Applicatielandschap gebouwd vanuit verleden is geen garantie voor toekomst
Transcript of Applicatielandschap gebouwd vanuit verleden is geen garantie voor toekomst
Applicatielandschap gebouwd vanuit verleden is geen garantie voor toekomst
Beperkte flexibiliteit en innovatieruimte
Veel organisaties kampen met een te complex
applicatielandschap. Onnoemelijk veel koppelingen en
interfaces maken het landschap eigenlijk één groots
generiek systeem. Het is daardoor erg kostbaar
geworden dit geheel ordentelijk te beheren en
onderhouden.
Ook is hierdoor de kracht om te innoveren steeds kleiner geworden. Zowel innovaties van de
organisatie zelf als op technisch gebied vergen dusdanig veel vermogens van ontwikkelaars,
projectmanagers etc. dat deze innovaties maar mondjesmaat en traag tot stand komen. Ook
falen mede door deze houdgreep teveel projecten. Het ontbreken van maximale
innovatiekracht beperkt dan ook de flexibiliteit van de organisatie om als geheel in te spelen
op continu veranderende (markt-)omstandigheden. Bij het geheel moet je dan denken aan
alle ingrediënten van de SCOPAFIJTH principes.
Definitie SCOPAF(I)J(T)H:
SCOPAFIJTH is een acroniem voor de ondersteunende processen van een organisatie.
Ondersteunende processen houden de organisatie in stand en leveren mensen en middelen
voor het uitvoeren de kerntaken van de organisatie. Ondersteunende processen worden ook
wel aangeduid met 'bedrijfsvoeringsprocessen' of 'instandhoudingsprocessen'.
Het woord SCOPAFIJTH is een acroniem voor: Security, Communicatie, Organisatie,
Personeel, Administratieve organisatie, Financiën, Informatievoorziening, Juridisch,
Technologie, Huisvesting.
Versnipperd IT beheer Beheer en onderhoud van applicaties en ook van infrastructuren is veelal belegd bij externe
organisaties. Op basis van het verleden (wie heeft de applicatie of infrastructuur
ontwikkeld?) heeft een bepaalde leverancier het beheer en onderhoud op zich genomen. De
samenhang tussen deze leveranciers bepaalt de efficiency van het totale beheer, maar deze
samenhang blijkt erg moeilijk te regisseren/managen vanuit de eigen gebruikersorganisatie.
Toch blijft deze “constructie” in tact. Kennis van in beheer zijnde voorzieningen is immers
schaars en een risico bij migratie.
Dit is één van de voorbeelden die illustreren dat er een steeds groter wordende mismatch is
tussen de flexibiliteit van het beheerde applicatie- en infrastructuur portfolio (IT) en de
overige SCOPAFJH (van de gebruikersorganisatie).
Verstikkende contracten
Een ander in het oog springende beperking in beheer zijn de verstikkende contracten,
afspraken en procedures welke nog (te) vaak zijn gebaseerd op het in stand houden van het
bestaande. De afspraken zijn onvoldoende gericht op het daadkrachtig realiseren van
veranderingen. Ook hierdoor wordt onvoldoende ruimte overgelaten voor noodzakelijke
innovaties.
Op zich is er natuurlijk niets mis met het vastleggen van afspraken met de IT dienstverleners
in contracten (SLA’s OLA’s), maar steeds vaker ondervinden organisaties meer hinder dan
gemak van deze afspraken. Dergelijke contracten zetten organisaties steeds verder in
juridische houdgrepen. Discussies gaan vaak niet meer over het oplossen van problemen,
maar vooral over wie er verantwoordelijk of aansprakelijk is voor het ontstaan ervan. Dit
komt de benodigde tijd en energie voor het daadwerkelijk oplossen van het probleem
uiteraard niet altijd ten goede.
(H)erkenning van het probleem Het probleem is gelukkig al lang (h)erkend. Veel organisaties hebben de
complexiteitsreductie hoog op de management agenda’s gezet. De oplossing wordt vooral
groots gezocht. Een paar voorbeelden:
Programma’s voor totale applicatie rationalisatie; Enterprise architecturen worden opgesteld;
Budgetten voor beheer worden geknepen en beschikbaar gesteld aan innovatieprojecten;
Gewenste (eind/doel) situatie wordt helder en weloverwogen in kaart gebracht;
Rubricering hanteren in zogenaamde business domeinen of processen om hier vervolgens
applicaties aan toe te wijzen.
Deze grootschalige aanpakken zijn vaak top down. Hoewel noodzakelijk en goed, vergeet
men vaak ook een bottom-up benadering na te lopen. Met als gevolg: resultaten laten lang
op zich laten wachten en de initiatieven blijken een soort permanent karakter te krijgen, als
onderdeel van het reguliere werk.
Tips om complexiteit bottom-up te reduceren Om de complexiteit sneller te reduceren en de innovatiekracht te vergroten kunnen vele tips
gegeven worden. In dit blog deel ik er twee waarmee je direct kunt starten, zonder (of naast)
grootse plannen en programma’s. Onderneem de kleinst mogelijke stap, welke direct een
zichtbare reductie in complexiteit oplevert, op een agile werkwijze. Breng mensen bij elkaar
vanuit de “silo’s” en stuur op het opleveren van direct zichtbaar en tastbaar resultaat. Kleine
sprints leveren vaak snel rendement op, waarop vervolg kan worden gegeven. “Zien eten,
doet eten”.
Tip 1: Verbrand de beklemmende contracten (betonnen zwemvesten). Het is noodzakelijk het
proces van samenwerken tussen business en IT leveranciers te verbeteren. Dit kan door de
energie te richten op het daadwerkelijk oplossen van problemen en verstoringen. En het
vereenvoudigen van het doorvoeren van veranderingen. Om dit te kunnen realiseren stel ik
voor de huidige procedures om te komen tot contracten (SLA’s) en de contracten zelf ritueel
in de vuurkorf te gooien. Daarna opnieuw beginnen met het maken van afspraken met als
doel een antwoord te geven op dé vraag:
“Welke afspraken moeten we maken om ervoor te zorgen dat business en IT optimaal op
elkaar afgestemd zijn? Met gedeelde doelstellingen en gezamenlijk belang?”
Een significante bijdrage leveren aan het verhogen van de flexibiliteit zou hierbij één van de
meest belangrijke belangen moeten zijn.
Tip 2: Haal de stofkam door je bestaande applicaties en infrastructuur. Zet applicaties écht uit als
ze niet meer gebruikt worden. Haal alternatieven uit de beschikbaarheid. Eén van onze
klanten heeft hiervoor een mooie term bedacht: Appruimen!
Als je het gewenste applicatielandschap in kaart hebt gebracht, is het belangrijk om direct de
applicaties die daar niet meer toe behoren ook daadwerkelijk te gaan verwijderen. Doordat
deze applicaties weinig tot geen (management)aandacht meer hebben, staat dit vaak niet
meer op de actielijst!
Maak afspraken over het daadwerkelijk uitzetten van applicaties welke zijn “afgeschreven”.
Hiervoor hebben wij een standaard aanpak beschikbaar, welke in de praktijk bewezen is als
laagdrempelig en succesvol. In ons volgende blog zullen we hier dieper op ingaan. Je kunt
uiteraard altijd contact met mij opnemen om hierover van gedachte te wisselen.
Auteur: Jeroen Eijskoot