Annelies Stockmans - UHasselt · projecten 6.1 Tegenwaarde van de arbeidstijd door universiteit...

Afsprakenkader opstellen budgetten onderzoeksprojecten Lerend netwerk 17 september 2015 Annelies Stockmans

Afsprakenkader opstellen budgetten onderzoeksprojecten

Doel

De rol van DOC bij aanvragen voor onderzoeksprojecten

Interne afspraken bij het opstellen van projectbudgetten

Externe regelgeving IWT

Horizon 2020

EFRO/Interreg

Afsprakennota: Doel

Leidraad voor onderzoekers bij opstellen project-

budget

Onderzoekers stimuleren om tijdig dialoog met DOC op te starten voor advies en controle projectbudget

Afsprakennota: Rol van DOC

De rol van DOC bij aanvragen voor onderzoeksprojecten:

- eerste aanspreekpunt en organiseert intern overleg met andere centrale diensten;

- TTO (voor juridische en IPR aspecten en advies valorisatiegedeelte projectaanvragen)

- PER (voor o.a. het opvragen van de loonkostberekening )

- FIN (o.a. extra info overhead, BTW,…)

- adviseren fit projectvoorstel binnen scope financieringskanaal;

- fungeren als schakel tussen onderzoekers en financierende instanties;

- stilistisch en strategisch reviseren van aanvraagteksten;

- aanleveren administratieve gegevens UHasselt;

- controle intentieverklaringen (ism TTO) en ondertekening door rector;

- indiening projectaanvragen (vb. FWO, Europees Sociaal Fonds, …);

- registreren definitieve projectaanvraag in contractendatabank.

Afsprakennota: Rol van DOC

TIJDIG aanmelden om DOC ondersteuning mogelijk te maken:

- min. 7 werkdagen voor deadline bij deelname als partner

- min. 15 werkdagen voor deadline bij deelname als coördinator

Contactgegevens DOC

Voor ander projecten/overeenkomsten contact opnemen met

- Dienst onderwijs voor onderwijsovereenkomsten en overeenkomsten i.k.v.

universitaire ontwikkelingssamenwerking

- Tech Transfer Office voor onderzoeksovereenkomsten met bedrijven waarbij

het initiatief vanuit de bedrijfswereld komt: contractonderzoek,

dienstverleningsovereenkomsten, giften, sponsoring en het Industrieel

Onderzoeksfonds.

http://www.uhasselt.be/UH/Onderzoekscoordinatie/Onderzoek-Onderzoekscoordinatie-Team-ampamp-contact.html

Afsprakennota: Interne regels

1. Personeelskosten

Loonkostberekening Raming o.b.v.

- statuut (AAP, BAP, ATP);

- niveau (predoc, postdoc, navorser,…);

- anciënniteit bij de start van het project;

- startdatum en looptijd van het project.

Uurtarief: Loonkost per jaar / 1588,4 uren (= 209 dagen x 7,6 uren)

Geen dubbelfinanciering Geen loonkosten van door universiteit bezoldigd personeel op werking (vb.

ZAP, AAP, ATP) of via eigen patrimonium op een onderzoeksproject begroten


1. Personeelskosten

Doctoraatsbursalen op onderzoeksprojecten

Projecten die qua aard en topic aansluiten bij doctoraatsonderzoek;

Projecten waar de bursaal de vrijheid heeft om de onderzoeksvragen en –methodologie zelf te bepalen;

Onderzoekstaken met het oog op het behalen van een doctoraat;

Rekening houden met de afspraken die er binnen het consortium gemaakt worden qua IPR en confidentialiteit ikv publicaties;

Tijdschrijven is toegestaan.


2. Overige directe kosten

Afschrijvingspercentages UHasselt

hardware, software, licenties 33 %

installaties, machines en uitrusting 20 %

meubilair 10 %


3. Interne overhead

Standaard overheadpercentage bedraagt 17% op kosten

Externe financier legt een afwijkend % op dan wordt dit

percentage toegepast.

Afrekening “interne” overhead: 10% centraal;

7% (of minder indien overhead minder dan 17% bedraagt) voor faculteit voor decentrale overheadkosten;

Overige overhead (indien de overhead meer dan 17% bedraagt) voor projectleider.

Indien werkelijke overhead minder dan 10% bedraagt, blijft het volledige bedrag centraal.

Voor gedeeltelijk gefinancierde projecten enkel interne overhead op verworven middelen; niet op eigen inbreng.


4. Onderaanneming

Wetgeving overheidsopdrachten Totale aankoopbedrag < 8.500 euro (excl. BTW): geen procedure

Totale aankoopbedrag > 8.500 euro (excl. BTW): Min. 3 offertes en motivatie keuze via Capbs Intranet.

Totale aankoopbedrag > 20.000 euro (excl. BTW): Een bestek met opgave van gunningscriteria + Min. 3 offertes en motivatie keuze via Capbs Intranet.

Totale aankoopbedrag > 85.000 euro (excl. BTW): Openbare aanbesteding verplicht. Deze procedure vereist de goedkeuring door het Bestuurscollege of de Raad van Bestuur.

Meer info contacteer kredietcel (Aankoopbedrag < 20.000 euro (excl. BTW)) of

Dany Polus (Aankoopbedrag > 20.000 euro (excl. BTW)).


5. BTW

UHasselt gemengd gedeeltelijk BTW-plichtig:

BTW op inkomende facturen geboekt als kost behalve voor onderzoeksprojecten met valorisatietraject, contractonderzoek en wetenschappelijke dienstverlening wordt BTW op inkomende facturen niet aangerekend als een kost omdat BTW dan 100% gerecupereerd kan worden. Enkel bedrag excl. BTW is dan een kost voor het onderzoeksproject.

Wanneer onderzoeksproject met valorisatietraject goedgekeurd wordt dan dient projectleider bij de kostenplaatsaanvraag een verklaring af te leggen met betrekking tot het valorisatietraject. Formulier beschikbaar op intranetpagina van dienst Financiën.

Meer info contacteer dienst Financiën


6. Eigen inbreng bij gedeeltelijk gefinancierde projecten

6.1 Tegenwaarde van de arbeidstijd

door universiteit bezoldigd personeel op werking/patrimonium:

ZAP: max. 20% van de aanstelling over alle projecten, met max. 10% per project, behalve indien coördinator van een EU project (max. dan: 20% voor het project);

BOF ZAP: max. 30% van de aanstelling over alle projecten, met max. 10% per project, behalve indien coördinator van een EU project (max. dan: 20% voor het project);

BAP: max. 20% van de aanstelling over alle projecten;

AAP: max. 10% van de aanstelling over alle projecten;

ATP: 100%.


6. Eigen inbreng bij gedeeltelijk gefinancierde projecten

6.2 Externe cofinanciering

externe derde partij staat in voor een (gedeelte) van vereiste cofinanciering

6.3 Middelen van eerder verworven onderzoeks-overeenkomsten en effectief vrije middelen Het betreft enkel vrij beschikbaar gestelde middelen i.e. middelen

die niet reeds als verantwoording binnen eerder verworven

onderzoeksovereenkomst ingebracht zijn.

Onderzoeker moet reeds bij opstelling van projectbudget weten hoe eigen inbreng bij goedkeuring van project ingevuld zal worden en dit ook afstemmen met de dienst Onderzoekscoördinatie

Afsprakennota: Externe regelgeving IWT

Basis = IWT kostenmodel

Reële loonkosten (geen dubbelfinanciering)

Overige kosten max. 40.000 EUR/mensjaar waarvan indirecte kosten max. 20.000 EUR/mensjaar mogen bedragen

Afrekening interne overhead bij IWT projecten

Indirecte kosten/ (personeelskosten + overige directe kosten) = X %

- 10%: centraal

- 7%: faculteit

- Overig: projectleider

Afsprakennota: Externe regelgeving H2020

Funding rates

Research project 100% direct costs + 25% indirect costs

Close-to-market project 70% direct costs + 25% indirect costs (public bodies will still receive 100% direct costs)


Personeelskosten: - Reële loonkosten: tijdschrijven - Gebruik van verklaring exclusief op project werkzaam wordt afgeraden - Rapportering personeelskosten in rapporteringsperiode o.b.v. laatst

afgesloten boekjaar:

Het uurtarief van 2015 moet ook gebruikt worden voor deze

maanden


Andere directe kosten: Afschrijvingskosten van apparatuur/uitrusting: - Afschrijfperiode - Inzet apparatuur/uitrusting op project - Full capacity apparatuur/uitrusting Voorbeeld: Een toestel van 36.000 EUR wordt aangekocht in maand 1 van het project en afgeschreven over 36 maanden. Het toestel kan per jaar 200 dagen operationeel zijn maar wordt maar 60 dagen gebruikt voor project A en 60 dagen voor project B. Subsidiabele afschrijvingskost/maand: FP7:1/36 x 50% x 36.000 EUR = 500 EUR Horizon 2020: 1/36 x 60/200 x 36.000 EUR = 300 EUR


Andere directe kosten: Certificaat betreffende de financiële staten (CFS): Indien aangevraagde subsidie (excl. overhead) ≥ 325.000 EUR: kosten voor externe accountant voorzien voor aanleveren van certificaat betreffende de financiële staten


Opname kosten derde partij:

Be

nef

icai

ry

Contracts Necessary for implementation

Subcontractors

Financial support to third parties

Contributions in kind

(B) Other direct costs/€

(C) Direct costs of subcontracting/€

(D) Direct cost of providing financial support to third parties/€

(A) Direct personnel costs/€ and/or (B) Other direct costs/€ and/or (E) Costs of inkind contribution not used on

the beneficiary’s premises/€


Cost of inkind contribution used on the beneficiary’s premises Stel dat de projectbegroting van de UHasselt bestaat uit: 1.000.000 EUR directe personeelskosten 50 000 EUR overige directe kosten en dat de UHasselt daarnaast gebruik maakt van tegen betaling door derde verstrekte bijdragen in natura bestaande uit: 60.000 EUR personeelskosten 40.000 EUR overige directe kosten voor het gebruik van apparatuur

(A) Direct personnel costs/€




(E) Cost of inkind contribution not used on the beneficiary’s premises/€

(F) Indirect costs/ € (=0.25(A+B-E))

(G) Special unit costs covering direct & indirect costs

(H) Total estimated eligible costs/€ (=A+B+C+D+F+G)

(I) Reimbursement rate

(J) Max. grant/€ (= H*I)

(K) Requested grant/€

1 000 000 EUR + 60 000 EUR = 1 060 000 EUR

50 000 EUR + 40 000 EUR = 90 000 EUR

0 0 0 287 500 EUR 0 1 437 500 EUR 100 1 437 500 EUR 1 437 500 EUR


Cost of inkind contribution not used on the beneficiary’s premises Stel dat de projectbegroting van de UHasselt bestaat uit: 1.000.000 EUR directe personeelskosten 50 000 EUR overige directe kosten en dat de UHasselt daarnaast gebruik maakt van tegen betaling door derde verstrekte bijdragen in natura bestaande uit: 60.000 EUR personeelskosten 40.000 EUR overige directe kosten voor het gebruik van apparatuur

(A) Direct personnel costs/€




(E) Cost of inkind contribution not used on the beneficiary’s premises/€

(F) Indirect costs/ € (=0.25(A+B-E))

(G) Special unit costs covering direct & indirect costs

(H) Total estimated eligible costs/€ (=A+B+C+D+F+G)

(I) Reimbursement rate

(J) Max. grant/€ (= H*I)

(K) Requested grant/€

1 000 000 EUR + 60 000 EUR + (60 000 EUR *0,25) = 1 075 000 EUR

50 000 EUR + 40 000 EUR + (40 000 EUR * 0,25) = 100 000 EUR

0 0 60 000 EUR + 40 000 EUR + ((60 000 EUR + 40 000 EUR)* 0,25)) = 125 000 EUR

262 500 EUR 0 1 437 500 EUR 100 1 437 500 EUR 1 437 500 EUR


Eenheidskosten Zie artikel 5 annotated grant agreement

Afsprakennota: Externe regelgeving EFRO/Interreg

Aandachtspunten:

- SUT en niet door te storten bedrijfsvoorheffing

- Cofinanciering

- Staatssteun

Afsprakennota

Vragen?

Contacteer dienst onderzoekscoördinatie

[email protected] of [email protected]

Meer informatie?

zie afsprakennota op intranet DOC

zie intranet FIN

mailto:[email protected]





Afsprakennota – intranet DOC

Afsprakennota – intranet FIN

Afsprakennota

Vragen?

Annelies Stockmans - UHasselt · projecten 6.1 Tegenwaarde van de arbeidstijd door universiteit...

Documents

Transcript of Annelies Stockmans - UHasselt · projecten 6.1 Tegenwaarde van de arbeidstijd door universiteit...