Beleidsplan Leveranciersmanagement 2016-2020“Verbinding in innovatie”

Inhoud

1. Inleiding 71.1 Hanzehogeschool in 2020 7

1.2 Leveranciersmanagement nu en in 2020 7

2. Strategische thema’s 82.1 Regionale samenwerking & MKB 8

2.2 Adaptief vermogen & innovatie 8

2.3 Onderwijsparticipatie 9

2.4 Duurzaamheid 9

2.5 Deskundig partner & Expertise 10

3. Randvoorwaarde: rechtmatigheid 11

4. Integriteit 13

5. KPI’s en verantwoording 14

4

5

1. Inleiding

In 2016 begint voor de Hanzehogeschool een nieuwe strategische periode, die loopt tot 2020. Niet alleen

voor de Hanzehogeschool betekent dit een nieuwe doorontwikkeling, maar ook voor onze leveranciers.

Samen met leveranciers wil Leveranciersmanagement de volgende vragen beantwoorden: Wat komt er

de komende jaren op ons af? En: wat is daarbij de opdracht van onze Hogeschool, onze leveranciers en

Leveranciersmanagement. Het beleidsplan dat voor u ligt, geeft antwoord op die vragen.

Centraal staat: “Verbinding in innovatie”. Leveranciersmanagement wil op basis van deskundigheid en

expertise samen met (regionale) leveranciers de verbinding aangaan om te innoveren.

Dit beleidsplan bevat de uitgangspunten op hoofdlijnen voor de komende jaren en is geschreven

voor collega’s die gebruik maken van de dienstverlening van Leveranciersmanagement en voor

(potentiele) leveranciers van Hanzehogeschool. Het plan is tot stand gekomen in samenwerking met de

Ontwerpfabriek waarbij medewerkers, studenten, leveranciers en externen in verschillende stadia van het

proces hun input hebben geleverd. De uitgangspunten in dit beleid worden jaarlijks vertaald naar concrete

acties en plannen.

1.1 Hanzehogeschool in 2020De samenleving verandert voortdurend en wordt complexer door diverse ongelijksoortige en op

elkaar inwerkende ontwikkelingen. Slechts een deel daarvan is voorspelbaar, het overgrote deel is niet

voorspelbaar.

Het antwoord op de vraag hoe om te gaan met ontwikkelingen en wat de opdracht is van de

Hanzehogeschool, is dat de Hanzehogeschool in 2020 een leergemeenschap is. Een plek waar onderwijs,

onderzoek en beroepspraktijk onlosmakelijk verbonden zijn. De overtuiging van de Hanzehogeschool is

dat we met de leergemeenschap een maatschappelijke opdracht vervullen om studenten op te leiden

voor deelname aan de samenleving en de beroepspraktijk en hen te vormen tot zelfstandige, kritische en

verantwoordelijke mensen. Hun verblijf bij de Hanzehogeschool is een vormende periode die ze motiveert

om het motto van de Hanzehogeschool in de praktijk te brengen: Share your talent. Move the world.

De Hanzehogeschool richt zich op drie speerpunten; Energie, Healthy Ageing en Ondernemerschap.

Hierdoor creëren we meerwaarde voor onze omgeving en realiseren we tegelijkertijd een onderscheidend

inhoudelijk profiel.

1.2 Leveranciersmanagement nu en in 2020Leveranciersmanagement is verantwoordelijk voor de uitbestede facilitaire, bouwkundige en

installatietechnische dienstverlening en energiemanagement, voert regie op inkoopactiviteiten van de

Hanzehogeschool en verzorgt het contractbeheer voor de hogeschool. Met regie wordt bedoeld het

organiseren van het inkoopproces/aanbestedingen voor opdrachtgevers en het managen van contracten

van het Facilitair Bedrijf, diverse stafbureaus en “schools”.

De leergemeenschap vergt van leveranciers professionele standaard dienstverlening voor de beste

prijs- kwaliteitverhouding en tegelijk slagkracht, innovatie en ondernemerschap bij veranderingen in het

onderwijs- en onderzoeksproces. Om bij te dragen aan de strategische thema’s van de Hanzehogeschool

vanuit het perspectief van Leveranciersmanagent, is er per strategisch thema concreet uitgewerkt wat dit

betekent voor de leveranciers en daarmee Leveranciersmanagement.

6

7

2. Strategische thema’s

Het meerjarenbeleid van Leveranciersmanagement richt zich op vijf strategische thema’s. Deze thema’s

zijn zo gekozen dat ze bijdragen aan de strategische doelen van de Hanzehogeschool.

2.1 Regionale samenwerking & MKBHet (Noordelijke) bedrijfsleven bestaat voor een groot deel uit MKB bedrijven, zij worden gezien als de

banenmotor in de economie. De afgelopen jaren is er door de Hanzehogeschool actief gewerkt aan

het invullen van regionaal partnerschap voor bedrijven en instellingen in Noord-Nederland. Zo heeft de

Hanzehogeschool het Actieplan Ondernemersvriendelijk Aanbesteden 2012 ondertekend waarmee de

Hanzehogeschool zich samen met de deelnemende organisaties van het Inkoop Platform Groningen heeft

gecommitteerd om uitgaven zo veel als mogelijk in de Noordelijke regio te besteden. Inmiddels wordt

reeds 50% ingekocht bij en geleverd door regionale, veelal MKB, leveranciers.

De Hanzehogeschool wil blijven bijdragen aan een sterke Noord-Nederlandse economie door ook in de

toekomst haar inkopen daar waar mogelijk te doen in de regio en op deze wijze regionaal partner te zijn.

Waarbij tevens duurzaamheid en innovatie wordt gestimuleerd.

Leveranciersmanagement zal nog meer MKB vriendelijk gaan aanbesteden door bij het inkopen

rekening te houden met de kenmerken van deze leveranciers, het toepassen van (waar mogelijk) MKB

passende selectiecriteria, het zorgvuldig bepalen van de scope van de opdrachten en het toepassen

van eenduidig en helder taalgebruik in de aanbestedingsdocumentatie van de Hanzehogeschool. Verder

zullen regionale MKB leveranciers actief worden benaderd bij alle te vergeven opdrachten die niet

Europees aanbestedingsplichtig zijn door altijd minimaal één regionale leverancier een offerteaanvraag

te sturen. Ook gaan dergelijke opdrachten actief kenbaar gemaakt worden op de website www.hanze.nl.

Leveranciersmanagement zal zich regelmatig laten toetsen op MKB vriendelijk aanbesteden door externe

experts.

Het doel is om de gehele leveringsketen zo veel als mogelijk in te kopen in de regio omdat dit leidt tot een

versterking van de economie en tot minder en kortere vervoersstromen.

2.2 Adaptief vermogen & innovatieHet onderwijs- & onderzoeksproces ontwikkelt zich steeds sneller onder invloed van technologische

ontwikkelingen en behoeften van studenten: living labs, integratie van onderzoek, onderwijs &

bedrijfsleven, blended learning etc. Deze behoeften zijn beschreven in het Strategisch plan 2015-2020

van de Hanzehogeschool.

Leveranciersmanagement is zich er van bewust dat het opereert in een dynamische onderwijs- en

onderzoeksomgeving waarbij vooral de onderzoeksomgeving zich steeds meer uitbreidt. Deze omgeving

heeft eigen specifieke wensen. Dit vergt slagkracht, innovatie en ondernemerschap van de leveranciers.

Leveranciersmanagement (h)erkent het feit dat ’standaard’ niet overal werkt. Elk instituut en de daarbij

behorende kenniscentra, lectoraten en Centers of Expertise hebben een eigen identiteit en cultuur

met een eigen behoefte aan beleefde kleinschaligheid. In het ondersteunende proces moeten zowel

Leveranciersmanagement als de leveranciers van de Hanzehogeschool zich hier snel in kunnen

aanpassen. Dit adaptieve vermogen wordt onder andere gecreëerd door het afsluiten van “flexibele”

contracten, het contracteren van leveranciers die rekening houden met de verschillende behoeften en die

sturen op klanttevredenheid. Met flexibele contracten bedoelen we dat het contract geen beperking bevat

om mee te kunnen bewegen met de ontwikkelingen van de Hanzehogeschool.

8

Door ons bij aanbestedingen en contractmanagement te richten op de onderliggende vragen en

behoeftes van klanten en niet voor te schrijven wat de juiste oplossing moet zijn, wordt er ruimte gegeven

aan leveranciers voor innovatieve oplossingen. Deze ruimte wordt gegeven door het toepassen van

functionele specificaties of het daar waar mogelijk toepassen van Best Value, een wijze van inkopen

en contractuitvoering waarbij leveranciers de ruimte krijgen om te innoveren. Ook hebben leveranciers

gedurende het contract de gelegenheid zelf innovatieve oplossingen aan te dragen.

Andere belangrijke bronnen van innovaties zijn startups. De regio Groningen heeft nu al meer dan

twintig zogeheten broedplaatsen voor startups met veelal afgestudeerden van de Hanzehogeschool.

Leveranciersmanagement gaat samen met het lectoraat Ondernemerschap verkennen welke

mogelijkheden er geboden kunnen worden aan startups, bijvoorbeeld door ruimte en faciliteiten te bieden

aan startups in de toekomstige Foodplaza.

Van leveranciers vraagt dit pro-activiteit en flexibiliteit, de erkenning dat één generieke

standaardoplossing niet werkt en dat er meebewogen wordt met de steeds veranderende omgeving. Ook

vergt dit dat er ruimte geboden wordt aan startups en waar mogelijk dat deze gefaciliteerd worden. De

Hanzehogeschool zet de deur open voor innovatieve aanbiedingen. Van Leveranciersmanagement vraagt

dit om flexibele contracten af te sluiten en om innovatieve wijzen van aanbesteden toe te passen.

2.3 OnderwijsparticipatieKern van het strategisch plan van de Hanzehogeschool is de triple helix onderwijs, onderzoek en

beroepspraktijk; de Leergemeenschap. Leveranciersmanagement werkt nauw samen met schools,

kenniscentra en het bedrijfsleven en kan daardoor een platform bieden aan het onderwijs ter

ontwikkeling van de leergemeenschap. Leveranciersmanagement doet dit bijvoorbeeld door het

bieden van stages bij gecontracteerde leveranciers, het koppelen van inspirerende gastsprekers uit het

leveranciersnetwerk aan opleidingen en door praktijkproblemen van leveranciers op te laten lossen door

studenten. Van gecontracteerde leveranciers wordt verwacht dat ze op deze wijze actief praktijkervaring

toevoegen aan het onderwijs- en onderzoeksproces. Tevens zullen we studenten van de opleiding

Facility Management onderdelen uit aanbestedingen laten begeleiden, bijvoorbeeld de aanbesteding

schoonmaakdienstverlening.

Dit vergt van onze leveranciers dat zij zich verbonden voelen met de Hanzehogeschool en willen

samenwerken vanuit verbinding van krachten, waarbij bovenstaande mogelijkheden vanzelfsprekend

onderdeel zijn van de samenwerking. Dit vraagt van Leveranciersmanagement dat er coördinatie is op

onderwijsparticipatie vanuit leveranciers en partners.

2.4 DuurzaamheidIn 2020 wil de Hanzehogeschool een voorbeeldrol vervullen als het gaat om duurzaamheid. Bij het

contracteren en managen van leveranciers zijn in elk geval duurzaamheid van product of dienst, de

bedrijfsvoering van de leverancier en de toeleveringsketen belangrijke criteria. Door voortdurende

aandacht voor duurzaamheid én social return bij het contracteren en managen van leveranciers wordt er

een impuls gegeven aan de (toe)leveranciers om zich te verduurzamen.

Leveranciersmanagement zet zich in voor duurzaamheid door in aanbestedingen zo veel mogelijk

te contracteren op ecologische voetafdruk, verantwoorde arbeidsomstandigheden en daadwerkelijk

duurzame producten & diensten. Zo worden bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria van Pianoo en

de Code Verantwoord Marktgedrag als minimumstandaard toegepast. De Hanzehogeschool is in

2016 lid geworden van Electronics Watch, een onafhankelijke monitoringorganisatie die naleving van

werknemersrechten in de wereldwijde elektronica-industrie nastreeft door middel van maatschappelijk

verantwoorde overheidsinkoop in Europa. Tevens heeft de Hanzehogeschool in 2016 de intentieverklaring

Manifest Dutch Cuisine ondertekent, waarbij zo veel als mogelijk duurzaam, lokaal en met de seizoenen

mee wordt ingekocht.

9

De Hanzehogeschool zet zich voor het speerpunt energie in door de huidige gebruikte fossiele

energiebronnen, die uitputbaar zijn, te verduurzamen door bijvoorbeeld over te stappen op aardwarmte.

Er worden verbindingen gelegd met het onderwijs en onderzoek zoals nu reeds gedaan is met het Energie

Kennis Centrum om tot nieuwe innovatieve oplossingen te komen. Door te investeren in duurzame

energiebronnen, ontwikkeling en samenwerking met het onderwijs kunnen wij nieuwe generaties

inspireren. Deze zullen dan op hun beurt een bijdrage leveren aan energietransitie naar nieuwe duurzame

vormen van energie. We willen een nieuwe toekomst creëren met nieuwe mogelijkheden, in plaats van het

verleden met een duurzame saus te overgieten. We laten traditionele manieren los en gaan op zoek naar

renewable energy. We betrekken hierbij studenten, onderzoekers, de markt en de beroepspraktijk.

Van leveranciers vraagt de Hanzehogeschool dat zij zich inzetten voor verregaande verduurzaming van de

bedrijfsvoering en productieketen en dat ze aandacht hebben voor verbetering van sociale aspecten in de

gehele toeleveringsketen. Van Leveranciersmanagement vraagt dit om duurzame contracten af te sluiten

en dit vraagt in aanbestedingen om te focussen op Total Cost of Ownership (TCO) benadering.

2.5 Deskundig partner & Expertise‘Leveranciersmanagement is een deskundig en vanzelfsprekend partner in het faciliteren van het

dynamische en internationaal georiënteerde onderwijs en onderzoek van de Hanzehogeschool op het

gebied van inkoopvraagstukken en het managen van leveranciers.’

Hiervoor is het noodzakelijk dat Leveranciersmanagement doorgroeit naar een netwerk-organisatie die

gekenmerkt wordt door het meebewegen met de externe omgeving, die onderlinge verbanden overziet,

experimenteert met nieuwe oplossingen en actief de samenwerking zoekt met relevante partijen.

Leveranciersmanagement voert sterke regie op de dienstverlening van leveranciers, waarbij leveranciers

professionele standaard dienstverlening verlenen en tegelijk slagkracht, innovatie en ondernemerschap

tonen bij veranderingen in het onderwijs- en onderzoeksproces. Leveranciersmanagement richt zich op

kostenreductie door in aanbestedingen de juiste verhouding gunningcriteria op te nemen in relatie tot

kwaliteit, innovatie, kosten en duurzaamheid.

Deze ambitie vergt enerzijds een uitstekende regierol in de aanbestedingen en contractuitvoering,

anderzijds het zijn van een uitstekend adviseur en samenwerkingspartner in sourcingsvraagstukken, zoals

co-creatie en samenwerking met de Rijksuniversiteit Groningen en andere Noordelijke organisaties. Het

spreekt voor zich dat het kennen van de interne en externe ontwikkelingen, vernieuwingen, het hebben

van contacten in de netwerkorganisatie randvoorwaardelijk zijn. Successen zullen worden gedeeld met de

organisatie door bijvoorbeeld storyboards. De Inkoopadviseurs ontwikkelen zich door naar adviseurs die

in de visievorming en business case fase de klant adviseren en in staat zijn de behoefte van de klant goed

uit te vragen.

De Leveranciersmanagers ontwikkelen zich door naar gespecialiseerde Contractmanagers/

Leveranciersmanagers. Leveranciersmanagement zorgt ervoor dat standaard dienstverlening goed wordt

uitgevoerd tegen zo laag mogelijke kosten. Ook ziet Leveranciersmanagement waar adaptief vermogen

nodig is van externe partijen en managet leveranciers om dat te leveren wat nodig is voor het primaire

proces.

De kernwaarden van Leveranciersmanagement zijn kwaliteitsgericht, open, innovatief, integer, rechtmatig

en risico beheersend.

10

11

3. Randvoorwaarde: rechtmatigheid

Als (semi) publiek opdrachtgever motiveert en verantwoordt de Hanzehogeschool haar inkopen niet

alleen maatschappelijk en financieel, maar ook juridisch. In de praktijk betekent dit het naleven van de

aanbestedingswetgeving en het toepassen van juridisch correcte en voor onze partners niet onnodig

belastende overeenkomsten.

De aanbestedingswetgeving schrijft voor dat alle aanbestedingen transparant, objectief en non-

discriminerend moeten plaatsvinden. In de Aanbestedingswet 2012 is uitgewerkt welke aankopen

Europees moeten worden aanbesteed. Onder die aanbestedingsgrens hanteert de Hanzehogeschool de

in de Gids Proportionaliteit aangegeven grenzen op de wijze zoals in onderstaande tabel is aangegeven.

Opdrachtwaarde

(exclusief BTW)

Soort procedure Hoe?

leve

ring

en e

n di

enst

en

K€0 tot K€50 Enkelvoudig – of meervoudig offertetraject Leveranciersmanagement biedt

ondersteuning en advies indien

gewenst

K€50 tot K€209 Meervoudig onderhands aanbesteden:

- 1 lokale leverancier

- 1 voorkeursleverancier

- 1 andere leverancier

(afwijkingen slechts mogelijk na advies

Leveranciersmanagement)

Regie door Leveranciersmanagement

K€209 of hoger Europees aanbesteden Regie door Leveranciersmanagement

Wer

ken

K€0 tot K€50 Enkelvoudig – of meervoudig offertetraject Leveranciersmanagement biedt

ondersteuning en advies

K€50 tot K€5.225 Meervoudig onderhands aanbesteden:

- 1 lokale leverancier

- 1 voorkeursleverancier

- 1 andere leverancier

(afwijkingen slechts mogelijk na advies

Leveranciersmanagement)

Regie door Leveranciersmanagement

K€5.225 of hoger Europees aanbesteden Regie door Leveranciersmanagement

De in de Gids Proportionaliteit gegeven grenzen zijn vloeiend. In de praktijk komt het daarom in

bijzondere gevallen voor dat het wenselijk is om van de harde grenzen in de bovenstaande tabel af te

wijken. Dit gebeurt echter niet dan nadat het hoofd Leveranciersmanagement en de directeur Financieel

Economische Zaken daarover gezamenlijk advies hebben uitgebracht. Dit advies wordt opgenomen in het

desbetreffende aanbestedingsdossier.

Bij het bepalen van de opdrachtwaarde wordt er uitgegaan van de totale opdracht en voor de totale

voorziene looptijd. Daarbij is er sprake van een zogenaamd splitsingsverbod. Het is niet toegestaan

opdrachten kunstmatig te splitsen met als enig doel om onder de drempelbedragen te blijven en aldus

aan de aanbestedingsrichtlijnen te ontkomen.

12

Het nakomen van de rechtmatigheid in de bedrijfsvoering is een voorwaarde voor de Hanzehogeschool.

Dit betekent dat het lijnmanagement de verantwoordelijkheid heeft dat de inkoopuitgaven voldoen aan de

rechtmatigheidseisen, zijnde de aanbestedingswetgeving.

Automatiseren van bestellingen tot betaal systeem (Purchase to pay)

Sinds 2015 kent de Hanzehogeschool een systeem dat alle verplichtingen vastlegt ten einde de

factuur automatisch af te handelen. Het vastleggen van verplichtingen zorgt voor betere financiële

managementinformatie en een rechtmatig inkoopbestelproces. Leveranciersmanagement is

proceseigenaar van het inkoop- en bestelproces.

Contractbeheer

Alle contracten met leveranciers worden centraal vastgelegd bij Leveranciersmanagement ten einde te

kunnen sturen op afloopdata et cetera.

Vastleggen aanbesteding dossiers

Voor de verantwoording naar de accountant worden alle dossiers van aanbestedingen vastgelegd bij

Leveranciersmanagement.

13

4. Integriteit

Als publiek opdrachtgever heeft Hanzehogeschool een voorbeeldrol te vervullen op het gebied van

integriteit. Dit komt ook tot uiting in de kernwaarden waaraan de Hanzehogeschool haar identiteit aan

ontleent: individuele ontplooiing; respect en actieve tolerantie; ondernemend; verantwoordelijk. Het

nemen van verantwoordelijkheid en het uitdragen van respect en actieve tolerantie worden verankerd in

de organisatie door de gehanteerde integriteitscodes. De Integriteitscode Hanzehogeschool is leidend

voor alle medewerkers van Hanzehogeschool. De integriteitscode is te lezen op www.hanze.nl.

Aanvullend daaraan committeert Leveranciersmanagement zich ook aan de Integriteitscode van Nevi.

Aan deze code liggen vier kernwaarden ten grondslag: zakelijk fatsoen, deskundigheid en objectiviteit,

vrije mededinging en duurzaamheid. De gedragscode is te lezen op www.nevi.nl.

Van leveranciers wordt verwacht dat de kernwaarden en de integriteit vanzelfsprekend worden toegepast.

14

15

5. KPI’s en verantwoording

Om te kunnen sturen op het behalen van onze doelstellingen formuleren we KPI’s. Deze zijn hieronder

opgenomen.

Thema KPI Norm

Regionale samenwerking & MKB MKB vriendelijk aanbesteden

% regionale MKB leveranciers

100%

Elk jaar hoger dan voorgaand jaar. 2016:

50%

Adaptief vermogen en innovatie Contracten die ruimte bieden aan

flexibiliteit en innovatie van leveranciers

100% bij nieuw af te sluiten contracten

Onderwijsparticipatie % leveranciers die bijdrage levert aan het

onderwijsproces

Studentenparticipatie in aanbestedingen

50%

Jaarlijks in minor

Duurzaamheid Duurzame dienstverlening van

leveranciers

90% bij nieuw af te sluiten contracten

Deskundige partner en expertise Klanttevredenheid 8

Rechtmatig Goedkeurende verklaring van de

accountant ogv inkoop

100%

M.b.t de monitoring van de KPI’s van dit beleid zal worden gerapporteerd in de Planning & Control cyclus

en op intranet en internet.

HA

NZE

-16_

635