Medewerkers in Het Nieuwe Werken Buitengewoon productief of levend begraven?

Introductie Na het lezen van dit artikel heeft u meer inzicht in wat Het Nieuwe Werken betekent voor

medewerkers en weet u wat u kunt doen om medewerkers en uzelf hierbij optimaal te faciliteren.

De wereld van werk verandert. Medewerkers krijgen in toenemende mate

een grotere verantwoordelijkheid. Ze kunnen steeds vaker kiezen waar,

wanneer en hoe ze werken. Van managers wordt gevraagd te sturen

vanuit vertrouwen op resultaat. En virtuele teams werken op projectbasis

samen. Het Nieuwe Werken gaat over een manier van organiseren,

leiding geven en samenwerken die optimaal aansluit bij behoeften en

kwaliteiten van de kenniswerker. Dit vraagt in een organisatie om een

verandering op drie gebieden, de 3 B’s: Bricks (fysieke werkomgeving),

Bytes (informatietechnologie) en Behavior (gedrag).

In praktijk zien we wisselende successen. We zien aan de ene kant dat Het Nieuwe Werken leidt tot

grotere resultaten. Het brengt de medewerker meer vrijheid om creatief te zijn en om de kortste

weg te kiezen naar het gewenste resultaat. Aan de andere kant zien we dat veel medewerkers

moeite hebben om hun hoofd boven water te houden door de overvloed aan keuzes, informatie en

afleiding. Er is sprake van een paradox:

Met Het Nieuwe Werken is het tegelijkertijd

makkelijker én moeilijker dan ooit om buitengewoon productief te zijn.

Levend begraven in Het Nieuwe Werken Waarom is het naast makkelijker, nu ook moeilijker dan ooit om buitengewoon productief te zijn?

Hoe kan het dat velen het gevoel hebben levend begraven te worden onder alle druk, afleiding en

keuzemogelijkheden?

1. Keuzestress. Keuzes kunnen overweldigen. We hebben niet alleen een keuzeovervloed

tijdens het boodschappen doen in de supermarkt, maar nu ook nog op het gebied van waar,

wanneer en hoe we gaan werken. Keuzeovervloed en complexiteit kunnen verlammend

werken en veel Nederlanders hebben wat ze noemen keuzestress. De VPRO heeft deze

ontwikkeling in kaart gebracht bij jongvolwassenen, klik hier voor de video. Het risico van

deze keuzestress is dat we helemaal geen keuze maken of de makkelijkste weg kiezen. We

doen van alles een beetje, we kiezen voor alles en tegelijkertijd kiezen we voor niets.

Doordat we zo druk zijn vergeten we te kiezen: “Ik heb geen tijd meer om te reflecteren en

keuzes te maken”, aldus een medewerker van een grote Nederlandse bank.

2. Afleiding. Uit een wereldwijd onderzoek van FranklinCovey blijkt dat kenniswerkers

gemiddeld 40% van hun tijd besteden aan afleidingen, waarvan bijna de helft zelf

geïnitieerd. Het Nieuwe Werken vergroot de kans op afleidingen door het bieden van extra

tools als de laptop, de smartphone en de tablet. Met deze tools zijn we continu bereikbaar

voor belangrijke zaken, maar ook voor onbelangrijke updates, e-mails, telefoontjes en

berichtjes. Voor sommigen wordt het te veel: “als ik twee dagen weg ben staan er 300 mails

in mijn inbox. Ik ben maar gewoon gestopt met mailen. Ik weet het anders ook niet.”

En ook de open space werkomgeving is voor sommigen een bron van afleiding: “Ik sluit me

vaak het liefst op in de bezemkast, zodat ik tenminste ongestoord kan werken. En voor een

deel vinden we het ook heerlijk om onderbroken te worden. Want mogelijk brengt dit

nieuwe berichtje, de nieuwe update of de korte onderbreking ons nieuwe waardevolle

informatie. We schakelen continu van taak naar afleiding, maar we beseffen niet dat we bij

elke afleiding omschakelkosten betalen in de vorm van tijd en energie. Het kost tien minuten

voordat je weer terug bent bij je oorspronkelijke taak.

3. Verborgen verzuim. Veel organisaties beweren dat Het

Nieuwe Werken leidt tot minder verzuim. In sommige

organisaties is dat formeel ook het geval. Tegelijkertijd neemt

het verborgen verzuim toe. De medewerker meldt zich niet

meer ziek, want hij of zij was toch al van plan om thuis te

werken. Of een medewerker neemt niet meer de tijd om ziek

te zijn. De continue afleiding, keuzestress en druk om meer

met minder te doen kost veel energie. “Ik ben in de middag

fysiek aanwezig, maar mentaal afwezig”. Voor velen van ons is het werk nooit af, is het de

uitdaging om grenzen te stellen en voldoende tijd en aandacht te hebben voor andere

rollen. Geen wonder dat in 2011 het aantal gevallen met burn-out is gestegen met elf

procent, aldus arbo-organisatie 365.

Levend begraven. Het Nieuwe Werken brengt naast kansen, grote risico’s met zich mee. Het

vergroot de keuzestress, de hoeveelheid afleidingen en het verborgen verzuim. Dit kan leiden tot

lagere kwaliteit, lagere snelheid, minder voldoening en meer frustratie en (verborgen) verzuim.

Faciliteren van medewerkers om buitengewoon productief te kunnen zijn Organisaties investeren massaal in de vernieuwing van hun fysieke werkomgeving en

informatietechnologie. Het kantoor is een hippe ontmoetingsplek en dankzij de technologie kan

iedereen overal werken. De invoering van flexibele werkplekken zorgt direct voor minder vierkante

meters per medewerker, en dus voor een kostenbesparing. Maar hier ligt niet het succes van Het

Nieuwe Werken. Het succes is voor een grote mate afhankelijk van de gedragsverandering van

leidinggevende en medewerkers. Sturen leiders vanuit vertrouwen op resultaat of vanuit controle op

taken? Houden medewerkers grip op hun werk en kiezen ze voor buitengewone resultaten of

worden ze geleefd en is het een kwestie van overleven? Hier ligt de échte uitdaging, maar in

praktijk is hier onvoldoende aandacht voor. En áls er aandacht voor is, dan gaat het vaak primair om

de rol van de leidinggevende. Voor de rol van de medewerker is nauwelijks aandacht. En dat is raar,

zeker als je inzicht hebt in de succesformule van Het Nieuwe Werken:

Resultaat van Het Nieuwe Werken = (Bricks + Bytes) x Behavior.

Uiteraard zijn de Bricks en Bytes nodig, maar gedrag zorgt voor een versnelling of een afremming

van resultaten.

Het optimaal faciliteren van medewerkers in Het Nieuwe Werken betekent aandacht voor het het

ontwikkelen van mindset en vaardigheden om grip te houden op het werk en te kiezen voor

buitengewone productiviteit. Een aantal adviezen daar bij:

- Zie Het Nieuwe Werken niet als kostenbesparing, maar als middel

om kenniswerkers te helpen meer waarde te creëren;

- Stimuleer medewerkers om soms niet bereikbaar te zijn zodat ze

op die manier beter kunnen focussen;

- Voer in het team de dialoog over de focus op belangrijke

activiteiten en het elimineren van afleidingen;

- Vraag medewerkers om hun rol en bijdrage te beschrijven in plaats van ze een

functieomschrijving te geven. Een rol en bijdrage die hen energie geeft;

- Vraag medewerkers om scherpe doelen te stellen voor iedere periode;

- Werk met rituelen: vaste tijdstippen voor activiteiten. Rituelen bieden houvast om

consistent aan bepaalde resultaten te werken. Bijvoorbeeld: meetings alleen in de middag

en aan het eind van iedere dag de volgende dag plannen;

- Stimuleer meditatie, mindfullness, powernaps en sporten. Deze activiteiten hebben een

positieve invloed op ons brein, vergroten ons bewustzijn en aandacht;

- Organiseer staande of lopende vergaderingen;

- Bied medewerkers de kans om hun vaardigheden op het gebied van beslissingen, aandacht

en vitaliteit te versterken.

Conclusie: Ontwikkeling medewerkers cruciaal

Het Nieuwe Werken is een mogelijkheid om wat kosten te besparen.

Maar de échte kans zit in het verhogen van waarde die medewerkers

toevoegen. Het Nieuwe Werken kan leiden tot meer creativiteit,

innovatie en een stijging van de productiviteit door het optimaal

benutten van het potentieel van de medewerker. De mogelijke

kostenbesparingen vallen hierbij in het niets. Voorwaarde is dat

medewerkers de mindset en vaardigheden ontwikkelen om effectieve

beslissingen te nemen, aandacht te focussen en vitaal zijn. Dan ligt

buitengewone productiviteit in Het Nieuwe Werken binnen handbereik.

Voor meer informatie, neem gerust contact met me op.

Thijs Westerink (t.westerink@franklincovey.nl)

Twitter: @thijswesterink

www.franklincovey.nl/the5choices

Video’s Introductievideo (NL) en Probleem en oplossing (Eng)