“Tennis, Verenigen, Faciliteren”

C O M M U N I C A T I E P L A N

Communicatiecommissie

TV FRANKRIJK | VERSIE 2018

2

1 Inhoudsopgave

1 Inhoudsopgave ......................................................................................................................... 2

2 Organisatievraag ...................................................................................................................... 4

3 Situatieschets ........................................................................................................................... 5

3.1 Interne analyse ................................................................................................................. 5

3.1.1 Missie ........................................................................................................................ 5

3.1.2 Visie/Strategie .......................................................................................................... 5

3.1.3 Identiteit ................................................................................................................... 5

3.1.4 Dienst ........................................................................................................................ 6

3.1.5 Structuur ................................................................................................................... 6

3.1.6 Huidige communicatiemiddelen .............................................................................. 7

3.2 Externe analyse ................................................................................................................ 8

3.2.1 Demografisch ........................................................................................................... 8

3.2.2 Economisch .............................................................................................................. 9

3.2.3 Sociaal-cultureel ..................................................................................................... 10

3.2.4 Technologisch ......................................................................................................... 10

3.2.5 Ecologisch ............................................................................................................... 12

3.2.6 Politiek-juridisch ..................................................................................................... 12

4 Communicatiestrategie .......................................................................................................... 14

4.1 Doelgroepen ................................................................................................................... 14

4.2 Communicatiedoelstellingen ......................................................................................... 15

4.3 Boodschap ...................................................................................................................... 16

4.4 Huisstijl ........................................................................................................................... 17

4.5 Communicatiemiddelen ................................................................................................. 18

4.5.1 Digitale nieuwsbrief................................................................................................ 18

4.5.2 Website .................................................................................................................. 19

4.5.3 Sociale media.......................................................................................................... 19

4.5.4 (Bewegend) Beeldmateriaal ................................................................................... 19

4.5.5 Mail ......................................................................................................................... 20

4.5.6 Huis-aan-huis flyer.................................................................................................. 20

4.5.7 Pers ......................................................................................................................... 20

3

4.5.8 Posters .................................................................................................................... 20

4.5.9 Kantine en sportcomplex ....................................................................................... 20

5 Implementatie ........................................................................................................................ 21

5.1 Activiteitenplanning ....................................................................................................... 21

5.2 Begroting ........................................................................................................................ 22

5.3 Verantwoordelijke communicatie uitingen ................................................................... 22

5.3.1 Redactiecommissie ................................................................................................. 22

6 Conclusie en aanbevelingen ................................................................................................... 23

6.1 Conclusies ....................................................................................................................... 23

6.2 Aanbevelingen ................................................................................................................ 24

7 Bijlagen ................................................................................................................................... 25

7.1 Enquête onderzoek leden 2018 ..................................................................................... 25

7.2 Leden aantallen KNLTB ................................................................................................... 27

7.3 Ledenaantallen sportverenigingen Harderwijk .............................................................. 28

7.4 Overzicht communicatiedoelstellingen.......................................................................... 30

4

2 Organisatievraag Het doel van dit communicatieplan is het inzichtelijk maken van onze strategische communicatiestrategie en doelstellingen. Om deze vraag te beantwoorden is het noodzakelijk om te definiëren wie we willen zijn en wat we willen uitstralen. Daarnaast is het belangrijk om te weten welke omgevingsfactoren hierbij een rol spelen. In het eerste deel maken we een ‘foto’ van de omgeving waarin TVF opereert en we sluiten het eerste deel af met het beantwoorden van de vraag “wie willen we zijn en wat willen we uitstralen als TVF”. In het tweede deel gaan we, op basis van deze uitkomsten, voorstellen doen wat, en via welke middelen we gaan communiceren met leden en andere belanghebbenden.

5

3 Situatieschets 3.1 Interne analyse

3.1.1 Missie Momenteel is de missie niet officieel vastgesteld. Er bestaat op dit moment geen TVF-slogan verwerkt in het beeldmerk. De vraag is of hier behoefte aan is. Op dit moment richten wij ons meer op de kortere termijn waarbij de visie een belangrijke rol speelt.

3.1.2 Visie/Strategie De strategie van TVF bevat de volgende speerpunten:

Ledenwerving Acties uitdenken en opzetten, met in gedachte de uitkomsten en kaders van het

communicatieplan Groeien naar een ledenaantal van 400

Communicatieplan Waar staat TVF voor en hoe willen we dit uitdragen? De propositie bepalen. Commissie is opgesteld en geldmiddelen zijn beschikbaar gesteld. Plan en doelen voor de communicatie naar (potentiële) leden Interne communicatie verbeteren

Lidmaatschap KNLTB Uit de enquêtes is gebleken dat er nieuwsgierigheid is naar wat het voor de club

betekent om een lidmaatschap aan te gaan. Dit onderzoek loopt.

Verbeteren en verfraaien van de tennisomgeving Toiletten verbouwen. Verduurzamen tennisvereniging. Terrasmeubilair vervangen.

De visie/strategie moet zich voornamelijk richten op de groei van het ledenaantal en op het weer laten leven van de activiteiten van TVF bij de huidige leden. De strategie is medebepaald op basis van de uitkomsten uit de enquêtes van december 2017. Zie de uitkomsten van de enquête in bijlage 7.1.

3.1.3 Identiteit De vereniging is ontstaan vanuit de ideologie van een sociale en actieve tennisclub, waar je samen kunt spelen met anderen zonder competitief verband. In zijn huidige vorm is er binnen TVF veel senioriteit, wordt de vereniging door buitenstaanders en nieuwkomers als niet toegankelijk ervaren en is er een hoge mate van groepsvorming, waar je niet gemakkelijk tussenkomt. Het bijzondere aan de club is dat er relatief veel vrijwilligers zijn die zich voor de club inzetten. De gunstige bijkomstigheid hierdoor is dat de prijzen in het clubhuis, in vergelijking met andere verenigingen, laag zijn.

6

TVF wil daarentegen juist een club zijn: 1. Voor jong en oud; 2. Waar iedereen met elkaar speelt; 3. Waar leden zich voor elkaar en de club inzetten; 4. Die aantrekkelijker is voor nieuwe leden. 5. Waar iedereen even welkom is en; 6. Waar de faciliteiten bovenmatig zijn.

3.1.4 Dienst TVF biedt faciliteiten om te kunnen tennissen, mensen op een sportieve manier met elkaar te verbinden en gezamenlijk plezier te stimuleren.

3.1.5 Structuur Onderstaande organogram geeft inzicht in de manier waarop de organisatie van TV FRANKRIJK is ingericht:

7

3.1.6 Huidige communicatiemiddelen TVF gebruikt momenteel de volgende communicatiemiddelen: Onderdeel Sub team Beschrijving Methode

Bestuur

Algemeen Stukken ALV Via Mail

Bestuursvergadering Op website

Vrijwilligersavond Mail

Namen bestuursleden Website

Penningmeester Inning contributie Mail

Wervingscommissie Advertentie Krant

Redactioneel stuk Krant/website

Secretaris Leden Ledenpas

Nieuwe leden Informatiebrief

Activiteitencommissie

Toernooien Kalender Mail/papier

Posters Mail/website

Verslagen toernooien Website/krant

Online Sociale media Facebook

Sponsorcommissie

Sponsoring Contracten Papier

Advertenties Website/kassa

Doeken Doek

Banen en Park

Kluscommissie Uitnodiging Mail/website

Nieuws Foto’s website

Banenparkcommissie Tennisbaan open/gesloten

Website

Kantine Bardiensten Afspreken bardiensten Website

Uit de al eerdergenoemde enquête is gebleken dat de behoefte omtrent communicatie verschilt met de huidige manier(en) van communiceren. De aandachtspunten op het gebied van communicatie die hieruit zijn ontstaan hebben betrekking tot de website, het in algemene zin, delen van informatie naar de leden en het promoten van de vereniging naar externe partijen.

8

3.2 Externe analyse

3.2.1 Demografisch Hieronder is een grafiek te zien die een verdeling weergeeft van het aantal huidige leden en de verdeling in leeftijd. Hierbij is rekening gehouden met een verdeling naar gebruikersgroepen, te weten digitieners, millennials, generatie X en babyboomers. Dit is gemeten in het eerste 2018. Digitieners zijn mensen in de leeftijd van 14 tot 20 jaar, millennials van 21 tot 35 jaar, generatie X van 36 tot 55 jaar en babyboomers zijn 56 jaar of ouder.

De grafiek rechts geeft inzicht in de postcodegebieden waar de huidige leden momenteel woonachtig zijn, verdeeld in man-vrouwverhouding. De afbeelding hieronder geeft een overzicht van de postcodegebieden in Harderwijk.

9

3.2.2 Economisch In het economische aspect is gekeken naar de contributie ten opzichte van andere verenigingen in Harderwijk en omstreken en de prijzen van de consumpties in de kantine/clubhuis. Contributie TV FRANKRIJK Senior: €135 Junior: €70 (Inschrijfkosten zijn €34) De omliggende verenigingen (Tennis) zijn duurder in hun contributie, namelijk: - TV Strokel: Senior €196 & Junior (afhankelijk van leeftijd) €77-€114 (geen inschrijfkosten) - TV Rumels: Senior €135 & Junior €105 (€15 inschrijfkosten) Andere Sportverenigingen: - De Mezen (Hockeyvereniging): Senior €335 & Junior €137-€270 (€50 inschrijfkosten) - VVOG (voetbalvereniging): Senior €276 & Junior €72-€186 - Zwart Wit (voetbalvereniging): Senior €270 & Junior €89-€185 Hierbij dienen we wel in acht te nemen dat bij de voetbal- en hockey vereniging de trainingen zijn inbegrepen in de contributie. Bij de tennisverenigingen is dit vaak een extra optie om betaalde tennislessen te volgen. Fitnesscentra: - Sportschool Iedema: Senior €492 & Junior €336 De cijfers zijn indicatief en niet gesplitst naar frequentie of programma. De volgende tabel laat overzichtelijk zien wat de verschillen zijn qua contributie. Doelgroep

Sportvereniging

Senior Junior (13-17 jaar)

Jeugd (8-12 jaar)

Inschrijfkosten

Tennisverenigingen TV FRANKRIJK €135 €70 €70 €34 TV De Rumels €135 €105 €105 €15 TV De Strokel €196 €114 €77 €0

Voetbal- & Hockeyverenigingen De Mezen €335 €270 €137 €50 VVOG €276 €186 €72 €5 Zwart Wit €270 €185 €89 €0

Fitnesscentra Iedema (1x sporten per week)

€492 €336 nvt €0

Basic Fit €240 €240 nvt €30 Bodyworld €360 €360 nvt €25

10

Consumpties Over het algemeen liggen de kosten bij de sportverenigingen met een eigen accommodatie (Voetbal, Hockey) op een vergelijkbaar niveau. Bij de Tennisverenigingen zijn er verschillen:

TVF: Hier liggen de prijzen relatief gezien laag. Bardiensten worden gedraaid op vrijwillige basis door de leden, waardoor de prijzen laag kunnen zijn.

Rumels: Afhankelijk van gemeenschappelijk gebruik van Kantine (in beheer).

Strokel: In 2017 veranderd van uitbesteed beheer naar eigen beheer, prijzen zijn ongewijzigd gebleven.

Zowel de Rumels als de Strokel hanteren commerciële horecaprijzen, deze liggen hoger dan bij TV FRANKRIJK.

3.2.3 Sociaal-cultureel Uit de figuur in bijlage 7.3 blijkt dat het totaalaantal mensen dat lid is van een sportvereniging in de omgeving van Harderwijk stijgt (bron: gemeente Harderwijk). Dit betekent dat de behoefte naar sporten de afgelopen jaren is gestegen. Sportverenigingen die gegroeid zijn in hun ledenaantallen zijn onder andere: voetbalverenigingen, de hockeyclub en de atletiekvereniging. Uit informatie van de KNLTB blijkt dat tennis achteruitgaat qua populariteit. Sinds 2008 is jaarlijks een daling zichtbaar in zowel het ledenaantal als het aantal tennisverenigingen, zie bijlage 7.2. Als belangrijkste oorzaak zien wij dat er meer keuze is qua andere sporten die op veel plekken te beoefenen zijn en dat tennissport daarnaast geen toptalent heeft die als “affiche” voor de Tennissport geldt.

3.2.4 Technologisch Het gebruik van mobiele devices en mobiele diensten blijft stijgen, zie de afbeelding links. Wat opvalt is dat de generatieverschillen in het gebruik van deze devices kleiner worden. Anno 2017 heeft de ruime meerderheid van de babyboomers de smartphone geadopteerd.

Generatie X gebruikt de tablet het meest van alle generaties. Daarnaast valt op dat onder deze generatie en onder babyboomers het gebruik van de tablet redelijk dicht in de buurt komt van dat van de smartphone. In de jongere generaties is juist het tegenovergestelde waar is. Deze uitkomsten zijn gebaseerd op vier

11

gebruikersgroepen, te weten digitieners, millennials, generatie X en babyboomers. In 2017 is voor het eerst een daling te zien in het gebruik van Facebook. Ondanks de daling in gebruik, hebben nog steeds veel Nederlanders een account bij Facebook. Millennials en generatie X zijn vooral verantwoordelijk voor die daling: het actieve gebruik van Facebook is bij millennials gedaald van 85 procent naar 77 procent. In tegenstelling tot Facebook, zit het gebruik van Instagram flink in de lift. Een op de vier Nederlanders noemt zichzelf inmiddels een actieve gebruiker van dit netwerk. Opvallend is dat de stijging in het gebruik van Instagram uitsluitend in de oudere generaties zichtbaar is, vooral in generatie X is het gebruik flink toegenomen. In 2017 is minimaal 94% van de Nederlandse bevolking lid van een onlinenetwerk. Inmiddels kijkt een ruime meerderheid van de Nederlanders naar tv, video’s of films via internet. Bijna alle digitieners en millennials kijken online video en ook de oudere generaties weten het onlinekanaal voor tv steeds meer te vinden. In 2017 kijken Nederlanders vaker online tv via de laptop of desktop, via televisie en via de smartphone dan in 2016. Het kijken van video’s via YouTube is voor veel Nederlanders een lekker tijdverdrijf. YouTube-gebruikers kijken gemiddeld 40 minuten per dag naar video’s op het platform. Tussen generaties verschilt de kijktijd behoorlijk. Digitieners nemen gemiddeld 54 minuten per dag de tijd voor het kijken van video’s op YouTube. Millennials volgen met 47 minuten per dag en generatie X kijkt gemiddeld 36 minuten per dag naar YouTube. (Bron: What’s Happening Onlline’ uitgevoerd door Ruigrok NetPanel).

12

Positie TVF De website van TVF is niet up-to-date. Toch is en blijft een website een middel waarmee een beeld wordt gevormd over een vereniging. Momenteel staat er op de website van TVF te weinig nuttige en zelfs verouderde/niet-kloppende informatie. Daarbij komt dat de leden dienen in te loggen om bepaalde delen van de website te kunnen bekijken, dit vergt een extra handeling. Hierdoor is het minder aantrekkelijk voor potentiële leden en gaan ook de huidige leden hun informatie niet op de website halen. Daarnaast is het belangrijk dat de website zowel op een laptop-device als op een smartphone eenvoudig moet kunnen worden bekeken, daar is momenteel geen rekening mee gehouden. Ook het gebruik van sociale media blijft een interessante manier van informatie delen. Op dit moment is TVF niet actief bezig met het gebruik van Facebook, Instagram of onlinevideo.

3.2.5 Ecologisch In het ecologische aspect zijn de tennisbanen nader belicht en de activiteiten op het gebied van duurzaamheid. Tennisbanen TV FRANKRIJK heeft 5 kunstgrasvelden tot haar beschikking. In principe zijn de banen het hele jaar bespeelbaar, behalve wanneer er sneeuw ligt of dat de banen te glad zijn en daarmee de veiligheid van de spelers niet gegarandeerd kan worden. Gemiddeld gesproken zijn de banen 2 -3 weken per jaar niet bruikbaar als gevolg van de weersomstandigheden. Duurzaamheid Hoewel duurzaamheid niet direct is terug te vinden in de strategische plannen wordt er wel invulling gegeven aan duurzaamheid. Dit komt naar voren doordat de vereniging zonnepanelen heeft aangeschaft. In 2018 worden er plannen uitgewerkt om de huidige lichtinstallatie te vervangen voor Ledverlichting. De bedoeling is dat de uitvoering hiervan in 2019 zal plaatsvinden, wanneer de leden instemmen met het bestuursvoorstel.

3.2.6 Politiek-juridisch Het politiek-juridische stuk heeft betrekking op het KNLTB-lidmaatschap, website beveiliging, de wijziging in de persoonswetgeving en de horecawetgeving. KNLTB-lidmaatschap Om bij TVF te kunnen spelen hoef je geen lid te zijn van de KNLTB, Leden die toch in KNLTB-competitie verband willen spelen kunnen dit doen bij onder het lidmaatschap van de tennisvereniging Elspeet. Nieuwe persoonswetgeving Sinds 25 mei 2018 moet elke organisatie die digitale persoonsgegevens gebruikt voldoen aan nieuwe Europese wetgeving GDPR of in het Nederlands Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). TVF heeft de nodige aanpassingen gemaakt of in voorbereiding om aan deze nieuwe wetgeving te voldoen.

13

Horecawetgeving Om alcohol te schenken dient de TVF te beschikken over gekwalificeerd barpersoneel. Tijdens de openingstijden waarop alcohol wordt geschonken dient er altijd een leidinggevende aanwezig te zijn die beschikt over de Verklaring Sociale Hygiëne of een barvrijwilliger die een instructie heeft gevolgd over verantwoord schenken van alcohol (IVA Instructie Verantwoord alcohol schenken). Elk senior lid is opgeroepen om deze instructie op internet te volgen. Als de instructie met goed gevolg wordt afgelegd dan wordt de horecacommissie hiervan op de hoogte gesteld. De leden die met goed gevolg de instructie hebben gevolgd krijgen bij hun persoonlijke gegevens een vinkje. Op de website is bij de bardiensten te zien welk bardienst vrijwilliger in het bezit is van een IVA-verklaring. Website beveiliging De website is beveiligd d.m.v. een beveiligingscertificaat. Dit certificaat wordt door de website hoster verzorgt en is onderdeel van het hostingspakket. Op dit moment worden cookies gebruikt voor Google Analytics om het bezoek van de website te kunnen analyseren, maar de gebruiker wordt niet gevraagd naar het gebruik ervan.

14

4 Communicatiestrategie In dit tweede gedeelte willen we ingaan op de communicatiestrategie en doelstellingen van TVF op basis van de verzamelde informatie. De communicatiegroep heeft samen met Winny Christiaanse de belangrijkste doelstellingen vastgesteld.

4.1 Doelgroepen

Doelgroepen A Potentiële leden B Huidige leden C Overige stakeholders

Specificatie per doelgroep

A-1 Potentiële leden zelf

A-2 Beïnvloeders Potentiële leden

B-1 Huidige leden < 2 jaar

B-2 Huidige leden > 2 jaar

Leveranciers, sponsors, tennisbond, overheid-instellingen, financiers, interne commissies

Deze splitsing is nodig omdat deze groepen op verschillende manieren kunnen en moeten worden benaderd vanwege de verschillen in verbondenheid met TVF. Daarnaast is er gekozen voor een specifiekere verdeling per doelgroep om enerzijds effectiever te communiceren en anderzijds het bereik te vergroten. Een persoon wordt beïnvloed door zijn of haar omgeving, daarom wil TVF zich ook uiten en kenbaar maken in die omgeving. De omgeving van een persoon bestaat uit:

Familie/gezin

Vrienden

School

Buurtgemeenschap

Werk

Vrijetijdsbesteding (bioscoop, uiteten et cetera) Ook is er een verdeling gemaakt tussen het aantal jaren lidmaatschap van de huidige leden. De reden hiervoor heeft te maken met de uitstroom van leden die nog niet zo lang lid zijn van TVF. Eerder in dit plan is er gesproken over het niet-welkom voelen van de ‘nieuwe’ leden. Vandaar dat er is besloten om in het begin vaker in contact te staan met nieuwe leden, zodat ze zich welkom en verbonden voelen met TVF en ook lid blijven. De belangrijkste stakeholders van TVF zijn:

1. Interne commissies binnen TVF 2. Sponsors 3. Overheidsinstellingen (Gemeente/ provincie) 4. Leveranciers 5. Financiers 6. De tennisbond/KNLTB

15

4.2 Communicatiedoelstellingen De communicatiedoelstellingen worden geschaad onder drie onderwerpen:

Onderwerpen die bijdragen aan de naamsbekendheid en de totale propositie van TVF

Onderwerpen die bijdragen aan de bekendheid en deelname aan activiteiten en werving

Onderwerpen die van huishoudelijk of bestuurlijke aard zijn Ten aanzien van de communicatie binnen TVF zijn de volgende randvoorwaarden geformuleerd: Communicatie moet eenvoudig zijn en makkelijk toegankelijk voor degene/commissies

die moeten communiceren in het belang van TV FRANKRIJK. Richtlijnen hoe te communiceren en kaders scheppen in hoe we als TVF met elkaar

communiceren. Huisstijl ontwikkelen en richtlijnen geven hoe de huisstijl te gebruiken in de

communicatie. Naamsbekendheid heeft te maken met hoe je bekend wil zijn binnen de doelgroep. Welke boodschap (propositie) wil je overbrengen en waar je als tennisvereniging voor staat. De doelstellingen worden gesplitst per doelgroep, zodat per doelgroep duidelijk is waar TVF naar streeft en de doelstellingen ook per doelgroep te evalueren zijn. A-1 Potentiële leden zelf

Geholpen naamsbekendheid TVF van 70% in vier belangrijkste postcodegebieden (3841, 3843, 3845 en 3848) in 2019

30 aanmeldingen voor een kennismaking bij TVF of invullen van het inschrijfformulier

25 % meer volgers van de sociale media in 2019 t.o.v. 2018

10 % meer websitebezoeken in vergelijking tot 2018 A-2 Beïnvloeders potentiële leden

Geholpen naamsbekendheid TVF bij 90 % van de vier belangrijkste beinvloeders (ouders/vrienden/school/werk) in de vier belangrijkste postcodegebieden

10 aanmeldingen van nieuwe leden in 2019 gestimuleerd door de omgeving

2 % van de huidige leden heeft een nieuw lid in 2019 aangedragen B-1 Huidige leden < 2 jaar

80 % van de huidige leden weet vier van de zes punten uit de propositie van TVF te benoemen

25 % van de nieuwe leden blijft langer dan 2 jaar lid van TVF

15 % meer aanmeldingen voor activiteiten van TVF B-1 Huidige leden > 2 jaar

90 % van de huidige leden weet vijf van de zes punten uit de propositie van TVF te benoemen

15 % meer aanmeldingen voor activiteiten van TVF

16

C Overige stakeholders

80 % van de huidige leden weet vier van de zes punten uit de propositie van TVF te benoemen

Het overzicht van de communicatiedoelstellingen is te vinden in bijlage 7.4.

4.3 Boodschap De boodschap die wij als TVF willen overbrengen hangt af van waarover we willen communiceren en wat we willen communiceren. Hierin is het DNA van TVF leidend. Het DNA van TVF is als volgt gedefinieerd:

1. Voor jong en oud; 2. Waar iedereen met elkaar speelt; 3. Waar leden zich voor elkaar en de club inzetten; 4. Die aantrekkelijker is voor nieuwe leden. 5. Waar iedereen even welkom is en; 6. Waar de faciliteiten bovenmatig zijn.

Per doelgroep is de boodschap verschillend, dit heeft te maken met het beoogde resultaat die TVF vanuit de doelstellingen wil behalen. Daarom wordt hier de boodschap per doelgroep apart uitgelicht: A-1 Potentiële leden zelf & A-2 Beïnvloeders potentiële leden Naar de potentiële leden wil TVF de propositie van TVF overbrengen om inzicht te geven in de sfeer en cultuur van de tennisvereniging. Om onze propositie te ondersteunen wordt aan deze groep een aanbieding gedaan in de vorm van een proefabonnement of een andere nader te definiëren vorm. B-1 Huidige leden < 2 jaar De nieuwe leden moeten de propositie van TVF gaan ervaren en begeleid worden, zodat zij de reden waarom ze lid zijn geworden, terug gaan vinden binnen de club. Daarnaast moeten de nieuwe leden op de hoogte gehouden worden van andere ontwikkelingen en activiteiten binnen de tennisvereniging om verbondenheid met TVF te vergroten. Om dit te monitoren moet de vertegenwoordiger van het bestuurt na 4-6 maanden contact opnemen met dit lid en vragen of het lidmaatschap voldoet aan de verwachtingen. De AC of JC zal deze leden persoonlijk uitnodigen voor toernooien en/of andere bijeenkomsten zodat deze groep zich meer gekend en betrokken zal voelen bij TVF. B-1 Huidige leden > 2 jaar Bij de huidige leden moet, naast de propositie, ook bekend worden gemaakt hoe de diverse overige doelgroepen worden benaderd. Deze groep is bekend met de sfeer en cultuur van de tennisvereniging en kan als ambassadeur optreden. Deze groep van leden zal dan ook gevraagd worden om mensen in hun omgeving te benaderen om lid te worden van TVF. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een cadeaukaart met een proefles(sen). Daarnaast zullen we met name deze groep benaderen om vrijwilliger te worden voor de club.

17

C Overige stakeholders Naar de overige stakeholders zal de propositie van TVF gecommuniceerd worden, daarnaast is het van belangrijk dat stakeholders op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen binnen de tennisvereniging om verbondenheid meer te stimuleren zodat de vereniging wordt gezien als prettige partner in langdurige samenwerking. Om deze wisselwerking te onderstrepen kunnen we de sponsors een platform geven waar zij enerzijds de propositie van TVF te horen krijgen en anderzijds dat zij in contact kunnen komen met andere betrokkenen van TVF. Tevens kunnen wij de medewerkers van de sponsors (veelal bedrijven) kennis laten maken met sport, de tennissport in het bijzonder. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een tennisabonnement van de baas of het organiseren van een sponsortoernooi. In het komende jaar zal de wervingscommissie worden ingesteld om bovenstaande actiepunten verder te vertalen naar een concrete invulling.

4.4 Huisstijl Om de herkenbaarheid en eenduidigheid te vergroten, is het noodzakelijk te komen tot een TVF-huisstijl. Deze huisstijl moet aansluiten bij het DNA van de vereniging. Vandaar dat er is gekozen om een nieuw logo te laten ontwerpen. Het huidige logo is meer verbonden met het land Frankrijk en heeft geen zichtbare kenmerken van TVF. Samen met Publicita.Media is er gekeken aan welke kenmerken een nieuw logo moet voldoen. De volgende kenmerken zijn hierin meegenomen:

Tennis staat centraal (rackets);

Bovengemiddelde faciliteiten (ster);

Verbindend en trots kunnen zijn (op de club en afkomst Harderwijk). Het nieuwe logo draagt bij aan de herkenbaarheid van TVF. Een onderdeel van de vernieuwde huisstijl is het lettertype. De stijl die wordt gehanteerd is: GOTHAM & Calibri. Voor titels en ondertitels wordt GOTHAM gebruikt en voor de platte correspondentietekst wordt Calibri 12 punt gebruikt. Hieronder is afgebeeld hoe het logo terugkomt in een aantal communicatiemiddelen:

18

Om eenduidigheid in de communicatie te waarborgen, zijn er standaard sjablonen gemaakt voor bepaalde communicatiemiddelen. Elk middel heeft een eigen sjabloon, die volgens de huisstijl is opgemaakt. Er zijn sjablonen gemaakt voor de volgende middelen:

Word

PowerPoint

Brieven

Nieuwsbrief digitaal

Facturen

Ledenpasjes

Vlaggen

E-mailhandtekening De regels omtrent het gebruiken van de huisstijl zijn specifiek vastgelegd in het huisstijlhandboek. Deze is op te vragen bij de communicatiecommissie.

4.5 Communicatiemiddelen Vanuit de commissie is besloten meerdere manieren te gebruiken om te communiceren met de diverse doelgroepen. Middelen die hiervoor gebruikt gaan worden zijn: nieuwsbrief, (bewegend) beeldmateriaal, mail, website, sociale media, huis-aan-huis flyer, pers, posters en de kantine van TVF. De communicatie zal moeten plaatsvinden op eenzelfde wijze volgens de, in dit communicatieplan vastgestelde, huisstijl.

4.5.1 Digitale nieuwsbrief

Frequentie 6-10 keer per jaar

Inhoud vanuit de website

Verantwoordelijkheid ligt bij de redactiecommissie

Maximale omvang is 1A4

Vast sjabloon, wordt verstuurd met TVF_Clubware

Rubrieken: interview (lid/sponsor), etc. Zelf nieuwe ideeën? De digitale nieuwsbrief kan ook gebruikt worden om de propositie onder de aandacht te brengen van de leden en overige belanghebbenden. Naast informatie kunnen hier ook de sponsors een platform krijgen.

19

4.5.2 Website

Ruimte voor sponsors onderaan de pagina

Beveiligde gedeelte verkleinen

Op de voorpagina weergeven: buienradar, toernooiagenda, bardiensten afspreken, aantal nieuwsberichten

Nieuws na een jaar verwijderen, website up-to-date houden

Navigatie website duidelijker maken, overzichtelijk, rustiger en uitnodigend

Identiteit van TV FRANKRIJK weergeven

Te openen zijn op een laptop, computer, tv-beeldscherm, mobiel en tablet] Op de website komt een afgeschermd gedeelte. In dit specifieke gedeelte wordt alleen informatie getoond welke privacygevoelig is. Hierbij valt te denken aan: notulen ALV, persoonlijke gegevens van leden et cetera. Het doel is om zoveel mogelijk informatie via de website te delen met belanghebbenden. Daarnaast wordt een berichten-feed toegevoegd zodat nieuwsberichten omtrent de tennissport automatisch gedeeld worden op de website van TV FRANKRIJK.

4.5.3 Sociale media Uit de externe analyse is gebleken dat sociale media veel wordt gebruikt onder de doelgroep van TV FRANKRIJK. Om die reden is bepaald dat de volgende sociale media worden ingezet:

Facebook

Instagram

Youtube De genoemde kanalen worden ingezet om nieuwsberichten en beeldmateriaal te delen. Het doel van deze inzet is enerzijds het informeren van leden en het betrekken van leden bij de activiteiten van de tennisvereniging. Anderzijds is het doel van de kanalen om naar (potentiële) leden, (potentiële) sponsors en overige belanghebbenden een sfeerbeeld te laten zien om verbondenheid en interesse in de tennisvereniging te vergroten. De redactiecommissie is verantwoordelijk voor de uitingen via de sociale media. Met het gebruik van beeldmateriaal wordt rekening gehouden met de privacy van onze leden en anderen die voorkomen in het beeldmateriaal. Youtube wordt gebruikt om het beeldmateriaal eenvoudig in de website, en andere communicatie uitingen, te kunnen gebruiken. Dit kanaal is geen doel op zich.

4.5.4 (Bewegend) Beeldmateriaal Daar waar mogelijk wordt iedereen zoveel mogelijk gevraagd om foto- en/of videomateriaal aan te leveren. Vanuit het onderzoek is naar voren gekomen dat met name videomateriaal beter wordt bekeken in vergelijking tot tekst. Met het gebruik van beeldmateriaal wordt rekening gehouden met de huidige AVG-regelgeving.

20

4.5.5 Mail E-Mails worden ingezet voor officiële mededelingen, bevestiging of beëindigen van lidmaatschap, wijzigingen in persoonlijke gegevens en nieuwsbrieven.

4.5.6 Huis-aan-huis flyer Eens per jaar wordt geflyerd aan het begin van het tennisseizoen. Dit met het doel om de propositie van TVF kenbaar te maken, de naamsbekendheid te vergroten en nieuwe leden te werven in de vier belangrijkste postcodegebieden van Harderwijk.

4.5.7 Pers Er worden persberichten verstuurd van activiteiten, toernooien, aankondigen van acties en verslagdeling. Daarnaast wordt de pers uitgenodigd bij bijzondere gebeurtenissen, activiteiten of uitreikingen. Bijvoorbeeld een wethouder bij een belangrijke uitreiking of bijzonder moment.

4.5.8 Posters Poster worden opgehangen op scholen, in supermarkten, kerkgemeenschappen, restaurants, plaatselijke (sport)winkels en andere openbare ruimten. Deze posters worden regelmatig vervangen en hebben elke keer een ander thema. Bijvoorbeeld met open toernooien, acties om nieuw lid te worden, uitnodiging tot kennismaken met TVF.

4.5.9 Kantine en sportcomplex De kantine wordt aangekleed middels de huisstijl van TVF. Daarnaast is er informatie zichtbaar over opkomende toernooien of andere activiteiten. Op het sportcomplex van TVF wordt ook de huisstijl zichtbaar gemaakt.

21

5 Implementatie 5.1 Activiteitenplanning Wanneer Onderwerp Toelichting Wie Status

30-09-2018

Huisstijl en logo Ron - Publicita

Gereed

22-11-2018

Sjablonen Brief, ledenpasjes, PowerPoint, mailing, poster, flyers, nieuwsbrief

Ron- Publicita

Open

30-11-2018

4e teamlid zoeken redactiecommissie

Allen Gereed

12-12-2018

Website 1e deel klaar ter beoordeling bestuur, op 21-11. Definitieve versie klaar op 30-11 zodat laatste aanpassingen in laatste week voor ALV

Marcel, Jetty, Alfons

Open

20-12-2018

Eerste nieuwsbrief Eerste nieuwsbrief versturen naar alle leden

Jetty-Jamilla

Open

23-11-2018

Bijdrage bestuursleden voor commissie definitief

Marcel heeft foto’s gemaakt. Wisse maakt nog een filmpje

Marcel, Jetty, Alfons

Gereed

30-11-2018

Communicatiekalender delen in bestuursvergadering

Vaststellen in bestuursvergadering en zorgdragen dat commissies dit tijdig inplannen

Wisse Gereed

30-11-2018

Vlag met nieuwe log bestellen

Op ALV onthullen Wisse Open

30-11-2018

Communicatieplan gereed

Definitieve versie ter beoordeling naar leden communicatiecommissie en Winny

Jamilla en Wisse

Gereed

05-12-2018

Laatste vergadering communicatiecommissie

Afronden plan Wisse Gereed

05-12-2018

Overdracht en start redactiecommissie

Alfons Gereed

07-12-2018

PowerPointpresentatie maken voor ALV

Jamilla en Wisse verzorgen presentatie tijdens ALV. Marcel Horsthuis daarna presentatie nieuwe website

Jamilla, Wisse en Marcel

Open

Jan 2019 Instellen wervingscommissie

Commissie is al ingesteld (Jasper en Jeroen) zullen nog leden moeten worden toegevoegd

Jasper Open

Feb – Mei Uitvoeren aanbevelingen communicatieplan

Bestuur Jasper – Alfons

Open

30-06-2018

Alle oude afbeeldingen TVF-logo vervangen door nieuwe

Ledenpas, logo op clubhuis, vlaggen etc.

Alfons Open

22

5.2 Begroting Het initieel budget is €1500,-. De verwachting is dat de totale kosten voor het ombouwen van de website €2700,- zijn. Deze kosten worden over twee boekjaren verdeeld.

5.3 Verantwoordelijke communicatie uitingen Deze paragraaf wordt besteed aan de verantwoordelijke per communicatie uiting. Middels een organogram wordt duidelijk wie welke taak heeft en hoe de verantwoordelijke commissies zijn opgebouwd.

5.3.1 Redactiecommissie De redactiecommissie vloeit voort uit de communicatiecommissie. De redactiecommissie valt onder de secretaris van het bestuur. Het takenpakket bestaat uit de volgende activiteiten:

Mailbox van redactie@tvfrankrijk.nl bijhouden

Stukjes plaatsen op de TVF-site

De commissies stimuleren om stukjes aan te leveren voor de site

Eigen stukjes schrijven en op de site zetten over activiteiten/gebeurtenissen/interviews en contact met sponsoren

De nieuwsberichten schrijven/aanleveren en deze up-to-date houden

De sociale media (met name Facebook en Instagram) bijhouden

De communicatie kalender vaststellen en bijhouden Het advies is om de redactiecommissie te laten bestaan uit 4 vrijwillige leden. Om regelmatig nieuwsberichten te garanderen is een communicatiekalender gemaakt. Deze geeft weer wanneer en welke commissie verantwoordelijk is voor een nieuwsupdate. Communicatiekalender:

Commissie Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Activiteitencommissie X X X X X

Baancommissie X X

Redactiecommissie X X

Horecacommissie X X

Jeugdcommissie X X

Sponsorcommissie X X

Tuincommissie X X

Bestuur X X

23

6 Conclusie en aanbevelingen Op verzoek van het bestuur van TV FRANKRIJK (TVF) is een communicatieplan geschreven, met als belangrijkste doel: het inzichtelijk maken van de communicatiestrategie en doelstellingen. Uit het onderzoek is gebleken dat TVF een club wil zijn:

1. Voor jong en oud; 2. Waar iedereen met elkaar speelt; 3. Waar leden zich voor elkaar en de club inzetten; 4. Die aantrekkelijker is voor nieuwe leden. 5. Waar iedereen even welkom is en; 6. Waar de faciliteiten bovenmatig zijn.

Dit wordt daarom genoemd als het DNA van de vereniging. TVF is een (financieel) gezonde vereniging, maar heeft te kampen met een teruglopend ledenaantal en een bepaalde mate van senioriteit. Dit maakt het noodzakelijk om maatregelen te nemen om de continuïteit van TVF te waarborgen. Dit communicatieplan moet de vereniging helpen herkenbaar te worden voor haar omgeving en dat men zich binnen TVF thuis en verbonden voelt met de club, haar leden, doelstellingen en activiteiten.

6.1 Conclusies Op basis van het onderzoek is de volgende conclusie getrokken: TVF is een vereniging waarbij, in vergelijking met haar omgeving, de kosten om te

kunnen tennissen relatief laag zijn; De faciliteiten zijn van een hoog niveau en worden goed onderhouden; Er zijn voldoende financiële middelen aanwezig om de benodigde investeringen te doen

om de faciliteiten op een hoog niveau te houden; Op dit moment heeft ruim 45% van het totaalaantal leden inmiddels de leeftijd van 55

gepasseerd; Ruim 35% van de leden komt uit het gebied met de postcode 3848; Het vasthouden van nieuwe leden blijkt een uitdaging te zijn. Veel nieuwe leden zeggen

hun lidmaatschap binnen 2 jaar weer op; De look en feel van de huidige huisstijl sluit niet aan bij de identiteit van de vereniging; De informatie op de website is verouderd en sluit niet aan bij de behoefte van haar

leden; TVF maakt beperkt gebruik van andere sociale media zoals Facebook, Instagram en

YouTube.

24

6.2 Aanbevelingen Op basis van de getrokken conclusie, zijn de aanbevelingen als volgt: Instellen van een communicatiecommissie van tenminste 4 leden. Deze commissie heeft

als belangrijkste taak om de communicatie te verzorgen in de breedste zin van het woord;

Instellen van een wervingscommissie van tenminste 4 leden. De belangrijkste taak van deze commissie is het uitvoeren van het actieplan om de propositie onder de aandacht te brengen van de diverse doelgroepen;

De website updaten en meer gebruik maken van beeldmaterialen zoals video’s en foto’s; Het instellen van een TVF-huisstijl en een nieuw logo welke aansluit bij het DNA van de

vereniging waardoor de herkenbaarheid van de vereniging vergroot wordt; Het instellen van een communicatiekalender waardoor er regelmatiger nieuws wordt

gedeeld met de leden en andere belanghebbenden; Meer aandacht geven aan nieuwe leden waardoor zij zich langer binden aan TVF en

daarmee een promotor voor de vereniging worden. De bevindingen worden nader toegelicht tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering. Met vriendelijke groet, Harderwijk, 30 november 2018 Alfons Koerhuis Jamilla Woltman Jetty Jansen Marcel Horsthuis Ron Everts Winny Christiaanse Wisse van de Guchte

25

7 Bijlagen 7.1 Enquête onderzoek leden 2018 Een aantal resultaten van de afgenomen enquête onder de huidige leden in december 2018. Deze getoonde resultaten geven inzicht in de huidige situatie van TV FRANKRIJK en de communicatie, op dit moment en de behoefte naar communicatie.

26

27

7.2 Leden aantallen KNLTB Hieronder de ontwikkeling van het ledenaantal en het aantal tennisverenigingen in Nederland, sinds 2008.

Jaar Aantal leden Aantal verenigingen

2015 599.012 1.703

2014 622.807 1.696

2013 625.666 1.712

2012 674.696 1.711

2011 688.345 1.737

2010 690.370 1.739

2009 697.163 1.732

2008 719.985 1.741

28

7.3 Ledenaantallen sportverenigingen Harderwijk

29

30

7.4 Overzicht communicatiedoelstellingen