Verbouwing rechtbank Haarlem: één aanspreekpunt werkt goed

Op verzoek van VROM is de verbouwing van de rechtbank in Haarlem tegen het ‘Wabo-licht’ gehouden. De vraag was hoe het project verlopen zou zijn als de vergunningen onder de Wabo waren aangevraagd. Vooral het werken met één aanspreekpunt bij de gemeente en één bij de projectaanvragers blijkt een waardevolle ervaring.

Voor het gedeeltelijk slopen, verbouwen, herinrichten en opnieuw in gebruik nemen van de rechtbank in Haarlem moesten er diverse vergunningen worden aangevraagd. VROM vroeg de Rijksgebouwendienst en de gemeente Haarlem of zij de traditionele manier van vergunningaanvragen wilden vergelijken met de werkwijze na het van kracht worden van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo).

Dit project leende zich goed als ervaringsproject: het was goed gedocumenteerd en de aanvrager had één persoon verantwoordelijk gesteld voor de coördinatie van de vergunningen. Onder de Wabo zal er ook gewerkt worden met één aanspreekpunt bij de gemeente.

Vergunningencoördinator levert tijdwinst opPeter Schuchard, projectleider bij de Rijksgebouwendienst, is blij met deze aanpak. “Een vergunningencoördinator levert tijdwinst op. Vroeger begonnen we met het aanvragen van de bouwvergunning en de rest volgde wel. Met name tijdens de uitvoering gebeurde het weleens dat gemeentelijke diensten een vergunning wilde zien die wij niet hadden aangevraagd. De vergunningencoördinator weet welke vergunningen we nodig hebben en kan ons hier bijtijds op wijzen. Het is geen trial and error meer.”

Een ander voordeel van een vergunningencoördinator is dat één persoon de eindverantwoordelijkheid heeft. Esther Brands, de vergunningencoördinator in dit project, legt uit waarom dit belangrijk is. “Nu worden er bij diverse bevoegde gezagen aparte aanvragen gedaan. Dat betekent allemaal aparte envelopjes met verschillende data. De aanvragen zijn verspreid over verschillende afdelingen en er is niemand die het overzicht heeft. Met een vergunningencoördinator is er één persoon die het overzicht houdt en zorg draagt voor een efficiënte afwikkeling.”

Volgens Brands zit de winst vooral in de verbeterde overlegstructuur. “Door ook één aanspreekpunt bij de gemeente te hebben kun je heel praktisch met elkaar overleggen. Je hoeft niet elke keer alle disciplines apart aan te spreken.” Volgens haar zit de winst van de Wabo hem dan ook vooral in het hebben van overzicht en kortere communicatielijnen.

Extra duidelijkheid voor aanvragerDe gemeente is ook tevreden met de duidelijkheid die de Wabo met zich meebrengt. “Het project loopt een stuk soepeler dan wanneer een aanvrager zelf rond gaat shoppen,” aldus Jon Groen, projectleider namens de Gemeente Haarlem. “De aanvrager stelt zich de situatie soms gunstiger voor. Je ziet vaak dat hij hoort wat hij wil horen. Als wij ertussen zitten kunnen we zeggen ‘dat is niet gezegd. Het is zus en zo bedoeld’.” Bovendien weet Groen dat het voor de aanvrager niet altijd even duidelijk is bij welke afdeling hij of zij moet zijn. De afdelingen vinden het zelf het ook prettig dat er iemand tussen hen en de aanvrager in zit. Volgens Groen zijn ze druk genoeg met het

beoordelen en uitschrijven van vergunningen en hebben ze weinig tijd voor allerlei vragen.

De gemeente Haarlem werkt nog niet met het digitaal aanleveren van de stukken – in principe ook een onderdeel van de Wabo aanpak. Wel experimenteert de afdeling omgevingsvergunning met een tweetal grote computerschermen en een beamer die op de muur projecteert. Maar Groen verwacht dat er altijd onderdelen zullen zijn die je beter op papier kunt bekijken. “Soms zijn trappenhuizen, gangen of entrees op de tekening zo klein, dat je het niet goed kunt maatvoeren. Dan wil je toch even een printje maken, zodat je een liniaal kunt gebruiken.’ Volgens hem is een combinatie van digitaal en papier ideaal. “Een gebouw beoordelen op papier is meestal makkelijker dan op scherm. Tegelijkertijd ben je een stuk flexibeler als je digitaal kunt ontvangen en tekeningen heen en weer kunt sturen.”

Soms zijn deelvergunningen beterOndanks alle voordelen van de Wabo wet zitten er volgens Groen ook risico’s aan het aanvragen van één omgevingsvergunning. “Als er een onderdeel van de vergunning geweigerd wordt, gaat meteen de hele omgevingsvergunning niet door.” In het Haarlemse project hebben ze dat ervaren toen de vergunning voor de loopbrug geweigerd werd. “Als deze aanvraag in de Wabo gezeten zou hebben, was de hele omgevingsvergunning geweigerd,” bevestigd Brands. Bij uitgebreide plannen zou Groen adviseren om deelvergunningen aan te vragen. “Maak van tevoren een risico-inventarisatie en bepaal welke vergunningen je apart moet aanvragen en welke als onderdeel van de omgevingsvergunning.”

Esther Brands is het met Groen eens – ook met het oog op de chronologie. “Voordat je aan een ontwerp van een verbouwing begint, wil je bijvoorbeeld eerst weten of je überhaupt mag slopen. In dit geval was overleg met Monumentenzorg essentieel. Met grote projecten moet je er in elk geval niet naar streven om alles onder één vergunning te laten vallen. Wabo zou moeten draaien om communicatie.”

Groenvoer Journalistiek & Communicatie, Jobien Groen