperkt deel van de geboden functionali-teiten.

Full Screen Reading binnen Word is een e-reader-achtige presentatiemodus voor het lezen van documenten vanaf een beeldscherm. In deze modus is tekst eenvoudig te arceren, te onderstrepen of te omcirkelen en te voorzien van aanvullend commentaar.

Ook Adobe PDF Reader is voorzien van de functie om delen van de tekst te arceren en te voorzien van commentaar. Het reviewen van een document kan uitstekend zonder het document te printen. Daarnaast maakt het de distributie van de kanttekeningen eenvoudiger.

Minder printenU kent het wel: Het papieren document dat voor u ligt tijdens de vergadering bleek niet de laatste versie te zijn. Dit is wellicht de belangrijk-ste reden om niet langer uw documenten af te drukken: Na het printen is een hard copy snel verouderend.

Een goede manier om digitaal werken te bevorderen is het bewust minder faciliteren van printmogelijkheden. Met een nieuw printbeleid kunt u snelle stappen naar een nieuwe manier van werken zetten en kostenbesparingen reali-seren. Minder papieren tonerverbruik leveren het volgende op:

een directe bijdrage aan de duurzaamheids-doelstelling van de organisatie

een aanzienlijke besparing op printkosten (tot zelfs meer dan 50%)

productiviteitswinst door het digitaal houden van documenten

een aanzienlijke besparing in fysieke opslag in kasten en archief.

Hoe te beginnen

Wacht niet tot de afloop van het huidige contract met de leverancier van uw printers en multifunctionals om kritisch naar het printen in uw organisatie te kijken. Kies bij vernieuwing niet voor één-op-één vervanging. Het loont direct om tijdelijk een (inkoop-)medewerker vrij te maken om kritisch te kijken naar de huidige contracten, het gebruik en de plaatsing van multifunctionals.

Do’s & Don’ts

Laat u niet verleiden tot de noodzaak van een printer op de hoek van een bureaublok i.v.m. zogenaamd vertrouwelijk printen. Een simpele pincode voor deze medewerker of de uitrol van follow-me-printing is een goed alternatief.

Als de printer verder weg staat, stimuleert dat uw medewerkers tot nadenken: ‘Moet ik dit document echt wel afdrukken?” Veelal beperkt dit de noodzaak tot printen.

Als wordt voorzien dat de printer pas gaat printen als de afdruk daadwerkelijk wordt opgehaald, bespaart u direct ruim 10% op uw printkosten.

Houd er rekening mee dat ook mobiele appa-raten (tablets, smart phones) moeten kunnen printen.

Vermindering van e-mail verkeerGelijktijdig met de introductie van digitaal wer-ken neemt u stappen om de hoeveelheid e-mail te reduceren. Zo voorkomt u dat digitaal werken resulteert in het rondpompen van documenten per mail met een flinke netwerken storagebe-lasting als gevolg. Een aantal cijfers:

Zakelijke gebruikers ontvangen tussen de 100 en 200 e-mails per dag3.

Kenniswerkers besteden ongeveer 15 uur per week aan lezen en verwerken (en doorsturen) van e-mail.

Meer dan de helft van alle nieuwe digitale content in storagesystemen is het gevolg van updates en bewerkingen van bestaande informatie en verspreiding via e-mail.

Agrifirm heeft als onderdeel van een programma ter introductie van HNW haar printbeleid aangepast en follow-me-prin-ting geïntroduceerd voor haar kantoor-medewerkers. Agrifirm bespaart hiermee een aanzienlijk bedrag op haar jaarlijkse printkosten.

Agrifirm is een coöperatie van boeren en tuinders voor de handel en productie van o.a. gewasbeschermingsmiddelen, diervoe-ders, zaaizaden en meststoffen. Agrifirm heeft een omzet van 2,4 miljard euro en heeft 3500 medewerkers waarvan 300 op haar hoofdkantoor in Apeldoorn.

3 Bron: Email Archiving Market, 2010-2014 , The Radicati Group, Inc. http://www.radicati.com/?p=6907



Het gebeurt regelmatig dat van een docu-ment meerdere versies in de mailboxen van meerdere medewerkers zitten. Bijvoor-beeld: Een werkdocument wordt twee maal gereviewd door vier mensen en dit verloopt via mail. Het document wordt dan 50 keer in mailboxen opgeslagen in 10 verschillende versies.

Hoe te beginnen

De introductie van chat en het zichtbaar maken of medewerkers online en beschikbaar zijn (‘presence’), is een belangrijke eerste stap om de e-maildruk in uw organisatie te verminderen. Dit kan met gratis tools als MSN en Google Talk, maar veiliger is het om dit binnen uw organisa-tie te realiseren met software als Microsoft Lync of Citrix Online.

Do’s & Don’ts

E-mail wordt gebruikt voor zaken waar het eigenlijk niet voor bedoeld is. Met enkele relatief kleine aanpassingen in de manier waarop uw organisatie werkt, kunt u een flinke reductie van het e-mailgebruik bewerkstelligen:

Stuur intern geen documenten rond via mail, maar sla ze op binnen een documentma-nagementsysteem of centraal opslagpunt en verstuur per mail alleen de link naar de opslaglocatie.

Laat documenten voor externe contacten alleen versturen via een beveiligde opslagom-geving zoals bijvoorbeeld Anytime Files. Dit is een Enterprise Secure Dropbox, waar de ontvanger het attachment kan downloaden.

Laat processtappen niet per mail, maar via een workflow verlopen. De meest gangbare softwareproducten voor het intranet hebben oplossingen voor de bouw van een workflow.

Mail is niet om direct op te reageren en heen en weer te ‘pingen’. Stap in die situatie over op chat.

Gebruik mail niet om instructies te geven, maar doe dit mondeling via persoonlijk con-tact, een telefoontje of video-call.

Verstuur geen nieuwsbrieven per e-mail, maar plaats mededelingen aan groepen op een blog of microblog op uw intranet.

Het delen van agenda’s en weten waar de ander isAls medewerkers bepaalde delen van hun werk thuis uitvoeren, op een andere locatie of zelfs op een ander tijdstip, dan is het van belang om te weten wanneer collega’s beschikbaar zijn.

Dit kan door de inzet van chat, maar ook door het openstellen van agenda’s. Het delen van agenda’s roept veelal weerstand op en vraagt om een verandering van de organisatiecultuur. Ook individuele afspraken zijn onderdeel van de taakuitvoering en daarmee onderdeel van het gezamenlijke bedrijfsbelang. Waarom zouden anderen dit niet mogen inzien?

In chat-applicaties zoals Microsoft OCS, Lync of Citrix Online is door middel van kleuren voor of achter de naam van de medewerker zichtbaar of deze al dan niet online is (grijs / groen), even niet achter de PC zit (geel), beschikbaar is (groen), in een afspraak zit (rood) of niet gestoord wilt worden (donker rood). Deze statussen geven kortom de ‘presence’ van de medewerker weer. In de combinatie Lync en Microsoft Office is deze informatie ook zichtbaar in Outlook. Gebruikers kunnen zo bij beschik-baarheid direct overstappen op een chat of call in plaats van een e-mail te sturen en te wachten op antwoord.

4 http://atos.net/en-us/about_us/zero_email/default.htm

Atos heeft zich voorgenomen voor het einde van 2013 intern niet meer te mailen4. De achterliggende overtuiging is dat e-mail niet de beste manier is om te communice-ren binnen een organisatie.

We realiseren dit door goed gebruik van chat , video conferencing en social media. Zo verloopt een-op-een communicatie soepeler via chat of telefoon, is groepscom-municatie effectiever via microblogging en voor het samenwerken aan een product of document werkt het beter met wiki’s dan met het rondsturen van documenten.



De eerste stap op weg naar een digitale postka-mer begint bij enkele effectieve acties richting de afzenders, niet met de aanschaf van een bulkscanner en OCR-software.

Hoe te beginnen

Start met de inventarisatie van binnenko-mende tijdschriften en zet waar mogelijk abonnementen om naar digitale abonnemen-ten. Schaf individuele abonnementen af en reduceer het aantal bladen tot die bladen die beschikbaar worden gesteld op leestafels.

Benader leveranciers om brochures en fol-dermateriaal niet meer per post te sturen en vraag hen om de link naar de PDF-brochure te sturen of een RSS-feed aan gebruikers aan te bieden.

Benader leveranciers om facturen alleen digi-taal aan te leveren in een daarvoor bestemde groepsmailbox.

Zorg ervoor intern geen uitingen te doen waarop met een antwoordkaart gereageerd dient te worden, maar alleen via digitale kana-len te werken.

In een later stadium kan een digitaal loket voor zowel leveranciers als klanten de ingang zijn op digitale werkstromen en kan door inrichting van scanfaciliteiten in de postkamer de resterende fysieke post digitaal gedistribueerd worden. Hierbij zijn procesafspraken belangrijker dan de technische oplossingen; Wordt alle post geopend? Wat is de kwaliteit van de gescande documenten en wat te doen als ze onlees-baar blijken te zijn? Hoe lang worden fysieke documenten bewaard? Zijn alle afdelingen digitaal benaderbaar via groepsmailboxen of via landingspagina’s binnen het eigen werkdomein of de afdelingssite?

O’Neill Europe was een van de eerste bedrijven in Nederland dat gebruik maakte van Microsoft Lync5. Zij bespaart daarmee fors op telefonie- en reiskosten en brengt daarnaast haar CO2-uitstoot flink omlaag. De implementatie is gedaan door Atos in samenwerking met partners Polycom en Audiocodes.

O’Neill: “Wij werken al jaren met Microsoft Unified Communications-producten om Het Nieuwe Werken in de vorm van flexi-bele werkplekken in te vullen. En dat bevalt goed. Lync 2010 was daarin een enorme stap voorwaarts die ervoor zorgt dat wij in-tern eenvoudig, goedkoop en beter kunnen communiceren en daardoor onze klanten nog beter van dienst kunnen zijn.“

Inspelend op de behoefte van de Un-plugged* medewerkers van Rabobank Nederland om z.s.m. te komen tot een (nog) meer digitale bedrijfsvoering voert Facility Management Rabobank Nederland een Lean project uit, gericht op het afbouwen van de inkomende fysieke poststromen. Dit project kent drie speerpunten: 1. Het bij de bron stoppen van fysieke recla-

mepoststukken;2. Het saneren van fysieke abonnementen

op kranten en tijdschriften en het omzet-ten hiervan naar digitale abonnementen;

3. Het digitaal verkrijgen van de inkomende (document)informatie bij de bron dan wel (als tussenstap) het digitaliseren van de inkomende fysieke post door middel van een digitale postkamer.

* Unplugged is de naam van de werkstijl van Rabobank Nederland conform haar principes van het nieuwe werken.

5 http://nl.atos.net/nl-nl/nieuws/persberichten/2010/2010_12_15_05.htm

Hoe te beginnen

Chatprogramma’s zijn via internet eenvoudig te proberen, maar hebben als nadeel dat de informatie die binnen deze programma’s gedeeld wordt niet goed is afgeschermd. Het is daarom aan te bevelen gebruik te maken van een eigen chat omgeving. Binnen een Microsoft Enterprise-licentie kunnen met Lync gratis chat en presence gebruikt worden. De investering is snel terugverdiend, gezien de besparingen die dit levert op telefonie- en reiskosten.

Reductie van fysieke postDigitaal werken betekent ook het verminde-ren van de distributie van fysieke post, veelal afkomstig van buiten de eigen organisatie. Een belangrijk aandeel in de fysieke post hebben tijdschriften en brochures. Zij zijn vaak groter en zwaarder dan ‘gewone’ post en zijn daarmee duurder om door te sturen.



Samenwerken in een En-terprise Social NetworkEen belangrijk thema binnen Het Nieuwe Werken is het ondersteunen en bevorderen van samenwerking zonder dat teams hiervoor fysiek bij elkaar zitten. Zowel binnen afdelingen als buiten organisatorische en landsgrenzen dient samenwerking eenvoudig en goed gefaciliteerd te zijn. Dit kan met behulp van de nieuwe intranet generatie: Het Enterprise Social Network (ESN).

Binnen dit netwerk zijnde goed ingerichte profiel-pagina’s van medewerkers de basis waarmee collega’s elkaar kunnen vinden, waar informatie gepubliceerd wordt die van belang is bij het samenwerken en waar microblogging een plek krijgt. Mechanismen als microblogging (waarmee ben je aan de slag, wat vindt je van belang om te delen met anderen), Wiki’s (geza-menlijk werken aan een product of document), RSS en tagging (koppelen van informatie en updates die voor jou van belang zijn) en blog-posts (publiceren van nieuwe informatie) zijn

Digitalisering en document opslag Binnen organisaties is veel informatie op papier aanwezig en zijn aanzienlijke archieven opgebouwd. In een toekomstige omgeving is er geen ruimte voor fysieke opslag, of is dat on-gewenst omdat documenten niet benaderbaar zijn vanuit andere locaties. Medewerkers ruimen daarom als onderdeel van Het Nieuwe Werken fysieke documenten en archieven op. De ar-chiefruimte die daarna nog nodig is, kan buiten kantoor worden aangehouden en is vele malen goedkoper dan de eigen vierkante meters. Wat medewerkers eenvoudig benaderbaar willen houden, wordt gedigitaliseerd.

Voorafgaand aan de technische inrichting bepaalt u de gewenste opslagstructuur van uw documentmanagementsysteem en wordt vastgesteld welke regels u hierbij hanteert: Welke documenten bewaart u in een eigen omgeving, welke documenten horen binnen een projectomgeving, en welke documenten worden opgeslagen in een documentmanage-mentomgeving?

Hierbij is ook records management van belang: Het beleid dat bepaalt wat er met documenten gedaan wordt. Hoe lang moeten documenten bewaard blijven? Wat wordt er gearchiveerd en wat wordt er (automatisch) vernietigd? Op basis van de bestaande archiefwetten en het beleid van uw organisatie maakt u een plan dat hierin voorziet.

Een groot waterleidingbedrijf heeft als onderdeel van de invoer van Het Nieuwe Werken onderzoek laten doen naar docu-mentopslag binnen haar organisatie. Zij heeft haar ICT-landschap vereenvoudigd en verschillende documentmanagemen-tomgevingen naar een nieuw platform gemigreerd. Dit levert een aanzienlijke kostenbesparing op en de gebruiksvriende-lijkheid en performance van het electronic document management (EDM)-systeem en de vindbaarheid van documenten is voor de medewerkers sterk verbeterd.

Veel organisaties hebben al ervaring opgedaan met documentmanagement. Vaak zijn deze omgevingen complex, is de userinterface voor gebruikers lastig en is er weerstand in gebruik. Daarnaast is veelal de fileshare-omgeving nog actief waarin folderstructuren soms de organisa-tielijn volgen en op andere plekken ingedeeld zijn op functionele gebieden. Ondanks dat zoekfuncties steeds krachtiger worden, blijft een heldere opslagstructuur wenselijk voor alle gebruikers.

Hoe te beginnen

Documentmanagement begint bij de opzet van gewenste structuur en functionaliteit; welke content types hebben we nodig, welke (ver-plichte) velden willen we gebruiken, hoe regelen we rechten?

Do’s & Don’ts:

Zet vooral functionele mensen en mede-werkers vanuit ‘de business’ in voor het (her)ontwerp van uw documentmanagementom-geving en niet de technische documentma-nagementspecialisten.

Communiceer binnen uw organisatie duide-lijke richtlijnen voor het gebruik.

Start niet met een te zware oplossing of omgeving maar begin eenvoudig met een groeimodel.

Zorg dat documenten een vervaldatum en een documenteigenaar hebben.



Het kantoor als ontmoe-tingsplekHet kantoor is niet meer vanzelfsprekend de plaats waar je aan het werk gaat. Het kantoor wordt de plaats waar je collega’s ontmoet en waar je afspreekt om samen te werken of te overleggen. Alleen voor werk ‘tussen afspraken door’ en voor plaatsgebonden functies biedt het kantoor straks nog individuele werkplekken. Bij de (her)inrichting van een kantoorgebouw wordt gekozen voor een concept dat mee kan groeien met de ontwikkeling van de organi-satie. Medewerkers die gewend zijn om af en toe thuis te werken zullen zich sneller op hun gemak voelen binnen een flexomgeving dan medewerkers die nu nog vijf dagen per week werken achter hun bureau.

Hoe te beginnen

Het kantoor als ontmoetingsplek werkt optimaal als medewerkers daarin hun verantwoordelijk-heid kennen. Er moeten daarom afspraken worden gemaakt over overleg en bellen in open ruimtes. Op stilte- of concentratiewerkplek-ken is het stil, flexplekken worden niet bezet gehouden en ‘clean desk’ betekend dat de werkplek weer leeg is als je het verlaat. Keuzes voor fysiek bij elkaar komen of virtueel overleg worden genomen op basis van de juiste criteria en alle betrokkenen committeren zich hieraan. Een kenmerk van werken in een flexomgeving is dat iedereen elkaar op gedrag en gebruik van de omgeving aanspreekt.

Do’s & Don’ts

Spreek minimale aanwezigheid af en plan re-gelmatig teambijeenkomsten om de binding tussen collega’s te bevorderen.

Overleg welke bijeenkomsten fysieke aanwe-zigheid vereisen (brainstorm, strategiemee-tings) en welke meetings bij voorkeur virtueel – via audio of video conference – plaats-vinden (operationeel/voortgangsoverleg, actiepuntenoverleg, scrum stand-up sessies, presentaties)

Start vanuit het senior management met het gebruik van dynamische werkplekken. Geen vaste kamers, maar algemene management-spreekkamers die door managers gebruikt worden voor overleg. Goed voorbeeld doet goed volgen.

Zorg voor voldoende concentratie- of bel-ruimtes in de nabijheid van flexplekken.

Geef het kantoor de uitstraling die overeen-komt met de transparantie van Het Nieuwe Werken. Agenda’s staan open, dus is het logischerwijs ook zichtbaar wie met wie in een vergadering zit.

Flexplekken bevinden zich vaak in open ruimtes. Geef daarom speciale aandacht aan geluidsdemping en akoestiek.

onderdeel van dit nieuwe platform. Informatie wordt niet meer rondgestuurd. Je verkrijgt datgene wat voor jou van belang is via de com-munities waar je lid van bent of via de collega’s of sites die je volgt.

Hoe te beginnen

Medewerkers zijn vaak al bekend met sociale netwerken als Facebook en Hyves en hebben niet veel instructie nodig om de vertaalslag naar een ESN en de werking hiervan te maken. U start het beste met een groep ‘believers’ die daarvoor tijdelijk gebruik kunnen maken van een gesloten community binnen openbare net-werken als LinkedIn of Yammer. Wees u er van bewust dat informatie binnen deze netwerken weliswaar afgeschermd, maar openbaar is. Be-trek deze groep dan ook snel bij het vaststellen van de requirements en de keuze van een eigen platform en laat ze een prominente rol spelen bij de uitrol van de ESN-omgeving.

Microsoft heeft haar kantoor ingericht als ontmoetingsplek voor eigen medewerkers, voor partners en voor klanten. In de praktijk blijkt dat de openbare vloer die beschikbaar is voor ontvangst van klanten en partners en die is ingericht rond de vergaderzalen, het restaurant en de koffiecorner, ook ver-reweg de meest favoriete werkomgeving is van eigen medewerkers. Alleen voor geconcentreerd werken en werken in teams worden de verdiepingen voor eigen mede-werkers gebruikt.

Voor Microsoft-medewerkers staat het kan-toor synoniem voor ‘ontmoetingsruimte’, zij zien het niet als een omgeving waar je naar toe gaat om te werken. Werken doe je immers (beter) thuis en bij klanten.

Atos realiseert haar Zero Email ambities onder meer door de inzet van een Enter-prise Social Network-omgeving en heeft de afgelopen jaren ervaring opgedaan met LinkedIn-groepen, Yammer, Jive en Share-Point in combinatie met NewsGator.

Begin 2013 zal de ESN-omgeving binnen Atos voor 74.000 medewerkers opera-tioneel zijn op basis van BlueKiwi. De implementatie is ingericht volgens het olievlekmodel. Atos is gestart met 10 ‘ESN evangelisten’, daarna opgeschaald naar 100 deelnemers door toevoeging van negen medewerkers per evangelist en daarna naar 100 x 5 deelnemers, gevolgd door de wereldwijde uitrol. De binnen het platform beschikbare content groeit mee met het aantal gebruikers en communities en loopt in lijn met de uitrol van het governance model.



Unified CommunicationsUnified Communications overbrugt de kloof tussen de telefoon en de computer. Onze op Microsoft Lync gebaseerde dienst omvat een breed scala aan functies, waaronder Presence, Instant Messaging, Voice over PC, Video Con-ferencing, Live meeting, en document sharing, maar ook integratie met uw huidige telefoon-centrale (PBX).

User Owned Device De User Owned Device-aanpak biedt uw medewerkers de mogelijkheid tot het gebruik van eigen devices binnen uw organisatie. De oplossing ondersteunt alle soorten hardware en elk besturingssysteem op basis van virtuele desktoptechnologie. Atos levert u de juiste tech-nische oplossing inclusief advies op het gebied van juridische, financiële en fiscale aspecten.

Mobile Printing Mobile printing maakt het mogelijk om te printen vanaf mobile devices zoals iPad, iPhone, Android tablet of smart phone. Dit kan zonder dat aangelogd hoeft te worden op het bedrijfs-netwerk. Dit maakt het ook voor bezoekers mogelijk om te printen op uw bedrijfslocatie.

Anytime WorkplaceMet Anytime Workplace wordt uw werkplek ‘device onafhankelijk’ en wordt de weg geopend naar gebruik van tablets, netbooks en mobile devices. Het biedt medewerkers de mogelijk-heid thuis of onderweg veilig gebruik te maken van hun werkplek en maakt werken niet alleen device, maar ook plaats- en tijdsonafhankelijk.

Anytime FilesAnytime Files geeft gebruikers de mogelijkheid om bestanden op te slaan, te synchroniseren, te verzenden en te delen. Anytime Files onder-steunt allerlei typen apparaten zoals laptops, ta-blets en smartphones. Als organisatie behoudt u daarbij altijd de controle over uw data en de plaats waar de data wordt opgeslagen.

Anytime Collaboration & Communication CloudAnytime Collaboration & Communication Cloud biedt uw organisatie slimme tooling om communicatie en samenwerking tussen medewerkers te optimaliseren. Onze private cloud dienst op basis van Microsoft Exchange, Lync en SharePoint geeft grote organisaties de voordelen van Software as a Service (SaaS) in combinatie met garanties rondom databeveili-ging en compliancy.

Portfolio voor Het Nieuwe Werken

Als ICT-dienstverlener is Atos uw partner bij het traject dat u volgt op weg naar nieuwe manieren van werken. Wij helpen u graag om grip te krijgen op innovatie in werk en omgeving. Hieronder vindt u een korte een beschrijving van de meest relevante onderdelen van ons portfolio.

Social Collaboration and Zero Email: BlueKiwiDe Enterprise Social Network-software van Atos biedt een oplossing voor een meer productieve, op samenwerking gerichte manier van werken. Deze Software as a Service-oplossing stimuleert innovatief denken, faciliteert de uitwisseling van kennis en informatie tussen teams en afdelin-gen en creëert een omgeving waarin vaardighe-den en competenties inzichtelijk zijn.

Atos Move ICTHet Nieuwe Werken resulteert vaak in wij-zigingen in de huisvesting, waarbij ook de aanverwante ICT-infrastructuur aangepast moet worden. De bewezen planmatige aanpak van Atos Move ICT ontzorgt bij verhuizings- en inrichtingsvraagstukken ten aanzien van Het Nieuwe Werken, zowel voor kantoor- als data-centeromgevingen.

Business Change Manage-ment Business Change Management rond Het Nieuwe Werken richt zich op de operationele veranderingen en op de gedrags- en cultuurver-anderingen die nodig zijn om van Het Nieuwe Werken in uw organisatie een succes te maken. Ook zorgt Business Change Management voor de planning, uitvoering en ondersteuning van het transformatieprogramma.

Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken 15Werken in 2017 - Blijvend innoveren - De route naar Het Nieuwe Werken 15

Over Atos

nl.atos.netAtos, the Atos logo, Atos Consulting, Atos Worldline, Atos Sphere, Atos Cloud, Atos Healthcare (in the UK) and Atos Worldgrid are registered trademarks of Atos SA.. November 2012 © 2012 Atos.

Over AtosAtos is een internationale IT-dienstverlener met een jaaromzet van 8,5 miljard euro. Het bedrijf biedt werk aan 74.000 collega’s in 48 landen. Wereldwijd levert Atos aan haar klanten hi-tech transactieservices, advies en technologie, systeemintegratie en managed services. Met haar diepgaande technologische expertise en kennis van industriële sectoren ondersteunt zij klanten in de volgende marktsectoren: Manu-facturing, Retail, Services; Overheid, Gezond-heidszorg en Transport; Financiële dienstverle-ning; Telecom, Media & Technology en Energy & Utilities.

Atos focust op het aanbieden van zakelijke tech-nologie die klanten vooruit helpt en in staat stelt hun onderneming van de toekomst te creëren. Atos is de wereldwijde IT-partner voor de Olym-pische Spelen en Paralympische Spelen en staat genoteerd aan de Paris Eurolist Market. Atos opereert onder de namen Atos, Atos Consulting & Technology Services, Atos Worldline en Atos Worldgrid.

Voor meer informatie: [email protected]

Atos WP_Werken in 2017

Documents

Transcript of Atos WP_Werken in 2017